BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip
Dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah , lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan persorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Wursanto (1991) mendefinisikan kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Tiga unsur pokok kearsipan meliputi : 1. Penyimpanan (storing)
2. Penempatan ( placing) dan 3. Penemuan kembali
Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 arsip ditinjau dari fungsi dan kegunaannya dibagi menjadi menjadi arsip dinamis dan arsip statis:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan perkantoran sehari-hari
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2.2 Arsip Elektronik
2.2.1 Pengertian Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Daryono, 2011).
Arsip Elektronik merupakan arsip yang diciptakan, dikomunikasikan dan dikelola secara elektronik, dalam hal ini adalah menggunakan teknologi komputer, arsip tersebut bisa jadi karena memang diciptakan secra elektronik atau karena hasil alih media arsip konvensional (Budiman, 2009).
2.2.2 Daur Hidup Arsip Elektronik
2.2.2.1 Proses Penciptaan Arsip Elektronik
Menurut Basuki (2003) daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau dari hasil proses alih media. Kemudian dilakukan penyimpanan dan diperlukan adanya sistem penemuan kembali baik secara manual maupun yang lebih baik adalah secara otomasi menggunakan aplikasi pemrograman.
Dalam Daryono (2011) proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut:
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
Tahap selanjutnya adalah manipulasi yaitu periode dimana arsip elektronik digunakan digunakan dalam proses administrasi, baik itu hanya dibuka kembali, dilakukan duplikasi, penggandaan, atau pengkopian, dilakukan editing dan penyimpanan kembali baik dengan nama yang sama atau dengan nama yang berbeda. Penyimpanan kembali dengan nama yang sama boleh jadi karena ditimpa dengan tidak sengaja yang berakibat hilangnya informasi dari data sebelumnya atau dengan kata lain hilangnya arsip elektronik.
Setelah tahap manipulasi arsip elektronik mengalami tahap distribusi yaitu periode dimana arsip elektronik mengalami perpindahan baik untuk tujuan perawatan maupun untuk penggandaan penggunaan. Perpindahan karena perawatan adalah dengan mengganti media penyimpanan atau memperbaharui teknologi media simpan.
Tahap terakhir dari daur hidup arsip elektronik adalah penyusutan yaitu tahap dimana arsip dinilai untuk ditentukan nasib akhirnya apakah harus dinilai kembali, disimpan secara permanen, atau harus dimusnahkan. Jika arsip elektronik setelah dinilai ditentukan harus dimusnahkan maka pemusnahan arsip elektronik tidak bisa hanya dilakukan proses delete, pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, partisi, dan terakhir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpanannya.
Dengan mengikuti tahapan daur hidup arsip maka akan didapatkan kemudahan dalam proses pengelolaan arsip elektronik bentuk dokumen. 2.2.2.2 Pengindeksan Arsip Elektronik dan Metadata
Arsip dinamis elekronik perlu diklasifikasi dan diindeks untuk memudahkan penelusuran atau penemuan kembali. Arsip dinamis yang disimpan secara elektronik perlu diidentifikasi dan dikelompokkan secara sistematis. Pengelompokkan dapat dilakukan berdasarkan data-data yang ada pada arsip elektronik tersebut dengan dikelompokkan pada kategori yang sudah disusun sebelumnya. Dengan adanya pengelompokkan atau diklasifikasi, maka penemuan atau penelurusan terhadap arsip elektronik akan menghasilkan semua arsip yang relevan dengan yang diminta.
Menurut Basuki (2003), Metadata adalah deskripsi atau profil dari sebuah dokumen atau objek informasi lainnya yang berisi data tentang konteks, bentuk dan isi dari dokumen tersebut. Metadata dikaitkan dengan masing arsip dinamis, baik kertas maupun elektronik. Metadata dari
masing-masing arsip menyangkut nama dokumen atau judul, nomor dokumen, tahun pembuatan dan pembuatnya, subjek dokumen.
2.2.3 Keuntungan Arsip Elektronik
Dalam Daryono (2011) dijelaskan bahwa dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah:
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy) Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
4. Penghematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.
2.3 Sistem informasi a. Sistem Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dasar dari data informasi adalah data, kesalahan dalam mengambil atau memasukkan data, dan kesalahan dalam mengolah data akan menyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi (System Development Life Cycle) adalah sebagai berikut :
1. Analisis Sistem : menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi
2. Perancangan Sistem : merancang output, input, strukutr file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan dan Testing Sistem : membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung dan melakukan testing secara akurat. Selain itu, juga melakukan instalasi dan testing terhadap keras dan mengoperasikan perangkat lunak.
4. Implementasi Sistem : beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan memberikan panduan yang diperlukan
5. Operasi dan Perawatan : mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau fasilitas.
6. Evaluasi Sistem : mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan
2.4 String Matching
2.4.1 Defenisi String Matching
String merupakan susunan dari karakter-karakter (angka, alphabet atau karakter lain) dan biasanya dipresentasikan sebagai struktur data array. String dapat berupa kata, frase atau kalimat. Sedangkan string matching diartikan sebagai sebuah permaasalahan untuk menemukan pola susunan karakter string didalam string lain atau bagian dari isi teks. String matching dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah pencocokan string. (Syaroni dan Munir, 2004).
Pencarian string yang juga disebut pencocokan string merupakan algoritma untuk melakukan pencarian semua kemunculan string pendek pattern [0...n-1] yang disebut pattern string yang lebih panjang teks [0...m-1] yang disebut teks. (Syaroni dan Munir, 2004).
2.4.2 Kerangka Kerja String Matching
Kerangka kerja string matching dalam Syaroni dan Munir (2004) pencarian string matching dirumuskan sebagai berikut :
1. Sebuah teks (text), yaitu sebuah (long) string yang panjangnya n karakter.
2. Pattern, yaitu sebuah string dengan panjang m.
Dengan sebuah nilai karakter (m<n) yang akan dicari dalam teks. Dalam algoritma pencocokan string, teks diasumsikan berada di dalam memori, sehingga bila kita mencari string di dalam sebuah arsip, maka semua isi arsip perlu dibaca terlebih dahulu kemudian disimpan di dalam memori. Jika pattern muncul lebih dari sekali di dalam teks, maka pencarian hanya akan memberikan keluaran berupa lokasi pattern ditemukan pertama kali.
2.4.3 Kerangka Pikir String Matching
Dalam Syaroni dan Munir (2004), algoritma string matching dapat diklasifikasikan menjadi 3 bagian menurut arah pencariannya, yakni :
1. From left to right
Dari arah yang paling alami, dari kiri ke kanan, yang merupakan arah untuk membaca. Algoritma yang termasuk ini algoritma Brute Force dan algoritma Knuth Moris Pratt.
2. From right to left
Dari arah kanan kekiri, arah yang biasanya menghasilkan hasil terbaik secara partikal. Algorima yang termasuk ini dalah algoritma Boyer-Moore.
3. In a specific order
Dari arah yang ditentukan secara spesifik oleh algoritma tersebut, arah ini menghasilkan hasil terbaik secara teoritis. Algoritma yang termasuk dalam kategori ini adalah algoritma collossi dan algoritma Crochemoe-Perrin.
Beberapa konsep string matching menurut Edy (2011) antara lain adalah : - Approximate string matching merupakan pencocokan string dengan dasar
dokumen). Tingkat kemiripan ditentukan dengan jauh tidaknya beda penulisan dua buah string yang dibandingkan tersebut dan nilai tingkat kemiripan ini ditentukan oleh programmer.
- Algoritma pencarian string adalah sebuah proses pencarian tempat dari suatu atau beberapa strign yang ditemukan dalam sebuah kumpulan string atau teks. Jalan paling sederhana adalah dengan cara membaca karakter satu persatu dan melakukan kesalahan posisi yang ada dari string yang dicari.
2.4.4 Jenis-jenis String Matching
Secara garis besar string Matching dibedakan menjadi dua (Binstock & Rex dalam Syaroni & Munir, 2004), yaitu :
1. Exact String Matching
Exact string matching, merupakan pencocokan string secara tepat dengan susunan karakter dalam string yang dicocokkan memiliki jumlah maupun urutan karakter dalam string yang sama. Bagian algoritma ini bermanfaaat jika pengguna ingin mencari string dalam dokumen yang sama persis dengan string masukan.
2. Inexact String Matching (Fuzzy String Matching)
Fuzzy string matching adalah salah satu metode pencarian string yang menggunakan proses pendekatan terhadap pola dari string yang dicari. Metode ini termasuk dalam katagori inexact matching dimana konsep ini melakukan pencarian terhadap string yang sama dan juga string yang mendekati dengan string lain yang terkumpul dalam sebuah penampung atau kamus (Dewanto dan Aradea, 2007)
Kunci dari konsep pencarian ini adalah bagaimana memutuskan bahwa sebuah string yang dicari memiliki kesamaan dengan string tertampung di kamus, meskipun tidak sama persis dalam susunan karakternya. Untuk memutuskan „kesamaan‟ ini dipergunakan sebuah fungsi yang diistilahkan sebagai similarity function. Berbagai metode sudah dikembangkan dalam menentukan similarity function. Fungsi ini
akan bertugas memutuskan string hasil pencarian jika ditemukan string hasil pendekatan (aproksimasi). (Dewanto dan Aradea, 2007).
Haryanto (2011) menjelaskan Inexact String Matching atau juga disebut Fuzzy String Matching, merupakan pencocokan string secara samar, maksudnya pencocokan string dimana string yang dicocokkan memiliki kemiripan dimana keduanya memiliki susunan karakter yang berbeda (mungkin jumlah atau urutannya) tetapi string-string tersebut memiliki kemiripan baik kemiripan tekstual/ penulisan (approximate string matching) atau kemiripan ucapan (phonetic string matching). Inexact string matching masih dibagi menjadi dua yaitu:
a. Pencocokan string berdasarkan kemiripan penulisan (approximate string matching) merupakan pencocokan string dengan dasar kemiripan dari segi penulisannya (jumlah karakter, susunan karakter dalam dokumen). Tingkat kemiripan ditentukan dengan jauh tidaknya beda penulisan dua buah string yang dibandingkan tersebut dan nilai tingkat kemiripan ini ditentukan oleh pemrogram (programmer). Contoh: computer dengan compiler, memiliki jumlah karakter yang sama tetapi ada dua karakter yang berbeda. Jika perbedaan dua karakter ini dapat ditoleransi sebagai sebuah kesalahan penulisan maka dua string tersebut dikatakan cocok.
b. Pencocokan string berdasarkan kemiripan ucapan (phonetic string matching) merupakan pencocokan string dengan dasar kemiripan dari segi pengucapannya meskipun ada perbedaan penulisan dua string yang dibandingkan tersebut. Contoh: step dengan steb dari tulisan berbeda tetapi dalam pengucapannya mirip sehingga dua string tersebut dianggap cocok. Contoh yang lain adalah step, dengan steppe, sttep, stepp, stepe.
2.5 Internet
Internet berasal dari kata interconnection networking yang mempunyai arti hubungan berbagai komputer dan berbagai tipe komputer yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan global) dengan melalui jaringan telekomunikasi seperti telepon, wireless, dan lainnya. Jaringan ini saling berhubungan satu sama lain dengan berbasiskan IP (Internet Protocol) sehingga setiap pemakai dari jaringan dapat saling mengakses layanan yang disediakan jaringan lainnya. (Sutarman, 2007)
2.6 Web
Web merupakan layanan internet yang digunakan untuk mengakses informasi. Informasi yang dapat diakses berupa teks, gambar, suara. Situs/web dapat dikategorikan menjadi dua yaitu web statis dan web dinamis atau interaktif. Web Statis adalah web yang berisi/menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap), sedangkan web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi dengan user yang sifatnya dinamis. Sehingga untuk membuat web dinamis dibutuhkan kemampuan pemrograman web. (Sutarman, 2007)
2.7 Penelitian Terkait
Penelitian terkait yang pernah diteliti sebelumnya adalah penelitian yang dilakukan oleh Umar (2010) dalam jurnal ILKOM, tentang Sistem Informasi Kearsipan Digital. Yang menjadi kekurangan dari penelitian Umar (2010) adalah tahapan penelitian yang dilakukan hanya sampai pada tahap perancangan aplikasi dan masih dalam bentuk prototype yang hanya dibatasi pada regulasi dokumen surat masuk dan keluar. Penelitian yang akan dikembangkan penulis tidak hanya sampai pada tahapan perancangan aplikasi akan tetapi sampai pada tahapan implementasi dan pengujian. Ruang lingkup penelitian tidak hanya terbatas pada surat masuk dan keluar akan tetapi termasuk beberapa dokumen lainnya seperti SK, Arsip Dosen dan dan dokumen lain yang berhubungan dengan kegiatan administrasi Jurusan Teknik Elektro.
Penelitian yang sama dilakukan oleh Koniyo dan Latif (2012) yang berjudul ”Alat Bantu untuk Digitalisasi Data Dosen menggunakan Metode Prototyping”. Dalam penelitian ini dihasilkan sebuah sistem informasi digitalisasi data dosen menyangkut data kependidikan, riwayat kepangkatan, penelitian dan karya ilmiah, dan unsur penunjang lainnya. Pada penelitian yang akan dikembangkan lebih fokus pada kegiatan administrasi berupa regulasi surat masuk dan keluar dan arsip SK, dengan metode pencarian menggunakan String Matching dan algoritma Knutt-Morris-Pratt.
