SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh : Dian Ayu Irawati
NIM: 092114103
PROGRAM STUDI AKUTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN BANK STUDI KASUS PADA PT. PROPORSI YOGYAKARTA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh : Dian Ayu Irawati
NIM: 092114103
PROGRAM STUDI AKUTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PERSEMBAHAN
Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya
(Pengkotbah 3 : 11a)
Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab
Ia yang memelihara kamu.
(I Petrus 5 : 7)
Kupersembahkan untuk:
Bapakku Tri Agus M. dan Ibuku Agus Susanti
yang terkasih Mas Endy Christiawan
Bp. Mantyo dan Bunda Tari
Sahabatku “kodok” Dian, Riya, Siska, Yuni dan Joan
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yesus Kristus, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan
skripsi ini.Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk
memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi
Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini kami mendapat bantuan, bimbingan, dan arahan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu kami mengucapkan terimakasih yang tak
terhingga kepada:
1. Rama Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberkan kesempatan
untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Dr. Drs. Herry Maridjo,
M.Si.
3. Drs. YP. Supardiono, M.Si.,Akt. Selaku Ketua Prodi Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
4. Drs. Edi Kustanto, MM selaku Pembimbing Skripsi yang telah membantu
serta membimbing dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Drs. Edi Kustanto, MM.; Ir. Drs. Hansiadi Yuli H.,M.Si.,Akt.,QIA.; dan Dr.
FA. Joko Siswanto M.M.,Akt.,QIA selaku Dosen Penguji yang telah menguji
dan memberikan koreksi terhadap skripsi ini.
6. M. Trisnawati Rahayu, S.E.,M.Si.,Akt selaku Pembimbing Akademik yang
7. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi jurusan Akuntansi yang telah memberi ilmu
yang banyak selama proses perkuliahan.
8. Purwo Atmantyo, MT selaku direktur utama PT. Proporsi Yogyakarta yang
memberikan ijin untuk melakukan penelitian. Dan segenap karyawan PT.
Proporsi yang telah banyak membantu dengan mencarikan data yang
dibutuhkan.
9. Bapak dan Ibu yang luar biasa mendukung dan mendoakan hingga skripsi ini
dapat selesai.
10.Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Kami menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu
kami mengharapkan kritik dan saran.Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Yogyakarta, 16 April 2013
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN SKRIPSI ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... ix
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xiii
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Batasan Masalah ... 3
D. Tujuan Penelitian ... 3
E. Manfaat Penelitian ... 3
F. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
A. Pengertian Sistem ... 6
C. Kas ... 11
D. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ... 13
E. Review Penelitian Sebelumnya ... 56
BAB III METODE PENELITIAN ... 58
A. Jenis Penelitian ... 58
B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 58
C. Subjek dan Objek Penelitian ... 58
D. Jenis Data ... 59
E. Teknik Pengumpulan Data ... 59
F. Teknik Analisis Data ... 60
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 63
A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 63
B. Visi, Misi, dan Motto PT. Proporsi ... 65
C. Struktur Organisasi Perusahaan ... 65
D. Deskripsi Tugas dan Tanggungjawab Tenaga Ahli ... 69
E. Daerah Pemasaran PT. Proporsi ... 75
F. Gambaran Umum Sistem Pengeluaran Kas dan Bank ... 76
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 78
A. Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 78
B. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 80
Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 80
D. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 81
E. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 81
F. Prosedur yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 82
G. Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 85
H. Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank PT. Proporsi ... 87
I. Evaluasi Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank pada PT. Proporsi ... 92
J. Kelemahan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dan Bank pada PT. Proporsi ... 106
K. Flowchart Usulan ... 106
BAB VI PENUTUP ... 111
A. Kesimpulan ... 111
B. Keterbatasan Penelitian ... 112
C. Saran ... 112
DAFTAR PUSTAKA ... 112
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Simbol pembuatan bagan alir dokumen ... 33
Tabel 2 Penilaian sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank untuk
PT. Proporsi ... 62
Tabel 3 Hasil evaluasi sistem akuntansi pengeluaran kas dan Bank
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Cek atas nama ... 18
Gambar 2 Cek atas tunjuk ... 19
Gambar 3 Permintaan cek ... 20
Gambar 4 Permintaan pengeluaran kas ... 21
Gambar 5 Bukti pengeluaran kas kecil ... 22
Gambar 6 Permintaan pengisian kembali kas kecil ... 23
Gambar 7 Jurnal pengeluaran dana kas kecil ... 25
Gambar 8 Prosedur pencatatan utang dengan Accounting Payable System dan Pengeluaran cek ... 39
Gambar 9 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System – Cost Basis dan pengeluaran cek ... 41
Gambar 10 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System – Accrual Basis dan pengeluaran cek ... 43
Gambar 11 Prosedur pencatatan utang dengan Built-up Voucher Payable System ... 45
Gambar 12 Prosedur pembentukan dana kas kecil ... 47
Gambar 13 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest system ... 49
Gambar 14 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Fluctuating – Fund – Balance System... 51
Gambar 15 Prosedur permintaan pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest System ... 53
Gambar 16 Struktur organisasi PT. Proporsi ... 68
Gambar 18 Sistem akuntansi pengeluaran kas kecil PT. Proporsi ... 90
Gambar 19 Usulan sistem akuntansi pengeluaran cek (bank) PT. Proporsi .... 107
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A Daftar pertanyaan penelitian ... 115
Lampiran B Dokumen-dokumen ... 117
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DAN BANK STUDI KASUS PADA PT. PROPORSI YOGYAKARTA
Dian Ayu Irawati Universitas Sanata Dharma
2013
Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank dan memberikan masukkan mengenai rancangaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan PT. Proporsi Yogyakarta.
Teknik analisis data penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis deskriptif tentang sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang diterapkan di perusahaan, (2) evaluasi masukan, proses, dan keluaran terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank. (3) usulan perbaikan beberapa prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang efektif dan mudah untuk dilakukan.
ABSTRACT
AN EVALUATION OF ACCOUNTING SYSTEM ON CASH AND BANK DISBURSEMENTS A CASE STUDY AT PT. PROPORSI YOGYAKARTA
Dian Ayu Irawati Sanata Dharma University
2013
The objectives this research are to find out the implementation of cash and bank disbursements accounting system and give suggestion about the plan of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement of PT. Proporsi Yogyakarta.
The data analysis techniques are: (1) descriptive analysis about cash and bank disbursements accounting system that applied in the company, (2) an evaluation of input, process, and output about cash and bank disbursement accounting system. (3) Suggestion for better procedure of cash and bank disbursements accounting system that suitable with the requirement, effective and easy to do.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan suatu entitas yang terdiri dari kumpulan
beberapa orang yang memiliki tujuan yang sama yaitu laba yang diharapkan
dapat memberikan kemakmuran bagi anggotanya. Untuk mencapai suatu
kemakmuran, diharapkan segala kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan
baik. Semakin berkembangnya suatu perusahaan atau usaha, maka semakin
kompleks pula kegiatan perusahaan, sehingga semakin sulit untuk dikelola dan
dikendalikan.
Pemimpin perusahaan tidak mungkin bisa turun langsung untuk
menangani semua aktivitas usaha yang dilakukan, oleh karena itu manajemen
perlu membentuk sebuah sistem yang baik dan ideal sesuai dengan kegiatan
usaha yang ada di perusahaan, sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan
dengan baik sesuai dengan standar yang memadahi.
Salah satu sistem yang dapat digunakan dalam suatu perusahaan
adalah sistem akuntansi. Dengan menggunakan sistem akuntansi perusahaan
dapat menjalankan kegiatan manual sesuai dengan sistem yang dilakukan.
Selain itu, sistem yang baik dapat menjadi suatu alat pengendalian dan
pengawasan yang baik.
Kas dan bank merupakan harta yang paling likuid karena mudah dan
terhadap tindak kecurangan. Oleh sebab itu, diperlukan sistem akuntansi yang
baik terhadap kas dan bank. Sistem akuntansi kas terdiri dari dua macam,
yaitu sistem akuntansi pemasukan kas dan sistem akuntansi pengeluaran kas,
yang masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda tetapi
tetap terkait dengan usaha pengendalian kas.
PT. Proporsi merupakan suatu usaha yang bergerak dalam bidang jasa
arsitek yang berkedudukan di Yogyakarta. PT. Proporsi sudah mengenal
sistem pencatatan akuntansi hal tersebut terbukti dengan adanya laporan
keuangan tiap periode. Namun, dalam laporan keuangan terjadi beberapa
kejanggalan yaitu posisi keuangan yang menunjukkan rendahnya nilai kas
padahal proyek yang sering dijalankan merupakan proyek dengan omset yang
besar. Hal tersebut mungkin diakibatkan karena adanya sistem pengeluaran
kas yang kurang ideal sehingga pengeluaran kas sulit untuk dikendalikan.
Oleh sebab itu, peneliti merasa perlu untuk melakukan evaluasi terhadap
sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Proporsi Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Berikut merupakan beberapa rumusan masalah yang diajukan dalam
penelitian antara lain sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank
pada PT. Proporsi?
2. Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank pada PT. Proporsi
Agar pembahasan terfokus pada pokok penelitian yang akan
dilakukan, maka penelitian ini hanya terbatas pada sistem akuntansi
pengeluaran kas dan bank yang terjadi pada PT. Proporsi Yogyakarta.
D. Tujuan Penelitian
Adapun penelitian ini mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai
berikut:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT.
Proporsi.
2. Melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem akuntansi yang sudah ada
pada PT. Proporsi dengan membandingkan beberapa teori yang pernah
dipelajari.
E. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa
pihak antara lain:
1. Bagi penulis
Memberikan manfaat yang besar kepada peneliti dalam rangka menambah
pengetahuan tentang bidang akuntansi terutama dalam hal ini adalah
sistem akuntansi pengeluaran kas dan bank yang merupakan kesempatan
untuk menerapkan teori-teori yang diperoleh selama perkuliahan.
2. Bagi PT. Proporsi
Dapat memberikan informasi kepada PT. Proporsi Yogyakarta bagaimana
dijadikan bahan pertimbangan bagi pihak yang terkait dalam upaya
meningkatkan kemudahan dan pengawasannya terhadap pengeluaran kas.
3. Pihak lain
Diharapkan hasil penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan wacana
perpustakaan serta berguna bagi teman-teman yang akan mengadakan
penelitian yang sejenis pada waktu yang akan datang.
F. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan merupakan bab satu dari skripsi yang isinya
antara lain latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Landasan teori merupakan bab dua dari skripsi yang isinya
antara lain pengertian sistem, pengertian sistem akuntansi, kas,
sistem akuntansi pengeluaran kas, dan flowchart (bagan alir).
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan bab tiga dari skripsi yang isinya
antara lain jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subjek
dan objek penelitian, jenis data, teknik pengumpulan data, dan
BAB IV GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Gambaran umum objek penelitian merupakan bab empat dari
skripsi. Bagian ini menjelaskan secara garis besar objek yang
diteliti.
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Analisis data dan pembahasan merupakan bab lima dari skripsi
yang isinya antara lain deskripsi data, analisis data, serta hasil
penelitian dan interpretasi.
BAB VI PENUTUP
Penutup merupakan bab enam dari skripsi yang isinya antara
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut
pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua
kelompok pendekatan sistem, yaitu:
Pendekatan sistem yang lebih mendekatkan pada elemen-elemen atau
kelompoknya didefinisikan sebagai “suatu jaringan kerja dari prosedur
-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih
menekankan urutan operasi di dalam sistem, didefinisikan sebagai “urutan
operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di
dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi”. Selain itu ada
beberapa definisi sistem, diantaranya adalah:
Menurut Hall (2009:6) “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang
berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Sutabri (2003:18) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
Sistem terdiri dari beberapa unsur yang merupakan subsistem yang
lebih kecil yang membentuk sistem tersebut. Setiap sistem pasti terdiri dari
struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk
sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur
tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Dengan memahami struktur sistem
dan proses sistem, seorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu
sistem tidak tercapai.
Diperlukan pengertian dan pemahaman lebih mendalam tentang sistem
dan prosedur, agar memperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai
sistem.
Berikut merupakan definisi sistem dan prosedur menurut Mulyadi
(2008:5):
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem
terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan
klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan yang
dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku
besar, yaitu: menulis, mengadakan, menghitung, memberi kode, mendaftar,
B. Pengertian Sistem Akuntansi
Suatu transaksi harus diproses melalui sistem akuntansi, walaupun
dalam perusahaan kecil sekalipun. Sistem akuntansi harus dirancang
sebagaimana mestinya agar data atau transaksi dapat diproses secara efisien
dan efektif.
Berikut merupakan beberapa definisi dari sistem akuntansi:
Menurut Mulyadi (2008:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Menurut Jusup (2005:6) “Sistem akuntansi adalah sistem yang terdiri
dari dokumen bukti transaksi, alat pencatatan laporan, dan prosedur-prosedur
yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi dan melaporkan
hasilnya”.
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan yang telah terjadi saja, melainkan memiliki peran yang besar dalam
melaksanakan kegiatan perusahaan, karena sistem akuntansi merupakan alat
yang digunakan untuk memberikan informasi kepada manajemen yang
membutuhkan untuk mengolah data atau transaksi keuangan menjadi
informasi keuangan yang baik bagi pihak intern (karyawan, manajemen, dan
CEO) maupun ekstern perusahaan (investor, kreditor, pemerintah, dan
Unsur-unsur pokok yang terdapat dalam sistem akuntansi antara lain:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi dengan melakukan pencatatan di atas kertas. Formulir
sering disebut dengan istilah dokumen. Formulir juga dapat disebut
dengan media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa
yang terjadi ke dalam catatan yaitu jurnal. Dengan demikian transaksi
direkam pertama kalinya dengan menggunakan formulir sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
Dengan jurnal, data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan
menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan, terdapat kegiatan peringkasan data, yag
kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
Jurnal terdiri dari dua macam, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Jurnal
umum dapat digunakan untuk mencatat semua transaksi, sedangkan jurnal
khusus digunakan untuk mencatat suatu transaksi yang telah digolongkan.
Biasanya transaksi yang menggunakan jurnal khusus yaitu transaksi yang
3. Buku besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya
dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Rekening buku besar dapat dipandang dengan dua sudut
pandang yang berbeda, yaitu di satu pihak buku besar dapat dipandang
sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat
dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian
laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Buku pembantu merupakan rincian yang lebih lanjut dari buku
besar, jika memang diperlukan. Buku pembantu terdiri dari
rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam
rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu
merupakan catatan akuntansi akhir. Dengan demikian, tidak ada catatan
akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan
dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Selain itu, setelah data
akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi
selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan dan bukan pencatatan lagi.
5. Laporan
Laporan keuangan merupakan hasil akhir proses akuntansi.
perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya
pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar
utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat
penjualannya. Laporan keuangan berisi tentang informasi yang merupakan
keluaran sistem akuntansi.
Dalam menguraikan perancangan sistem akuntansi digunakan
sistematika sebagai berikut:
1. Deskripsi kegiatan pokok.
2. Fungsi yang terkait.
3. Informasi yang diperlukan oleh manajemen.
4. Dokumen yang digunakan.
5. Catatan akutansi yang digunakan.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
7. Unsur sistem pengendalian intern.
8. Bagan alir dokumen.
C. Kas
Menurut Kieso (2008:342) Kas yaitu aktiva yang paling likuid,
merupakan media pertukaran standar dari dasar pengukuran serta akuntansi
untuk semua pos-pos lainnya.
Kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia pada
deposito di bank. Sesuatu dapat dipersamakan dengan kas jika memenuhi
1. Dapat diterma sebagai alat pembayaran pada setiap saat, khususnya
di lingkungan bisnis.
2. Dapat setiap saat disetorkan kedalam rekening giro di bank sesuai
dengan nilai nominalnya.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2001-PSAK 31.3)
menyebutkan bahwa: “Kas adalah mata uang kas dan logam, baik rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat pembayaran yang sah”.
Pengertian kas diatas dapat dipakai untuk menentukan apakah suatu
elemen merupakan kas (dipersamakan sebagai kas) atau bukan kas. Elemen
yang termasuk kas atau sejenis kas meliputi:
1. Bank
Elemen bank pada perusahaan terdiri atas:
a. Check yang diterima sebagai alat pembayaran dari pihak lain tetapi
oleh perusahaan belum diuangkan atau disetorkan sebagai rekening
giro di bank.
b. Elemen-elemen lain yang dapat disamakan dengan kas, misalnya: pos
wesel, bukti kiriman uang yang belum diuangkan, dan sebagainya.
2. Kas kecil
Prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran kas ialah bahwa
semua pengeluaran kas hendaknya menggunakan cek. Hampir semua
perusahaan melakukan pengeluaran kas dengan jumlah yang relatif kecil,
jika pengeluaran tersebut menggunakan cek maka jumlah lembar cek yang
sekali maka perusahaan perlu membentuk dana kas kecil. Dana kas kecil
dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegang kas kecil. Pemegang
kas kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian kas kecil.
D. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
1. Deskripsi kegiatan pokok
Pertama yaitu pengeluaran dengan menggunakan cek (bank). Biasanya
pengeluarana cek digunakan untuk transaksi yang relatif besar.
Pengeluar cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian internnya
yaitu:
a. Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek hanya dapat
diterima atau diuangakan oleh orang yang namanya tertera di dalam cek
tersebut.
b. Adanya keterlibatan pihak luar yaitu bank. Sehingga pengeluaran kas tidak
hanya direkam oleh bagian akuntansi melainkan juga oleh pihak bank
yang setiap periodik dilaporkan dalam rekening koran. Dengan
menggunakan rekening Koran perusahaan dapat mengecek ketelitian
pencatatan transaksi kas perusahaan yang direkam dalam jurnal
penerimaan dan pengeluaran kas.
c. Apabila sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check
issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi
perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled
check sebagai bukti penerimaan kas dari pihak yang menerima
terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar
maupun bagi penerima.
Sedangkan yang kedua adalah pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran
menggunakan dana kas kecil digunakan untuk transaksi yang relatif kecil
karena tidak memungkinkan transaksi tersebut dapat dilakukan dengan
menggunakan cek.
Penyelenggaraan dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua
cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) dan
imprest system. Dalam sistem saldo berfluktuasi penyelenggaraan dana kas
kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas
kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam
sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan
sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebet rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil tidak
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti
pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan dalam arsip sementara yang
dilakukan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah yang tercantum
dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas
kecil dilakukan dengan menggunakan cek dan dicatat dengan mendebit
rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil
tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil.
2. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran cek (bank)
yaitu:
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran dana.
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluran dana, fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian
utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala
fungsi yang bersangkutan.
b. Fungsi kas
Dalam sistem akuntansi pengeluaran cek, fungsi ini bertanggung
jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan
c. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: pencatatan pengeluaran
dana yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pengeluaran dana dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan
pembuatan bukti kas keluar yang emberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
d. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas
secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas
menurut catatan akuntansi dalam rekening kas di buku besar. Selain itu,
juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara
periodik.
Sedangkan fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:
a. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan
otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada
saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas
kecil.
b. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas:
1) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan
2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
3) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
4) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil.
5) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut. Selain itu juga bertanggung jawab
untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan
dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan
bukti kas keluar.
c. Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu
yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Jika ada salah satu fungsi yang memerlukan pengeluaran kas secara
tunai maka fungsi yang memerlukan pembayaran tunai membuat dokumen
permintaan pengeluaran kas kecil yang akan diserahkan kepada pemegang
dana kas kecil.
e. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk perhitungan dana kas kecil
Selain itu, bertanggung jawab juga atas pemeriksaan mendadakk terhadap
saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
3. Informasi yang dibutuhkan oleh Manajemen
4. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran cek antara lain yaitu:
a. Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah
pengeluaran dana kepada bagian kasir sebesar yang tercantum
dalam dokumen tersebut.
b. Cek. Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
Gambar 1: Cek atas nama
Gambar 2: Cek atas tunjuk
Sumber: Mulyadi (2008: 511)
c. Permintaan cek (Check Request). Dokumen ini berfungsi sebagai
permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran dana kepada
Gambar 3: permintaan cek
Sumber: Mulyadi (2008: 512)
Dalam dana kas kecil, dokumen yang digunakan adalah:
a. Bukti kas keluar
Dokumen ini dugunakan saat pembentukan dana kas kecil dan saat
pengisian kembali dana kas kecil karena dokumen ini dipakai
sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada
b. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan
bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau
organisasi yang namanya tercantum pada cek.
c. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dugunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana
kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya
kas kecil.
Gambar 4: permintaan pengeluaran kas
d. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil yang
dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan
oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti
pengeluaran kas kecil dalam akuntansi. Sedangkan, dalam
fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas kecil
dilampiri dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana
kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil.
Gambar 5: bukti pengeluaran kas kecil
e. Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah
yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah
sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan
dalam arsip pemegang dana kas kecil. Sedangkan dalam
fluctuating-fund-balance system, pengisian kembali dana kas kecil
sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan
oleh pemegang dana kas kecil.
5. Catatan akuntansi yang digunakan
Dalam melakukan pencatatan, catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem dana kas kecil adalah:
a. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).
Dalam kas kecil, jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam
pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai
adalah jurnal pengeluaran kas.
b. Register cek (check register).
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan
yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana
kas kecil
c. Jurnal pengeluaran dana kas kecil.
Dalam mencatat transaksi pengeluaran kas kecil diperlukan jurnal
khusus yang berfungsi sebagai alat distribusi pencebitan yang
Gambar 7: Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Sumber: Mulyadi (2008: 534)
Sedangkan, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengeluaran cek adalah:
a. Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dokumen
sumber yang yang dijadikan dasar adalah faktur dari pemasok yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi bagian kasir.
b. Register cek (check register)
Register cek digunakan mencatat cek-cek yang dikeluarkan
perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak-pihak
untuk mencatat cancelled check yang telah dilakukan endorsement
oleh penerima pembayaran.
6. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran cek
(bank) meliputi:
a. Prosedur permintaan cek
Bagian yang memerlukan pengeluran dana mengajukan permintaan
pengeluaran dana dengan membuat atau mengisi permintaan cek.
Kemudian dimintakan otorisasi kepada bagian yang bersangkutan
dan dikirim ke bagian utang.
b. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Berdasarkan permintaan cek yang diterima oleh bagian utang,
bagian utang membuat bukti kas keluar, yang berfungsi sebagai
perintah untuk membuat cek berdasarkan nominal dan nama yang
ditujukan dalam bukti kas keluar.
c. Prosedur pembayaran kas
Bagian kas mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada
pejabat yang berwenang, dan mengirim cek tersebut kepada orang
yang namanya tercantum di dalam cek sebagai penerima.
d. Prosedur mencatat pengeluaran kas
Bagian akuntasi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal
Dalam sistem dana kas kecil prosedur-prosedur yang membentuknya
antara lain:
a. Prosedur pembentuk dana kas kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan menggunakan
imprest system dan fluctuating-fund-balance system tidaklah
berbeda. Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di
dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dilapiri dengan
surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh
bagian utang ke bagian kasa. Kemudian bagian kasa membuat cek
atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar
diserahkan kepada bagian jurnal atau bagian akuntansi setelah
dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa.
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana
kas kecil antara imprest system dengan fluctuating-fund-balance
system tidaklah sama. Dalam imprest system pengeluaran dana kas
kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas
kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas
kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah
dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang
dilampiri dengan permintaan pengaluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai
sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar
jumlah dana yang telah dikeluarkan.
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance
system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar
dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan
pemakaian dana kas kecil. Setelah pemegang dana kas kecil
menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil (dilampiri
permintaan pengeluaran kas kecil), pemegang dana kas kecil
menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen
pendukungnya ke bagian jurnal. Bagian jurnal mencatat
pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus (jurnal
pengeluaran dana kas kecil). Karena jumlah setiap transaksi
pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka
pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat
satu persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok
dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian atau
mingguan). Bagian juranal kemudian menyerahkan bukti
pengeluaran kas kecil kepada bagian kartu biaya. Bagian kartu
biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil
c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan
atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti
pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fund-balance
system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan
oleh pemegang dana kas kecil.
Dalam imprest system permintaan pengisian kembali dana kas kecil
dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan
formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini
dilampiri oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang.
Bagian utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah
yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil.
Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian
utang. Bukti kas keluar lembar yang lain diserahkan oleh bagian
utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan pencatatan rincian
biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya
pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar
dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian
utang ke bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan
memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan
kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan
Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance
system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan
oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir
permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak
dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system,
dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen
pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegangng dana kas kecil
kepada bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran
kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh
pemenga dana kas kecil diserahkan kepada bagian utang tanpa
dilampiri dengan dokumen pendukung. Bagian utang mencatat
bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar.
7. Unsur pengendalian intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan
bank dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan
prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat:
Organisasi
a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh Bagian Kasa sejakawal sampai akhir, tanpa campur tangan
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
b. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan
dari pejabat yang berwenang
c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan
tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah
mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri
dengan dokumen pendukung lengkap.
Praktik yang Sehat
a. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan
pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus
dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas
dilakukan,
c. Penggunaan rekening Koran, yang merukpakan informasi dari pihak
ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern
yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas.
d. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan
e. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran
ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil,
yang akuntansinya diselelnggarakan dengan imprest system.
f. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
g. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari
kerugian.
h. Kasir diasuransikan.
i. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian
terhadap kas yang ada di tangan.
j. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.
8. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Flowchart digunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam
suatu organisasi secara manual. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan
sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang
dipergunakan dalam suatu sistem. Berikut simbol-simbol standar yang
Tabel 1: Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen yang
merupakan formulir yang digunakan untuk
merekam data terjadinya suatu transaksi.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
Penghubung pada halaman yang sama
(on-page connector). Karena keterbatasan ruang
halaman kertas untuk menggambar, maka
diperlukan simbol penghubung untuk
memungkinkan aliran dokumen berhenti di
suatu lokasi pada halaman tertentu dan
kembali berjalan di lokasi lain pada halaman
Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)
Penghubung pada halaman yang berbeda
(off-page connector). Dalam simbol penghubung
ini bertujuan uuntuk menunjukkan bagaimana
bagan alir yang tercantum pada halaman
tertentu terkait dengan bagan alir yang
tercantum pada halaman lain.
Kegiatan manual. Digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual seperti
menerima order dari pembeli, mengisi
formulir, membandingkan, memeriksa, dan
berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.
Keterangan atau komentar. Simbol ini
memungkinkan para ahli sistem menambahkan
keterangan untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir.
Arsip sementara. Tempat penyimpanan
dokumen yang dokumennya akan diambil
kembali dari arsip tersebut di masa yang akan
datang untuk pengolahan lebih lanjut di masa
Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)
Arsip permanen. Menggambarkan tempet
penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi dalam sistem akuntansi yang
bersangkutan.
On-line computer process. Menggambarkan
pengolahan data menggunakan komputer
secara on-line.
Keying (typing, verifying). Menggambarkan
pemasukan data ke dalam komputer melalui
on-line terminal.
Pita magnetik (magnetic tape). Arsip komputer
yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip
ditulis dalam simbol.
On-line storage. Arsip komputer yang
berbentuk on-line (di dalam memory
komputer).
Keputusan. Menggambarkan keputusan yang
Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (lanjutan)
Garis alir. Menggambarkan arah proses
pengolahan data. Anak panah tidak
digambarkan jika arus dokumen mengarah ke
bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen
mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu
dicantumkan.
Persimpangan garis alir. Jika dua garis
bersimpangan, untuk menunjukkan arah
masing-masing garis, salah satu garis dibuat
sedikit melengkung tepat pada persimpangan.
Pertemuan garis alir. Jika dua garis alir
bertemu dan salah satu garis mengikuti arus
garis lainnya.
Mulai atau berakir (terminal). Simbol ini
menggambarkan awal atau akhir suatu sistem
akuntansi.
Dari pemasok Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar
sistem tidak perlu digambarkan maka
diperlukan simbol untuk menggambarkan
masuk ke sistem digambarkan dalam bagan
alir.
Tabel 1: Simbol pembuatan bagan alir dokumen (Lanjutan)
Ke sistem penjualan
Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar
sistem tidak perlu digambarkan maka
diperlukan simbol untuk menggambarkan
keluar ke sistem lain.
Sumber: Mulyadi (2008: 60-63)
Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan
ketentuan-ketentuan sistem akuntansi yang berlaku secara lazim, sehingga tidak
menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam
menggambarkan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan mempermudah
gambaran dan menyelaraskan pemahaman pengguna flowchart.
Dalam menyusun flowchart perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Flowchart dibagi menjadi beberapa kolom sesuai dengan
banyaknya entitas (bagian/departemen) yang terlibat dalam proses.
Setiap kolom tersebut diberi judul nama dari entitas tersebut.
b. Logika flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
c. Jika flowchart tidak cukur dari atas ke bawah, gunakan konektor
on-page.
d. Jika flowchart lebih dari satu halaman, gunakan konektor off-page.
Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu:
a. Bagan alir sistem yaitu bagan alir yang menunjukkan arus
b. Bagan alir dokumen yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
c. Bagan alir sematik yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir
sistem tetapi perbedaanya terletek pada digunakannya
gambar-gambar komputer dan peralatan lain selain penggunaan simbol
bagan alir.
d. Bagan alir program adalah bagan alir yang menjelaskan secara
rinci langkah-langkah dari program.
e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses
dalam suatu prosedur.
Berikut merupakan beberapa flowchart yang berhubungan dengan
Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek
Gambar 8: Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran cek (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 523)
3 faktur dari pemasok
mengisi cek dan meminta otorisasi atas
cek
FDP
DP
cek
2
Ke Kreditur
Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis
dan pengeluaran cek
Sumber: Mulyadi (2008: 525)
mulai
disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen
mengisi cek dan meminta
Bagian Utang Bagian Kasa
Gambar 9: Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cost Basis
dan pengeluaran cek (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 525)
2
Bukti kas keluar
kartu biaya N
3
DP BKK
Register
cek N
selesai 2
Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual
Basis dan Pengeluaran Cek
Sumber: Mulyadi (2008: 526)
mulai tgl jatuh tempo bukti
kas keluar bersama dokumen
Gambar 10: Prosedur Pencatatan Utang dengan Voucher Payable System-Accrual
Basis dan Pengeluaran Cek (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 526)
2
Bukti Kas Keluar
Kartu Biaya
N
3
DP BKK
register cek
N
selesai 2
Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System
Sumber: Mulyadi (2008: 528)
mulai
faktur dari pemasok
membuat bukti kas keluar dan mencatat faktur pada bukti kas
keluar
satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok
yang sama
disimpanmenurut tgl pembayaran bukti kas keluar yang telah dijadwalkan bersama dengan dokumen pendukung
bukti kas keluar diambil dari arsip pada saat akan
dilakukan pembayaran
Gambar 11: Prosedur Pencatatan Utang dengan Built-up Voucher Payable System
(Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 528)
2
bukti kas keluar
kartu biaya N
3
DP BKK
register cek
N
selesai 2
Berikut merupakan rangkaian flowchart dari prosedur-prosedur yang
membentuk sistem pengeluaran kas kecil:
Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Sumber: Mulyadi (2008: 536)
mulai
dikirim ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan
mengisi cek dan memintakan tanda
setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukung dan mencatat nomor
cek pada BKK
Gambar 12: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 536)
2 BKK cek
menguangkan cek ke
bank
menyimpan uang tunai
N 3
4
SK BKK
register cek
N
selesai 1
Pemegang
Dana Kas Kecil Bagian Jurnal
Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System
Sumber: Mulyadi (2008: 537)
mulai
Pemakai Dana Kas Kecil
Gambar 13: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 537)
1
Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System
Sumber: Mulyadi (2008: 539)
mulai
Pemakai Dana Kas Kecil
Gambar 14: Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-Fund-Balance System
(Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 539)
1 pemakaian dana kas
kecil
dana kas kecil setelah dibubuhi
Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System
Sumber: Mulyadi (2008: 541)
mulai
PP3K= Permintaan pengisian kembali kas kecil BKK= Bukti kas keluar
Pemegang Dana Kas Kecil
Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 541)
Gambar 15: Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana Kas Kecil dengan Imprest System (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (2008: 542)
3
E. Review Penelitian Sebelumnya
Berdasarkan pencarian yang telah kami lakukan untuk dijadikan review
penelitian, kami kesulitan dalam memperoleh jurnal atau hasil penelitian
sebelumnya yang sesuai dengan judul yang kami gunakan yaitu evaluasi sistem
akuntansi pengeluaran kas dan bank. Oleh karena itu kami berusaha melakukan
review terhadap hasil penelitian sistem pengeluaran kas namun bukan dalam
bentuk sistem akuntansi atau sistem manual pengeluaran kas. Berikut hasil review
yang kami lakukan:
Judul : Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Rumusan Masalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pengeluaran kas di GKJ Dayu?
2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi pengeluaran kas yang sesuai
dengan kebutuhan GKJ Dayu?
Teknik Analasis Data :
1. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama
adalah dengan metode analisis deskripsit. Analisis tersebut dilakukan
dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi pengeluaran kas GKJ
Dayu. Sistem akuntansi ini meliputi fungi-fungsi yang terkait, dokumen,
dan catatan-catatan yang digunakan, serta prosedur yang dijalankan GKJ
Dayu. Selanjutnya dengan melakukan identifikasi masalah yang terjadi
2. Teknik yang digunakan untuk menjawab permasalahan yang kedua
berkaitan dengan perancangan sistem akuntansi pengeluaran kas yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut:
a. Perancangan jobdescription yang lebih jelas
b. Perancangan prosedur
c. Perancangan masukan
d. Perancangan keluaran
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitan
Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian studi kasus,
yang menunjukkan bahwa penelitian ini difokuskan pada objek tertentu secara
intensif dan terperinsi, sehingga kesimpulan yang diambil hanya terbatas pada
objek yang diteliti.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Tempat atau perusahaan yang menjadi fokus penelitian adalah PT.
Proporsi yang merupakan salah satu perusahaan arsitek terkemuka di
daerah Yogyakarta. PT. Proporsi terletetak pada jalan Pakuningratan 76
Yogyakarta.
2. Waktu Penelitian
Rencananya penelitian ini akan dimulai pada bulan Desember 2012
sampai dengan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan semua
penelitian.
C. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek dari penelitian ini antara lain sebagai berikut:
a. Bagian administrasi dan keuangan
b. Direktur
2. Objek dari penelitian ini antara lain sebagai berrikut:
a. Sistem akuntansi pengeluaran kas
b. Dokumen dan bukti lain yang berkaitan dengan sistem pengeluaran
kas.
D. Jenis Data
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Sejarah perusahaan
2. Struktur organisasi perusahaan
3. Deskripsi tugas dan tanggungjawab tenaga ahli
4. Visi, misi, dan motto perusahaan
5. Sistem pengeluaran kas perusahaan
6. Dokumen dan bukti lainnya yang mendukung transaksi dalam sistem
pengeluaran kas
E. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
a. Metode Survei
Dalam metode pengumpulan data dengan menggunakan survei ada dua
teknik, yaitu wawancara dan kuisioner. Namaun dalam hal ini kami
sebagai peneliti menggunakan teknik wawancara dengan tatap muka
secara langsung yang akan kami lakukan di tempat kerja yaitu PT.
Proporsi. Dalam teknik ini yang menjadi sasaran kami adalah bagian
administrasi dan keuangan dilakukan oleh satu orang, selain itu juga kami
akan melakukan wawancara terhadap direktur atau direktur utama yang
secara langsung membawahi bagian administrasi dan keuangan.
b. Metode Observasi
Dalam metode pengumpulan data menggunakan metode observasi, kami
sebagai penulis akan menggunakan teknik observasi secara langsung. Hal
ini dilakukan atas dasar pertimbangan tentang objek yang akan kami teliti
yaitu suatu sistem pengeluaran kas. Sehingga tidak memungkinkan untuk
dilakukan penelitian dengan menggunakan metode observasi mekanik,
melainkan harus menggunakan pengamatan langsung pada objek yang
kami teliti.
c. Studi Pustaka
Dalam metode studi pustaka, peneliti menggunakan pengumpulan data
dengan mengumpulkan dan melihat arsip-arsip perusahaan seperti
dokumen-dokumen, formulir, dan struktur organisasi perusahaan, dan
laporan penelitian yang berhubungan dengan evaluasi sistem pengeluaran
kas.
F. Teknik Analisis Data
Untuk memberikan jawaban akan rumusan masalah yang ada, maka
teknik analisis data yang digunakan adalah:
1. Teknik yang digunakan untuk memberikan jawaban pada rumusan
masalah yang pertama adalah dengan menggunakan metode analisis
akuntansi pengeluaran kas dan bank PT. Proporsi Yogyakarta. Sistem
akutansi pengeluaran kas meliputi bagian-bagian yang terkait, dokumen
dan catatan yang digunakan serta bukti-bukti lain yang terkait. Dalam hal
ini penggambaran sistem akuntansi pengeluran kas pada PT. Proporsi
dapat dideskripsikan dengan menggunakan flowchart dan deskripsi
tertulis.
2. Untuk menjawab rumusan masalah kedua teknik yang digunakan yaitu:
a. Evaluasi masukan, yatiu dengan mengevaluasi dan merancang formulir
dan dokumen-dokumen sesuai dengan kebutuhan perusahaan setelah
dilakukan perbandingan antara sistem yang ada di perusahaan dengan
teori yang ada.
b. Evaluasi proses, yaitu dengan melihat sistem pengeluaran kas yang ada
di perusahaan dan membuat bagan alir sistem atau proses pengeluaran
kas yang ada di perusahaan kemudian melaukan perancangan sistem
pengeluaran kas yang baru sesuai kebutuhan perusahaan guna
menutupi kelemahan atau masalah yang ada di perusahaan.
c. Evaluasi keluaran, yaitu dengan mengevaluasi keluaran dari sistem
pengeluaran kas, dalam hal ini adalah dengan melakukan evaluasi
sistem pencatatan yang ada apakah sudah memadahi atau belum sesuai
Teori yang akan dibandingkan dengan proses pengeluaran kas dan
bank pada PT. Proporsi antara lain:
Tabel 2: Penilaian Sistem Pengeluaran Kas dan Bank untuk PT. Proporsi.
No. Teori yang dibandingkan Sesuai Tidak sesuai Keterangan
1. Deskripsi kegiatan pokok
2. Fungsi yang terkait
3. Informasi yang diperlukan
oleh manajemen
4. Dokumen yang digunakan
5. Catatan akuntansi yang
digunakan
6. Jaringan prosedur yang
membentuk sistem
7. Unsur sistem pengendalian
intern.
8. Bagan alir dokumen
BAB IV
GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Proporsi pada awalnya berdiri karena adanya kebutuhan masyarakat
dalam bidang pembangunan. Oleh sebab itu, untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat tersebut khususnya dalam membangun sebuah rumah atau gedung
diperlukan adanya jasa yang mengawasi dan mengatur jalannya pembangunan
agar proses pembangunan suatu rumah atau gedung dapat berjalan dengan baik
secara efektif dan efisien dengan kualitas yang memuaskan serta mampu
memenuhi kebutuhan konsumen.
PT. Proporsi belum memiliki tempat kerja yang permanen hingga saat ini,
namun hal ini tidak menjadi kendala dan mengurangi eksistensi kerja para staf dan
pegawai. Terbukti dengan kualitas kerja staf dan karyawan yang tidak diragukan
baik oleh masyarakat dan kalangan perusahaan-perusaan sejenis lainnya
khususnya dalam negeri.
PT. Proporsi terletak di jalan Pakuningratan 76 Yogyakarta. Letaknya
yang strategis karena dekat dengan pusat kota, membuat PT. Proporsi lebih mudah
dikenal oleh masyarakat luas. Keuntungan yang didapat dari letaknya yang
strategis dikarenakan PT. Proporsi letaknya tidak jauh dari pusat Unit Gawat
Dagadu, sehingga mempermudah PT. Proporsi untuk melakukan promosi kepada
pasar akan jasa yang mereka tawarkan. Tidak hanya itu, PT. Proporsi juga
masyarakat agar mudah mencari informasi mengenai PT. Proporsi melalui media
internet.
PT. Proporsi yang semula berupa CV dan setelah berganti pengurus dan
pemilik, berubah manjadi perseroan. Didirikan di Daerah Istimewa Yogyakarta,
tahun 1982 berdasarkan akta Notaris R.M. Soerjanto Partaningrat, SH, Asnahwati
H. Herwidi nomor 6, tanggal 3 Juni 2008.
PT. Proporsi adalah badan usaha yang bergerak dalam bidang kegiatan
usaha jasa konsultasi konstruksi dengan klasifikasi dan kualifikasi usaha
menengah (M). Kegiatan dan jenis usaha yang dilakukan oleh PT. Proporsi
meliputi perencanaan dan jasa pengawasan konstruksi (konsultan), dengan bidang
pekerjaan arsitektur, jasa manajemen proyek, jasa inspeksi teknis, tata lingkungan,
dan jasa survei.
PT. Proporsi didukung oleh sumber daya manusia yang terdidik, terampil,
dan berpengalaman dibidangnya serta dilengkapi dengan fasilitas yang memadahi,
sehingga produk yang dihasilkan dapat memenuhi standar kualitas dalam negeri
dan mampu bersaing secara profesional, objektif, efisien, serta tetap eksis dengan
perusahaan sejenis dalam menghadapi pasar bebas di era globalisasi seperti
sekarang.
Kegiatan PT. Proporsi mengutamamakan pelayanan jasa berdasarkan
manajemen yang cermat, akurat, dan profesioanal. Tujuan utamanya adalah
memberikan pelayanan yang diperlukan oleh masyarakat dan mampu mampu
memenuhi kebutuhan pasar.
B. Visi, Misi, dan Motto PT. Proporsi
Visi PT. Proporsi sebagai berikut:
1. Manjadi perusahaan konsultan konstruksi bangunan yang maju baik dalam
negeri maupun luar negeri pada tahun 2015.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan berpengalaman dalam
mengerjakan proyek-proyek.
3. Mengutamakan mutu yang baik.
Misi PT. Proporsi untuk mencapai visi tersebut yaitu:
1. Menjalin kerjasama dengan perusahaan sejenis lainnya baik dalam negeri
maupun luar negeri.
2. Menyediakan tenaga ahli yang benar-benar berpengalaman di bidangnya.
3. Memberikan pelayanan sesuai dengan keinginan konsumen.
Motto PT. Proporsi yaitu “ Kepuasan Pelanggan”. PT. Proporsi sangat menjunjung tinggi kepuasan pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan
merupakan tujuan utama perusahaan.
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Umumnya suatu badan usaha memiliki struktur organisasi perusahaan,
meskipun struktur organisasi tersebut bersifat sederhana. Struktur organisasi
masing-masing perusahaan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan tiap
