BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Sumatera Utara
Provinsi Sumatera Utara di bentuk pada tanggal 15 April 1948, berdasarkan Undang – Undang No. 10 Tahun 1948. Daerah ini meliputi kresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli. Berdasarkan surat penetapan Persiapan Kemerdekaan Indonesia ( PPKI ), Sumatera Utara menjadi sebuah Provinsi dan daerah administrasi. Seperti halnya pulau Jawa, berangsur – angsur di bentuk Komite Nasional. Daerah yang kedudukannya di atur oleh maklumat Gubernur Sumatera Utara tertanggal 12 April 1945. Dengan maklumat tersebut di tetapkan bahwa komite nasional daerah yang dibentuk di Provinsi dan keresidenan tersebut menjadi kota otonom. Daerah – daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat dan berhak untuk mengatur rumah tangganya sendiri. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di Sumatera Utara berjumlah 100 orang mewakili penduduk.
1. Sub Provinsi Sumatera Utara meliputi : Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli.
2. Sub Provinsi Sumatera Selatan meliputi : Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung dan Palembang.
3. Sub Provinsi Sumatera Tengah meliputi : keresidenan Sumatera Barat, Jambi dan Riau. Setiap Provinsi diketuai oleh Gubernur Muda yang bertindak sebagai coordinator keresidenan dan jabatan pemerintahan yang ada di wilayahnya. Pemerintahan Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang mengatakan bahwa Pemerintahan Provinsi disesuaikan dengan Pemerintahan Pusat
Pembentukan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Sumatera menjadi daerah yang di delegalisasi oleh Pemerintah Pusat. Diciptakan melalui proses peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1974 yang mengatakan dengan tegas bahwa Provinsi Sumatera Utara di jalankan oleh Gubernur dan diserahkan kepada Dewan pertimbangan rakyat dan badan eksekutif Pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubungan dengan Pemerintah Pusat dan dibawah Menteri – menteri dan selanjutnya dalam peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan Daerah otonom di Sumatera adalah keresidenan dan daerah – daerah yang ditunjukkan sebagai daerah otonom.
Dalam perundang – undangan Nomor 10 Tahun 1948 tentang pembagian Sumatera menjadi 3 Provinsi yaitu :
1. Provinsi Sumatera Utara 2. Provinsi Sumatera Tengah 3. Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Provinsi Sumatera Utara yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggotanya berasal dari masing – masing Sub Provinsi terdahulu.
Dengan Undang – undang Nomor 24 Tahun 1956 ditentukan Provinsi Aceh dibekas keresidenan Aceh, dengan demikian Provinnsi Sumatera Utara otomatis menjadi tersendiri dari keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli. Sebagai pelaksana Undang – undang tanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintah Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas
– tugas tersebut diserahkan kepada pelaksanaannya. Komisariat Pusat di Sumatera Utara yang berkedudukan di Bukit Tinggi yang di pimpin oleh Mr. Teuku Mohammad Hasan.
Gambaran umum DPRD Provinsi Sumatera Utara Tugas DPRD :
1. Menetapkan anggaran pendapatan dan belanja daerah bersama dengan kepala daerah.
2. Membentuk peraturan daerah yang di bahas bersama dengan Kepala Daerah untuk mencapai tujuan bersama.
3. Meminta laporan pertanggung jawaban Kepala Daerah dalam pelaksanaan tugas desentralisasi.
4. Mengusulkan pendapatan dan pertimbangan Kepala Daerah terhadap rencana perjanjian Internasional yang menyangkut kepentingan daerah. 5. Melaksanakan pengawasan terhadapt pelaksanaan peraturan daerah dan
peraturan perundang – undangan lainnya, Keputusan Kepala Daerah, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, Kebijakan pemerintah daerah dalam melaksanakan program pembangunan Daerah dan kerjasama Internasional di daerah.
6. Tugas – tugas lain yang diberikan oleh undang – undang.
7. Mengusulkan pengangkatan dan pemberentian Kepala Daerah atau wakil Kepala Daerah Kepala Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia melalui Gubernur.
Fungsi DPRD :
a. Legislasi : Diwujudkan dalam membuat peraturan – peraturan daerah bersama Kepala Daerah.
b. Anggaran : Diwujudkan dalam menyusun dan menetapkan APBD bersama Pemerintah Daerah.
c. Pengawasan : Diwujudkan dalam bentuk pengawasan / controlling terhadap pelaksana Peraturan daerah, Undang – undang dan kebijakan yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah.
B. Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Gambar 2.1
Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Adapun arti dari logo tersebut adalah :
a. Kepala tangan yang diacungkan keatas dengan menggenggam rantai beserta perisainya adalah lambing kebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialism, Kolonialisme, Feodalisme dan Komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan masyarakat didalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun padi, dan tulisan “SUMATERA UTARA”, melambangkan daerah yang indah permai, mashur dengan kekayaan alamnya yang berlimpah – limpah. d. Tujuh belas, kuntum kapas, delapan sudut sarang laba – laba dan empat
puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan RI.
e. Tongkat dibawah kepala tangan, melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pecinta dan pembela keadilan.
f. Bukit barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan, kegotong – royongan yang dinamis.
”Motto Daerah adalah Tekun Berkarya, Hidup Sejahtera, Mulia Berbudidaya”
C. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
1. Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara Organisasi adalah suatu badan terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara sistematis tentang hubungan kerja sama dari orang – orang didalamnya serta tanggung jawab personil.
Struktur organisasi Sekretariat DPRD-SU berbentuk bagan, bentuk ini menunjukkan bahwa instansi tersebut bekerja sesuai dengan bagian – bagiannya masing – masing, dimana di Sekretariat DPRD-SU terdapat 5 bagian yang di pimpin oleh seorang kepala bagian ( Kabag ) dan secretariat DPRD-SU ini di pimpin oleh Sekretariat Dewan.
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Kesekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016) SEKRETARIS DEWAN BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN BAGIAN INFORMASI DAN PROTOKOL BAGIAN KEUANGAN BAGIAN PERSIDANGAN / RISALAH KA. BAGIAN UMUM SUBBAG. PER-UU DAN RANCANGAN PERDA SUBBAG. INFORMASI SUBBAG. ANGGARAN SUBBAG. PERS/PMP. DPRD DAN PARIPURNA DPRD SUBBAG. TATA USAHA SUBAG. PENYUSUNAN PRODUK HUKUM SUBBAG. PROTOKOL / HUB. ANTAR LEMBAGA SUBBAG. VERIFIKASI SUBBAG. PERSIDANGAN DAN FRAKSI DPRD SUBBAG. PERLENGKAPAN DAN PENDISTRIBUSIAN SUBBAG. PENGKAJIAN DAN EVALUASI SUBBAG. PELAYANAN MASYARAKAT /ASPIRASI SUBBAG. PEMBUKUAN SUBBAG. RISALAH DAN PANITIA DPRD SUBBAG. RUMAH TANGGA DAN PERAWATAN
Uraian Tugas dari Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Sumatera Utara
Deskripsi jabatan dan pengerjaan sangat diperlukan dalam struktur organisasi agar dapat mengindentifikasi pekerjaan – pekerjaan yang penting dan jenis – jenis yang kegiatan di laksanakan oleh pimpinan dan lain sebagainya. Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing jabatan adalah sebagai berikut :
Tugas Sekretariat
Sekretariat Dewan mempunyai tugas melaksanakan urusan umum, administrasi, keuangan, persidangan dan risalah, informasi, keprotokolan serta hokum dan perundang – undangan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai Kebutuhan dan Kemampuan.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Dewan menyelenggarakan fungsi :
1. Penyelenggara administrasi kesekretariatan DPRD 2. Penyelenggara administrasi keuangan DPRD 3. Penyelenggara rapat – rapat DPRD
4. Penyedia dan pengkoordinasi Tenaga Ahli yang di perlukan oleh DPRD Untuk tugas dan fungsi diatas, Sekretaris Dewan mempunyai tugas : 1. Menyelenggarakan penetapan pedoman tata tertib DPRD provinsi 2. Menyelenggarakan fasilitas penyusun DPRD provinsi
3. Menyelenggarakan peresmian pengangkatan dan pemberhentian anggota DPRD
4. Menyelenggarakan fasilitas penyusunan kedudukan protokoler dan keuangan DPRD provinsi
Untuk melaksanakan Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat Dewan dibantu oleh :
1. Bagian Keuangan
Untuk uraian Kepala Bagaian keuangan sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD
b. Menyelenggarakan penyiapan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan dan standar pengelolaan anggaran pemeriksaan/penelitian realisasi anggaran dan pembukaan
c. Menyelenggarakan evaluasi/analisa pelaksanaan anggaran berdasarkan realisasi penerimaan maupun pengeluaran
d. Menyelenggarakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsi 2. Bagian Umum
Untuk uraian dan fungsi Kepala Bagian Umum yaitu :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standart penyelenggaraan Urusan Tata Usaha, Rumah Tangga DPRD, Perlengkapan, Distribusi dan perawatan inventaris
c. Menyelenggarakan system pengendalian intern
d. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggung jawaban Kepada Sekretaris Dewan sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya
f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja/unit organisasi terkait dalam rangka pembinaan ketatausahaan Sekretariat DPRD-SU
g. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Sekretaris Dewan 3. Bagian Persidangan dan Risalah
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai Uraian Tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar persiapan persidangan DPRD dan pembuatan risalah
b. Menyelenggarakan program kegiatan persidangan dan peninjauan DPRD c. Menyelenggarakan persiapan persidangan DPRD
d. Menyelenggarakan pembuatan risalah
e. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan
f. Mengelenggarakan dan memfasilitasi rapat pimpinan Dewan dengan pimpinan Fraksi DPRD
h. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan dengan alat kelengkapan Dewan lainnya
i. Menyelenggarakan dan memfasilitasi Rapat Paripurna DPRD
j. Menyelenggarakan penyusunan surat laporan, penjelasan acara dan catatan singkat/risalah rapat-rapat dan peninjauan DPRD yang diberikan oleh Sekretaris Dewan
4. Bagian Hukum dan Perundang – undangan
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Hukum dan Perundangan – undangan mempunyai Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan hokum dan perundang-undangan
b. Menyelenggarakan layanan kajian bahan bahasa rancangan produk hokum c. Menyelenggarakan layanan bantuan hokum dan keduduka n hokum
Anggota DPRD
d. Menyelenggarakan fasilitas dan koordinasi tenaga ahli
e. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi Bagian Hukum dan Perundang – undangan
f. Menyelenggarakan telaahan staf bahan pertimbangan pengambilan kebijakan
g. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait
5. Bagian Informasi dan Protokol
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Informasi dan Protokol mempunyai Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan koordinasi pengumpulan dan pengelolaan bahan/informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan standar layanan informasi, penyusunan urusan protocol/hubungan lembaga, perpustakaan dan pelayanan aspirasi
b. Menyelenggarakan evaluasi dan menganalisa bahan/data/informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan dan pelayanan aspirasi
c. Menyelenggarakan persiapan pertemuan/tamu Pers secara terbuka
d. Menyelenggarakan pengkoordinasi,pembinaan/pengawasan pegawai dalam bidang tugas sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan penyusunan laporan pertanggung jawaban bulanan kegiatan bidang layanan sesuai standar yang ditetapkan
f. Menyelenggarakan dan mengikuti kegiatan Pimpinan Dewan untuk pemberitahuan melalui Media Cetak dan Elektronik
Gambar 2.3
Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016) H. AJIB SYAH, S.Sos
Penasehat INDRA ALAMSYAH, SH Ketua H. SYAMSUL BAHRI BATUBARA, SH Wakil Ketua H. MUCHRID NASUTION, SE Wakil Ketua H. WAGIRIN ARMAN, S.SOS Wakil Ketua LEONARD S SAMOSIR, BA Wakil Ketua M. FAISAL, SE Wakil Sekretaris AROTA LASE, AMD
Wakil Sekretaris H.M. HANAFIAH HARAHAP, SH Sekretaris Hj. HELMIATI Bendahara NOVITA SARI, SH Wakil Bendahara JANTER SIRAIT, SE Anggota SAMPANG MALEM Anggota PUTRI SUSI MELANI
DAULAY, SE Anggota H. A. YASYIR RIDHO LOEBIS, SH, ST, MSP Anggota FL. FERNANDO SIMANJUNTAK, SH, MH Anggota
Ir. H. CHAIDIR RITONGA, MM
Anggota
Staff Fraksi Partai Golkar :
• Erni Megawati Rambe
Staff Pendukung Fraksi Partai Golkar :
1. Sumarno
2. Amelia Rezeki, SE
3. Rionaldo De Vickri, S.Kom
Job Description Struktur Organisasi Fraksi Partai Golkar 1. Penasehat Fraksi Partai Golkar
a. Membina dan membimbing pimpinan fraksi
b. Memberikan nasehat, petunjuk, bimbingan dan intervensi yang dianggap perlu atas pengelolaan dan pelaksanaan fraksi
c. Melakukan pengawasan dan penilaian atas sitem pengendalian, pengelolaan dan pelaksanaan pada seluruh kegiatan fraksi dan memberikan saran-saran perbaikannya.
2. Ketua Fraksi Partai Golkar
a. Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan fraksi
b. Memimpin rapat fraksi
c. Menentukan dan memegang kebijakan umum fraksi
d. Bersama sekretaris menandatangani semua surat keputusan dan Peraturan fraksi
e. Selaku mandataris rapat anggota, ketua bertanggung jawab melaksanakan amanah rapat anggota dan mempertanggungjawabkannya di hadapan rapat anggota
3. Wakil Ketua Fraksi Partai Golkar a. Membantu tugas-tugas Ketua
b. Membantu tugas dan kedudukan Ketua apabila berhalangan c. Melakukan wewenang Ketua apabila berhalangan
d. Bersama Sekretaris atau wakil sekretaris menandatangani surat-surat keluar dan ke dalam yang berkaitan dengan bidangnya
e. Wakil ketua dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya bertanggung jawab kepada ketua
4. Sekretaris Fraksi Partai Golkar
a. Membantu Ketua dan Wakil Ketua dalam mengendalikan kegiatan fraksi
b. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara mengusahakan dan melengkapi perangkat yang dibutuhkan fraksi
c. Menyusun rumusan dan rancangan keputusan fraksi
d. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara membuat rancangan anggaran pendapatan dan anggaran belanja rutin serta anggaran insidental fraksi
e. Bersama Ketua menandatangani surat-surat keputusan dan peraturan fraksi
f. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keteraturan fraksi dan mempertanggungjawabkannya kepada Ketua
5. Wakil Sekretaris Fraksi Partai Golkar a. Membantu tugas-tugas Sekretaris
b. Mewakili tugas Sekretaris apabila berhalangan c. Melakukan wewenang sekretaris apabila berhalangan d. Bertanggungjawab kepada pengurus harian
6. Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Mengatur, mengendalikan dan mencatat penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang, dan surat-surat berharga serta segala inventaris fraksi
b. Membuat petunjuk teknis mekanisme pengajuan, pembayaran dan pengeluaran uang serta pendayagunaan inventaris fraksi
c. Melaporkan neraca keuangan secara berkala setiap bulan sekali
d. Menentukan kebijakan pengalihan dana dan pengalokasiannya bersama Ketua dan Sekretaris
e. Mengadakan penghimpunan dana dari berbagai sumber dengan cara yang halal dan tidak mengikat
f. Bersama Sekretaris, Wakil Sekretaris, Wakil Bendahara dan Koordinator Bidang menyusun anggaran biaya kegiatan fraksi
g. Bersama Ketua dan Sekretaris mendisposisi usulan pengeluaran keuangan sesuai dengan kebutuhan
h. Bertanggung jawab kepada pengurus harian 7. Wakil Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas bendahara
b. Melakukan wewenang Bendahara apabila berhalangan c. Bertanggung jawab kepada bendahara
Tugas dan Wewenang dari Struktur Fraksi Partai Golkar
Fraksi Dewan Perwakilan Rakyat adalah suatu kelompok dalam Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) yang sepaham atas beberapa anggota yang sepaham dan sependirian, biasanya satu partai.
Fraksi dibentuk dari pengelompokkan anggota berdasarkan konfigurasi partai politik hasil pemilihan umum. Fraksi bukanlah merupakan alat kelengkapan DPR seperti layaknya Pimpinan DPR, Badan Musyawarah (Bamus), komisi, Panitia Anggaran, maupun Panitia Khusus (Pansus). Berdasarkan Tatib DPR, pembentukan fraksi bertujuan mengoptimalkan dan membuat efektif pelaksanaan tugas, wewenang, dan hak DPR.
Dalam menselaraskan kepentingan Anggota Dewan yang beragam, perlu dibentuk fraksi atau kelompok Anggota DPR yang memiliki pandangan politik yang sejalan. Dengan adanya fraksi memungkinkan Anggota Dewan untuk dapat menjalankan tugas dan wewenangnya secara maksimal. Setiap Anggota Dewan wajib menjadi anggota salah satu fraksi.
Fraksi bertugas mengkoordinasikan kegiatan anggotanya demi mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja Anggota Dewan. Fraksi juga bertanggungjawab untuk mengevaluasi kinerja anggotanya dan melaporkan hasil evaluasi tersebut kepada publik.
Pimpinan dari Fraksi Partai Golkar adalah Penasehat Fraksi, Ketua Fraksi, Wakil Ketua, dan Sekretaris Fraksi. Dalam hal ini tugas setiap Anggota Fraksi sama, tugas Fraksi tidak dapat disamakan dengan perusahaan tertentu yang memiliki tugas tetap disetiap harinya dalam hal ini dikarenakan Pimpinan dan
Anggota DPRD memiliki wewenang yang sama untuk bertanggung jawab ditiap daerah masing-masing dapil mereka, jadi tugas dan fungsi tiap Pimpinan Anggota DPRD bukan hanya berfokus pada Fraksi akan tetapi mengawasi dan menindak lanjuti suatu masalah yang terjadi di masing-masing daerah dan juga mengawasi tiap-tiap instansi terkait.
Fraksi mempunyai tugas:
1. Menyalurkan dan memperjuangkan aspirasi anggota masing-masing fraksinya
2. Menentukan dan mengatur segala sesuatu yang menyangkut urusan fraksi 3. Meningkatkan kualitas, kemampuan, efisiensi, dan efektifiras kerja para
Anggota
4. Memberikan pertimbangan kepada pimpinan DPRD mengenai hal-hal yang dianggap perlu
