Pengantar Manajemen Syariah

(1)

1

Hj.Heni Sukmawati, S.Ag.,M.Pd.

Pengantar Manajemen Syariah

Dosen Pengampu: Hj.Heni Sukmawati, S.Ag.,M.Pd.

Modul 11

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian ( Controlling )

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH FAKULTAS AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS SILIWANGI

2021

(2)

2 PENDAHULUAN_________________________________

Pengendalian atau pengawasan berkenaan dengan prosedur pengukuran hasil kerja terhadap tujuan yang telah ditentukan. Fungsi ini memfokuskan pada beberapa hal penting, yaitu: menetukan standar atau tolok ukur prestasi kerja, mengukur hasil kerja dengan standar yang ada, membandingkan prestasi dengan langkah-langkah yang telah ditetapkan, mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar atau tolok ukur.

Seperti yang dipaparkan Nugroho , bahwa dalam konsep manajemen, pengendalian mengandung tiga unsur pokok, yakni pengawasan (monitoring), evaluasi, dan pengganjaran. Pengawasan yang baik tentunya akan sekaligus berfungsi sebagai evaluasi dari rencana yang dikerjakan, karena pada dasarnya pengawasan akan menghasilkan suatu kesimpulan akhir dari perencanaan yang dikerjakan. Dengan demikian, tentunya pengawasan yang sekaligus menghasilkan kesimpulan yang dapat dijadikan evaluasi bisa menghemat sumber daya yang dimiliki, karena tidak perlu mengulang proses pengerjaan. Pengawasan memiliki dua tujuan, yaitu memastikan pelaksanaan tidak menyimpang dari perencanaan yang dibuat dan membangun sistem pengawasandini (early warning system) sebagai bagian penting untuk memastikan jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan rencana yang telah dibuat.

Wijayanti menyatakan bahwa pengendalian dan pengawasan merupakan tindak lanjut dari beberapa fungsi manajemen yang lain. Artinya dapat dikatakan bahwa pengendalian dan pengawasan merupakan fungsi terakhir dari suatu manajemen.

Pengendalian atau pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan seorang manajer untuk memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan di lapangan telah sesuai dengan perencanaan dan mencapai hasil yang dikehendaki. Dengan kata lain, bahwa perencanaan yang telah dibuat dan disusun tidak bisa dianggap akan berjalan dengan sendirinya tanpa ada pengendalian dan pengawasan yang baik. Artinya, pengendalian atau pengawasan juga memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pengendalian atau pengawasan harus dilakukan dengan maksimal agar pelaksanaan rencana yang ada, sesuai dengan yang diinginkan.

(3)

3 DEFINISI PENGAWASANDAN PENGENDALIAN _

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpanganpenyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Secara lebih lengkap, Mockler, dalam Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000) mengemukakan fungsi pengawasan sebagai a systematic effort to set performance standards with planning objectives, to design information feedback systems, to compare actual performance with these predetermined standards, to determine whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives. Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Sedangkan definisi pengendalian dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Stoner et al. (1996:241) mendefinisikan pengendaliandengan proses yang memastikan bahwa aktivitas actual sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.

2. Menurut Harold Koontz dan Cyrill O'Donnell,pengendalian adalah pengukuran dan pembetulan kegiatan-kegiatan dari orang-orang bawahan untuk menjamin agar kejadian-kejadian sesuai dengan rencana (Moekijat, 1990:91).

3. Menurut McFarland, dalam Handayaningrat(1980:127), pengendalian merupakan suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan

(4)

4

yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan,atau kebijaksanaan yang telah ditentukan.

4. Menurut Lyndall F. Urwick, dalam Syafi'ie (2000:64),pengendalian adalah upaya agar sesuatu dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan dan instruksi yang telah dikeluarkan.

Dari berbagai definisi yang dikemukan, tampak bahwa pengendalian memiliki kaitan erat dengan perencanaan, bahkan, menurut Wilson Bangun (2008:164), pengawasan dan perencanaan merupakan fungsi manajemen "kembar siam", yang dalam pelaksanaannya manajer dapat melihat apakah rencana yang telah disusun sesuai atau tidak. Bila tidak, berarti rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh sebab itu, pengawasan bertindak sebagai penilai pelaksanaan kerja terhadap rencana.

FUNGSI PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN _

Sebagai suatu pengendalian manajemen yang bebas dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif maka fungsi pengawasan adalah:

1. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen telah cukup memadai dan dilaksanakan secara efektif.

2. Untuk menilai apakah laporan yang dihasilkan telah menggambarkan kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat.

3. Untuk menilai apakah setiap unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.

5. Untuk meneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dengan demikian fungsi pengawasan adalah membantu seluruh manajemen dalam menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif dengan melaksanakan analisa, penilaian, rekomendasi dan penyampaian laporan mengenai kegiatan yang diperiksa.

Oleh karena itu internal audit harus dapat memberikan pelayanan kepada manajemen, sehingga manajemen dapat mengetahui apakah system pengendalian yang telah diterapkan berjalan dengan baik dan efektif untuk memperoleh keadaan sesungguhnya.

Sedangkan fungsi sistem pengendalian manajemen berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu

(5)

5

kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi pengawasan adalah menciptakan standar atau kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta mengkomunikasikan dan penyesuaian tersebut ke seluruh proses manajemen, Adapun fungsi pengendalian yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan

2. Koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi 3. Komunikasi informasi

4. Pengambilan keputusan

5. Memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi

6. Pengendalian 7. Penilaian kinerja.

8. Meningkatkan akuntabilitas

9. Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan,dan ketentuan yang berlaku.

10. Melindungi aset organisasi.

11. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.

LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN DAN _ PENGENDALIAN_

Lebih lanjut Athoillah memberikan gambaran mengenai langkah-langkah dalam melakukan pengendalian dan pengawasan. Langkah-langkah ini dimaksudkan sebagai tahapan atau suatu proses bagaimana seorang manajer dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat melaksanakan pengendalian dan pengawasan dengan baik. Langkah- langkah dalam pengendalian dan pengawasan diantaranya adalah:

1. Memeriksa 2. Mengecek 3. Mencocokkan 4. Menginspeksi

(6)

6

5. Mengendalikan 6. Mengatur

7. Mencegah sebelum terjadi kegagalan.

Sedangkan Wijayanti berpendapat bahwa dalam pengendalian dan pengawasan terdapat empat langkah yang harus dilakukan, yaitu:

1. Penentuan standar sebagai dasar pengendalian dan pengawasan.

Standar adalah suatu ukuran yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif (sebisa mungkin) yang ditetapkan terlebih dahulu. Standar ditetapkan hampir di semua kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi atau perusahaan.

2. Pengukuran penampilan (perfomance).

Pengukuran penampilan anggota organisasi atau personalia perusahaan akan memberikan manfaat berupa penyediaan informasi-informasi yang faktual.

Pelaksanaan langkah pengukuran penampilan (performance) tersebut meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Observasi atau pengamatan terhadap para anggota organisasi atau personalia perusahaan secara individual.

b. Wawancara dengan para anggota tersebut.

c. Menelaah laporan-laporan tertulis tentang hasil yang dicapai. Apabila terjadi penyimpangan, akan tampak dalam performance report yang disusun sebagai laporan pelaksanaan apa yang direncanakan sebelumnya.

3. Menganalisis, mengemukakan pendapat, dan mengevaluasi performance, dibandingkan dengan standar.

4. Mengambil tindakan-tindakan perbaikan.

Tindakan-tindakan perbaikan dilakukan bila ditemukan penyimpanganpenyimpangan yang dilakukan personalia organisasi atau perusahaan di luar batas yang diizinkan atau batas toleransi. Tindakan-tindakan perbaikan tersebut wajib dilakukan, karena tanpa tindakan perbaikan tersebut, maka langkah-langkah pengendalian atau pengawasan sebelumsebelumnya menjadi sia-sia dan hanya sekedar menjadi pengetahuan.

Lebih jauh Wijayanti mengemukakan penyebab atau faktor yang mengakibatkan terjadinya penyimpangan personalia suatu organisasi/perusahaan dari standar yang ditentukan, diantaranya adalah:

(7)

7

1. Pelaksana rencana tidak mampu menyesuaikan diri dengan standar yang ditentukan;

atau

2. Standar yang ditentukan terlalu berat dan tidak sesuai dengan kemampuan pelaksananya.

Oleh karena itu, tindakan-tindakan perbaikan harus melihat dari dua sudut pandang, yakni sudut pandang kemampuan pelaksana standar yang ditentukan dan penentuan standar yang disesuaikan dengan kemampuan pelaksananya. Tindakan- tindakan perbaikan yang diajukan oleh Wijayanti diantaranya adalah:

1. Perubahan standar (lebih dilonggarkan/diringankan) 2. Perubahan metode-metode kerja

3. Perubahan perintah-perintah kerja

4. Perubahan kebijakan perusahaan atau organisasi secara total 5. Perubahan susunan tenaga kerja, dan sebagainya.

Dengan adanya tindakan-tindakan seperti di atas, diharapkan personalia dalam suatu organisasi atau perusahaan tidak melakukan penyimpanganpenyimpangan terhadap standar yang telah ditentukan. Sehingga dalam melaksanakan pekerjaan sesuai standar yang ada, dapat dilakukan dengan penuh komitmen dan loyalitas terhadap organisasi atau perusahaan demi tercapainya tujuan yang ada.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN DAN _

PENGENDALIAN _

Menurut Athoillah , bentuk pengendalian atau pengawasan manajemen dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. Bersifat Top Down

Pengendalian dan pengawasan dalam bentuk ini dilakukan oleh seorang manajer (atasan) langsung kepada anggota organisasi atau perusahaan (bahawahan).

Pengendalian dan pengawasan dalam bentuk ini yang paling umum digunakan dalam menjalankan roda keorganisasian atau perusahaan. Sehingga menuntut seorang manajer sebagai atasan selain memiliki kemampuan konsep, juga memiliki kemampuan teknis.

(8)

8

2. Bersifat Buttom Up

Bentuk kedua merupakan sebaliknya dari bentuk pertama, dimana dalam bentuk ini pengendalian dan pengawasan dilakukan oleh bawahan atau anggota suatu organisasi atau perusahaan terhadap atasannya. Bentuk ini memang tidak secara formal digunakan, namun seharusnya bentuk ini juga dapat dijalankan dalam prakteknya di lapangan. Artinya, tidak hanya manajer yang memiliki hak untuk pengendalikan atau mengawasi pekerjaan bawahan atas rencana-rencana yang telah dibuat, melainkan bawahan juga harus mampu mengendalikan dan melakukan pengawasan terhadap atasan dalam menjalankan rencana-rencana yang telah dibuat.

Jika bentuk pengendalian dan pengawasan yang bersifat buttom up ini berjalan, maka dapat meminimalisir terjadinya perilaku penyelewengan dan kesewenang-wenangan dari atasan.

3. Bersifat Self Control

Pengendalian dalam bentuk ini sama-sama memiliki peran aktif antara atasan dan bawahan. Artinya atasan maupun bawahan senatiasa mengendalikan dan mengawasi dirinya sendiri. Pengendalian dan pengawasan bentuk ini menitik- tekankan pada kesadaran diri, introspeksi diri, serta menjadi contoh yang baik (teladan) bagi orang lain. Dari perilaku yang demikian, rasa saling membantu dan toleransi akan terbangun, terlebih dalam melaksanakan perencanaan yang telah dibuat untuk mencapai tujuan bersama.

Apabila dilihat secara umum, pengendalian dan pengawasan yang lebih baik adalah pengendalian dan pengawasan yang menekankan pada arti pembinaan dan pemberdayaan. Sehingga dengan menjalankan fungsi pengendalian atau pengawasan, seluruh personalia organisasi atau perusahaan akan memiliki rasa pengabdian, komitmen, loyalitas yang tinggi pada pekerjaan dan organisasi atau perusahaan bersangkutan.

TIPE-TIPE PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN _

Pengawasan atau pengendalian tidak hanya dilakukan pada akhir pelaksanaan perencanaan manajemen dalam suatu organisasi atau perusahaan selesai. Terdapat tiga tipe pengawasan atau pengendalian dalam manajemen, yaitu:

(9)

9

1. Feedforward Control

Feedforward control merupakan tipe yang dirancang untuk mengantisipasi masalah- masalah dan penyimpangan dari standar tujuan yang ada dan memungkinkan dilakukan koreksi atau perbaikan sebelum suatu kegiatan dilaksanakan.

2. Concurrent Control

Concurrent control merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui terlebih dahulu sebelum suatu kegiatan tersebut dilanjutkan, atau untuk menjamin bahwa suatu kegiatan dilaksanakan secara tepat sesuai perencanaan dan standar tujuan yang ada.

3. Feedback Control

Feedback Control merupakan tipe yang dirancang untuk mengukur hasilhasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan. Dari ketiga tipe pengawasan tersebut, secara sederhana dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar tipe pengawasan dalam manajemen di atas, memperlihatkan bahwa tidak ada hubungan yang wajib antara tipe feedforward control, concurrent control, dan feedback control, artinya ketiganya dapat dilaksanakan secara terpisah.

PENGAWASAN YANG EFEKTIF _

Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan. Manusia tidak begaitu saja menerima pengawsan yang dilakukan manajer. Reaksinyabermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri darisistem pengawasan yang diterapkan padanya dan membela kinerja dan menolak sasaran kinerja yang tersirat dan tersurut pada tujuan.

(10)

10

Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas dan situasi penuh tekanan. Dalam situasi seperti itu, orang cenderung untuk mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga pengawasan biasanya tidak dikehendaki. Stoner mengemukakan bahwa pengawasan yang efektif itu haruslah memenuhi persyaratan sbb:

1. Ketepatan 2. Sesuai waktu

3. Objektif dan kompherensif

4. Fokus pada titik pengawasan strategis 5. Realistis secara ekonomis

6. Realistis secara organisatoris

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi 8. Luwes

9. Prespektif dan opersional

10. Dapat diterima para anggota organisasi.

Menurut Schermerhorn, agar supaya pengawasan itu efektif haruslah:

1. Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil 2. Berbasis informasi

3. Tidak kompleks

4. Cepat dan berorientasi perkecualian 5. Dapat dimengerti

6. Luwes

7. Konsisten dengan struktur organisasi

8. Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri

9. Positif mengarah ke perkembangan, perubahan dan perbaikan 10. Jujur dan objektif

Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan, tidak saja pada usaha pengukuran.

Pokok perhatian ada pada kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi.

Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan, tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan.

Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.

(11)

11

Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan; kalau perlu dengan cara-cara pengecualian.

Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para pengambil keputusan, artinya informasi yang mudah dimengerti, padat.

Sistem pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah. Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri, yang penting harus ada saling percaya, komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan. Pengawasan diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya dilakukan dengan baik. Sistem pengawasan harus menitik-beratkan pada pengembangan, perubahan dan perbaikan; kalau dapat sanksi dan peringatan itu diminumkan. Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan dengan hati-hati dan manusiawi. Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan objektif artinya tidak memihak, dan satusatunya tujuan adalah peningkatan kerja.

Referensi

Kartawan, dan Agus Susanto. 2009. Pengantar Manajemen Syariah. Bandung:

Guardaya Intimarta

Sule, Ernie Tisnawati, dan Kurniawan Saefullah. 2012. Pengantar Manajemen. Jakarta:

Prenadamedia Group

Sarlinah, dan Mardalena. 2017. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Deepublish Rohman, Abd. 2017. Dasar-Dasar Manajemen. Malang: Inteligensia Media