UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 01 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
HASIL KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Hari/Tanggal : Selasa, 09 September 2014
Tempat : Ruang Sidang Lantai 2 Gedung LSIH-UB Daftar Hadir : Terlampir
1. Tindak Lanjut Kaji Ulang Manajemen Terakhir
Tahun 2013 telah dilakukan kaji ulang manajemen yang merekomendasikan beberapa perbaikan sasaran mutu untuk tahun 2014. Pada bulan Juli telah dilakukan audit internal dengan beberapa temuan yang langsung ditindaklanjuti sesuai dengan temuan yang ada. Kaji ulang manajemen tahun ini dilakukan pada bulan September 2014. Sasaran mutu tahun 2015 tidak banyak berbeda dari tahun sebelumnya, sebagaimana tercantum dalam tabel.
Tabel 1 : Sasaran Mutu Tahun 2014 dan Tahun 2015
No. Butir Mutu 2014 Sasaran Mutu 2015 1. Alat-alat pengujian yang terkalibrasi 30 unit 30 unit 2. Lingkup pengujian yang terakreditasi 8 8 3. Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya 14 orang 15 orang
4.
Presisi hasil analisa tiap laboran a. Kusnia : - Kadar Protein b. Fitriani W : - Kadar Abu - Kadar Air 0.23 2.91 0.61 0.23 2.91 0.61 5. Estimasi ketidakpastian Kadar Air Kadar Abu Kadar Protein 0,40 0,02 0,19 0,40 0,02 0,19 6. Ketepatan penyerahan hasil analisa
Karyotyping 17 hari 17 hari*
Pangan 13 hari 13 hari*
7. Penyelesaian waktu pengaduan 7 hari 7 hari*
8. Jumlah customer 195 200
9. Tingkat kepuasan Customer 98% 98%
10.
Lama waktu analisa :
Karyotyping 15 hari 15 hari
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 02 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Tabel 2 : Capaian sasaran mutu tahun 2014 (Januari-Juni 2014)
No. Butir mutu Target Sasaran Mutu Capaian Batas Maximal 1. Alat-alat pengujian yang terkalibrasi 30 unit 21 21
2. Lingkup pengujian yang terakreditasi 8 4 -
3. Personil yang tersertifikasi sesuai dengan kompetensinya 14 orang 14 orang Sesuai jumlah personil
4.
Presisi hasil analisa tiap laboran a. Kusnia : Kadar Protein b. Fitriani W : - Kadar Air - Kadar Abu 0.23 0.61 2.91 0.64 1.21 2.39 2.76 2.76 4.40 5. Estimasi ketidakpastian a. Kadar Air b. Kadar Abu c. Kadar Protein 0,40 0,02 0,19 0.44 0.03 0.21 0.55 0.53 0.55 6. Ketepatan penyerahan hasil analisa
Karyotyping 17 hari 18 hari 18 hari
Pangan 12 hari 10 hari 13 hari
7. Penyelesaian waktu pengaduan 7 hari 7 hari 15 hari
8. Jumlah customer 195 September 72 (per
2014)
sesuai kapasitas
lab
9. Tingkat kepuasan customer 98% 98% >80%
10.
Lama waktu analisa :
Karyotyping 15 hari 18 18 hari
Pangan 11 hari 8 13 hari
Jumlah alat yang dikalibrasi tidak mencapai sasaran mutu yang diterapkan. Hal ini disebabkan pengajuan pengadaan peralatan yang akan digunakan untuk menambah ruang lingkup pengujian belum terrealisir, akibatnya laboratorium belum mampu meningkatnya jumlah lingkup pengujian dan alat yang terkalibrasi juga tidak bertaambah. Penambahan lingkup pengujian yang sekaligus menambah alat yang terkalibrasi akan dilakukan pada tahun 2015. Penambahan lingkup pengujian pada tahun 2015 selain pada macam uji juga akan ditambah macam komoditasnya.
Presisi hasil analisis dari analisis menunjukkan peningkatan yang cukup baik. hal ini menunjukkan bahwa kemampuan analisis dalam melakukan pengukuran masih handal sehingga belum perlu dilakukan refreshing kemampuannya. Oleh sebab itu pada tahun 2015 tidak dilakukan pelatihan tambahan bagi analis.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 03 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Estimasi ketidapastian menunjukkan adanya hasil yang tidak memenuhi sasaran yang telah ditetapkan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh ukuran sampel yang seringkali tidak sama sehingga menyebabkan adanya standar deviasi yang berbeda cukup besar. Kedepannya akan dilakukan upaya untuk mensyaratkan customer menyampaikan atau menyerahkan sampel dalam jumlah yang cukup sehingga analisis dapat dilakukan dengan keseragaman bahan analisis.
Jumlah customer menunjukkan kestabilan. Hingga akhir bulan Juni telah mencapai 72 dari sasaran 195. Diharapkan pada akhir tahun sasaran yang ditargetkan dapat dicapai. Hal ini didukung oleh tingkat kepuasan customer yang tetap tinggi yaitu 98 %. Hal yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kepuasan customer adalah meningkatkan waktu analisis pada karyotyping. Peningkatan dapat dilakukan dengan menambah analisis atau menata ulang tugas analis sehingga kegiatan pengujian karyotyping dapat optimal. Pada pengujian pangan waktu yang diberikan belum dapat ditingkatkan karena masih merupakan waktu minimal yang dapat dilakukan oleh laboratorium dengan keterbatasan alat dan analisis. Pada bulan Januari-Februari 2014 ada kerusakan alat di lab. pangan (timbangan), sehingga terjadi penurunan jumlah customer karena laboratorium tidak mampu melayani analisa.
Standart yang diberikan pada kolom ke 3 (Batas Maximal) merupakan hasil analisis dari kinerja
ditahun sebelumnya.
2. Kesesuaian Kebijakan dan Prosedur
Dengan telah diperpanjangnya akreditasi ISO/IEC 17025:2005 pada tahun 2014, maka dilakukan penyesuaian kebijakan terkait dengan penambahan ruang lingkup, jumlah personil yang tersertifikasi, penyesuaian harga pengujian dan penelitian, promosi dan kerjasama.
Guna menjaga dan meningkatkan kebijakan mutu yang telah ditetapkan, maka diperlukan : a. Penambahan ruang lingkup
b. Peningkatan kompetensi jajaran pimpinan dan staf sesuai dengan tugasnya. c. Kerjasama dengan laboratorium terakreditasi.
3. Laporan Staf dan Personil
Pada periode 2013, LSIH melakukan peningkatan kompetensi staf dan personil dengan studi banding ke Thailand dan mengirimkan staf ke berbagai pelatihan. Daftar staf dan personil yang mengikuti kegiatan tersebut dapat dilihat pada poin 12.
Secara rutin LSIH telah melakukan rapat staf setiap hari Selasa untuk membahas pelaksanaan sistem manajemen mutu. Sedangkan rapat personil dilaksanakan sebulan sekali untuk membahas pengujian dan penjaminan mutu.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 04 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Sejak bulan Agustus 2014 ada satu orang personil administrasi pengadaan dan pembantu keuangan (Rahmat Fajar Basarda, SE.) yang mengundurkan diri dengan alasan pribadi.
Untuk menjaga kesinambungan pelaksanaan mutu, maka dilakukan pengalihan tugas (Pengadaan dan Keuangan). Untuk sementara tugas dibagi kepada dua staf, untuk kegiatan pengadaan dialihkan kepada M. Faruq Habibillah, S.Si. dan untuk keuangan diserahkan kembali kepada Senja Puspita Ayu, M.Si.
4. Hasil Audit Internal Terakhir
Audit internal yang dilakukan pada 15 Juli 2014 menunjukkan adanya beberapa temuan ketidaksesuaian yaitu :
1. Belum dilakukan evaluasi personel per tahun
2. Belum dibuat IK untuk pemeliharaan software di laboratorium
3. Terdapat ketidakcocokan jumlah sandal/jas lab dengan tempat penyimpanannya, sehingga dapat berdampak kepada akses keluar masuk di Laboratorium Biomol & Seluler
4. Setiap pertemuan yang direncanakan oleh internal LSIH biasanya molor untuk dimulai dan kurang/tidak dihadiri oleh semua pimpinan LSIH
5. LSIH telah merintis kerjasama, satu didalam negeri dan 1 dari luar negeri akan tetapi tindak lanjutnya masih dirasakan kurang
Semua temuan ketidaksesuaian telah selesai diperbaiki. Selain itu juga dilakukan perbaikan dokumen dengan memasukkan saran-saran dari hasil temuan ketidaksesuaian.
5. Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan
Tindakan Perbaikan :
1. Dilakukan evaluasi personil per tahun
2. Telah dibuat IK untuk pemeliharaan software di laboratorium 3. Dilakukan pembelian rak sandal dan jas laboratorium
4. Atur ulang penjadwalan rapat sehingga bisa dihadiri oleh semua atau sebagian besar jajaran pimpinan dengan waktu yang tepat
5. Perlu dievaluasi dan control terhadap berbagai kerjasama yang telah dilakukan sehingga kerjasama bisa ditidaklanjuti, bila perlu ada salah satu pimpinan yang ditunjuk sebagai penanggung jawab
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 05 dari 12
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Tindakan Pencegahan :
1. Semua personil menyiapkan diri untuk dievaluasi
2. Selalu dilakukan pembuatan/perbaikan IK apabila ditemukan adanya perubahan aktivitas 3. Menyediakan sejumlah sandal, rak sandal dan jas laboratorium sesuai kebutuhan 4. Menyampaikan kepada semua peserta rapat sehingga datang tepat waktu 5. Melakukan evaluasi terhadap kerjasama yang telah dirintis
6. Assesmen Oleh Badan Eksternal
Assesmen oleh pihak eksternal sudah dilakukan oleh Komite Akreditasi Nasional pada hari Selasa, 29 Januari 2013. Terdapat 10 temuan ketidaksesuaian, sudah dilakukan tindakan perbaikan dan sudah disetujui (closed) tanggal 28 Maret 2013.
Untuk assesmen II akan dilaksanakan pada hari Sabtu, 27 September 2014.
7. Hasil dari Uji Banding Antar Laboratorium dan Uji Profisiensi
Pada ruang lingkup pangan, Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) telah mengikuti uji banding dan uji profisiensi di bidang pangan pada tahun 2014. Sedangkan untuk lingkup pengujian karyotyping, Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) hanya mengikuti uji banding.
Untuk analisa proksimat, LSIH telah mengikuti uji profisiensi yang diadakan oleh BBIA, namun sampai sekarang hasilnya belum diperoleh.
Untuk analisa karyotyping, LSIH telah mengirimkan sampel uji banding ke Eijkmen Institute dan Universitas Wijaya Kusuma Bagian Genetika Medik. namun sampai sekarang hasil dari Eijkmen Institute belum diterima. Hasil analisa karyotyping antara LSIH dengan Universitas Wijaya Kusuma tidak menunjukkan perbedaan.
8. Perubahan Volume dan Jenis Pekerjaan
Volume dan jenis perkerjaan tidak mengalami perubahan.
9. Umpan Balik Customer
Kinerja pengujian telah sesuai dengan persyaratan customer. Hal ini ditunjukkan dengan data tingkat kepuasan customer mencapai 99% pada Triwulan I, 98% pada Triwulan II. Hal ini menunjukkan tingkat kepuasan yang sangat baik. Data lengkap dari tingkat kepuasan customer terlihat pada tabel dibawah.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 06 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Tabel 3 : Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan I
Keterangan :
Biaya Tarif : 100%
Pelayanan : 100%
K.Penyelesaian : 100%
Hasil Uji : 92%
Isi Sertifikat Hasil Uji : 100% Proses Pembayaran : 100%
Tingkat Kepuasan Customer : 592% : Jumlah Kriteria (6 kriteria) = 99% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Persentase Tingkat Kepuasan
Customer Triwulan I
(Januari 2014 - Maret 2014)
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 07 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Tabel 4 : Persentase Tingkat Kepuasan Customer Triwulan II
Keterangan :
Biaya Tarif : 100%
Pelayanan : 100%
K.Penyelesaian : 90%
Hasil Uji : 100%
Isi Sertifikat Hasil Uji : 100% Proses Pembayaran : 100%
Tingkat Kepuasan Customer : 590% : Jumlah Kriteria (6 kriteria) = 98% 0% 20% 40% 60% 80% 100%
Persentase Tingkat Kepuasan
Customer Triwulan I I
(April 2014 - Juni 2014)
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 08 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
10. Pengaduan
Terdapat 1 (satu) pengaduan tentang administrasi LSIH yang dirasa berbelit yakni pendaftaran dilakukan dilantai 1 (Administrasi) sedangkan pembayaran dilakukan di lantai 2 (Keuangan). Padahal customer lebih menyukai jika pendaftaran dan pembayaran berada di satu tempat.
Maka untuk tahun yang akan datang akan dipertimbangkan dengan penataan yang lebih baik.
Pada saat ini LSIH sedang mempersiapkan sistem komputerisasi yang akan mempermudah proses pendaftaran dan pembayaran.
11. Rekomendasi Tentang Peningkatan dan Perumusan Sasaran yang Akan Datang
Dengan semakin banyaknya data dan dokumen yang dimiliki LSIH, maka diperlukan perbaikan manajemen data yang lebih baik. Untuk itu LSIH mengikuti pelatihan manajemen data dan penataan kembali data secara komputerisasi.
12.
Kegiatan Pengendalian Mutu, Sumber Daya Dan Pelatihan Jajaran Pimpinan dan
Staf.
Kegiatan pengendalian mutu SDM dilakukan dengan pemantauan kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen yang ada. Peningkatan kompetensi dilakukan melalui pelatihan yang sesuai dengan bidang masing-masing dan dilakukan penilaian personil oleh atasan langsung.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 09 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Daftar kegiatan pelatihan yang sudah terlaksana pada tahun 2013-2014 adalah sebagai berikut :
NO NAMA PELATIHAN TEMPAT PELAKSANAAN WAKTU TOPIK
1. Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt.,
M.Si. SPIN Consulting Training 14-15 2013 November Training Budgeting and Cost Control
2. Senja Puspita Ayu, M.Si. SPIN Training
Consulting 14-15 2013 November Training Budgeting and Cost Control
3. Helly Nurul Karima, S.Pt., MP. SPIN Training Consulting
26-27 Desember 2013
Laboratory Equipment Management
4. Fitriani Widiastuti, A.Md. SPIN Training Consulting
26-27 Desember 2013
Laboratory Equipment Management
5. Fachrul Denny Kurniawan SPIN Training Consulting
26-27 Desember 2013
Laboratory Equipment Management
6. M. Faruq Habibillah, S.Si. SPIN Training
Consulting 26-27 2013 Desember Document Control
7. Yaniar Immawati, A.Md. SPIN Training
Consulting 26-27 2013 Desember Document Control
8. Reni Setyo Wulandari, SE. SPIN Training Consulting
26-27 Desember 2013
Document Control
9. Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si. SPIN Training Consulting
15-16 Mei 2014 Teknik Investigasi dan Tindak Lanjut Hasil Uji Profisiensi
10. Fitriani Widiastuti, A.Md. SPIN Training
Consulting 15-16 Mei 2014 Teknik Investigasi dan Tindak Lanjut Hasil Uji Profisiensi
11. Shoirotul Hukmah, S.Si. BBIA 19-23 Mei 2014 Pelatihan Proksimat
12 Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D.
Universitas Indonesia 21 Mei 2014 Seminar UI-Olympus Bio Imaging Centre
13. Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si. Universitas Indonesia 21 Mei 2014 Seminar UI-Olympus Bio Imaging Centre
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 10 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Daftar kegiatan kunjungan dalam rangka studi banding selama periode tahun 2013 adalah sebagai berikut :
NO NAMA KUNJUNGAN TUJUAN PELAKSANAAN WAKTU TOPIK
1. Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D.
Chulalongkorn University dan Kasertsart University 19-23 November 2013
Rencana kerjasama workshop/seminar internasional, sharing publikasi jurnal, kerjasama riset dan student exchange 2. Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
3. Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
4. Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si.
5. Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si.
6. Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D. Balai Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan 27-28 Desember 2013
Pembahasan rencana kerjasama pengembangan laboratorium penguji hama penyakit ikan karantina,
pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan
Hasilnya : LSIH telah menjadi anggota konsorsium laboratorium terakreditasi se Jawa Timur.
7. Dr. Dra. Sri Winarsih, Apt., M.Si.
8. Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
9. Dr. Ir. Joni Kusnadi, M.Si.
10. Dr. Yuni Kilawati, S.Pi., M.Si.
UNIT LAYANAN PENGUJIAN
LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI
DOKUMEN PENDUKUNG
No Bagian
: DP/4.15.2.1/LSIH
Terbitan/Revisi : 3/1
KAJI ULANG MANAJEMEN TAHUN 2014
Tanggal Terbit
: 09 September 2014
Halaman
: 11 dari 11
Disetujui
:
Manajer
Administrasi
Demikian hasil kaji ulang tahun 2014, sebagai tindak lanjut dari audit internal dan evaluasi rekomendasi kaji ulang tahun 2013. Meskipun secara umum terdapat peningkatan sistem mutu, namun masih ada beberapa hal yang memerlukan peningkatan, misalnya peningkatan ruang lingkup, promosi untuk menambah jumlah customer, penambahan peralatan laboratorium untuk meningkatkan layanan pengujian, penambahan personil laboratorium untuk menggantikan personil yang mengundurkan diri dan pelatihan personil akan dijadwalkan kembali pada tahun 2015.
Malang, 09 September 2014
Penanggung Jawab Kaji Ulang Manajemen
Prof. Ir. Yenny Risjani, DEA., Ph.D. NIP. 19610523 198703 2 003
Disiapkan Oleh,
Disetujui Oleh,
Disahkan Oleh,
Jabatan
Administrasi Manajer Administrasi Manajer MutuTanda Tangan
Reni Setyo Wulandari, SE.
Dr. Dra. Sri Winarsih,
Apt., M.Si. Prof. Dr. Ir. Kuswanto, MS.
