PROJECT CHARTER 1. IDENTITAS PROYEK
Nama Optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan peta tematik dalam menampilkan hasil pendataan PODES pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Paniai, Provinsi Papua.
Deskripsi Proyek perubahan yang dilakukan adalah melakukan optimalisasi publikasi statistik PODES melalui penggunaan peta tematik sehingga dapat menampilkan hasil pendataan PODES secara interaktif dan informatif.
Sponsor
Nama NIP.
Pangkat/Gol. Jabatan
Glenn Demas Ansanay, SE 19620402 198203 1 003 Pembina/IVa
Kepala BPS Kabupaten Paniai Project Leader Nama
Jabatan
Erfal Andika Tarigan, SST Kepala Seksi Statistik Sosial Sumber Daya
Tim
Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan:
• Sumber Daya Manusia
Dukungan sumber daya manusia dalam pembuatan proyek perubahan berasal dari BPS Kabupaten
Bengkalis yaitu Kasubbag Tata Usaha, Kasi Statistik Produksi, Kasi Statistik Sosial, Bendahara, Staf Seksi IPDS, dan Staf Seksi Nerwilis.
• Program STATPLANET
• Dana Dana yang digunakan dalam pembuatan proyek perubahan bersumber dari Anggaran BPS Kabupaten Paniai Tahun 2015
1. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Visi Badan Pusat Statistik (BPS) tahun 2015-2019 yaitu “Pelopor Data Statistik Terpercaya untuk Semua” menjadikan eksistensi BPS sebagai penyedia data dan informasi semakin penting, karena BPS selain menjadi pelaku, juga sebagai teladan dalam penyediaan statistik yang terpercaya. Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 003 Tahun 2002 tentang Uraian Tugas Bagian, Bidang, Subbagian dan Seksi Perwakilan BPS di daerah disebutkan bahwa uraian tugas tugas Seksi Seksi Sosial diantaranya adalah melakukan melakukan pengolahan data statistik sosial sesuai dengan sistem dan program yang ditetapkan, bekerjasama dengan satuan organisasi terkait.
Pendataan Potensi Daerah (PODES) merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh BPS setiap 3 tahun sekali, mencakup seluruh wilayah di Indonesia yang bertujuan untuk menyediakan data potensi/keadaan pembangunan di desa/kelurahan dan perkembangannya yang meliputi keadaan sosial, sarana dan prasarana, serta potensi yang terkandung di desa tersebut. Data PODES dapat digunakan sebagai bahan acuan perencanaan dan evaluasi pembangunan.
Saat ini, publikasi yang tersedia hanya berupa ringkasan eksekutif yang berisi ulasan secara nasional dan diterbitkan oleh BPS RI secara terbatas. Dengan menggunakan metode yang lebih interaktif dan informatif berupa peta tematik, diharapkan akan mengoptimalkan publikasi statistik PODES.
2. TUJUAN Tujuan pelaksanaan proyek perubahan ini adalah : 1. Tujuan Jangka Pendek
Membuat program aplikasi peta tematik yang menampilkan data spasial hasil pendataan PODES secara interaktif dan informatif.
2. Tujuan Jangka Menengah
Menampilkan data PODES 2014 menggunakan peta tematik digital di Kabupaten Paniai.
3. Tujuan Jangka Panjang
Menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 menggunakan peta tematik digital di Kabupaten Paniai.
5. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pembahasan pada proyek perubahan ini hanya dibatasi pada pembuatan program aplikasi berupa peta tematik untuk menampilkan data PODES 2014 yang terdiri dari:
• Melakukan brainstorming dengan tim kerja untuk memaparkan program kerja dan tahapan yang akan dilakukan,
• Berkordinasi dengan Seksi IPDS untuk menyiapkan peta digital dengan pemecahan wilayah sesuai dengan MFD terbaru yang akan digunakan dalam aplikasi,
• Berkordinasi dengan BPS Provinsi Papua untuk mendapatkan raw data PODES 2014 yang sudah final dan terkoreksi.
• Menyiapkan program aplikasi dan perangkat komputer yang akan digunakan untuk melaksanakan proyek.
6. OUTPUT KUNCI
Nama Deskripsi
1. Output Jangka Pendek
Aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES 2014.
Menghasilkan aplikasi peta tematik yang dapat menampilkan data PODES 2014.
2. Output Jangka Menengah
Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES
Data-data PODES tersedia hingga level kelurahan dan memuat data spasial yang penting mengenai potensi 4. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan ini adalah dengan menggunakan apalikasi dan perangkat komputer, maka data-data spasial dapat ditampilkan per wilayah beserta petanya, lebih menarik dari segi tampilan, sederhana, mudah diaplikasikan, informatif dan dapat digunakan oleh konsumen data secara offline.
2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai.
dan perkembangan desa yang dikemas dengan menarik dan interaktif dengan harapan pengguna dapat mengakses segala informasi yang tersedia dengan lebih mudah.
3. Output Jangka Panjang
Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai.
Diharapkan ke depannya aplikasi ini dapat menampilkan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 serta dapat mengakomodir data PODES berikutnya sehingga dapat diketahui perkembangan pembangunan dari suatu desa dan memberikan masukan untuk pengambilan kebijakan dan program pembangunan selanjutnya..
7. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap Utama Waktu
Milestone Jangka Pendek 1. Pengusulan rencana kerja 2. Pembentukan tim kerja
3. Pembuatan jadwal rencana kerja 4. Pengajuan anggaran kegiatan 5. Pertemuan tim kerja
6. Pengumpulan bahan referensi 7. Persiapan peta digital sesuai MFD
terbaru
8. Persiapan raw data PODES 2014 yang sudah clean
9. Pengerjaan Aplikasi 10. Pembuatan buku pedoman
pengoperasian aplikasi 11. Pelaksanaan uji coba aplikasi 12. Perbaikan aplikasi dan buku
1 hari (6 Juli 2015) 1 hari (7 juli 2015) 1 hari (8 Juli 2015) 1 hari (9 Juli 2015) 1 hari (10 Juli 2015) 2 hari (11-12 Juli 2015) 2 hari (13-14 Juli 2015) 2 hari ( 15-16 Juli 2015)
15 hari (27 Juli-14 Agustus 2015) 3 hari (18-20 Agustus 2015)
3 hari (21-25 Agustus 2015) 3 hari (26-28 Agustus 2015)
pedoman 13. Pemantauan 14. Penilaian 15. Pelaporan
40 hari (06 Juli - 4 September 2015) 40 hari (06 Juli - 4 September 2015) 5 hari (31 Agustus - 4 September
2015) Milestone Jangka Menengah
Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilkan data PODES 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai
September 2015 - April 2016
Milestone Jangka Panjang
Penggunaan aplikasi peta tematik untuk menampilan series data PODES 2008, 2011, dan 2014 bagi seluruh desa di Kab. Paniai.
8. TATA KELOLA PROYEK
Struktur
Deskripsi
(Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan)
• Sponsor :
- Menyetujui dokumen proposal dan dokumen proyek perubahan
- Memberi dukungan terhadap proyek perubahan secara penuh • Coach :
- Memberikan arahan dan bimbingan dalam semua tahap pelaksanaan proyek perubahan
• Project leader :
- Memimpin proyek perubahan secara keseluruhan
• Kasubbag Tata Usaha :
- Membantu hal-hal yang bersifat administrasi dalam pelaksanaan proyek perubahan
• Bendahara :
- Bertanggung jawab atas administrasi keuangan selama kegiatan berlangsung
• Kasi. Statistik Produksi, Staf IPDS dan Nerwilis
Sponsor
Glenn Demas Ansanay, SE (Kepala BPS Kab. Paniai)
Kasub-bag TU Bendahara Project Leader Erfal A. Tarigan, SST Coach Ir. Rinaldo, MM Kasi Stat. Produksi Staf Seksi Nerwilis Staf Seksi IPDS
- Membantu pelaksanaan proyek perubahan sesuai tugas yang telah disepakati dalam rapat tim
9. ANGGARAN Deskripsi Jumlah Anggaran tersebut digunakan untuk membiayai pelaksanaan rapat, penggandaan, dan dokumentasi akhir laporan proyek perubahan.
Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan dalam proyek perubahan ini sebesar Rp 1.630.000,- yaitu untuk kegiatan sebagai berikut:
Tabel Rekapitulasi Biaya Proyek Perubahan
No Rincian Kerja Nilai (Rp)
(1) (2) (3)
1. Pertemuan tim kerja 630.000 2. Penggandaan draft buku pedoman
dan buku pedoman final penggunaan aplikasi
500.000
3. Pelaporan 500.000
Jumlah 1.630.000
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
Stakeholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut :
Stakeholder Deskripsi
Stakeholder Internal
1. Kepala BPS Kabupaten Paniai • Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial
2. Kepala Seksi Statistik Sosial • Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial
menyajikan data statistik sosial • Adanya aplikasi untuk menampilkan
data statistik sosial
3. Kepala Sub Bagian Tata Usaha • Peningkatan kinerja pengelolaan anggaran melalui efisiensi penggunaan anggaran
4. Kepala Seksi Statistik Produksi • Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif
5. Seksi IPDS • Peningkatan kemampuan dalam bidang TI dalam menampilkan data BPS
• Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif
• Peningkatan kualitas pelayanan data statistik
6. Seksi Nerwilis • Peningkatan kemampuan dalam bidang TI dalam menampilkan data BPS
• Peningkatan motivasi untuk menampilkan data yang lebih interaktif dan informatif
• Peningkatan kemampuan dalam menganalisis data
Stakeholder Eksternal
1. Kabid IPDS BPS Provinsi Papua • Peningkatan kualitas manajemen pengelolaan peta shp
• Peningkatan kualitas data pengolahan statistik
2. Kabid Statistik Sosial • Peningkatan kualitas pelayanan data statistik sosial
• Peningkatan kualitas data pengolahan statistik sosial
3. Pengguna Data (Pemda -Bappeda/Dinas, pelaku usaha, kontraktor, akademis, dll)
• Peningkatan ketersediaan data yang mempermudah perencanaan pembangunan atau perencanaan kegiatan.
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
Potensi masalah yang kemungkinan akan terjadi selama pelaksanaan proyek perubahan ini adalah :
No Deskripsi
1. Adanya mutasi pegawai yang terlibat dalam tim kerja proyek perubahan.
2. Padatnya volume pekerjaan masing-masing pegawai yang terlibat dalam tim kerja proyek perubahan dan tidak menempatkan proyek perubahan ini sebagai prioritas utama untuk dilaksanakan.
3. Ketersediaan SDM yang memiliki kemampuan di bidang TI tidak seperti yang diharapkan.
12. RESIKO
Resiko Deskripsi
Dari sisi tim kerja Semua sumber daya manusia atau stakeholders internal dapat dilibatkan dalam tahap persiapan, meskipun dalam rencana awal tidak semuanya dilibatkan dalam tahap pelaksanaan. Misalnya apabila terjadi mutasi pegawai atau perubahan skala prioritas pekerjaan pegawai yang menjadi anggota tim kerja, maka ada pegawai lain yang sebelumnya
bukan anggota tim kerja dapat dijadikan sebagai pengganti tim kerja.
Dari sisi anggaran Perlu pembicaraan lebih lanjut dengan Kepala Kantor selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) apabila anggaran yang tersedia tidak memadai. Hal ini belum dapat dijabarkan secara detail karena belum dilakukan pembicaraan sebagaimana dimaksud.
13. KRITERIA KEBERHASILAN
Kriteria keberhasilan proyek perubahan dalam waktu dua bulan adalah :
1. Input
• Tersedianya sumber daya manusia (SDM)/tim kerja
• Tersedianya bahan referensi dan peralatan penunjang pembuatan program aplikasi
• Tersedianya anggaran dana 2. Proses
• Terlaksananya persiapan peta digital sesuai MFD terbaru.
• Terlaksananya persiapan raw data PODES 2014 yang sudah clean.
• Terlaksananya pembuatan aplikasi peta tematik yang menampilkan data PODES 2014.
• Terlaksananya pembuatan buiku pedoman pengoperasian aplikasi peta tematik.
• Terselesaikannya evaluasi dan laporan. 3. Output
• Aplikasi berupa peta tematik yang menampilkan data PODES 2014. • Pedoman penggunaan aplikasi peta tematik.
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 1 Manajer/Pemimpin
Proyek
Seorang pemimpin proyek harus memiliki sejumlah kemampuan yang akan digunakan dalam mengarahkan keseluruhan tim untuk dapat menyelesaikan semua tujuannya secara sukses.
2 Tim Proyek Anggota tim proyek harus berkomitmen untuk keberhasilan proyek secara keseluruhan.
3 Proyek yang Sedang Dilaksanakan
Proyek perubahan yang dijalankan dengan perencanaan yang baik dan tujuan yang jelas dan terukur akan menentukan keberhasilan suatu proyek. 4 Organisasi Keberhasilan suatu proyek perubahan tidak hanya
ditentukan oleh pemimpin proyek, tim proyek, dan proyek itu sendiri, tetapi juga ditentukan oleh stakeholder dalam organisasi itu sendiri.
5 Lingkungan Eksternal
Menjaga komunikasi dengan stakeholder untuk meminimalisir kendala yang dapat terjadi dari pihak luar.
15. PERSETUJUAN Coach, Ir. Rinaldo, MM NIP. 196008021985011001 Tanggal: Juni 2015 Peserta Diklat,
Erfal Andika Tarigan, SST NIP. 198608242009021001
Tanggal: Juni 2015
Project Sponsor
Atasan Langsung Peserta Diklat,
Glenn Demas Ansanay, SE NIP. 196204021982031003
