1
2.1 Komunikasi Organisasi
Komunikasi merupakan hal dasar yang sangat penting bagi manusia sebagai makhluk sosial guna bersosialisasi dan berinteraksi, untuk menyampaikan, mencari, menyebarkan, dan memperoleh informasi. Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication berasal dari kata latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti
sama. Sama di sini maksudnya adalah sama makna3. Jadi, kalau dua orang
terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa ang dipercakapkan.
Pengertian komunikasi menurut Onong Uchjana Effendy adalah proses penyampain suatu pesan dalam bentuk lambang, bermakna sebagai panduan pikiran dan perasaan berupa ide, informasi, kepercayaan, darapan, imbauan, dan sebagainya yang dilakukan seseorang kepada orang lain baik langsung maupun tidak langsung.4
Menurut Carl I. Hovland (1955) komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang ( komunikator ) menyampaikan rangsangan (
3 Onong Uchjana Effendy, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung, PT.Remaja Rosdakarya, 2005,
hal 9
4
Onong Uchjana Effendy, Kamus komunikasi, Bandung, CV.Mandar Maju, 1998, hal:60
biasanya lambang-lambang verbal ) untuk mengubah perilaku orang lain ( komunikan ).5
Komunikasi pada hakekatnya adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang ( komunikator ) kepada orang lain ( komunikan ). Pikiran bisa merupakan gagasan, Informasi, opini, dan lain-lain yang muncul dari benaknya. Perasaan bisa berupa keyakinan, kepastian, keragu-raguan, kekhawatiran, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan sebagainya yang timbul dari lubuk hati. Komunikasi sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup manusia, apalagi di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi komunikasi sangat diperlukan. Dengan adanya komunikasi di dalam organisasi maka akan terjadi interaksi diantara mereka, di mana mereka dapat saling bertukar informasi, berdiskusi dan melalui komunikasi dapat meningkatkan motivasi dalam bekerja.
Organisasi adalah sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat beragam antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Ada yang beranggotakan tiga orang atau empat orang, bekerja dengan kontak yang sangat dekat.6
5 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Bandung, PT.Remaja Rosdakarya, 2010,
hal:68
6
Organisasi menurut Schein merupakan suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab serta mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur dan tujuan sehingga saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan tergantung pada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam komunnikasi tersebut.7
Tujuan organisasi dan karyawan secara keseluruhan dapat diselaraskan melalui komunikasi formal maupub komunikasi informal di dalam organisasi.8 Dalam organisasi, komunikasi menjadi sarana yang menghubungkan semua individu dalam perusahaan untuk mencapai tujuan komunikasi diibaratkan sebagai darah yang mengalir dalam organisasi tersebut sebagai komunikasi organisasi.
Tujuan dari komnikasi adalah untuk mengadakan situasi yang menguntungkan komunikator demi terwujudnya suatu tujuan atau harapan. Karena itu, suatu kegiatan komunikasi yang mengetahui lingkup referensi dan luas pengalaman, membuka jalan untuk memperhitungkan sebelumnya bagaimana reaksi komunikasi terhadap pesan yang akan dilancarkan.
Komunikasi organisasi adalah suatu penyampaian informasi, ide-ide di antara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka
7 Arni Muhammad, Opcit, hal: 23 8
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 9 Komunikasi organisasi didefinisikan secara fungsional dalam bukunya komunikasi organisasi oleh Wayne Pace & Don faules, yaitu sebagai pertunjukan dan penafsiran diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.10
Katz dan Khan mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.11 Sebagaimana manusia pada umumnya individu dalam organisasi saling berkomunikasi dengan sesamanya berhubungan dan menciptakan sebuah jaringan komunikasi.
Sedangkan menurut Uday Pareek, komunikasi organisasi merupakan proses aliran (pengirim dan penerima) pesan-pesan yang berorientasi diantara sumber-sumber komunikasi dalam suatu pola dan melalui suatu medium atau media. Komunikasi Organisasi juga Menyangkut kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi serta komunikasi antara organisasi. Komunikasi organisasi didefinisikan sebagai suatu arus pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling bergantung.12
2.1.1 Fungsi dan Tujuan Komunikasi dalam Organisasi
Setelah mengetahui definisi dari komunikasi dan organisasi, akan dibahas mengenai fungsi dari komunikasi dalam organisasi. Faktor
9
Ig. Wursanto. Dasar-Dasar Ilmu Komunikasi., Andi offet, Jogjakarta, 2003. Hal 157
10 Dalam, Pace Wayne and Faules, Opcit, hal: 41 11 Dalam, Arni Muhammad, Opcit, hal:65 12
terpenting dalam usaha mempertahankan kesatuan dalam kelompok organisasi untuk mencapai tujuan bersama.13
Menurut A. W. Widjaja, fungsi komunikasi dalam organisasi dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Informasi, yakni pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, penyebaran berita, data, gambar, fakta dan pesan opini serta komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi secara jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain agar dapat mengambil keputusan yang benar.
2. Sosialisasi, yakni menyediakan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif sehingga sadar fungsi sosialnya sehingga ia dapat aktif di dalam masyarakat.
3. Motivasi, yakni menjelaskan tujuan setiap manusia jangka pendek maupun jangka panjang, mendorong orang menentukan pilihan dan keinginan serta mendorong kegiatan individu.
4. Diskusi, yakni menyediakan dan saling menukar fakta yang diperlukan untuk persetujuan.14
13 Riyono Praktiko, Jangkauan Komunikasi, Penerbit Alumni Bandung, 1993, hal; 15
14 A.W Widjaja, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 1993, hal;
2.2 Public Relations
Kegiatan hubungan masyarakat (Public Relations) pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi. Tetapi berbeda dengan jenis kegiatan komunikasi lainnya, kegiatan komunikasi dalam public relations memiliki ciri-ciri tertentu disebabkan karena fungsi, sifat organisasi dari lembaga dimana public relations itu berada dan berlangsung, sifat-sifat manusia yang terlibat, terutama publik yang menjadi sasaran, faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi dan sebagainya yang bersifat khas.
Ciri hakiki dari komunikasi dalam public relations adalah komunikasi yang bersifat timbal balik ini sangat penting dan mutlak harus ada dalam kegiatan Public Relations dan terciptanya feedback merupakan prinsip pokok dalam Public Relations.
2.2.1 Definisi Public Relations
Definisi Public Relations menurut Frank Jefkins adalah ” Sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”.15
Definisi Public Relations yang dikemukakan oleh Cutlip dan Center dalam bukunya Effektive Public Relations mengemukakan bahwa: “Public Relationsis the communication and interpretation, and the
15
communications and ideas from an institution to its publics, andv the communications of information, ideas, and opinions from those public to the institutions, in a sincere effort to establish mutuality of interest and this achive the harmonious adjustment of an institution to its community”. Artinya, Public Relations adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran, serta komunikasi-komunikasi dan gagasan-gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya, dan pengkomunikasian informasi, gagasan-gagasan, serta pendapat dari publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakatnya.
Dari definisi Cutlip dan Center itu tergambar dari adanya ciri khas dari Public Relations, yaitu suatu kegiatan timbal balik antara lembaga dengan publiknya. Tidak saja melakukan kegiatan kepada publik yang ada diluar lembaga, tetapi juga pihak publiknya melakukan kegiatan terhadap lembaga itu, sehingga terjadilah suatu pengertian bersama dalam meraih kepentingan bersama. Dengan pengertian demikian kita bisa mengetahui adanya sifat komunikasi dua arah dalam Public Relations. Dalam proses komunikasinya, Public Relations tidak hanya menyampaikan informasi dari publiknya. Sifat timbal baliknya itu bukan hanya memberi, tetapi juga menerima. Jadi, untuk berkomunikasi dengan tiap-tiap publik akan menimbulkan dua jalur penghubung karena itu pula Public Relations harus
ditulis dan diartikan jamak (dengan menambahkan ‘s’ pada kata relation).16
Sedangkan menurut (British) Institute of Public Relations (IPR), PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.17
Artinya PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya ini berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan.
2.2.2 Tujuan Public Relations
Menurut M. Linggar Anggoro, tujuan humas adalah untuk memastikan bahwa niat baik dan kiprah organisasi yang bersangkutan senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang berkepentingan atau lazim disebut khalayak atau public.18
Tujuan humas yaitu untuk memastikan bahwa segala upaya yang dilakukan suatu organisasi dalam berhubungan dengan publiknya dapat diterima publiknya dengan baik.
16 Suhandang Kuat di Public Relations Perusahaan: Kajian,Program dan Implementasi, Penerbit
Nuansa,Bandung:2004,Hal:45
17 Ibid, Frank Jefkins, hal 9 18
M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan: Serta aplikasinya di Indonesia. Bumi Aksara: Jakarta. 2001. Hal. 2
2.3 Humas Pemerintahan
2.3.1 Definisi Humas Pemerintahan
Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas humas yang terdapat di instansi pemerintahan dengan non pemerintah (lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi, dan periklanan. Humas pemerintah lebih menekankan pada public services atau demi meningkatkan pelayanan umum.19
Pada dasarnya pemerintah adalah sekelompok orang yang diberi suatu kekuasaan legal oleh masyarakat setempat untuk melaksanakan pengaturana tas interaksi yang terjadi dalam pergaulan masyarakat (baik anatara individu dengan individu, individu dengan lembaga pemerintah, lembaga pemerintah dengan lembaga pemerintah, lembaga pemerintah dengan pihak swasta, pihak swasta dengan individu) untuk memenuhi kebutuhan dan keperluan hidupnya sehari-hari, sehingga interaksi tersebut dapat berjalan secara harmonis.20
2.3.2 Tugas Humas Pemerintahan
Menurut Jhon d Miller yang dikutip oleh Rosady Ruslan dalam buku Etika Kehumasan dan Aplikasinya menyatakan bahwa ada beberapa
19
Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. 2003. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Hal.323
20 Dharma Setyawan Salam. Manajemen Pemerintahan Indonesia. 2004. Jakarta : Djambatan. Hal
tugas atau kewajiban suatu dinas instansi atau lembaga pemerintahan, yaitu sebagai berikut :
1. Mengamati dan mempelajari keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desire and aspiration).
2. Kegiatan untuk memberikan atau sumbang saran dalam menaggapiapa yang sebaiknya dapat dilakukan instansi atau lembaga pemerinttah seperti yang dikhendaki oleh pihak publiknya (advising the public about what is should desire). 3. Kemampuan untuk mengusahakan teciptanya hubungan
memuaskan antara publik dengan para pejabatt pemerintah (ensuring satisfactory contact between public and government official).
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah di upayakan oleh suatu lembaga atau instansi pemerintahan yang bersangkutan (informing and about what agency is doing).
5. Menjadi komunikator untuk membantu keberhasilan dalam melaksanakan program pembangunan pemerinttah (back up the government work program supporting).
6. Memiliki kemampuan membangun hubungan yang positif (good relationship).
7. Adanya konsep kerja yang baik dan terencana (work program concept).
Mampu menciptakan citra baik bagi lembaga yang diwakilinya, serta membangun opini publik yang positif (good image maker and positive of public opinion).21
2.3.3 Fungsi Humas Pemerintahan Indonesia
Fungsi pokok Humas Pemerintahan Indonesia pada dasarnya, antara lain22
1. Mengamankan kebijaksanaan pemerintah.
2. Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.
3. Menjadi komunikator dan sekaligus sebgai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak, dan menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak.
4. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik
21 Rosady Ruslan, Etika Kehumasan dan Aplikasinya, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, cetakan
ke tiga, 2004, Hal 101
22
pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2.3.4 Aktivitas Humas Pemerintahan
1. Mengamati dan Mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat
2. Memberikan nasihat atau sumbang saran mengenai apa yang sebaiknya dilakukan oleh lembaga / instansi pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya.
3. kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan antara aparat pemerintah dengan publik.
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan oleh suatu lembaga/instansi pemerintahan yang bersangkutan.23
Dalam rangka menunjang pelaksanaan aktivitas kehumasan, sebagai aparat kehumasan pemerintah, maka berbagai kegiatan yang perlu diperhatikan antara lain:
a. Membina pengertian pada khalayak/public terhadap kebijaksanaan pimpinan, baik kepada khalayak intern maupun khalayak ekstern.
b. menyelenggarakan dokumentasi kegiatan-kegiatan pokok instansi pemerintah, terutama yang menyangkut publikasi. c. memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat
23
masyarakat
d. mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagi sumber
Bentuk produk humas yang dihasilkan seperti majalah, bulletin, press release, pamphlet dan selebaran lain.24
2.3.5 Peran Humas Pemerintahan
Humas Pemerintahan merupakan bagian yang sangat penting dalam pemerintahan dalam menyelenggarakan good government dan good governance. Untuk itu forum kehumasan sangat diperlukan karena merupakan jembatan untuk menyatukan semua kehumasan di pemerintahan agar kehumasan pemerintahan tidak jalan masing-masing namun diperlukan sinergi di dalamnya sehingga tercapai transparasi penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif.
2.4 Komunikasi
Menurut Everett M. Rogers komunikasi adalah “proses di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”25
Dari pendapat ahli di atas penulis menyimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan berupa pemikiran atau pendapat yang dilakukan oleh
24 H.A.W Widjaja “komunikasi: komunikasi dan Hubungan Masyarakat”, 2008, (Jakarta), Hal.65 25
sumber dengan niat yang disadari untuk mempengaruhi satu sama lain sehingga dapat mengubah prilaku setelah menerima pesa
2.1.4 Unsur-unsur komunikasi
Yang termasuk dalam unsur-unsur komunikasi adalah :
1. Sumber
Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi juag bisa dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.
2. Pesan
Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa Inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata message, content atau information.
3. Media
Media yang dimaksud di sini ialah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Terdapat beberapa
pendapat mengenai saluran atau media. Ada yang menilai bahwa media bisa bermacam-macam bentuknya, misalnya dalam komunikasi antarpribadi pancaindera dianggap sebagai media komunikasi.
4. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih,bisa dalam bentuk kelompok, partai atau Negara. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan atau saluran. Kenalilah khalayakmu adalah prinsip dasar dalam berkomunikasi. Karena mengetahui dan memahami karaktertistik penerima (khalayak), berarti suatu peluang untuk mencapai keberhasilan komunikasi.
5. Pengaruh
Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku sesorang (De Fleur, 1982). Karena itu, pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau penguatan keyakinan pada pengetahuan, sikap dan tindakan seserang sebagai akibat penerimaan pesan.
Ada yang beranggapan bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk daripada pengaruh yang berasal dari penerima. Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meskipesan belum sampai pada penerima. Misalnya sebuah konsep surat yang memerlukan perubahan sebelum dikirim, atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan itu mengalami gangguan sebelum sampai ke tujuan. Hal-hal seperti itu menjadi tanggapan balik yang diterima oleh sumber.26
Dari keterangan tersebut, penulis menyimpulkan bahwa komunikasi tidak hanya didapatkan dari empat unsur saja yaitu komunikator, pesan, saluran dan penerima saja, karena dari ke empat unsur tersebut hanya akan terjadi komunikasi satu arah. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang bersifat dua arah, yaitu ada pengaruh dari komunikan ke komunikator. Dari pengaruh tersebut akan menimbulkan timbal balik atau tanggapan balik dan komunikasi juga perlu lingkungan yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi.
2.5 Informasi
Informasi sangat dibutuhkan oleh seluruh lapisan masyarakat. Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau intruksi. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat
26
dengan konsep seperti arti, “Pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental”.27
Pengertian Informasi menurut W. Ssharamm yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy, adalah :
“Isi komunikasi yang mengurangi ketidakpastian atau kemungkinan-kemungkinan alternatif dalam situasi ini dapat mencakup emosi, dapat pula meliputi faktor atau opini, bimbingan dan persuasi. Ia tidak harus berbentuk kata-kata pengertian, yaitu tersembunyi atau bahasa bisu (the silent language) adalah informasi yang penting”.28
2.6 Website
Secara makna sebuah WEBSITE adalah sekumpulan halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa di akses di seluruh dunia selama terkoneksi dengan jaringan internet. Website merupakan komponen yang terdiri dari teks, gambar, suara animasi sehingga menjadi media informasi yang menanrik untuk di kunjungi oleh orang la
27 http://id. Wikipedia. Org /wiki/informasi 28
