URAIAN JABATAN 1. NOMOR KODE JABATAN :
2. NAMA JABATAN : Kepala Subbagian Tata Usaha 3. UNIT KERJA ATASAN :
3.1 Eselon III : Bagian UHTLP
3.2 Eselon II : Biro Administrasi Umum dan Keuangan 4. NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG :
No. Nama Jabatan Jumlah
4.1 Penata arsip ...Orang
4.2 Pengelola Sistem Informasi Persuratan ...Orang 4.3 Penata Usaha Pimpinan ...Orang 4.4 Pengadministrasi Persuratan ...Orang 4.5 Operator Mesin Cetak ...Orang
4.6 Pramu Cetak ...Orang
4.7 Operator Telepon ...Orang
4.8 Caraka ...Orang
5. RUMUSAN TUGAS:
Memimpin dan mengoordinasikan kegiatan Subbagian Tata Usaha dan melakukan ketatausahaan berdasarkan ketentuan untuk pelaksanaan tugas agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.
6. RINCIAN TUGAS :
6.1 Menyusun konsep rencana dan program kerja Bagian UHTLP;
6.2 Menyusun program kerja Subbagian sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
6.3 Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
6.4 Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.5 Mengkoordinasi tugas kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
6.6 Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier;
6.7 Melaksanakan urusan penatausahaan, persuratan, kearsipan, dan penggandaan;
6.8 Menyusun konsep laporan Bagian UHTLP;
6.9 Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian
7. HASIL KERJA:
7.1 Konsep rencana dan program kerja Bagian UHTLP; 7.2 Program kerja Subbagian;
7.3 Pembagian tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya; 7.4 Arahan kepada bawahan sesuai dengan bidangnya;
7.5 Keterpaduan pelaksanaan tugas; 7.6 Nilai prestasi kerja;
7.7 Terlaksananya urusan penatausahaan, persuratan, kearsipan dan penggandaan;
7.8 Konsep laporan Bagian UHTLP;
7.9 Laporan hasil kegiatan pelaksanaan Subbagian;
8. BAHAN KERJA:
8.1 Renstra Perguruan Tinggi; 8.2 Program kerja Bagian;
8.3 Data dan informasi ketatausahaan; 9. PERALATAN KERJA:
9.1 Alat tulis kantor;
9.2 Alat perlengkapan kantor. 10. PEDOMAN KERJA :
10.1 Peraturan Mendikbud tentang Organisasi dan Tata Kerja Perguruan Tinggi;
10.2 Peraturan perundangan yang terkait dengan ketatausahaan; 10.3 Rencana dan program kerja Subbagian;
11. TANGGUNG JAWAB:
11.1 Kebenaran dan ketetapan rencana dan program kerja; 11.2 Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja;
11.3 Kelancaran dan ketetapan pelaksanaan tugas; 11.4 Kebenaran dan kelengkapan bahan kerja; 11.5 Pendayagunaan ATK dan APK;
11.6 Kerahasiaan surat, dokumen, data, dan informasi;
11.7 Kebenarandan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas; 11.8 Kedisiplinan bawahan;
11.9 Kebenaran dan ketepatan penggunaan ketatausahaan.
12. WEWENANG :
12.1 Menegur bawahan yang lalai melaksanakan tugas; 12.2 Menentukan prioritas pekerjaan;
12.3 Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan;
12.4 Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan;
12.6 Memberi nilai dan atau menyetujui DP3 bawahan; 12.7 Meminta petunjuk kepada atasan;
12.8 Memberi ijin dan/atau menyetujui cuti kepada bawahan.
13. HUBUNGAN KERJA :
NO NAMA JABATAN UNIT KERJA DALAM HAL
13.1 Kabag UHTLP Biro Administrasi Umum
dan Keuangan Konsultasi pelaksanaan tugas 13.2 Kepala
Subbagian Rumah Tangga
Bagian UHTLP Koordinasi Pelaksanaan Tugas
13.3 Kepala Subbagian Perlengkapan
Bagian UHTLP Koordinasi Pelaksanaan Tugas
13.4 Kepala
Subbagian HTL
Bagian UHTLP Koordinasi Pelaksanaan Tugas
13.5 Penata arsip Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 13.6 Pengelola Sistem
Informasi Persuratan
Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 13.7 Penata Usaha
Pimpinan
Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 13.8 Pengadministrasi
Persuratan
Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 13.9 Operator Mesin
Cetak
Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi Pelaksanaan Tugas 13.10 Pramu Cetak Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas 13.11 Operator Telepon Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas 13.12 Caraka Subbagian Tata Usaha Arahan dan Evaluasi
Pelaksanaan Tugas 14. KEADAAN TEMPAT KERJA:
14.1 RuangTempatKerja : luas
14.2 Suhu : sejuk
14.3 Penerangan : terang
14.4 Cuaca :
-14.5 Suara : tenang
14.6 Jam Kerja : sesuai peraturan yang berlaku 15. UPAYA FISIK : Tidak diperlukan upaya fisik tertentu
16. RISIKO BAHAYA :Tidak ada risiko bahaya yang Signifikan
17. SYARAT JABATAN:
17.1. Pendidikan : Sarjana S1 17.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat PIM IV
- Tata persuratan dan kearsipan - Keprotokolan
17.3. Pengalaman Kerja : di bidang pengelolaan Ketatausahaan
17.4. Pangkat/golongan : Penata Muda Tk.I , III/b
17.5. Pengetahuan : - Peraturan mengenai ketatausahaan. - Pedoman/kebijakan
- POS pengelolaan ketatausahaan
17.6. Kecakapan teknis : - Mampu menganalisis data - Mampu menyusun anggaran
- Mampu menyusun rencana pengelolaan ketatausahaan
17.7. Potensi : - Kemampuan verbal
- Kemampuan numerik - Berpikir analitis
- Kemampuan menyesuikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
17.7. Potensi : - Kemampuan verbal
- Kemampuan numerik - Berpikir analitis 17.8. Sikap Kerja : - Teliti
- Inisiatif - Antisipasif - Responsif - Tanggap - Inovatif
