SOP DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT

(1)

(2)

No :MM-SOP-SIS-02 Revisi :0 Tgl Eff :15-Jan-15 Halaman :2 dari 8 Admin Outlet I N P U T D A T A S P P K I N D E N T PT. SIS Reg. Sales Manager

Branch Manager SPV. Distribusi

SPV. IT

Sales Sales Head / Outlet _Head Operation Manager

SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT

D I S T R I B U S I U N I T MULAI Input SPPK Indent via WEB

Sistem Terima Proses Inputan Terima Order Proses Order Buka Data SPPK Indent Cek data SPPK Indent Terima Konfirmasi by e-mail 1AO CC Buka WEB / Login SPPK Indent SPPK Indent Buka WEB / Login Akses Buka WEB / Login Buka WEB / Login Buka WEB / Login Buka WEB / Login Kirim Info Tentang Unit Terima Konfirmasi by e-mail Distribusi Unit SPPK Indent Persetujuan OM

Akses Akses Akses Akses Akses

Order SPPK Indent Terima CC Order 2AO 3AO 1SIT 2SIT 2DIS 3DIS 4DIS 5DIS 6DIS 7DIS 8DIS 3SH/OH 4SH/OH 1BM 2BM 1RSM 2RSM 2OM 3OM 5OM 6OM 1SIS 2SIS 3SIS SPPK Indent SPPK Indent Menentukan SPPK Indent Unit Instruksi Input SPPK Indent 1SH/OH 2SH/OH Dokumen dalam e-mail Dokumen dalam e-mail Dokumen dalam e-mail SPPK Indent SPPK Indent ADA DI OUTLET LAIN? Minta Persetujuan BM/RSM BISA? Verifikasi Siap Transaksi / Penarikan Unit SPPK Indent 6SH/OH 7SH/OH NO YES 4OM NO YES Konfirmasi Konfirmasi Infokan ke SH/OH Infokan ke SH/OH Terima Info 3RSM 4RSM 3BM 4BM 5SH/OH Siap Untuk di Share / Akses Terima Notif e-mail Notif e-mail SPPK

Indent Terima CC Notif

e-mail Notif e-mail

1DIS 1OM

(3)

No :MM-SOP-SIS-02 Revisi :0 Tgl Eff :15-Jan-15 Halaman :3 dari 8 PT. SIS Operation Manager

Sales Head / Outlet Head D I S T R I B U S I U N I T

SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK INDENT

Sales Admin Outlet SPV IT SPV Distribution Branch Manager Reg. Sales Manager

Up-date Rekap Indent Buka WEB / Login Buka WEB / Login Buka WEB / Login Buka WEB / Login Buka WEB / Login

Terima Info Infokan ke Sales

Kejar Customer TDK LEWAT 2X24 JAM? Lengkapi Persyaratan Transaksi Terima Notif e-mail / Unit Floating Tawarkan ke Outlet Lain Outlet Terima Tawaran YES Verifikasi NO (Waktu ≤2 X 24 jam berlaku dari tanggal 20 di setiap bulannya).

4AO 5AO 6AO 1SL 2SL 3SL 4SL 8DIS 9DIS 9SH/OH 10SH/OH 11SH/OH 12SH/OH 13SH/OH 14SH/OH 5BM 6BM 7BM 5RSM 6RSM 7RSM 7OM 8OM 10OM 11OM Kirim / Share Terima notif e-mail bila Indent

Terpenuhi

Terima notif e-mail bila Indent

Terpenuhi

Terpenuhi Terima notif

e-mail bila Indent Terpenuhi

Terpenuhi

Akses Akses Akses Akses

Akses SIAP ≤ 24 JAM? Infokan Sales NO YES 10DIS Up-date Rekap Indent 7AO 9OM 15SH/OH SPPK Indent Notif e-mail Notif e-mail Notif e-mail SPPK Indent Notif e-mail SPPK Indent Notif e-mail Notif e-mail Infokan ke Sales 7SH/OH 8SH/OH SELESAI

(4)

No :MM-SOP-SIS-02 Revisi :0

Tgl Eff :15-Jan-15 Halaman :4 dari 8

NO URAIAN PENJELASAN KETERANGAN

1SH/OH 2SH/OH 1AO 1SIT 2SIT 2AO 3AO 1DIS 2DIS 3DIS 3SH/OH 4SH/OH 1BM 2BM 1RSM 2RSM 1OM

TERIMA NOTIF E-MAIL

Spv. Distribusi menerima notification e-mail yang memberitahukan bahwa ada SPPK Indent.

Spv. Distribusi Notification

e-mail

TERIMA CC NOTIF E-MAIL

Operation Manager menerima salinan notification e-mail yang memberitahukan bahwa ada SPPK Indent.

Operation Manager Notification

e-mail

SPPK Indent Spv. IT

Sistem diakses melalui web.

MENENTUKAN SPPK INDENT UNIT

SPPK Indent Sales Head / Outlet Head Sales Head / Outlet Head menentukan SPPK Indent unit.

INSTRUKSI INPUT SPPK INDENT

- Sales Head / Outlet Head Sales Head / Outlet Head menginstruksikan agar Admin Outlet

menginputkan SPPK Indent ke dalam sistem.

Admin Outlet menginput SPPK indent atas permintaan dan persetujuan Outlet Head / Sales Head melalui sistem yang sudah disediakan.

SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK

INDENT

-DOKUMEN PIC Admin Outlet Spv. Distribusi SPPK Indent

INPUT SPPK INDENT VIA WEB

SISTEM TERIMA PROSES INPUTAN

Spv. IT SPPK Indent

SPPK Indent yang diinputkan oleh Admin Outlet kemudian diterima oleh sistem.

Admin Outlet

SIAP UNTUK DISHARE / DIAKSES

Inputan SPPK Indent yang diterima oleh sistem kemudian diproses oleh sistem sehingga siap untuk dishare serta diakses oleh setiap pihak yang terkait (Admin Outlet, Spv. Distribusi, Sales Head / Outlet Head, Branch Manager, Reg. Sales Manager, Operation Manager).

- Admin Outlet

BUKA WEB / LOGIN

Admin Outlet membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

Spv. Distribusi mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

- Spv. Distribusi

Spv. Distribusi membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

AKSES

-AKSES

Admin Outlet mengakses sistem tersebut untuk mengetahui apakah inputan sudah diproses.

Branch Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

- Branch Manager Sales Head / Outlet Head mengakses sistem tersebut untuk

mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

-Sales Head / Outlet Head

Sales Head / Outlet Head Sales Head / Outlet Head membuka web kemudian login dengan

menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

-AKSES

Regional Sales Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

- Regional Sales Manager

AKSES

Branch Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

- Branch Manager

AKSES

Regional Sales Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet.

(5)

2OM 3OM 4OM 3RSM 4RSM 3BM 4BM 5SH/OH 6SH/OH 7SH/OH 8SH/OH 5OM 4DIS

Sales Head / Outlet Head siap untuk melakukan transaksi untuk penarikan unit dari outlet yang bersangkutan.

- Sales Head / Outlet Head

INFOKAN KE SALES

Sales Head / Outlet Head kemudian menginfokan kepada Sales bahwa permintaan unit terpenuhi.

SIAP TRANSAKSI / PENARIKAN UNIT

Sales Head / Outlet Head

MINTA PERSETUJUAN BM / RSM

- Operation Manager Operation Manager meminta persetujuan pada BM / RSM untuk

meminta unit pada Outlet yang bersangkutan.

VERIFIKASI

Sales Head / Outlet Head memverifikasi mengenai permintaan unit yang telah disampaikan.

KONFIRMASI

Regional Sales Manager mengkonfirmasi permintaan dari Operation Manager.

TERIMA CC ORDER

Spv. Distribusi menerima salinan e-mail order yang dikirimkan oleh Operation Manager kepada PT. SIS.

SPPK Indent Spv. Distribusi

ORDER

SPPK Indent Operation Manager Setelah Operation Manager mengakses dan memeriksa SPPK Indent

yang terinput kemudian melakukan order unit ke PT. SIS dengan mengirimkan e-mail, serta menCCkan e-mail tersebut pada Spv. Distribusi.

Operation Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

- Operation Manager

AKSES

Operation Manager mengakses sistem tersebut untuk mengetahui SPPK Indent yang sudah diinput oleh Admin Outlet dan melihat apakah ada unit yang dimaksud di outlet lain.

NO

YES

Apabila unit ada di outlet lain, maka Operation Manager bisa mengkonfirmasi pada outlet bersangkutan.

Apabila unit tidak ada di outlet lain, maka Operation Manager bisa melakukan order ke PT. SIM.

NO

Apabila unit tidak dapat ditarik oleh outlet yang memerlukan maka diteruskan kepada Operational Manager untuk order.

-YES

Apabila bisa maka berikan info pada SH/OH bersangkutan yang memerlukan unit tersebut.

SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK

INDENT

DOKUMEN PIC

INFOKAN KE SH / OH

Regional Sales Manager menginformasikan kepada Outlet Head mengenai permintaan unit oleh Operation Manager.

KONFIRMASI

Branch Manager mengkonfirmasi permintaan dari Operation Manager. - Branch Manager

INFOKAN KE SH / OH

Branch Manager menginformasikan kepada Sales Head mengenai permintaan unit oleh Operation Manager.

- Branch Manager

TERIMA INFO

Sales Head / Outlet Head menerima info yang disampaikan oleh BM / RSM.

(6)

1SIS 2SIS 3SIS 6OM 5DIS 6DIS 7DIS 8DIS 9DIS 10DIS 4AO 5AO 6AO 5BM 6BM 7BM

TERIMA KONFIRMASI BY E-MAIL

PT. SIS memproses order yang telah dikirimkan oleh Operation Manager.

- PT. SIS

TERIMA ORDER

PT. SIS menerima order yang telah dikirimkan oleh Operation Manager.

- PT. SIS

KIRIM INFO TENTANG UNIT

PT. SIS PT. SIS memberitahukan bahwa order telah diproses kemudian

mengirimkan info jumlah unit yang dipenuhi, no rangka mesin, dan lain sebagainya Operation Manager dan Spv. Distribusi.

Spv. Distribusi

CEK DATA SPPK INDENT

UP-DATE REKAP INDENT PROSES ORDER

Operation Manager Operation Manager menerima konfirmasi mengenai unit dari PT. SIS

melalui e-mail.

TERIMA KONFIRMASI BY E-MAIL

Operation Manager menerima konfirmasi mengenai kedatangan unit dari PT. SIS melalui e-mail.

Spv. Distribusi

BUKA DATA SPPK INDENT

Pemberitahuan Tentang Unit by e-mail Pemberitahuan Tentang Unit by e-mail Pemberitahuan Tentang Unit by e-mail Notification e-mail Notification e-mail SPPK Indent Spv. Distribusi Spv. Distribusi mendistribusikan unit sesuai dengan tanggal

inputan SPPK Indent yang paling tua dan atas persetujuan Operation Manager.

Spv. Distribusi membuka inputan data SPPK Indent setelah menerima konfirmasi tentang unit dari PT. SIS.

SPPK Indent

KIRIM / SHARE

- Spv. Distribusi Spv. Distribusi mengirimkan dan mengshare data rekap indent yang

telah diupdate pada setiap orang yang terkait (Admin Outlet, Spv. Distribusi, Sales Head / Outlet Head, Branch Manager, Reg. Sales Manager, Operation Manager).

TERIMA NOTIF E-MAIL BILA INDENT TERPENUHI

Admin Outlet menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

Admin Outlet Spv. Distribusi mengupdate data pada rekap indent kemudian

membagi unit berdasarkan urutan rekap indent.

SPPK Indent Spv. Distribusi SPPK Indent Spv. Distribusi Spv. Distribusi memeriksa inputan data SPPK Indent.

DISTRIBUSI UNIT

Branch Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

- Branch Manager Admin Outlet membuka web kemudian login dengan menggunakan

username dan password yang telah dimiliki.

- Admin Outlet

AKSES

Admin Outlet mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

- Admin Outlet

SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK

INDENT

DOKUMEN PIC

AKSES

Branch Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

- Branch Manager

Branch Manager menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

(7)

5RSM 6RSM 7RSM 7OM 8OM 9OM 9SH/OH 10SH/OH 11SH/OH 12SH/OH 1SL 2SL 3SL

Batasan waktu 2X24 jam hanya berlaku mulai dari tgl 20 setiap bulannya. Untuk tgl dibawah 20 batas waktu tidak ditentukan. SPPK Indent Notification e-mail Notification e-mail Notification e-mail

Regional Sales Manager

Regional Sales Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

-AKSES

Regional Sales Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

- Regional Sales Manager Regional Sales

Manager

Operation Manager menerima notification e-mail apabila

permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

Operation Manager

Sales Head / Outlet Head Sales Head / Outlet Head menerima notification e-mail apabila

permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

Sales Head / Outlet Head membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

Operation Manager membuka web kemudian login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki.

-AKSES

Operation Manager mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

- Operation Manager Operation Manager

KEJAR CUSTOMER

Sales memberitahukan pada customer bahwa unit ada, kemudian Sales mengejar customer agar segera memenuhi kekurangan persyaratan yang ada di SPPK, agar SPPK bisa ditransaksikan (transaksi nomer rangka mesin unit).

Sales

LENGKAPI PERSYARATAN

Sales Sales bersama customer diberikan waktu maksimal 2 X 24 jam untuk

melengkapi persyaratan SPPK agar bisa ditransaksikan.

NO

Apabila syarat belum lengkap dan lewat dari 2 X 24 jam tidak bisa ditransaksikan maka sistem akan mengirim notification e-mail kepada Operation Manager bahwa unit floating.

AKSES

Sales Head / Outlet Head mengakses sistem tersebut untuk melihat rekap indent yang sudah diupdate.

INFOKAN KE SALES

TERIMA INFO

Sales menerima info unit yang terpenuhi dari Sales Head maupun Outlet Head.

Sales Sales Head / Outlet

Head

YES

Apabila syarat sudah lengkap sebelum 2 X 24 jam maka unit bisa ditransaksikan kepada Customer.

Sales

SOP

Regional Sales Manager menerima notification e-mail apabila permintaan unit terpenuhi yang secara otomatis akan dishare oleh sistem setelah Spv. Distribusi mengupdate rekap indent dan mengirim secara sistem.

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK

INDENT

(8)

10OM

11OM Menawarkan by phone

13SH/OH 14SH/OH 15SH/OH 4SL 7AO -Notification e-mail

TERIMA NOTIF E-MAIL / UNIT FLOATING

Operation Manager Operation Manager menerima notification e-mail apabila unit yang

sudah didistribusikan ke outlet belum dapat ditransaksikan selama 2 X 24 jam.

TAWARKAN KE OUTLET LAIN

Operation Manager menawarkan pada outlet lain sesuai dengan nomer urut di rekap indent.

OUTLET TERIMA TAWARAN

Sales Head / Outlet Head menerima tawaran unit dari Operation Manager yang diambil dari Outlet lain yang sudah lewat dari waktu yang telah ditentukan dan belum dapat melakukan transaksi.

-SOP

DISTRIBUSI UNIT BERDASARKAN SPPK

INDENT

DOKUMEN PIC

Sales Head / Outlet Head memverifikasi tawaran yang diterima dari Operation Manager apakah dapat menyanggupi atau tidak.

NO

Apabila tidak siap 2 X 24 jam maka Oulet tidak bisa menerima tawaran dan dikembalikan pada Operation Manager.

YES

Apabila siap 2 X 24 jam maka Oulet bisa menerima tawaran dan segera menginfokan pada Sales.

Sales Head / Outlet Head Sales Head / Outlet

Head

-Admin Outlet mengupdate rekap indent apabila unit telah ditransaksikan.

SPPK Indent Admin Outlet

INFOKAN SALES

TRANSAKSI

Setelah semua persyaratan customer lengkap, kemudian Sales mentransaksikan unit kepada Customer.

Sales

UP-DATE REKAP INDENT VERIFIKASI