Oleh: R.Djokopranoto
1. Peran Fungsi Pembelian dalam perusahaan 2. Isu-isu penting dalam Strategic Purhasing
Management
3. Mendidik Ahli Pengadaan/Pembelian
4. Beberapa Pengalaman industri minyak dan
gas bumi
Dua istilah yang hampir sama dan sering digunakan dalam arti yang sama;
Sebetulnya ada perbedaan sbb:
Pembelian ( purchasing ) hanyalah fungsi membeli
Pengadaan ( procurement ) mencakup lebih luas yaitu membeli, menyewa, meminjam, menukar, sewa-guna (leasing), membuat, dsb.
Istilah manajemen yang lebih populer adalah Purchasing Management , yang sebetulnya
menyangkut ke dua istilah tersebut
Gambar 1
Evolusi Fungsi Purchasing
Sebelum 1939 1940-1949 1950-1969 1970-1989 1990-1999
2000 dst.
Integrasi stra- tegi korporat Manajerial
Perang Dunia II
Klerikal. Strategi
Pembelian
Integrasi de- ngan jaringan pasokan dan
teknologi informasi
Sampai dengan 1900, belum ada istilah bagian Purchasing.
Literatur pertama tentang Purchasing terbit 1887 oleh perusahaan kereta api di USA.
Tahun 1915 lahir The National Association of Purchasing Agents di USA.
Tahun 1967 berubah menjadi The National
Association of Purchasing Management (NAPM).
Tujuan utama NAPM meningkatkan profesionalisme
para buyer .
I.DARI SUDUT PANDANG BISNIS PERUSAHAAN a.Salah satu fungsi penting dalam bisnis b.Salah satu elemen pokok mendukung
produksi
c.Salah satu bagian yang bertanggungjawab untuk pembuatan barang di luar.
II.DARI SUDUT PANDANG STRATEGI PERUSAHAAN a.Sebagai profit centre
b.Sebagai fungsi strategis perusahaan
STRATEGIC PURCHASING MANAGEMENT
SUPPLY CHAIN
SUPPLIER-BUYER PARTNERSHIP OUTSOURCING
REVERSE MARKETING
PERFORMANCE MEASUREMENT &
BENCHMARKING COST CONTROL DELIVERY CONTROL
SUPPLY CHAIN adalah konsep atau cara pendekatan logistik (pembelian, pengangkutan, pergudangan, distribusi) yang terintegratif dalam seluruh mata rantai aliran barang, bukan hanya dalam satu perusahaan saja.
Manufacturer Distributor Retailer Supplier
Customer
Information, Product and Funds Flows
Kemitraan vs Lawan dengan kepentingan yang bertentangan
Prinsip-prinsip kemitraan
Mempunyai tujuan yang sama ( mutual goal )
Saling menguntungkan ( mutual benefit )
Saling percaya ( mutual trust )
Bersifat terbuka ( transparent)
Menjalin hubungan jangka panjang ( long term relationship)
Perbaikan terus menerus dalam biaya dan mutu
( continuous improvement in cost and quality)
Kecenderungan perusahaan untuk meng- outsource- kan non core business- nya
Manfaat outsourcing
Lebih memfokuskan pada core business
Memanfaatkan kemampuan world class company
Menekan biaya
Lebih menjamin ketepatan penyerahan
Memecahan masalah yang sulit dikendalikan
dsb.
‘ Procurement ’ adalah ‘ reverse marketing ’
‘ Marketing management ’ lebih tua daripada
‘ purchasing management ’
Pendekatan marketing management dapat
digunakan juga dalam purchasing management
Beberapa pendekatan marketing
Lebih agresif dan imaginatif
Lebih aktif mengambil inisiatif
Kita lebih membutuhkan mereka
Membujuk pembeli
Pembeli tidak lagi selalu ‘raja’
Barang dibeli dan datang tepat pada saat menjelang diperlukan
Strategi jitu untuk menekan biaya pembelian dan penjamin ketepatan penyerahan barang
Pertama kali dikembangkan oleh Toyota Jepang
Mutlak diperlukan ‘ supplier-buyer partnership ’
sebagai suatu ‘ strategic partnership ’
Kinerja bagian pembelian perlu diukur dan
dilakukan benchmarking dengan best practice
Yang diukur terutama efisiensi dan efektivitas
Contoh :
Total purchase per purchasing employee
Total purchases as a percent of sales
Warehouse inventory as a percent of purchases
Cost of purchasing department as a percent of purchases, etc
Benchmark dengan best practice misalnya data
CAPS ( Centre for Advanced Purchasing Studies)
Ada pergeseran pandangan tentang fungsi pembelian, yaitu dari ‘ cost center ’ menjadi
‘ profit center ’
Sebagai akibatnya, juga ada pergeseran
pandangan tentang fungsi pembelian, yaitu dari sekedar ‘ technical activities ’ menjadi
‘ strategic activities ’
Kegiatan strategis adalah kegiatan yang ikut
menentukan hidup-mati atau berkembang
tidaknya suatu perusahaan
Pengaruh Penghematan Pembelian Pada Keuntungan Perusahaan pada suatu Tipikal
Perusahaan Manufaktur
Pendapatan $ 500.000.000
Biaya pembelian 320.000.000 (64%) Biaya gaji dan upah 100.000.000 (20%)
Biaya lain 40.000.000 ( 8%)
Keuntungan sebelum pajak 40.000.000 ( 8%) ---
5% penghematan dalam pembelian ($ 16.000.000) akan
menaikkan keuntungan 40%
Beberapa dampak perubahan pandangan
bahwa fungsi purchasing merupakan profit center dan bukan hanya sekedar cost center : 1.Pemberian penghargaan lebih tinggi pada
purchasing manager
2.Tugas purchasing memerlukan keahlian dan ketrampilan khusus
3.Perubahan kesadaran bahwa petugas
purchasing perlu dipersiapkan menjadi
seorang ahli/profesional
Pembelian sebagai fungsi
Pembelian sebagai proses
Pembelian dalam hubungnanya dengan mata rantai pasokan dan nilai
Pembelian sebagai disiplin
Pembelian sebagai profesi Dari perspektif ini tugas pembelian
adalah suatu profesi dan petugasnya
haruslah
Difinisi Millerson (1964)
‘ Profession is a type of higher-grade non- manual occupation with both subjectivity and objectivity recoqnised occupational status, possessing a well-defined area of study or concern and providing a definite service after advanced training and
education’
Menurut Millerson
Ketrampilan berdasarkan pengetahuan teoritis
Keterampilan yang membutuhkan pelatihan dan pendidikan
Denominasi kompetensi profesi dengan lulus suatu tes
Ketaatan pada integritas dengan mengacu pada kode etik tertentu
Pemberian layanan pada barang keperluan publik
Profesi tersebut terorganisasi
Jenis-jenis diklat menurut tujuan
Jenis diklat menurut subyek
Jenis diklat menurut cara pelaksanaan
Jenis-jenis diklat menurut durasi pelaksanaan
Jenis-jenis diklat menurut pelaksana
Jenis-jenis diklat menurut tempat
pelaksanaan
1.Diklat pra-jabatan ( pre-employment training ) Mempersiapkan calon karyawan
2.Diklat jabatan (penataran)
Membekali karyawan untuk pelaksanaan tugas sekarang
3.Diklat pengembangan
Mempersiapkan karyawan untuk
pelaksanaan tugas yang akan datang yang lebih berat/tinggi
4.Diklat konversi
Mendidik karyawan yang beralih tugas
1.Diklat umum
Diklat tentang pengetahuan atau
ketrampilan umum yang harus diikuti
semua karyawan seperti misalnya bahasa asing, keselamatan kerja, manajemen, dsb.
2. Diklat profesi
Diklat pendalaman keahlian dalam profesi tertentu seperti pembelian/pengadaan dsb.
3.Diklat khusus
Diklat yang bersifat khusus seperti Pancasila,
pengembangan mental, dsb.
Dalam ruang kelas
Dalam bentuk kursus/seminar/ workshop dsb
Belajar sambil bekerja ( on the job training )
Dalam bentuk kerja magang
Dalam bentuk kunjungan kerja
Waktu singkat sekali (1-2 hari)
Waktu singkat (1-2 minggu)
Waktu sedang (1-6 bulan)
Waktu panjang (1 tahun lebih)
1.Dilaksanakan sendiri ( in house training )
2.Dilaksanakan pihak ketiga atas permintaan khusus ( outsourcing )
3.Dilaksanakan oleh asosiasi profesi atau lembaga tertentu (misalnya dalam bentuk sertifikasi)
4.Dilaksanakan oleh lembaga pendidikan
formal (perguruan tinggi)
Di dalam negeri
Di luar negeri
Contoh sertifikasi oleh NAPM ( the National Association of Purchasing Management, USA )
CPM = Certified Purchasing Manager
CIPM = Certified International Purchasing Manager
CISM = Certified International Sourcing Manager
APP = Accredited Purchasing Practitioner
Tugas pembelian
Prinsip-prinsip pembelian
Sumber pembelian
Tata cara pembelian
Pembelian barang kapital
Strategi dan teknik pembelian
Pelelangan, beli langsung, tunjuk
Pembuatan Surat Pesanan
Taktik dan strategi negosiasi
Incoterm
Metoda pembayaran
Pengendalian harga
Pengendalian mutu
Pemilihan dan evaluasi pemasok
E-procurement
Pengetahuan barang
Aspek hukum pembelian
Kontrak pembelian jangka panjang
Pengukuran kinerja bagian pembelian
Perencanaan dan audit pembelian
Kemitraan pembeli- penjual
Supply chain
Pendekatan reverse marketing dalam
pembelian
Outsourcing dalam pembelian
Pembelian di muka, pembelian spekulatif, hedging
Pembelian tepat waktu ( just in time purchasing )
Pembelian barang umum dan suku cadang
Pembelian dalam negeri
dan luar negeri
Pre-employment Training (1950-1961)
a) Dalam bentuk MPS ( Middelbare Petroleum School) , kemudian berubah menjadi
Petroleum College (Pendidikan Ahli Minyak) b) Tujuannya untuk mendidik tenaga ahli
Indonesia untuk menggantikan orang asing c) Berupa tingkat akademi ( 2 tahun), dalam
berbagai disiplin termasuk Materials
Administrations (istilah logistik waktu itu) yang mencakup procurement/purchasing, warehousing, inventory control, dan
distribution )
Pre-emplyoment Training (2001-2004) Logistik Supervisory Training (LST)
-untuk menyediakan tenaga penyelia logistik di lapangan
-direkrut dari lulusan D3 -dididik selama 24 bulan -dilakukan di Balikpapan
-60% di kelas dan 40% praktek lapangan -sepenuhnya dilaksanakan dalam bahasa
Inggris
Akademi Minyak dan Gas Bumi (Akamigas 3 tahun) di Cepu
Untuk pendidikan pra-jabatan dan pendidikan keahlian
Bidang studi: beberapa disiplin dalam industri migas termasuk Logistik (pembelian,
pengendalian persediaan, pergudangan, distribusi)
