DESKRIPSI KERJA PRAKTIK
4.1 Prosedur Kerja
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di Bappeda Kab.Madiun, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawaian yang masih menggunakan buku jurnal atau masih manual.
Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada kenaikan pangkat pegawai pada Bappeda Kab.Madiun yaitu mengenai proses yang masih manual. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
Pada langkah-langkah tersebut di atas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada Bappeda Kab.Madiun untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
4.2 Analisa Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam proses kepangkatan dan mengelola administrasi kepegawain Bappeda Kab.Madiun. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah Sistem Flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur kegiatan pencatatan tersebut. Untuk melakukan pengelolaan kenaikan pangkat pegawai pada Bappeda Kab.Madiun.
Dengan melihat dan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini, maka dilakukan suatu prosedur pengembangan yaitu dengan membuat Sistem Flow. Sistem Flow yang ada digambarkan sebagai berikut :
4.2.1 System Flow Master Pegawai
Gambar 4.1 System Flow Maintenance Pegawai
Master Pegawai digunakan untuk menginputkan data pegawai, menambah data pegawai, menyimpan data pegawai serta menampilkan data pegawai yang tersimpan pada database.
4.2.2 System Master Riwayat Pelatihan
Gambar 4.2 System Flow Maintenance Riwayat Pelatihan
Maintenance Riwayat Pelatihan digunakan untuk menginputkan data pelatihan, menambah data pelatihan, menyimpan data pelatihan serta menampilkan data pelatihan yang tersimpan pada database.
4.2.3 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat
Gambar 4.3 System Flow Transaksi Kenaikan Pangkat
Setelah data pegawai dan data pelatihan sudah masuk pada database, maka dilakukan proses Transaksi kenaikan pangkat yang dilakukan oleh pihak kep kepegawaian dan umum, dimulai memilih approved dari mencari data pegawai yang naik pangkat dengan kriteria tertentu, kemudian pihak kep kepegawaian dan umum melakukan perubahan kenaikan pangkat yang pada status kenaikan pangkat sebelumnya.
4.2.4 System Laporan
Gambar 4.4 System Flow Laporan
Pelaporan dimulai dari kep kepegawaian yang menginputkan parameter laporan pada aplikasi yang kemudian laporan tersebut direkap tiap bulannya yang dijadikan laporan urut kepangkatan pegawai, laporan pensiun, laporan kenaikan pangkat yang nantinya laporan tersebut diberikan kepada Kepala Pimpinan.
4.3 Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. Context Diagram
2. Data Flow Diagram (DFD)
3. CDM & PDM
4. Struktur Tabel Database
5. Desain I/O
4.3.1 Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada Sistem Aplikasi kepangkatan Bappeda Kab.Madiun dengan secara jelas.
a. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam Context Diagram terdapat 3(tiga) external entity, yaitu : Bagian Kep Kepegawaian dan Umum, Administrator, Kepala Bagian. untuk detailnya Pada gambar 4.5 dibawah ini :
Parameter Laporan Kenaikan Pangkat Parameter Laporan Pensiun
Informasi Data Login
Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan Data Login
Informasi Data Login
Laporan Kenaikan Pangkat
Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai Laporan Pensiun
Data Login Informasi Kenaikan Pangkat
Data Kenaikan Pangkat
Informasi Data Riwayat Pelatihan Data Riwayat Pelatihan
Informasi Data Login Data Pegawai
Informasi Data Pegawai
Data Login 1
Rancang Bangun Aplikasi Kepegawaian pada Bappeda
Madiun + Admin Kep Kepegawaian dan Umum Pimpinan
Gambar 4.5 Context Diagram
b. DFD Level
Pada DFD Level 0 ini yaitu mengelola data master, melakukan transaksi, dan membuat laporan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.6 :
menghasilkan menghasilkan
Parameter Laporan Kenaikan Pangkat Parameter Laporan Pensiun Informasi Data Login
Parameter Laporan Daftar Urut Kepangkatan
Laporan Kenaikan Pangkat Laporan Data Urut Kepangkatan Pegawai
Laporan Pensiun Data Login ambil ambil ambil ambil Data Login Informasi Data Login
menghasilkan menghasilkan
Informasi Kenaikan Pangkat Data Kenaikan Pangkat
ambil ambil ambil menghasilkan menghasilkan menghasilkan Data Riwayat Pelatihan Informasi Data Riwayat Pelatihan
Data Pegawai Informasi Data Login
Informasi Data Pegawai Data Login Admin Kep Kepegawaian dan Umum Pimpinan 1 Master + 2
Transaksi Kenaikan Pangkat
3 Laporan 1 Pegawai 2 Jabatan 3 Pelatihan 4 Kenaikan Pangkat 5 Golongan 6 Eselon Gambar 4.6 DFD Level 0
c. DFD Level 1
Pada DFD Level 1 ini yaitu mengelola data master, maintenance pegawai, dan maintenance riwayat pelatihan tabel Seperti terlihat pada gambar 4.7 :
menghasilkan
menghasilkan
Data Riwayat Pelatihan Informasi Data Riwayat Pelatihan
Data Login menghasilkan
menghasilkan
Data Login Informasi Data Pegawai
Data Pegawai
Informasi Data Login Data Login Admin 1 Pegawai 2 Jabatan 3 Pelatihan 1 Login 2 Maintenance Pegawai 3 Maintenance Riwayat Pelatihan 6 Eselon Gambar 4.7 DFD Level 1
4.3.2 ER- Diagram
Entity Relation Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini Entity Relation Diagram dari Sistem Informasi Aplikasi Kepangkatan Pegawai Bappeda Kab.Madiun.
a. Conceptual Diagram Model
Pada gambar 4.8 menjelaskan tantang Conceptual Data model(CDM) yang terdiri dari tujuh tabel yang saling berhubungan dari sistem Informasi Aplikasi kepangkatan pegawai Bappeda Kab.Madiun.
b. Physical Data Model
Pada Gambar 4.9 menjelaskan tentang Physical Data Model yang telah digenerate dari conceptual data model yang sebelumya dari Sistem Informasi Aplikasi Buku Tamu BAPPEDA KAB.MADIUN.
4.4 Struktur Tabel Database
Dalam sub bab ini dijelaskan struktur tabel-tabel yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Aplikasi Kepangkatan Pegawai. Data- data dibawah ini menjelaskan satu – persatu detail dari struktur tabel di setiap tabelnya.
a. Tabel Master Pegawai
Nama Tabel : Tabel Master Pegawai
Primary Key : nip
Foreign Key : -
Fungsi : Menginput, Mengedit, Menyimpan data pegawai Tabel 4.1 Struktur Tabel Master Pegawai
Master Karyawan
No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan
1 Nip Varchar 50 Primary Key
2 Nama_pegawai Varchar 50 3 Id_jabatan Integer 11 4 Pangkat_golongan Integer 11 5 Tempat_lahir Varchar 50 6 Tgl_lahir Date 7 Jenis_kelamin Varchar 50 8 Agama Varchar 50 9 Pendidikan_terakhir Varchar 100 10 Program_keahlian Varchar 100 11 Alamat Varchar 200 12 Telepon Varchar 15 13 Tmt_eselon Date 14 Pengangkatan_pns Date 15 Masa_kerja_tahun Integer 11 16 Masa_kerja_bulan Integer 11 17 Habis_jabatan Date
b. Tabel Pelatihan
Nama Tabel : Tabel Pelatihan
Primary Key : id
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan, menginput, mengedit data pelatihan Tabel 4.2 Struktur Tabel Pelatihan
Buku Tamu
No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan
1 Id Integer Primary Key
2 Nip Varchar 20
3 Dari Date
4 Sampai Date
5 Lokasi Varchar 100
6 Keterangan Varchar 100
c. Tabel Kenaikan Pangkat
Nama Tabel : Tabel Kenaikan Pangkat
Primary Key : id_kenaikan_pangkat
Foreign Key : -
Fungsi : Menginput dan menyimpan kenaikan pangkat Tabel 4.3 Struktur Tabel Kenaikan Pangkat
Janji
No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_kenaikan_pangkat Integer Primary Key
2 Nip Varchar 50
3 Tgl_kenaikan_pangkat Date 4 Kode_golongan Varchar 10
d. Tabel Golongan
Nama Tabel : Tabel Golongan
Primary Key : id_golongan
Foreign Key : -
Fungsi : -
Tabel 4.4 Struktur Tabel Golongan Janji
No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan 1 Id_golongan Integer Primary Key 2 Nama_golongan Varchar 50
3 Kode_golongan Varchar 50
e. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Tabel Jabatan
Primary Key : id_jabatan
Foreign Key : -
Fungsi : -
Tabel 4.5 Struktur Tabel Jabatan Janji
No Nama_Field Tipe_Data Panjang Keterangan
1 Id_jabatan Integer Primary Key
2 Nama_jabatan Varchar 50
3 No_urut Integer 10
4.5 Desain Input dan Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa Form untuk memasukkan data dan laporan sebagai Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data.
desain input/output juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun system.
a. Login
Gambar 4.11 Login Aplikasi
Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil.
b. Menu Utama
Menu utama ini berisikan tombol – tombol untuk mengakses Form – Form yang ada didalam aplikasi, seperti data master pegawai, master riwayat pelatihan, kenaikan pangkat dan juga laporan yang berisi (laporan daftar urut kepangkatan, laporan kenaikan pangkat, laporan pensiun) kemudian ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama dan kembali ke Form login.
c. Master Pegawai
Gambar 4.13 Master Pegawai
Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota Pegawai terdapat 3 fungsi yaitu simpan, keluar dan Update data Anggota Keamanan.
d. Form Riwayat Pelatihan
Gambar 4.14 Form Riwayat Pelatihan
Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah menjabat apa saja termasuk pendidikan pelatihan, terdapat 2 fungsi yaitu simpan dan batal.
e. Kenaikan Pangkat
Gambar 4.15 Kenaikan Pangkat
Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat berdasarkan tanggal masuk PNS (masa kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.
f. Desain Laporan
Desain Laporan Berbentuk PDF.
4.6 Teknologi yang Dibutuhkan
Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat.
4.6.1 Perangkat Keras
Perangkat keras adalah komponen fisik yang membentuk sistem komputer dan mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Perangkat keras yang dibutuhkan sistem adalah sebagai berikut :
a. Processor Intel Pentium IV atau lebih.
b. Memory 512 Mb atau lebih
c. Harddisk 40 Gb atau lebih
d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 728
e. VGA Card 8 Mb , Printer, Mouse, dan Keyboard.
4.6.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah suatu progam komputer yang diperlukan untuk mengoperasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
a. Sistem Operasi menggunakan Microsoft Windows XP Prefesional atau diatasnya. b. Data Base untuk pengelohan data menggunakan SQL Server 2008
d. .NET Framework minimal versi 2.0.
e. Untuk report menggunakan system unduh berbentuk PDF f. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6
4.7 Cara menggunakan Program
Di bawah ini akan diuraikan cara menggunakan program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini.
1. Install xampp setelah itu aktifkan actions start Apache dan MySQL . 2. Setelah itu ketik localhost/phpmyadmin untuk mengimport database.
3. Pada saat proses berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.
4.8 Application Capture
Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan sebelumnya, dan digabungkan dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan developer untuk membuatnya maka tampilan program sebagai berikut :
a. Login
Form ini digunakan sebagai login user tertentu yang memiliki hak akses berbeda sesuai jabatan yaitu Admin atau user jika login gagal maka keluar notifikasi login gagal dan jika login berhasil maka keluar notifikasi login berhasil.
b. Menu Utama
Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama
Menu utama ini berisikan tombol – tombol untuk mengakses Form – Form yang ada didalam aplikasi, seperti data master pegawai , riwayat pelatihan, kenaikan pangkat dan juga laporan yang berisi (laporan DUK, laporan kenaikan pangkat dan laporan pensiun) kemudian ada tombol log out yang berfungsi untuk keluar dari Menu utama dan kembali ke Form login.
c. M aster Pega wai G ambar 4.18 Maste r Pegawai
Form Master Pegawai ini digunakan untuk menyimpan data Anggota pegawai, terdapat 3 fungsi yaitu simpan dan batal. Berikut penjelasan tiap fungsi
1. Nama Pegawai berisi nama (varchar) 2. NIP (no induk pegawai bersifat angka) 3. Jabatan Fungsional terdiri dari;
• Kepala bappeda
• Kabid permukiman & prasarana wilayah • Kabid pendataan
• Sekretaris
• Kasubid kependudukan & aparatur • Kasubid pertanian
• Kabid pem. Umum & aparatur • Kabid sosial budaya
• Kabid ekonomi • Kasubid pendataan
• Kasubid pemerintahan umum
• Kasubid sumber daya air & keciptakaryaan • Kasubid pertanian
• Kepala UPT PDE
• Kasubid perhubungan & penataan ruang • Kasubag umum & kepegawaian
• Kasubid sosnaker • Kasubag prolap • Kasubag keuangan
• Kasubid pendidikan & kebudayaan • Staff
4. Ruang TMT berdasarkan pilih golongan yaitu; • Juru muda – Ia
• Juru muda tingkat l – lb • Juru – lc
• Juru tingkat l – ld • Pengatur muda – lla
• Pengatur muda tingkat l – llb • Pengatur – llc
• Pengatur tingkat l – lllb • Penata – lllc
• Pembina – lVa
• Pembina tingkat l – lVb • Pembina utama muda – lVc • Pembina utama madya – lVd • Pembina utama – lVe
5. TMT Eselon atau Eselon berdasarkan menentukan urut kepangkatan yaitu; • Staff
• II – pimpinan • III/A – sekretaris • III/B – kabid
• IV/A – kasubag/kasubid
6. Tgl Eselon yaitu tgl penempatan masuk di bappeda 7. Jenis kelamin (sesuai Laki-Laki / Perempuan) 8. Agama (islam, kristen, katolik, hindu, budha) 9. Pendidikan terakhir (varchar)
10.Progam keahlian sesuai pelatihan
11.Pengangkatan PNS sesuai tgl masuk CPNS Dan akan sesuai dengan masa kerja.
Berikut tampilan inputan data pegawai yang terdapat search dan records untuk melihat banyak nya daftar pegawai serta tanda (+) untuk menambah pegawai.
d. Form Riwayat Pelatihan
Gambar 4.19 Buku Riwayat Pelatihan
Form Riwayat Pelatihan ini digunakan untuk menyimpan data pegawai yang pernah mengikuti pelatihan apa saja termasuk pendidikan pelatihan yang di tempuh pada saat menjabat, terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.
B erikut tampil an data riway at pelatihan yang terdapat search dan records untuk melihat daftar pelatihan pegawai serta detailnya untuh menambah daftar pelatihan baru.
e. F orm Kenai kan Pang kat
Form Kenaikan Pangkat ini digunakan untuk memproses pegawai yang naik pangkat berdasarkan tanggal masuk PNS (Masa Kerja) dan Golongan terdapat 2 fungsi yaitu Simpan dan Batal.
Berikut tampilan data kenaikan pangkat yang terdapat search dan records untuk melihat daftar pegawai yang naik pangkat serta aksi (aprroved) untuk menentukan kenaikan pengkat yang di ajukan.
Gambar 4.21 Laporan Daftar Urut Kepangkatan
Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan daftar urut kepangkatan sesuai tanggal yang diinginkan terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf.
Gambar 4.22 Laporan Kenaikan Pangkat
Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan kenaikan pangkat sesuai tahun terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf.
h. Laporan Kenaikan Pangkat
Gambar 4.23 Laporan Pensiun
Form Laporan ini berfungsi untuk mencetak laporan pensiun sesuai tanggal terdapat combobox untuk memilih jarak periode tanggal/bulan/tahun kemudian cetak dan unduh file pdf.
