A. LATAR BELAKANG
Organisasi merupakan wadah penyelenggaraan usaha pencapaian tujuan. Dalam usaha pencapaian tujuan tersebut, suatu organisasi menyelenggarakan kegiatan adminitrasi. Kegiatan administrasi ini menunjang proses kegiatan kerja, mulai dari perencanaan hingga hasil-hasil kerja seperti dokumen, laporan, pembukuan dan sebagainya. Dokumen-dokumen hasil dari kegiatan kerja disebut Arsip. Adapun demikian pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yakni:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Arsip merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi, karena arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung dan melekat pada wujud aslinya. Aktivitas atau penyelenggaraan kerja tersebut memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, sah, kredibel, lengkap atau integral, sehingga catatan-catatan baik dibuat maupun
1
diterima oleh instansi harus disimpan. Semakin banyak arsip yang dihasilkan, apabila tidak ada pengelolaan arsip yang baik akan berdampak besar terhadap resiko rusak atau hilangnya arsip. Dengan demikian akan mengancam keselamatan isi informasi maupun kelangsungan hidup di dalam penyelenggaraan aktifitas suatu organisasi.
Dilihat dari fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis
(records) dan arsip statis (archives). Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun
2009 tentang Kearsipan, fungsi arsip dibedakan menjadi:2
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 2. Arsip statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip dinamis atau records, bila ditinjau dari tingkat dan lingkup kepentingannya dapat dibedakan menjadi dua yakni, arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Hal ini dibedakan guna efisiensi dan efektifitas kerja maupun ruang penyimpanan arsip. Arsip tersebut disimpan dan dikelola oleh organisasi karena nilai kegunaan dari isi informasi yang terekam di dalam arsip. Adapun nilai kegunaan arsip
meliputi:3
1. Nilai kegunaan adminitrasi. 2. Nilai kegunaan hukum.
2
Op.cit, pasal 2 dan 7. 3
Public Archives Canada, “Records Schedulling On Disposal” dalam Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), hlm. 25.
3. Nilai kegunaan fiskal/financial/ keuangan. 4. Nilai kegunaan penelitian/riset.
5. Nilai kegunaan dokumentasi.
Dengan demikian arsip dinamis atau records adalah arsip yang masih berada pada setiap organisasi yang dipelihara karena secara fungsinya masih berlaku untuk penyelesaian berbagai urusan penyelenggaraan kerja. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau central files di setiap organisasi. Disamping itu, arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi kegunaannya dalam kegiatan adminitrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit
tersendiri yang disebut records center (Pusat Arsip). 4
Fungsi arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi bagi organisasi, namun dikelola dan disimpan karena nilai informasinya cukup tinggi sebagai sumber kesejarahan maupun penelitian, dapat digunakan oleh masyarakat umum serta sebagai bahan pertanggungjawaban kehidupan pada generasi selanjutnya. Arsip statis ini berada dan dikelola di Lembaga Kearsipan Daerah maupun Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI).
Keberlangsungan hidup organisasi bergantung pada khasanah arsip yang dimilik oleh organisasi tersebut. Arsip pada hakekatnya merupakan tulang punggung organisasi sebagai bukti otentik rekaman kegiatan organisasi, memori
4
Suhardo Suratani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakarta: Kanisius, 2011), hlm. 10.
kolektif organisasi, sarana pengambilan keputusan bagi organisasi, aset organisasi, sarana investigasi dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. Oleh karena itu, arsip yang keberadaaannya sangat penting guna kelangsungan hidup organisasi disebut juga sebagai arsip vital. Arsip vital merupakan arsip dinamis aktif, namun tidak menutup kemungkinan keberadaannya di arsip dinamis inaktif. Banyaknya arsip vital yang dimiliki setiap organisasi berkisar 3 – 6% dari arsip dinamis lainnya, namun juga tidak menutup kemungkinan 50% arsip dinamis
disuatu organisasi adalah vital.5 Adapun menurut Ira. A. Penn (et.al.), dalam
buku yang berjudul Record Management Handbook menuliskan bahwa :
“Vital records are those records essential to the continued functioning of an organization during and after an emergency and those records which protect the rights and interest of the organization, employees, stockholders, customers and the public.”6
Arsip vital adalah arsip yang sangat penting dan mempunyai fungsi berkelanjutan, pada saat, maupun setelah keadaan darurat dan arsip tersebut harus dilindungi dengan baik karena memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi, pegawai, pengambil keputusan, pengguna dan publik.
Selain itu, Betty R. Ricks dalam buku Information and Image Management A
Record System Approach menerangkan bahwa :
“Vital records are those records essential to the continued life of a business, also called Class I records. Vital records may be any media: hard copy, magnetic tape, microform, optical disk and so forth. Vital record may be active or inactive records. Some vital records, such as the company charter, may be stored in the archive of the organization. In
5
Diktak Kuliah Program Arsip Vital, ( tk: tp, tt), hlm. 14. 6
Ira. A. Penn (et.al.), Records Management Handbook, (Croft Road- Aldershot: England, Gower Publishing Company,1989), hlm. 137.
whatever media or stage of life, the information contained in the vital records is needed for the continuation of the business.”7
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat mendasar untuk kelangsungan hidup organisasi dalam menjalankan kegiatan, disebut juga arsip kelas satu. Arsip vital dapat dalam bentuk media kertas, pita magnetik, bentuk mikro, CD dan sejenisnya. Arsip vital dapat berupa arsip aktif maupun inaktif. Arsip vital beberapa keberadaanya terdapat di unit kerja atau mungkin di unit kearsipan suatu organisasi. Apapun media atau keberadaannya, informasi yang terkandung dalam arsip vital adalah informasi yang kebutuhannya mempunyai nilai keberlanjutan dalam kegiatan bisnis.
Kedua pernyataan di atas menjelaskan bahwa arsip vital merupakan sumber ingatan bagi organisasi. Arsip vital merupakan arsip dinamis kelas satu (sangat penting) yang memberikan perlindungan hak dan kewajiban organisasi, pegawai, para pemimpin (pemegang kebijakan), sehingga perlu mendapatkan perhatian serius dalam pengelolaannya. Terlebih lagi, mengingat pentingnya arsip vital yang merupakan rekaman informasi yang memiliki nilai administrasi, legalitas/hukum, keuangan hingga nilai evidensial/kebuktian dan informasional. Apabila terjadi kerusakan atau hilangnya arsip vital , arsip tersebut tidak dapat digantikan atau diciptakan kembali seperti semula. Oleh karena itu, apabila pengelolaan dan penanganan arsip vital tidak dilakukan dengan baik akan menghambat kelangsungan hidup organisasi seperti, terhambatnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi maupun kehilangan hak-hak keberadaan organisasi.
7
Betty R. Ricks (et.al.), Information and Image Management, A Records
Untuk mengetahui suatu arsip dapat digolongkan sebagai arsip vital, umumnya yang dilakukan adalah pengidentifikasian arsip. Hal ini dilakukan mengingat arsip dinamis yang berada di setiap organisasi memiliki keragaman informasi, keragaman bentuk dan keragaman kepentingan atau kegunaannya bagi suatu organisasi. Berdasarkan keragaman kepentingan dan kegunaan arsip dinamis diklasifikasi atas empat bagian yakni arsip dinamis kelas satu, kelas dua, kelas
tiga dan kelas empat.8 Pengklasifikasian arsip dinamis ini memudahkan dalam
identifikasi setiap jenis arsip yang tercipta dari hasil transaksi kerja suatu organisasi. Mengingat begitu pentingnya arsip vital, maka yang paling penting dalam pengelolaan arsip dinamis adalah memisahkan arsip dinamis kelas satu atau arsip vital dari arsip dinamis lainnya dan memberikan perhatian khusus terhadap arsip vital tersebut agar terhindar dari ancaman kerusakan maupun kehilangan arsip vital.
Langkah-langkah identifikasi arsip vital yang dijabarkan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 tahun 2005 tanggal 27 April 2005 tentang Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital adalah dengan melakukan analisis organisasi. Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit-unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip vital.
8
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakarta: Kanisius, 2011), hlm. 37.
Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis
substansi informasi, yaitu :9
1. Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi. 2. Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif.
3. Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang menghasilkan arsip sesuai dengan kriteria arsip vital.
4. Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja potensial sebagai pencipta arsip vital.
5. Membuat daftar yang berisi arsip vital dan unit kerja pencipta.
Guna memudahkan dalam pengidentifikasian arsip dalam memperoleh informasi atas analisis fungsi dan analisis resiko, Penentuan arsip vital didasarkan atas kriteria sebagai berikut:
1. Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
2. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
3. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi.
4. Berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.10
Kegiatan identifikasi arsip vital dilakukan oleh para analis yang terdiri dari ahli manajemen arsip dinamis atau arsiparis, ahli administrasi, ahli keuangan, dan
ahli hukum dalam melakukan analisis fungsi organisasi dan analisis resiko.11
Analisis fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisis arsip yang dihasilkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi dari hasil bukti transaksi kerja
9
Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 6 tahun 2005 tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.
10 Ibid. 11
Suhardo Suratani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakarta: Kanisius,
organisasi. Jadi, kegiatan analisis fungsi organisasi ini tidak hanya melihat fisik atau media arsip yang terekam, namun juga melihar kegunaan arsip dari sisi fungsi organisasi tersebut. Adapun analisis resiko adalah kegiatan memprediksi atau mengantisipasi dari dampak maupun ancaman yang dialami organisasi apabila arsip tersebut rusak atau hilang baik dari nilai kerugian hukum, waktu maupun finansial/keuangan.
Setelah melakukan pengidentifikasian arsip dan diperoleh informasi mengenai analisis fungsi dan analisis resiko, organisasi dapat melakukan beberapa upaya pemeliharaan dan perlindungan bagi arsip vital tersebut. Adapun pemeliharaan arsip vital pada umumnya menurut Boedi Martono dalam bukunya
Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yakni:12
1. Dengan memencarkan salinan arsip vital baik di luar ataupun di dalam perusahaan. Pada urusan bisnis biasa akan menyimpan arsip vital pada beberapa tempat untuk digunakan sebagai referensi.
2. Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada lokasi perusahaan yang tempatnya berlainan.
3. Menyimpan pada ruangan khusus atau almari besi.
4. Menyimpan arsip aslinya pada pusat penyimpanan arsip vital.
Ada juga pendapat lain dalam pengelolaan arsip vital menurut Suhardo Suratani dalam bukunya yang berjudul Perlindungan Arsip Vital menyebutkan
bahwa metode pemeliharaan dan perlindungan arsip vital ialah:13
12
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), hlm. 86.
13
1. Existing Dispersal adalah pembuatan salinan dan menyimpan duplikat tersebut ke berbagai lokasi simpan. Pembuatan salinan ini sebagai hasil aturan atau norma bisnis dalam kegiatan organisasi.
2. Improvesed Dispersal adalah pembuatan salinan ektra yang dibuat karena situasi atau kebutuhan organisasi sehingga penambahan salinan diperlukan sebagai akibat dari luar rencana organisasi.
3. Pemindahan arsip alah arsip vital asli yang jarang digunakan, namun masih dipertimbangkan sebagai arsip vital, dapat dipindahkan ke Pusat Arsip Vital atau kopi asli dapat disimpan dalam depo arsip apabila refrensi tidak diperlukan aslinya.
4. Duplikat adalah pembuatan duplikat, baik media yang sama atau media yang berbeda. Misal kertas ke kertas, atau kertas ke microform dan sebagainya.
5. Peralatan khusus ialah perlindungan dengan peralatan khusus seperti safe yaitu almari atau rak yang terbuat dari besi baja yang dirancang tahan api, ataupun dengan vaulting yaitu ruang berlapis besi baja yang dirancang tahan api.
Metode-metode tersebut merupakan usaha pemeliharaan dan perlindungan arsip vital, yang diharapkan mampu memberikan pengamanan arsip vital baik dari kerusakan ataupun kehilangan isi informasi dan media/fisik arsip, yang disebabkan oleh faktor alam maupun manusia. Faktor kerusakan dan kehilangan arsip vital akibat bencana alam berupa gempa, banjir, angin ribut, gunung meletus, tsunami dan musibah lainnya. Faktor alam lainnya yang mengancam kerusakan arsip vital yaitu intensitas cahaya, kelembaban udara, suhu, serangga, bakteri, debu dan lain-lain. Kemudian, faktor penyebab kerusakan dan kehilangan arsip vital selanjutnya yakni faktor manusia yaitu, kelalaian lokasi simpan, kecerobohan diantaranya sobek, basah, rusak akibat putung rokok, pencurian arsip dan lain-lain.
Tujuan dari upaya pemeliharaan arsip vital tersebut untuk melindungi arsip vital apabila isi dan fisik arsip dibutuhkan dan adanya kejadian bencana alam yang tidak terduga, maka arsip vital tersebut aman dari bahaya dan ancaman
kerusakan atau kehilangan arsip sehingga keberadaanya masih terjaga dan utuh serta cepat ditemukan kembali dalam pelaksanaan tugas dan fungsi kerja sebagaimana mestinya.
Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta atau untuk selanjutnya disebut Polda DIY adalah Lembaga Negara yang memiliki tujuan dan fungsi lembaga dalam bidang pelayanan perlindungan masyarakat, baik keamanan dan ketertiban maupun penegak hukum di wilayah hukum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk menciptakan pelayanan yang tanggap, responsif dan tidak diskriminatif, Polda DIY melaksanakan operasional kerja dan tugas pokok serta fungsi dengan profesional, akuntabel, transparan serta disiplin agar dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat dan negara.
Pelaksanaan kegiatan yang mendukung terciptanya misi guna pencapaian visi dari Polda DIY, tidak terlepas dari peranan arsip vital guna perlindungan hak dan kewajiban Kepolisian, baik mengenai keputusan kerja, aset, inventaris, hasil penemuan hingga penelitian yang kaitannya dapat menghambat penyelenggaraan kerja Kepolisian. Demi terciptanya administrasi yang konkret, transparan serta disiplin dalam penegakkan dan kepastian hukum, pertimbangan tersebut dirasa pantas suatu organisasi khususnya Polda DIY, untuk sejak dini menangani dan mengelola arsipnya dengan baik.
Dalam membantu penyelenggaraan administrasi umum di lingkungan Polda DIY, Sekretariat Umum mempunyai tugas fasilitastif salah satunya yakni penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kepolisian Daerah Istimewa
Yogyakarta. Salah satu ciri administrasi dan penyelenggaraan kearsipan yang tertib ialah pengelolaan arsip vital yang baik guna menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi kerja, pemegang kebijakan serta melindungi hak keberadaan organisasi. Oleh karena itu, Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta dipilih penulis sebagai obyek kegiatan dalam Praktik Kerja Lapangan karena pertimbangan tema mengenai pengelolaan arsip vital.
B. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut yakni bagaimana pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta? apa sarana dan prasana yang digunakan dalam pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta? apa kendala serta solusi yang dihadapi dalam pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta?
C. TUJUAN
Adapun dari rumusan permasalahan yang diperoleh, tujuan dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan adalah:
1. Mengetahui pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.
2. Mengetahui sarana dan prasana yang digunakan dalam pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.
3. Mengetahui kendala serta solusi yang dihadapi dalam pengelolaan arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.
D. METODE PENGUMPULAN DATA
Adapun metode pengambilan data yang digunakan untuk melengkapi informasi tentang pengelolaan arsip vital yakni: Studi Pustaka, Observasi dan Wawancara. Uraian mengenai metode pengambilan data yang akan dipergunakan antara lain:
1. Studi Pustaka
Studi Pustaka merupakan kegiatan mengkaji dan memahami dasar-dasar ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip vital. Baik itu membaca atau menganalisis data dari berbagai sumber seperti buku, peraturan perundangan, jurnal, modul bahkan literatur lainnya, yang mendukung landasan teoritis dan khasanah ilmu dalam membahas permasalahan yang hendak diteliti. Selain itu, studi pustaka juga dipergunakan sebagai referensi dasar dalam penulisan Laporan Tugas Akhir dari penulis dalam penuangan ide dari landasan teoritis yang tertulis dengan hasil kegiatan langsung di Praktik Kerja Lapangan.
2. Observasi
Observasi merupakan kegiatan mengamati dan menganalisis kegiatan atau obyek yang akan diteliti, yakni pengelolaan arsip vital secara langsung di lapangan. Kegiatan ini bertujuan agar penulis dapat memperoleh data
maupun informasi yang sebenarnya dalam proses transaksi informasi yang dilakukan oleh Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan ini dilakukan agar penulis dapat mengenali permasalahan dan kendala yang akan dihadapi serta mengetahui solusi yang sebaiknya dihadapi, sehingga apabila ditemukan permasalahan atau kendala yang sama dapat mengantisipasi dan meminimalisir resiko kerugian dari kendala tersebut. 3. Wawancara
Wawancara merupakan kegiatan memperoleh data dan informasi secara lisan dari narasumber yang berpengalaman dalam pengelolaan arsip vital di Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Kegiatan wawancara ini dapat dilakukan dengan cara bertanya secara lisan kepada narasumber. Wawancara ini berfungsi sebagai metode perolehan data atau informasi yang sangat penting, guna meyakinkan kebenaran informasi atau data yang diperoleh dari hasil observasi (pengamatan langsung) guna melengkapi data yang konkret dalam penulisan Laporan Tugas Akhir.
E. TINJAUAN PUSTAKA
Bahan pustaka yang dipergunakan sebagai dasar landasan teori yang mendukung penyelesaian Laporan Tugas Akhir dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini, berupa bahan pustaka yang membahas tentang beberapa informasi dari tema yang akan diamati. Diantaranya buku yang dipilih adalah Records
Management Handbook karangan Ira A. Penn (et.al.), Information and Image Management, karangan Betty R. Ricks (et.al.), Perlindungan Arsip Vital karangan
Suhardo Suratani, serta Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan, karangan Boedi Martono.
Buku pertama adalah Records Management Handbook karangan Ira A. Penn, (et.al.), tahun 1989 diterbitkan oleh Gower Publishing Company di Croft Road-Aldershot. Buku ini menjelaskan beberapa analisis fungsi dan analisis resiko dari arsip vital. Selain itu, buku ini juga membahas tentang standarisasi sarana prasana serta struktur ruang penyimpanan yang ideal bagi pengelolaan arsip vital. Buku ini juga menjelaskan tentang aksesbilitas arsip vital, mulai dari program record center services serta record center operation. Sehingga arus aksesbilitas pergerakan arsip vital ini dapat terkontrol dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
Buku kedua yakni Information and Image Management, karangan Betty R. Ricks (et.al.), diterbitkan di Cincinati-Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing. Buku ini menjelaskan beberapa studi kasus mengenai manajemen arsip vital, mulai dari pengidentifikasian arsip vital hingga perlindungan arsip vital manual maupun perlindungan arsip vital dengan sistem teknologi informasi (elektronik).
Buku yang berjudul Perlindungan Arsip Vital karangan Suhardo Suratani, diterbitkan di Yogyakarta pada tahun 2011 oleh Penerbit Kanisius menjadi buku acuan keempat penulis. Buku ini membahas keseluruhan tentang pengelolaan arsip vital hingga penanganan serta perlindungan arsip vital tersebut agar terhindar dari resiko hilang atau kerusakan baik akibat bencana alam atau kecerobohan manusia. Didalam buku ini, juga menjelaskan langkah-langkah
pemrograman arsip vital mulai dari analisis organisasi, resiko, sumber daya manusia hingga evaluasi serta rencana anggaran dalam pengelolaan arsip vital.
Buku terakhir yang berjudul Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
dalam Manajemen Kearsipan , karangan Boedi Martono merupakan buku terakhir
yang digunakan sebagai refrensi dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Umumnya buku ini menjelaskan tentang fungsi arsip dinamis, klasifikasi arsip dinamis, hingga manajemen arsip dinamis khususnya arsip dinamis kelas satu yaitu arsip vital. Adapun kaitannya dengan manajemen arsip dinamis yang tergolong arsip vital, Boedi Matono juga didalam bukunya memberi pengarahan metode pengelolaan dan pemeliharaan arsip dinamis serta arsip vital dalam upaya perlindungan dan pengamanan arsip vital yang sesuai dengan kaidah ilmu kearsipan.
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk mempermudah dalam memahami isi dan informasi dari Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Pengelolaan Arsip Vital Rencana Kerja di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta”, maka didalamnya tediri empat bab. Bab pertama, merupakan latar belakang, permasalahan, tujuan serta beberapa metode dalam pengumpulan data maupun sumber informasi yang diperoleh guna penulisan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih efektif, efisien serta akurat. Dalam tinjauan pustaka, penulis menggunakan beberapa sumber yang relevan untuk mendukung praktik maupun pengembangan pemikiran untuk menyusun Laporan Tugas Akhir. Bagian akhir pendahuluan ialah sistematika
penulisan. Bagian ini menjelaskan tentang garis besar penulisan Laporan Tugas Akhir.
Bab dua mengulas tentang pengenalan secara umum mengenai instansi atau organisasi yang dipilih sebagai obyek penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan, yaitu Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Pengulasan pada bab kedua ini terdiri dari lima subbab, subbab pertama mengenai sejarah singkat awal berdirinya Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Kedua mengenai perubahan nama Kepolisian di Yogyakarta. Ketiga mengenai kedudukan, tugas dan fungsi Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Keempat ialah mengenai susunan organisasi Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Kelima menjelaskan lokasi visi misi Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta serta penjelasan tentang tugas dan fungsi organisasi pada obyek kegiatan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, yaitu Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta.
Bab tiga merupakan penjelasan tentang kondisi arsip vital yang berada di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta, mulai dari kondisi dan serta pengorganisasian arsip hingga lokasi penyimpanan arsip vital, dasar hukum arsip vital dan terakhir adalah kegiatan pengidentifikasian arsip vital Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta T. A 2014 : Kep/02/VI/2013, lengkap beserta analisis fungsi maupun resikonya. Bagian selanjutnya mengenai pengelolaan arsip vital di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta, mulai dari lokasi penyimpanan arsip baik yang berada di unit kerja maupun di Pusat Arsip Sekretariat Umum Kepolisian Daerah
Istimewa Yogyakarta, menjabarkan sarana prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip vital Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta serta metode pemeliharaan arsip vital dalam upaya perlindungan dan pengamanan arsip vital khususnya Rencana Kerja Sekretaraiat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta T.A 2014 : Kep/02/VI/2013.
Bagian selanjutnya yakni pengendalian dan pengawasan arsip vital Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian keempat yakni menjelaskan pemberian akses dalam pemanfataan arsip vital oleh pengguna, yang memerlukan informasi pada arsip vital di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta maupun pengendalian dan pengawasan pada Rencana Kerja Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta. Kemudian pada bagian terakhir pada bab tiga, ialah penjabaran mengenai beberapa masalah yang ditemui penulis saat melakukan Praktik Kerja Lapangan.
Bab empat merupakan bagian penutup dari Laporan Tugas Akhir ini. Bab ini berisi kesimpulan dari pengelolaan arsip vital Rencana Kerja di Sekretariat Umum Kepolisian Daerah Istimewa Yogyakarta dan saran yang hendak disampaikan, atas beberapa kendala yang ditemui penulis dalam Praktik Kerja Lapangan. Semua yang tertuang dalam Laporan Tugas Akhir ini merupakan gagasan serta pikiran dari penulis dalam melakukan perbandingan teori yang didapat dalam perkuliahan ilmu kearsipan, serta pengamatan secara langsung saat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan.
