PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA VENDOR
MATERIAL JOINT PLATE PADA PT. WIJAYA KARYA BETON
TESIS
OLEH
YUDI PRASETIA SIREGAR
097025012/TI
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA VENDOR
MATERIAL JOINT PLATE PADA PT. WIJAYA KARYA BETON
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Magister Teknik
dalam Program Studi Teknik Industri pada Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara
OLEH
YUDI PRASETIA SIREGAR
097025012/TI
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2013
Telah diuji pada
PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng Anggota : Aulia Ishak, ST, MT
Dr. Ir. Nazaruddin, MT
Dr. Eng. Listiani Nurul Huda, MT Ir. Rosnani Ginting, MT
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis yang berjudul:
PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA VENDOR MATERIAL
JOINT PLATE PADA PT. WIJAYA KARYA BETON
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum dipublikasikan oleh siapapun sebelumnya. Sumber-sumber data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara benar dan jelas.
Medan, Agustus 2012 Yang Membuat Pernyataan,
Yudi Prasetia Siregar NIM: 097025012/TI
i
Abstrak
PT. Wijaya Karya Beton adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri beton pracetak yang berproduksi berdasarkan pesanan (job order). Bahan baku utama terdiri dari bahan baku beton yang terdiri dari semen, pasir, batu split,
admixture dan baku tulangan yang terdiri dari PC. Bar, PC Wire, PC. Strand, kawat spiral, besi beton dan plat sambung. Ketepatan pengiriman dan ketepatan mutu material merupakan faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan karena apabila hal tersebut tidak tercapai maka akan menyebabkan keluhan dari pelanggan dan biaya produksi juga akan meningkat, oleh sebab itu dalam pemilihan supplier harus ditentukan secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan kepada supplier mana material harus dipesan, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap pesanan yang datang. Tujuan penelitian ini adalah untuk mendapatkan rancangan sistem penilaian kinerja supplier
dengan menggunakan pendekatan metode SMART (Strategic Management Analysis and Reporting Technique) System untuk mengurangi keterlambatan dan kecacatan plat sambung. Sedangkan Analityc Hierarchy Process (AHP) digunakan sebagai alat pembuat keputusan bagi manajemen dalam pengadaan material dan dapat diimplementasikan dan menjadi sistem yang baku pada perusahaan. Penelitian ini juga bertujuan untuk mengembangkan solusi alternatif dalam pengadaan material plat sambung berdasarkan kriteria perusahaan.
Dasar penetapan sistem baku penilaian kinerja supplier berupa
Faktor/variabel dominan yang merupakan sistem yang dinilai untuk memenuhi plat sambung yang dipesan (order) oleh Wika Beton kepada Supplier. Faktor dominan ini didasarkan atas perhitungan dengan menggunakan metode SMART System untuk mencari Key Performance Indicator sehingga diperoleh urutan faktor/variabel dominan yaitu Quality (42,26%), Delivery (19,71%), Cost (16,70%), Responsiveness
(12,53%), dan Flexibility (8,81%). Data historis 3 bulan terakhir dari supplier akan mengetahui sejauh mana supplier mampu melaksanakan order dari Wika Beton sesuai dengan keterlambatan dan produk yang tidak sesuai (cacat). Jumlah keterlabatan pengiriman plat sambung paling sedikit (kecil) adalah supplier Sinar Maju Perkasa (13,81%) sedangkan yang paling besar adalah Bohlindo (26,36%). Selain itu jumlah ketidaksesuaian (cacat) produksi plat sambung paling sedikit (kecil) adalah Sinar Maju Perkasa (11,63%) sedangkan yang paling besar adalah Bohlindo (29,07%).
Key Word: Sistem Penilaian Kinerja, SMART System, AHP, Key Performance Indicator (KPI)
i
ABSTRACT
PT. Wijaya Karya Beton is a company engaged in the field of precast concrete industry whose production is based on job order. Its main raw materials consist of concrete materials comprising, cement, sand, rock split, concrete iron, admixture and rock reinforcement which consists of PC Bar, PC Wire, PC Strand, spiral wire, concrete iron, and connecting plate. Accuracy of delivery and precision of material quality are the factors determining the smoothness of production and sales because if it cannot achieved, it will result in customers’ complaint and increasing cost of production, therefore, the supplier must be precisely determined. In this case, the company must be able to determine to which suppliers the materials must be ordered that, on one hand, the continuity of production can be maintained, and on the other hand, the company can make profit because the company can meet every order that comes. The purpose of this study was to find out the design of supplier’s performance evaluation system using the approach method of SMART (Strategic Management Analysis and reporting Technique) System to minimize the delay and defects of connecting plates. The Analytical Hierarchy Process (AHP) was used as a tool of decision making for the management in material procurement and can be implemented and become a standard system of a company. This study also aimed at developing alternative solution in the procurement of connecting plate materials based on the criteria of the company.
The basic of the decision of evaluation standard system for the performance of suppliers are in the forms of dominant factor/variable in the form of the system valued to meet the criteria of the connecting plates ordered by Wika Beton to the supplier. This dominant factor is based on the calculation using SMART System method to find the Key Performance Indicator that the sequence of dominant factor/variable are Quality (42.26%), Delivery (19.71%), Cost (16.70%), Responsiveness (12.53%) and Flexibility (8.81%). The historical data of the supplier for the past 3 (three) months shows to what extent the supplier can do the order from Wika Beton in accordant with the delays and defective products. The supplier with the least delays of connecting plate delivery is Sinar Maju Perkasa (13.81%) while the one with the biggest delay is Bohlindo (26.36%). In addition, the supplier with the least number of defective connecting plates produced is Sinar Maju Perkasa (11.63%) while the one with the biggest number of defective connecting plates produced is Bohlindo (29.07%).
Keywords: Performance Evaluation System, SMART System, AHP, Key Performance Indicator
ii
RIWAYAT HIDUP
Yudi Prasetia Siregar, lahir pada tanggal 7 Desember 1982, di Medan Sumatera Utara. Pada tahun 2000, Peneliti menyelesaikan pendidikan menengah atas di SMA N 12 Medan, Melanjutkan pendidikan program sarjana di Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara Medan dengan mengambil program studi Teknik Manajemen Pabrik dan tamat pada tahun 2006. Pada Pebruari 2010 peneliti melanjutkan pendidikan program Magister Teknik Industri di Universitas Sumatera Utara.
Pada saat ini peneliti bekerja di PT. Wijaya karya Beton, Pabrik Produk Beton Sumatera Utara sebagai Staff Perencanaan & Evaluasi produksi dari Tahun 2007 sampai dengan saat ini.
Medan, 15 Agustus 2012
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, hanya atas berkat rahmatnya Tesis ini dapat diselesaikan dengan segala upaya yang cukup berarti bagi peneliti. Tesis ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan untuk menyelesaikan Program Magister Teknik Industri pada Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara.
Dalam pelaksanaan penulisan Tesis ini, peneliti banyak mendapat dukungan moril dan usulan perbaikan serta penyempurnaan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini peneliti ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada komisi pembimbing yaitu Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng selaku Ketua Program Studi sekaligus pembimbing utama dan Aulia Ishak, ST, MT selaku pembimbing kedua dalam penulisan Tesis ini.
Ucapan terima kasih juga peneliti sampaikan kepada semua staff pengajar atas semua pengetahuan yang diberikan serta dukungan motivasi selama peneliti mengikuti pendidikan. Peneliti menyadari bahwa kelancaran proses pendidikan juga tidak terlepas dari bantuan seluruh staff sekretariat Program Studi.
Pada kesempatan ini peneliti juga mengucapkan terima kasih kepada team manajemen PT. Wijaya Karya Beton yang telah memberikan kesempatan pelaksanaan penelitian.
Ucapan terima kasih juga kepada rekan-rekan mahasiswa angkatan XI, angkatan XII dan angkatan XIII yang dengan semangat memberikan masukan dan saran penulisan Tesis ini.
Akhirnya peneliti juga mengucapkan terima kasih kepada kedua orangtua yaitu Mahmud Siregar dan Mariana serta kedua adikku Loanda Atmanegara Siregar, SE dan Muhammad Ridho Siregar, SE atas kasih sayangnya.
iv
Peneliti menyadari bahwa tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu sangat diharapkan saran dan masukannya sehingga berguna bagi pembaca.
v
DAFTAR ISI
Hal
ABSTRAK ... i
RIWAYAT HIDUP ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 5
1.3. Tujuan Penelitian ... 5
1.4. Manfaat Penelitian ... 6
1.5. Batasan Masalah ... 7
1.6. Asumsi-asumsi ... 7
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Perancangan Sistem ... 8
2.2. Model SMART (Strategic Management Analysis and Reporting Technique) ... 8 2.3. Pengukuran Kinerja ... 9 2.3.1. Quality (Kualitas) ... 10 2.3.2. Cost (Biaya) ... 11 2.3.3. Delivery (Penyerahan) ... 12 2.3.4. Flexibility (Fleksibilitas) ... 13
vi
2.3.5. Responsiveness (Daya Tanggap) ... 13
2.4. Sistem Penilaian Vendor dengan Metode AHP ... 14
2.5. Decomposition ... 17
2.6. Kuesioner (Questionnareire) ... 19
BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAAN 3.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 20
3.2. Deskripsi Perusahaan... 24
3.2.1. Wilayah Kerja ... 24
3.2.2. Produk dan Layanan Utama ... 24
3.2.3. Struktur Organisasi ... 26
3.2.4. Pelanggan dan Pasar ... 26
3.2.5. Hubungan Kemitraan dan Komunikasi ... 27
BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1. Metode Penelitian ... 29
4.2. Lokasi Penelitian ... 31
4.3. Metode Pengumpulan Data ... 31
4.4. Sumber Data ... 31
4.5. Kerangka Konseptual ... 32
BAB 5 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 5.1. Pengumpulan Data... 34
5.1.1. Matriks Banding Berpasangan (Pairwise Comparison) ... 36
5.1.2. Data Kuesioner untuk Commitment dari Supplier ... 43
5.2. Pengolahan Data ... 43
5.2.1. Identifikasi Strategi Objektif dan Key Performance Indicator (KPI) ... 44
vii
5.2.2. Penstrukturan Key Performance Indicator (KPI) ... 44
5.2.3. Pembobotan Key Performance Indicator ... 46
5.2.4. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Masing-masing Elemen dan Unsur ... 47
5.2.5. Perhitungan Bobot Parsial dan Konsistensi Matriks .... 50
5.2.6. Penentuan Bobot Prioritas untuk Alternatif ... 61
5.2.7. Perhitungan Bobot Parsial dan Prioritas Level 1 dan 2 ... 61
5.2.8. Perhitungan Total Bobot ... 62
5.2.9. Perhitungan Konsisitensi Hierarki Level 2: Kriteria Kinerja Supplier ... 63
5.2.10. Perhitungan Konsistensi Hierarki Level 1: Kriteria ... 75
5.2.11. Perhitungan Peringkat untuk variabel Commitment dari Masing-masing Supplier ... 80
BAB 6 ANALISIS DAN PERANCANGAN 6.1. Analisis ... 81
6.1.1. Analsis Key Performance Indicator ... 82
6.1.2. Analisis Peningkatan Startegi Ojektif pada Pemilihan Supplier ... 82
6.1.3. Analisis Peringkat untuk Commitment dari Masing-masing Supplier ... 85
6.2. Perancangan ... 86
6.2.1. Perancangan Daftar Peringkat Supplier ... 86
6.2.2. Perancangan Daftar Persentase Pemberian Order ... 87
viii BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN
7.1. Kesimpulan ... 92
7.2. Saran ... 94
DAFTAR PUSTAKA... 93
ix
DAFTAR GAMBAR
No Judul Hal
1.1. Jumlah Pemakaian Material Plat Sambung ... 2
1.2. Jumlah Keterlambatan Pendatangan Material Plat Sambung ... 3
1.3. Jumlah Keterlambatan Pendatangan Material Plat Sambung ... 4
2.1. Struktur Hirarki ... 18
4.1. Langkah-langkah Kegiatan Penelitian ... 30
4.2. Kerangka Konseptual Penelitian ... 33
5.1. Struktur Hirarki untuk Penilaian Kinerja Supplier ... 45
5.2. Bobot Prioritas Key Performance Indicator Pemilihan Supplier ... 63
6.1. Sistem Baku Penilaian Kinerja Supplier ... 81
6.2. Persentase Keterlambatan Pengiriman Plat Sambung ... 83
6.3. Persentase Plat Sambung yang Tidak Sesuai ... 84
x
DAFTAR TABEL
No Judul Hal
1.1. Jumlah Pemakaian Material Plat Sambung ... 2
1.2. Jumlah Keterlambatan Pendatangan Material Plat Sambung (Kali).. 3
1.3. Volume Plat Sambung yang Mutunya Tidak Sesuai (Unit) ... 4
5.1. Matriks Banding Berpasangan antar Elemen pada Pemilihan Supplier ... 36
5.2. Matriks Banding Berpasangan antar Unsur Quality ... 37
5.3. Matriks Banding Berpasangan antar Unsur Price ... 38
5.4. Matriks Banding Berpasangan antar Unsur Delivery ... 39
5.5. Matriks Banding Berpasangan antar Unsur Flexibility ... 40
5.6. Matriks Banding Berpasangan antar Unsur Responsivenes ... 41
5.7. Data Kuesioner untuk Commitment dari Supplier ... 43
5.8. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Level 1 ... 47
5.9. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Quality Level 2 .. 48
5.10. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Cost Level 2 ... 48
5.11. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Delivery Level 2 ... 49
5.12. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Flexibility Level 2 ... 49
5.13. Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Unsur Responsiveness Level 2... 49
5.14. Jumlah Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Elemen Level 1 ... 51
xi
5.16. Jumlah Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Unsur Elemen
Quality Level 2 ... 53
5.17. Matrik Normalisasi dan Rata-rata Baris untuk Unsur Elemen Quality Level 2 ... 53
5.18. Jumlah Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Unsur Elemen .... Cost Level 2 ... 54
5.19. Matrik Normalisasi dan Rata-rata Baris untuk Unsur Elemen Cost . Level 2 ... 55
5.20. Jumlah Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Unsur Elemen Delivery Level 2 ... 56
5.21. Matrik Normalisasi dan Rata-rata Baris untuk Unsur Elemen Delivery Level 2 ... 56
5.22. Jumlah Perhitungan Rata-Rata Pembobotan untuk Unsur Elemen Flexibility Level 2 ... 57
5.23. Matrik Normalisasi dan Rata-rata Baris untuk Unsur Elemen ... Flexibility Level 2 ... 58
5.24. Jumlah Perhitungan Rata-rata Pembobotan untuk Unsur Elemen Responsiveness Level 2 ... 59
5.25. Matrik Normalisasi dan Rata-rata Baris untuk Unsur Elemen ... Responsiveness Level 2... 59
5.26. Rekapitulasi Bobot Parsial ... 60
5.27. Perhitungan Bobot Parsial dan Prioritas Level 1 dan 2 ... 62
5.28. Perhitungan Total Bobot ... 62
5.29. Persentase Kuesioner untuk Commitment dari Supplier ... 80
6.1. Perhitungan Total Bobot ... 82
6.2. Pertanyaan-Pertanyaan dan Standard dari Variabel Commitment ... 85
6.3. Rencana Anggaran Biaya Pembangunan Divisi Produksi Plat ... Sambung ... 88
xii
6.4. Anggaran Biaya untuk Mesin ... 89 6.5. Rencana Anggaran Biaya Produksi Selama Satu Tahun ... 91
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
No Judul Hal L-1. Kusioner Penilaian Kriteria Pemilihan Supplier untuk
Pemesanan Plat Sambung Di PT. Wika Beton ... 98 L-2. Kuesioner Penilaian Komitmen Supplier Plat Sambung untuk
