.BACK. OFFICE- Chapter 16 GENERAL LEDGER

(1)

.BACK. OFFICE-

Chapter 16 GENERAL LEDGER

(2)

Buku Pedoman ini dibawah Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi atau memperbanyak sebagian atau

seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari PT. SUPRANUSA SiNDATA.

(3)

D A F T A R I S I

CHAPTER 16 : GENERAL LEDGER

A. Penampang Awal Modul General Ledger B. Pengenalan Icons Modul General Ledger 16.1 Chart Of Accounts

A. Cara Menampilkan Layar Chart Of Accounts B. Penjabaran Layar Chart Of Accoounts 16.2 GL Journal Transaction

A. Cara Pembuatan GL Journal Transaction B. Penjabaran dari Layar GL Journal transaksi 16.2.1 Copy Journal

16.3 Last Year Adjusment 16.4 Closed Month

16.5 Closed Year 16.6 Laporan-Laporan

16.6.1 Journal List By Account No

A. Cara Menampilkan Journal List By Account no B. Penjabaran dari Layar Journal List

16.6.1.1 View dan Edit Journal Transaction 16.6.2 Journal List By Reference Number

A. Cara menanpilkan Journal List By Reference Number B. Penjabaran dari Layar Journal List By Reference

Number

16.6.3 Trial Balance Report

A. Cara Menampilkan Trial Balance Report B. Penjabaran Layar Trial Balance Report C. Trace Back

16.6.4 Trial Balance By Department

A. Cara Menampilkan Trial Balance By Department B. Penjabaran Layar Trial Balance By Department 16.6.5 GL Report

16.7 Trial Closed Month

16.8 General Ledger Batch Journal

A. Cara Menampilkan GL batch Journal B. Penjabaran Layar GL batch Journal 16.9 Prosedur GL Close Month

16.10 Prosedur G/L Close Year

16.11 Prosedur Melakukan Revisi pada Journal Yang Telah dibuat 16.12 Setting

16.12.1 G/L Main Account Setup 16.12.2 Financial Statement Types 16.12.3 Operating Departement Accounts 16.12.4 Chart Of Accounts Setup

1 1 2 2 2 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 9 9 10 10 10 11 12 12 12 13 13 14 14 14 15 16 18 19 21 21 22 22 22

(4)

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER

A. Penampang Awal Modul General Ledger

Modul ini membantu pemakai dalam proses pengolahan data akuntansi keuangan (Financial Accounting) dalam satu siklus akuntansi (accounting cycle). Dengan modul ini pemakai hanya perlu mengisi transaksi jurnal, proses selanjutnya secara otomatis dilakukan oleh sistem, seperti proses posting ke buku besar, proses penyusunan laporan keuangan secara bulanan dan tahunan.

Laporan keuangan ini sangat penting karena dapat menggambarkan ringkasan segala aktivitas hotel dalam suatu periode akuntansi. Pihak manajemen sangat berkepentingan dengan laporan ini sebagai dasar pengambil keputusan.

Laporan keuangan yang disajikan paling sedikit harus terdiri dari Laba Rugi dan Neraca dimana Laba Rugi menggambarkan pendapatan dan biaya, sedangkan Neraca menggambarkan kekayaan Hotel /asset, hutang dan modal.

Laporan ini juga dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan oleh pihak pemakai.

Modul General Ledger ini juga dapat dilink dengan modul lain (misalnya : Modul Front Office, Account Receivable, Purchasing, Inventory Cost Control, Account Payable, Fixed Asset).

Gbr. 16.1 - Tampilan Awal Modul General Ledger

(5)

B. Pengenalan Icons Modul General Ledger

Icons Toolbar Fungsi

Chart of Account

GL Journal Transaction

Journal List

Last Year Adjustment

Close Month Close Year

Exit / Cancel

Berfungsi untuk melihat nomor-nomor account, serta membuat baru atau mengubahnya Berfungsi untuk memasukkan Jurnal Transaksi

Berfungsi untuk melihat daftar jurnal

Berfungsi untuk jurnal penyesuaian Adjustment

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu periode atau satu bulan

Berfungsi untuk menutup transaksi dalam satu tahun

Berfungsi untuk keluar / pembatalan dari sistem General Ledger

16.1 CHART OF ACCOUNTS

Menu ini digunakan untuk melihat atau mencari daftar nomor account yang telah didefinisikan. Melalui menu ini kita juga bisa menambah atau mengubah nomor account yang telah didefinisikan.

A. Cara Menampilkan Layar Chart of Accounts 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger

2. Lalu klik icon Chart of Accounts, maka akan tampil layar seperti Gbr 16.2

(6)

Gbr 16.2 – Chart of Accounts B. Penjabaran Layar Chart of Accounts

Field Fungsi Account No

Description Main Account A

FS Type

Operating Dept Acct Tombol

Untuk menampilkan nomor account Untuk menampilkan nama account

Untuk menampilkan kelompok suatu nomor account Untuk menampilkan kode tipe account (1-Sale, 2- Cost, 3-Activa, 4-Passiva, 5-Expense)

Untuk menampilkan jenis account pada laporan keuangan

Untuk menampilkan departemen

Print

Untuk mencetak daftar nomor account View Account’s Budgets

Untuk menampilkan anggaran pada suatu nomor account dalam 1 tahun

View Account’s Actual Values

Untuk menampilkan nilai account yang sebenarnya hingga hari ini

Chart of Accounts

Untuk mengakses Chart-of-Accounts Setup Exit/Cancel

Untuk keluar dari menu Chart of Account

(7)

Query Acct-No MainAcct FS-Categ Op-Dept

Untuk mencari berdasarkan nomor account Untuk mencari berdasarkan kelompok account Untuk mencari berdasarkan tipe laporan keuangan Untuk mencari berdasarkan departemen operasional

16.2 GL JOURNAL TRANSACTION

Proses ini yang paling banyak dilakukan dalam operasional sehari-hari.

A. Cara pembuatan GL Journal Transaction 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger.

2. Klik icon GL Journal Transaction.

3. Kemudian klik icon NEW, maka akan tampil menu journal.

4. Ketik tanggal / posting date misal : 27/09/06 Reference No : misal JV270906

Description : misal Salary Casual Sept 06

5. Klik icon Execute untuk menyelesaikan pembuatan suatu judul misal : Salary Casual FB Sept 06.

6. Kursor akan berpindah ke Acct-No : misal 520-0-110 – Salary Casual (atau gunakan fungsi help), kemudian pindahkan kursor ke Debet atau Credit , isi nilai nominalnya yang dikehendaki, lalu tekan Enter.

7. Maka transaksi secara otomatis akan berpindah ke layar GL Journal Transaction.

8. Lakukan pengisian tersebut sampai semua transaksi menjadi balance, jika transaksi tidak balance maka proses ini tidak dapat diakhiri.

9. Klik icon GO untuk mengakhiri, kemudian klik icon Stop untuk keluar dari sistem GL Journal Transaction.

10. Untuk mencetak seluruh jurnal voucher, klik icon Print. Sedangkan untuk mencetak salah satu jurnal voucher, pilih dahulu jurnal voucher tersebut, lalu klik kanan, pilih “Print Selected Journal Entry”

Gbr. 16.3a - Journal Transaction

(8)

B. Penjabaran dari layar GL Journal Transaction

Field Fungsi Journal Entry

Acct-No Date

Reference No Description Debit Credit Remaining

G/L Journal Transaction Account No

Description Debit

Credit ID Post date Time Chg-ID

Chg-Date

Ketik nomor Account (gunakan fungsi help) Tanggal transaksi

Kode referensi journal (misal : JV270906) Judul Journal (misal : Salary Casual Sept 06) Nilai nominal dari debit

Nilai nominal dari credit

Nilai selisih dari debit dan credit

Nomor chart of account Nama chart of account Total debit

Total credit

Kode user /pemakai Tanggal posting Waktu posting

Kode petugas yang melakukan perubahan journal Tanggal perubahan journal

16.2.1 COPY JOURNAL

Fitur ini digunakan untuk menyalin jurnal rutin yang sama setiap bulannya (misal : pembayaran gaji karyawan), sehingga petugas hanya perlu mengganti nilai jurnal transaksi saja.

Langkah-langkah menyalin jurnal :

1. Pada menu GL Journal Transaction, pilih salah satu journal voucher

2. Klik kanan pada mouse, lalu pilih Copy the Journals, sehingga muncul menu Copy Journals seperti gambar di bawah ini

Gbr. 16.3b – Copy Journals

3. Isi tanggal posting yang diinginkan dan nomor referensi jurnal tersebut 4. Klik OK, maka jurnal tersebut akan disalin ke tanggal yang diinginkan.

16.3 LAST YEAR ADJUSTMENT

Menu ini berfungsi untuk melakukan penyesuaian jurnal G/L tahun sebelumnya yang sudah close-month Desember dan sudah dilakukan close-year. Sehingga pihak hotel tidak perlu membatalkan close year dan close month.

(9)

Penyesuaian jurnal melalui menu ini akan mempengaruhi G/L bulan Desember tahun sebelumnya.

A. Langkah-langkah Menjalankan Last Year Adjustment 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger

2. Lalu klik icon Last Year Adjustment.

3. Isi password dengan benar maka akan muncul layar G/L Adjustment Voucher (Gbr 16.4) (untuk password mohon dapat menghubungi technical support VHP) 4. Menu konfirmasi “Do you really want to adjust last year’s (XXXX) transaction

journals?” akan muncul. Klik Yes untuk melanjutkan.

4. Lakukan penyesuaian yang dibutuhkan (Cara penggunaan lihat bab 16.2-GL Journal Transaction).

Secara default, tanggal posting jurnal ini adalah tanggal close-year tahun sebelumnya.

5. Jika sudah selesai melakukan penyesuaian, klik icon Close Year untuk melakukan close-year ulang.

B. Penjabaran Layar Last Year Adjustment Penjabaran lihat bab 16.2 - GL Journal Transaction

16.4 CLOSE MONTH

Sebelum melakukan Close Month, terlebih dahulu lakukan pengecekan terhadap semua journal transaction yang telah dimasukkan, kemudian journal transaction dapat dicetak.

Close month berfungsi untuk menutup semua transaksi pada satu periode/per bulan agar, bisa menampilkan Trail Balance dan Laporan Keuangan Hotel.

Misal : Laporan Neraca dan Profit & Lost dll.

Cara melakukan Close Month:

1. Lihat Prosedur G/L Close Month pada bab 16.9 2. Dari modul General Ledger, klik icon Close Month.

3. Keluar Pesan “……..” klik icon YES atau NO.

4. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan malakukan proses Close Month.

16.5 CLOSED YEAR

Berfungsi untuk menutup semua transaksi-transaksi dari periode awal sampai periode akhir. Agar dapat dilakukan perubahan transaksi awal bulan pada tahun yang baru atau berjalan pada periode awal atau bulan januari tahun baru.

Cara melakukan Closed Year:

1. Lihat Prosedur G/L Close Year pada bab 16.10 2. Dari modul General Ledger, klik icon Closed Year 3. Keluar pesan “……..” klik icon YES atau NO

4. Jika dijawab YES secara otomatis sistem akan melakukan proses Closed Year

(10)

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER (LIST/REPORTS)

16.6 LIST/REPORT

Menu ini berisi laporan – laporan yang diperlukan untuk melakukan prosedur closing atau untuk melihat kinerja keuangan suatu hotel.

16.6.1 JOURNAL LIST BY ACCOUNT NUMBER

Menampilkan hasil transaksi dalam bentuk journal, yang berurutan berdasarkan nomor accounts.

A. Cara menampilkan Journal list by Account Number 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger

2. Kemudian klik menubar List/Report, pilih dan klik Journal List by AccountNo 3. Maka akan tampil layar Journal List by AccountNo seperti Gbr 16.4

Gbr. 16.4 - Journal List

B. Penjabaran dari layar Journal List by Account Number

Field Fungsi Date

Reference-No Note

Debit Credit Balance ID

Created

Berfungsi untuk menampilkan tanggal transaksi

Berfungsi untuk menampilkan nomer dokumen/referensi Jurnal.

Berfungsi untuk menampilkan jurnal/deskripsi dari jurnal Berfungsi untuk menampilkan total Debet

Berfungsi untuk menampilkan total Kredit Berfungsi untuk menampilkan total balance Berfungsi untuk menampilkan kode / ID pemakai Berfungsi untuk menampilkan tanggal posting

(11)

Chg ID ChgDate Query : From Date To Date From Acct-No To Acct-No Selection Modes MainCode Departm ALL

Description Notes

Berfungsi untuk menampilkan kode petugas yang melakukan perubahan jurnal.

Berfungsi untuk menampilkan tanggal perubahan jurnal.

Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu tanggal

Berfungsi untuk menampilkan jurnal sampai dengan suatu tanggal

Berfungsi untuk menampilkan jurnal dari suatu chart of account awal

Sampai dengan chart of account tertentu

Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Main Code Berfungsi untuk menampilkan journal berdasarkan Departmen Berfungsi untuk menampilkan journal secara keseluruhan Berfungsi untuk menampilkan daftar dengan urutan Description terlebih dahulu

Berfungsi untuk menampilkan daftar dengan urutan Notes terlebih dahulu

16.6.1.1 VIEW DAN EDIT JOURNAL TRANSACTION

Terdapat fungsi untuk dapat melihat dan meng-edit transaksi jurnal yang sudah terjadi. Adapun caranya adalah:

1. Lakukan langkah-langkah menampilkan Journal List (bab 16.6.1 bagian A) 2. Isi dari tanggal berapa hingga tanggal berapa yang hendak ditampilkan,

demikian juga untuk Account mana sampai dengan Account berapa yang hendak ditampilkan

3. Kemudian klik icon Execute maka akan tampil layar journal list (Gbr. 16.4) 4. Lalu blok transaksi yang hendak di lihat atau hendak di edit kemudian klik

kanan pada mouse, maka akan muncul layar pilihan View Transaction atau Edit Transaction (Gbr. 16.5)

5. Klik View Transaction untuk lihat detail jurnal transaction dan jika memilih Edit Transaction akan terlihat layar transaksi yang sudah ada

6. Klik icon Edit untuk melakukan koreksi

7. Setelah selesai mengubah jurnal tertentu, klik icon Execute untuk menyimpan perubahan tersebut.

(12)

Gbr. 16.5 - View & Edit Transaction

16.6.2 JOURNAL LIST BY REFERENCE NUMBER Menampilkan hasil transaksi berdasarkan nomor referesi.

A. Cara menampilkan Journal List by Ref-No 1. Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report

2. Kemudian klik Journal list by Ref-No, maka akan tampil menu Journal List by Reference Number (Gbr. 16.6)

3. Untuk mencetak daftar ini klik icon Print

Gbr. 16.6 - Journal List by Ref-No

(13)

B. Penjabaran dari layar Journal List by Ref-No

Field Fungsi GL Journal

Voucher : Date Reference-No Description Debit Credit ID Created ChgID ChgDate Note Query : From Date To Date

Select Reference No:

Specific ALL

Untuk menampilkan Tanggal jurnal

Untuk menampilkan Nomor dokumen jurnal Untuk menampilkan Judul jurnal

Untuk menampilkan Total debet Untuk menampilkan Total Kredit Untuk menampilkan kode petugas

Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal

Untuk menampilkan kode petugas yang merubah transaksi Untuk menampilkan tanggal perubahan jurnal yang dilakukan Untuk menampilkan keterangan

Berfungsi untuk menampilkan G/L journal dari suatu tanggal Berfungsi untuk menampilkan G/L journal sampai dari suatu tanggal journal yang sudah tidak aktif atau tutup.

Untuk menampilkan jurnal berdasarkan nomor referensi tertentu

Untuk menampilkan semua jurnal transaksi

16.6.3 TRIAL BALANCE REPORT

Menampilkan Trial balance report, yang dikelompokan berdasarkan account number masing- masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary.

A. Cara menampilkan Trial Balance Report 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger 2. Klik menubar List/Report dan pilih Trial Balance 3. Layar Trial Balance akan ditampilkan (Gbr. 16.7a)

4. Laporan Trial Balance dapat dicetak menggunakan icon Print atau melalui program List n Label dengan meng-klik menubar Print by LnL.

(14)

Gbr. 16.7a - Trial Balance B. Penjabaran dari layar Trial Balance Report

Description Beginning Balance Total Debit

Total Credit Net Change Ending Balance YTD-Balance Budget

% Query : From Date To Date Month

From Acct-No To Acct-No Type of Trial Balance : Detail Summary

Untuk menampilkan nomor akun ( Chart Of Account ) Untuk menampilkan nama akun

Untuk menampilkan saldo Awal Untuk menampilkan total debit Untuk menampilkan total Kredit

Untuk menampilkan selisih nilai antara Debet dan Kredit Untuk menampilkan nilai akhir dimana Beginning balance ditambah atau dikurangi Net Change

Untuk menampilkan nilai Year-To-Date

Untuk menampilkan Budget (anggaran) suatu account Persentasi antara Ending Balance dan Budget

Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal

Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal

Berfungsi untuk menampilkan bulan tertentu

Berfungsi untuk menampilkan trial balance dari suatu COA Berfungsi untuk menampilkan trial balance sampai dengan chart of account akhir

Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara keseluruhan termasuk detil transaksi tiap account

Berfungsi untuk menampilkan trial balance yang berisi rangkuman tiap account

(15)

C. Trace Back

Di dalam modul General Ledger terdapat fasilitas untuk melakukan Trace Back di dalam menu Trial Balance. Trace Back berfungsi untuk menampilkan transaksi- transaksi yang pernah terjadi dari satu account secara detil.

Untuk menampilkannya:

1. Jalankan menu Trial Balance dari modul General Ledger.

2. Untuk menampilkan Trace Back, klik dua kali di salah satu account maka akan ditampilkan layar detil dari account tersebut

Gbr. 16.7b - Layar Trace Back

16.6.4 TRIAL BALANCE BY DEPARTMENT

Menampilkan laporan Trial Balance, yang dikelompokan berdasarkan account number masing-masing, dan juga bisa ditampilkan secara detail atau summary berdasarkan tiap departemen.

A. Cara menampilkan Trial Balance By Department Report 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger

2. Klik menubar List/Report, kemudian pilih Trial Balance by Dept 3. Layar Trial Balance By Departements akan ditampilkan (Gbr. 16.8)

(16)

Gbr. 16.8 - Trial Balance By Department

B. Penjabaran layar Trial Balance By Department Report

Field Fungsi Query :

From Date To Date Month

Type of Trial Balance : Detail Summary Op-Dept

Untuk menampilkan trial balance dari suatu tanggal Untuk menampilkan trial balance sampai dengan suatu tanggal

Untuk menampilkan bulan tertentu

Berfungsi untuk menampilkan trial balance secara keseluruhan termasuk detil transaksi tiap account

Berfungsi untuk menampilkan trial balance yang berisi rangkuman tiap account

Berfungsi untuk menampilkan Departemen tertentu

16.6.5 GL REPORT

Menampilkan hasil dari transaksi pada satu periode, berdasarkan laporan keuangan antara lain: Balance Sheet, Profit and Lost baik keseluruhan, terpilih atau per departemen dan lain-lain. Format file yang digunakan pada GL Reports ini adalah Ms. Excel Worksheet (.xls)

Cara menampilkan GL Report :

1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger 2. Klik menubar List/Report, kemudian pilih GL Reports

3. Pilih salah satu daftar Laporan keuangan (contoh : Balance Sheet) , lalu klik OK

(17)

4. Sistem akan membuat laporan yang dipilih dan akan menampilkan hasil laporan dalam Ms. Office Excel.

5. Cetak laporan tersebut ke kertas

16.7 TRIAL CLOSED MONTH

Suatu modul yang dijalankan setelah semua transaksi journal dimasukkan dalam suatu periode berjalan untuk dapat mencetak Financial Report bulan bersangkutan.

16.8 GENERAL LEDGER BATCH JOURNAL

Suatu tempat penampungan terhadap semua transaksi journal yang terjadi di F/O, A/R, Inventory, Purchasing, A/P dan General Cashier dan Fixed Asset sebelum dilakukan export ke G/L oleh pihak yang berwenang.

A. Cara menampilkan G/L Batch Journals

1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger

2. Klik menubar List/Report, kemudian pilih G/L Batch Journal 3. Layar G/L Batch Journal akan ditampilkan seperti gambar 16.9 4. GL Batch Journal dapat juga dicetak dengan mengklik Icon printer

Gbr. 16.9 – G/L Batch Journals

(18)

B. Penjabaran Layar General Ledger Batch Journal

Field Fungsi G/L Batch

Journal Voucher Date

ReferenceNo Description AccountNo Debit Credit Remaining G/L Batch Transaction Journal Note ID Created Time ID Chg Date Description Query : From To Ref No Type : Active Close Show

Untuk menampilkan tanggal terjadinya transaksi Untuk menampilkan nomor referensi

Untuk menampilkan keterangan jurnal Untuk menampilkan nomor account Untuk menampilkan nilai total debit Untuk menampilkan nilai total kredit Untuk menampilkan selisih debit dan kredit

Untuk menampilkan keterangan Untuk menampilkan kode petugas

Untuk menampilkan tanggal pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan waktu pembuatan jurnal transaksi Untuk menampilkan kode petugas yang merubah jurnal transaksi

Untuk menampilkan tanggal terjadinya perubahan transaksi

Untuk menampilkan keterangan terjadinya perubahan

Untuk mensorting dari tanggal

Untuk mensorting sampai dengan tanggal Untuk mensorting berdasarkan nomor referensi

Untuk mensorting jurnal transaksi yang masih aktif.

Untuk mensorting berdasarkan jurnal transaksi yang disclosed

Untuk mensorting jurnal transaksi per departemen

(19)

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER (PROCEDURES)

16.9 PROSEDUR G/L CLOSE MONTH

1. Cek dan pastikan bahwa semua departemen telah melakukan Transfer to G/L

• Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report, kemudian klik G/L Batch Journals.

• Klik combo box A/R, RCV, INV, A/P, GCASH untuk memeriksa apakah tiap modul telah dilakukan Transfer to G/L per tanggal dari tanggal 1-31:

- A/R Journal dan A/R Payment ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31 bulan yang bersangkutan (jika belum ada berarti belum ditransfer ke G/L Æ lakukan Transfer to G/L dari modul A/R utk tgl yang bersangkutan) - Receiving (A/P) Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31.

- Outgoing Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31, termasuk Outgoing Inventory Adjustment (jurnal-jurnal outgoing yang otomatis dibuat oleh system pada saat melakukan Adjustment Inventory pada akhir bulan) pada tanggal 31.

- A/P Payment Journals ada di G/L Batch Journals dari tangga1-31.

- Untuk General Cashier (G/C), periksa apakah jurnal Cash Income, A/R Clearance Payment dan A/P Clearance Payment sudah ada dari tgl 1-31.

Jika belum ada/lengkap berarti G/C belum meng-entry jurnal tsb.

• Bila diperlukan, jurnal-jurnal yang ada di Batch Journals dapat di-Add, Edit maupun Delete dengan mengklik icon Modify dan/atau Delete.

2. Entry jurnal bulanan di G/L (Salary Journal, Depreciation, Amortization, Rent Exp, dll )

• Dari modul G/L klik icon G/L Journal Transaction, lalu klik New untuk membuat jurnal baru

• Isi tanggal (Date), nomor referensi (Ref No) dan deskripsi untuk No.

Referensi tersebut (Description). Tekan Enter 2x untuk pindah ke field Account No.

• Isi field Account No. dengan nomor chart of account (COA) yang diinginkan dalam membuat jurnal. Klik icon Help (?) untuk menampilkan daftar COA

• Isi Note dengan penjelasan singkat mengenai jurnal yg akan dibuat (mis.

Gaji bln Juni’04, Depresiasi Gedung Juni’04)

• Isi field Debet atau Credit dengan nilai transaksi dalam rupiah

• Lanjutkan dengan mengisi Account No., Note, dan Debet dan/atau Credit utk melengkapi jurnal hingga nilai balance antara total Debet dan total Credit

• Jika jurnal sudah selesai dibuat, klik Execute dan Yes untuk menyimpan jurnal

• Untuk mengedit atau menambah jurnal dengan menggunakan Reference No yang sudah ada, klik Journal Header di sebelah kiri layar. (Isi Journal Header yang diklik terlihat di sebelah kanan layar), klik Modify, klik jurnal yang akan di-Edit, klik Modify, lalu lakukan pengeditan di field-field yang berada di sebelah bawah. Untuk menambah jurnal klik icon New.

3. Cek Trial Balance

• Dari modul G/L klik menubar List/Report, kemudian klik Trial Balance

• Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan tanggal akhir bulan yang akan di-Closing

• Isi Account No dengan nomor COA yang akan ditampilkan, atau biarkan saja terisi 000-00-000 dan 999-99-999 utk menampilkan seluruh COA, lalu klik Execute utk menampilkan Trial Balance bulan yang bersangkutan

• Cek satu per satu COA apakah nilai Debet, Credit dan Ending Balance sudah sesuai dengan semestinya

(20)

• Jika perlu, tampilkan COA yang sedang dicek secara detail (buka layar VHP baru dan tampilkan Trial Balance untuk COA yang bersangkutan dengan pilihan Detail di kanan bawah)

• Apabila ada account yang nilainya belum sesuai, dapat diperbaiki melalui G/L Batch Journals untuk jurnal-jurnal yang dibuat diluar modul G/L, atau di modul G/L Æ G/L Journal Transaction untuk jurnal2 yang dibuat di modul G/L

4. Lakukan Trial Close Month

• Dari modul G/L klik List /Report, lalu klik Trial Close Month

• Klik Yes untuk memulai proses Trial Close Month

5. Apabila selama bulan yang bersangkutan ada pembuatan COA baru, harus disertakan dalam Macro Report dan Excel (.xls) report

6. Keluarkan trial laporan keuangan (Excel)

• Dari modul G/L, klik List/Report, kemudian pilih G/L Reports

• Blok salah satu laporan yang dikehendaki, misal. Balance Sheet, lalu klik OK

• Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan akhir bulan yang akan di-Closing. Mis: bulan yg akan di-Close = November’07, maka isi From Date dan To date dengan 01/11/07 dan 30/11/07. Klik OK

• Laporan Balance Sheet akan dikeluarkan dalam format Excel (XLS)

• Ulangi langkah yang sama untuk laporan2 lainnya

• Untuk laporan neraca (B/S), perhatikan check/test point! Kalau tidak nol (ada selisih) harus dicari selisihnya di mana. Lakukan pengecekan dari Balance Sheet Detail Report (cek satu per satu accountnya).

• Jangan lakukan close month bila B/S belum balance dan nilai Net Profit di Income Statement bulan yang bersangkutan = selisih nilai Profit/Loss Current Year di Balance Sheet bulan ini dikurangi nilai bulan lalu, kecuali bila sudah dipastikan bahwa tidak balance karena kekurangan input di Macro atau Excel.xls, dan bukan karena kesalahan input jurnal di G/L

7. Lakukan data Back-Up (lihat : Backup Database VHP pada Server) 8. Lakukan Export Journal

• Dari modul G/L, klik List/Report-G/L Batch Journals

• Klik Combo-box A/R utk menampilkan jurnal-jurnal A/R yang telah ditransfer. Klik Transfer All (menubar kiri atas) untuk mengeksport seluruh jurnal tersebut ke modul G/L. Lakukan prosedur yg sama untuk modul2 lainnya (RCV, INV, dan seterusnya)

9. Lakukan Close Month

• Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth

• Klik Yes untuk memulai proses Close Month

• Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing Date). Klik OK. Mis : Jika bulan yang diclosing = November’06, maka New Closing Date yang muncul adalah 31/12/07 (Desember’07)

10. Keluarkan dan print laporan keuangan hasil close month (Excel)

• Lakukan langkah no.6 poin 1-5

• Laporan yang dikeluarkan dalam format Excel.XLS, disave dalam format Microsoft Excel Workbook (.XLS)

• Print laporan dalam bentuk hardcopy (kertas)

(21)

16.10 PROSEDUR G/L CLOSE YEAR

1. Sebelum melakukan Close Year, harus melakukan Close Month bulan Desember terlebih dahulu (lihat bab 16.9 – Prosedur G/L Close Month),

• Backup database ke PC lokal

• Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth

• Klik Yes untuk memulai proses Close Month

• Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing Date). Klik OK. Mis : Jika bulan yang diclosing = Desember’07, maka New Closing Date yang muncul adalah 31/01/08 (Januari’08)

2. Cek setting di General Parameter Setting

• Apabila pihak hotel mau memindahkan saldo Retained Earning tahun yang bersangkutan tersebut ke account lain, maka :

Pada group 38 ( Parameters for Accounting), :

Nomor 599 (Transfer P/L Account to other Account when Close Year) harus diset YES

Nomor 612 (Beginning P/L Account No (if ParamNo 599 = Yes) harus diisi nomor account Retained Earning thn yang bersangkutan.

Kalau belum ada, buat account di Chart of Accounts Setup pada modul G/L. Account ini tiap tahun harus dibuat untuk masing-masing saldo tahunan.

• Apabila saldo Retained Earning tahun yang bersangkutan tersebut tidak dipisahkan dari Retained Earning, maka :

Pada group 38 ( Parameters for Accounting), :

Nomor 599 (Transfer P/L Account to other Account when Close Year) harus diset NO

Nomor 612 (Beginning P/L Account No (if ParamNo 599 = Yes) harus diisi nomor account Retained Earning. Kalau belum ada, buat account di Chart of Accounts Setup pada modul G/L. Account ini tidak perlu diganti tiap dilakukan Close Year, karena nilai saldonya di akumulasi ke satu account tersebut.

3. Lakukan data Back-Up (lihat : Backup Database VHP pada Server) 4. Lakukan Close Year, dengan meng-klik tombol Close Year pada modul G/L.

(22)

16.11 PROSEDUR MELAKUKAN REVISI PADA JURNAL YANG TELAH DIBUAT Apabila terjadi kesalahan dalam melakukan transfer jurnal ke GL modul, kita dapat merevisinya pada GL Batch Journal.

A. Cara melakukan revisi pada GL Batch Journal

1. Klik Icon General Ledger, kemudian blok menubar List/Report, lalu klik GL Batch Journal (Gbr. 16.9)

2. Blok salah satu jurnal yang salah misalkan Jurnal F/O : IA-300906 pertanggal 30 September 2006 lalu klik Icon Modify maka akan tampil Gbr. 16.10

3. Blok salah satu jurnal transaksi kemudian klik Icon Delete maka akan tampil informasi “Do you really want to DELETE …?” Klik YES jika ingin menghapus lihat Gbr. 16.11

Ulangi langkah ini hingga seluruh jurnal transaksi terhapus.

4. Setelah itu klik Icon Execute maka layar akan kembali ke Gbr. 16.9, klik Icon Delete maka akan tampil informasi “ Do you really want to delete the journal IA-300906 – JOURNAL INCOME-….?” Klik Icon YES maka jurnal tersebut akan terhapus lihat Gbr. 16.12

5. Kemudian buat jurnal revisi, untuk membuatnya kita harus merubah tanggal transaksi menjadi tanggal sebelumnya (misal 29 September 2006). Koordinasi dengan bagian EDP untuk merubah tanggal transaksi melalui General Parameter Setting untuk merubah “Posting Date For GL Journal Entries”.

6. Setelah tanggal transaksi di rubah, klik Icon Stop kemudian masuk ke modul FO, klik Icon FO Invoicing lalu klik Icon GL Journal Transaction untuk membuat jurnal transaksi revisi.

7. lakukan hal yang sama pada GL Batch Journal untuk setiap Modul lainnya (A/R, A/P, RCV, dsb) setelah selesai kembalikan tanggal system seperti semula.

Gbr. 16.10 – G/L Batch Journal Vouchers

(23)

Gbr. 16.11 - Delete G/L Batch Transaction Journals

Gbr. 16.12 - Delete G/L Journal Vouchers

(24)

16. BACK OFFICE - GENERAL LEDGER (SETTING)

16.12 SETTING

A. Langkah – langkah menampilkan Menu Setting 1. Pada menu utama VHP, klik icon General Ledger.

2. Di modul General Ledger, pilih menubar Setting B. Penjabaran Umum Menu G/L Setting

Field Fungsi Tombol

ADD CHG DEL OK CANCEL

Untuk menambah artikel baru

Untuk mengubah artikel yang sudah ada

Untuk menghapus salah satu artikel yang sudah ada

Untuk menyimpan perubahan atau keluar dari menu setting tertentu

Untuk membatalkan perubahan atau keluar dari menu setting tertentu

Print

Untuk mencetak daftar artikel pengaturan yang sudah didefinisikan

16.12.1 G/L MAIN ACCOUNT SETUP

Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah atau menghapus daftar pengelompokan account utama.

Gbr 16.13 – G/L Main Account Setup Penjabaran Menu G/L Main Account Setup

Field Fungsi Code

Type Description

Untuk menampilkan kode account utama Untuk menampilkan jenis account

Untuk menampilkan nama kelompok account tersebut

(25)

16.12.2 FINANCIAL STATEMENT TYPES

Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah atau menghapus daftar kategori laporan keuangan suatu account

Gbr 16.14 – Setup FS-Category

16.12.3 OPERATING DEPARTMENT ACCOUNTS

Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah atau menghapus daftar department operasional suatu account.

Gbr 16.15 – Operating Department Accounts

16.12.4 CHART OF ACCOUNTS SETUP

Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah atau menghapus daftar account untuk laporan keuangan suatu hotel.

Setiap penambahan account, pastikan nomor account tersebut juga ditambahkan dalam VHP-Macro Editor agar account tersebut bisa ditampilkan dalam laporan Balance Sheet atau Profit & Loss.

(26)

A. Langkah – langkah menambah Chart of Accounts 1. Lakukan langkah pada bab 16.12 bagian A

2. Pilih Chart of Account Setup

3. Klik New, lalu isi data yang dibutuhkan. Gunakan icon Help (“?”) untuk mencari Main Account, FS-CatNo dan Dept.

4. Klik OK untuk menyimpan penambahan / perubahan account tersebut.

Gbr 16.16 – Chart of Accounts Setup B. Penjabaran Menu Chart of Accounts Setup

Description Main Account A (Account Type) FS-CatNo

Dept Comment

Budget and Actual Values

Budgets

• ThisYr Budget

• NextYr

• LastYr Actuals

• This Year Actual

• Last Year Search

Account Number

Untuk menampilkan kode account Untuk menampilkan nama account

Untuk menampilkan nama kelompok account utama Untuk menampilkan kode jenis account

Untuk menampilkan kategori laporan keuangan suatu account

Untuk menampilkan kode departement operasional suatu account

Untuk menampilkan catatan singkat suatu account

Untuk menampilkan dan mengubah nilai anggaran suatu account (Pilih dahulu option berwarna biru di bawahnya) Menampilkan nilai anggaran tahun ini

Menampilkan nilai anggaran tahun depan Menampilkan nilai anggaran tahun lalu

Untuk menampilkan nilai aktual suatu account sampai hari ini (Pilih dahulu option berwarna merah di bawahnya) Menampilkan nilai aktual tahun ini

Menampilkan nilai aktual tahun lalu

Untuk mencari suatu account berdasarkan nomornya