Praktik Sistem Informasi Akuntansi (1)

(1)

PROPOSAL PENGEMBANGAN SISTEM

MATA KULIAH

PRAKTIK SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh :

Syafitri Daya Raswati ( 142130015 )

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ‘VETERAN’

YOGYAKARTA

(2)

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan system adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentanan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan system yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.

Sistem informasi adlah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data ( yang biasanya meliputi computer, program apilkasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi system informasi bukan hanya aplikasi perankat lunak. Sistem informasi ada pada hamper setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan system informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang teknologi informasi.

Perancangan system informasi merupakan pengembangan system baru dari system lama yang ada, dimana masalah-masalah terjadi pada system lama diharapkan sudah teratasi pada system yang baru.

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasi, mengolah , menganalisa dan

mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi perusahaan dan pihak-pihak luar.

(3)

Dari penjelasan tersebut diatas, tujuan pembuatan dan penerapan Sistem Infromasi Akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Mengubah cara proses data dari proses manual (konvensional) menjadi sistem komputerisasi. 2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

3. Terciptanya sistem informasi pelaporan keuangan serta pola pengawasan yang baik meliputi (pemasukan dan pengeluaran).

4. Terbentuknya pola pengelolaan administrasi keuangan yang baku menurut prinsip-prinsip akuntansi, sehingga memudahkan pembukuan dan pembuatan laporan serta pendokumentasian yang praktis dan fleksibel.

C. SASARAN

Untuk mewujudkan tujuan tersebut diatas, maka sasaran yang ingin dicapai yaitu :

1. Terlaksananya sistem komputerisasi yang baik dan mengacu kepada prinsip-prinsip akuntansi yang standar

2. Mempercepat dan mengurangi atau menghilangkan kesalahan-kesalahan dalam pengelolaan data keuangan

(4)

STRUKTUR ORGANISASI CV. BATIK INDIASTUTI

A. Bagan struktur organisasi sesuai dengan studi kasus

Direktur Utama

Audit Internal

Manager Produksi Manager

Pemasaran

Manager Keuangan &

Akuntansi Direktur

Manager Pembelian

(5)

B. Uraian job deskripsi masing-masing struktur organisasi tersebut di atas

1. Jabatan : Direktur Utama Bertanggungjawab kepada : Dewan Komisaris Membawahi : Direktur

Tugas

a. Bertanggungjawab penuh atas yugasnya untuk kepentingan CV

b. Membuat rancangan pengembangan untukm memajukan perusahaan agar sesuai tujuan

c. Memeberikan laporaan pertanggungjawaban kepada Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS )

d. Mengawasi dan mengontorberjalannya kinerj prusahaan secara keseluruhan Wewenang

a. Menentukan arah dan tujuan perusahaan

b. Mememimpin seuruh rapat dewan atau komite eksekutif c. Menawarkan visi dan misi imajinasi tingkta tertinggi d. Memberikan arahan atau membawahi direktur

2. Jabatan : Audit Internal Bertanggungjawab kepada : Direktur Utama Membawahi :

Tugas

a. Menyusun dan melaksanakan rencana audit internal

b. Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern dan system c. Membuat laporn hasil audit dan menyampaikannya laporan tersebut kepada

direktur utama dab dewan komisaris

d. Menjamin risiko sesuai dengan kebijakan perushaan Wewenang

(6)

b. Menentukan strategi ruang lungkup, metode dan frekuensi audit internsecara independen

c. Meyampaikan laporan hasil audit, termasuk hambatan kepda omisaris utama d. Melakukan peninjauan fisik

3. Jabatan : Direktur Bertanggungjawab kepada : Direktur Utama Mmebawahi : Manager

Tugas

a. Memimin perusahan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan’ b. Memilih,menetapkan, mengawasi tigas dari karyawan dan kepala bagian atau

manager

c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

d. Menyampaikan laporan keoada pemegang saham atas kinerja perusahaan

Wewenang

a. Memeriksa laporan-laporan ,amagement dan fungsi perusahaan b. Mmempromosikan mengangkay dan memutuskan hubungan kerja

bawahannya dengan pertimbangan tertentu

c. Merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi kebijakan perusahaan

4. Jabatan : Manager Pemasaran Bertanggungjawab kepada :

Membawahi :

Tugas

a. Sebagai coordinator manajer produk dan penjualan b. Membiat laporan pemasaran kepada direksi

c. Bertanggungjawab terhadap management bagian pemasaran

d. Membina dan membimbing seluruh karyawan di bagian pemasaran

Wewenang

a. Merumuskan kebijakan pemaaran perusahaan b. Memutuskan harga jual hasil produksi

(7)

d. Pada kondisi tertentu, berwenang untuk menolak permintaan order dari konsumen

5. Jabatan : Manajer Pembelian Bertanggung jawab kepada :

Membawahi :

Tugas

a. Mengkoordinir fungsi pembelian

b. Menghubungi supplier dan mempertimbangkan penawaran dari supplier c. Melakukan transaksi dengan supplier

Wewenang

a. Mengatur dan mempersiapkan kontrak pembelian

b. Mengatur pengembalian barfang yang tidak sesuai kepada supplier c. Mmembuat anggaran yang berkaitan dengan kegiatanya

d. Mengusulkan promosi, mutasi dan pemutusan hubungan kerja dengan bawahan

6. Jabatan : Manajer Produksi Bertanggungjawab kepada :

Membawahi :

Tugas

a. Mengkoordinir para supervisor di bawahnya

b. Mengusulkan penambahan fasilitas – fasilitas produksi

c. Menerima laporan penggunaan bahan baku, laporan persediaan barang jadi dan laporan lain yang berkaitan dengan bidangnya

Wewenang

a. Membuat rencana produksi

b. Membuat anggaran yang berhubungan dengan kegiatan produksi c. Memi mpin mengawasi dan mengkoordinir kegiatan pabrik

d. Mengusulkan promosi, mutasi dan pemutusan hubungan kerja bawahannya

(8)

Membawahi : Tugas

a. Mengawasi pelaksanaan kerja fungsi-fungsi kasir dan akuntansi b. Mmemeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh staff

c. Melakukan peeriksaan uang tunai yang ada di kasir

Wewenang

a. Mengatur keuangah perusahaan baik pemasukan maupun pengeluaran b. Menentukan prosedur keuangan sesuai kebijaka perusahaan

c. Mengusulkan promosi,mutasi dan pemutusan hubungan kerja bawahannya

8. Jabatan : Manajer Personalia dan Umum Bertanggungjawab kepada :

Membawahi : Tugas

a. Mengawasi dan mengkordinir keguatan uum dan personalia b. Mengawai dan membimbing pelaksanaaan kerja sesuai fungsinya c. Mengkoordinir penerimaan tenaga kerja baru

Wewenang

a. Membuat perncanaan penambhanam tenaga kerja sesuai perminyaan dari manager di bagian lain

b. Merencanakan dan mengkoordinir program pelatihan untuk tenaga kerja baru c. Membuat anggaran dan personalia dan umum

(9)

Chart of Account untuk CV Batik Indiastuti

Kode Perkiraan

Nama Perkiraan Keterangan 100 Kas

101 Kas kecil

102 Piutang CV Cantika 103 Piutang Alamanda Batik 104 Piutang Attleilera Batik 105 Piutang Etnik Batik 106 Piutang Butik Almira 107 Piutang Raza Collection 108 Piutang Dee’s

109 Piutang Busana Rifa 110 Piutang Almannah

(10)

117 Piutang Raisa 118 Piutang Ariella 119 Piutang Dania 120 Piutang Batik Maisa 121 Piutang Zabiella 122 Piutang Batik Toety 123 Piutang Dian Boutiq 124 Piutang Ayunda 125 Piutang Amira

126 Piutang Reza Collection 127 Piutang Marella

128 Piutang Laysa Boutiq 130 Sediaan Bahan Baku 131 Sediaan Bahan Penolong 141 Peralatan

151 Akumulasi penyusutan peralatan 161 Mesin

152 Akumulasi penyusutan mesin 171 Kendaraan

153 Akumulasi penyusutan kendaraan 181 Gedung

154 Akumulasi penyusutan gedung 191 Tanah

192 PPN masukan 193 Perlengkapan

201 Asuransi dibayar dimuka 202 Sewa dibayar dimuka 203 Utang Dagang CV Pelangi 204 Utang Dagang Toko Adelweis 205 Utang Dagang Toko Sogan 206 Utang Dagang Toko Ratu Batik 207 Utang Dagang PT Prima mori 208 Utang Dagang PT Naruno 209 Utang Dagang PT Badak Laut 210 Utang Dagang CV Fajar 211 Utang Dagang CV Canting 212 Utang Dagang Toko Cahaya 213 Utang Gaji

214 Utang Pajak 215 Utang Bunga 216 Utang Bank

217 Pendapatan diterima dimuka 218 PPN Keluaran

(11)

401 Penjualan

602 Biaya administrasi dan umum 603 Biaya Asuransi

604 Biaya Sewa 605 Biaya Gaji 606 Biaya Pajak

607 Biaya Penyusutan Gedung 608 Biaya Penyusutan Peralatan 609 Biaya Penyusutan Mesin 610 Biaya Penyusutan Kendaraan 611 Biaya Angkut Pembelian 612 Biaya Angkut Penjualan

Analisis Pengendalian Internal 1. Siklus Pengeluaran

a. Otorisasi Transaksi

Tanda tangan oleh kepala bagian pembelian atas dasar permintaan dari bagian administrasi gudang lalu dicatat di bagian pembelian

b. Pemisahan Tugas

 Bagian adm gudang tugasnya mengawadi keluar masuknya sediaan barang gudang dan mengidentifikasi keberadaan barang persediaan gudang

 Bagian penerimaan barang tugasnya menerima barang yang dikirim oleh pemasok

 Bagia Utang tugasnya menerima faktur dari pemasok sebagai bukti tagihan

 Bagian pengeluaran kas, tugasnya mengeluarkan kas sesuai dengan dokumen yang telah sah

c. Supervisi

 Bagian adm gudang

 Bagian penerimaan barang Manajer Pembelian

 Bagian utang

 Bagian pengeluaran kas Manajer Akt & Keu d. Catatan Akuntansi

(12)

 Pesanan pembelian

 Laporan rekonsiliasi barang

 Pengecekan dokumen e. Pengendalian Akses

 Pemrosesan pembelian : Keamanan fisik aktiva dibatas akses harga kecatatan akun diatas

 Pengeluaran kas : Keamanan yang memadai atas kas dibatasi akses ke berbagai catatan akuntansi

f. Verifikasi Independen

 Pemrosesan pembelian : bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban

 Bagian akuntansi : melakukan update data keuangan

 Bagian utang : melakukan update data utang perusahaan 2. Siklus Pendapatan

 Pemrosesan penjualan : pemeriksaan kredit, kebijakan return barang

 Penerimaan kas : daftar permintaan pembayaran b. Pemisahan Tugas

 Pemrosesan penjualan : kredit dipisah dari pemrosesan, pengendalian persediaan pisah dari gudang

 Penerimaan kas : Penerimaan kas dipisah dari piutang dagang dan buku besar pembantu piutang dipisah dari buku besar

c. Supervisi

 Penerimaan kas : ruang penerimaan dokumen d. Catatan Akuntansi

 Pemrosesan penjualan : Pesanan penjualan jurnal penjualan, buku besar, piutang dagang

 Penerimaan kas : Penerimaan pembayaran cek daftar permintaan pembayaran, buku besar pembantu piutang

e. Pengendalian akses

 Pemrosesan penjualan : akses fisik ke persediaan dan akses kecatatan akuntanis diatas

 Penerimaan kas : akses fisik ke kas di akses ke catatan akuntansi diatas

 Pemrosesan penjualan : departemen pengiriman, buku besar umum

 Penerimaan kas : penerimaan kas , buku besar , rekonsiliasi bank

3. Siklus Konversi a. Otorisasi Transaksi

(13)

b. Pemisahan Tugas

 Pengendalian persediaan terpish di bagian penyimpanan persediaan

 bagian aluntansi biaya terpisah dari bagian tempat kerja

 Jurnal umum terpisah dari fungsi akuntansi biaya c. Supervisi

Supervisi mengawasi penggunaan bahan baku dan pencatatan jam kerja

d. Catatan Akuntansi

File perintah kerja, lembar biaya, lembar pekerja, permintaan bahanbaku, etod wip dan file persediaan barang jadi

e. Pengendalian akses

Membatasi akses fisik ke barag jadi, persediaan bahan baku dap roses produksi menggunakan prosedur dan dokumen formal untuk mengeluarkan bahan baku biaya produksi

 Fungsi akuntansi biaya merekonsiliasi semua harga pokok produksi

 Bagaian buku besar merekonsiliasi sebuah system 4. Siklus Asset Tetap

 Setiap tansaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen . Dalam hal ini bagian barang yang berniai tinnggi harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut, berdasarkan biaya dan manfaat. b. Pemisahaan Tugas

 Bagian yang mengajukan asset tetap akan menerima asset tetap dan akan melakukan pecatatan atas asset tetap yang dikirimkan dan melaporkan ke bagian akuntansi

c. Supervisi

 Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan produk bisnis

d. Catatan Akuntansi

 Berita acara penghapusan asset tetap, daftar asset tetap yang akan dihapus , slip pengeluara asset teta, fived asset retirement register, frmulir penambahan, asset tetap dan daftar asset tetap

e. Pengendalian Akses

 Membatasi akses ke asset tetap f. Verifikasi Independen

(14)

 Auditor harus memverifikasi dibandingkan dengan aktiva tetap dalam buku besar pembantu

5. Siklus Personalia a. Otorisasi Transaksi

 Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam system penggajian

 Formulir kegiatan personalia memungkinkan department penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini yang dibandingkan dengan kartu waktu menyimpan daftar karyawan

b. Pemisahaan Tugas

 Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia

 Departmen personalia memberikan informasi tariff pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar perjam. Informasi pembayaran harus dating dari sumber independen

c. Supervisi

 Supervisor harus mengamati waktu karyawan untuk menghindari kecurangan dan merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran actual d. Catatan Akuntansi

 Kartu waktu, kartu pekerjaan dan bukti kas keluar. Info jurnal yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji

 Akun buku besar pembantu yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran

 Akun buku besar umum pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji

e. Pengendalian Akses

 Pengendalian diatas asset ke dokumen sumber dan catatan dalam system pembayaran merupakan hal yang penting seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran

(15)

FLOWCHART SYSTEM CV.INDIASTUTI

(16)

SIKLUS PENDAPATAN SIKLUS PERSONALIA

Surat Pesanan Penjualan

Menyiapkan Barang

Pengiriman

Pencatatan Pelunasan

Piutang

Menerima Kas

Penghitungan Gaji

Mengarsip Data dan Dokumen Pembagian Gaji

Pegawai Menyerahkan

Daftar Gaji Daftar Gaji

Pencatatan atas kas yang

(17)

SIKLUS KONVERSI

Seleksi Jumlah & Kualitas Barang Penghitungan Kebutuhan Bahan Baku

Rekonsiliasi Bagian Akuntansi

Proses Produksi Memilih kain batik yg akan di proses

Kirim produk ke bag. Penjualan

Tentukan jumlah & Jenis produk Kirim barang ke bag.produksi Menyiapkan Bahan Baku

Surat Permintaan bahan baku Data sediaan

(18)

ASSET TETAP ( Perolehan Asset Tetap ) ASSET TETAP ( Pemeliharaan Asset Tetap)

Surat Permintaan Kebutuhan

Surat Permintaan pengadaan asset tetap

Surat Order Pembelian

Kirim Barang

Pencatatan Asset Tetap

Pencatatan atas perbaikan

pembayaran atas perbaikan Meminta jasa perbaikan asset tetap

Mengajukan Surat

Permohonan

(19)

ASSET TETAP ( Penghapusan Aset Tetap )

Lap.Konsolidasi asset tetap& lap.bagian akun

Surat