1
(studi kasus pada PT. Geologistics Indonesia Perdana cabang Solo)
Tugas Akhir
Wahyu Nur Fitriah NIM : F3104122
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan perdagangan ekspor didunia semakin meningkat dari hari ke hari sehingga dengan kemajuan ekonomi dan zaman yang berubah juga mempengaruhi selera pasar didunia. Dalam perdagangan antara negara (Internasional) dewasa ini para eksportir berusaha untuk memacu pertumbuhan perdagangan internasional ketingkat yang diharapkan dengan menggunakan alat transportasi ekspor.
Alat transportasi ekspor merupakan suatu alat untuk memudahkan pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.
Di dalam kegiatan ekspor-impor negara yang melakukan kegiatan tersebut mempunyai banyak alasan dalam melakukan kegiatan ekspor- impor. Dari satu sisi negara yang melakukan kegiatan ekspor bukanlah negara yang hasil produksinya lebih dan tidak habis di konsumsi masyarakatnya tetapi mereka melakukan ekspor untuk mendapatkan devisa
sehingga dapat pula meningkatkan pertumbuhan ekonomi negaranya.
Sedangkan kegiatan impor dilakukan oleh negara yang memerlukan barang untuk memenuhi kebutuhan rakyatnya.
Biasanya untuk membantu para pengusaha ekspor khususnya dalam kegiatan ekspor dibantu oleh suatu badan usaha yang bertujuan untuk meberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan, dan penerimaan barang dengan menggunakan Multimodal Transport, baik melalui darat, laut, dan udara yang biasa disebut Freight Forwarder.
Berdasarkan kondisi umum di Indonesia, transportasi ekspor dapat dilakukan melalui darat, laut, dan udara. Jika dilihat dari lama waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman barang, transportasi laut lebih lama dibandingkan dengan transportasi udara. Transportasi laut biasa menggunakan dokumen Bill of Lading sedangkan transportasi udara menggunakan dokumen Air way Bill.
Peran dan kegiatan perusahaan Freight Forwarder atau Ekspedisi Muatan Kapal Laut menjadi sangat penting karena memudahkan bagi para eksportir maupun importir dalam jasa pengurusan ekspor-impor. Untuk itu perlunya pemahaman dan pengetahuan dari khalayak umum maupun pihak yang terkait mengenai jasa ini khususnya dalam kegiatan pengiriman barang melalui laut. Sehingga diharapkan fungsi dan tanggung jawab jasa ekspedisi sebagai sarana ekonomi dalam mewujudkan sistem pengelolaan pengiriman
dan pengaturan barang menjadi efisien, tepat, dan aman (dengan memanfaatkan sistem informasi dan teknologi)
Pengiriman barang melalui transportasi laut memang tidak sebagian besar dipilih para eksportir, sebagian dari mereka banyak yang memlilih menggunakan jasa transportasi melalui udara karena dinilai tidak memerlukan waktu yang terlalu lama dalam pengiriman barang.
Transportasi ekspor melalui laut juga banyak dipilih oleh para eksportir khususnya bagi para eksportir yang menginginkan ruangan tertentu pada container, misalnya untuk pengiriman barang yang berkapasitas berat, lebar, ataupun panjang.
Pengiriman barang melalui laut biasanya menggunakan sarana kapal / vessel dengan ukuran container tertentu. Container mengandung pengertian suatu peti empat persegi panjang, tahan cuaca yang digunakan untuk mengangkut dan menyimpan sejumlah muatan kemasan barang-barang curah yang melindungi isinya dari kehilangan dan kerusakan, dapat dipisahkan dari alat transport, diperlakukan sebagai satuan muat dan jika pindah kapal tanpa harus dibongkar isinya. Container dengan ukuran yang sudah ditetapkan yang biasanya dengan ukuran panjang : 20’ (kaki) : Twenty Footer, 40’ (kaki) : Forty Footer, dan perkembangan terakhir 45’, 48’, dan 53’. Lebar 8’, tinggi : standar 8’ 6”. High Cube : 9’ dan 9’ 6” disebut juga Jumbo Container (kumpulan makalah PPEI).
Eskpedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) merupakan usaha jasa yang bergerak dalam hal pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut
melalui kapal atau berasal dari kapal. Usaha ini hanya bergerak diwilayah dalam negeri saja atau bersifat lokal. Sehingga dalam implementasi aktivitas EMKL bertindak sebagai wakil eksportir yang bertanggung jawab penuh atas pengiriman barang sampai diatas kapal dan penemuan dokumen yang diperlukan untuk ekspor.
PT. Geologistics Indonesia Perdana merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang ekspor yang berada didaerah Surakarta yang selama kurang lebih 8 tahun telah menangani proses pengiriman barang ekspor. Perusahaan ini menangani proses kegiatan ekspor dalam jasa pengiriman beserta dokumen yang diperlukan, diantaranya diberbagai benua Eropa, Australia, Asia, dan Amerika.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraian di atas, maka tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui dan mengkaji tentang proses pengiriman barang melalui transportasi laut yang dilakukan oleh
PT. Geologistics Indonesia Perdana, sehingga dalam penulisan penelitian, penulis mengambil judul “PERANAN FREIGHT FORWARDER DALAM PROSES PENGIRIMAN BARANG EKSPOR MELALUI TRANSPORTASI LAUT STUDI KASUS PADA PT. GEOLOGISTICS INDONESIA PERDANA CABANG SOLO”.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk dijadikan pedoman bagi penulis untuk melakukan penelitian secara cermat dan tepat
dengan prinsip-prinsip suatu penelitian yang ilmiah. Dengan perumusan masalah diharapkan dapat mengetahui obyek-obyek yang diteliti, serta bertujuan tulisan dan ruang lingkup penelitian uraianya terbatas dan terarah pada hal-hal yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti.
Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya, maka penulis merumuskan permasalahan tersebut sebagai berikut :
1. Bagaimana peran dan tanggung jawab perusahaan Freight Forwarder dalam proses pengiriman barang melalui laut?
2. Bagaimana prosedur yang dilakukan dalam pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut?
3. Dokumen apa saja yang diperlukan dan yang dikerjakan dalam pelayanan pengiriman barang melalui laut?
4. Kendala apa saja yang dialami dalam proses pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut serta usaha-usaha apa yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar dalam melakukan penelitian diatas dapat memberikan manfaat yang berguna dan sesuai dengan apa yang dikehendaki serta yang diperlukan. Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut ini.
1. Untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana peran serta tanggung jawab perusahaan Freight Forwarder dalam proses pengiriman barang melalui laut.
2. Untuk mengetahui prosedur yang dilakukan dalam pengiriman barang ekspor melalui laut.
3. Untuk mengetahui dokumen yang diperlukan sekaligus yang dikerjakan dalam melakukan pelayanan pengiriman barang melalui transportasi laut.
4. Mengetahui kendala-kendala yang dialami dalam proses pengiriman barang ekspor melalui laut serta usaha-usaha apa yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang terjadi.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini dilakukan sebagai aplikasi dari teori ekspor-impor yang telah dipelajari dibangku kuliah dalam kehidupan bisnis yang nyata.
Dalam penelitian ini mempunyai manfaat penelitian sebagai berikut : 1. Bagi Penulis
Merupakan sarana untuk menambah dan menerapkan berbagai ilmu ekonomi dan ilmu tentang transaksi ekspor-impor yang diperoleh dari bangku kuliah serta pelatihan-pelatihan yang telah diikuti dalam dunia kerja.
2. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan masukan atau saran mengenai hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas ekspor yang dilakukan oleh perusahaan
untuk dapat digunakan sebagai salah satu bahan evaluasi dalam mengambil suatu kebijaksanaan atau keputusan dalam tujuan mendukung kegiatan ekspor.
3. Bagi Mahasiswa dan Pembaca
Merupakan tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi mahasiswa jurusan Bisnis Internasional serta bahan pertimbangan oleh peneliti lain yang persoalannya berkaitan atau berhubungan.
4. Bagi Almamater
Penelitian ini diharapkan mampu menambah perbendaharaan referensi dan bahan pertimbangan. Diharapkan melalui penelitian ini dapat terjalin hubungan yang lebih erat antara PT. Geologistics Indonesia Perdana dengan UNS khususnya Program Diploma III Bisnis Internasional.
E. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan mencari dan mendapatkan data untuk selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian.
Supaya proses tersebut dapat berjalan dengan lancar serta hasilnya dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, maka diperlukan metode penelitian.
1. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Perusahaan PT. Geologistics Indonesia Perdana yang beralamat di Jl. Raya Solo Permai Blok HH/12 Solo Baru- Sukoharjo, Solo 57552. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
adalah studi kasus, karena mengambil satu obyek tertentu untuk diteliti secara baik dan mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah.
2. Jenis Pengumpulan Data a. Jenis Data
1. Data Primer
Data primer adalah sejumlah data atau fakta yang diperoleh sacara langsung melalui suatu penelitian lapangan dengan wawancara tersusun ataupun spontan dengan responden dari PT. Geogistics Indonesia Perdana yaitu menejer bagian ekspor, divisi Sea Freight, dan staf atau karyawan PT. Geologistics Indonesia Perdana.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data atau keterangan pendukung yang diperoleh secara tidak langsung dan langsung melalui studi pustaka yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Data ini penulis peroleh dari buku maupun sumber bacaan lain.
b. Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung atau tidak langsung yang dilakukan dengan tatap muka dengan pihak perusahaan.
2. Studi Pustaka
Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari buku-buku atau referensi yang ada dan berkaitan dengan masalah yang diteliti.
3. Observasi
Dalam penelitian ini, penulis melihat dan melakukan pengamatan secara langsung mengenai proses kegiatan ekspor yang dilakukan PT. Geologistics Indonesia Perdana.
3. Sumber Data
a. Sumber data primer
Merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara wawancara langsung dengan para pegawai, staf / karyawan PT. Geologistics Indonesia Perdana pada bagian Sea Freight yang berkaitan dengan proses pegiriman barang ekspor melalui transportasi laut.
b. Sumber data sekunder
Merupakan data yang diperoleh dari sumber lain, yang dipergunakan sebagai bahan pendukung dalam laporan hasil penelitian, yang berkaitan dengan penelitian. Data ini penulis peroleh dari buku maupun bacaan lainya yaitu Makalah Prosedur Ekspor.
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam membuat laporan Tugas Akhir ini penulis ingin menjelaskan mengenai teori-teori yang sesuai dengan judul Tugas Akhir yang penulis ambil.
Adapun landasan teori dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : A. Pengertian Freight Forwarder dan EMKL
Dalam mengeluarkan maupun memasukan barang ke kapal, pengirim, eksportir, dan importir sering mempergunakan jasa dari EMKL atau freight forwarder. Kedua badan ini khusus bergerak dalam ekspedisi barang, baik melalui darat, laut, maupun udara.
Menurut Capt.R.P.Suyono dalam Shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut, 2003. Freight forwarder adalah badan usaha yang
bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat, laut, maupun udara. Freight Forwarder melaksanakan pengurusan prosedur dan formalitas dokumentasi yang dipersyaratkan oleh adanya peraturan – peraturan pemerintah negara ekspor, negara transit, dan negara impor. Serta sesuai dengan ruang lingkup usahanya, Freight forwarder juga menyelesaikan biaya-biaya yang timbul akibat dari kegiatan-kegiatan transportasi, penanganan muatan di pelabuhan/gudang, pengurusan dokumentasi, dan juga mencakup insurance liabilities yang umumnya diperlukan pemilik barang.
Freight forwarder adalah usaha yang ditujukan untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut, dan udara yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, pengepakan, penimbangan barang, pengurusan, penyelesaian dan penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim, asuransi, penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang sampai dengan diterimanya oleh pihak yang berhak. Freight forwarder bertanggung jawab mulai dari barang diterima di tempat pengirim sampai barang diserahkan di tempat penerima (consignee) dan akan mengatur pengangkutan menggunakan beberapa moda transportasi laut, darat, dan udara.
Freight forwarder dapat bertindak atas nama pengirim barang dan dapat pula atas nama penerima barang. Peranan freight forwarder dalam dunia angkutan makin penting dan besar peranannya karena terdapat kecenderungan pemilik barang lebih senang hanya berhubungan degan satu pihak saja, yang akan mengambil alih semua tanggung jawab sejak barang diserahkan di gudang pengirim sampai barang diterima di gudang penerima one stop shipping.
Freight forwarder di Indonesia dikenal dengan nama “ Jasa Pengurusan Transportasi “ sesuai S. K Menteri Perhubungan No. KM 10 tahun 1988. Usaha jasa freight forwarder di Indonesia baru dikenal di era tahun 1980.
Perusahaan freight forwarder di Indonesia membentuk Asosiasi Freight Forwarder Indonesian freight forwarder Association ( INFA ). INFA merupakan anggota dari FIATA (The International Federation of Freight Forwarder Association) adalah untuk mempromosikan jasa freight forwarder serta melindungi kepentingan para anggota.
Dokumen yang diperlukan oleh freight forwarder adalah :
· Forwarder Bill of Lading atau House Bill of Lading
· Master Ocean Bill of Lading untuk muatan petikemas yang diangkut secara FCL (Full Container Load).
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Freight Forwarder dapat bertindak atas nama ( consigner / eksportir ) atau bertindak atas nama penerima ( consignee / importir ) atau bertindak atas nama pengirim dan
penerima, bergantung dari lingkup pekerjaan ( scope of work ) yang tercantum dalam kontrak kerja yang telah disetujui antara kedua belah pihak yaitu antara pemberi order kerja dan freight forwarder bersangkutan. Freight forwarder sangatlah fleksibel dalam menerima lingkup pekerjaan tersebut.
Dapat hanya sebagian saja dari aktivitas pengurusan barang dari tempat asal sampai ke tempat tujuan akhir atau dapat secara keseluruhan. Oleh karena itu, lingkup pekerjaan freight forwarder sangat berkaitan dengan ketentuan – ketentuan kesepakatan dari incoterm.
Dapat disimpulkan freight forwarder adalah : 1. Suatu unit usaha pengangkut
2. Tidak memiliki alat angkut sendiri (menggunakan sarana pengangkut lain)
3. Tugas freight forwarder bisa meliputi, mengatur, mengkoordinir, mengawasi, dan bertanggung jawab sepenuhnya atas terselenggaranya pengangkutan barang, dari tempat asalnya sampai ke tempat tujuan.
Menurut Amir MS, dalam Strategi Memasuki Pasar Ekspor, 2003.
EMKL ( Ekspedisi Muatan Kapal Laut ) adalah jasa pengantara yang membantu pemilik barang mengurus pengiriman maupun penerimaan barang dengan perusahaan pelayaran serta menyelesaikan pembayaran bea masuk barang impor maupun barang keluar untuk barang ekspor dengan bea dan cukai. EMKL juga mengurus penyelesaian sewa gudang dan transportasi barang ke tempat yang diinginkan oleh pemilik atau penerima barang.
EMKL ( Ekspedisi Muatan Kapal Laut ) adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau pengurusan dokumen dan muatan yang berasal dari kapal. Untuk pegurusan ini maka EMKL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik barang untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang didalam pelabuhan, dan atas jasanya EMKL menerima imbalan berupa uang.
EMKL memegang peranan yang sangat penting dalam mengurus segala sesuatu mengenai barang-barang impor maupun ekspor baik penyelesaian dengan bea dan cukai maupun dengan perusahaan pelayaran dan instansi lainnya.
B. Peran dan tanggung jawab freight forwarder
Dalam menjalankan kepengurusan transportasinya, freight forwarder mempunyai beberapa peran, yang meliputi (R.P. Suyono)
1. Peran freight forwarder dalam konsolidasi muatan
Konsolidasi muatan ( cargo consolidation ) atau juga disebut groupage adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir / shipper ditempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa consignee ditempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit paket muatan, kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan
ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing – masing. ( Capt. Suyono 2003 : 159 ).
Bentuk pengangkutan muatan yang ditawarkan oleh freight forwarder adalah :
a) Les Than Container Load ( LCL )
Istilah LCL dapat diartikan sebagai muatan yang dimasukkan ke dalam petikemas dan membongkarnya kembali.
Dapat dikerjakan oleh perusahaan pelayaran atau cargo consolidation maupun EMKL dan mereka bertanggung jawab untuk muatan dan membongkar isi dari petikemas
( Capt. Suyono : 204 )
Muatan dari beberapa shipper dikonsolidasikan oleh freight forwarder dalam petikemas LCL (Lest Than Container Load) dan dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan petikemas LCL yang ditujukan kepada agen konsolidator. Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai petikemas LCL kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing consignee.
Dengan konsolidasi muatan, keuntungan yang didapat oleh semua pihak, yaitu :
1) Bagi eksportir atau shipper
Mendapat keuntungan karena membayar freight rate lebih rendah.
2) Pengangkut
Mendapat keuntungan karena tidak perlu menangani masing- masing kiriman yang hanya memakan waktu dan tenaga.
3) Freight forwarder
Mendapat keuntungan dari biaya dan freight rate sebagai muatan terkonsolidasi menjadi lebih murah dibandingkan apabila mengapalkan masing – masing kiriman.
4) Untuk ekonomi nasional
Mendapat keuntungan karena penghematan biaya ekspor menjadi lebih kompetitif / bersaing. Konsolidasi muatan memberikan door-to-door service yang tidak dapat diberikan perusahaan pelayaran.
b) Full Container Load ( FCL )
Full Container Load ( FCL ) memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1) Berisi muatan dari shipper dan dikirim untuk consignee
2) Petikemas diisi ( stuffing ) oleh shipper ( shipper load and count ) dari petikemas yang sudah diisi diserahkan di container yard ( CY ) pelabuhan muatan.
3) Di pelabuhan bongkar, petikemas diambil consignee di CY dan di un-stuffing oleh consignee.
4) Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan barang yang ada dalam petikemas.
Perusahaan perkapalan mengatakan untuk petikemas yang diangkut dengan pola FCL adalah bahwa shipper dan consignee bertanggung jawab untuk mengisi dan membongkar petikemas.
2. Peran freight forwarder sebagai pengangkut
Banyak freight forwarder bertindak sebagai operator dan bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan pengangkutan meskipun tidak memiliki kapal sendiri. Yang dimaksud dengan operator disini adalah BHI (Badan Hukum Indonesia) yang melaksanakan kegitan usaha pelayanan jasa terhadap kapal dan barang dipelabuhan dalam rangka menunjang kegiatan angkutan melalui laut.
Selain itu freight forwarder juga bertindak sebagai :
a. Vessel-Operating Multimodal Transport Operator secara penuh yang melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara door- to-door dengan satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk FBL (Fiata Combined Transport Bill of Lading).
b. Non-Vessel Operator (NVO) yaitu operator muatan yang mengurus pengangkutan lewat laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan menggunakan satu house bill of lading.
c. Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC) yang mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan melaksanakan konsolidasi muatan atau melayani multimodal transport dengan house bill of lading (HBL) atau bill of lading dari FIATA.
3. Peran freight forwarder dalam dokumentasi
Dengan belum adanya kekuatan konversi internasional, maka operator multimodal transport bebas untuk membuat kontrak maupun syarat kondisi yang dapat diterima oleh para pelangannya. Sebagian basar operator mengikuti ketentuan yang disusun oleh gabungan International Chambere of Commerce (ICC) yang dikenal Uniform Rules for Combined Transport Dokument. Berdasarkan ketentuan tersebut, dokumen-dokumen multimodal transport telah dikembangkan oleh BIMCO (Baltic International Maritime Conference) dan FIATA (The International Federation of Freight Forwarder Association). Dokumen yang dikenal sebagai multimodal transport document dapat diberikan kekuatan hukum sesuai dengan kontrak yang dibuat.
Jenis dokumen yang dipakai adalah Fiata Combined Transport Bill of Lading (FBL) yang dimasukkan dalam golongan freight forwarding document. FBL adalah dokumen pengangkutan antar moda yang dipakai oleh International Freight Forwarder yang bertindak sebagai badan usaha jasa angkutan bersambung atau
Intermodal Transport Operator. Dalam mengeluarkan FBL, forwarder bertanggung jawab tidak hanya dalam memenuhi perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang ditempat tujuan, tetapi juga harus bertanggung jawab atas segala tindakan dan juga keteledoran dari pengangkut atau pihak ke-3 yang dipekerjakan olehnya.
a. Dokumen yang diterima dari pelanggan
Jenis dokumen yang diterima dari pelanggan adalah : 1) FIATA forwarding instruction (FFI) atau shipping instruction.
Dengan cara ini, terjadi kontrak antara freight forwarder dengan pelanggan untuk membawa barang dari tempat langganan ke tujuan.
2) FIATA SDT (Shipper Declaration of Dangerous Goods)
Dipakai bila akan mengirimkan barang berbahaya. Forwarder tidak bertanggung jawab apakah pengisian FIATA SDT ini betul atau tidak.
b. Dokumen yang diberikan kepada pelanggan
Dokumen yang diberikan freight forwarder kepada pelanggan adalah
1) FIATA FCR ( Forwarder Certificate of Receipt )
Dokumen ini menyatakan bahwa forwarder sanggup mengirim barang kepada consignee ditempat tujuan setelah barang diterima.
2) FIATA FCT ( Forwarder Certificate of Transport )
Perjanjian dari forwarder untuk mengangkut barangnya ke tempat tujuan melalui agen yang ditunjuk oleh forwarder. FCT ini dapat segera diterima oleh consigne setelah barang sudah berada di tangan forwarder, namun FIATA FCT sekarang jarang digunakan karena sudah ada FBL.
3) FBL Negotiable FIATA Combined Transport Bill of Lading
Dokumen pengangkut multimodal yang digunakan secara umum oleh multimodal transport operator dan dapat diperdagangkan.
4. Peran Freight Forwarder dalam Pembungkusan ( packing )
Pengiriman maupun penerimaan barang selalu mengharapkan barang sampai pada pihak yang dituju dengan memenuhi 3 K, yaitu : a) Keamanan
b) Keaslian c) Kepuasan
Syarat ini mengandung tuntutan bahwa barang yang dikirim dan diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat, maupun rupa dan tidak ada kekurangan dalam jumlahnya, tidak berkeringat, basah, dll. Pada umumnya yang bertanggung jawab langsung terhadap
keadaan barang adalah pengirim. Dengan demikian pengirim akan berusaha agar bungkusan barang bisa memenuhi tuntutan 3 K tersebut.
Jenis bungkusan yang diperlukan untuk membungkus barang, yang dapat merupakan kesatuan atau dalam jumlah yang benyak akan tergantung dari :
a. Sifat dan jenis dari barang b. Volume
c. Berat
d. Jumlah jenis barang e. Cara mengirim f. Tujuan
Dalam bungkus juga harus diperhatikan letak dari merk barang dan segala keterangan yang sesuai dengan shipping mark yang akan dicatat dalam dokumen. Tujuan dari shipping mark adalah agar barang bisa lebih mudah dikenal. Oleh karena itu freight forwarder dalam hal ini sangat penting peranannya, karena merekalah yang sangat paham dan lebih berpengalaman mengenai cara pembungkusan yang lebih baik, sifat dan karakteristik barang-barang ekspor tersebut, selain itu Intermodal Trade Center ( ITC ) yang merupakan salah satu badan Perserikatan Bangsa-bangsa juga bersedia memberi nasihat mengenai cara pembungkusan barang ekspor.
Untuk memilih jenis pembungkus, ada beberapa kepentingan yang harus diperhatikan antara lain :
a. Untuk kepentingan pengirim ( shipper )
Perlindungan, keaslian, dan penampilan dalam ekspor dari barangnya sebagai tujuan utama, dan uang tambang yang serendah mungkin.
b. Untuk Kepentingan Pengangkut ( carrier )
Bungkus berfungsi sebagai pelindung dari kehilangan, pencurian, kerusakan serta untuk optimalisasi daya muat kapal.
Eksportir biasanya bertanggung jawab untuk memilih jenis bungkusan yang sesuai untuk muatan ekspor, dimana muatan yang semula merupakan kesatuan ( consolidated ) akan dibongkar sebelum dibagi ke beberapa consignee atau penerima.
Jenis pembungkus untuk suatu barang yang bervariasi, yaitu sesuai dengan sifat dan besar dari barang itu sendiri. Selain itu, tergantung dari angkutan yang digunakan untuk membawanya ke tempat tujuan yang terakhir, yaitu consignee atau importir.
Secara umum, jenis bungkusan yang dipergunakan dan muatan di dalamnya dapat dipaparkan sebagi berikut (Capt. R.P Suyono : 167) a. Karung
Isi atau muatan dari karung itu sendiri harus cukup kuat untuk menahan tekanan luar dari segala penjuru karena bahan karung hanya dapat menahan isinya yang di dalam dan tidak melindunginya dari kerusakan yang dapat datang dari luar. Isi dari
karung dapat berupa pupuk, beras, jagung, gula kopra, dan sebagainya.
b. Bahan fiber atau karton
Kotak pembungkus yang dibuat dari bahan fiber atau karton dapat dipakai secara luas demi efisiensi dan ekonomi. Meskipun relatif murah, namun dapat menahan tekanan dan bantingan yang secara umumnya akan terjadi dalam pengangkutan. Selain itu dapat menjaga isinya terhadap kerusakan atau kehilangan.
c. Peti kayu
Peti kayu merupakan bungkusan yang terbaik untuk barang karena dinding-dindingnya cukup kuat untuk menahan isi maupun tekanan dari luar. Peti kayu paling sesuai untuk pengangkutan barang secara konvensional. Selain itu, juga sesuai untuk menahan panas atau kelembaban. Barang di dalamnya dapat terlindungi bila dibungkus dengan lapisan-lapisan pelindung, seperti lapisan plastik, kertas berminyak, dan sebagainya.
Untuk muatan berbahaya dan muatan mengganggu memerlukan pembungkusan khusus serta marking dan labeling yang harus dilakukan oleh eksportirnya sendiri.
Dalam memasukkan barang ke petikemas, kesukaran yang dialami oleh banyak eksportir adalah tidak tersedianya alat pengangkat berupa forklift berkapasitas untuk mengangkut barang berat. Padahal berat
keseluruhan petikemas setelah diisi berkisar antara 20 hingga 30 ton sehingga jarang dilakukan pengisian petikemas di atas
( groundlevel ). Untuk memudahkan hal itu, maka pengisian petikemas dilakukan di atas kendaraan pengangkut, yang disebut juga on chasis atau platformlevel loading.
Hal yang harus diperhatikan dalam mengisi petikemas adalah berat dan volume dari barang yang diisi agar petikemas dapat digunakan seefisien mungkin, karena bila berat petikemas serta isinya melebihi berat maksimum yang telah ditentukan, pengangkut dapat menolak untuk dapat dimuat di atas kapalnya. Berat dan keadaan petikemas, yang didapat dari berat keseluruhan alat angkut dan petikemasnya dikurangi dengan berat kendaraannya.
Bila dimuat di terminal umum, pada alat angkat kapal petikemas modern, terdapat skala untuk membaca berat dari petikemas yang diangkat.
Oleh karena itu, cara terbaik untuk mengisi ( stuffing ) dari petikemas adalah mengetahui berat tiap barang yang dimasukkan ke dalamnya bila sedang dimuat oleh eksportir di lokasinya.
5. Peran freight forwarder dalam asuransi
Asuransi adalah suatu metode bagi pihak-pihak yang menginginkan perlindungan dari berbagai bentuk bahaya, dengan memberikan kontribusi pada suatu dana bersama yang diorganisasikan oleh perusahaan asuransi untuk memberikan pembayaran penggantian kerugian yang mungkin terjadi. Asuransi juga didefinisikan sebagai suatu hubungan yang terjadi berdasarkan kontrak, apabila suatu pihak
(perusahaan asuransi) untuk tujuan mendapat premium, berjanji memberikan ganti rugi kepada pihak lain ( pembeli jasa asuransi ) atas kerugian yang mungkin terjadi untuk bidang-bidang tertentu. Dalam hal ini freight forwarder bekerjasama dengan perusahaan asuransi untuk antisipasi dan perlindungan terhadap berbagai bentuk bahaya yang terjadi selama pengiriman barang ( Capt. R.P. Suyono : 111 )
Jenis Asuransi dalam dunia pelayaran ada dua jenis, yaitu (Capt. R.P. Suyono : 112)
a. Asuransi kerangka kapal ( hull & machinery insurace )
Jenis asuransi ini untuk menutup kemungkinan kerugian atas kerangka kapal dan mesin kapal disebabkan oleh kejadian bahaya di laut (perils of the sea) seperti pelanggaran atau tabrakan, kerusakan mesin, cuaca buruk, dll. Asuransi ini ditutup oleh pemilik kapal.
b. Asuransi muatan ( cargo insurance )
Asuransi muatan dibagi menjadi dua, yakni cargo marine insurance dan cargo liability insurance.
1) Cargo marine insurance
Asuransi yang ditutup oleh pemilik barang atas kemungkinan kerugian yang disebabkan oleh kerusakan atau kehilangan barang selama dalam pelayaran.
2) Cargo liability insurance
Asuransi yang ditutup oleh pengangkut atas kemungkinan kerugian yang disebabkan oleh adanya tuntutan dari pemilik barang karena terjadi kerusakan atau kehilangan barang.
Untuk menutup cargo liability, pihak pengangkut pada umumnya telah menjadi anggota P&I Club ( Protection and Indemnity Club) (asuransi bersama para pemilik / operator kapal untuk menutup resiko yang tidak dapat diasuransikan pada perusahaan asuransi)
Perusahaan freight forwarder yang besar adakalanya meberikan juga pelayanan asuransi dengan membuka suatu “Open Marine Insurance Policy” untuk berjaga-jaga bilamana eksportir / pemilik barang lupa atau tidak mengetahui keharusan penutupan asuransi ini maka freight forwarder dapat menutup asuransi untuk barang atas nama freight forwarder sendiri.
Sertifikat atau polis asuransi adalah kontrak tertulis antara perusahaan asuransi dengan pihak yang dijamin (tertanggung) yang memuat persyaratan dan ketentuan perjanjian. Sertifikat tersebut akan ditandatangani oleh yang diasuransikan sebelum dikirim ke perusahaan asuransi. Sertifikat dapat diisi dan diselesaikan oleh perusahaan asuransi setelah diterima, dan dengan keterangan lebih lanjut oleh forwarder atau oleh yang diasuransikan. Perusahaan forwarder atau EMKL akan melihat agar tidak dapat terjadi asuransi
ganda. Bila dalam keraguan, forwarder dapat menghubungi perusahaan asuransi dengan telex atau fax agar tidak terjadi salah faham.
Badan atau perusahaan asuransi mempunyai kewajiban untuk membayar, perusahaan asuransi harus yakin dahulu yang diasuransikan telah melakukan segalanya, antara lain :
a. Telah melakukan segala upaya untuk melindungi barangnya.
b. Bila telah terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, telah melakukan upaya agar kerusakan yang lebih besar tidak akan terjadi.
c. Mempunyai cukup dana untuk dapat membangunnya kembali.
Bila telah menerima dokumen yang diperlukan, perusahaan asuransi akan membayar jumlah klaim dalam tempo waktu satu bulan.
d. Akan membuat letter of subrogation dimana ia akan memindahkan haknya untuk menurut pelarayan kepada perusahaan.
C. Hubungan freight forwarder dengan pihak ketiga dalam multimodal transport.
Hubungan freight forwarder dengan pihak ketiga dalam multimodal transport menurut Capt. R.P. Suyono dalam Shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut, 2003.
Dalam dunia transportasi angkutan barang dikenal istilah multimodal transport. Multimodal transport adalah transportasi yang melibatkan lebih dari satu modal angkutan, dan transportasi tersebut terjadi tidak hanya dalam
satu negara saja. Dengan demikian freight forwarder pada umumnya menggunakan pihak ketiga. Pihak ketiga yang terlibat antara lain :
1. Pihak pengangkut :
a) Operator angkutan darat (Truk) b) Jasa kereta api
c) Angkutan udara 2. Non Pengangkut :
a) Terminal petikemas b) Pergudangan c) Pemilik petikemas
d) Organisasi yang usahanya khusus untuk mengepak, penyelesaian dokumen bea-cukai, dokumen ekspor / impor, transaksi penukaran valuta asing, dan pengurusan dokumen terkait.
3. Pihak-pihak lain : a) Bank
b) Pihak asuransi c) Bea cukai d) Disperindag.
Dalam perusahaan freight forwarder khususnya pada PT.
Geologistics Indonesia Perdana, pihak pengangkut yang digunakan adalah angkutan darat, laut, dan udara. Angkutan darat biasa menggunakan truk dan
sejenisnya, sementara angkutan laut menggunakan sarana vessel / kapal, sedangkan dalam angkutan udara menggunakan sarana pesawat (air lines).
D. Aktivitas keseluruhan freight forwarder sebagai mata rantai dalam ekspedisi muatan
Aktivitas freight forwarder keseluruhan menurut Capt. R.P. Suyono dalam shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut, 2003 adalah :
1. Memilih rute perjalanan barang, moda transportasi dan pengangkut yang sesuai, kemudian memesan ruang muat (Space),
2. Melaksanakan penerimaaan barang, menyortir, mengepak, menimbang berat, mengukur dimensi, kemudian menyimpan barang ke dalam gudang,
3. Mempelajari letter of credit barang peraturan negara tujuan ekspor, negara transit, negara impor kemudian mempersiapkan dokumen- dokumen lain yang diperlukan,
4. Melaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut / udara, mengurus izin Bea dan Cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut,
5. Membayar biaya-biaya pengangkutan serta membayarkan barang kepada pihak pengangkut,
6. Mendapat bill of lading / air way bill dari pihak pengangkut,
7. Mengurus asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan klaim kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan / kerusakan atas barang, 8. Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima, berdasarkan
info dari pihak pengangkut dan agen forwarder di negara transit / tujuan, 9. Melaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut,
10. Mengurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan bea masuk dan biaya-biaya yang timbul di pelabuhan transit / tujuan,
11. Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat penyimpanan barang di gudang,
12. Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan melaksanakan pendistribusian barang bila diminta.
BAB III
DISKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaaan
LEP Internasional Indonesia Perdana adalah salah satu perusahaan jasa logistics dan transportasi global yang berpusat di Amerika Serikat dengan pendapatan tahunan kurang lebih $ 1.5 milyar. Geologistics melayani hampir 1000 lokasi pada 140 negara diseluruh networknya
dengan 500 kantor atau rekan srategis di 85 negara, dilengkapi oleh 400 persekutuan berlokasi di 55 negara.
LEP Internasional Indonesia Perdana didirikan di Indonesia pada tahun 1992, sebagai partner eksklusif dari LEP Internasional Group dalam basis global. LEP internasional dimulai pada tahun 1849 ketika dua pebisnis dari Swiss – Langstaff and Ehrenberg- mendirikan bisnis transportasi mereka di Le Havre / Prancis. Pada tahun 1886 perekutuan mereka bertambah menjadi tiga, ketika seorang berkebangsaan Inggris ikut serta, dari dan menjadi Langstaff, Ehrenberg and Pollak (LEP).
Dari akar tersebut, perusahaan LEP tumbuh menjadi jaringan berbasis global, perkantoran, depot, dan pergudangan, serta menawarkan servis yang penuh dan memuaskan.
Pada tanggal 15 September 1998, group ini mengadaptasi dan memperkenalkan logo baru dan nama baru, dari LEP Internasional menjadi Geologistics Group ini terdiri dari LEP International Worldwide, LEP Profit International (USA), LEP International (Canada), The Bekins Company and Matrix International.
PT. Geologistics Indonesia Perdana menampilkan suatu program unik dan luas secara global terhadap transportasi tradisional dan jasa pengiriman / ekspedisi, program penggabungan tujuan logistics (end-to- end) dan pelengkap pemasok mata rantai atau ke tiga dari solusi logistik.
PT. Geologistics Indonesia Perdana menawarkan jasa logistik dan pengiriman barang baik berbasis global maupun lokal. PT. Geologistics
30
Indonesia Perdana adalah agen yang menyatukan supplier (pemasok) akan solusi transportasi.
Sebagai Custom broker/EMKL yang bersertifikasi, PT.
Geologistics Indonesia Perdana melaksanakan customs pernyataan atas nama pelanggannya, asuransi dari barang-barang yang di transportasikan pun dapat ditambahkan melalui PT. Geologistics Indonesia Perdana.
Seluruh produk yang ditawarkan PT. Geologistics Indonesia Perdana adalah berupa jasa dan hasilnya adalah konfirmasi dari pelanggan atas langkah prosedur yang sesuai.
2. Lokasi Perusahaan
Dalam melaksanakan penelitian ini agar data yang diperoleh sesuai dengan masalah yang diangkat, maka penulis mengambil lokasi penelitian di PT. Geologistics Indonesia Perdana yang beralamat di Jl. Raya Solo Permai Blok HH / 12 Solo Baru – Sukoharjo, Solo 57552.
Karena perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang ekspor baik melalui darat, laut, maupun udara (Freight Forwarder).
3. Struktur Organisasi Perusahaan
PT. GEOLOGISTICS INDONESIA PERDANA CABANG SOLO
Sea Freight Air Freight
Branch Manager
Operational Manager
Accounting
& Chasier Sales
Customer Service
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo
Menurut struktur organisasi yang ada di kantor PT. Geologistics Indonesia Perdana cabang Solo, kekuasaan dipegang oleh seorang kepala cabang yang merupakan pimpinan dari perusahaa tersebut (Branch Manager). Pimpinan disini membawahi 4 departemen, yaitu :
1) Departemen Penjualan (Sales and Marketing Departement)
Departemen ini bertugas mencari konsumen, membuat penawaran kepada konsumen, menjaga hubungan baik kepada konsumen, mencari harga sewa terhadap direct transporter termasuk didalamnya kepada Airline, Shipping line, Trucker, serta mampu melakukan analisa pasar.
Secara administrasi harus menyiapkan SOP (Standard Operating
Procedure), membuat permohonan kredit konsumen, dan menyiapkan laporan secara periodik.
2) Departemen Operational
Departemen operational ini meliputi beberapa divisi, yaitu : a) Divisi Air Freight Ekspor (Air Freight Export Division)
Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada pesawat udara, pekerjaannya meliputi pemrosesan dokumen ekspor, pengambilan barang, serta pengawasan barang sampai pembuatan tagihan ke konsumen.
b) Divisi Air Freight Impor (Air Freight Impor Division)
Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada pesawat udara. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen impor, pengantaran barang, serta pengawasan pengiriman sampai pembuatan tagihan ke konsumen.
c) Divisi Sea Freight Ekspor (Sea Freight Export Division)
Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada kapal laut. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen ekspor, mulai dari penerimaan SI dari shipper, pengambilan barang, serta pengawasan pengiriman sampai pembuatan tagihan kekonsumen.
d) Divisi Sea Freight Impor (Sea Freight Import Division)
Divisi ini menangani proses pengiriman barang melalui armada kapal laut. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen impor,
pengambilan barang, serta pengawasan pengiriman sampai pembuatan tagihan kekonsumen.
e) Divisi Customs (Customs Brokerage Division)
Divisi ini menangani proses keluar masuknya barang dari kawasan pabean, baik di pelabuhan laut maupun di pelabuhan udara. Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen kepabeanan. Divisi ini merupakan divisi pendukung dari divisi lainya.
f) Divisi Domestik (Domestics Division)
Divisi ini menangani proses pengiriman barang di dalam negeri, baik menggunakan truck, pesawat udara, maupun kapal antar pulau.
Tugasnya meliputi pemrosesan dokumen sampai pembuatan tagihan ke konsumen.
Di dalam departemen operasional tersebut bertanggung jawab langsung kepada pimpinan operasinal (Operational Manager). Tugas dari operatioal manager adalah mengontrol semua kegiatan dari divisi- divisi operasional dibawahnya dan melaporkan pekerjaannya ke pimpinan cabang (Brance Manager).
3) Departemen Keuangan (Accounting and Chasier Departement)
Departemen ini bertugas membuat laporan keuangan, mengatur pengeluaran, mengontrol piutang, melakukan penagihan kepada konsumen, menyiapkan laporan-laporan lain atas kegiatan perusahaan yang harus dilaporkan ke kantor pusat, serta mengontrol arus pengiriman dokumen ekspor kepada konsumen.
4) Departemen Kredit (Credir Departement)
Departemen ini bertugas memberikan otorisasi kredit kepada konsumen, sementara ini departemen ini masih dipegang langsung oleh pimpinan cabang kontrol langsung dari direktur keuangan pusat.
4. Visi dan Misi Perusahaan.
a. Visi
PT. Geologistics Indonesia Perdana merupakan suatu perusahaan yang mampu memenuhi tantangan untuk menghadapi persaingan perdagangan global.
b. Misi
PT. Geologistics Indonesia Perdana memfasilitasi perdagangan melalui rangkaian solusi/cara pemecahan masalah yang inovative.
c. Tujuan
Perusahaan Geologistics Indonesia Perdana berkembang secara keseluruhan dalam peranan penting untuk menggabungkan solusi rangkaian permintaan pelanggan. Dalam perusahaan Geologistics Indonesia Perdana akan mengatasi berbagai macam tuntutan dari para pelanggan/customers dengan cara meningkatkan dan menambah hal- hal sebagai berikut :
a. Meningkatkan pemahaman dalam jaringan pekerjaan secara keseluruhan dan ciri khas setempat.
b. Merupakan suatu perusahaan logistics yang mempunyai capabilitas (kecakapan) dalam menjalankan tugas/pekerjaannya.
c. Meningkatkan kecerdasan dan semangat yang baru.
d. Menciptakan karyawan (Sumber Daya Manusia) yang mempunyai motivasi, ketrampilan, dan budaya.
5. Jam Kerja Perusahaan
Pada PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo, jam kerja yang berlaku adalah selama 6 hari dalam seminggu. Untuk hari senin sampai hari jum’at jam kerja dimulai pada pukul 08.30 WIB hingga pukul 17.30 WIB, khusus pada hari sabtu jam kerja dimulai dipukul 08.30 WIB hingga pukul 14.00 WIB. Jam istrirahat yaitu antara pukul 12.00 WIB sampai 13.00 WIB. Pada hari minggu dan hari Besar Nasional semua aktivitas perusahaan diliburkan.
Tabel 3.1 Jam Kerja PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo B. Hari C. Jam Kerja D. Jam Istrirahat
Senin 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB Selasa 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB Rabu 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB Kamis 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB Jum'at 08.30 WIB - 17.30 WIB 12.00 WIB - 13.00 WIB
Sabtu 08.30 WIB - 14.00 WIB
B. Pembahasan
1. Peran PT. Geologistics Indonesian Perdana cabang solo sebagai Freight Forwarder dalam proses pengiriman barang melalui laut
Pengiriman barang melalui transportasi laut merupakan salah satu alat transportasi yang modern dalam kegiatan ekspor-impor. Angkutan ini mempunyai peran penting bagi para eksportir dalam kegiatan ekspornya dan aktivitas ekspor lainya, khususnya pada pengiriman barang yang berskala besar dan berat serta disediakan pula penanganan-penanganan yang intensif dalam proses tersebut.
Selanjutnya angkutan barang melalui laut ini dapat menyediakan jasa angkutan yang lebih baik yang tidak disediakan oleh semua alat transportasi lainnya misalnya dengan menyediakan ruang kontainer yang lebar pada kapal dalam angkutan laut, pengiriman dokumen, dll.
Mengenai tanggung jawab angkutan laut tersebut salah satunya adalah memberikan layanan yang baik termasuk didalamnya adalah komunikasi dan ketepatan informasi, dokumentasi, serta senantiasa berupaya untuk menyelesaikan keluhan disamping tentunya penanganan terhadap barang yang dikirim.
Dalam menjalankan kepengurusan transportasinya, freight forwarder mempunyai beberapa peran, yang meliputi (R.P. Suyono : 159):
Sesuai dengan posisinya sebagai jasa perantara transportasi internasioanal. PT. Geologistics Indonesia Perdana berkedudukan ditengah-tengah sebagai mata rantai yang menghubungkan antara eksportir atau shipper atau konsumen dengan perusahaan transportasi sampai dengan consignee.
Di sini, PT. Geologistics sebagai forwarder internasional dapat berfungsi sebagai penunjang perdagangan dan distribusi (trade and transport logistics) yaitu berperan sebagai penanggung jawab tunggal atas semua mata rantai pengangkutan dari awal hingga tempat tujuan akhir sebagai contractual carrier, dan juga berperan sebagai jasa transportasi berskala lokal, misalnya EMKU atau EMKL.
Posisi peranan PT. Geologistics sebagai perantara jasa transportasi Internasional ini dapat digambarkan sebagai berikut :
D
Eksportir/
Konsumen/
Shipper
PT. Geologistic Solo
Freight Forwarder
Transporter (shipping
line/air line)
Consignee/
importer
PT. Geologistic Overseas Freight Forwarder
Transporter (land transport/shipping
land/air land) Dalam negeri
Luar negeri
B2 C2
A2
B1 C1
A1
Gambar 3.2 Posisi Forwarder dalam pengiriman berang ekspor Keterangan Gambar 3.2 :
Shipper : Pengirim atau eksportir atau konsumen.
Sebelumnya shipper telah melakukan kontrak jual beli dengan consignee.
Freight forewarder : Perusahaan jasa transportasi internasional (dalam hal ini PT. Geologistics) yang telah ditunjuk oleh shipper/eksportir untuk melakukan pengiriman komoditi ekspor dalam wujud shipping instruction. Freight forwarder mengatur, mengkoordinir, mengawasi dan bertanggung jawab sepenuhnya atas terselenggaranya pengangkutan barang, dari tempat asalnya sampai ke tempat tujuan.
Transporter : Adalah agen pelayaran atau agen penerbangan yang ditunjuk PT. Geologistics (freight forwarder) untuk melakukan pengiriman barang.
A.1, B.1 dan C.1 : Menerangkan bahwa posisi PT. Geologistics dapat berperan sebagai jasa transportasi berskala lokal yaitu EMKL atau EMKU. Dari gudang eksportir atau shipper atau konsumen (A1) sampai dengan
perusahaan pelayaran maupun perusahaan penerbangan (C1). Ruang lingkup EMKL dan EMKU tidak keluar dari batas negara.
A.1, B.1 dan C.1 sampai
A.2, B.2 dan C.2 : Menerangkan bahwa PT. Geologistics juga dapat berperan sebagai contractual shipper berperan sebagai penanggung jawab tunggal atas semua mata rantai pengangkutan dari awal hingga tempat tujuan akhir). Dari dalam negeri sampai keluar negeri, tempat tujuan eksportir.
D : Batas negara (antara shipper dengan consignee) Setelah memahami posisi peran PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo sebagai pengangkut perantara (jasa pengiriman) dalam pengiriman barang ekspor, kemudian penulis akan menjelaskan peran apa saja yang dijalankan PT. Geologistics Indonesia Perdana Cabang Solo adalah sebagai berikut :
a. Peran dalam konsolidasi (Cargo Consolidation)
Menurut Capt. R.P. Suyono dalam buku Shipping Pengangkutan Internasional Ekspor Impor Melalui Laut, 2003, konsolidasi muatan (cargo consolidation) adalah ;
“Pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir / shipper di tempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa consignee di tempat tujuan yang dikemas dalam satu unit paket
muatan, kemudian muatan terkonsolidasi tersebut dikapalkan dan ditujukan ke agen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing- masing “.
Bisa ditunjukkan dalam salah satu pelayanan yang diberikan oleh PT. Geologistics dalam pengapalan petikemas terkonsolidasi, dimana muatan dari beberapa konsumen / shipper / eksportir dari Solo dan sekitarnya dikonsolidasikan oleh PT. Geologistics sebagai freight forwarder-nya dalam petikemas LCL (Lest Container Load) dan dikapalkan ke negara tujuan sebagai muatan petikemas FCL
(Full Container Load) yang ditunjukkkan pada agen konsolidator.
Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadikan sebagai petikemas LCL (Lest Container Load) kembali dan kemudian muatan diserahkan kepada masing-masing consignee.
Dalam hal ini, PT. Geologistics cabang solo hanya berperan pada LCL (Lest Container Load) muatan dari gudang beberapa shipper / konsumen / eksportir yang kemudian dikonsolidasikan menjadi FCL (Full Container Load) di pelabuhan muat Tanjung Emas Semarang.
Kegiatan konsolidasi seperti ini biasanya disebut juga kombinasi LCL / FCL. Biasanya penawaran bentuk LCL ini ditujukan pada komoditi ekspor partai kecil karena cara ini sangat bermanfaat mengingat banyaknya eksportir kecil (kerajinan) di Indonesia, terutama di Solo, sehingga masing-masing pemilik barang (shipper / eksportir/
konsumen) hanya membayar ongkos yang minimum dan memperoleh keuntungan dari pengangkutan dengan petikemas terhadap pencurian, gangguan dalam perjalanan dan sebagainya. Dengan demikian PT.
Geologistics sebagai freight forwarder tidak saja memberikan jasa dalam menurunkan ongkos angkut tetapi juga memudahkan para eksportir kecil dalam membayar biaya ekspor yang beraneka ragam seperti dokumen, pengapalan, premi asuransi, bea masuk barang, dan lain sebagainya.
b. Peranan dalam Dokumentasi
Disini PT. Geologistics Indonesia Perdana dan seluruh cabangnya di Indonesia termasuk cabang Solo menggunakan bentuk dokumentasi yang sudah ditetapkan oleh The International Federation of Freight Forwarders Association (FIATA), dimana dokumen- dokumen tersebut mempunyai kekuatan hukum sesuai dengan kontrak yang dibuat, yaitu :
1) FBL Negotiable (Fiata Combined Transport Bill of Lading)
Suatu dokumen pengangkutan antar moda yang dipakai oleh International Freight Forwarder yang bertindak sebagai badan jasa angkutan bersambung atau International Transport Operator.
Dokumen pengangkut multimodal ini dapat digunakan secara umum oleh multimodal transport operator dan dapat diperdagangkan. Dalam mengeluarkan FBL ini, PT. Geologistics selaku freight forwarder bertanggung jawab terhadap segala
tindakan dan juga keteledoran dari pengangkut atau pihak ke-3 yang dipekerjakan olehnya. Biasanya PT. Geologistics selaku freight forwarder dalam mengeluarkan FBL menutup tanggung jawabnya dengan asuransi sehingga FBL disini juga bisa berfungsi sebagai marine insurance policy (akan lebih disinggung dalam kaitannya peranan freight forwarder dalam asuransi) yang melindungi barang terhadap kehilangan selama barang berada di kapal.
2) FIATA FCR (Forwarder Certificate of Receipt)
Dokumen ini menyatakan bahwa forwarder sanggup mengirim barang kepada consignee di tempat tujuan setelah barang dikirim. Dalam hal ini PT. Geologistics sudah melakukan kontak dan kesepakatan (confirm with partner) dengan cabang Geologistics Overseas untuk melakukan pengiriman barang kepada consignee.
3) FIATA FCT (Forwarder Certificate of Transport)
Merupakan perjanjian dari forwarder untuk mengangkut barangnya ke tempat tujuan melalui agen yang ditunjuk oleh forwarder. FCT ini dapat segera diterima oleh consignee setelah barang sudah berada di tangan forwarder, namun untuk PT.
Geologistics tidak/jarang memakai FIATA FCT dan cenderung lebih memakai FBL.
4) FWR (Fiata Warehouse Receipt)
Merupakan tanda terima gudang yang dipakai dalam operasi di gudang freight forwarder. FWR ini tunduk pada hukum di mana gudang berada dan beroperasi sesuai layaknya peraturan umum pergudangan. Dokumen ini akan dibuat oleh PT.
Geologistcs apabila konsumen/shipper/eksportir memakai jasa pergudangannya (warehousing).
5) House Bill of Lading
Merupakan dokumen yang digunakan untuk beroperasi konsolidasi. Jadi, PT. Geologistics akan mengeluarkan House Bill of Lading untuk pengangkutan barang eksport melalui laut.
Sebelumya, PT. Geologisticcs dari agen pelayaran akan menerima Groupage bill of lading dengan mengumpulkan beberapa jenis barang dari berbagai shipper dan mengirimnya sebagai suatu kesatuan. Pemilik kapal kemudian mengeluarkan groupage B/L kepada PT. Geologistics, di mana PT. Geologistics selaku freight forwarder selanjutnya mengeluarkan house bill of lading untuk tiap shippernya.
c. Peranan dalam pengangkutan
Peran pengangkutan ini akan menyinggung peranan freight forwarder dalam konsolidasi muatan (cargo consolidation).
Sebelumnya, menurut Capt. R.P. Suyono dalam peranannya sebagai pengangkut freight forwarder dapat bertindak sebagai berikut ;
1) Vessel-Operating Multimodal Transport Operator secara penuh yang melaksanakan berbagai jenis pengangkutan dengan cara door- to-door dengan satu dokumen intermodal yang biasanya berbentuk FBL. Jadi di sini Geologistics bertanggung jawab sejak barang diterima (place of receipt) sampai barang diserahkan di gudang consignee (Place of Delivery). Penerimaan / penyerahan barang ini kemungkinan terjadi di luar pelabuhan sehingga transportasi darat sebelum dan sesudah transportasi laut menjadi tanggung jawab freight forwarder. Hal ini berarti freight forwarder mengeluarkan combined transport bill of lading dan biasanya dilakukan untuk FCL container, PT. Geologistics bekerjasama dengan perusahaan kereta api dan angkutan darat lainya, termasuk dengan CFS (Container Freight Forwarder) dan pergudangan.
2) Non-Vessel-Operator (NVO) yaitu muatan yang mengurus pengangkutan melalui laut dari pelabuhan ke pelabuhan dengan menggunakan satu house bill of lading.
3) Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC) yang mempunyai jadwal pelayaran yang tetap dan melaksanakan konsolidasi muatan atau melayani multimodal transport dengan house bil of lading (HBL) atau bills of lading dari FIATA.
NVOCC ini dapat dikatakan juga sebagai sebuah “ usaha perkapalan “ yang tidak mempunyai kapal. NVOCC ini dalam wujud prakteknya adalah usaha cargo consolidation. Untuk
mengirimkan petikemasnya, NVOCC menggunakan Ocean bill of lading dari carrier, sedangkan untuk para pelanggannya ditarik biaya dengan menggunakan House Bill of Lading.
d. Peranan dalam asuransi
Setelah shipper/konsumen/eksportir mempercayakan pengiriman barangnya kepada PT. Geologistics maka segala antisipasi demi keamanan dan perlindungan terhadap berbagai bentuk bahaya yang terjadi selama pengiriman barang harus dipenuhi, biasanya PT. Geologistics menawarkan jasa pengurusan asuransi dalam satu paket pelayanannya, dengan membuka :
“Open Marine Insurance Policy “ yang disatukan dengan FBL atau menjadi kontrak tersendiri.
e. Peranan dalam pembungkusan / pengepakan (packing)
Dalam kegiatan packing PT. Geologistics selalu berusaha agar barang sampai pada pihak yang dituju (consignee) dengan memenuhi syarat 3K, yaitu :
1) Keamanan 2) Keaslian 3) Kepuasan
Syarat ini mengandung tuntutan bahwa barang yang dikirim dan diterima tidak mengalami perubahan bentuk, sifat maupun rupa dan tidak ada kekurangan dalam bertanggung jawab secara langsung
terhadap keadaan barang adalah shipper (pengirim), namun ada kalanya pengetahuan eksportir/konsumen/shipper sangat kurang mengenai tata cara packing dan crating (pembungkusan / Pengepakan dan pemetian muatan dengan papan kayu) sehingga mereka lebih memilih untuk menyerahkan urusan packing ini kepada forwarder yang lebih berpengalaman, terutama untuk barang-barang yang sekiranya berbahaya, dilindungi, dan berharga.
2. Prosedur pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut yang dilakukan PT. Geologistics Indonesia Perdana
Sesuai dengan judulnya “Peranan Freight Forwarder dalam proses transaksi pengiriman barang ekspor melalui transportasi laut pada PT.
Geologistics Cabang Solo” dalam pelaksanaan magang kerja penulis memfokuskan penelitian pada pelayanan pengurusan pengiriman barang ekspor di PT. Geologistics melalui laut (sea freight), yaitu
1. Shipping Instructions dari komsumen kepada PT. Geologistics yang berisi a) Stuffing date tanggal pengapalan
b) Delivery container (tempat pengiriman kontainer ditujukan) c) Nama dan alamat shipper
d) Nama dan alamat consignee
e) Shipping line (perusahaan pelayaran yang ditunjuk) f) Freight (bentuk tarif)
g) Port of loading (pelabuhan muat) h) Destination (tujuan pengiriman)
i) Description of good (jenis barang ekspor) j) Status container (ukuran dan jenis kontainer)
Setelah menerima Shipping Instruction (SI), Geologistics segera menelitinya (check list and cover job). Fungsi dari SI ini adalah sebagai tanda telah terjadi “order” antara eksportir dengan Geologistics, dan menyerahkan penanganan ekspor komoditinya kepada Geologistics. Oleh Geologistics SI ini digunakan untuk booking space di agen perkapalan.
Dapat diketahui pada aktifitas diatas terdapat peranan freight forwarder dalam kegiatan konsolidasi.
2. Book space with carrier, disini Geologistics selaku forwarder melakukan
pemesanan ruangan pada agen perkapalan, Geologistics kemudian mengirimkan job file yang dibuat berdasarkan SI konsumen kepada agen pelayaran. Dari pihak agen pelayaran, setelah mengecek kelengkapan SI, akan mengeluarkan Booking Confirmation kepada Geologistics, kemudian oleh Geologistics diteruskan kepada konsumen (confirm booking details with partner). Isi dari booking confirmation yaitu :
a. Booking number (nomor pemesanan)
b. Shipper (pengirim)
c. Forwarder (agen logistics)
d. Consignee (penerima)
e. S/C Number (Sales Contract Number)
f. Commodity (komoditas/muatan/jenis barang) g. Feeder Vessel/Voyage (nama kapal kecil)
h. Feeder ETD (tanggal pelayaran kapal kecil) i. CY Closing Date/time (tanggal penutupan terminal
petikemas)
j. CFS Closing Date/time (tanggal penutupan tarif petikemas) k. Mother Vessel/Voyage (nama kapal induk)
l. Cargo Volume (volume muatan)
m. Status (status pengangkutan)
Booking confirmation ini berfungsi sebagai surat bukti permohonan untuk mengeluarkan empty container pada depot agen pengangkutan pelayaran. Atas data-data yang ada maka agen pelayaran membuat draft Bill of Lading. Apabila draft B/L tersebut telah sesuai dengan data dan fakta barang yang dikirim, maka agen pelayaran membuat B/L asli yang kemudian diserahkan kepada pengirim.
B/L disini berfungsi untuk memperoleh D/O (delivery order) yang berguna bagi penerima barang atau EMKL atau forwarder yang ditunjuk untuk mengeluarkan barang yang dipesannya dari pengirim. Penerima dapat menyerahkan salah satu lembar asli B/L kepada agen pelayaran untuk ditukar dengan D/O. Dari semua lembar asli yang dikeluarkan, cukup satu saja yang diserahkan dan apabila salah satu telah dipergunakan maka lembar asli lainnya tidak berlaku (stand void). Dalam praktek pengapalan sering terjadi, bank atau agen pelayaran meminta seluruh lembar asli agar diserahkan dengan maksud demi keamanan terutama kalau terjadi pemindahan kepemilikan barang.
Bill of Lading (B/L) atau konosemen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran mempunyai fungsi :
a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal
b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title) c. Kontrak angkutan (contract of affreightment)
d. Dokumen jual beli (transferable document)
3. Kemudian Geologistics mulai mengurusi dokumen custom clearance (kepabeanan) pada Kantor Bea dan Cukai untuk memperoleh PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang). Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan dan didaftarkan ke Kantor Pabean dengan menggunakan PEB. Penyampaian PEB dapat dilakukan secara langsung dengan tulisan di atas formulir atau melalui media elektronik (EDI) Electronic Data Intercharge yang berarti pertukaran dokumen dan data melalui komputer yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah saling kenal dan percaya dalam perdagangannya. Barang yang diberitahukan dalam PEB yang telah didaftarkan, yang akan dimuat atau telah dimuat di sarana pengangkutan untuk dikeluarkan dari Daerah Pabean, dianggap telah diekspor dan diperlakukan sebagai barang ekspor.
Untuk ekspor barang komoditi tertentu yang menurut ketentuan dikenakan pungutan ekspor. Jenis dan tarif Pungutan Ekspor diatur tersendiri dalam Keputusan Manteri Keuangan. Pembayaran Pemungutan Ekspor dilakukan secara tunai melalui Bank Devisa atau Kantor Pabean
sebelum atau pada saat PEB didaftarkan dengan kurs yang berlaku pada saat pembayaran.
4. Melakukan stuffing (pengisian) barang ekspor ke container dengan pengawasan pegawai pengawasan stuffing yang ditugaskan dari kepabean.
Sesuai Shipping Instruction dari konsumen pelaksanaan stuffing dapat dilakukan sesuai order. Kegiatan dalam stuffing termasuknya adalah kegiatan Fumigation (for wooden cargo) dalam hal ini apabila perusahaan konsumen adalah perusahaan wooden furnitur, harus melakukan fumigasi terlebih dahulu. Fumigasi berfungsi untuk menetralisir komoditi (furniture) dari berbagai macam jamur dan berbagai kuman, atau dengan kata lain pembersihan denga cara pengasapan. Jika fumigasi itu oke (clear), maka dari Geologistics ataupun perusahaan fumigasi lain yang ditunjuk oleh konsumen dalam Shipping Instruction (SI) akan mengeluarkan Certificate of Fumigation.
Muatan ekspor sebelum di masukkan ke dalam container harus dibungkus (packing) terlebih dahulu. Pembungkusan merupakan kegiatan membugkus barang atau muatan, yang bilamana barang barang tidak dibungkus akan mengalami kerusakan. Untuk setiap pembungkusan yang berisi barang berbahaya harus diberi tanda dengan segel atau sticker secara jelas agar dapat dikerjakan sesuai dengan peraturan pelaksanaanya.
Kegiatan lain yang dilakukan dalam stuffing yaitu Shipping mark, yang fungsinya nanti akan digunakan sebagai keterangan dalam dokumen,
