SISTEM INFORMASI PELAYANAN DESA
(SIPDA)
Nama : Candra Aditya Pinuyut
Nim : 531413078
DAFTAR ISI
Identifikasi Masalah ………
…
Seperti yang kita ketahui desa atau kelurahan merupakan komponen terpenting untuk menunjang tersedianya kelengkapan semua hal yang
berhubungan dengan seluruh sistem fundamental data kependudukan dalam suatu daerah.
Sipda Atau Sistem Informasi pelayanan desa adalah sistem yang bertujuan untuk mempermudah atau membantu aparat-aparat desa dalam konteks pelayanan Administrasi kependudukan sesuai dengan standar operasional prosedur dalam penyajian layanan kepada masyarakat, untuk menciptkan sebuah sistem yang kompleks dalam pengolahan data,menerima inputan data(input), pengolahan data(procesing), laporan data(output).
A. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM
a.Identifikasi masalah
yang melakukan pendataan pendudukan dan pelayan terhadap masyarakat seperti :
a. pelayanan pembuatan KTP(Kartu Tanda Penduduk); b. Pelayanan pembuatan KK(Kartu Keluarga);
c. Pelayanan pembuatan Surat Pindah; d. Pembuatan Akta Kelahiran;
e. Pembuatan Surat Nikah;
f. Pembuatan SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisisan) dan, g. Pembuatan SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Dari beberapa hal diatas terdapat kendala pada masing-masing prosedur pelayanan yang masih sangat kita temui seperti :
1. Kebutuhan Informasi Kependudukan yang dihasilkan belum begitu akurat terutama dalam pemfilteran data-data tertentu untuk
memperoleh keputusan masalah.
2. Dari segi materi, sistem manual mengeluarkan banyak pengeluaran terutama dalam pembelian kertas yang digunakan untuk pencatatan penduduk setelah menerima pelayanan.
3. Keamanan data masih belum bisa terjamin, karena sebagian data masih bersfitat softcopy(Microsoft Excel) dan sebagianya lagi masih hardcopy(kertas) yang kapan saja bisa bermasalah .
4. Sistem sebelumnya masih memakan banyak waktu dalam proses pelayanan penduduk, terutama dalam pencetakan/pembuatan surat pengantar .
B. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
Sistem informasi Pelayanan Desa berdasarkan kebutuhan dibagi menjadi dua yaitu :
1. KEBUTUHAN FUNGSIONAL
Sistem harus bisa melakukan penginputan data penduduk
Sistem harus bisa melakukan pendataan data penduduk yang meninggal beserta keterangan dan waktunya
Sistem harus bisa menghasilkan Laporan data penduduk secara akurat.
Sistem harus bisa menghasilkan keputusan dari setiap masalah kependudukan yang terjadi.
Sistem harus bisa melakukan pengubahan data penduduk apabila ada data yang belum/tidak sesuai.
Sistem harus mencatat setiap masyarakat yang melakukan pengurusan ktp,surat berdasarkan tanggal entri.
2. KEBUTUHAN NONFUNGSIONAL
1. Kebutuhan Oprasional
Berjalan Pada Windows XP,Windows 7, Windows 8,Linux.
Spesifikasi Komputer minimum pentium IV
Kebutuhan Memori 1GB
Kebutuhan Hardaware Pendukung Seperti Printer
Untuk Pencetakan Laporan dan Surat , Serta kebutuhan Scanner untuk melakukan scanner surat pengantar.
2. KEBUTUHAN KINERJA
Bisa untuk melakukan proses pemfilteran data penduduk desa berdasarkan kriteria yang ditentukan Seperti :
5. Data Tanggal Kawin 6. Data SHDK
7. Data Pendidikan
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan surat seperti
Surat Nikah
Surat Pindah
Surat Kelahiran
SKCK(Surat Keterangan Catatan Kepolisian)
SKTM(Surat Keterangan Tidak Mampu)
Surat Kematian
Sistem bisa melakukan pembuatan KTP
Sistem bisa melakukan pelayanan masyarakat seperti Pembuatan Kartu Keluarga.
Sistem bisa melakukan pelayanan pembuatan akta kelahiran anak.
Sistem bisa melakukan penyimpanan bukti setiap surat pengantar dari RT/RW yang di scan.
3. KEBUTUHAN KEAMANAN
a. SiPDa dilengkapi Password pada sesi database dan sesi aplikasi b. SiPDa dilengkapi dengan modul E-Restore dimana saat database terjadi masalah SiPDa bisa melakukan restore data sesuai tanggal dan waktu yang ditentukan.
4. KEBUTUHAN INFORMASI
a. Terdapat menu panduan pada SiPDa yang berfungsi sebagai manual book bagi operator
Analisis kelayakan adalah sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak atau tidaknya sistem tersebut.
a. Kelayakan Teknis
Dalam menganalisis suatu kelayakan teknis dari suatu sistem yang telah dibuat yaitu meliputi pengecekan teknologi untuk bisa mudah digunakan dan juga mudah diperoleh seperti komputer,printer dan scanner.
b. Kelayakan Operasional
Kelayakan Operasional menyangkut beberapa aspek,diantaranya Sistem yang digunakan memenuhi kebutuhan dan tujuan
organisasi tersebut seperti kemudahan akses ke data penduduk, kemudahan dalam sisi pelayanan surat dan kemudahan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Kemudian dari aspek perlu dipertimbangkan yaitu aspek psikologis, yaitu aspek yang menyangkut penerimaan sistem informasi pelayanan desa oleh aparat-aparat desar yang berada dalam kantor Desa tersebut. Dalam penggunaan SiPDa
membutuhkan pelatihan /training kepada Operator yang ditunjuk oleh Desa terkait.
c. Kelayakan Ekonomi
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysic atau Analisis Biaya Dan Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada Pihak Desa tentang manfaat yang diperoleh dari sistem baru “Lebih Besar” dibandingkan dengan biaya yang akan dikeluarkan.
Pada analisis biaya dan maanfaat pada sistem baru ini
standarisasi kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat digunakan meliputi:
1. Analisis Paybak (Paybak Period) 2. Analisis Net Present Value 3. Return Of Invesment (ROI) 4. Interval Rate of Return (IRR)
Tabel Rincian biaya dan manfaat:
N O
Rincian biaya dan manfaat
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4
1 Biaya Pengadaan
Pengadaan Hardware Rp 3.500.000 Rp. 0 Rp. 0 Rp. 0 Rp. 0
2 Biaya Persiapan Operasi
a. Persiapan Software
Rp 8.000.000 Rp. 0 Rp. 0 Rp. 0 Rp. 0
3
a. Pengumpulan Data/Kearsipan
Rp 100.000 b. Dokumentasi Rp 250.000 c. Pelatihan
Personil
Rp 500.000
4 Biaya Operasional & Perawatan
a. Perawatan Software b. Overhead(Listrik) Rp. 0 Rp
400.000
