Kop surat....
Kepada Yth.Direktur....
Di...
Dalam rangka pengadaan di Kementerian/Lembaga/Pemda/Instansi... tahun anggaran ...dengan ini kami meminta informasi mengenai harga dengan spesifikasi dan volume (terlampir) sebagai berikut :
a. Status perusahaan : (pabrikan/distributor tunggal/distributor/agen/pengecer) b. Ijin usaha :
c. Minat peserta lelang : (bisa sebagai peserta pelelangan/tidak bisa) d. Status barang : (tersedia/dipesan/dibuat)
e. Masa berlaku harga : (tetap/sd. tanggal/berubah sewaktu-waktu) f. Harga diskon : ( ada .... % / ada sesuai volume.... / tidak ada) g. Pajak PPN : (harga sudah termasuk PPN/belum)
h. Biaya lain-lain : ...
i. Asuransi : ( barang berisiko perlu asuransi..../tidak perlu asuransi) j. Harga berlaku : (sampai tempat /...)
k. Garansi barang : (ada/tidak ada).... tahun l. Informasi lain : ...
Data yang Saudara sampaikan diharapkan benar adanya, dan kami tegaskan dalam rangka pemerintahan yang baik dan bersih, tidak diperbolehkan adanya gratifikasi/pemberian dana ucapan terima kasih dalam pengadaan ini, dengan demikian harga yang disampaikan agar tidak memperhitungkan mengenai hal ini.
Selanjutnya agar dilampirkan daftar barang, spesifikasi, harga, brosur dan atau informasi lain yang berkaitan.
Kami menunggu surat Saudara s.d. tanggal.... agar di faks ke ... /email...
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
...2014 Pejabat Pembuat Kommitmen ...
...
Tindakan setelah survai harga :
1. Level penyedia mana yang benar berdasar volume kebutuhan kita ?
Format ini bersifat acuan
2. Apakah Ijin usaha sudah tepat yang kita syaratkan dalam dokumen pengadaan ?
3. Bila ternyata satu item/beberapa item/semua item spesifikasi hanya bisa dipenuhi oleh satu penyedia maka agar dikeluarkan dari pelelangan, kemudian dilakukan penunjukan langsung dengan klarifikasi teknis dan negosiasi kewajaran harga.
4. Membuat kertas kerja HPS 5. Membuat HPS
KERTAS KERJA HPS
No. Uraian Penyedia
A PenyediaB PenyediaC PenyediaD PenyediaE Item 1
Item 2 dst Julmah PPN Total
Data bukti survai/perhitungan terlampir PPK
...
Dari data tersebut dipilih, mana yang diambil menjadi HPS atau dipakai rata-rata, atau terendah dsb.
Mengenai format HPS dan kajian mengenai HPS, silahkan dilihat di buku tulisan Mudjisantosa dengan judul “Memahami spesifikasi, HPS dan Kerugian Negara”.
