PERANCANGAN SISTEM FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)
PAGE PADA KANTOR PENGELOLAAN TIK DAN BMN SEMARANG
Fita Listyaningrum¹, Dwi Agus Diartono²
¹,² Progam Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Stikubank Semarang
e-mail : 1 [email protected] , 2[email protected]
ABSTRACT
KPTIK BMN Semarang has a function as a supporting unit for another unit under Ministry of Finance, one of them is in IT management. KPTIK BMN Semarang has a job to ensure sustainability of the implementation of Office Automation (OA) and provide assistance/give a solution if problem occur during implementation OA in the KPTIK BMN Semarang work area. AO application usage that cover all area under Ministry of Finance, makes IT Manager at KPTIK BMN Semarang really often to answer a question about how to use and how to fix a problem. However, there’s no system to mange the knowledge base. So, with this FAQ Page, IT Manager will easier to manage a knowledge base and of course user/stakeholder can access a knowledge base instantly. This FAQ Page is a web based application with the SDLC waterfall method analysist for design. And use a black box testing wich is use a Equivalence Partitioning (EP) technique. The result of the method is a page namely FAQ Page to manage a knowledge base and of course user/stakeholder can access a knowledge base instantly.
Keywords : knowledge base, FAQ, SDLC, Waterfall, Black Box, Equivalence Partitioning (EP) ABSTRAK
KPTIK BMN Semarang memiliki tugas dan fungsi sebagai support unit di lingkungan Kementerian Keuangan salah satunya di bidang TIK. Salah satu tugas KPTIK BMN Semarang adalah memastikan keberlangsungan implementasi Office Automation (OA) Kementerian Keuangan termasuk melakukan pendampingan/penyelesaian apabila terjadi permasalahan saat implementasi OA Kementerian Keuangan di wilayah kerja KPTIK BMN Semarang. Implementasi OA yang meliputi seluruh wilayah Kemenkeu, membuat pengelola TIK memiliki antrian panjang untuk menjawab permasalahan teknis penggunaan aplikasi OA. Sedangkan belum tersedianya sistem untuk mengelola knowledge base, membuat pengelola TIK sering menjawab pertanyaan yang sama berulang kali. Sehingga pembuatan FAQ Page ini dirasa akan memberikan manfaat untuk berbagai pihak. FAQ Page ini merupakan sistem berbasis web, sehingga user juga dapat melihat secara cepat knowledge base tersebut. FAQ Page ini dirancang dengan menggunakan metode SDLC Waterfall. Sedangkan untuk pengujiannya menggunakan metode Black Box dengan teknik Equivalence Partitioning (EP).
Dari metode tersebut, dihasilkan sebuah FAQ Page yang memuat tentang pengelolaan knowledge base yang tentunya user/stakeholder juga dapat melihat secara cepat tentang knowledge base yang telah dibuat. Kata Kunci : knowledge base, FAQ, SDLC, Waterfall, Black Box, Equivalence Partitioning (EP) 1. PENDAHULUAN
KPTIK BMN Semarang merupakan kantor vertikal dari Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek) Kementerian Keuangan yang bertanggung jawab langsung
oleh Sekretariat Jenderal Kementerin Kuangan. KPTIK BMN Semarang memiliki tugas dan fungsi sebagai support unit di lingkungan Kementerian Keuangan salah satunya di bidang TIK. Salah satu tugas
KPTIK BMN Semarang adalah membantu unit lain dibawah Kementerian Keuangan untuk memastikan keberlangsungan implementasi Office Automation (OA) Kementerian Keuangan serta melakukan pendampingan/penyelesaian apabila terjadi permasalahan saat implementasi OA Kementerian Keuangan di wilayah kerja KPTIK BMN Semarang.
Penggunaan aplikasi OA Kemenkeu yang menjangkau seluruh wilayah Kemenkeu, membuat pengelola TIK pada KPTIK BMN Semarang sangat sering menjawab pertanyaan mengenai penggunaan dan penyelesaian masalah aplikasi OA. Namun, belum adanya sebuah sistem yang dapat mengelola
Knowledge Base dari aplikasi tersebut. Serta
penggunaan aplikasi OA Kemenkeu yang begitu besar, permasalahan yang tengah di hadapi oleh user terkesan lambat dalam penangannya dikarenakan pengelola TIK memiliki antrian yang Panjang dalam penyelesaian permasalahannya. Sehingga dengan adanya FAQ Page ini, akan memudahkan pengelola TIK untuk melakukan pengelolaan Knowledge Base sekaligus dapat mempermudah user untuk mengakses
Knowledge Base tanpa harus menunggu
jawaban dari pengelola TIK sehingga lebih efisien.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penelitian ini, diperlukan dukungan hasil-hasil penetian yang telah ada sebelumnya yang berkiatan dengan Perancangan Sistem Frequently Asked
Questions (FAQ) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan.
Dari penelitian Akmalia, N. N. (2017)., IT
Helpdesk merupakan salah satu bagian dari Service desk yang ada dalam ITIL versi 3.
Helpdesk merupakan bagian pelengkap dari fungsi pelayanan atau Service desk yang bertugas sebagai pemecah problematika atau masalah. Dengan adanya Helpdesk, seorang
user dapat merasa puas karena permasalahannya dapat diselesaikan. Pada implementasi Sistem helpdesk pada SITU Akademik, untuk memperoleh problem solving dari permsalahan yang dapat digunakan sebagai acuan atau dapat disebut sebagai Knowledge Base. Knowledge Base merupakan representasi pengetahuan yang diperlukan untuk memahami, memecahkan, dan memformulasikan masalah. Dengan demikian, Setiap penyelesaian masalah yang pernah terjadi dapat menjadi acuan atau panduan standar layanan yang terpadu dengan dokumentasi yang bagus. Dokumentasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab peran dari organisasi secara keseluruhan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mendapat rekomendasi untuk perbaikan sistem yang dapat digunakan sebagai rekomendasi Perancangan Sistem Frequently Asked
Questions (FAQ) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan, yaitu
Untuk mempermudah akses Knowledge Base, diharapkan dapat terdokumentasi secara digital dalam sebuah sistem agar Knowledge
Base tersebut memiliki fungsi yang lebih
efektif dan efisien.
Sedangkan dari penelitian Widianti, U. D. (2012)., menyatakan apabila suatu perusahaan atau instansi belum memiliki system yang mengelola pendokumentasian, pemeliharaan asset dan pengolahan, menyebabkan pelaporannya belum terstruktur. Serta dalam pengakaksesan informasi asset perusahaan masih terkesan lambat. Karena adanya keterlambatan dalam menyampaikan informasi bisa menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari perusahaan. Mengacu dari permasalahan tersebut, maka pengembangan sebuah sistem informasi sangat dibutuhkan untuk mengelola asset agar pengolahan, pendokumentasian, dan pemeliharaan asset dapat dilakukan secara lebih efisien dan lebih terstruktur.
Sedangkan dari penelitian Sulastri, S., & Sari, N. Y .(2018)., Metode pendokumentasian secara elektronik dalam meningkatkan kwalitas dianggap penting. Implementasi dokumentasi keperawatan secara elektronik dapat selalu berkembang sejalan dengan adanya perkembangan teknologi yang semakin pesat, ini dapat mengurangi kesalahan dalam melakukan tindakan intervensi pada pasien dan meningkatkan harapan hidup pasien. Sistem dokumentasi yang berbasis IT ini dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan, dapat meningkatkan kualitas dokumentasi, dan sangat bermanfaat dalam memenuhi standar dokumentasi, dapat meminimalkan potensi kehilangan atau kerusakan catatan perkembangan serta menyediakan informasi yang mudah di akses, dapat juga meningkatkan pertukaran informasi dan koordinasi antara perawat atau tim kesehatan lain. dokumentasi tersebut akan lebih mudah diaudit, dapat mengakses kemajuan perkembangan kesehatan pasien, membantu meningkatkan akurasi data pasien, serta mengurangi biaya perawatan sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan perawatan. Berdasarkan uraian diatas, penulis mendapat rekomendasi untuk perbaikan sistem yang dapat digunakan sebagai rekomendasi Perancangan Sistem Frequently
Asked Questions (FAQ) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan,
yaitu untuk membangun sebuah sistem yang dapat mencatat dokumen (knowledge base) agar dokumen tersebut lebih mudah diakses.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengembangan Sistem Frequently Asked
Questions (Faq) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan pada
Kantor Pengelolaan TIK dan BMN Semarang telah selesai dengan menghasilkan 3 buah halaman yaitu halaman untuk admin, pengelola dan untuk end user.
Sistem ini dibangun menggunakan model perancangan sistem SDLC waterfall. Dimana model ini terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1. Analisis Kebutuhan
Untuk saat ini, OA telah dibangun dan telah digunakan oleh seluruh jajaran Kementerian Keuangan di seluruh Indonesia. Dalam implementasi OA tersebut, tidak lepas dari kendala teknis. Dimana kendala teknis tersebut belum terdokumentasi dengan baik sehingga seringkali pertanyaan yang sama diajukan oleh End user. Hal ini dapat menyebabkan beberapa dampak salah satunya adalah tidak terbaginya ilmu kepada pengelola TIK yang lain sehingga akan menghambat koordinasi apabila terjadi permasalahan yang sama di masa depan. Karena hal ini penulis tertarik untuk membuat FAQ Page untuk mempermudah user maupun pengelola untuk menyelesaikan kendala tersebut.
Dalam FAQ Page ini, end user juga dapat melihat problem solving dari permasalahan aplikasi yang sedang di hadapi. Sehingga dari sisi end user, akan meminimalisir kendala yang terjadi berulang – ulang.
Sedangan dari sisi pengelola, knowledge base yang telah dibuat dapat terdokumentasi dengan baik sehingga dapat membantu menyelesaikan permasalahan dengan cepat karena mudahnya untuk mencari referensi terkait pemasalahan yang sedang di hadapi. Sehingga untuk dapat membuat sistem ini, dibutuhkan 3 aktor yang nantinya akan berperan dalam pengelolaan sistem, yaitu
1. Admin sebagai petugas administratif, 2. Pengelola yang akan menyajikan data
knowledge base
3. End user merupakan stakeholder yaitu
seluruh pegawai Kemenkeu yang telah melakukan implementasi Office Outomation. Sehingga End User tersebut
dapat melihat dan mencari penyelesaian dari permasalahan pada aplikasi Office
Automation yang sedang dihadapi secara
instan (dimanapun dan kapanpun). 2. Desain
Pada tahap ini, akan membahas mengenai peran dari setiap aktor yang berada dalam sistem. Maka penulis membutuhkan perancangan use case.
Gambar 1 Perancangan Use Case Dari perancangan di atas, penulis akan lebih mudah untuk menentukan kebutuhan dari setiap user. Dari perancangan use case tersebut, penulis dapat menentukan menu atau fasilitas yang di dapatkan oleh masing-masing user.
Gambar 2 Menu
Gambar diatas merupakan menu yang di dapatkan oleh admin dan pengelola berdasarkan use case yang telah dijelaskan. Sedangkan untuk dapat melihat alur aplikasi, penulis akan membuat perancangan Activity Diagram.
Gambar 3 Perancangan Activity Diagram
Login
Activity diagram dibuat berdasarkan
kebutuhan oleh masing-masing aktor yang telah dijelaskan melalui use case. Dari perancangan activity diagram ini, penulis dapat menghasilkan fungsi dan algoritma yang dipakai untuk membangun sistem.
Sedangkan untuk menampung data dari
knowledge base, penulis merancang sebuah
database yang nantinya akan dipergunakan untuk menyimpan data-data untuk keberlangsungan sistem.
Gambar 4 Database
Desain tampilan sistem juga sama pentingnya untuk dapat menentukan menu-menu yang disajikan dapat dipergunakan oleh user dengan mudah.
Gambar 5 Desain Tampilan User Desain tampilan user yang dimuat memuat seluruh halaman yang nantinya akan dipergunaan oleh aktor dalam mengelola sistem ini.
3. Pengkodean
Sistem tersebut dapat diakses melalui website dengan Bahasa pemrograman PHP dan Database MySQL. Serta Bahasa pemrograman CSS dan Javascript agar tampilan pada website tersebut lebih dinamis dengan design website yang simpel dan mudah digunakan.
4. Pengujian
Dalam pengujian sistem ini, menggunakan metode Black Box yaitu sebuah metode yang dipakai untuk menguji sebuah software dengan cara memeriksa keluaran berdasarkan nilai masukan masing-masing. Tidak ada upaya untuk mengetahui kode program apa yang digunakan. Metode ini berfokus pada persyaratan atau kebutuhan fungsional aplikasi yang dibuat. Salah satu jenis metode
Black Box adalah dengan menggunakan
Equivalence Partitioning (EP) yang
digunakan untuk menguji masukan serta membagi masukan kedalam kelompok-kelompok berdasarkan fungsinya, sehingga akan didapatkan sebuah test case yang akurat. Untuk melakukan pengujian ini, dapat dilakukan dengan menentukan test case yang akan diuji, kmudian menginisialisasi standar
grade partition masukan dan keluaran.
Terdapat rancangan test case yang berfungsi
untuk melakukan pengecekan apakah program sudah sama dengan kebutuhan yang diinginkan atau masih perlu diperbaiki.. Dalam pengujian sistem ini, menggunakan metode Black Box dengan menggunakan teknik Equivalence Partitioning (EP) yaitu yang berfokus pada persyaratan atau kebutuhan fungsional aplikasi yang dengan cara menguji test case yang telah dibuat sebelumnya kemudian menginisialisasi
standar grade partition masukan dan
keluaran. Hasil dari pengujian sistem ini adalah sebagai berikut :
Gambar 6 Perbandingan target dengan hasil pengujian
Dari 26 modul yang terdiri dari 16 halaman admin, 8 halaman pengelola dan 2 halaman end user yang dilakukan pengujian, menhasilkan 26 modul yang memenuhi
standar grade partition masukan dan
keluaran.
5. Maintenance
Maintenance untuk sistem ini bertujuan agar
performa sistem tetap stabil. Pemeliharaan yang dapat diimplementasikan adalah dengan cara seperti berikut:
- Melakukan monitoring service dan juga server untuk memastikan sistem berjalan normal.
- Melakukan upgrade version untuk tujuan penambahan fitur
4. KESIMPULAN
Pengembangan Sistem Frequently Asked
Questions (FAQ) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan pada
Kantor Pengelolaan TIK dan BMN Semarang telah selesai dibangun dengan menggunakan model perancangan sistem SDLC waterfall. Dari pengembangan sistem tersebut, dihasilkan 3 buah halaman yaitu :
1. Halaman untuk Admin 2. Halaman Untuk Pengelola 3. Halaman Untuk End user
Ketiga modul pada halaman tersebut telah dilakukan pengujian dengan metode Black
Box yang menggunakan teknik Equivalence Partitioning (EP) dimana Dari 26 modul yang
terdiri dari 16 halaman admin, 8 halaman pengelola dan 2 halaman end user yang dilakukan pengujian, menhasilkan 26 modul yang memenuhi standar grade partition masukan dan keluaran.
Sebelum menggunakan sistem ini, dokumentasi knowledge base belum dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan dokumen knowledge disimpan pada sharing folder internal kantor yang sering kali dokumen tersebut terpecah-pecah dalam penyimpanannya karena author menyimpan di folder yang berbeda-beda, user juga kesulitan dalam mengakses knowledge base tersebut. Sehingga yang terjadi adalah antrian Panjang dari pertanyaan mengenai permasalahan yang terjadi. Dan sering kali, pertanyaan tersebut adalah pertanyaan yang sudah pernah ditanyakan (berulang).
Setelah menggunakan sistem ini, pengelolaan
knowledge base lebih baik karena
penyimpanan dokumen knowledge base lebih terpusat, sehingga akan lebih mudah untuk mencari dokumen tersebut apabila dibutuhkan. Knowledge base yang sudah dibuat, dapat langsung di diakses oleh user karena menggunakan database yang sama
(terpusat) dengan penyimpanan knowledge
base.
5. SARAN
Dalam pengembangan sistem Frequently
Asked Questions (Faq) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan
pada Kantor Pengelolaan TIK dan BMN Semarang, penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada sistem tersebut, maka saran demi perbaikan sistem Frequently Asked
Questions (FAQ) Page Untuk Aplikasi Office Automation Kementerian Keuangan pada
Kantor Pengelolaan TIK dan BMN Semarang adalah sistem ini masih dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur feedback pada halaman end user. Sehingga dapat menjadi evaluasi oleh Pengelola TIK dalam menyajikan knowledge base.
DAFTAR PUSTAKA
[1] AKMALIA, N. N. (2017). PEMBANGUNAN BASIS PENGETAHUAN (KNOWLEDGE BASE) PADA HELPDESK SITU AKADEMIK UNTUK MAHASISWA Studi Kasus:
Fakultas Teknik Universitas
Pasundan (Doctoral dissertation,
Fakultas Teknik).
[2] Widianti, U. D. (2012). Pembangunan Sistem Informasi Aset Di PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (Persero) Berbasis Web. jurnal Ilmiah komputer
dan Informatika (Komputa), 1(2), 57-62.
[3] Sulastri, S., & Sari, N. Y. (2018). Metode Pendokumentasian Elektronik dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Keperawatan. Jurnal Kesehatan, 9(3),
497-502.
[4] Larasati, H., & Masripah, S. (2017).
Analisa Dan Perancangan Sistem
Informasi Pembelian Grc Dengan Metode
Waterfall. Jurnal Pilar Nusa
[5] Haviluddin, H. (2016). Aplikasi Program PHP dan MySQL.
[6] Setiyanto, A., & Samopa, F. (2013). Pembuatan Sistem Informasi Cuti pada
Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara dengan Menggunakan PHP dan MySQL. Jurnal Teknik ITS, 2(2), A381-A384.
[7] Kurniawan, B., & Kom, S. (2013). Desain
web praktis dengan CSS. Elex Media
Komputindo.
[8] Koesheryatin, T. S. (2014). Aplikasi
Internet Menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript. Elex Media Komputindo.
[9] Ningrum, F. C., Suherman, D., Aryanti, S., Prasetya, H. A., & Saifudin, A. (2019). Pengujian Black Box pada Aplikasi
Sistem Seleksi Sales Terbaik
Menggunakan Teknik Equivalence
Partitions. Jurnal Informatika
Universitas Pamulang, 4(4), 125-130.
[10] Widharma, I. G. S. (2017). Perancangan Simulasi Sistem Pendaftaran Kursus
Berbasis Web Dengan Metode
Sdlc. Matrix: Jurnal Manajemen
