POLITEKNIK KOTA BHARU

(1)

KELUARAN : 02 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014

POLITEKNIK KOTA BHARU

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PKB-MK

MANUAL KUALITI

(2)

A. KANDUNGAN

M/Surat

A KANDUNGAN I

B SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI VI

C SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN

KERJA VII 1.0 BAHAGIAN I PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 1

1.2 Tujuan 1

1.3 Kandungan Manual Kualiti 2

1.4 Terminologi dan definisi 2

2.0 BAHAGIAN II MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 Latarbelakang 5 2.2 Fungsi Organisasi 5 2.3 Visi Organisasi 5 2.4 Misi Organisasi 5 2.5 Carta Organisasi 6

2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan 6

2.7 Pelanggan 6

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder) 6

2.9 Nilai Teras Politeknik KPM 6

(3)

PKB-MK

II

3.0

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAHAGIAN PENGURUSAN POLITEKNIK

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

8

3.2 Dasar Kualiti 9

3.3 Objektif Kualiti 9

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

10

3.5 Kaedah Pengukuran Objektif Kualiti 10

3.6 Ringkasan Proses 11

4.0

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan am 13 4.2 Keperluan Dokumentasi 14 4.2.1 Am 14 4.2.2 Manual Kualiti 15 4.2.3 Kawalan Dokumen 16 4.2.4 Kawalan Rekod 17

SEKSYEN 5 – Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan 18

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 18

5.3 Dasar Kualiti Politeknik KPM 18

5.4 Perancangan 18

5.4.1 Objektif Kualiti 18

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

18

(4)

KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 19

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP) 20

5.5.3 Komunikasi Dalaman 20

5.6 Kajian Semula Pengurusan 21

5.6.1 Am 21

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 22 5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan 22

SEKSYEN 6 – Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber 23

6.2 Pengurusan Sumber Manusia 23

6.2.1 Am 23

6.2.2 Kecekapan, Latihan dan Kesedaran 23

6.3 Infrastruktur 24

6.4 Persekitaran Kerja 24

SEKSYEN 7 – Proses Penyampaian Pemberian Latihan Separa Profesional 7.1 Perancangan Bagi Penyampaian

Perkhidmatan Kepada Pelanggan

25

7.2 Proses-proses Berkaitan Dengan Pelanggan

25

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan PLSP

25

7.2.2 Semakan Semula

Keperluan-keperluan Perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional

26

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 27

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses 27

7.4 Perolehan 27

7.4.1 Proses Perolehan 27

(5)

PKB-MK

IV

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

28

7.5 Pemberian Perkhidmatan Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

29

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

29

7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

30

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan 30 7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik

Pelanggan

31

7.5.5 Pemuliharaan 31

7.6 Kawalan Tentukuran Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

32

SEKSYEN 8 – Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan

8.1 Am 33

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 33

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan 33

8.2.2 Audit Dalaman 33

8.2.3 Pemantauan Dan Proses-proses Pengukuran

34

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian Pemberian Latihan Separa Profesional

35

8.3 Kawalan Ketakuran Terhadap Pemberian Latihan Separa Profesional

35

8.4 Analisis Data 36

8.5 Penambahbaikan 37

(6)

8.5.2 Tindakan Pembetulan 37

(7)

PKB-MK VI

B. SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI

1. Dalam bentuk cakera keras (CD)

BIL. NO. SALINAN

TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN

1. 01 Pengarah

2. 02 Timbalan Pengarah Akademik

3. 03

Timbalan Pengarah Sokongan Akademik /Wakil Pengurusan/Pengurus Kualiti

4. 04 Pegawai Pengurusan Kualiti

5. 05 Ketua Juruaudit

2. Dalam bentuk ’hard copy’

BIL. NO. SALINAN

TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN

1. 04 Pegawai Pengurusan Kualiti

(8)

KELUARAN : 02 PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 15 DISEMBER 2011

C. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

BIL NO. DOKUMEN TAJUK

1. PKB-PK-PS-01 Kawalan Dokumen

2. PKB-PK-PS-02 Kawalan Rekod Kualiti

3. PKB-PK-PS-03 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan 4. PKB-PK-PS-04 Tindakan Pencegahan

5. PKB-PK-PS-05 Tindakan Pembetulan

6. PKB-PK-PS-06

Kawalan Perkhidmatan Tidak Menepati Spesifikasi

7. PKB-PK-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman

8. PKB-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

9. PKB-PK-PS-09 Penyelenggaraan

(9)

PKB-MK VIII

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1 PKB-PK-PLSP-01 Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus

2 PKB-PK-PLSP-02 Proses Pengajaran Dan Pembelajaran

PKB-AK-(PK-PLSP-02)-01

Penyediaan Rancangan Mengajar Semester

Persiapan Dan Pelaksanaan Kuliah/Amali

PKB-AK-(PK-PLSP-02)-03 Pemantauan Kehadiran Pelajar PKB-AK-(PK-PLSP-02)-04 Pelaksanaan Penilaian Berterusan PKB-AK-(PK-PLSP-02)-05 Pelaksanaan Aktiviti Kokurikulum

3. PKB-PK-PLSP-03 Pengurusan Peperiksaan Dan Persijilan PKB-AK-(PK-PLSP-03)-01 Penyediaan Item Peperiksaan Akhir PKB-AK-(PK-PLSP-03)-02 Pelaksanaan Penilaian

PKB-AK-(PK-PLSP-03)-03 Pemprosesan Keputusan Penilaian PKB-AK-(PK-PLSP-03)-04 Pengurusan Persijilan

4. PKB-PK-PLSP-04

Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan Industri

(10)

BAHAGIAN I

PENGENALAN

(11)

PKB-MK

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

1/40

BAHAGIAN I PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Politeknik Kota Bharu, Kelantan. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan Politeknik Kota Bharu, selaras dengan kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) dalam bidang Kejuruteraan dan Perdagangan. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2 Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk :

a. Menerangkan maklumat asas organisasi Politeknik Kota Bharu. b. Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian

Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan dan Perdagangan selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008.

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan dan Perdagangan.

(12)

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014

1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada :

Bahagian I Pengenalan

Bahagian II Maklumat Organisasi

Bahagian III Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Kota Bharu

Bahagian IV Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

1.4 Terminologi dan definisi

Terminologi Definisi

KPM

Kementerian Pendidikan Malaysia

JPP Jabatan Pengajian Politeknik ; satu jabatan di bawah

Kementerian Pendidikan Malaysia yang

bertanggungjawab terhadap program pendidikan teknikal dan vokasional di Malaysia.

Politeknik KPM

Politeknik KPM ialah politeknik yang ditubuhkan di bawah JPP yang dinyatakan dalam skop pelaksanaan.

PKB Politeknik Kota Bharu; salah satu daripada politeknik yang berada di bawah JPP, KPM.

PPKB Pengarah Politeknik Kota Bharu pegawai yang dilantik oleh JPP untuk mengetuai PKB.

(13)

PKB-MK

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014

3/40

Terminologi Definisi

TPA Timbalan Pengarah Akademik, Politeknik Kota Bharu ialah timbalan pengarah akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.

TPSA Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Politeknik Kota Bharu ialah timbalan pengarah sokongan akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.

Jabatan Jabatan Akademik dan Sokongan yang diwujudkan pada peringkat Politeknik KPM.

Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk mengetuai sesuatu jabatan.

PLSP Pemberian Latihan Separa Profesional iaitu

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelajar. Ketua Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik untuk

mengetuai unit yang diwujudkan di Politeknik.

SLPK Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap latihan dan kemajuan staf.

SPPK Seksyen Pembangunan dan Penilaian Kurikulum; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap penyediaan dan perkembangan kurikulum di Politeknik.

(14)

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

WP Wakil Pengurusan; iaitu Timbalan Pengarah SA, PKB dilantik oleh PPKB untuk menguruskan sistem kualiti. SPK Sistem Pengurusan Kualiti; kaedah perancangan

strategik yang dipanduarah dan dilaksanakan oleh pengurusan atasan PKB berlandaskan standard MS ISO 9001:2008.

PNM Purata Nilai Mata.

(15)

BAHAGIAN II

(16)

BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latarbelakang

PKB ditubuhkan pada tahun 1985 di bawah KPM dan mulai tahun 2005 ditempatkan di bawah Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). KPTM kemudiannya diserap ke dalam KPM pada tahun 2013.

Peranan utama PKB ialah untuk menyediakan tenaga pekerja separa profesional dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan. Program-program di PKB (lampiran 1) ditawarkan di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia, Sijil Pelajaran Malaysia (Vokasional), lulusan Politeknik KPM, lulusan Kolej Komuniti KPM dan lulusan Kolej Matrikulasi KPM.

2.2 Fungsi Organisasi

Memberi pendidikan dan latihan separa profesional kepada pelajar-pelajar yang mendaftar di PKB dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

2.3 Visi Organisasi

Penjana utama modal insan inovatif melalui pendidikan dan latihan transformasional bagi memenuhi tenaga kerja global menjelang 2015.

2.4 Misi Organisasi

Menerobos sempadan untuk membina persekitaran pembelajaran transformatif dan kreatif ke arah menjana ekonomi yang dipimpin inovasi.

(17)

PKB-MK

6/40

2.5 Carta Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan

PKB menyediakan perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan kepada pelajar yang mendaftar dengannya pada peringkat diploma.

2.7 Pelanggan

Pelanggan utama kepada SPK PKB adalah pelajar yang berdaftar sepenuh masa di PKB.

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

Pihak berkepentingan juga adalah pelanggan kepada SPK PKB iaitu ibu bapa pelajar, JPP , KPM dan bakal majikan.

2.9 Nilai Teras Politeknik KPTM

Nilai teras Politeknik KPM adalah selari dengan 15 Nilai Teras Sektor Pengajian Tinggi iaitu;

 Integriti dan akauntabiliti

 Ketelusan pengurusan

 Berusaha ke arah kecemerlangan

 Semangat Berpasukan, Kekitaan, Budaya Kerja Yang Harmoni

(18)

 Kepimpinan melalui teladan

 Tindakan segera dan menepati masa

 Keutamaan terhadap kesihatan dan keselamatan

 Komunikasi terbuka

 Proaktif, Kreatif dan Inovatif

 Membudayakan ilmu

 Berdedikasi

 Berwawasan

 Sistematik dan Profesional

 Adil dan Saksama

2.10 Piagam Pelanggan PKB

1. Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama pelajar sampai untuk mendaftar.

2. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu dalam masa 5 hari bekerja selepas aduan diterima.

3. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 2 minggu selepas semester pengajian berakhir.

4. Berusaha untuk melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar yang sedang menjalani latihan industri pada satu-satu semester.

5. Kelulusan tempahan kenderaan dalam masa dua hari dari tarikh permohonan.

(19)

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN

KUALITI

(20)

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK KOTA BHARU

3.1 Skop Pelaksanaan SPK

PKB melaksanakan SPK bagi semua proses pengajaran dan pembelajaran Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan yang berasaskan Piawaian MS ISO 9001:2008 bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik dan seterusnya memenuhi keperluan negara .

SPK ini dilaksanakan di Politeknik Kota Bharu, KM 24 Kok Lanas, 16450 Ketereh, Kota Bharu, Kelantan.

Skop pelaksanaan SPK tidak meliputi kehendak seksyen standard MS ISO 9001:2008 yang berikut :

a) Seksyen 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

PKB hanya menggunapakai rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh SPPK.

b) Seksyen 7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan.

Semua keluaran yang terhasil dari proses-proses (seperti pengajaran, penilaian dan pendaftaran) di PKB boleh disahkan melalui pemantauan dan pengukuran.

(21)

PKB-MK

_____________________________________________________________________

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

9/40

c) Seksyen 7.6 Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan.

PKB tidak menggunakan sebarang peralatan untuk membuktikan kepatuhan perkhidmatan terhadap kehendak yang ditetapkan.

3.2 Dasar Kualiti

Dasar kualiti PKB adalah membangunkan potensi pelajar PKB ke arah kecemerlangan dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan melalui penambahbaikan yang menyeluruh secara berterusan. PKB komited untuk memastikan kehendak pelanggan dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif kualiti yang disemak dalam Kajian Semula Pengurusan bagi memastikan keberkesanan sistem. Dasar ini disebarkan untuk difahami oleh semua peringkat kakitangan PKB.

3.3 Objektif Kualiti

a) Kecemerlangan Politeknik Kota Bharu Kecemerlangan Akademik

1. Berusaha memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester.

2. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus untuk setiap program bagi setiap semester mencapai PNM 3.00 atau lebih.

(22)

Kecemerlangan Staf

1. Memastikan setiap staf menghadiri kursus/menjalani latihan sekurang-kurangnya 10 hari setahun.

2. Memastikan Jadual Perancangan Latihan Staf dilaksanakan sekurang-kurangnya 85% dalam tempoh setahun.

b) Kecemerlangan Akademik PKB

1. Berusaha memastikan peratus kehadiran pelajar melebihi 95% bagi setiap semester pengajian.

2. Berusaha memastikan Fail Rekod Pensyarah disemak sekali setiap semester.

3. Berusaha memastikan Rekod Penilaian Kerja Kursus disemak sekali setiap semester.

4. Berusaha memastikan 100% penyenggaraan peralatan bengkel/makmal/bilik kuliah dilaksanakan mengikut jadual penyenggaran berkala.

5. Berusaha memastikan peruntukan kewangan bagi keperluan pembelajaran dan pengajaran mencukupi setiap tahun.

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

SPK PKB dilaksanakan bermula dari pengurusan pendaftaran pelajar, pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, penilaian pengajaran dan pembelajaran dan pengurusan persijilan.

3.5 Kaedah Pengukuran Objektif Kualiti

Dalam usaha mencapai objektif kualiti, parameter kuantitatif seperti petunjuk pencapaian pelajar dan perkhidmatan pentadbiran diwujudkan, diukur dan dikaji semula oleh Jawatankuasa Kerja Kualiti untuk penambahbaikan yang berterusan.

(23)

PKB-MK

_____________________________________________________________________

11/40

3.6 Ringkasan Proses

Proses dalam SPK PKB mempastikan perkhidmatan yang diberikan dapat menghasilkan graduan yang cemerlang, berkualiti dan berketerampilan untuk membangunkan modal insan bagi memenuhi kehendak negara.

Pelaksanaan SPK dalam proses PLSP bermula dengan proses pendaftaran pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses PLSP, proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar yang disahkan oleh Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Diploma Politeknik KPM akan dianugerahkan Diploma. Proses PLSP digambarkan di dalam Carta Aliran Proses di lampiran 3.

Pihak PKB akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi diperuntukkan dalam bajet tahunan supaya perancangan sistem pengurusan kualiti dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

Aktiviti PLSP dirancang bermula dari pendaftaran kemasukan pelajar. Pelaksanaan PLSP dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan kurikulum program berkenaan dan dirancang melalui penyediaan rancangan mengajar. Kemajuan pelaksanaannnya dikawal oleh Timbalan Pengarah Akademik, Ketua Jabatan ataupun Ketua Program. Manakala penilaian proses pengajaran dan pembelajaran PLSP dan penilaian peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut takwim.

Pemantauan melalui audit dalaman juga dilaksanakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Penemuan audit dalaman digunakan untuk penambahbaikan SPK.

Kajian semula pengurusan mengkaji keseluruhan aspek dalam sistem pengurusan kualiti bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan

(24)

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02 PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

perlaksanaan proses pengajaran, keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil kajian semula pengurusan akan menjadi

(25)

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

(26)

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan am

PKB mewujudkan, mendokumen, melaksana dan menyenggara Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Untuk itu PKB ;

a. Menentukan proses-proses keseluruhan PLSP dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PKB . Proses tersebut meliputi proses utama yang merangkumi pengambilan pelajar baru, pendaftaran pelajar/ program, pengendalian pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, peperiksaan, penilaian pengajaran dan pembelajaran. Proses sokongan meliputi pengurusan sumber manusia/ latihan, perolehan dan penyelenggaraan. Proses SPK pula merangkumi tindakan pembetulan dan pencegahan, kajian kepuasan pelanggan dan semakan pengurusan.

b. Menentukan urutan dan hubungkait di antara proses-proses adalah seperti dalam carta di lampiran 3.

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses tersebut melalui prosedur dan arahan- arahan kerja yang dibangunkan.

d. Memastikan sumber dan maklumat - sumber manusia, peralatan dan infrastruktur, kewangan, arahan kerja, fail meja dan spesifikasi yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut.

(27)

PKB-MK

14/40

e. Memantau, mengukur (di mana perlu), dan proses-proses melalui analisa data dan audit dalaman oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan.

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut.

Semua proses diurus oleh PKB selaras dengan keperluan standard yang berkaitan.

Sekiranya PKB memilih untuk mendapatkan khidmat luar bagi melaksanakan proses-proses yang memberi kesan ke atas kualiti produk yang dihasilkan, proses-proses tersebut hendaklah dikawal. Pemantauan dan kawalan akan dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa yang dilantik oleh Pengarah Politeknik.

4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat dokumen iaitu :

a. Penyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti, b. Manual Kualiti,

c. Prosedur-prosedur dan rekod-rekod yang perlu

didokumenkan mengikut standard yang berkaitan, dan d. Dokumen-dokumen, termasuklah rekod-rekod yang

ditentukan oleh PKB bagi memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan ke atas proses.

(28)

RAJAH 1 : Hiraki Dokumentasi

4.2.2 Manual Kualiti

PKB mewujudkan dan mengekalkan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut :

a. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian III ;

b. Pernyataan mengenai justifikasi bagi keperluan Standard MS ISO 9001:2008 yang tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti;

c. Prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang dinyatakan dalam 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian IV; dan

d. Penerangan hubungkait di antara proses-proses seperti yang dinyatakan dalam para 4.1 dalam Bahagian IV.

MANUAL KUALITI

Menerangkan

 Dasar dan objektif kualiti

Menerangkan

 Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya.

Menerangkan

 Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

 Langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci

Menerangkan

 Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

 Rekod dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

DOKUMEN SOKONGAN

DAN ARAHAN KERJA

PROSEDUR KUALITI

DASAR & OBJEKTIF KUALITI

(29)

PKB-MK

16/40

4.2.3 Kawalan Dokumen

PKB telah mewujudkan prosedur mengawal dokumen kualiti. Semua dokumen tertakluk kepada semakan dan kelulusan sebelum diedarkan kepada anggota yang dipertanggung jawabkan.

Dokumen-dokumen kualiti dikawal melalui prosedur yang telah dibangunkan. Prosedur bertulis telah disediakan bagi menyatakan kaedah-kaedah yang diperlukan untuk :

a. Meluluskan dokumen sebelum diedarkan

b. Menyemak serta mengemaskini mengikut keperluan dan meluluskan semula.

c. Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti,

d. Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila diperlukan,

e. Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila masa,

f. Memastikan dokumen luaran yang ditentukan oleh PKB bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti telah dikenalpasti dan pengedarannya dikawal melalui senarai kawalan dokumen sokongan luaran,

g. Menghalang dokumen usang digunakan tanpa disedari dan dokumen ini perlu ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan.

Dokumen kualiti yang dikawal ialah : a. Penyataan dasar dan objektif kualiti b. Manual Kualiti

c. Prosedur kualiti d. Dokumen Sokongan e. Borang-borang dan rekod

(30)

4.2.4 Kawalan Rekod

a. Satu prosedur mengawal rekod diwujudkan untuk membuktikan pelaksanaan SPK dalam memastikan kaedah pengenalpastian, penerimaan, pengumpulan, pengindeksan, penggunaan, pemfailan, penyimpanan, penyelenggaraan, penghantaran dan kaedah pelupusan rekod-rekod kualiti. b. Tempoh penyimpanan setiap rekod ditetapkan seperti dalam

Senarai Rekod.

c. “Back-up” rekod diperlukan bagi rekod yang disimpan secara elektronik.

d. Prosedur pengendalian rekod mematuhi peraturan, undang-undang, arahan , dasar Kerajaan dan keperluan MS ISO 9001:2008 yang sedia ada.

e. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

(31)

PKB-MK

18/40

SEKSYEN 5 : Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

Pengarah PKB memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan melalui :

a. Menyampaikan kepada semua kakitangan di PKB mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta keperluan peraturan dan perundangan.

b. Mewujudkan dasar kualiti.

c. Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan. d. Menjalankan kajian semula pengurusan.

e. Memastikan sumber yang diperlukan disediakan.

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Pengarah PKB memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan hati pelangan. Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan oleh PKB kepada pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan disediakan untuk mengetahui tahap kepuasan hati pelanggan.

5.3 Dasar Kualiti Politeknik KPM (rujuk 3.2)

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti (rujuk 3.3)

(32)

Pengarah PKB memastikan

a. Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dan mencapai objektif kualiti. Perancangan hendaklah selaras dengan proses penyediaan belanjawan tahunan di mana semua sumber yang diperlukan bagi pencapaian objektif kualiti telah dikenalpasti. Perkara-perkara berikut juga perlu dikenalpasti :

i. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan di PKB.

ii. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan penambahbaikan proses.

iii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur.

iv. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha penambahbaikan serta keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan.

v. Keperluan-keperluan dokumen yang juga termasuk rekod.

b. Sistem Pengurusan Kualiti kekal kukuh walaupun perubahan-perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti dirancang dan dilaksanakan.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

a. Pengarah PKB bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan bidang kuasa semua staf yang terlibat (mengikut carta organisasi, Lampiran 2) dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

(33)

PKB-MK

20/40

b. Kuasa dan tanggungjawab semua staf yang mengurus, melaksana dan meluluskan kerja yang memberi kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dinyatakan dalam Fail Meja dan prosedur-prosedur yang diluluskan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Fail Senarai Tugas mengandungi senarai tugas, tanggungjawab semua staf dan senarai kompetensi setiap tugas.

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP) / Pengurus Kualiti

Pengarah PKB melantik Timbalan Pengarah Sokongan Akademik sebagai Wakil Pengurusan/ Pengurus Kualiti. Wakil Pengurusan/ Pengurus Kualiti mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut :

a. Mewujud, melaksanakan dan menyelenggarakan proses-proses yang diperlukan dalam SPK.

b. Melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan PKB.

c. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa dipelihara di PKB.

d. Menjadi Pengerusi kepada Jawatankuasa Kerja Kualiti. e. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan SPK. f. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan

sentiasa dipelihara di setiap peringkat jabatan dan unit. g. Mengurus dokumen kualiti yang digunakan di dalam

Sistem Pengurusan Kualiti.

h. Bekerjasama dengan pihak luar berhubung dengan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pengarah PKB mewujudkan saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui mesyuarat, memo dalaman, mel elektronik,

(34)

notis, pengumuman rasmi, perhimpunan bulanan dan apa jua perantaraan yang bersesuaian bagi memastikan maklumat yang perlu disampaikan diketahui oleh kakitangan dan sebaliknya.

5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

Pihak Pengurusan PKB bertanggungjawab mengadakan Kajian Semula Pengurusan bagi menjamin kesesuaian, kecukupan serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti sekurang-kurangnya dua kali setahun. Keanggotaan Kajian Semula Pengurusan adalah seperti berikut :

Pengerusi : Pengarah

Wakil Pengurusan/ : Timbalan Pengarah Sokongan Pengurus Kualiti Akademik

Setiausaha : Pegawai Pengurusan Kualiti Ahli-Ahli : Ketua Jabatan/Unit dan ahli-

ahli yang dilantik oleh pengarah.

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dipengerusikan oleh Pengarah PKB. Semakan ini merangkumi penilaian peluang-peluang bagi peningkatan serta keperluan kepada perubahan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk dasar dan objektif kualiti.

Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap tindakan susulan mesyuarat. Rekod bagi Kajian Semula Pengurusan akan disimpan dan disenggara.

(35)

PKB-MK

22/40

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Input kepada kajian semula pengurusan hendaklah meliputi maklumat mengenai :

a. Penemuan audit kualiti.

b. Aduan dan maklumbalas pelanggan. c. Pencapaian proses dan objektif kualiti

d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan. e. Tindakan susulan dari Kajian Semula Pengurusan

terdahulu.

f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti.

g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan bagi sistem pengurusan kualiti seperti keperluan latihan dan prestasi pembekal.

5.6.3 Ouput Kajian Semula Pengurusan

Hasil kajian semula pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

a. Penambahbaikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-prosesnya termasuk penambahbaikan dasar kualiti dan objektif kualiti.

b. Penambahbaikan kepada Pemberian Latihan Separa Profesional berkaitan dengan keperluan pelanggan. c. Keperluan sumber yang diperlukan

Rekod Kajian Semula Pengurusan disimpan dan disenggarakan.

Keputusan-keputusan Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi.

(36)

SEKSYEN 6 : Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber

Melalui belanjawan tahunan, PKB merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang diperlukan untuk :

a. Melaksanakan, menyelenggara aktiviti-aktiviti proses Sistem Pengurusan Kualiti. Sumber yang dimaksudkan termasuklah personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus, kemudahan di tempat kerja, bahan dan keperluan yang mencukupi untuk proses PLSP dan lain-lain peralatan pejabat serta infrastruktur yang sesuai bagi meningkatkan keberkesanannya secara berterusan; dan

b. Peningkatan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan pelanggan.

6.2 Pengurusan Sumber Manusia

6.2.1 Am

Semua kakitangan PKB yang menjalankan tugas yang memberi kesan keakuran kepada kualiti perkhidmatan hendaklah berkeupayaan melalui pendidikan, latihan, kemahiran serta pengalaman yang bersesuaian.

6.2.2 Kecekapan, Latihan dan Kesedaran PKB hendaklah ;

a. Menentukan kecekapan yang diperlukan oleh kakitangan PKB yang menjalankan tugas bagi memberi kesan kepada keakuran kualiti Perkhidmatan.

b. Dimana perlu, menyediakan latihan atau mengambil tindakan-tindakan yang lain untuk mencapai kecekapan, c. Menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah

(37)

PKB-MK

24/40

d. Memastikan kakitangan PKB sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti,

e. Membuat penilaian keberkesanan ke atas tindakan-tindakan yang diambil terhadap pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional,dan

f. Menyenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

6.3 Infrastruktur

PKB hendaklah menentu, menyedia dan menyenggara infrastruktur yang diperlukan bagi menepati keperluan Pemberian Latihan Separa Profesional.

Infrastruktur merangkumi:

a. Bangunan, ruang kerja dan kemudahan yang berkaitan (kantin, asrama , bengkel , makmal komputer dan perpustakaan)

b. Peralatan yang berkaitan dengan proses Pemberian Latihan

Separa Profesional termasuk perkakasan dan perisian ( komputer, LCD dan OHP), dan

c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi atau sistem maklumat.

6.4 Persekitaran kerja

PKB hendaklah menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan perkhidmatan. Ia dipantau oleh pihak PKB melalui aktiviti penyelenggaraan yang ditetapkan

(38)

SEKSYEN 7 : Proses Penyampaian Perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

PKB merancang dan mewujudkan proses-proses yang diperlukan bagi pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional yang dinyatakan dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti. Perancangan dibuat melalui Pelan Strategik, penyediaan kursus dan silibus kokurikulum.

Dalam perancangan, PKB menentukan a. Objektif kualiti dan keperluan PLSP

b. Keperluan untuk mewujudkan proses, dokumen dan sumber manusia khusus untuk Pemberian Latihan Separa Profesional. c. Keperluan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, aktiviti

pemeriksaan dan penilaian Pemberian Latihan Separa Profesional melalui KSP, audit dan kaji selidik.

d. Rekod yang diperlukan sebagai bukti dan pengesahan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

7.2 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan PLSP Dasar Pengambilan Pelajar

Dasar pengambilan pelajar ke Politeknik Kota Bharu adalah ditentukan oleh JPP, KPM dari masa ke semasa.

(39)

PKB-MK

KELUARAN : 02 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 15 DISEMBER 2011 26/40

a. Program yang ditawarkan mendapat pengiktirafan dari Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

b. Penyediaan tempat belajar yang selamat, selesa dan sentiasa terkawal dari ancaman bahaya seperti penyakit, kebakaran dan sebagainya.

c. PLSP disampaikan oleh pensyarah yang berkelayakan. d. Pelajar dilindungi di bawah Akta 174 –Akta Institusi-institusi

Pelajaran (Tatatertib) 1976. e. Insurans Berkelompok.

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan

Pemberian Latihan Separa Profesional

PKB akan menyemak keperluan-keperluan PLSP sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan PLSP, iaitu:

a. Semakan keperluan PLSP adalah bagi mengenalpasti perbezaan di antara kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang disediakan dilakukan dua kali setahun dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Jika terdapat perbezaan kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang hendak disampaikan, ianya diatasi terlebih dahulu sebelum perkhidmatan disampaikan.

b. Maklum balas dari pelajar yang berkaitan dengan PLSP akan diambil perhatian dan dimaklumkan kepada pelajar berkenaan.

c. Keupayaan PKB untuk memenuhi keperluan perkhidmatan yang dikehendaki oleh pelanggan dikenalpasti bila JPP memutuskan mengenai jumlah pengambilan dan jenis program yang akan ditawarkan.

Rekod mengenai perubahan kehendak pelanggan disimpan dan disenggara dengan baik.

(40)

7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

a. PKB akan menyalurkan maklumat berkaitan kepada pelanggan melalui web, iklan, risalah dan sebagainya yang mengandungi peluang-peluang pengajian dan program yang ditawarkan.

b. Pertanyaan berkaitan program oleh pelanggan dirujuk kepada Jabatan HEP atau jabatan berkaitan.

c. Menerima dan merekodkan maklumbalas yang diterima termasuk melalui borang aduan pelanggan/ e-aduan/ media massa.

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.1)

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat hendaklah memenuhi dan menepati prosedur dan spesifikasi yang disediakan oleh PKB.

b. Proses perolehan hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. c. PKB menyedia dan menyenggara satu Senarai Pembekal

yang diluluskan.

d. Pemantauan dan penilaian prestasi pembekal dilaksanakan dari semasa ke semasa dan dilaporkan dalam Laporan Analisis Prestasi Pembekal.

e. Pembekal yang mencapai kriteria kurang dari 80% sebanyak tiga kali dan diperakukan oleh Penolong

(41)

PKB-MK

28/40

f. Rekod-rekod berkaitan hasil penilaian prestasi pembekal disimpan dan disenggara.

7.4.2 Maklumat Perolehan

a. PKB akan menyediakan spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal akan disemak dan disahkan oleh pihak yang bertanggungjawab.

b. Perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar hendaklah mengenalpasti kelayakan personel yang diperolehi.

c. Kawalan kualiti bekalan/ perkhidmatan diwujudkan melalui perlaksanaan prosedur bagi mamastikan keperluan pembelian dipatuhi.

d. Rekod perolehan disimpan dan disenggara.

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi memastikan ianya mematuhi kehendak spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Perolehan atau Pegawai Stor. Sekiranya bayaran tidak memenuhi spesifikasi penerimaan/penolakan bayaran akan dibuat mengikut prosedur yang telah dibangunkan untuk memastikan ianya tidak memberi kesan kepada keberkesanan pekhidmatan.

(42)

7.5 Pemberian Perkhidmatan Proses Pemberian Latihan Separa

Profesional

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat sijil dan diploma dipastikan terkawal melalui pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria yang telah ditetapkan.

PKB merancang dan melaksanakan PLSP kepada pelajar secara terkawal dengan memastikan :

a. Terdapat maklumat yang menerangkan dengan jelas berkaitan program yang akan dijalankan.

b. Pelaksanaan proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional juga dikawal melalui pematuhan kepada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan dokumen sokongan yang berkaitan yang telah diluluskan .

Pengurusan dan pelaksanaan proses Pemberian Latihan Separa Profesional dipastikan memenuhi ciri-ciri kualiti yang telah ditetapkan dalam dasar dan objektif kualiti. c. Peralatan yang ada memberi kesan kepada pelaksanaan

sistem kualiti dipastikan sentiasa sedia digunakan serta disenggarakan mengikut jadual yang ditetapkan.

d. Penilaian pelajar digunakan sebagai alat pengukuran pencapaian PLSP.

e. Pemantauan dan pengukuran proses Pemberian Latihan Separa Profesional dilaksanakan oleh tenaga pengajar yang terlatih dalam bidang masing-masing mengikut

(43)

PKB-MK

30/40

Garis Panduan Kecemerlangan Akademik yang ditetapkan . f. Maklumat tawaran pekerjaan yang berkaitan dengan

pelajar disampaikan melalui Unit Psikologi dan Kerjaya g. Semua rekod pencapaian pelajar/graduan disimpan

dengan baik di Unit Peperiksaan.

7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.1)

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan

a. Pelajar-pelajar yang mendaftar di PKB diberi nombor pendaftaran. Nombor pendaftaran pelajar direkod dan digunapakai sepanjang proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional di PKB.

b. Kursus dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional seperti jadual waktu, peperiksaan dan rancangan mengajar.

c. Kertas jawapan peperiksaan pelajar diberi nombor khas untuk merahsiakan identiti calon daripada pemeriksa kertas jawapan.

d. Diploma yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama dan nombor kad pengenalan pemegang diploma berkenaan.

(44)

7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik Pelanggan

Harta hak milik pelanggan seperti skrip jawapan peperiksaan akhir:-

a. Dikenalpasti melalui no. pendaftaran.

b. Dijaga dan disimpan ditempat yang selamat, kecuali dinyatakan.

c. Direkod dan statusnya dinyatakan.

Jika hartamilik pelanggan di dapati hilang, rosak atau tidak sesuai digunakan, PKB akan melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekod akan diselenggarakan.

7.5.5 Pemuliharaan Pengendalian

a. Kertas Peperiksaan, skrip jawapan, peralatan peperiksaan, lembaran markah, slip keputusan peperiksaan dan sijil diploma dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengelakkan kehilangan, rosak atau kebocoran dengan identifikasi dan kaedah tertentu.

Penyimpanan dan Pemuliharaan

a. Kertas peperiksaan, markah penilaian, peralatan peperiksaan, barangan perolehan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat untuk menjamin tidak rosak. b. Kertas soalan, kertas jawapan peperiksaan, kertas

jawapan pelajar, slip keputusan peperiksaan, sijil diploma dibungkus untuk memastikan keselamatan dan kemudiannya disimpan di dalam bilik kebal yang berkunci. Bilik kebal ini hanya boleh dibuka oleh pegawai

(45)

PKB-MK

32/40

Penghantaran / Penyerahan

a. Sijil Diploma diserahkan kepada pelajar mengikut kaedah yang sesuai dan selamat.

7.6 Kawalan Tentukuran Ke atas Peralatan Pengukuran dan

Pemantauan

(46)

SEKSYEN 8 : Pengukuran, Penganalisis dan Penambahbaikan

8.1 Am

PKB merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan proses penambahbaikan yang diperlukan bagi ;

a. Menunjukkan proses pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) menepati keperluan yang ditetapkan.

b. Memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. c. Membuat penambahbaikan berterusan secara berkesan ke atas

Sistem Pengurusan Kualiti.

Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaanya.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. PKB hendaklah memantau maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan bagi menentukan sama ada PKB telah dapat memenuhi kehendak pelanggan dalam pelaksanaan PLSP. Kaedah untuk memperolehi dan menggunakan maklumat ini akan ditentukan.

8.2.2 Audit Dalaman

PKB melaksanakan audit dalaman mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti;

(47)

PKB-MK

34/40

a. Mematuhi apa yang telah dirancang dalam keperluan-keperluan standard dan keperluan-keperluan-keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti yang telah diwujudkan oleh PKB. b. Dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.

Prosedur yang didokumenkan menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan membuat laporan keputusan audit.

Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteria-kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan adalah ditentukan. Pemilihan juruaudit dan pengauditan adalah untuk memastikan objektif dan proses audit tidak dipengaruhi. Juruaudit juga tidak dibenarkan untuk mengaudit kerja mereka sendiri.

Rekod-rekod audit dan hasil-hasilnya akan dikekalkan.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang diaudit akan memastikan sebarang pembetulan dan tindakan pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan meliputi verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan mengenai keputusan verifikasi.

8.2.3 Pemantauan dan Proses-Proses Pengukuran

PKB menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk memantau proses di mana perlu, mengukur pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Kaedah yang digunakan itu akan menunjukkan keupayaan proses-proses untuk mencapai hasil

(48)

yang dirancangkan. Bila hasil yang dirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan dan tindakan pembetulan yang bersesuaian akan diambil.

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian Pemberian Latihan Separa Profesional.

PKB melaksanakan pemantauan dan mengukur ciri-ciri pencapaian PLSP bagi menentukan PLSP menenuhi keperluan yang ditetapkan. Ia dilaksanakan di beberapa peringkat penghasilan proses PLSP selaras dengan perancangan yang dibuat. Bukti kepatuhan dengan kriteria yang diterima pakai direkod dan dipelihara.

Rekod-rekod akan menunjukkan pihak yang mempunyai bidang kuasa untuk mengeluarkan PLSP bagi penghantaran kepada pelanggan. Pengeluaran PLSP dan perkhidmatan penghantaran kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga penyusunan perancangan di selesaikan dengan memuaskan melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkaitan, dan dimana bersesuaian, oleh pelanggan.

8.3 Kawalan Ketakuran Terhadap Pemberian Latihan Separa

Profesional

PKB memastikan pelaksanaan PLSP yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk mencegah ianya digunakan dengan tidak sengaja atau disampaikan kepada pelanggan . Prosedur yang didokumenkan disediakan bagi menerangkan kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkaitan untuk menguruskan PLSP.

(49)

PKB-MK

36/40

Kaedah kawalan ketakuran sama ada :

a. Mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakuran yang dikesan. b. Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau penerimaan

dibawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan, dimana sesuai oleh pelajar.

c. Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada penggunaan atau aplikasi asalnya.

d. Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan, atau kesan-kesan berpotensi bila ketakuran PLSP dikenalpasti selepas penghantaran atau penggunaanya.

Bila ketakuran PLSP telah diambil tindakan pembetulan ia perlulah disahkan semula supaya memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.

Rekod yang berkaitan disimpan dan disenggara.

8.4 Analisis Data

Data-data berikut dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan untuk menilai di mana tindakan penambahbaikan berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh dilaksanakan. Penganalisisan meliputi data-data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran dan daripada sumber lain yang bersesuaian.

Penganalisaan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah:

a. Kepuasan hati pelanggan

b. Memenuhi keperluan PLSP yang ditetapkan

c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses dan PLSP termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.

(50)

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

PKB melaksanakan penambahbaikan yang menyeluruh dan berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti melalui penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan pembetulan dan kajian semula pengurusan.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

PKB melaksanakan tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketakuran bagi mengelakkan ianya berlaku lagi. Tindakan pembetulan yang bersesuaian dengan kesan ketakuran yang berlaku akan digunakan.

Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan bagi menerangkan keperluan-keperluan untuk:

b. Pengenalpastian ketakuran ( termasuk aduan-aduan pelanggan),

c. Mengenal pasti punca-punca ketakuran,

d. Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakuran tidak akan berulang,

e. Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan, f. Memelihara rekod keputusan hasil tindakan.

g. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

PKB melaksanakan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakuran yang dijangkakan bagi menghalang ianya daripada

(51)

PKB-MK

38/40

berlaku. Tindakan pencegahan yang bersesuaian terhadap kesan masalah yang dijangkakan diambil.

Prosedur tindakan pencegahan diwujudkan bagi menjelaskan keperluan untuk ;

a. Penentuan prestasi ketakuran dan punca yang dijangka berlaku,

b. Menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakuran tidak akan berulang,

c. Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, d. Memelihara rekod keputusan hasil tindakan

e. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan.

(52)

Dokumen Berkaitan

Prosedur Nama Prosedur Klause

PKB-PK-PS-01 Kawalan Dokumen 4.2.3

PKB-PK-PS-02 Kawalan Rekod Kualiti 4.2.4

PKB-PK-PS-03 Pengendalian Maklumbalas

Pelanggan 8.4

PKB-PK-PS-04 Tindakan Pencegahan 8.5.3

PKB-PK-PS-05 Tindakan Pembetulan 8.5.2

PKB-PK-PS-06

Kawalan Perkhidmatan Tidak

Menepati Spesifikasi 8.3

PKB-PK-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman 8.2.2

PKB-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan

Bekalan/Perkhidmatan 7.4

PKB-PK-PS-09 Penyelenggaraan 6.3

PKB-PK-PS-10 Pengurusan Latihan Staf 6.2.2

PKB-PK-PLSP-01 Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus 7.5.1

PKB-PK-PLSP-02 Proses Pengajaran Dan

Pembelajaran 7.5.1

PKB-AK-(PK-PLSP-02)-01 Penyediaan Rancangan Mengajar

Semester 7.5.1

Persiapan Dan Pelaksanaan

(53)

PKB-MK

KELUARAN : 02 PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 15 DISEMBER 2011 40/40

PKB-AK-(PK-PLSP-02)-03 Pemantauan Kehadiran Pelajar 7.5.1 PKB-AK-(PK-PLSP-02)-04 Pelaksanaan Penilaian Berterusan 7.5.1 PKB-AK-(PK-PLSP-02)-05 Pelaksanaan Aktiviti Kokurikulum 7.5.1

PKB-PK-PLSP-03

Pengurusan Peperiksaan Dan

Persijilan 7.5.1

Penyediaan Item Peperiksaan

Akhir 7.5.1

PKB-AK-(PK-PLSP-03)-02 Pelaksanaan Penilaian 7.5.1

PKB-AK-(PK-PLSP-03)-03 Pemprosesan Keputusan Penilaian 7.5.1

PKB-AK-(PK-PLSP-03)-04 Pengurusan Persijilan 7.5.1

PKB-PK-PLSP-04

Perancangan Dan Pelaksanaan

(54)

Lampiran 1 Senarai Program Peringkat Diploma Yang Ditawarkan

Di Politeknik Kota Bharu

Bil. Kod Program Nama Program

1 D04 Kejuruteraan Awam

2 D09 Ukur Bahan

3 D16 Kejuruteraan Elektrik

4 D21 Kejuruteraan Elektronik (Komunikasi)

5 D26 Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik

6 D30 Kejuruteraan Mekanikal

7 D31 Kejuruteraan Mekanikal (Automotif)

8 D35 Kejuruteraan Mekanikal (Pertanian)

9 D41 Kejuruteraan Mekatronik

10 D50 Akauntasi

11 D53 Pemasaran

(55)

(56)

C CCAAARRRTTTAAAPPPRRROOOSSSEEESSSPPPLLLSSSPPPDDDAAANNNHHHUUUBBBUUUNNNGGGKKKAAAIIITTTAAANNNTTTAAARRRAAAPPPRRROOOSSSEEESSS

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

A

N

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

A

N

_N

PROSES SOKONGAN PROSES TERAS

AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN

& PENCEGAHAN SEMAKAN PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN PEPERIKSAAN PENGURUSAN REKOD PELAJAR PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR PERANCANGAN PENGAJARAN & LATIHAN INDUSTRI PELAKSANAAN PENGAJARAN & LATIHAN INDUSTRI KAWALAN KETAKURAN PENILAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN PEMANTAUAN PENGAJARAN & PEMBELAJARAN PERSIJILAN PELAN STRATEGIK PENDAFTARAN PELAJAR & KURSUS MENEPATI KEPERLUAN P E N G U R U S A N S U M B E R YA TIDAK PROSES PENGURUSAN Lampiran 3

UNIT PEMBANGUNAN & PENYENGGARAN

PERPUSTAKAAN UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

ASRAMA UNIT PSIKOLOGI & KERJAYA

JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

UNIT MULTIMEDIA DAN SUMBER