A. Latar Belakang dan Permasalahan
Disadari atau tidak bahwa arsip sebenarnya tidak hanya media tekstual, tetapi informasi yang terekam atau arsip yang dapat berupa media lain, seperti audio visual. Persaingan bisnis, tuntutan teknologi serta perubahan ke arah modernisasi mengakibatkan arsip memiliki berbagai macam bentuk dan media, tergantung pada tugas dan fungsi yang dijalankan perusahaan sehingga tidak menutup kemungkinan suatu organisasi atau perusahaan menghasilkan arsip yang berbeda dengan arsip tekstual atau disebut arsip bentuk khusus.
Arsip bentuk khusus merupakan arsip yang informasinya terekam dalam media yang berbeda dengan arsip konvensional. Arsip bentuk khusus terdiri dari arsip kartografi, ephemera atau audio visual yang terekam dalam media lain.Hal ini menunjukan bahwa media rekam arsip tidak hanya kertas, tetapi dapat juga terekam dalam berbagai media. Seperti yang ditunjukan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009tentang Kearsipan,menyatakan bahwa arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
1
Arsip bentuk khusus dapat berupa arsip audio visual. Arsip audio visual atau dalam bahasa indonesianya disebut arsip pandang dengar. Arsip pandang dengar dapat didefinisikan sebagai:
Arsip dalam bentuk gambar dan atau suara, apapun bentuk dan coraknya,yang dapat dilihat dan didengar, termasuk didalamnya adalah teks yang menjadi pelengkapnya. Arsip pandang dengar secara fisik beraneka ragam sejalan dengan ragam perangkat teknologi yang digunakan pada saat penciptaanya.2
Arsip audio visual terdiri dari arsip foto (still image), arsip rekaman suara (sounds recording) dan arsip citra bergerak (moving image). Arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang sangat berbeda dengan arsip tekstual karena mampu membuat suatu kejadian atau peristiwa menjadi hidup.3 Dengan ini, arsip audio visual memiliki nilai tambah yang berbeda dibandingkan dengan arsip tekstual.
Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional atau sering disebut LAPAN merupakan lembaga non pemerintahan yang memiliki tugas dibidang penelitian dan pengembangan kedirgantaraan serta pemanfaatanya. Dari aktivitas pekerjaan di LAPAN sesuai tugas dan fungsinya,beberapa diantaranya menghasilkan arsip audio visual.Arsip audio visual yang tercipta merupakan akumulasi informasi tentang suatu peristiwa keantariksaan yang akan bermanfaat. Informasi tersebut mampu memberikan penjelasan atau gambaran tentang aktivitas antariksa dan lain sebagainya. Jika dicermati nilai gunanya, arsip tersebut
2
Sauki Hadiwardoyo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional, ( Jakarta: ANRI, 2002), hlm. 16.
3
Robyn Gamble dan Louise Curham,’’Sound Recording’’, dalam Jackie Bettington (ed. ), Keeping Archives (Canberra: Australian Society of Archivists, 2008), hlm.152
memiliki nilai guna informasi serta penelitian bagi IPTEK. Arsip audio visual seperti ini pasti dibutuhkan untuk kepentingan publik untuk mengetahui informasi mengenai perkembangan ilmu pengetahuan.
Persoalan diatas membuktikan bahwa jika arsip audio visual tidak dikelola dengan baik, maka tidak menutup kemungkinan jika beberapa tahun kemudian arsip tidak dapat ditemukan bahkan tidak dapat digunakan sebagai bahan sumber informasi dan pengetahuan.Untuk itu, dibutuhkan adanya pengolahan arsip audio visual agar kebutuhan dapat terpenuhi dengan baik.
Pengolahan arsip dapat tercapai maksimal, jika semua komponen dapat mendukung dengan baik, bukan sekedar dari peralatan, SDM, tetapi juga biaya yang cukup. Apalagi pengolahan arsip bentuk khusus ini pasti berbeda dengan pengolahan arsip yang dalam bentuk tekstual ( kertas ) karena medianya yang berbeda, sehingga pengolahan pun akan berbeda. Tetapi biaya bukan diatas segala-galanya jika dibandingkan dengan resiko tidak tersedianya arsip yang masih diperlukan oleh LAPAN, apalagijika bernilai guna tinggi.
Salah satu fokus Praktek Kerja Lapangan penyusun di LAPAN, adalah pengolahan arsip citra bergerak sebagai hasil dari pengembangan dan penelitian kedirgantaraan. Dari sini dirumuskan beberapa masalah seperti, bagaimana pengolahan arsip citra bergerak di LAPAN?, bagaimana penemuan kembali arsip citra bergerak apabila suatu saat dibutuhkan untuk keperluan kegiatan kedirgantaraan? dan bagaimana perawatannya agar arsip citra bergerak dapat terus
terjaga serta terjamin keberadaannya, baik bagi LAPAN maupun masyarakat yang lebih luas sebagai memori kolektif bangsa.
B. Tujuan Penelitian/ PKL
Tujuan penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui serta memahami pengolahan arsip citra bergerak di LAPAN.
2. Untuk mengetahui serta memahami proses penemuan kembali arsip citra bergerak apabila suatu saat dibutuhkan.
3. Untuk mengetahui serta memahami bagaimana perawatan arsip citra bergerak agar terus terjaga dan terjamin keberadaanya.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam rangka Praktek Kerja Lapangan, peneliti melakukan 4 teknik pengumpulan data. Pertama, observasi dengan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap situasi dan kondisi di bidang kearsipan LAPAN.Pengamatan lapangan ini dilakukan setiap hari di jam kerja pegawai yang menguasai bidang di tempat penyimpanan arsip citra bergerak dengan segala kelengkapan, baik fasilitas maupun peralatan penyimpananya.
Kedua, dengan melakukan wawancara lisan secara langsung kepada pegawai yang bertugas di bagian penyimpanan arsip citra bergerak untuk dapat
meyakinkan kebenaran dari informasi yang didapat penulis dari hasil observasi. Penyusun membuat dan mengajukan beberapa pertanyaan mengenai apa saja yang terkait dengan pengolahan arsip citra bergerak di LAPAN.
Ketiga, studi dokumentasi dengan melakukan kajian pada arsip citra bergerak yang dihasilkan dari kegiatandi LAPAN, baik kegiatan pengembangan maupun secara teknisnya. Lewat metode ini penyusun akan mengetahui arsip citra bergerak apa saja yang dihasilkan LAPAN. Keempat, studi pustaka dengan menghadirkan buku-buku sebagai referensi yang mencangkup tentang pengolahan arsip citra bergerak. Studi pustaka akan membantu penulis mendapatkan data-data mengenai ilmu kearsipan. Buku-buku tersebut akan memberikan data untuk menyempurnakan pokok bahasan yang diambil penyusun. Terakhir adalah relevansi data. Semua data yang terkumpul dipadukan serta dikaji kembali keterkaitan dan ketepatanya antara fakta dengan tema yang diambil. Proses ini akan memberi arahan untuk menguraikan gambaran yang jelas dalam penyusunan Tugas Akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Pada buku pertama, yaitu A Manual for Small Archives karangan Coles Laura, menerangkan tentang films dan videotapeyang merupakan gambar bergerak yang sering dipublikasikan seperti buku, peta, yang diciptakan dan didistribusikan. Jika itu berhubungan dengan komunitas atau orang-orang yang bersangkutan atau perusahan, maka perlu menyimpanya sebagai arsip. Seringnya
pempublikasian ini membuat arsip video perlu dilakukan pengamanan untuk mempertahankan keasliannya. Pada Bab 10 Sound Recording and Oral History karangan Laura Coles menjelaskan bagaimana tempat penyimpanan yang baik dengan keadaan suhu dan kelembaban yang sesuai. Buku ini dapat digunakan sebagai referensi dalam penyimpananya video tape yang sama-sama menggunakan pita magnetik.
Kedua, Keeping ArchivesEdisi ke-2, oleh editor Judith Ellis. Pada bab 13 dengan judul Managing Records in Special Format karangan David Roberts, menguraikan tentang bagaimana melakukan perawatan terhadap arsip yang media baru khususnya pada film. Pada bagian storing and Preserving Moving Images diuraikan sifat dan kerentanan film terhadap pengaruh lingkungan sekitarnya sehingga perlu adanya penanganan terhadap suhu dan kelembaban yang sesuai dalam perawatanya. Beberapa fasilitas penyimpanan juga dibahas pada bagian ini untuk menjamin terawatnya film dengan baik. Oleh karena itu, buku ini dapat dijadikan referensi tugas akhir khususnya pada pembahasan perawatan dan penyimpanan di Bab III.
Ketiga, Keeping Archives Edisi ke-3, oleh editor Jackie Bettington, et al. Dalam karangan Robyn gamble dan Louise Curhambagian 17: Sound Recording diantaranya terdapat pembahasan mengenai perawatan arsip dalam media khusus, seperti optical disk yang masih dikembangkan dan digunakan untuk format video. Faktor-faktor perusak terhadap ketahanan optical disk juga telah dijelaskan di bagian ini. Selain itu, pada bab 18: Moving Imagesdiuraikan mengenai faktor kerusakan apa saja yang terjadi pada video tape beserta solusi yang perlu
dilakukan terhadap penangananya agar arsip terjamin keberadaanya. Pemahaman karaktersistik dan bahaya kerusakan ini dapat digunakan untuk menjelaskan tugas akhir penyusun dalam bagian perawatan dan penyimpanan format video tape, seperti VHS, video 8, Betamax, miniDV ataupun optical disk, seperti CD maupun DVD.
E. Sistematika Penulisan
Judul Tugas Akhir kami adalah “ Pengolahan Arsip Video Lembaga
Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN)”. Dalam sistematika
laporanya, tugas akhir penulis memiliki 4 BAB, meliputi BAB Iyang berisi uraian tentang Latar Belakang dan Rumusan Masalah yang menjadikan penyusun mengambil Praktek Kerja Lapangan dengan tema Pengolahan Arsip citra bergerak di Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional, Tujuan Penelitian, Metode Penelitian, Tinjauan Pustakadan Sistematika Penulisan Laporan.
BAB II, yaitu Gambaran Umum. Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya instansi hingga perkembanganya. Bab ini juga akan menjelaskan tentang, visi dan misi, tugas dan fungsi yang dijalankan sehingga LAPAN menghasilkan arsip bergerak berupa kegiatan keantariksaan, kedirgantaraan serta pemanfaatanya.
Bab III Pembahasan. Bab pembahasan menjelaskan tentang pembahasan secara menyeluruh dimana terdapat tiga pokok pembahasan, yaitu pengolahan arsip citra bergerak, bagaiamana penemuan kembalinya, dan pemeliharaan dan perawatanya di Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional seperti apa. Selain
itu, dibahas pula evaluasi tentang pengolahan video LAPAN dengan teori yang penulis dapat dari perkuliahan.
BAB IV Penutup. Dalam bab ini berisi kesimpulan yang akan menguraikan jawaban atas permasalahan yang lebih dimasukan dalam Bab I. Sementara itu, dalam bab ini juga akan menguraikan saran-saran yang terkait dengan pelaksanaan pengolahan arsip citra bergerak di LAPAN.
