SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK
MAKALAH
Disusun untuk memperbaiki nilai dan memenuhi salah satu tugas
mata kuliah Manajemen Kearsipan
oleh:
Putri Nirmalasari (1401259)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2016
KATA PENGANTAR
Tiada kata yang patut kita ucapkan selain Alhamdulillah, atas segala nikmat dan hidayah yang tak henti-hentinya Allah SWT berikan kepada penyusun, puji syukur hanya bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan sedikit ilmu-NYA kepada ummat manusia. Salawat dan salam semoga terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa sedikit ilmu Allah dan memberi contoh bagaimana mengamalkan ilmu itu, yang telah menghamparkan permadani yang indah dan menggulung tikar-tikar kebatilan, kemudian semoga terlimpahkan pula keselamatan bagi keluarga dan sahabat Nabi.
Dalam penyusunan makalah ini, penyusun pastinya menemui banyak hambatan dan kesulitan. Namun, berkat semangat dan bantuan serta dukungan dari semua pihak, hambatan dan kesulitan itu bisa teratasi. Penyusunan makalah ini sebagai tugas individu untuk memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah “Manajemen Kearsipan”. Penyusun menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan dan penyelesaian makalah ini.
Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, karena manusia biasa itu tidak luput dari khilaf dan tempatnya salah. Maka dari itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini kedepannya.
Bandung, Juni 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...2 DAFTAR ISI...3 BAB I PENDAHULUAN...4 1.1 Latar Belakang...4 1.2 Rumusan Masalah...5 1.3 Tujuan...5 BAB II PEMBAHASAN...62.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik...6
2.2 Proses Penciptaan Arsip...8
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik...9
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik...10
2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik...11
2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik...12
2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik...13
2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik...14
2.5.1 Pengertian...14
2.5.2 Tahapan Kerja...15
2.5.3 Karakteristik...15
2.5.4 Proses Kerja...16
BAB III PENUTUP...17
3.1 Kesimpulan...17
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangPerkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.
Dengan meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk mengakses informasi yang berasal dari arsip. Dalam hal ini diperlukannya sistem manajemen untuk arsip elektronik untuk menunjang pekerjaan kearsipan.
Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan dengan perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat, manfaat yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang matang dan terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai dengan tahapan kebuthan organisasi.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah, yaitu.
1. Apa pengertian dan konsep arsip elektronik? 2. Bagaimana Proses Penciptaan arsip elektronik? 3. Bagaimana pengelolaan arsip elektronik?
4. Apa saja kelebihan dan kelemahan dari arsip elektronik?
5. Apa pengertian Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik? 6. Apa saja Karakteristik Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik? 7. Bagaimana Proses Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini, yaitu:
1. Mendeskripsikan pengertian dan konsep dari arsip elektronik. 2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik.
3. Menjelaskan pengelolaan arsip elektronik 4. Memberitahukan kelemahan dan kelebihan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan Konsep Arsip ElektronikAhli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. “Electronic file generally consist of any collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use.” Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.”…that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use.” Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.
Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms,1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must betranslated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer). International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft), 1996. Mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, ( arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan menggunakan komputer digital.)
Kemudian, Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi computer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali.
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut
International Council on Archives :
1. Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
2. Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya
3. Adanya proses penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik
dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti. 2.2 Proses Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.
1. Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video,dan khususnya adalah komputer.
2. Penciptaan dengan transformasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan pembuatan daftar arsip elektyronik karena kesalahan dalam penulisan data arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya. Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik
Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :
1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.
2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.
3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.
4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik secara modular. Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
a. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter. b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif)
pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.
c. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.
b. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain.
a). Media Magnetik (magnetic Media) b). Disk Magnetik (magnetic disk) c). Pita magnetik (magnetic tape) d). Kaset (cassette)
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti
floppy disk, hard disk dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.
Adapun penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:
1. Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer. Harddisk jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.
2. Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan
interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya, misalnya surat izin dari pemilik arsip. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).
3. Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik masih sedikit
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun administrasi atau bisa langsung diambil. Media yang cocok untuk digunakan adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan sehingga tidak terhubungdalam jaringan.
2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Informasi arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1.Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2.Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
3.Melakukan pemeliharaan perangkat lunak(software), dan melakukan penyesuaian berkala.
Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasan ya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
1.Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.
2.Menggunakansoftware asli (bukan bajakan) 3.Memback up data secara berkala
4.Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
5.Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.
2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik
a. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional. Artinya bahwa penemuan, flash disk dan memory card. Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkahlangkah sebagai berikut : Menanyakan jenis arsip yang disimpan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin
b. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical, apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah langkah sebagai berikut : A. Menanyakan jenis arsip yang disimpan B. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks C. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip D. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip.
2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar
setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
Selain kelebihan, berikut ini ada beberapa kelemahan penyimpanan arsip elektronik. a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi,
atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Problema Legalitas Arsip Elektronik
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :
a. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.
b. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang ada dan tercipta di lingkungan.
2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik 2.5.1 Pengertian
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui
sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :
1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.
2.5.2 Tahapan Kerja
Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:
1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.
2.5.3 Karakteristik
Ada beberapa arakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut : Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
2.5.4 Proses Kerja
Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya.
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network.
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.
BAB III
PENUTUP
3.1 KesimpulanArsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik. Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki beberapa keuntungan diataranya:
a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
Kelemahan Arsip Elektronik
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta :Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.
www.bacaanonline.com/manajemen-arsip- elektronik- monika -nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 20 Juni 2016
Read-Smith, 2002, record management, South-Western Thomson Learning : United States Sedarmayanti. (1992). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Ilham Jaya Offset.
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal
: 20 Juni 2016
