DAFT
AR ISI
Dashboard
HRIS Lengkap
01
02
03
04
05
06
07
08
Basis Data
HRIS & Pencarian
Migrasi Data
Manajemen
Absensi & Kehadiran
Integrasi dengan
Mesin Absensi
Absensi melalui
Smartphone
Manajemen Cuti
Manajemen Izin
09
Multi Shifts
Pelaporan
Skema Lembur
DAFT
AR ISI
10
11
12
13
14
15
18
Struktur Organisasi
Manajemen Hari
Libur/Hari Raya
Kontrak Manajemen
FAQ
Hubungi Kami
Dashboard HRIS
yang Lengkap
Dashboard HRIS KaryaOne
menyediakan ringkasan informasi
penting yang bisa membantu
pengguna untuk menganalisa kondisi
secara cepat dan tepat dan melakukan
tindak lanjut secara mudah.
Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari
informasi sebagai berikut:
Jumlah dan daftar karyawan
Jumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang membutuhkan proses persetujuan
Jumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses persetujuan
Jumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawan Tingkat keterlambatan dan pulang lebih awal
Daftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menit Tingkat mangkir karyawan
Persentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periode Perbandingan antara status check in tanpa checkout, checkout tanpa checkin, check in dan check out
Ulang tahun para karyawan pada bulan berjalan Kontrak yang akan berakhir pada bulan berjalan Karyawan yang mendapatkan sanksi
Pengajuan ijin yang belum diproses oleh atasan Pengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan
Basis Data HRIS
& Pencarian
KaryaOne memiliki fitur Basis Data HRIS dan Pencarian Data Karyawan (Employee Database And Query), yaitu penyajian informasi karyawan secara lengkap dan dinamis, dan fitur pencarian yang
membantu Anda untuk mencari informasi karyawan secara mudah dan cepat.
Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, keluarga dan sebagainya
Sejarah pendidikan Pengalaman Kerja Jabatan kerja Aktivitas
Halaman profil karyawan memiliki
informasi sebagai berikut :
Migrasi Data
KaryaOne memiliki fitur Migrasi Data (Data Migration) yang membantu
pengguna untuk memindahkan data spreadsheet ke sistem. Selain itu, tersedia template yang pengguna bisa gunakan untuk mengupload data karyawan.
Melalui template ini, pengguna bisa memastikan bahwa data yang pengguna isi divalidasikan secara baik. Sistem pun akan memastikan bahwa data yang
diupload memang sesuai dengan format pengisian.
Ketika terjadi kesalahan, sistem akan memberi tahu lokasi cell spreadsheet yang pengguna harus perbaiki. Hanya template dengan data yang telah diisi secara benar yang dapat dimasukkan ke dalam sistem.
Jika pengguna sudah memiliki data berbentuk spreadsheet, pengguna bisa melakukan copy data dan melakukan paste data tersebut ke
template KaryaONE.
Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence and Attendance Management) Pengguna dapat mengelola absensi dan kehadiran karyawan secara mudah. Data bisa diimpor secara otomatis dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID).
Pengajuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan ringkasan kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk
penggajian.
Hal ini berarti perusahaan Pengguna tidak perlu lagi menggunakan absen manual seperti kartu absensi. Pengguna juga tidak perlu lagi mengolah data secara manual dari mesin fingerprint scanner ke data laporan perbulan atau pertahun karena data sudah diimpor secara otomatis.
Fitur ini juga akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan untuk keperluan pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan memakan waktu.
Manajemen Absensi
& Kehadiran
4
next next nextDepartemen SDM tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual. Mesin absensi bisa berfungsi secara mandiri dan sistem akan mengambil data secara otomatis dari alat mesin absensi.
5
Integrasi dengan
Mesin Absensi
Sistem KaryaOne bisa diintegrasikan dengan mesin absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses RFID, sehingga proses absensi karyawan bisa
Manajemen Cuti
KaryaOne memiliki fitur manajemen cuti (leave management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti tersebut. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan cuti tersebut.
Pengajuan cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.
Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan cuti untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.
Manajemen Izin
KaryaOne memiliki fitur manajemen izin (permission management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan izin yang diajukan oleh
karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan izin tersebut.
Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan izin tersebut. Pengajuan izin yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM.
8
Apabila izin tidak disetujui baik oleh atasan ataupun admin departemen SDM, karyawan berhak mengambil cuti atau berubah menjadi cuti tidak berbayar. Jatah cuti yang telah
digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Izin bisa
berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh. Fitur izin KaryaOne juga
memungkinkan dilakukannya pengajuan izin untuk beberapa
karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun
Multi Shifts
jam masuk dan pulang, kapan
dimulainya jam istirahat dan durasi jam istirahat tersebut.Tidak ada batasan jumlah untuk shift yang dibuat. Waktu kerja dalam shift akan tersinkronisasi dengan skema lembur (overtime scheme) dan absensi.
9
KaryaOne memungkinkan pengguna untuk membuat jadwal shift yang sesuai dengan jam operasional perusahaan pengguna. Pengguna bisa menentukan jam kerja berdasarkan hari,
Pelaporan
KaryaOne menyediakan berbagai macam laporan yang Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil karyawan. Laporan tersebut pun bisa Anda unduh dari sistem (dari tanggal cut-off ke tanggal cut-off).
Laporan tersebut meliputi: Ringkasan absensi
Cuti dan izin Payroll karyawan
Skema Lembur
Dengan fitur Skema Lembur (Overtime Scheme), KaryaOne memberikan perusahaan kemudahan dalam menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap karyawan tercatat dan dapat dikelola.
Semua data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke aplikasi KaryaOne.
Karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui dashboard KaryaONE secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk beragam keperluan, termasuk penggajian.
Struktur
Organisasi
KaryaOne memiliki fitur dimana pengguna bisa menyusun struktur organisasi dan menentukan hubungan atasan-bawahan antara satu karyawan dengan karyawan
lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini menentukan hak akses untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti atau izin.
Admin bisa secara mudah melakukan perubahan pada bagan struktur organisasi dengan melakukan drag-anddrop
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.
KaryaONE memiliki fitur manajemen kontrak yang dapat membantu Anda untuk mengelola dokumen kontrak karyawan. Kontrak dapat diperbaharui secara mudah dengan template yang disediakan melalui aplikasi.
Menyimpan (mengunggah) data soft copy kontrak karyawan yang telah ditandatangani. Menu ini akan sangat memudahkan
pengarsipan softcopy dokumen kontrak kerja karyawan.
Manajamen Kontrak
14
Manajemen Hari
Libur/Hari Raya
karyaOne memiliki ftur yang memudahkan Anda untuk mengelola acara, hari libur/raya dan cuti Bersama. Dengan fitur ini, Anda dapat secara mudah:
Mengatur tanggal acara, hari libur/raya atau cuti Bersama
Menentukan apakah karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur
Melihat kalender libur nasional
Memotong jatah cuti karyawan secara otomatis jika karyawan libur cuti bersama
15
1. Apa manfaat yang bisa saya dapatkan dari aplikasi ini?
Anda akan mendapatkan sejumlah fitur HR yang akan membantu melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Termasuk diantaranya adalah manajemen kedatangan dan pulang, manajemen izin, pembuatan kontrak kerja, dan sebagainya.
2. Fitur apa saja yang bisa membantu saya melaksanakan tugas?
Fitur HR yang diberikan termasuk manajemen organisasi, administrasi personal dan manajemen kehadiran (termasuk manajemen jadwal)
3. Apakah aplikasi ini dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik saya?
Tidak secara langsung. Dalam pengembangan aplikasi, kami berkonsultasi dengan sejumlah perusahaan pengguna aplikasi ini. Kami menanyakan apa saja keinginan dan kebutuhan mereka dari aplikasi ini. Sebagai tambahan, aplikasi ini juga didasarkan pada kebijakan pemerintah mengenai tenaga kerja. Anda bisa memberitahu
kebutuhan Anda dan kami akan memutuskan apa hal tersebut bisa dimasukkan dalam rencana pengembangan apliksi.
4. Apakah saya harus melakukan instalasi aplikasi KaryaOne di komputer?
Tidak perlu karena aplikasi KaryaOne berbasis website.
5. Aplikasi ini gratis atau berbayar?
Anda bisa mencoba aplikasi ini secara gratis, silahkan mendaftar di link berikut https://next.karyaone.co.id/auth/register
Untuk harga penggunaan aplikasi per karyawan per bulan dan juga fitur apa saja yang didapat, silahkan mengunjungi link ini https://www.karyaone.co.id/pricing/
6. Apakah pengguna bisa melakukan Top Up dengan menggunakan kode voucher atau kupon?
Bisa, kode voucher atau kupon dapat diperoleh pada saat event tertentu.
FAQ
7.Apabila berbayar, apakah harga yang ditawarkan terjangkau?
Dibandingkan dengan aplikasi lainnya, harga paket aplikasi KaryaOne cukup
terjangkau. Anda hanya membayar sesuai dengan paket dan jumlah karyawan (user) yang didaftarkan.
8. Bagaimana metode pembayarannya?
Metode pembayaran dapat melalui bank transfer, giro maupun credit visa/master.
9. Apa yang terjadi apabila saya lupa membayar tagihan?
15 hari sebelum jatuh tempo kami akan memberitahukan informasi tagihan yang harus dibayarkan. Jika Anda belum melakukan pelunasan setelah 30 hari terhitung dari hari jatuh tempo pelunasan, maka akun Anda akan dinon-aktifkan. Jika Anda tidak mel akukan pelunasan setelah 90 hari terhitung dari hari jatuh tempo, maka KaryaOne akan menghapus data Anda.
10. Bagaimana jika saya lupa kata sandi akun saya?
Anda dapat mengatur ulang kata sandi. Kami akan mengirimkan link untuk me-reset kata sandi.
11. Apakah terdapat tutorial bagaimana cara penggunaan aplikasi ini?
Tersedia user guide berupa video tutorial dan buku manual.
12. Bantuan apa saja yang diberikan apabila saya mengalami kendala dalam pemakaian?
KaryaOne memberikan bantuan dari hari Senin-Jumat selama jam kerja 08.00-17.00 WIB (kecuali hari libur nasional).
13. Berapa lama kami mendapatkan feedback dari admin apabila terdapat kendala dalam pemakaian?
Anda bisa langsung menghubungi customer support kami dan mendapatkan feedback (maksimal 1×24 jam kerja).
14. Bahasa apa yang dipakai dan tersedia pada aplikasi ini?
Untuk saat ini KaryaOne hanya menyediakan bahasa Inggris dan Indonesia.
FAQ
15. Apakah saya dapat bertemu langsung untuk menjelaskan kebutuhan dan pertanyaan saya?
Tim Marketing KaryaOne dengan senang hati melayani anda. Silahkan hubungi kami di info@karyaone.co.id.
16. Bagaimana data saya terlindungi?
Aplikasi KaryaOne sudah menggunakan SSL sehingga kami menjamin semua data Anda aman dan terenkripsi.
17. Sebagai owner atau HR manager, apakah saya bisa terhitung sebagai karyawan di aplikasi?
Bisa dengan cara membuat dua akun. Satu akun sebagai admin untuk mengatur pengaturan umum dan satu akun lagi sebagai karyawan.
18. Mengapa saya harus verifikasi email?
Verifikasi email diperlukan untuk memastikan bahwa orang tersebut adalah benar orang yang mendapatkan akses untuk menggunakan aplikasi ini. Untuk mengaktifkan akun Anda, maka email verifikasi akan dikirimkan ketika Anda mendaftarkan akun perusahaan. Email verifikasi juga akan dikirimkan ke karyawan yang Anda daftarkan sebagai admin.
