11 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang berhubungan satu dengan yang lain dan berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi.
Menurut Gelinas dan Dull (2012: 667), “Accounting information system is a specialized subsystem of the IS that collects, processes, and reports information related to the financial aspects of business events”. Yang diterjemahkan; “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah subsistem khusus dari sistem informasi yang mampu mengoleksi, memproses, dan melaporkan informasi yang berhubungan dengan aspek keuangan dalam suatu peristiwa bisnis”.
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2015: 10,11), Sistem Informasi Akuntansi (SIA-accounting information system) adalah kecerdasan–alat penyedia informasi–dari bahasa tersebut. SIA harus mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan data dan informasi. Perangkat lunak komputer merupakan suatu alat yang digunakan untuk menghasilkan informasi. SIA yang didesain dengan baik, dapat menambah nilai untuk organisasi dengan:
1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa; 2. Meningkat efisiensi;
3. Berbagi pengetahuan;
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya; 5. Meningkatkan struktur pengendalian internal;
6. Meningkatkan pengambilan keputusan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa SIA sangat diperlukan terutama untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi sampai dapat menjadi sebuah laporan keuangan yang bisa dipertanggung jawabkan kebenarannya. SIA juga berguna dan mempunyai peranan penting didalam kemajuan dan pengembangan perusahaan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam periode tertentu dan untuk mengetahui apakah perusahaan tersebut mengalami peningkatan atau penurunan. Maka dengan adanya SIA kinerja suatu perusahaan menjadi lebih terarah dan dapat menghasilkan perusahaan yang memiliki stabilitas dan kekuatan dan apabila perusahaan telah stabil dan kuat maka laju bisnis perusahaan akan mendapatkan penghasilan yang memadai.
2.1.1 Dasar Hukum Sistem Informasi Akuntansi
Undang-Undang No 11 tahun 2008, pasal 1 ayat (1,2,3,4) dilihat dari hubungannya dengan Sistem Informasi Akuntansi bahwa informasi elektronik yang salah satunya dapat berupa “angka” yang dapat dapat dipahami oleh orang yang dapat melihatnya dan teknologi informasi dapat mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi yang didapat dari transaksi elektronik yang terjadi serta dikirimnya informasi tersebut melalui dokumen elektronik.
2.1.2 Tujuan Umum Sistem Infomasi Akuntansi
Menurut Mardi (Januari 2011: 4), terdapat tiga tujuan sistem informasi akuntansi, yaitu sebagai berikut:
1. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang (to fulfill obligations relating to stewards). Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tadisional dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. 2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi
pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggungjawaban yang ditetapkan.
3. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran operasioanl perusahan sehari-hari (to support the-day-to-day operations). Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.
2.1.3 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut TMbooks (2015: 4), Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk:
1. Mendukung kegiatan rutin, misalnya menangani kegiatan operasi rutin seperti order pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, melakukan penagihan, dan menerima pembayaran dari konsumen;
2. Mendukung keputusan, misalnya dengan mengetahui produk mana yang paling laku, manajemen dapat memutuskan produk mana yang harus selalu tersedia dalam stock serta memutuskan cara untuk memasarkannya;
3. Perencanaan dan pengendalian, misalnya dengan memiliki informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standar, maka manajemen dapat membandingkan anggaran dengan biaya yang sesungguhnya;
4. Menerapkan pengendalian internal. Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau penggelapan serta berguna untuk menjaga akurasi data keuangan.
2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2015: 11), Sistem informasi akuntansi memiliki enam komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Keenam komponen tersebut merupakan:
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data;
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnis;
4. perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;
5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA;
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.
Enam komponen tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti melakukan penjualan atau membeli bahan baku, yang sering diulang.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan personal.
3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan aset dan data organisasi.
2.1.5 Peranan SIA
Menurut TMbooks (2015: 6), Akuntan memiliki empat peranan dalam penggunaan teknologi informasi diantaranya adalah:
1. User, digunakan untuk melakukan penagihan atau menyusun laporan
keuangan.
2. Manager, antara lain mengelola aliran kas perusahaan berdasarkan laporan
arus kas;
3. Konsultan, mislanya memberikan jasa konsultasi akuntansi dan pajak; 4. Evaluator, misalnya melakukan audit laporan keuangan untuk evaluasi.
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2015: 11), organisasi memiliki peranan yang berbeda antara lain peranan utama yang secara langsung terdiri dari 5 yaitu:
1. Logistik inbound terdiri atas menerima, menyimpan, dan mendistribusikan bahan baku yang digunakan organisasi untuk membuat jasa dan produk yang dijual.
2. Operasi adalah aktivitas yang mengubah input menjadi produk akhir atau jasa.
3. Logistik outbound adalah aktivitas yang mendistribusikan produk jadi atau jasa ke pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan adalah aktivitas yang membantu pelanggan dalam membeli barang atau jasa organisasi.
5. Pelayanan adalah aktivitas yang menyediakan dukungan purnajual kepada pelanggan.
Peranan pendukung (support activities) dapat dikelompokkan dalam empat kategori sebagai berikut:
1. Infrastruktur perusahaan adalah aktivitas akuntansi, keuangan, hukum dan administrasi umum yang memungkinkan berfungsinya suatu organisasi. 2. Sumber daya manusia adalah aktivitas yang meliputi kegiatan merekrut,
memperkerjakan, melatih, dan memberikan kompensasi kepada karyawan. 3. Teknologi adalah aktivitas meningkatkan barang atau jasa.
4. Pembelian adalah aktivitas melakukan pengadaan bahan baku, perlengkapan, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk untuk melaksanakan aktivitas utama.
2.1.6 Ancaman SIA
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2015: 145), Terdapat empat jenis ancaman SIA yang dihadapi perusahaan:
1. Bencana alam dan politik; 2. Kesalahan perangkat lunak; 3. Tindakan yang tidak diharapkan;
2.2 Prosedur
Prosedur penting dimiliki bagi perusahaan agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu sistem tertentu. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian prosedur menurut beberapa para ahli:
Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011: 23), Prosedur (procedure) didefinisikan sebagai berikut:
“Serangkaian langkah/kegiatan klerikal yang tersusun secara sistematis berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikutiuntuk dapat menyelesaikan suatu permasalahan”.
Menurut Mulyadi (2016: 4), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikel dan biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemenyang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli mengenai prosedur, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan langkah-langkah pemrosesan data atau urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap suatu transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
2.2.1 Prosedur Penjualan Kredit
Menurut mulyadi (2005: 166), terdapat lima bagian prosedur penjualan yaitu:
1. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur order penjualan berfungsi untuk menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. fungsi penjualan kemudian membuat faktu penjualan kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memnberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur pengiriman barang
Dalam prosedur pengiriman barang, gudang berfungsi untuk menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kredit yang diterima dari fungsi gudang. pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pemegang faktur penjualan kredit.
3. Prosedur pencatatan piutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kredit kedalam kartu piutang
4. Prosedur penagihan
Dalam prosedur penagihan berfungsi untuk menerima faktur penjualan kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. secara periodik, fungsi
penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang faktur penjualan kredit.
5. Prosedur pencatatan penjualan
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu kredit ke dalam jurnal penjualan.
2.3 Sistem dan Prosedur
Sistem dan prosedur erat kaitannya dengan sistem pengendalian intern terhadap suatu entitas didalamnya, mengapa demikian? hal ini dikarenakan didalam sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi yaitu :
1. Menjaga kekayaan organisasi;
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi; 3. Mendorong efisiensi;
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut, dapat dibagi menjadi dua macam yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sitem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan dalam akuntansi. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Hubungan sistem informasi dan prosedur ini dapat diuraikan seperti sistem penjualan. Masing-masing prosedur tersebut sebenarnya dapat ditangani oleh satu orang saja. Pada perusahaan yang tidak bisa ditangani lagi oleh satu orang manajer, diperlukan sistem pengendalian yang baik. Meskipun suatu prosedur dipisah-pisah ke dalam prosedur yang dilakukan beberapa orang sekaligus, tetapi tetap harus terhindar dari kumpulan langkah yang terlalu panjang atau birokratis. Perancang sistem informasi harus menyusun sistem yang praktis, meskipun tidak boleh mengabaikan unsur pengendalian internal.
