(OFFICE ADMINISTRATIVE)

(1)

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

ADMINISTRASI KANTOR LEVEL II

(OFFICE ADMINISTRATIVE)

KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.II.01

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

(2)

KATA PENGANTAR

Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang

Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan

untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna

meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja.

Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar

kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan

kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang

mengacu pada standar kompetensi kerja.

Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia

telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di

Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi

merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi

pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia.

Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya

program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan

pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau

Swasta.

Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang.

Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi

Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan

yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit

kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI.

Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga

bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK.

Jakarta, Desember 2008

DIREKTUR

STANDARDISASI KOMPETENSI

DAN PROGRAM PELATIHAN

(3)

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

1. Judul/Nama Pelatihan

: Administrasi Perkantoran

2. Kode Program Pelatihan

: K.72.9.0.1.2.3.II.01

3. Jenjang Program Pelatihan : Level II

4. Tujuan Pelatihan

:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten :

4. 1 Menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan

bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai

4. 2 Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju

4. 3 Menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll.

4. 4 Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan

mengantar tamu

4. 5 Melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang terbatas

dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya

5. Unit Kompetensi yang ditempuh :

5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

5.2 Berkomunikasi melalui Telepon

5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

5.4 Mengoperasikan Komputer

5.5 Menggunakan Peralatan Kantor

5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak

5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen

5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

5.11 Memelihara Data di Komputer

5.12 Melakukan Prosedur Administrasi

5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana

5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

6. Lama Pelatihan

: 480 Jam Pelatihan (@45 menit)

OJT

: 320 Jam (@45 menit)

Jumlah

: 800 Jam Pelatihan

7. Persyaratan Peserta Pelatihan

:

7.1 Pendidikan

:

Minimal Tamat SMA/SMK

7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja

:

-

7.3 Umur/Usia

:

Minimal 17 Tahun

7.4 Jenis Kelamin

:

Pria / wanita

7.5 Kesehatan

:

Sehat Jasmani

(4)

KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

JAM PELATIHAN

PENGETA HUAN KETERAMPI LAN JUMLAH I KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ADM.PK01.001.01 6 18 24 1.2. Berkomunikasi melalui Telepon ADM.PK01.002.01 4 12 16 1.3. Bekerjasama dengan Kolega

dan Pelanggan

ADM.PK01.003.01 6 18 24 1.4. Mengoperasikan Komputer ADM.PK01.005.01 4 12 16 1.5. Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 6 18 24 Jumlah I 26 78 104 II KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak ADM.PK.02.001.01 12 64 76 2.2 Menciptakan dan

Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK.02.003.01 6 24 30

2.3 Menangani Penerimaan Surat/ Dokumen

ADM.PK.02.008.01 4 8 12 2.4 Menangani Pengiriman Surat/

Dokumen

ADM.PK.02.009.01 4 8 12 2.5 Mengelola dan Menjaga

Sistem Kearsipan

ADM.PK.02.013.01 8 36 44 2.6 Memelihara Data di Komputer ADM.PK.02.014.01 4 12 16 2.7 Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK.02.007.01 12 36 48 2.8 Menghasilkan Dokumen Sederhana ADM.PK.02.005.01 6 16 22

2.9 Membaca dalam Bahasa Inggris pada TOD

ADM.PK.02.020.01

8 24 32

2.10 Menulis dalam Bahasa Inggris

pada TOD ADM.PK.02.021.01 8 24 32

Jumlah II 72 252 324

III. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS 3.1 Menjaga kebersihan

peralatan dan tempat kerja

ADM.PK.03.001.01 6 12 18 3.2 Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK.03.002.01 6 12 18

Jumlah III 12 24 36

IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN

4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan

- 4 12 16

(5)

NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

JAM PELATIHAN

PENGETA HUAN KETERAMPI LAN JUMLAH 5.1 Melakukan pekerjaan Administrasi Perkantoran di tempat kerja / Industri

-

320

Jumlah V 320

(6)

SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

I. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM

1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK01.001.01

Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit

ELEMEN

KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Penget

ahuan Ketera mpilan 01. Mengidentifi- fikasi proses komunikasi di tempat kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

• Cara berkomunikasi yang baik dan benar.

• Pengembangan pendekat-an proaktif untuk peningkatan pelayanan. Melakukan identifikasi persyarat-an berkomunikasi di tempat kerja

Bersikap ramah dan santun 3 3

1.2 Sarana untuk

berkomunikasi dengan

penyelia dan rekan sekerja

teridentifikasi sesuai

standar di tempat kerja.

Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Mengetahui cara

meng-umpulkan informasi secara efektif dan efektif

Mampu memilah informasi yang diterima

Penyampaian infor-masi

efektif dan efisien

02. Menerima & menyampai-kan informasi

2.1 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengar-kan secara aktif digunamendengar-kan untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal komunikasi yang tepat.

Prosedur komunikasi yang efektif

• Dapat menerjemahkan

informasi baik verbal

maupun non verbal

dengan tepat.

• Dapat melakukan

komunikasi dengan

efektif.

Berbicara ramah dan

santun dalam

menyampaikan dan

menerima informasi

3 3

2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui.

Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal

• Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan

• Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan

Menerima dan memahami

semua informasi yg

(7)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 2.3 Dokumentasi rutin yang

bersifat sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac

Prosedur penanganan

kelengkapan informasi di tempat kerja

Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi.

Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar

2.4 Informasi dan ide di diskusi-kan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat.

• Dapat mengkategorisasi dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja

• Dapat mengkomposisi

informasi dan ide untuk di diskusikan

• Melakukan pencatatan

untuk melengkapi

dokumentasi secara

akurat.

• Dapat mendiskusikan ide dan informasi dengan

menggunakan teknik

komunikasi yang tepat.

• Kelengkapan dokumentasi rutin ditulis rapi dan mudah dibaca

• Melakukan diskusi

terhadap ide dan

informasi dengan cara jelas dan santun.

03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis seba-gai Informasi

3.1 Prosedur dan format

penulisan konsep yang

relevan diidentifikasi

Dapat mencocokkan prosedur dan format penulisan konsep yang relevan

Dapat mengkoordinasikan relevansi prosedur dan format penulisan konsep.

Mengapresiasi pro-sedur

dan format penulisan

konsep yg relevan

3 4

3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu

Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui.

Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan pada orang yg dituju.

Menyampaikan konsep

tulisan tepat pada

waktunya.

3.3 Menggunakan bahasa

verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja.

Dapat mengekspresikan

bahasa verbal dan non verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja.

Menggunakan bahasa

verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik.

Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan dan SOP

04. Memilih Media Komunikasi

4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP.

Pemilihan media komunikasi sesuai SOP

Memilih media komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan

Penggunaan media

komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP

2 2

4.2 Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3

Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk

kerja sesuai dengan acuan K3

(8)

1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon Kode Unit : ADM.PK01.002.01

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 1. Menerima

Panggilan

1.1 Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan

sopan sesuai dengan

standar perusahaan

• Tata cara menerima

penggilan telepon dipahami Cara mengangkat telpon Cara Mengucap salam

Cara memberikan

in-formasi yang tepat dan benar

Menyampaikan kata-kata

salam dalam percakapan telepon

Menyampaikan kata-kata

salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan ramah

2 3

1.2 Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan

disampaikan kepada

departemen/orang yang

tepat untuk ditindak-lanjuti.

Prosedur pencatatan pesan telepon

Mencatat dan

menyampai-kan permintaan pesan

telepon pada lembar pesan telepon

Mencatat dan

me-nyampaikan per-mintaan

pesan telepon pada lem-bar

pesan telepon sesuai

dengan peraturan

perusahaan 1.3 Bantuan ditawarkan kepada

penelpon secara bersahabat

dan tujuan panggilan

tertentu secara cepat

Prosedur berkomunikasi di telepon

Melakukan komunikasi

untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan

Melakukan komu-nikasi

untuk menawarkan ban-tuan sesuai tujuan dengan tepat

1.4 Uraian penelpon diulang

secara rinci untuk

memperkuat pengertian

Prosedur melakukan

konfirmasi di telepon

Melakukan konfirmasi ulang

terhadap uraian yang

disampaikan

Melakukan kon-firmasi

ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan

1.5 Jika memungkinkan

peluang digunakan untuk dapat menjelaskan

produk-produk dan pelayanan

perusahaan

Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada

digunakan untuk

menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada

digunakan untuk

menjelaskan produk dan

pelayanan perusa-haan

(9)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 1.6 Panggilan telepon yang

mengancam dan

mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang

yangberwenang sesuai

dengan prosedur

perusahaan

Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan

Melakukan penanganan

telepon yang mengancam dan mencurigakan

telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP

2. Melakukan panggilan telepon

2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar

Prosedur melakukan

hubungan telepon

Melakukan identifikasi

nomor yang akan dituju untuk menelepon

nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar

2 3

2.2 Tujuan dari menelpon telah dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil Aturan berkomunikasi di telepon Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon Tujuan menelepon direncanakan sebelum

menelepon dengan benar

2.3 Alat/sarana digunakan

secara tepat

Prosedur penggunaan alat/ sarana

Menggunakan sarana

dengan benar

Menggunakan sarana

sesuai SOP

2.4 Nama perusahaan dan

alasan menelepon

disampaikan dengan tepat

Prosedur penyampaian

maksud menelepon

Melakukan penyampaian

maksud alasan menelepon dengan benar

Alasan menelepon

disampaikan dengan tepat

2.5 Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah setiap saat

Prosedur berkomunikasi di telepon

Melakukan pembicaraan

telepon dengan

meng-gunakan kosakata dan

percakapan yang tepat

Melakukan pembicaraan

telepon dengan

meng-gunakan kosakata dan

percakapan yang tepat

sesuai SOP

3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepo

3.1 Pembicaraan telepon yang

akan berakhir dapat

diidentifikasi

Prosedur mengakhiri

pembicaraan di telepon

Mengidentifikasi

pembicaraan telepon yang akan berakhir

Mengidentifikasi

pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat

1 2

3.2 Salam penutup diucapkan dengan benar

Cara mengucap salam

penutup pada akhir

pembicaraan

Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan

Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat

(10)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 3.3. Pesawat telepon ditutup

dengan tepat dan benar

Cara meletakan gagang

telepon yang benar

Meletakan gagang telepon

setelah memastikan

hubungan telepon telah berakhir

Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara

4. Penyampaian Pesan Telepon

4.1 Penulisan pesan dalam

lembar pesan telepon

dilakukan dengan tepat dan benar

Prosedur penulisan pesan pada LPT

Menuliskan pesan telepon

pada Lembar Pesan

Telepon dengan benar

Pencatatatan dilakukan

sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar

1 2

4.2 Pesan secara tepat

disiarkan/disampaikan kepada orang yang dituju

dengan batas waktu/

tenggang waktu

Prosedur penyampaian pesan telepon

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera

4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat

Cara penyampaian pesan

dengan waktu yang tepat

Penyampaian pesan

disampaikan tepat waktu dengan benar

Pesan disampai-kan sesuai waktunya.

(11)

1.3._{Unit Kompetensi} : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK01.003.01

Durasi Pembelajaran : 16 jam @ 45 menit

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

Jenis Komunikasi di tempat kerja

Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi

dalam berkomunikasi di tempat kerja

2 4

1.2 Sarana untuk

berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.

Jenis sarana komunikasi Menggunakan sarana yang

sesuai dalam berkomunikasi

Memakai sarana yang

benar dalam

ber-komunikasi

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Proses pemberian informasi Menyampaikan informasi

secara efektif dan efisien

Menyampaikan informasi

dengan benar 1.4 Kepekaan akan

kebuda-yaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

Kultur Budaya Kultur sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang ber-beda kultur dan sosial sesuai dengan

per-bedaan kultur dan

budaya

1.5 Kemampuan

mendengar-kan dengan aktif dan

bertanya bila perlu,

dilakukan untuk

memastikan keberhasilan komunikasi dua arah.

Komunikasi aktif dua arah Melakukan komunikasi

Mendengarkan secara aktif.

Menunjukkan kemampu-an

untuk memahami dan

mendengarkan dengan baik

1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan

dari kolega, bila

dibutuhkan.

Prinsip dasar penanganan

konflik dan pemecahan

masalah

Melakukan usaha

pemecahan konflik atau kesalahpahaman

Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai

dengan kebijakan

(12)

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan

2.1 Kebutuhan dan tujuan

pe-langgan, termasuk di

dalam-nya kebutuhan

khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pe-layanan diberikan secara tepat.

Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas pelayanan

• Memberikan layanan

sesuai dengan kebutuhan pelanggan

• Melakukan pemenuhan

kebutuhan pelanggan

Menunjukan kemampuan

sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

2 4

2.2 Semua kebutuhan dan per-mintaan yang layak dari

pelanggan dipenuhi di

dalam jangka waktu

segera/tidak terlalu lama.

Kualitas pelayanan

Kebutuhan potensial layanan

Melakukan pemenuhan

permintaan pelanggan

Menunjukkan ke-mampuan

memenuhi permintaan

pelanggan

2.3 Kesempatan untuk

me-ningkatkan kualitas

pelayan-an diidentifikasi dan dilaku-kan bilamana memungkin-kan.

Pengembangan jasa kepada pelanggan

Mempergunakan peluang

untuk senantiasa

me-ningkatkan kualitas

pelayan-an

Melakukan peningkatan

kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan

2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan. • Kualitas pelayanan • Kebutuhan potensial layanan Melakukan prosedur menangani keluhan pelanggan Mengatasi keluhan

pelanggan sesuai dengan kebijakan perusahaan

2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk

ditindaklanjuti sesuai

dengan tingkat tanggung jawabnya.

Proses penanganan keluhan pelanggan

Mengambil tindakan untuk

mengatasi keluhan

pelanggan

Menunjukkan kemampuan

meme-nuhi permintaan

pelanggan

(13)

1.4. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK01.005.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi

1.1 Komputer dinyalakan sesuai

dengan prosedur pemakaian Prosedur pengoperasian Komputer Melakukan pengoperasian komputer Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP

1 1

1.2 Fungsi dasar diidentifikasi

berdasarkan pemakaian

sistem informasi

Prosedur identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer

fungsi dasar pemakaian komputer

fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP 1.3 Informasi diidentifikasi

dengan benar

Prosedur identifikasi informasi Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer

informasi sebelum me-mulai

penggunaan kom-puter

sesuai prosedur 1.4 Metode pencarian secara

tepat dipilih untuk

penggunaan tipe informasi

Prosedur pencarian metode Melakukan pencarian

metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih

Melakukan pencarian

metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih dengan tepat

1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar

Prosedur penyusunan

perangkat keras

Melakukan penyusunan

perangkat keras dengan benar

Melakukan penyusunan

perangkat keras dengan benar sesuai SOP

1.6 Tersedianya fasilitas

bantuan (help) yang dapat digunakan jika dibutuhkan.

Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help)

Melakukan penggunaan

fasilitas bantuan jika dibutuhkan

Melakukan penggunaan

fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP 2. Menyimpan

Data di Komputer

2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket)

Prosedur penyimpanan data di komputer

Melakukan penyimpanan

data di Komputer

data di Komputer sesuai SOP

(14)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 2.2 Fungsi yang berbeda dan

bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu

Prosedur identifikasi dari

fungsi-fungsi desktop

komputer

Melakukan pengoperasian komputer dengan menge-nal fungsi-fungsi dari Desktop

Melaksanakan pekerjaan

pada tempatnya

2.3 Program dibuka, diubah

ukurannya dan ditutup

untuk tujuan navigasi

Prosedur pengoperasian

program

program yang akan

digunakan

program yang akan

digunakan sesuai SOP 2.4 Shortcuts dari desktop

dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli.

Teknik pembuatan shortcuts Membuat shortcuts dari desktop

Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP

3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder

3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai

Prosedur pembuatan folder dan nama folder

Membuat folder dan judul folder

Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan perusahaan

1 1

3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi

Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll)

atribut-atribut folder sesuai kebutuhan

Mengenal penggunaan

atribut-atribut folder sesuai kebutuhan

3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder

Teknik pemindahan sub

folder

Melakukan pemindahan sub folder

Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP

3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan

Teknik penggantian nama folder

Melakukan penggantian

nama folder bila diperlukan

nama folder bila diperlukan sesuai SOP

3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbeda-beda.

Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode berbeda

Melakukan pengaksesan

folder dan sub folder dengan metode berbeda

Melakukan pengaksesan

folder dan sub folder dengan metode berbeda sesuai SOP

4. Mengatur file

untuk

pema-kai (user) dan

/atau

ke-perluan

peng-4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim dipakai dari file dalam folder diidentifikasi

Prosedur pengaturan data / file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan

data/file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP

1 2

4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu

Prosedur membuat dan

memberi nama file

Membuat dan memberi

nama file

Membuat dan memberi

(15)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan aturan data 4.3 Kelompok file dipilih dan di

buka serta diganti nama-nya apabila diperlukan

Prosedur penggantian nama dan kelompok file

nama dan kelompok file

nama dan kelompok file sesuai SOP

4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder

Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP

4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu

Prosedur memperbaiki /

mengembalikan file yang

terhapus

Dapat melakukan

perbaikan/ pengembalian file yang terhapus.

Dapat melakukan

perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP

4.6 Tools perangkat lunak

digunakan untuk

menempatkan file

Prosedur menggunakan tools perangkat lunak

Dapat menggunakan tools

perangkat lunak untuk

menempatkan file

Dapat menggunakan tools

perangkat lunak untuk

menempatkan file sesuai SOP

5. Mencetak data/informasi

5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah di-install

Prosedur mencetak data/

informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai prosedur

1 2

5.2 Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu

Prosedur membatalkan

pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan

pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan

pencetakan pada printer sesuai prosedur

5.3 Kesalahan dalam penceta-kan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia.

Prosedur mengubah

pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan

pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan

pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP

6. Mematikan Komputer

6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka

Prosedur mengakhiri

pengoperasian komputer

Melakukan penutupan

komputer dengan menutup

terlebih dahulu semua

aplikasi yang telah dibuka

Melakukan penutupan

komputer dengan menutup

terlebih dahulu semua

aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP

1 1

6.2 Komputer dimatikan sesuai

ketentuan prosedur

pemakaian.

Prosedur mematikan

komputer

Melakukan mematikan

komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian

Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar

(16)

1.5. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK01.006.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan

digunakan dikuasai dan

dipahami

Memilih perlengkapan dan

peralatan yang akan

digunakan.

Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang

2 6

1.2 Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan

dipertimbangkan sesuai

kebutuhan.

• Jenis Peralatan serta operasional kerjanya

• Penentuan jumlah

peralatan yang akan

digunakan.

• Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan • Memeriksa dan

Meng-amati ketidaksesuaian peralatan Penggunaan peralatan disesuaikan dengan kebutuhan 2. Mengoparasi-kan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan

sesuai prosedur dan

instruksi penggunaan

Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya

Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP

Mengoperasikan per-alatan

kantor yang digunakan

menurut fungsinya

3 8

2.2 Ketidaksesuaian diidentifi-kasi secara tepat dan benar Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP

3. Memelihara Peralatan

3.1 Pemeliharaan peralatan

dilakukan sesuai instruksi penggunaan

Pengetahuan tentang cara

pemeliharaan peralatan

menurut SOP atau petunjuk Buku Manual

Melakukan pemeliharaan

peralatan yang digunakan

Mentaati rambu-rambu

penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan

2 3

3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi

Cara Pencatatan

peme-liharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan

Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentu-kan

Menyimpan buku

pe-meliharaan pada tempat-nya

3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan

Pengetahuan cara

menyimpanan sarana

menurut SOP

Penyimpanan dilakukan

sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar

Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan

(17)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan

3.4 Perbaikan (Peralatan

kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar

dapat diambil sebuah

tindakan

Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa

ditangani kepada yang

berwenang sesuai prosedur

Memperbaiki kerusakan

ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan

kerusakan yang berat

diserahkan kepada ahlinya

Mengatasi kerusakan

dengan baik dan sesuai kemampuan

(18)

II._{KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI}

2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak Kode Unit : ADM.PK02.001.01

Durasi Pembelajaran : 76 Jam @ 45 Menit

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 1. Mengakses aplikasi perangkat lunak

1.1 Pilihan aplikasi yang

dibutuhkan

diidentifi-kasikan dengan benar

Cara memilih aplikasi sesuai

dengan kebutuhan yang

benar

Memilih aplikasi dengan benar sesuai kebutuhan

Aplikasi yang dipilih benar dan tepat

4 8

1.2 Sistem digunakan secara benar dan efisien

Cara menggunakan sistem dengan benar

Menggunakan sistem secara benar dan tepat

Sistem digunakan secara benar dan tepat

1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat

untuk penggunaan tipe

informasi

Cara memilih metode pencian secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi

Memilih metode pencarian dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe informasi

Metode pencrian yang

dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi

2. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

2.1 Aplikasi perangkat lunak

dipilih sesuai dengan

kebutuhan

Cara memilih aplikasi perangkat lunak dengan benar

Memilih aplikasi perangkat lunak dipilih dengan benar dan tepat

Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan

Kebutuhan

20 44

2.2 Aplikasi dijalankan sesuai dengan prosedur

Cara menjalankan/ meng-operasikan aplikasi sesuai prosedur

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual

Perangkat lunak

di-operasikan sesuai SOP

2.3 Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi diidentifikasi untuk fungsi tertentu

Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar sesuai SOP

Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan

sesuai peranan yang

berbeda dilakukan dengan benar

Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi

yang berbeda sesuai

kebutuhan

(19)

2.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.003.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 01. Menggunakan cara kerja praktis

1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna.

Penggunakan komputer

sesuai kondisi ergonomis

Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat

Duduk dengan posisi yang benar 2 2 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer.

Jenis pekerjaan apa saja yang

dapat menggunakan

komputer

Melakukan pengaturan

pekerjaan sebelum meng-operasikan komputer

Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer

1.3 Bahasa teknis komputer

dan program digunakan

untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan

pengaturan dan

permintaan.

Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk

memperjelas tugas dan

permintaan

Menggunakan bahasa

teknis dan program

komputer yang tepat

Bahasa teknis dan program

digunakan sesuai

kebutuhan

02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana

2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai.

Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian

komputer dilakukan sesuai dengan permintaan

Pengoperasian dilakukan

sesuai permintaan dan

kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan

2 4

2.2 Menentukan perangkat

lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan

Pilihan perangkat lunak/ program

Memilih perangkat lunak

yang sesuai dengan

kebutuhan

Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan

2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja

dibuat sesuai dengan

format permintaan

presentasi.

Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja

di komputer

Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan

(20)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 2.4 Rumus perangkat lunak

telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan

hasil yang memenuhi

persyaratan.

Pengoperasian komputer Membuat lembar kerja yang

membutuhkan rumus

program dengan tepat

Penggunaan rumus

program sesuai SOP

2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai

dikonsultasikan untuk

mendapat konfirmasi dari Penyelia

03. Menghasilkan Lembar Kerja

3.1 Data yang dimasukan,

diperiksa ulang kesesuaian-nya

• Cara mencari bantuan dari Manual, Help

• Cara melihat lembar kerja melalui Preview

Dapat menyiapkan, meng-hasilkan pekerjaan menyim-pan dalam waktu yang ditentukan

Teliti, memeriksa ulang pekerjaan

2 7

3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu

Cara memberi nama,

menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Melakukan penyimpanan,

menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan

3.3 Buku pedoman,

dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya.

Pengoperasian komputer

sesuai hasil yang diinginkan

Menggunakan bantuan

sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja

Penggunaan bantuan di-lakukan sesuai kebutuhan

3.4 Lembar kerja sebelum

dicetak dipreview dan

dicocokkan sesuai

permintaan

Pengoperasian pencetakan Melakukan preview

sebelum mencetak

dokumen

Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak

3.5 Lembar kerja diberi nama

dan disimpan, sesuai

dengan permintaan dan

pengaturan aplikasi agar

tidak terjadi

Cara memberi nama,

menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

data

Penyimpanan data

(21)

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana

4.1 Permintaan dan tugas

pengaturan ditentukan

dalam hubungannya

dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan.

Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik

• Membuat Grafik

• Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst.

3 8

4.2 Pilihan dan design dari

grafik memungkinkan

gambaran yang berlaku dari data numerik dan

mempertemu-kan tugas

dan permintaan

pengaturan

Dapat mengcopy grafik ke Word

4.3 Grafik dipreview,

pencocok-kan dan

pencetakan yang

berhubungan dengan

per-mintaan dan tugas

pengaturan.

• Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak • Dapat mencetak grafik

(22)

2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK02.005.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 01. Mempersiap-kan Peralatan 1.1 Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP Prosedur penggunaan Komputer Mempersiapkan peralatan komputer

Bekerja sesuai prosedur/ SOP

2 4

1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan

Jenis program perangkat

lunak

Menentukan jenis program yang akan digunakan

Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuh-an

1.3 Media penyimpanan telah diformat

Prosedur memformat media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP

1.4 Nama file diakses sesuai kebutuhan

Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan

1.5 Dokumen yang akan

diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait

Prosedur memproduksi

dokumen

Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait

Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait sesuai SOP

1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya

Prosedur pencetakan

dokumen

Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen

Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen sesuai SOP

1.7 Bahan untuk mencetak

disiapkan sesuai

kebutuhan

Mempersiapkan bahan

untuk mencetak

Mempersiapkan bahan

untuk mencetak sesuai

(23)

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen

2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perusahaan

Teknik membuat surat bisnis Membuat surat untuk

keperluan perusahaan

Melakukan pekerjaan sesuai SOP

2 6

2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model

surat, seberapa besar

kapasitas penyimpanan

menyimp-an dan aspek keamanan-nya

teridentifikasi

Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya

Membuat surat dengan

bentuk yang diminta

bentuk yang diminta sesuai kebutuhan perusahaan

03. Mencetak dokumen

3.1 Dokumen yang akan

dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya

Format dan tatabahasa Ketepatan tata bahasa surat

dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak

Ketepatan tata bahasa surat diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP

2 8

3.2 Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan baik

Alat cetak Memeriksa alat cetak

sebelum digunakan

Memeriksa alat cetak

sebelum digunakan sesuai SOP

3.3 Dokumen dicetak sesuai

dengan instruksi dan

kebutuhan

Cara mencetak Mencetak dengan format

yang benar

Mencetak dengan format

yang benar sesuai

kebutuhan organisasi 3.4 Tampilan, penyesuaian,

dan pencetakan dokumen- dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas.

(24)

2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01

Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit

ELEMEN

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Penget

ahuan

Ketera mpilan

1.4 Dokumen diproses sesuai

dengan pro-sedur

perusahaan dengan batas waktu.

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen

secara tepat sesuai

prosedur perusahaan

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

4 8

1. Proses dokumen-dokumen

kantor _1.5 Peralatan kantor dipakai

secara benar untuk

memproses dokumen.

Prosedur penggunaan

peralatan kantor untuk

memproses dokumen

Menggunakan peralatan

kantor untuk memproses dokumen dengan benar.

kantor untuk mem-proses

dokumen dengan benar

sesuai prosedur

per-usahaan

1.3 Kerusakan peralatan

kantor diidentifikasi secara

cepat dan

diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

Prosedur penanganan

kerusakan pada peralatan kantor

Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusak-an peralatkerusak-an kkerusak-antor

Melakukan tindakan cepat

dalam menangani

ke-rusakan peralatan kantor sesuai prosedur perusahaan

2. Dasar surat – menyurat

2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan

Macam-macam jenis surat dan format surat

format yang sesuai

aturan yang ditentukan perusahaan

4 18

2.2 Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas

Teknik penulisan

kalimat/kata-kata pada surat

menggunakan bahasa yang singkat dan jelas

Penggunaan kalimat /kata-kata tepat dan benar

2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar

Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar

Mengidentifikasi

peng-gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat.

Penggunaan tata bahasa,

ejaan dan tanda baca

memper-hatikan etika

penulisan 2.4. Informasi dicek secara teliti

sebelum dikirim.

Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan

informasi sebelum surat

Melakukan pengecekan

(25)

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 3. Mengurus / menjaga system dokumen 3.1.

Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen

secara tepat sesuai

prosedur perusaha-an

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

4 10

3.2.

Referensi dan sistem

indeks di modifikasi dan

diper-baharui sesuai

dengan prosedur

perusahaan

Prosedur melakukan

modifikasi referensi dan sistem indeks

Melakukan modifikasi

referensi dan sistem

Melakukan modifikasi

referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan

(26)

2.2. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.008.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 01 Mengidentifi-kasi surat/ dokumen yang diterima 1.1 Surat/dokumen yang

diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Pengetahuan cara meng-identifikasi surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan

Melakukan pengidentifikasian

surat/dokumen yang

diterima

Melakukan

pengidentif-ikasian surat/ dokumen yang diterima

1 1

1.2 Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan proses

menyeleksi dan menyortir surat/dokumen

Melakukan proses

menyeleksi dan menyortir

surat/ dokumen sesuai

dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting

dan rahasia diidentifikasi

Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan

pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Penanganan surat/

dokumen yang bersifat

penting dan rahasia sesuai SOP

1.4 Berita dalam surat

elektronik diperiksa

keakuratannya dan

lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama

sesuai prosedur

perusahaan.

Prosedur pemeriksaan

keakuratan berita dalam surat

elektronik dan

pengidentifikasian lampiran

yang disiapkan secara

seksama sesuai prosedur

perusahaan

Melakukan pemeriksaan

keakuratan berita dalam

surat elektronik dan

pengidentifikasian lampiran

yang disiapkan secara

seksama

Pengidentifikasi keakurat-an surat elektronik sesuai prosedur perusahaan 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan pencatatan

surat/ dokumen yang

diterima

Melakukan pencatatan

dengan sistem yang ada pada perusahaan

(27)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan

masuk 2.2 Surat yang rusak,

mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses pencatatan dan

pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses pencatat-an dpencatat-an pelaporpencatat-an surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses

pencatatan dan pelaporan

surat yang rusak,

mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan 2.3 Jabatan dan lokasi para

karyawan dan

departemennya diketahui.

Prosedur penerimaan surat/

dokumen yang ditujukan

kepada karyawan lainnya

Melakukan distribusi surat/

dokumen yang diterima

kepada para karyawan di departemennya

Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di

departemennya sesuai tujuannya 03 Mendistribusi-kan surat/ dokumen masuk 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat

dilakukan dengan batas

waktu

Melakukan proses

pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera 2 3 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan

prosedur 3.3 Salinan surat/ dokumen

dibuat apabila diperlu-kan.

Pengetahuan pembuatan

salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan

salinan

Melakukan pembuatan

salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan

(28)

2.3. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.009.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 01 Mengidentifi-kasi surat / dokumen untuk dikirim

1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim

Melakukan proses

peng-identifikasian surat/

dokumen yang akan dikirim

Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP

1 1

1.2 Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya

Proses penyeleksian surat/

dokumen sesuai dengan

tujuannya

Melakukan proses penyelek-sian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

Penyeleksian surat/

dokumen sesuai dengan tujuannya

1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan

sesuai prosedur

perusahaan

Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan

elektronik yang akan

dikirim diperiksa

ke-akuratannya dan lampiran diteliti secara seksama

sesuai prosedur

perusahaan.

Prosedur pengiriman surat melalui elektronik

Melakukan pemeriksaan

dan penelitian keakuratan

berita dalam surat

elektronik yang akan dikirim

Pengecekan keakuratan

berita dalam surat

elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan

02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan

Prosedur pengiriman surat/ dokumen

Melakukan pencatatan pada

buku ekspedisi surat/

dokumen yang akan dikirim

Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

(29)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 2.2 Surat yang bersifat

penting/ rahasia di-tangani

untuk di-distribusikan

sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

surat yang bersifat

penting/ rahasia untuk di distribusikan

surat yang bersifat

penting/ rahasia untuk di

distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan 03 Mendistribusi-kan surat/ dokumen 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat

dilakukan dengan batas

waktu

Melakukan proses

pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera 1 2 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan

prosedur 3.3 Salinan surat/ dokumen

dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan pembuatan salinan Melakukan pembuatan

salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama

Melakukan proses

penyiapan surat untuk

pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat

untuk pengiriman yang

harus tiba pada hari yang

sama dilakukan sesuai

prosedur perusahaan

1 1

4.2 Pilihan pengiriman

diseleksi dengan hati-hati

dan sesuai prosedur

perusahaan

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses

pe-nyeleksian pilihan peng-iriman dengan benar dan

hati-hati untuk

men-dapatkan yang terbaik

Proses penyeleksian pilih-an

pengiriman dilakukan

dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

4.3 Pilihan pengiriman

diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses penye-leksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik

Proses penyeleksian pilih-an

pengiriman dilakukan

dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

(30)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 4.4 Pengambilan surat - surat

penting dikelola dan

ditindaklanjuti.

Prosedur pengelolaan

surat-surat penting untuk

ditindaklanjuti

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat

-surat penting sesuai

prosedur perusahaan 05 Mengelola

dan Mengirim e-mail

5.1 Daftar distribusi disiap-kan

sesuai prosedur

perusahaan

Proses pendistribusian surat/ dokumen

Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen

Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur

1 2

elektronik diperiksa

keakuratannya dan

lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat elektronik

Melakukan proses pemerik-saan keakuratan dan me-nyiapkan lampiran yang diperlukan

Melakukan proses peme-riksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan

5.3 Surat elektronik yang akan

dikirim dicatat dan

disimpan sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat elektronik

Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektro-nik yang akan dikirim

Pencatatan dan penyim-panan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan

(31)

2.7. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Kode Unit : ADM.PK.02.013.01

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 01. Mengidentifik asi Kebutuhan Organisasi

1.6 Sistem yang telah

ditentukan oleh organisasi diidentifikasi

Sistem kearsipan dan cara

mengidentifikasi sesuai

kebutuhan perusahaan

sistem kearsipan yang telah ditentukan

sistem kearsipan yang telah ditentukan sesuai pedoman perusahaan

2 6

1.7 Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Pengembangan sistem

kearsipan yang telah ada

Melakukan pengembangan sistem kearsipan

Pengembangan sistem

dikembangkan secara terus menerus

1.8 Peralatan kantor

diidentifikasi untuk dipakai

secara benar dalam

memproses dokumen.

Jenis-jenis peralatan

kearsipan yang digunakan dalam mem-proses dokumen

terhadap peralatan yang

akan digunakan dalam

memproses dokumen

kantor dengan benar

1.9 Kerusakan peralatan

kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan.

Prosedur penanganan

peralatan kantor yang rusak

peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti

peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

2.1. Dokumen yang akan

disimpan disortir dengan

memperhatikan status

dokumen yang akan

disimpan

• Prosedur penyimpanan

dokumen

• Mengetahui status dokumen yang akan disimpan

Melakukan pemilahan

dokumen yang akan

disimpan

Melakukan pemilahan

dokumen yang akan

disimpan sesuai SOP

3 20

2.2. Dokumen disimpan/ diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan

• Langkah-langkah

penyimpanan dengan

berbagai sistem yang ada • Langkah-langkah

penyimpanan arsip dengan berbagai metode seperti :

- Pola sentralisasi - Pola desentralisasi

Menyimpan arsip menurut

sistem yang diminta

dengan benar dan

menggunakan peralatan

yang sesuai

Melakukan penyimpan-an

arsip sesuai sistem yang telah ditentukan

(32)

ELEMEN

ahuan Ketera mpilan 03 Menjaga Sistem Kearsipan

3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan.

Prosedur keamanan arsip

yang disimpan

Menyimpan arsip dengan

memperhatikan prosedur

yang aman

sesuai panduan

3 10

3.2. Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya

Prosedur pemindahan

dokumen agar terjamin

integritasnya

Melakukan pencatatan yang dapat dimonitor terhadap

pemindahan arsip agar

terjamin integritasnya

Membuat catatan

pemindahan arsip sesuai aturan

3.3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar

sistem diakses sesuai

dengan panduan

Prosedur pengembangan

sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring

sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring

sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan

3.4. Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk

memudahkan dalam

melakukan penyimpanan

dan penemuan kembali.

Mengenal sistem yang

digunakan di kantor untuk

mempermudah penemuan

kembali arsip

Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat Dapat menyimpan kembali arsip yang telah digunakan

Menemukan kembali sesuai waktu yang ditentukan

(33)

2.8. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer Kode Unit : ADM.PK.02.014.01

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 1.

Mengidentifi-kasi data/file

1.1 Data yang akan disimpan

diidentifikasi sesuai

dengan klasifikasi

Cara mengidentifikasi data yang akan disimpan di komputer

Dapat membuat direktori di windows

Peralatan digunakan sesuai manual book

2 2

1.2 Piranti lunak di-identifikasi sesuai dengan kebutuhan

Mengetahui program

komputer yang akan

digunakan

Dapat menyimpan data

dengan software Word,

Excel dan powerpoint

Penyimpanan

mem-perhatuikan keamanan file

1.3 Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer

file di direktori

file di direktori sesuai SOP 02. Memelihara

data / file

2.1. Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan

Prosedur pembuatan direktori atau folder

Membuat direktori menurut sistem kearsipan

Membuat direktori sesuai keperluan

2 10

2.2. Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman perusahaan

Teknik pemberian nama data/ file

Membuat nama data/file

untuk pengarsipan di

komputer

Membuat nama data/ file

untuk pengarsipan di

komputer sesuai prosredur perusahaan

2.3. Penyimpanan data/file dilakukan dengan tepat dan benar

Prosedur penyimpanan data / file

data/file dengan di

Komputer

data/file dengan tepat dan benar

2.4. Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan

Prosedur membuat salinan pendukung

Melakukan pembuatan

salinan pendukung

Melakukan pembuatan

salinan pendukung sesuai kebutuhan

2.5. Salinan pendukung

disimpan ditempat yang telah ditentukan Prosedur penyimpanan salinan pendukung Melakukan penyimpanan salinan pendukung Melakukan pembuatan

salinan pendukung pada

tempat yang telah

ditentukan 2.6. Data / file salinan

dipelihara Prosedur pemeliharan data/file salinan Melakukan pemeliharaan data/file di Komputer Melakukan pemelihara-an data / file di Komputer sesuai SOP

(34)

ELEMEN

ahuan

Ketera mpilan 2.7. Perlindungan dari virus

dilakukan sesuai

Prosedur penggunaan anti virus di Komputer

Melakukan perlindungan

anti virus

Melakukan perlindung-an anti virus sesuai SOP