Modul Ansis

(1)

Yuli Haryanto, M.Kom / 2014

1 Pertemuan : Ke- 1 (Pertama)

Pokok Bahasan : Sistem Informasi Materi : 1. Sistem Informasi

2. Karakteristik Sistem Informasi 3. Jenis Sistem Informasi

4. Daur Hidup Pengembangan Sistem 5. Tipikal Departemen Sistem Informasi

_____________________________________________________________________________________

Sistem Informasi

1. Sistem Informasi

1.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Disini akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum:

 Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja bersamasama untuk mencapai tujuan yang sama Contoh :

• Sistem tatasurya • Sistem pencernaan

• Sistem Transportasi umum • Sistem Otomotif

• Sistem Komputer • Sistem Informasi

 Sekumpulan dari objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi dan hubungan antar objek bisa dilihat sabagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan

Dengan demikian secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variable-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsurseperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran (output) . Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem

(2)

2 itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.

Gambar 1.1 Model Sistem

Gambar diatas menunjukan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen, yakni masukan, pengolahan, keluaran da, balikan atau control.

Sementara Mc. Leod (1995) mendifinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yangterintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumberdaya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :

Gambar 1.2 Model hubungan elemen-elemen sistem

Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem umumnya. Schronderberg (1971) dalam Suradinata (1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah :

1. Komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain. 2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya. 3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan.

4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya. 5. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output.

(3)

3 6. Menunjukkan adanya entropi.

7. Memiliki aturan.

8. Memiliki subsistem yang lebih kecil. 9. Memiliki deferensi antar subsistem.

10. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda.

2. Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya :

1. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

2. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

3. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

4. Penghubung (interface) : Tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

5. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

6. Keluaran (output) : sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 7. Mempunyai Pengolahan (Process) : Kegiatan-kegiatan atau pengolahan dalam suatu system yang

mentransformasikan input menjadi output

8. Mempunyai Sasaran dan Tujuan (Objective & Goals) :Dalam pembuatannya setiap system harus memiliki sasaran dan tujuan agar system tersebut dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya.

(4)

4

Contoh Karakteristik sistem :

Sistem KHS

1. Komponen 1. Mahasiswa 2. BAAK 3. Dosen

2. Boundary (Batasan System) : KHS untuk semester 7 di STMIK Pranata Indonesia 3. Environment (lingkungan Luar System) : Ketua Jurusan

4. Interface (Penghubung Sistem) : Mahasiswa dengan STMIK 5. Input (Masukan) 1. Tugas2 2. Nilai UTS 3. Nilai UAS 4. Absen 6. Output (Keluaran) : KHS 7. Proses (Pengolahan Sistem)

1. Lembar absen yang sudah dikumpulkan dan diproses

2. Data nilai ujian & tugas dilakukan perhitungan tertentu yang akan menjadi komponen nilai ujian & tugas

3. Melakukan penghitungan secara keseluruhan dan kemudian dikonversikan menjadi huruf mutu

8. Objective & Goal (Sasaran & Tujuan Sistem)

1. Goal : Untuk melayani mahasiswa untuk mendapatkan KHS semester 7 2. Sasaran : Mahasiswa STMIK Pranata Indonesia

KLASIFIKASI SISTEM

1. SISTEM ABSTRAK DAN FISIK ( PHYSICAL SYSTEM )

- Sistem Abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara Fisik. Misalnya : sistem agama.

(5)

5 Misalnya : perusahaan, komputer.

2. SISTEM ALAMIAH DAN BUATAN ( HUMAN MADE SYSTEM )

- Sistem alamiah (natural system ) : Sistem yang terbentuk melalui proses alami. Misalnya : sistem tatasurya, pencernaan.

- Sistem buatan manusia : Sistem yang dirancang dan dibangun oleh manusia yang melibatkan interaksi dengan mesin. Misalnya : sistem produksi di pabrik.

3. SISTEM TERTENTU DAN TIDAK TERTENTU ( PROBABILISTIC SYSTEM )

- Sistem tertentu (deterministic system) : Sistem yang cara beroperasinya sudah dapat diprediksi, interaksi-interaksi didalamnya dapat dideteksi dengan pasti dan outputnya dapat diramalkan. Misalnya: pengolahan data (komputer)

- Sistem tak tentu : Sistem yang outputnya tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.

4. SISTEM TERTUTUP DAN TERBUKA ( OPEN SYSTEM )

- Sistem tertutup : sistem yang tidak berhubungan dengan dunia luar dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (bekerja secara otomatis).

Sebenarnya sistem tertutup tidak ada yang ada adalah relatif tertutup.

- Sistem terbuka : Sistem yang mempunyai hubungan dengan dunia luar dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan ouput untuk subsistem yang lain.

3. Jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian :

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer. 2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

(6)

6 menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS).

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI).

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan

(7)

7 dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS).

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

Gambar 1.3 Jenis Sistem Informasi

Daur Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh professional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :  Perencanaan sistem

 Analisis sistem

 Perancangan sistem secara umum / konseptual  Evaluasi dan seleksi sistem

 Perancangan sistem secara detail  Implementasi sistem

(8)

8

Gambar 1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem  Perencanaan Sistem

- Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

- Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis

- Perencanaan Sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta operasinya.

 Siapa yang merencanakan sistem ?

1. Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat di raih oleh sistem yang lama atau karenasistem yang lama masih mempunyai kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan pelayanan).

2. Manajemen puncak sangat berperan dalam perencanaan sistem. Manajemen puncak terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain.

3. Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya.

(9)

9

Tahapan Proses Perencanaan Sistem

Gambar 1.5 Tahap-tahap Perencanaan Sistem

 Analisis Sistem

- Penguraian dari suatu Sistem Informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya - Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di

tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya

- Hasil dari analisis sistem adalah: laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag akan dibuat atau dikembangakan.

 Tujuan Analisis Sistem

1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

2. Membantu para pengambil keputusan 3. Mengevaluasi sistem yang telah ada

4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru

(10)

10

 Yang perlu diperhatikan oleh sistem analis

1. Mempelajari permasalahan yang ada secara terinci

2. Menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah

3. Membuat suatu pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara komputerisasi

 Langkah-langkah

1. Mengidentifikasi masalah

a. Mengidentifikasi penyebab masalah 2. Analisis sistem

a. Mengidentifikasi solusi dari masalah 3. Analisis Kebutuhan

a. Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru. b. Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru.



Proses Analis

1. Menggunakan Diagram Aliran Data

2. Menganalisis Data dengan Menggunakan Kamus Data

3. Menggambarkan Spesifikasi Proses dan Keputusan Terstruktur 4. Menganalisis Sistem Pendukung Keputusan Semiterstruktur 5. Menyiapkan Proposal Sistem

6. Menulis dan Menampilkan Sistem

4. Tipikal Departemen Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem yang menggunakan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi. SIM tergantung dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :

a) Sistem Informasi akuntansi, menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

b) Sistem Informasi pemasaran, menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

c) Sistem Informasi manajemen persediaan d) Sistem Informasi personalia

(11)

11 e) Sistem Informasi distribusi

f) Sistem Informasi pembelian g) Sistem Informasi kekayaan h) Sistem Informasi analisis kredit

i) Sistem Informasi penelitian dan pengembangan j) Sistem Informasi teknik

Contoh Sistem Informasi teknik :

Gambar 1.6 Sistem Informasi Geografis

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), manajemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Dibawah ini adalah gambar sistem-sistem informasi tiap manajemen.

(12)

12 Gambar 1.7 SIM Setiap Tingkatan Manajemen

Tugas

1. Jelaskan tugas dan fungsi dari Sistem Informasi yang Anda ketahui dalam suatu organisai ataupun perusahaan!

2. Jelaskan kenapa Sistem Informasi sangatlah penting dalam suatu pekerjaan! Berikan Contoh Kasusnya!

(13)

13 Pertemuan : Ke- 2 (Dua)

Pokok Bahasan : Analis Sistem Materi : 1. Jabatan

2. Skill Yang Diperlukan 3. Deskripsi Kerja 4. Tanggung Jawab 5. Tugas

_____________________________________________________________________________________

Analis Sistem

1. Pengertian Analis Sistem

Analis sistem adalah orang yang bertanggung jawab untuk mempelajari informasi yang berhubungan dengan masalah-masalah yang timbul dan mampu memberikan jalan keluar sesuai dengan masalah yang dihadapi

Analis Sistem terbagi Menjadi dua yaitu :

1. Analis bisnis memfokuskan hanya pada aspek non teknis dari analisis dan perancangan sistem. 2. Programmer/analis (or analyst/programmer) mencakup pertanggung jawaban keduanya, yaitu

(14)

14

1.1 Jabatan Dalam Analis Sistem

• Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb.

• Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson 2006)

• Jabatan VS Posisi - Jabatan

Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas yang harus dilaksanakan agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Suatu jabatan bisa hanya diduduki satu orang saja, seperti jabatan presiden dalam satu negara, atau bisa diduduki oleh banyak orang, sebagaimana halnya operator penginput data di sebuah perusahaan besar atau kasir di pasar swalayan.

- Posisi

Posisi adalah kumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh satu orang; ada satu posisi untuk setiap orang dalam suatu organisasi.

2. Skill Yang Diperlukan Dalam Analis Sistem

Analis sistem sebagai penyelesai problem, sedangkan pemicu pengembangan sistem ada 3 hal, yaitu :

1. Problem, adalah salah satu dari kenyataan atau antisipasi yang menghendaki aksi pembenaran

2. Kesempatan adalah peluang untuk memperbaiki situasi, dengan adanya complain 3. Arahan adalah seseorang atau lembaga yang mengubah situasi saat ini.

Skill yang diperlukan dalam analis sistem adalah :

1. Mempunyai pengetahuan bekerja dalam bidang teknologi informasi 2. Mempunyai pengalaman dan keahlian dibidang pemrograman computer 3. Mempunyai pengetahuan bisnis secara umum

(15)

15 5. Mempunyai ketrampilan yang baik dalam komunikasi antar orang

6. Mempunyai ketrampilan yang baik dalam komunikasi antar orang 7. Mempunyai ketrampilan yang baik dalam relasi antar orang / 8. Fleksibel dan mampu beradaptasi

9. Berkarakter dan beretika

3. Deskripsi Kerja

Dalam analis sistem Deskripsi kerja dapat digambarkan dalam bentuk Job title seseorang ketika dihadapkan suatu permasalahan yang berbeda-beda.

Contoh Deskripsi kerja Untuk Sistem Analis Melaporkan Ke Manajer Pengembangan Pusat Deskripsi :

a. Mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengembangkan sistem informasi. Seorang analis sistem harus bertanggung jawab untuk mempelajari masalah dan kebutuhan yang ditetapkan oleh organisasi untuk menentukan bagaimana perangkat computer, prosedur bisnis, dan orang-orang dapat memecahkan masalah-masalah dan melakukan perbaikan terbaik.

b. Mendesain dan menentukan sistem dan metode untuk menginstal sistem informasi berbasis computer dan panduan instalasinya.

c. Membuat presentasi formal terhadap temuan, rekomendasi, dan spesifikasi dalam bentuk laporan formal dan dalam presentasi lisan.

4. Tanggung Jawab Analis Sistem

1. Mengevaluasi kelayakan proyek.

2. Menganalisis sistem bisnis saat ini mengenai masalah dan peluang. 3. Mendefinisikan persyaratan untuk meningkatkan atau mengganti sistem. 4. Mengevaluasi solusi alternatif untuk kelayakan.

5. Memilih perangkat keras dan perangkat lunak (sesuai dengan persetujuan). 6. Merancang sistem antarmuka, aliran, dan prosedur.

(16)

16

5. Tugas Analis Sistem

1. Memperkirakan kebutuhan personil, anggaran, dan jadwal untuk proyek-proyek sistem. 2. Mengembangkan dan menerapkan rencana pengembangan sistem sesuai dengan standar CIS. 3. Melakukan wawancara dan pengumpulan data lainnya.

4. Mendokumentasikan dan menganalisis sistem operasi yang sedang berjalan. 5. Merumuskan aplikasi teknologi saat ini untuk masalah bisnis.

6. Mendidik pengguna manajemen dalam hal kemampuan menggunakan teknologi saat ini. 7. Mengevaluasi kemungkinan teknik terhadap kelayakan teknis, operasional, dan ekonomi 8. Meninjau dan menyajikan solusi sistem yang diusulkan untuk disetujui

9. Mendesain dan menguji sistem prototipe. 10. Mendesain file dan struktur database.

11. Mendesain user interface (input, output, dan dialog) untuk sistem komputer. 12. Mendesain bentuk dan teknik pengumpulan data.

13. Mendesain sistem keamanan dan kontrol. 14. Menyiapkan spesifikasi untuk program aplikasi.

15. Menulis, menguji, dan mengintegrasikan program aplikasi. 16. Mengawasi program aplikasi.

17. Mengembangkan dan memandu pengujian sistem dan rencana konversi.

Tugas

1. Jelaskan Kedudukan Analis Sistem di dalam suatu manajemen!

2. Jelaskan apa perbedaan Analis Sistem dengan Programmer. Seorang Analis Sistem kemungkinan dapat menjadi Programmer akan tetapi Programmer belum tentu menjadi seorang Analis Sistem! 3. Jelaskan satu persatu Apa Tanggung Jawab dari Analis Sistem!

(17)

17 Pertemuan : Ke- 3 dan 4 (Tiga Dan Empat)

Pokok Bahasan : Kelayakan Dan Kebutuhan Informasi Materi : 1. Studi Kelayakan

a. Layak Ekonomi b. Layak Teknis c. Layak Operasi 2. Pengumpulan Informasi a. Wawancara b. Kuesioner _____________________________________________________________________________________

Kelayakan Dan Kebutuhan Informasi

1. Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah studi awal untuk memeriksa kebutuhan informasi calon pengguna akhir dan tujuannya, batasan, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan dari proyek yang diusulkan. Metode yang sama dalam pengumpulan informasi merekomendasikan yang mudah dalam pendekatan

(18)

18 sistem (wawancara, observasi, dan sebagainya) yang digunakan untuk mengumpulkan data untuk studi kelayakan.

1.1 Kelayakan Suatu Sistem

Kelayakan dari sistem yang diusulkan dapat dievaluasi berkaitan dengan empat kategori utama, yang telah diringkas dan digambarkan seperti ini :

Faktor Kelayakan Dari Organisasi, Ekonomi, Teknis dan Operasi. Catatan Ini Berisi Kelayakan Mulai Dari Ongkos Penyimpanan atau Kemampuan Dari Perangkat Lunak dan Perangkat Keras.

2. Pengumpulan Informasi

Salah satu faktor utama dalam proses analisis sistem ialah memahami sistem tersebut dan masalah – masalahnya, yaitu bagaimana sistem bekerja dan apa yang ingin dicapai serta apa yang dibutuhkannya dengan cara berkomunikasi dengan para pengguna untuk mengumpulkan informasi. Sumber informasi tersebut dapat diperoleh dari pengguna sistem, formulir atau dokumen, program komputer, panduan prosedur, dan laporan manajemen.

2.1 Prosedur Pencarian Informasi

a. Prosedur pengumpulan informasi biasanya dilakukan secara top-down.

b. Mula - mula dilakukan wawancara dengan top-level managers untuk menentukan fungsi dan aktivitas utama dari sistem.

c. Pengumpulan informasi dilanjutkan ke tingkat organisasi di bawahnya hingga pada tingkat operator.

Kelayakan Organisasi

Bagaimana sistem itu mendukung rencana strategis organisasi.

Kelayakan Teknis

Kemampuan, keandalan, dan kesediaan perangkat keras dan perangkat lunak.

Kelayakan Ekonomi

 Ongkos penyimpanan.  Peningkatan pendapatan.  Penurunan investasi  Peningkatan profit.

Kelayakan Operasi

 Penerimaan pengguna.  Dukungan manajemen.  Kebutuhan pembeli, pemasok

(19)

19 d. Makin ke bawah biasanya sifat informasi makin bersifat teknis sedangkan pada tingkat atas lebih

banyak bersifat kebijakan.

Mengapa pengumpulan informasi harus dimulai dari top-level managers?

a. Keputusan untuk membuat / mengembangkan sistem dibuat oleh top-level managers. b. Mereka dapat memberitahu sumber-sumber informasi lainnya.

c. Dapat mengetahui keinginan mereka serta menjelaskan akibat apa yang dihadapinya dengan penerapan dari sistem tersebut. Bila hal tersebut merisaukannya maka dapat diberikan penjelasan terlebih dahulu.

d. Menumbuhkan kepercayaan kepada manajemen bahwa sistem ini akan memecahkan masalah mereka.

2.2 Teknik Pengumpulan Informasi

a. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai.

Kelebihan wawancara adalah sebagai berikut :

a) Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

b) Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

c) Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

d) Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Disamping wawancara mempunyai beberapa kelebihan, tetapi juga mempunyai kekurangan sebagai berikut :

a) Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.

(20)

20 b) Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk

melakukan hubungan antara manusia (human relation).

c) Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat tertentu, misalnya pada lokasi yang ribut dan ramai.

d) Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

Lima langkah persiapan wawancara: 1. Membaca materi latar belakang

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan, laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan

tentang organisasi kepada publik. 2. Menetapkan tujuan wawancara

Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanyakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.

3. Memutuskan siapa yang diwawancarai

Saat memutuskan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.

4. Menyiapkan orang yang diwawancarai

Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.

5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.

(21)

21 Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf. Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

 Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda ?

 Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

 Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?

 Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?

 Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ? b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.

Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.

Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

 Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?

 Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?

 Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda?

� Formulir keluhan konsumen

� Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website � Interaksi tatap muka dengan konsumen

� Barang yang dikembalikan konsumen

 Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

 Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:

(22)

22

 Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?

 Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan: a) Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.

Contoh:

 Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?

 Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

 Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ? Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingnya akses internet ? b) Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup. Contoh:

 Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

 Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?

 Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

 Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ? c) Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.

Contoh:

 Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.

 Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.

 Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

 Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.

(23)

23

 Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mengukur penggunaan tampilan situs ?

b. Kuesioner

Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Kuesioner ini kemudian akan dikirimkan kepada responden-responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka.

Kelebihan teknik kuesioner:

1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.

3. Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner:

1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati. 2. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang

dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya. 3. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan kuesioner 4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

Tipe Kuesioner

Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas (Free Format) dan Format Pasti (Fixed Format). Dalam suatu kuesioner dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari keduanya.

1. Kuesioner Format Bebas

Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.

(24)

24 Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang mengandung kesalahan.

_____________________________________________________________________ _________ _________________________ ___________________________

2. Kuesioner Format Pasti

Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan. a) Check-off Questions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

Mana yang menjadi pemasok dari perangkat keras Anda ? _____ Compaq _____ IBM

_____ Univac _____ Macintosh b) Yes/NO Questions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.

c) Opinion/choice Questions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ? 1 = Sangat setuju 4 = Tidak setuju

2 = Setuju 5 = Sangat tidak setuju 3 = Kurang Setuju

Tugas

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Kelayakan Organisasi, Kelayakan Ekonomi, Kelayakan Teknik dan Kelayakann Operasi! Berikan Contohnya!

2. Sebutkan dan Jelaskan Apa saja Teknik Pengumpulan Informasi! Minimal 3 Teknik Pengumpulan Informasi!

(25)

25 Pertemuan : Ke- 5 dan 6 (Lima Dan Enam)

Pokok Bahasan : Data Flow Diagram (DFD) Materi : 1. Notasi

2. Proses

3. External Entity 4. Data Store 5. Data Flow

(26)

26

___________________________________________________________________________________

Data Flow Diagram (DFD)

1. Pengertian DFD/ DAD

Data Flow Diagram (DFD) atau DAD (Diagram Arus Data) adalah suatu modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disbut alur data.

Sedangkan pengertian Data Flow Diagram (DFD) menurut Jogiyanto Hartono adalah : “Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system”. (Jogiyanto Hartono, 2005, 701).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika dan menjelaskan arus data dari mulai pemasukan sampai dengan keluaran data tingkatan diagram arus data mulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara umum suatu system atau batasan system dari level 0 dikembangkan menjadi level 1 sampai system tergambarkan secara rinci. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file

1.1. Notasi

Menurut Jogiyanto Hartono, tahun 2005 dalam bukunya Basia Data ada beberapa simbol digunakan pada DFD untuk mewakili :

a. : Terminator (External Entity)

b. : Proses

Nama Entitas

Nama Proses

(27)

27

c. : Alur data (Data Flow)

: Penyimpanan Data (Data Store) d.

1.2. Proses

 Proses (process) menunjukan pada bagian yang mengubah input menjadi output, yaitu menunjukan bagaimana satu atau lebih input diubah menjadi beberapa output. Setiap proses mempunyai nama, nama dari proses ini menunjukan apa yang dikerjakan proses.

 Menunjukkan tugas atau proses yang dilakukan baik secara manual atau

otomatis.

 Simbol Proses ini tidak hanya menunjukkan alur data yang keluar dari

proses tersebut, tetapi juga menunjukkan alur data yang masuk dalam

proses ini.

 Nama proses hendaknya berupa kalimat perintah yang berupa kata kerja

aktif dan diikuti oleh klausa objek untuk menjelaskan proses tersebut.

 Proses menunjukkan angka referensi dari proses tersebut

1.3. External Entity

Nama Proes

(28)

28



Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lain yang berada pada lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.



Merupakan simbol entitas eksternal untuk menunjukkan tempat asal

data (sumber) atau tempat tujuan data (Tujuan).



Nama entitas eksternal (terminator) ditulis dalam bentuk tunggal.

1.4. Data Store



Data Store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer.



Terlepas dari media penyimpanan fisik, simbol ini menunjukkan

gudang informasi atau data.



Sangat sering terjadi bahwa unsur-unsur data tidak berjalan dari

suatu proses ke proses berikutnya secara langsung, melainkan

disimpan terlebig dahulu, sementara operasi lainnya atau

penyusunan ulang unsur-unsur data berlangsung.



Bila data store hanya diperbaharui selama atau sesudah proses

tertentu maka untuk menunjukkanarah alur data ke gudang dibuat

gambar anak panah yang mengarah pada gudang data tersebut.



Bila data dari gudang dipakai pada proses itu, maka kita gunakan

satu anak panah yang mempunyai dua arah.

1.5. Data Flow



Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.



Menunjukkan alur data (informasi/objek) yang mengalir.



Nama alur data menunjukkan nama dari data yang mengalir

tersebut, dan bisa lebih dari satu.

(29)

29

1.6. Pedoman Pemberian nama

I. Pedoman Pemberian Nama Proses

1. Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, mis : Hitung Bonus, Pendataan Karyawan, Cetak Faktur, dll

2. Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu proses (bubble) 3. Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama

4. Proses harus diberi nomor, urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran atau urutan proses 5. Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram Nol) adalah 1.0,2.0,3.0 dan seterusnya

II. Pedoman Pemberian Nama Kesatuan Luar (External Entity)

1. Nama terminal berupa kata benda

2. Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (diagram digambarkan dua kali) bila demikian maka terminal ini perlu di beri garis miring pada pojok kiri atas.

III. Pedoman Pemberian Nama Data Store

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sis samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke database

1. Nama harus mencerminkan data store tersebut

2. Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi tanda sambung

IV. Pedoman Pemberian Nama Aliran Data

(30)

30 2. Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama, dan pemberian nama harus mencerminkan

isinya,

3. Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan group elemen 4. Hindari penggunaan kata “data” dan “informasi” untuk memberi nama pada aliran data

Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap

(31)

31 Pokok Bahasan : Tingkatan DFD/ DAD

Materi : 1. Diagram Hubungan / Konteks 2. Diagram Nol 3. Diagram Rinci 4. Penomoran Proses 5. Balancing ___________________________________________________________________________________

Tingkatan DFD/DAD

1. Tingkatan Dalam Data Flow Diagram (DFD)/ DAD

Tingkatan pertama disebut dengan Diagram Konteks (Context Diagram), yang menggambarkan mengenai sistem secara global. Dalam hal ini ditetapkan Entitas-entitaseksternal yang terlibat dalam proses, baik sebagai sumber maupun tujuan.

Tingkatan berikutnya dikatakan sebagai Digram level nol (Zero Diagram / overview

diagram), yakni memberikan gambaran mengenai proses-proses apa saja yang akan dilakukan

dan melibatkan entitas-entitas eksternal yang ada serta data store –data store tertentu.

Diagram level 1, merupakan penjabaran rinci dari setiap proses yang ada pada diagram level

nol, secara khusus. Dimungkin akan muncul proses-proses detilnya.

Diagram level 2, merupakan penjabaran rinci dari setiap proses yang baru muncul pada

diagram level 1, secara khusus. Dalam hal ini juga dimungkinkan akan muncul proses-proses

detilnya.

Tingkatan berikutnya akan kita definisikan sesuai dengan keadaan dari level sebelumnya,

dengan harapan diagram ini akan memberikan pemahaman secara detil atau rinci mengenai

sistem yang sedang akan dikerjakan.

(32)

32

Secara ringkas tingkatan dalam DFD dapat disajikan dalam gambar berikut

Gambar 6.1 Level DFD

1.1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses.

Menurut Fadlil, Firdausy, & Hermawan (2008, hal. 69) Data Flow Diagram merupakan diagram yang menggunakan notasi- notasi untuk menggambarkan aliran data secara logis dari sistem. Menurut Wijaya ( 2007, hal 50) Data Flow Diagram adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

Contoh gambar Diagram :

Pembeli _{Sistem Penjualan} Barang Pemilik Barang Ditanya, Barang Dibeli, Uang Pembayaran Informasi Barang,

Jumlah Uang Harus Dibayar

Laporan Penjualan Barang

(33)

33 Gambar 6.2 Diagram Konteks

1.2. Diagram Nol

Tujuan dari diagram nol adalah untuk “memerinci” sebuah sistem menjadi “proses-proses” yang harus dilakukan „orang dalam.‟ Atau jika dibuat dalam kalimat adalah : “Apa saja proses yang harus dilakukan agar mencapai sistem tersebut. Jadi, diagram ini adalah kelanjutan dari diagram konteks, yang “memperbanyak lingkaran, sedangkan untuk (jumlah dan isi) terminator serta (jumlah dan isi) data flow dari dan ke terminator tersebut harus tetap.

Pada diagram ini pula mulai ditampilkan data store (penyimpan data/ file) yang dibutuhkan.

PEMBELI

1.0 Cek Keberadaan

Barang

Barang Ditanya BARANG

Stok Barang Informasi Barang 2.0 Perhitungan Uang Harus Dibayar

Barang Dibeli _{Harga Barang}

3.0 Penerimaan Pembayaran

Jumlah Uang Harus Dibayar

Uang Pembayaran JUAL Transaksi Penjualan 4.0 Pembuatan Laporan Transaksi Penjualan PEMILIK Laporan Penjualan Barang Data Barang KASIR Kasir yang Bertugas

Gambar 6.3 Diagram Nol

1.3. Diagram Rinci

Diagram Rinci adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di diagram nol lebih diperinci lagi. Misalkan untuk proses 1 di atas.

(34)

Yuli Haryanto, M.Kom / 2014 34 PEMBELI 1.1. Masukkan Berdasarkan Merek Barang

Informasi Barang

1.2. Tampilkan Seluruh Jenis

Barang dari

Merek Tsb. Merek Barang Merek Barang 1.3. Tampilkan Stok Barang Tersedia Barang Dicari Tersedia Barang Dicari Tidak Tersedia Stok Barang 1.4. Beri Informasi Kepada Pembeli Stok Barang

Gambar 6.4 Diagram Rinci

1.4. Penomoran Proses

(35)

35 Penomoran proses pada tiap tingkat (level) di DFD :

Dalam satu level tidak boleh ada lebih dari 7 unit dan maksimal 9, jika lebih harus dilakukan dekomposisi (pemecahan lebih terinci).

1.5. Balancing

Balancing (kesimbangan) dalam penggambaran levilisasi DFD perlu diperhatikan. Balancing DFD ini maksudnya keseimbangan antara alur data yang masuk/keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya.

(36)

36 Contoh DFD balancing dapat dilihat gambar di bawah ini :

Gambar 6.6 Diagram Konteks Restauran

Pada gambar dapat dilihat ada satu input ke dalam sistem yaitu Customer Order dan tiga ouput yang keluar dari sistem yaitu Receipt, Food Order, dan Management Reports.

(37)

37 Gambar 6.7 Diagram nol Restauran

Gambar diatas sudah dikatakan seimbang karena mempunyai input dan output yang sama dan tidak memasukan input ataupun output baru.

Contoh DFD unbalancing (tidak keseimbangan)

(38)

38 Dalam diagram konteks mempunyai satu inputan yaitu A dan satu keluaran yaitu B. Sedangkan pada diagram level 0 ada penambahan inputan baru yaitu C, berarti DFD tersebut dapat dikatakan tidak seimbang.

Tugas

1.

BAAK UNINDRA merancang sistem informasi untuk pelayanan penyusunan skripsi bagi mahasiswanya. Dengan bantuan Data Nilai yang ada, BAAK mengumumkan daftar nama mahasiswa yang sudah berhak menyusun skripsi. MAHASISWA tersebut kemudian membuat proposal skripsi ke BAAK. Setiap proposal yang masuk dikirimkan ke tim PRODI dan akan dibalas dengan Surat Persetujuan. Setelah itu BAAK menentukan DOSEN Pembimbing dan menyerahkan proposal tersebut kepada DOSEN yang bersangkutan. Seiring dengan jalannya bimbingan skripsi, semua DOSEN Pembimbing setiap bulan harus memberikan laporan kemajuan skripsi dari MAHASISWA yang dibimbingnya. Pada Akhir penyusunan skripsi DOSEN Pembimbing membuat pernyataan kepada BAAK bahwa mahasiswanya telah siap sidang dan MAHASISWA tersebut menyerahkan draf skripsi ke BAAK. Oleh BAAK draf skripsi tersebut diteruskan kepada tim PRODI. Selesai ujian skripsi PRODI mengirimkan nilai hasil sidang kepada BAAK untuk diumumkan kepada MAHASISWA.

Dari deskripsi diatas buatlah Diagram Konteks dan Diagram Nol.

2.

Deskripsi proses pada sistem pengelolaan rental mobil adalah sebagai berikut :

Setiap pelanggan yang akan menyewa mobil mengisi/mengajukan formulir peyewaan kemudian oleh sistem diverifikasi mengenai ketersediaan mobilnya. Jika tercapai kesepatan (mobil tersedia) maka data penyewaan tersebut disimpan. Setelah itu dibuatlah tagihan sewa kepada pelanggan. Setiap terjadi pembayaran sewa dari pelanggan maka datanya disimpan. Setiap periode tertentu dilakukan pembayaran sewa sekaligus laporan kepada pemilik mobil (karena tidak semua mobil yang ada adalah milik pengelola), serta laporan seluruh kegiatan rental kepada managemen rental.

(39)

39 Pertemuan : Ke- 9, 10 dan 11 ( Sembilan, Sepuluh dan Sebelas)

Pokok Bahasan : Struktur Data/ Kamus Data

Materi : 1. Kamus Data

2. Elemen-elemen data

3. Menggambarkan Struktur Data a. Notasi b. Kunci Index c. Data Tabel d. Normalisasi Data e. Spesifikasi Data __________________________________________________________________________________

Kamus Data

(40)

40 Sebuah kamus data digunakan untuk mencatat semua potongan informasi tentang sistem (tekstual atau numerik) yang tidak dapat direkam pada diagram. Ini adalah struktur yang mendasari dan yang menghubungkan berbagai tampilan sistem yang disajikan oleh berbagai jenis diagram (Yeates, 2004).

Kamus Data adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (jogiyanto, 1990). Kamus Data digunakan untuk :

a. Merancang Input

b. Merancang laporan- laporan dan database

Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan- laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang terdapat pada data flow diagram. (Jogiyanto, 1990). Kamus data (KD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, juga dapat digunakan untuk:

1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan 3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD.

KD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut: - Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD

- Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)

- Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data

- Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran

- Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik perhatian dalam entity-relationship diagram)

(41)

41 Gambar 9.1 Kamus Data Terhubung DFD

Kamus data dibuat dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data, simpanan dataa dan proses-proses seperti pada gambar di atas. Setiap simpanan data dan aliran data bisa ditetapkan dan kemudian diperluas sampai mencakup detail-detail elemen yang dimuatnya. Logika dari setiap proses ini bisa digambarkan dengan menggunakan data yang mengalir menuju dan keluar dari proses tersebut.

2.

Elemen-elemen data

Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang akan dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

1. Nama arus data, karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di KD.

(42)

42 2. Alias, alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedangkan bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data, telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir:

 Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau formulir.

 Hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer;

 Hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;

 Hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel.

 Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa: dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter, field.

4. Arus data, arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di KD agar mudah mencari arus data di DFD.

5. Penjelasan, Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Misalnya nama dari arus data adalah Tembusan Permintaan Persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

6. Periode, periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume, volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus daa. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan

(43)

43 untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data, struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa saja.

Contoh : KD untuk arus data Tembusan Permintaan Persediaan dapat dibuat dari DAD sebagai berikut:

(44)

44

3. Menggambarkan Struktur Data (kamus data komposit)

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata (dimana kita bekerja), kadang-kadang elemen data terlalu kompleks utuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen dat yang lebih sederhana tersebut didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan yang relevan (yang sifatnya elementer). Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umumnya digunakan dalam menganalisas sistem dengan menggunakan sejumlah simbol yaitu:

(45)

45 Contoh-contoh dari pemakaian simbol-simbol di atas, adalah:

Contoh 1:

Tembusan Permintan Persediaan = Kode Langganan + Nama Langganan + Tanggal Penjualan + Nomor Faktur + 1{ Informasi Barang }5 + Total Penjualan + ( Potongan Penjualan) + Pajak Penjualan + Total Dibayar + Jenis Penjualan Informasi Barang = Kode Barang +

Nama Barang + Unit Jual + Harga Satuan + Total Harga Jenis Penjualan = [ Cash | Credit ]

(46)

46 Contoh 2:

Dua diagram alir data di bawah ini dan masukan-masukan kamus data yang berhubungan untuk memproduksi pembayaran cek pegawai.

Struktur Data:

Record Pegawai = Nomor Pegawai + Informasi Pribadi + Informasi Gaji +

Informasi Pembayaran Saat Ini + Informasi Gaji Tahunan Sampai Hari Ini Record File Waktu = Nomor Pegawai +

Nama Pegawai + Jam Kerja

Pembayaran Cek Gaji = Nomor Pegawai + Nama Pegawai + Alamat +

Jumlah Pembayaran Saat Ini + Jumlah Gaji Tahunan Sampai Saat Ini Informasi Gaji = Perhitungan Pembayaran +

Jumlah Tanggungan Jumlah Pembayaran Saat Ini = Gaji Kotor +

(47)

47 Potongan Pajak Negara Bagian +

Potongan Pajak Jaminan Sosial + Gaji Bersih Contoh 3: Nama = gelar+nama_pertama+nama_tengah+nama_akhir Gelar = [Tuan|Nyonya|Nona|Doktor|Profesor] Nama_pertama = karakter_valid Nama_tengah = karakter_valid Nama_akhir = karakter_valid Karakter_vald = [A-Z|a-z|0-9|‟|-| ]

Pendefinisian elemen data yang direpresentasikan dengan notas “=” dibaca dalam konteks menjadi dibaca sebagai atau terdiri dari atau mendefinisikan atau diuraikan menjadi atau artinya sehingga notasi A = B + C dapat berarti: ketika kita menyebutkan A maka yang kita maksudkan adalah B dan C, A diuraikan menjadi B dan C atau A mendefinisikan B dan . Untuk melengkapi definisi elemen data ada sejumlah hal yang mesti diperhatikan, yaitu:

 Kejelasan arti elemen data dalam konteks aplikasi (yang biasanya dideskripsikan sebagai komentar dengan notasi **)

 Komposisi elemen data, jika masih dapat diuraikan

 Nilai dan satuan elemen data, jika sudah tidak dapat diuraikan lagi. Sebagai contoh, dalam pembangunan medical system yang menyimpan data pasien, kita mendefinisikan data berat dan tinggi dengan cara sebagai berikut:

Berat = * berat pasien ketika mendaftar di rumah sakit * * satuan : kilogram; rentang: 1-200 *

Ketika kita melakukan penguraian suatu elemen menjadi elemen yang lebih sederhana, maka hal itu harus tergambar dalam kamus data. Penggambaran tersebut seperti sudah dijelaskan di atas melalui komentar yang naratif dengan notasi komentar, yang mendeskripsikan arti sejelas dan sesingkat mungkin. Tentu saja ada elemen data yang tidak perlu didefinisikan karena nama elemen tersebut sudah cukup naratif misalnya tinggi_sekarang, berat_sekarang dan sebagainya. Pada kasus seperti ini tidak diperlukan komentar naratif dan didefinisikan sebagai null comment seperti contoh di bawah ini.

Contoh: tinggi sekarang = * satuan: sentimeter; rentang: 1-200 * Jenis_kelamin = * nilai :[P|W] *

Elemen data opsional didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat digunakan atau tidak dapat digunakan sebagai pilihan dari sejumlah alternatif. Ada banyak contoh elemen data opsional dalam suatu system informasi misalnya: penggunaan nama tengah bagi data pelanggan (boleh ada atau tidak ada).

(48)

48 Contoh: alamat_pelanggan = (tujuan_pengiriman)+(|alamat_penagihan).

Notasi pengulangan digunakan untuk mengindikasi pengulangan komponen elemen data. Pengulangan ini dapat dimulai dari 0 (minimal) sampai jumlah (maksimal) yang didefinisikan oleh penganalisa sistem. Contoh: pemesanan = nama_pelanggan + tujuan_pengiriman + {item}

Berarti pemesanan harus selalu berisi nama_pelanggan, tujuan_pengiriman dan 0 sampai x item. Jika telah diketahui maksimal item yang mungkin dipesan, maka dapat dibuat seperti contoh berikut:

Contoh: pemesanan = nama_pelanggan + tujuan_pengiriman + 1{item}10

Dimana satu berarti batas bawah (minimal) dan sepuluh berarti batas atas (maksimal). Tidak jadi masalah jika yang digunakan hanya batas bawah atau hanya batas atas atau keduanya seperti di bawah ini:

a = 1{b} a = {b}10 a = 1{b}10 a = {b}

Notasi seleksi digunakan untuk mengindikasikan elemen data yang dipilih (salah satu) dari sejumlah pilihan.

Contoh: jenis_kelamin = [Pria|Wanita]

Dalam kamus data juga dapat dicantumkan kode-kode karakter yang dapat membantu analis dalam menggambarkan bentuk dari data ataupun dibuat untuk merancang suatu output.

(49)

49 Untuk mengecek kebenaran (kelengkapan, konsistensi dan kontradiksi) dari kamus data, maka dapat digunakan testing dengan sejumlah pertanyaan sebagai berikut:

• Apakah semua aliran dalam DFD sudah didefinisikan dalam kamus data? • Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan?

• Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali?

• Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi?

• Adakah elemen data dalam kamus data tidak menjelaskan sesuatu dalam data flow diagram, entity relation atau state transition diagram?

Membangun kamus data adalah salah satu dari sejumlah aspek analisa yang paling banyak menghabiskan waktu. Tetapi kamus data juga merupakan salah satu aspek terpenting, tanpa kamus data yang mendefinisikan semua terminologi maka presisi sistem akan menjadi harapan kosong belaka.

(50)

50

Tugas

1. Buat Kamus Data pada DFD Rinci di bawah ini, minimal 3 Kamus Data!

PEMBELI 1.1. Masukkan Berdasarkan Merek Barang

Informasi Barang

1.2. Tampilkan Seluruh Jenis

Barang dari

Merek Tsb. Merek Barang Merek Barang 1.3. Tampilkan Stok Barang Tersedia Barang Dicari Tersedia Barang Dicari Tidak Tersedia Stok Barang 1.4. Beri Informasi Kepada Pembeli Stok Barang

(51)

51 Pertemuan : Ke- 12 (Dua Belas)

Pokok Bahasan : Diagram Hubungan Entitas Materi : 1. Pengertian ERD

2. Elemen ERD 3. ER versi Martin

4. Elemen ERD versi Martin

____________________________________________________________________________________

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM ( ERD )

Entity Relationship Diagram merupakan jaringan yang menggunakan susunan data yang

disimpann dari system secara abstrak. Diagram Entitiy Relationaship ini ditemukan oleh Chen

tahun 1976.

Tujuan dari Entity Relationship adalah untuk menunjukkan objek data dan relationship

yang ada pada objek tersebut. Disamping itu Model ER ini merupakan salah satu alat untuk

perancangan dalam basis data.

Komponen ( Simbol ) ERD

1. Entity

Adalah suato objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik dengan

objek lainnya, dimana semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Kumpulan

dari entity yang sejenis dinamakan Entity Set.

Contoh : Proyek

Penjualan

Langganan

Kendaraan

Peralatan

Pegawai

Pasien

Obat, dll

(52)

52

2. Relationship

Adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya. Relationship tidak

mempunyai keberadaan fisik atau konseptual kecuali yang sejenis dinamakan dengan

Relationsgip Diagram.

Simbol dari Relationship adalah :

Contoh :

Keterangan :

Memiliki adalah relationship set yang terbentuk antara entity Pegawai dengan entity

Kendaraan.

3. Atribut

Adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail

tentang entity atau relationship tersebut.

Simbol dari Atribut adalah :

Contoh :

Pegawai Memiliki _Kendaraan

Pegawai

NIP

Nama Alamat

(53)

53

DERAJAT RELATIONSHIP

Derajat Relationship adalah :

1. Unary ( Derajat Satu )

Adalah satu buah relationship menghubungkan satu buah entity.

Contoh :

Keterangan :

Manusia menikah dengan manusia, relationship menikah hanya menghubungkan entity

manusia.

2. Binary ( Derajat Dua )

Adalah satu buah relationship yang menghubungkan dua buah entity.

Contoh :

Keterangan :

Pegawai memiliki kendaraan, sebuah relationship memiliki mengubungkan entity

Pegawai dan entity Kendaraan.

3. Ternary ( Derajat Tiga )

Pegawai _Memiliki _Kendaraan

(54)

54