7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Prosedur
2.1.1 Pengertian Prosedur
Menurut Narko dalam (Wijaya, 2018) “Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang berulang- ulang”.
Menurut Ardiyos dalam (Wijaya, 2018) menyatakan bahwa Prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untukk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara berulangkali dan dilaksanakan secara seragam.
Sedangkan menurut Mulyadi dalam (Wijaya, 2018) Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal (tulis menulis, menggandakan, menghitung, membandingkan antara data sumber dengan data pendukung kedua belah pihak). Biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
2.2 Event Organizer
2.2.1 Pengertian Event Organizer
Menurut (Hafidz, 2017) “Event Organizer berasal dari dua kata bahasa Inggris yaitu event dan organizer. Event berarti acara, sedangkan organizer berarti pengatur, sehingga dapat diartikan sekumpulan orang yang mengatur acara”.
Menurut (Noor, 2017) mengemukakan bahwa Event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk acara-acara penting di hidup manusia yang terikat adat, budaya, agama dan tradisi untuk tujuan tertentu serta melibatkan masyarakat sekitar dan diselenggarakan pada waktu tertentu.
Menurut (Hafidz, 2017) Event adalah peristiwa (terencana) dan bukan kejadian (tiba-tiba). Sedangkan Organizer adalah suatu tatanan untuk membuat peristiwa agar tercapai tujuan peristiwa tersebut.
Menurut Renald Kasali dalam (Hafidz, 2017), Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara konsisten dan berkesinambungan dunia entertainment sedalam-dalamnya.
Menurut Ruslan dalam (Suhendra, Fernando Is, 2015) Event merupakan suatu kejadian penting baik terjadi secara lokal, nasional maupun Internasional.
Menurut Goldblatt dalam (Suhendra, Fernando Is, 2015) menyatakan bahwa Event Management adalah kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang dengan tujuan pemasaran, perayaan, pendidikan, reuni dan bertanggung jawab terhadap segala kegiatan yang dilaksanakan.
Menurut (Hartono, Nugroho Ajie, Susana Dida, 2016) event didefinisikan adalah sebagai kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terkait dengan adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diharapkan untuk hadir dalam ajang khusus. Penelitian yang dilakukan harus dilakukan dengan teliti dan komprehensif.
Menurut (Ramdhani, Eka Candra, Juniarti Eka Sapitri, 2018) Event organizer (EO) adalah usaha dalam bidang jasa untuk menagani even saat persiapan, hari H sampai selesai acara yang dikehendaki oleh klient sehingga EO harus berusaha dengan baik supaya acara berjalan dengan sukses dan lancar.
2.2.2 Karakteristik Event
Karakteristik Event menurut (Noor, 2017) sebagai berikut:
1. Keunikan
Penyelenggaraan event adalah harus unik dan biasanya muncul dari ide. Setiap event harus memiliki sesuatu yang berbeda dengan event lain. Contoh personal event seperti pesta pernikahan yang sering diselenggarakan dibanyak tempat, tentunya akan berbeda dan unik kerena penyelenggaranya adalah orang yang berbeda, lokasi penyelenggaraan yang berbeda, tamu yang diundang dan waktu penyelenggaraan yang berbeda.
2. Perishability
Apabila event yang diselenggarakan memiliki keunikan yang khas, tentunya event tersebut tidak dapat diulangi lagi persis sama seperti event sebelumnya.
Perishability juga berhubungan dengan penggunaan fasilitas untuk
penyelenggaraan event. Misalnya fasilitas penyewaan ruang untuk kegiatan seminar dan pelatihan.
3. Intangibility
Setelah menghadiri event , yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang mereka dapatkan dari penyelenggaraan event . Misalnya desain dan warna pada kartu undangan, cenderamata yang menawan, penggunaan alat makan dan minum yang baik penggunaan dekorasi ruangann yang menarik, kesesuaian warna yang digunakan. Kesemua hal tersebut merupakan proses perubahan intangible menjadi tangible dan itulah yang akan diingat oleh pengunjung event.
2.2.3 Jeni-jenis Event
Menurut (Wirata, 2018) Jenis-jenis Event sebagai berikut:
1. Penggolongan menurut Besarnya a. Mega event
Adalah suatu acara yang demikian besarnya sehingga berpengaruh terhadap ekonomi secara keseluruhan dan melibatkan media secara global. Olimpiade, Piala Dunia, Shanghai World Expo addalah sebagian contoh yang bisa masuk dalam kategori mega events.
b. Hallmark Events
Terminologi ‘Hallmark’ terkait dengan event yang cenderung menjadi sangat identik dengan destinasi dimana event tersebut diselenggarakan sehingga nama tempat atau kota tersebut menjadi melekat pada nama event.
Sementara itu Gitz memiliki pendapat bahwa adanya potensi hallmark event guna menambah daya saing dari destinasi wisata dan dapat menambah devisa negara.
Contoh, hallmark event yang selama ini dikenal di dunia adalah The Carnival in Rio de Janeiro. Beberapa daerah di Indonesia juga telah mulai mencoba untuk memiliki hallmark event seperti Jember Fashion Carnaval (JFC) atau Solo Batik Festival.
c. Major Event
Adalah suatu event yang dilihat dari skala dan publikasi media, mampu menarik kedatangan pengunjung, memiliki nilai berita dan juga manfaat secara ekonomi.
Berbagai event olahraga seperti formula one grand prix, grand slam tennis competition.
d. Minor Event
Sebagian besar events masuk dalam kategori Minor Events dan di sinilah sebagian manajer event mendapat pengalaman mereka dalam menyelenggarakan event. Rapat, penyerahan award, anniversary, gathering adalah contoh-contoh event masuk kategori minor event.
2. Penggolongan Event menurut Jenisnya a. Sport Events
Adalah event kompetisi olahraga yang dapat meliputi berbagai jenis olahraga.
Olimpiade dan piala dunia adalah event kompetisi olahraga yang paling fenomenal dan berpotensi mendatangkan jutaan wisatawan dan keuntungan secara ekonomi bagi negara yang menjadi tuan rumahnya.
b. Entertainment dan Festival Budaya
Entertainment adalah event yang diselenggarakan dengan tujuan untuk menghibur pengunjung. Jenis event ini memiliki potensi mendatangkan banyak pengunjung. Konser musik adalah salah satu contoh event entertainment yang paling banyak digemari.
c. Marketing and Promotional Events
Marketing and promotional events di Indonesia saat ini semakin sering diselenggarakan. Hal ini terjadi kerena berbagai perusahaan mulai melaksanakan strategi pemasaran dan promosi dengan konsep below the line.
Tujuan promotional events umumnya adalah untuk mengeksploitasi unsur pembeda dari produk mereka dibanding produk pesaing dan untuk meyakinkan bahwa melalui events tersebut perusahaan mampu menjalin komunikasi lebih baik dengan pasar. Beberapa bentuk marketing and promotional events di antaranya: product launching, brand activation.
d. MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)
MICE adalah aktivitas yang masuk dalam kategori event dimana fokus kegiatan lebih kepada bisnis dan perdagangan yang dapat dikemas sehingga juga memiliki dampak yang terkait dengan kegiatan pariwisata.
Event yang dikategorikan termasuk dalam kegiatan MICE adalah corporate event seperti product launching, gathering, anniversary dan berbagai bentuk sales event serta motivational building dapat masuk dalam kategori ini.
Pemberian reward dalam bentuk incentive travel juga menjadi salah satu bisnis yang masuk dalam bisnis MICE. Berkembangnya penyelenggaraan kongres, konferensi, konvensi atau berbagai event sejenis seperti seminar dan simposium juga meramaikan perkembangan bisnis event.
Kategori Event menurut (Noor, 2017) sebagai berikut:
Sumber: Shone dan Parry, (2002)
Gambar II.1. Kategori Event
1. Special Event
Special event meliputi semua aktivitas hidup manusia, special events merupakan kegiatan yang sangat besar dan kompleks. Special event dapat diselenggarakan mulai dari jenis event perorangan yang sederhana dan kecil seperti pesta ulang tahun atau juga diselenggarakan dengan kompleksitas yang lebih luas secara Internasional seperti Olympic Games.
2. Leisure event
Bentuk leisure event yang ada saat itu adalah berupa pertandingan yang diselenggarakan di Coloseum, Roma, Italia, dengan susunan tempat duduk berupa teater dan menampilkan petarung-petarung pada pertandingan gladiator tersebut.
Pada saat ini, leisure event yang berkembang banyak berdasarkan pada kegiatan keolahragaan. Misalnya, pada setiap empat tahun penyelenggaraan olimpiade, selalu muncul ide baru yang tidak ada pada event sejenis sebelumnya.
Leisure Events (leisure, spot, recreation)
Special Event Personal Events
(wedding, birthday, anniversaries)
Cultural Events (ceremonial, sacred, heritage,
art, folklore)
Organizational Events (Commercial, political,
charitable, sales)
3. Personal event
Adalah segala bentuk kegiatan yang didalamnya terlibat anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan masa kini telah mengubah bentuk asli kegiatan personal event , misalnya pesta ulang tahun, pesta pernikahan bahkan termasuk juga perayaan-perayaan pribadi lainnya.
4. Cultural event
Cultural event menjadi kategori yang membangun special event . Budaya selalu identik dengan upacara adat, dan tradisi memiliki nilai sosial yang tinggi dalam tatanan masyarakat, sehingga penyelenggaraannya saat ini menjadi sangat penting.
5. Organizational event
Merupakan kegiatan besar pada setiap organisasai. Pada kategori ini, bentuk event yang diselenggarakan tentunya disesuaikan dengan tujuan organisasi. Misalnya konferensi yang diselenggarakan oleh organisasi partai politik, bisa juga berupa eksibisi yang diselenggarakan oleh perusahaan, misalnya pameran telepon genggam atau berupa pameran dagang bagi industri.
Menurut (Beatrix, 2015) Event dibagi menjadi tiga jenis:
1. Murni
Pihak EO mendapatkan keuntungan dari dana sponsor yang telah diperoleh dikurangi seluruh biaya persiapan dan pelaksanaan. Tujuan: Profit
2. By Project/Sponsor
Tangggung jawab EO telah berkurang sebagian besar karena pembiayaan dan profit sudah diperolah dari sponsor atau perusahaan penyelenggara. Tujuan:
Branding
3. Non Profit
EO bertanggung jawab untuk menyelenggarakan acara yang mana bukan berorientasi pada profit melainkan tujuan yang lain. Tujuan: Massa Menurut (Abdullah, 2017) Terminologi Jenis Pertemuan sebagai berikut:
1. Business tourism (wisata bisnis) adalah pelayanan fasilitas dan jasa kepada seseorang yang melakukan perjalanan ke suatu tempat untuk mengadakan pertemuan dengan seseorang atau lebih mengikuti konferensi pameran, peristiwa bisnis lain serta perjalanan insentif.
2. Meeting adalah sebuah pertemuan oleh minimal dua orang untuk waktu minimal 15 menit, dengan agenda pertemuan yang sudah direncarakan sebelumnya serta dengan pembayaran tempat minimal untuk setengah hari pertemuan.
3. Meeting International meeting ini diadakan dengan melibatkan berbagai asosiasi, seperti yang dilakukan oleh UN-WTO, ICCA, MPI, RTE (Reed Travel Exhibition).
4. Incentive adalah pemberian penghargaan berupa perjalanan wisata ke suatu destinasi sebagian dari upaya peningkatna kapasitas maupun kapabilitas SDM perusahaan.
5. Conference, congress, convention
Menurut British Tourist Authority mendefinisikan conference sebagai “sebuah pertemuan untuk menyatakan pendapat, sedikitnya berlangsung enam jam, dihadiri sedikitnya 25 orang dan memiliki agenda atau program yang pasti”.
Kongres adalah pertemuan yang secara khusus yang dibahas topik tertentu dan dihadiri oleh kalangan yang bersangkutan, misalnya konferensi tentang nuklir, maka pesertanya adalah akademisi, pemerintahan, ahli lingkungan, pengamat politik, dan lainnya.
Adele Ladkin dan Julie Spiller dari Bournemount University mendefinisikan sebuah pertemuan untuk tujuan umum atau untuk tukar menukar ide, pandangan dan informasi kepoada kelompok.
6. Exhibition menurut Lumsdon itu sebuah forum bagi penjualan, menjadi tempai tempat pamer kekuatan bagi kompetitior dan pengembangan citra konsumen.
Sementara Montgomery. Usaha jasa penyelenggara pameran umumnya dikenal dengan sebutan perusahaan Professional Exhibition Organizer (PEO).
7. Event menurut Getz misalnya membuat batasan untuk megaevent dengan volume
“mencapai 1 juta kunjungan, capital cost sedikitnya 500 juta dolar AS dan reputasi mereka menjadi event yang “harus dilihat” (must see event).
Menurut (Yunita, Linda Desma, 2018) Definisi MICE menurut Oka dalam Indrajaya (2015:2) bahwa MICE merupakan suatu rangkaian kegiatan, dimana para pengusaha atau professional berkumpul pada suatu tempat yang terkondisikan oleh suatu permasalahan, pembahasan, atau kepen-tingan yang sama. MICE terdiri dari beberapa bentuk kegiatan seperti yang dijelaskan oleh Noor yaitu pertemuan (meeting), insentif (incentive), konferensi (conference), pameran (exhibition).
1. Meeting Menurut Pendit berarti rapat, pertemuan, atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau serikat dengan adanya tujuan yang hendak dicapai dalam suatu organisasi.
2. Incentive Istilah insentif tercantum dalam Surat Keputusan Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPt-91, Bab I Pasal I Ayat b “Perjalanan insentif mendapatkan tanggapan dari pihak lain sesuai dengan yang diinginkannya. American Marketting Association (AMA) menjelaskan dalam A.D Selang bahwa manajemen pemasaran
sebagai seni dan ilmu memilih pasar sasaran dan mendapatkan, menjaga, dan menumbuhkan pelanggan dengan menciptakan, menyerahkan, dan mengkomunikasikan nilai pelanggan yang unggul. Sesuai dengan definisi tersebut, Kotler dan Keller dalam A.D Selang menyimpulkan bahwa manajemen pemasaran merupakan suatu proses yang dimulai dari proses perencanaan, pengarahan, dan pengendalian produk atau jasa, penetapan harga, distribusi, dan promosinya dengan tujuan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
2.2.4 Dampak Positif dan Negatif dari Events
Menurut (Noor, 2017) berikut tabel mengenai dampak positif dan negatif dari events:
Tabel II.1.
Dampak Positif dan Negatif dari Events
Dampak Positif Dampak Negatif
Sosial dan Budaya 1. Pertukaran pengalaman
2. Penguatan tradisi
3. Membangun kelompok masyarakat 4. Memperkenalkan ide baru
5. Menyebarkan kebudayaan
Lingkungan 1. Menampilkan keindahan alam 2. Peningkatan kepedulian lingkungan 3. Pembangunan Infrastruktur
4. Peningkatan transportasi dan Telekomunikasi
5. Perbaikan lingkungan/area baru
1. Isolasi dan manipulasi masyarakat 2. Citra negatif terhadap masyarakat 3. Perilaku buruk
4. Kekerasan
5. Perilaku social menyimpang 6. Kehilangan identitas dan keaslian
suatu daerah
1. Kerusakan lingkungan 2. Polusi
3. Kerusakan situs bersejarah 4. Gangguan suara
5. Kamacetan lalu lintas
Politik 1. Prestise dunia internasional 2. Investasi dan promosi 3. Kebersamaan sosial secara
Internasional
4. Peningkatan kemampuan penyelenggara
Pariwisata dan Ekonomi 1. Promosi daerah wisata
2. Peningkatan jumlah kunjungan 3. Wisatawan
4. Peningkatan pendapatan
5. Peningkatan pendapatan dari pajak 6. Penciptaan lapangan kerja
Sumber: (Noor, 2017)
2.2.5 Asosiasi Besar Dunia dengan Penyelenggara Event dan Perbedaan Event Dahulu dengan Sekarang
Menurut (Noor, 2017) Event mendapat banyak dukungan dari berbagai asosiasi besar dunia yang berhubungan dengan penyelenggara event seperti:
1. The Association of Event Organizers (AEO) adalah organisasi yang terdiri dari perusahaan yang merencanakan, mengembangkan, mengelola, memasarkan, mengelola dana sponsor, atau pelayanan pada pameran dagang dan event untuk konsumen.
2. International Association of Exhibitions and Events (IAEE) adalah asosiasi yang bergerak dalam penyelenggaraan eksibisi dan event didunia, dengan jumlah angora lebih dari 20.000 terdiri dari penyelenggara dan pengguna eksibisi dan event organizer.
1. Resiko kegagalan dari event 2. Kesalahan pengalokasian
dana
3. Kurangnya akuntabilitas 4. Legitimasi ideologi 5. Rusaknya reputasi
1. Masyarakat hanya mengandalkan kegiatan pariwisata saja untuk peningkatna ekonomi 2. Eksploitasi daerah
3. Harga dan biaya yang tidak tetap
3. Association for Conference & Event (ACE) merupakan oerganisasi dalam lingkup kegiatan meeting yang berbasis di Inggris. ACE merupakan pusat organisasi informasi independent dan banyak terlibat dalam merencanakan, memasarkan, menyelenggarakan kegiatan MICE.
Tabel II.2
Perbedaan penggunaan teknologi pada penyelenggaran event bisnis dahulu dan sekarang
Dahulu Sekarang
Kegiatan event bisnis seperti konferensi, seminar cenderung pasif, bersefat mendengarkan pembicara saja
Kegiatan event bisnis sejenis seminar, konferensi lebih aktif, pendengar bisa ikut mengeluarkan pendapat
Ruangan yang digunakan besar untuk mendengarkan pembicara
Banyak digunakan ruangan kecil untuk tempat diskusi
Penggunaan teknologi yang terbatas, sehingga penayangan materi terkesan monoton
Penggunaan teknologi seperti satelit, sehingga penayangan gambar dan materi dapat lebih hidup
Peserta harus hadir dalam event bisnis Peserta tidak perlu hadir dalam kegiatan event bisnis karena dapat menggunakan video/teleconference
Informasi yang dibutuhkan calon peserta atau pengunjung diterima lambat
Informasi dapat diakses langsung melalui website yang disediakan perusahaan Melakukan kontak yang lambat dengan
calon peserta atau pengunjung
Kontak dapat dilakukan dengan cepat melalui jaringan internet
Biaya pemasaran event tinggi tetapi jangkauan terbatas
Biaya pemasaran menjadi lebih kecil tetapi jangkauan lebih luas dengan internet.
Sumber: (Noor, 2017)
2.2.6 Studi Kelayakan Penyelenggaraan Event
Menurut (Noor, 2017) mengungkapkan bahwa studi kelayakan penyelenggaraan event merupakan pertimbangan untuk diselenggarakannya event. Studi ini biasanya berupa analisa terhadap ide-ide yang muncul dan selanjutnya dilakukan saringan terhadap jenis kegiatan yang paling tepat dan ditetapkan satu kegiatan untuk diselenggarakan.
Proses Kelayakan Penyelenggaraan Event sebagai berikut:
a. Proses penetapan ide event harus tetap berpedoman pada : 1. Sifat event yang akan diselenggarakan.
2. Tujuan event.
3. Bagaimana event dapat terselenggara.
4. Keuntungan apa yang akan didapat oleh peserta dari terselenggaranya event.
Tahap saringan I yaitu pemasaran, akan memudahkan penyelenggara untuk melihat apakah event yang akan diselenggarakan dapat dipasarkan dengan mudah, apakah event dapat menarik banyak minat publik menghadirinya. Tahap pemasaran akan berhubungan dengan banyaknya jumlah pengunjung pada event yang sesuai dengan target pasar yang dibidik.
Tahap saringan II yaitu tentang operasional, tentunya harus diperhatikan waktu yang dibutuhkan untuk persiapan, karena event menggambar juga mengikutsertakan rentang usia tertentu, maka waktu yang disiapkan harus disesuaikan dengan ketersediaan waktu peserta. Jika hal ini tidak memungkinkan karena waktu yang dimiliki penyelenggara terbatas, sebaiknya event gambar juga dihilangkan.
Tahap saringan III yaitu tentang keuangan, Analisa tahap keuangan harus berdasar pada tujuan event, yaitu mencari keuntungan. Apabila pengalaman sebelumnya seminar tidak menghasilkan uang yang diharapkan, maka sebaiknya tidak dilakukan event seminar untuk mengumpulkan dana.
Cara yang paling tepat untuk bertanya kepada masyarakat event apa yang diinginkan masyarakat. Dengan menyebar kuesioner kepada masyarakat bisa diketahui jenis event apa yang diinginkan.
Forum Heritage Bandung akan mengumpulkan dana untuk revitalisasi bangunan bersejarah yang ada di Kota Bandung. Kami akan menyelenggarakan event untuk penggalangan dana yang akan diselenggarakan di halaman Gedung Sate pada bulan Juli.
Kami sangat berharap anda mengembalikan kuesioner ini pada tempat yang relah disediakan dipasar swalayan sepanjang Jalan Ir. H. Juanda atau kirim melalui pos pada alamat yang tertera di belakang kuesioner ini.
Pilih dua jenis event yang anda inginkan dapat diselenggarakan di Bandung Jenis event:
Pameran dan penjualan foto bangunan bersejarah Pentas Kebudayaan Jawa Barat
Pesta kembang api
Konser sini masyarakat Bandung Bandung Heritage City Tour Ide anda?
Waktu yang tepat penyelenggaraan event.
Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu Minggu
Pagi Siang Malam
Sumber: (Noor, 2017)
Gambar II.2. Contoh Kuesioner Mendapatkan Ide untuk Penyelenggaraan Event
Penetapan tujuan
Rencana Awal
Rencana Detil
Diskusi tentang perencanaan
Mengatur Persiapan Event
Mengembangkan aktivitas, persiapan dan tenggat waktu
Penyelenggaraan Event Operasional, kontrol dan pelaksanaan Legalitas
Penutupan, evaluasi, masukan, arsip dan penyerahan Sumber: Diterjemahkan dari Shone dan Parry (2002)
Gambar II.3 Proses Rencana Penyelenggaraan Events Apa yang diinginkan?
Ide dan pembuatan proposal : Penetapan kriteria dan tujuan detil event
Pencarian Informasi Kompetitor
Masalah Persamaan Pihak yang terlibat
Mengumpulkan Informasi Tanggal
Biaya dan sumber pemasukan
Tempat
Rencana Keuangan Anggaran Tiket/Pemasukan
Sponsor Investasi Laporan keuangan
Rencana Operasional Sumberdaya
Staff/tim Lokasi/tempat
Logistik Peralatan Jadwal pekerjaan Kesehatan, keselamatan,
keamanan
Rencana Pemasaran Riset
Aktivitas pemasaran Promosi dan Public relation Jadwal pemasaran
Menurut Shone dan Parry, Rogers dalam (Noor, 2017), untuk memudahkan event dapat diselenggarakan dengan baik, maka ada beberapa pertanyaan dasar harus dijawab:
a. Kenapa harus diselenggarakan event?
b. Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event?
c. Informasi atau riset apa saja yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan pada penyelenggaraan event?
d. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk terselenggarakannya kegiatan tersebut?
e. Bagaimana event akan diselenggarakan?
f. Dimanakah event akan diselenggarakan?
g. Kapan event akan diselenggarakan?
Riset menurut Cutlip, Center Broom dalam (Tobing, Chintia Melva Cahaya L, Susie Perbawasari, 2017) digunakan untuk mengidentifikasi tujuan utamanya sebagai upaya mengurangi ketidakpastian dalam pembuatan keputusan.
Sementara Pudjiastuti dalam (Tobing, Chintia Melva Cahaya L, Susie Perbawasari, 2017) mengatakan baawa riset awal untuk menganalisis situasi sangat perlu dilakukan agar dapat diperoleh data dan fakta yang aktual sebagai bahan pembuatan perencanaan Special event. Pengumpukan data dapat dilakukan melalui survei, wawancara, FDG (Focus Group Discussion), kliping, analisis media, atau melalui data sekunder.
2.2.7 Struktur Organisasi Event
Menurut (Noor, 2017) untuk setiap penyelenggaraan event diperlukan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan operasional event. Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan struktur organisasi event adalah struktur organisasi harus dapat transparan dalam otoritas, mekanisme pelaporannya serta dapat merespon kebutuhan lingkungan event. Fungsi organisasi adalah meminimalisasi kompleksitas. Tujuan utama event adalah menghasilkan keuntungan yang dapat dipecah menjadi tujuan khusus pada setiap unit yang ada, dengan kata lain diperlukan suatu pendelegasian untuk mencapai tujuan tersebut yang dilakukan oleh menajer event.
Sumber: (Noor, 2017)
Gambar II.4 Struktur Organisasi Event yang Fokus pada Fungsi
Sumber: (Noor, 2017)
Gambar II.5 Struktur Organisasi Event yang Fokus pada Program
Koordinator Event
Keuangan Artistik Katering Legalitas Audio
Visual Operasional Promosi
Direktur Event
Seminar
Audio Visual Promosi Operation
Eksibisi
Audio Visual Operation
Promosi
Bazaar
Keuangan Operation Promosi
Sumber: (Noor, 2017)
Gambar II.6 Struktur Organisasi Berdasarkan Permintaan Penyelenggaraan
Sumber: Shone dan Parry, 2002
Gambar II.7 Struktur Organisasi Event Sederhana Pemegang
Saham/Anggota
Manajer Umum
Manajer Pemasaran
Koordinator Event
Operasional:
Pelayanan Pengunjung
Organisasi Event
Operasional:
Pelayanan Pendukung
Divisi Pemasaran
Divisi Keuangan
Divisi Administrasi
Sumber : Adopsi dari O’Toole, 2005
Gambar II.8 Struktur Organisasi Event-Network
2.2.8 Alasan kenapa penyelenggara event melibatkan Event Organizer dan bentuk modal
Menurut (Hafidz, 2017) Ada lima (5) alasan, mengapa penyelenggaraan event melibatkan Event Organizer sebagai berikut:
1. Profesionalitas Kerja
Event organizer adalah sebuah institusi penyelenggara acara, dengan demikian telah memiliki standar dalam melaksanakan event.
2. Penciptaan Lapangan Kerja
Keberadaan sebuah institusi jasa event organizer biasanya dimotori oleh satu, dua atau tiga orang, namun dalam sebuah event, keterlibatan sumber daya dalam jumlah besar sangat dibutuhkan sebagai penjaga irama agar berjalah sesuai yang direncanakan, karena dalam sebuah event banyak sekali item yang harus diselesaikan dan tertangani dengan baik.
Event Coordinator
Event Entertaiment
Event Facilities
Catering Service Event Venue
Safety and Security Audio Visual
3. Pemberdayaan Usaha Kecil Menengah
Memberi pekerjaan kepada event organizer , selain dimaksudkan memperoleh sebuah event yang terukur dan terencana dengan baik juga turut serta mensukseskan upaya pemerintah dalam memberdayakan usaha kecil menengah sebagai penggerak roda perekonomian negara.
4. Pendapatan Pajak
Event Organizer yang sehat akan membayar pajak penghasilannya dan pajak pertambahan nilai perusahaannya.
5. Pelayanan Publik Tidak Terganggu
Event Organizer yang manager bank di Surabaya bercerita bagaimana selama mempersiapkan acara ia banyak meninggalkan pekerjaan rutinnya. Fungsi dia sebagai pelayan publik jelas terganggu.
Menurut (Hafidz, 2017) Bentuk modal ada lima macam yaitu:
1. Visi
Visi adalah pandangan kedepan, sebuah mimpi akan seperti apa bisnis Event Organizer yang kita ingin bangun dan bagaimana langkah-langkah untuk mencapainya.
2. Skill
Industri kreatif seperti Event Organizer bisa dipelajari dan agak susah diajarkan, karena ilmu dalam bisnis itu lebih condong pada ilmu humaniora sehingga terjung langsung ke lapangan adalah cara efektif dan efisien untuk mendapatkan skill dibidang Event Organizer dan yang paling penting adalah pengalama
empiris, tidak harus dialami sendiri, karena kita dapat belajar dari pengalaman orang lain.
3. Networking
Sikap proaktif adalah jalan cepat membangun jaringan. Air yang bergerak selalu bening, yang diam pasti keruh dan mengandung penyakit. Karenanya bergeraklah, berkomunitaslah, bertemanlah.
4. Mentalitas
Selalu mau berusaha dan pantang menyerah inilah yang harus dimiliki seorang entrepreneur event organizer.
5. Uang
Kita harus realistis, dimana persaingan semakin ketat, uang seakan menjadi raja.
Tapi bukan berarti ketika ada modal uang usaha akan berjalan dengan lancar.
Tanpa uang pun usaha dapat dimulai. Misalnya dengan memanfaatkan supplier dengan cara membayar tempo (mundur) saat akan mengerjakan sebuah event.
2.2.9 Langkah- langkah Event Organizer harus kreatif dalam mencari klien/
sponsor
Berikut langkah-langkah Event Organizer harus kreatif dalam mencari klient/sponsor menurut (Hafidz, 2017):
1. Konsep Event Yang Menarik
Buatlah konsep event yang unik, mampu menarik perhatian calon audience dan bisa mendatangkan banyak orang. Beberapa strategi membuat event agar menarik misalnya dengan mengundang bintang tamu atau narasumber yang terkenal, tujuan event yang mampu menggugah kesadaran masyarakat,
menggunakan venue yang menarik, atau dengan pengemasan acara yang unik dengan ciri khas tertentu.
2. Daftar Perusahaan Potensial
Untuk dapat bekerja secara efektif dalam mencari klien/sponsor, buatlah daftar sponsor potensial beserta alamat kontaknya yang bisa dihubungi.
3. Surat Penawaran Yang Kuat
Surat penawaran menjadi ujung tombak. Dengan surat penawaran ini event organizer harus bisa mengungkapkan maksud dan tujuannya secara jelas, bisa merayu calon sponsor dengan baik, dan memberi gambaran keuntungan yang akan diperoleh perusahaan.
4. Desain Produksi Yang Menarik dan Unik
Agar dapat mencuri perhatian buatlah desain produk yang menarik dan unik.
5. Follow Up
Sebagai pemburu dana sponsor, usahakan bisa mendapatkan kontak perusahaan, rajin menanyakan kejelasan desain produksi kita dengan bahasa yang sopan dan ramah.
6. Presentasi Dengan Percaya Diri
Media presentasi harus dipersiapkan jauh-jauh hari dan di buat semenarik mungkin, kuasai materi event dengan baik, bila perlu lakukan simulasi.
7. Negosiasi & Kontrak 8. Disiplin
9. Laporan Pertanggungjawaban
Menurut (Beatrix, 2015) beberapa hal penting yang harus diperhatikan untuk mendapatkan hasil terbaik dari para sponsor besar:
1. Surat Pengantar
2. Daya Tarik dan perbandingannya 3. Kesamaan segmen
4. Tampilan fisik
2.2.10 Pertimbangan Memilih Venue dan Talent
Menurut (Hafidz, 2017) ada beberapa pertimbangan dalam memilih venue, antara lain:
1. Sesuai Tema
Contohnya saat akan menggelar konser music rock yang kita pikirkan adalah jiwa dari music rock itu sendiri yang garang, keras, penuh tenaga dan hingar bingar.
Layaknya konser tersebut diadakan di halaman sebuah museum? Pasti itu tidak mungkin, yang pasti dalam bayangan kita tertuju pada tempat yang luas, yaitu Lapangan Bola/Stadion/GOR atau Gedung yang dibangun untuk pertunjukan.
2. Sesuai Image Produk
Kita harus dapat menjaga citra dari produk yang mensponsorinya. Jika citra produk itu ekslusif, maka bisa memilih venue di Pusat Perbelanjaan Ekslusif (Mall, Super Mall, Mega Mall). Jangan sampai tempat penyelanggaraan acara justru menjatuhkan citra sponsor.
3. Sesuai Target Audience
Jika event yang akan digelar memiliki target audience anak muda, yang gaul, suka yang hingar bingar, bolehlah kita gunakan Diskotik atau Hall sebuah Mall sebagai venue acara.
4. Kemudahan Akses dan Jangkauan
Harus dihitung, apakah jarak menuju venue tersebut mudah dilalui atau tidak? Dan pertimbangkan audience acara tersebut, apakah mereka menggunakan kendaraan pribadi atau kendaraan umum.
5. Nilai Sejarah
Jika ingin membuat event dengan memadukannya dengan sejarah masa lalu bangsa kita, tidak ada salahnya kita menggunakan Halaman Museum, Monumen, atau Candi. Yang perlu diperhatikan, venue yang memiliki sejarah biasanya memiliki nilai sejarah biasanya memiliki persyaratan tersendiri.
6. Tempat Wisata
Tempat wisata alam, seperti Lereng Gunung, Tepi Sungai, dan Pantai, saat ini banyak dipilih sebagai tempat penyelenggaraan event. Tempat-tempat ini sangat menguntungkan dari sisi promosi.
7. Nilai Artistik
Banyak bangunan yang memiliki nilali artistik seperti bangunan gubuk-gubuk, sebuah restoran, rumah kuno milik Event Organizer yang priyayi dan rumah mewah milik Event Organizer yang pengusaha.
8. Faktor Keamanan & Kenyamanan
Faktor ini diharapkan menjadi pilihan utama dalam menentukan venue. Faktor Keamanan & Kenyamanan tersebut meliputi: tersedianya toilet yang representative, tempat parkir yang memadai, lingkungan yang aman, dan lain sebagainya.
9. Besar Kecilnya Event
Bila event berskala nasional dan dihadiri oleh ribuan orang, maka tidak ada salahnya kita memilih stadion olahraga ataupun alun-alun yang sangat besar.
Namun, jika event dihadiri ratusan penonton cukup digedung pertunjukan atau aula.
10. Sesuai Bugdet
Bugdet-lah yang menentukan kita dalam memilih venue.
Menurut (Hafidz, 2017) Event Organizer yang Event Organizer juga harus kreatif dalam memilih Talent supaya dapat menjadi magnet sebuah event tersebut:
1. MC (Pembawa Acara)
Bila MC atau pembawa acara adalah public figure maka MC dapat berperan sebagai talent utama.
2. Artis (penyanyi, pemarin sinetron, penari, pemain band, pesulap, badut, dan lainnya).
3. Pembicara/ Penceramah (Pakar, Praktisi, Akademisi, Kiai, Pendeta, Bhiksu).
4. Pejabat (Yang meresmikan suatu acara, memberikan sambutan/pidato).
5. Masyarakat/sekelompok orang yang memiliki kelebihan atau keunikan yang perlu diketahui orang lain.
Contoh:
1. “Agnes Monica Live Concert”
Talent Utama adalah Penyanyi Agnes Monica.
2. “Gema Ramadhan”
Talent Utama adalah Dai/Kiai Ustadz Yusuf Mansyur.
3. Seminar “Membangun Pribadi Mempesona”
Talent Utama, pakar kepribadian Mien Uno.
2.3 Rundown
2.3.1 Pengertian Rundown
Menurut (Hafidz, 2017) mengemukakan bahwa “Rundown merupakan
susunan acara lengkap yang berisi tatanan waktu, rangkaian acara, penngisi acara, teknis pencahayaann, teknis suara dan penjelasan detil mengenai jalannya sebuah acara termasuk petugas-petugasnya”.
2.3.2 Fungsi Rundown
Adapun beberapa fungsi dari rundown menurut (Hafidz, 2017) antara lain:
1. Acara Lebih Teratur
Rundown ditulis lengkap mengenai apa dan bagaimana acara akan berjalan jmulai dari awal hingga akhir.
2. Mengatur Waktu
Di dalam rundown tertulis berapa lama acara tersebut berlangsung.
3. Mengkoordinasi Event Organizer dan Talent
Tim event organizer tau kapan ia harus melakukan ini dan itu. Demikian pula talent, dia tau kapan tampil dan kapan berhenti sehingga tidak ada yang salah.
4. Membuat Semua Bagian Menjadi Terkoordinasi
Tidak ada bagian acara dan tim kerja yang kebingungan dan salah paham. Semua bagian mengetahui apa yang dilakukan, kapan melakukannya dan juga bagaimana cara untuk melakukannya.
2.4 Sponsor Event
Menurut Bowdin dkk dalam (Noor, 2017) mengungkapkan “salah satu alasan mengapa perusahaan mau menjadi sponsor pada event karena event lebih efektif menjangkau terget pasar yang ditentukan daripada memberikan komplimen atau jenis promosi lainnya, misalnya advertising”.
Definisi Sponsorship menurut International Event Group dalam Getz (Noor, 2017) merupakan “biaya yang dikeluarkan kepada penyelenggara event dengan imbalan eksploitasi komersil kepada pasar potensial dalam event”.
Sementara Geldard dan Sinclair dalam Bowdin dkk (Noor, 2017) mendefinisikan “sponsorship sebagai suatu pembelian yang biasanya intangible yang akan menghasilkan keuntungan tangible kepada pemberi sponsor misalnya meningkatkan keuntungan dan peningkatan citra perusahaan”.
Beberapa keuntungan yang biasanya didapat oleh pemerintah sebagai sponsor menurut Bowdin dkk dalam (Noor, 2017) diantaranya:
1. Peningkatan ekonomi pada daerahnya
2. Peningkatan identitas masyarakat penyelenggara 3. Peningkatan interaksi sosial kemasyarakatan 4. Berbagi ide dan mengembangkan kebersamaan 5. Peningkatan infrastruktur bagi masyarakat 6. Mendapatkan dukungan popularitas
