7
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem
Pengertian Sistem menurut Mathiassen serta James A O’Brien: Menurut Mathiassen (2000, p9), sistem adalah sekumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan pemodelan fungsi dan antar muka.
Menurut O’Brien (2005, p29) sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Jadi pada kesimpulannya Sistem merupakaan merupakan komponen-komponen yang saling berinteraksi dan berhubungan yang dibuat untuk mengimplemntasikan kebutuhan seseorang akan pemodelan antar muka dengan proses transformasi secara berkala dalam proses penerimaan input serta pengeluaran output.
2.1.2 Pengertian Data dan Informasi
Pengertian Data Informasi menurut O’Brien dan Gordon B. Davis: Menurut O’brien (2005, p38) data adalah fakta atau observasi mentah yangbiasanya banyak data yang menjelaskan kegiatan tersebut. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu.Dari pengertian diatas bahwa informasi merupakan data yang dapat dimengerti oleh pengguna dan memiliki arti.
Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Kesimpulannya Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.
Sedangkan Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi menerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi (input - proses –
output).
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi (SI) Menurut O’brien serta Henry C. Lucas: Menurut O’brien (2005, p5) Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan sistem informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Henry C. Lucas Sistem informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
Jadi kesimpulannya Sistem informasi (SI) - atau lanskap aplikasi - adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001, p192), perancangan sistem informasi adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Perancangan sistem informasi memiliki dua tujuan utama, yaitu :
• Memenuhi kebutuhan pemakai.
• Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap dari pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.
Menurut Mulyadi (1997, p51), perancangan sistem informasi merupakan proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada para pemakai informasi untuk
dipertimbangkan.
Menurut Cushing (1992, p384), perancangan sistem informasi adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem yang baru.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah solusi atau implementasi berbasis komputer untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Tujuan dari perancangan sistem adalah menentukan bagaimana membangun atau menyusun sistem informasi yang baik sesuai kebutuhan yang tekah didokumentasikan.
2.2.2 Pengertian Internet
Menurut Williams and Stacey (2005, p6), Internet adalah jaringan computer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan jaringan yang lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas edukasional, komersil, nonprofit, militer dan juga perorangan.
2.2.3 Pengertian E-Business
Menurut Kalakota dan Robinson (2001, p7) adalah proses melakukan berbagai macam kegiatan bisnis secara elektronik dengan menggunakan teknologi yang berbasis internet.
Menurut Turban (2006, p4), e-business merupakan konsep yang lebih luas dari e-commerce yang mencakup tidak hanya kegiatan pembelian dan penjualan dari barang dan jasa tetapi juga termasuk bagaimana pelayanan terhadap pelanggan, bekerja sama dengan partner bisnis dan melakukan kegiatan transaksi elektronik dalam organisasi.
Menurut O’brien (2005, p314), e-business adalah pengunaan internet jaringan dan teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kerja sama bagi perusahaan , dan mendukung berbagai proses yang dijalankan melalui website, baik dalam jaringan perusahaan maupun dengan para pelanggan serta mitra bisnis lainnya.
2.2.4 Pengertian Procurement
Menurut Kalakota dan Robinson (2001, p314), “Procurement didefinisikan sebagai semua aktifitas perusahaan yang melibatkan proses mendapatkan barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian dan kegiatan logistik seperti
transportasi, penerimaan dan penyimpanan barang di gudang sebelum barang tersebut digunakan”.
Jadi Procurement merupakan kegiatan atau proses pengadaan barang oleh perusahaan dari permintaan penawaran kepada pemasok hingga pembayaran, termasuk didalamnya proses penerimaan barang, penyimpanan barng dan retur.
2.2.5 Pengertian E-Procurement
Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), E-Procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.
Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001, p315) manfaat E-Procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu, efisien dan efektif.
Efisiensi E-Procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses Procurement, mengendalikan proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-fungsi Procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas E-Procurement yaitu meningkatkan control pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian dan organisasi.
E-Procurement umumnya didefinisikan sebagai penggunaan ICT untuk
mengotomatiskan dan membuat pembelian menjadi lebih responsif dan dinamis (Coulthard & Castleman, 2001; Bof & Previtali, 2007; Andersen et al., 2009).
2.2.6 Keuntungan E-Procurement
Keuntungan menggunakan E-Procurement adalah sebagai berikut : a) Menyederhanakan proses Procurement
b) Meningkatkan komunikasi
c) Mempererat hubungan dengan pihak supplier
d) Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan teleponatau fax atau dokumen dokumen yang menggunakan kertas
e) Mengurangi waktu pemesanan barang f) Menyediakan laporan untuk evaluasi g) Meningkatkan kepuasan user
Menurut Kodar Udoyono (2012,p129) E-Procurement dapat menjadi instrument untuk mengurangi tindakan KKN karena melalui E-Procurement lelang menjadi terbuka sehingga akan muncul tawaran-tawaran yang lebih rasional.
Menurut Butler dan Fitzgerald (1999), faktor penentu keberhasilan adalah fungsi atau daerah mana yang harus berjalan dengan seharusnya untuk memastikan kinerja yang kompetitif bagi perusahaan.
2.2.7 Teori Klasifikasi Masalah
Teori klasifikasi masalah merupakan teori yang diperuntukan untuk mengklasifikasi atau membagi masalah yang dihadapi oleh perusahaan sehingga mudah untuk dianalisa lebih lanjut. James Wetherbe mengembangkan sebuah framework yang bernama PIECES Framework yang berisi katagori-katagori untuk mengklasifikasikan masalah dan membuat pemecahan masalah tersebut, terdapat 6 katagori dalam framework ini diantaranya :
P : Performance, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan performa/performance.
I : Information, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan Informasi dan Data.
E : Economics, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan Economics, mengontrol biaya pengeluaran atau keuntungan yang masuk.
C : Control, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan control atau keamanan.
E : Efficiency, keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan effisiensi dari manusia serta prosessnya.
S : Service keharusan untuk memperbaiki dan meningkatkan servis kepada kostumer, supplier, partner serta yang lainnya.
Gambar 2.1 PIECES Framework
(Sumber :Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin Dittman, 2004, p87)
2.2.8 Pengertian Object Oriented and Analysis Design OOAD
Object Oriented and Analysis Design (OOAD) adalah kegiatan perancangan
sistem informasi yang berbasis objek.
Lars Mathiassen (2000, p4), menjelaskan bahwa dalam Object Oriented and
Analysis Design (OOAD), blok-blok pembangun yang paling besar adalah objek.
Selama analisis, objek digunakan untuk mengorganisasikan pengertian terhadap konteks sistem ( system context ), sedangkan dalam perancangan, objek digunakan untuk mengerti dan mendeskripsikan sistem itu sendiri.
Problem-domain
analysis Application-domain analysis
Component-design
Architectural-design
Menurut Mathiassen (2000,p14), Object Oriented and Analysis Design
(OOAD) terbagi dalam empat aktivitas utama. Keempat aktivitas tersebut adalah
analisis problem domain, analisis application domain, perancangan komponen, dan perancangan arsitektur.
Gambar 2.2 Empat aktivitas utama dalam OOAD
1. Problem Domain Analysis
Merupakan kegiatan menganalisis proses bisnis yang diadministrasi, diawali dan dikontrol oleh sistem. Tujuannya untuk mengidentifikasikan dan membuat model dari suatu problem domain. Hasil dari kegiatan ini adalah model yang berhubungan dari sebuah problem domain :
i. Classes
Cara menggambarkan suatu problem domain adalah dengan pemilihan classes dan events. Pengertian class dan event menurut Mathiassen (2000, p.53-54) antara lain :
a. Class adalah deskripsi dari kumpulan objects yang memiliki
structure, behavioural pattern, dan attributes yang sama.
b. Event adalah suatu peristiwa yang menyertakan satu atau lebih
objects.
ii. Structure
Tujuannya adalah untuk menggambarkan hubungan struktural antara class dengan object didalam problem domain. Hasil dari kegiatan ini adalah membuat class diagram. Untuk meningkatkan
kejelasan suatu class diagram, dapat dilakukan dengan menggolongkan dan memberi nama kumpulan dari classes yang dinamakan dengan cluster. Jadi, cluster adalah kumpulan dari
class-class yang berhubungan.
<<cluster>> cars
Car
Engine Passenger car
Cylinder Taxi
<<cluster>> people
owner
clerk
Gambar 2.3 Structure Cluster
iii. Behaviour
Behaviour mendeskripsikan behavioural patterns yang dapat
digunakan dalam statechart diagram.
a. Sequence diekspresikan dengan membuat event yang menuju ke
state, dimana setiap state hanya mempunyai satu event yang
meninggalkannya.
b. Selection diekspresikan dengan membuat event yang mungkin
menuju keluar dari state yang sama.
c. Iteration dieskpresikan dengan membuat event kembali ke state
semula.
Gambar 2.4 Statechart Diagram T1 Tn • • • T • • • T T1 T2 a a a a b b b z z z c
2. Application Domain Analysis
Merupakan kegiatan menganalisis bagian dari organisasi yang mengadministrasi, mengawasi dan mengontrol problem domain. Tujuannya untuk menentukan kebutuhan pemakai sistem. Hasil dari kegiatan ini adalah suatu daftar lengkap mengenai kebutuhan sistem. Menurut Mathiassen (2000, p117) aktivitas dalam application domain ada tiga yaitu :
i. Usage
Usecase adalah suatu pola interaksi antara sistem dan actor.Usecase adalah suatu peristiwa bukan suatu proses atau arus
informasi. Actor adalah suatu abstrak dari pemakai atau sistem lain yang berinteraksi langsung dengan sistem.
payment cash withdrawal money transfer account information credit information registration monitoring error corretion <<actor>> Account owner <<actor>> Creditor <<actor>> Liquidity monitor <<actor>> Administrator
Gambar 2.5 Use Case Diagram
ii. Functions
Tujuannya untuk menentukan kemampuan dari proses sistem informasi. Function merupakan fasilitas untuk membuat suatu model yang berguna bagi para actor. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen, Stage (2000,p138 ) ada empat jenis function :
a. Update: functions diaktifkan oleh suatu problem domain event
dan mengakibatkan suatu perubahan di dalam model state.
b. Signal: functions diaktifkan oleh suatu perubahan didalam
model state dan mengakibatkan suatu reaksi, reaksi ini ditunjukkan kepada para actor didalam application domain, atau suatu intervensi langsung didalam problem domain.
c. Read: functions diaktifkan oleh suatu kebutuhan untuk informasi
didalam pekerjaan actors dan mengakibatkan sistem mempertunjukkan bagian-bagian dari model yang relevan.
d. Compute: functions diaktifkan oleh suatu kebutuhan untuk
informasi didalam pekerjaan actors dan terdiri dari suatu perhitungan yang menyertakan informasi yang disajikan oleh seorang actor atau model, hasilnya adalah suatu perhitungan.
iii. Interfaces
Tujuannya adalah menentukan interface dari sistem. Interface digunakan oleh para actors untuk berhubungan dengan sistem.
Interface merupakan suatu fasilitas yang membuat suatu model sistem
dan functions yang tersedia untuk para actors. Actor manusia dan
actor sistem terkomputerisasi mempunyai behaviours secara luas yang
berbeda. Oleh karena itu dibedakan antara dua tipe interfaces yaitu :
a. User Interface merupakan suatu interface ke para pemakai.
b. System Interface merupakan suatu interface untuk sistem lain.
3. Architecture Design
Gambar 2.6 Activities inside Architectural Design
Analysis document Criteria Component architecture Process
Menurut Mathiassen (2000, p176) aktivitas didalam architectural
design adalah :
1. Criterion
Tujuannya untuk menentukan prioritas dari sebuah perancangan. Sebuah perancangan yang baik adalah yang dapat dipakai, fleksibel dan dapat dipahami.
Tabel 2.1 Criteria
Kriteria Ukuran
Usable Kemampuan beradaptasi dengan sistem kepada
organisasi, berkaitan dengan kerja, dan secara teknis
Secure Tindakan pencegahan terhadap akses tidak
autorisasi ke data dan fasilitas
Efficient Eksploitasi secara hemat atas fasilitas technical
platform
Correct Pemenuhan kebutuhan
Reliable Pemenuhan atas ketepatan yang diperlukan
fungsi pelaksanaan
Maintainable Biaya penempatan dan memperbaiki sistem
yang rusak
Testable Biaya dari memastikan bahwa sistem yang
menyebar melaksanakan fungsi yang diharapkan
Flexible Biaya memodifikasi sistem yang disebar
Comprehensible Usaha yang diperlukan untuk memperoleh suatu
pemahaman atas system
Reusable Kemampuan untuk menggunakan bagian sebuah
sistem ke system lain yang terhubung
Portable Biaya memindahkan sistem ke technical
platform lain
2. Components
Tujuan dari membuat component architecture adalah untuk membuat struktur sistem yang fleksibel dan mudah dipahami.Component architecture merupakan suatu struktur sistem yang terdiri atas component yang saling berhubungan. Component merupakan kumpulan program-program yang merupakan satu kesatuan dan mempunyai tanggung jawab yang dirumuskan dengan baik. Pola-pola yang umum digunakan dalam merancang component
architecture adalah :
a. Pola layer architecture
Layer architecture terdiri dari beberapa components,
dirancang sebagai layer.Perancangan dari setiap component menggambarkan tanggungjawab kepada component diatas dan dibawahnya. <<component>> Layer i+1 <<component>> Layer i <<component>> Layer i-1 Upwards interface Downwards interface
Gambar 2.7 Pola Layered Architecture
b. Pola generic architecture
Generic architecture dapat digunakan untuk menguraikan
sistem basis dasar yang meliputi interface, function dan model
components.Model component berisi model dari object system,
dapat menjadi layer yang paling rendah, yang diikuti oleh suatu
layer system functions dan di layer atas adalah interface component. Layer interface dapat sering dipisahkan ke dalam
<<component>> User interface <<component>> System interface <<component>> Interface <<component>> Interface <<component>> Interface <<component>> Technical platform <<component>> UIS <<component>> UIS <<component>> UIS
Gambar 2.8 Pola Generic Archictecture
c. Pola client-server archictecture
Client-server archictecture mula-mula dikembangkan
untuk menangani distribusi suatu sistem antar beberapa
processor.Pola ini dipandang sebagai pola umum untuk component architecture.Components di dalam suatu client-server archicture adalah suatu client-server dan beberapa client.
<<component>> Client 1 <<component>> Client 2 <<component>> Client n <<component>> Server • • •
Client Server Architecture U U + F + M Distributed presentation U F + M Local presentation U + F F + M Distributed functionality U + F M Centralized data U + F + M M Distributed data
Gambar 2.10 Different form of distribution in a client-server
architecture
Dalam perancangan sistem atau subsistem, pada umumnya memulai dengan pola Layered Archictecture yang menggunakan
interface, functions, dan model components.
i. Model
Tanggung jawab model component yang utama adalah untuk menjaga object yang menghadirkan problem
domain.
ii. Function
Tanggung jawab yang utama dari function
component adalah untuk menyediakan fungsi model.
iii. Interface
Tanggung jawab yang utama dari interface
component adalah untuk menangani interaksi antara para actor dan fungsi model.
3. Processes
Tujuan dari process archictecture adalah untuk menetapkan struktur fisik sebuah sistem. Hasil dari aktivitas process adalah membuat deployment diagram yang menggambarkan pembagian dan kerjasama dari program components dan active objects pada
processors. Program components merupakan modul fisik dari sebuah
ditempatkan dalam sebuah proses. Process archictecture merupakan suatu struktur pelaksanaan sistem yang terdiri dari proses yang saling bergantung sedangkan processor merupakan sebuah unit peralatan yang dapat menjalankan program. Pola untuk bagaimana komponen pada processor terdiri dari :
a. Centralized Pattern
Dapat dipenuhi dengan pemeliharaan semua data pada suatu server pusat dan mempunyai penanganan terhadap client hanya dengan user interface.
:Client User Interface System interface Function Model User Interface System interface :Server more clients
•
• •
b. Distribution Pattern
Pada pola ini segalanya dibagi-bagikan pada client dan
server diperlukan hanya untuk menyiarkan model memperbarui
antara client. :Server System interface Function Model User Interface System interface :Client more clients
•
• •
c. Decentralized Pattern
Pada pola ini, client memiliki data pada mereka sendiri, maka hanya data yang umum ke klien berada pada server.
Function User Interface System interface :Client more clients
•
• •
Function User Interface System interface :Server Model (common) Model (local)Gambar 2.13 Deployment diagram for the decentralized pattern
4. Component Design
Merupakan rancangan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem. Tujuannya untuk menentukan kebutuhan dalam kerangka
archictecture. Hasil dari kegiatan ini adalah deskripsi dari
komponen-komponen sistem.
Menurut Mathiassen (2000,p232) ada tiga hal yang perlu dilakukan dalam mendesain component system yaitu :
1. Membuat model component
Tujuan model component adalah untuk mengirimkan data histories dan sekarang ke function, interfaces, dan akhirnya ke para
pemakai dan sistem lain. Model component merupakan bagian dari suatu sistem yang mengimplementasi problem domain. Hasil aktivitas
model component adalah suatu revisi class diagrams dari aktivitas
analisis.
2. Function Component
Tujuan function component adalah untuk memberi interface ke pengguna dan system components lain untuk mengakses ke model.
Function Component merupakan bagian dari suatu sistem yang
menerapkan kebutuhan fungsional.unctiondirancang dan diterapkan menggunakan operasi dalam system class. Operation adalah suatu gambaran dari behaviour yang dapat diaktifkan melalui suatu objects.
Menurut Lars Mathiassen (2000,p260) ada beberapa pilihan perancangan yang dapat yang dapat membantu merealisasikan
functions sebagai pilihan perancangan yang dapat membantu
merealisasikan functions sebagai kumpulan dari operations :
a. Model- Class Placement
Pola ini berdasarkan ide bahwa penempatan operation yang baik didalam model component class dengan attributes dan
operation yang cocok. Pola ini terutama sekali berguna ketika
sebuah operations akses hanya satu object atau aggregation
structure yang sederhana.
b. Function Class Placement
Ketika sebuah operation mengikuti beberapa object dari
model component classes yang berbeda, pola model class placement tidak dapat digunakan. Kita menggunakan function class placement ketika tanggung jawab dari sebuah operation
tidak dapat didefinisikan didalam model class placement.
c. Strategy
Cara lain untuk mendapatkan functions sebagai operations adalah menggunakan pola strategy. Pola ini bermanfaat ketika anda ingin menggambarkan satu set operations umum yang kedua-duanya bersifat encapsulated dan interchangeable.
d. Active function
Signals functions dapat bersifat pasif maupun aktif. Suatu active signal function dapat direalisasikan oleh suatu operation
yang tetap aktif dan mengevaluasi aturannya secara terus-menerus dalam mengirim suatu signal kepada interfaces.
3. Connecting Component
Tujuan dari connecting component adalah menghubungkan
system component.Dalam aktivitas ini, dibuat rancangan hubungan
antara komponen untuk memperoleh perancangan yang fleksibel dan mudah dimengerti. Coupling dan cohesion menyediakan evaluasi dari pengukuran ini.
Coupling merupakan suatu ukuran yang menunjukkan hubungan
yang erat antara dua class atau component. Coupling sifatnya negative karena perubahan coupling pada satu class akan mengakibatkan perubahan coupling pada class yang lain :
a. Outside coupling
Suatu class atau component yang menunjuk secara langsung kepada properties yang umum dari class atau
component lain.
b. Inside coupling
Suatu operation yang menunjuk secara langsung ke
properties lain, private properties didalam class yang sama.
c. Coupling from below
Suatu class khusus yang menunjuk secara langsung ke
private properties didalam super class.
d. Sideways coupling
Suatu class yang menunjuk secara langsung ke private
properties didalam class lain.
2.3 Sistem Pembelian
Menjelaskan teori-teori khusus yang berhubungan mengenai topik Tugas Akhir yang dibahas.
2.3.1 Pengertian Pembelian
sebuah proses formal untuk mendapatkan barang atau jasa. Proses ini bisa berbeda antar satu organisasi dengan lainnya, namun tetap mempunyai elemen-elemen utama yang sama. Proses ini biasa diawali dengan sebuah permintaan dari sebuah kebutuhan, bisa berbentuk fisik (inventory) atau jasa.setelah itu maka dibuatlah sebuah request proposal dimana berisi list detail permintaan. Supplier lalu meresponnya dengan sebuah review dimana berisi best offer (penawaran terbaik) berdasarkan harga, ketersediaan stok dan kualitasnya. Setelah itu di buatlah sebuah Purchase Order.
2.3.2 Pengertian Purchase Order
PO sendiri mempunyai tipe berbeda-beda, yaitu :
• Standard– satu kali pembelian
• Planned – sebuah perjanjian terhadap barang tertentu pada waktu yang
ditentukan
• Blanket – sebuah perjanjian pada kondisi dan ketentuan, waktu serta jumlah
pemesanannya tidak ditentukan.
Purchase Order biasa dilengkapi dengan sebuah Term & Condition dimana
berisi kontrak perjanjian dari transaksi. Supplier lalu memberikan barang/jasa dan pembeli mencatatatnya. Invoice lalu dikirimkan pada pembeli untuk mengecek PO dengan barang yang didapat. Pembayaran lalu dilakukan.
2.4 Sistem Pembelian Pengadaan Barang
Menurut Mulyadi (2001,p299), system pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2.5 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
Berdasarkan dengan apa yang ditulis diatas, bisa disimpulkan analisa dan perancangan sistem informasi merupakan sebuah proses dimana proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan dibuat berhubungan satu sama lainnya dengan sebuah sistem informasi yang mencakup proses bisnis tersebut.
Saat analisa dilakukan, pembuat sistem harus sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh perusahaan dan saat perancangan berlangsung pembuat sistem harus
memikirkan saat sistem ini dijalankan apa saja kendala yang akan terjadi serta bagaimana pemecahaannya.
Setelah sistem dirancang maka pembuatan sistem dilakukan dan sistem ini harus terintegrasi satu sama lainnya misalnya dengan hardware, dengan perangkat lunak serta networknya, dan lainnya sehingga sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Lalu siklus kehidupan sistem atau sistem development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod adalah proses pengembangan sistem yang mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu :
1. Tahap Perencanaan.
Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah :
Menyadari masalah, mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan mekanisme pengendalian.
2. Tahap Analisis.
Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :
Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek. 3. Tahap Rancangan.
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah :
Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak penerapan sistem.
4. Tahap Implementasi.
Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu :
Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database, menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.
5. Tahap Penggunaan.
Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut dilakukan antara lain untuk :
• Menjaga agar sistem selalu ‘Up-to-date’ dan sesuai dengan pekerjaan.
• Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.
• Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.
• Sistem ini harus bisa mencakup proses yang dinginkan misalnya proses pembelian dan penjualan sehingga dalam prosesnya sistem ini dapat membantu dengan baik serta saling berhubungan satu sama lainnya.
