PROGRAM KERJA TAHUNAN
INSTALASI REKAM MEDIS
TAHUN 2008
RUMAH SAKIT UMUM SARI MUTIARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas selesai disusunnya Program Kerja Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 ini.
Suatu sistem Rekam Medis yang meliputi pencatatan proses pelayanan rumah sakit hingga pengelolaan data yang terekam adalah mutlak dibutuhkan oleh suatu rumah sakit, agar pimpinan rumah sakit dapat menilai seberapa jauh keberhasilan pelayanan dan fasilitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Instalasi Rekam Medis sebagai salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari penyelenggaraaan pelayanan rumah sakit pada umumnya, , harus mampu berperan meningkatkan kualitas pelayanannya khusunya dalam penyelenggaraan rekam medis.
Untuk itulah disusun sebuah program kerja tahunan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan Tahun 2008 ini, sebagai pedoman rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh Instalasi Rekam medis RSU Sari Mutiara Medan selama tahun 2008 ini.
Diharapkan program kerja ini dapat kita laksanakan dengan sebaik-baiknya dengan hasil yang cukup memuaskan.
Medan, Desember 2007 Kepala Instalasi Rekam Medis
HALAMAN PENGESAHAN
Dengan Ini Mengesahkan Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
Medan, …. Desember 2007
Kepala Instalasi Rekam Medis Ketua Sub Komite Rekam Medis
Giyatno, Amd. PK dr. Tuahman Fr Purba, M.Kes, Sp. An
Direktur
RSU Sari Mutiara Medan
Dr. Deli Theo, Sp. PK
DAFTAR ISI Kata Pengantar………. i Halaman Pengesahan……….……… ii Daftar Isi………. iii Daftar Lampiran………. iv BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang……….. 1
B. Maksud dan Tujuan……….. 1
BAB II. GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSU SARI MUTIARA MEDAN
A. Kondisi Umum………... 3
B. Proyeksi Ke Depan………... 3
BAB III. ANALISA SITUASI
A. Strenght (Kekuatan) ……… 4 B. Weakness (Kelemahan) ………. 4 C. Opportunity (Kesempatan) ………. 4 D. Threat (Ancaman) ……… 4
A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis…………. 6
B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM………. 6
C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana………. 6
D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis………. 7
BAB V. PENUTUP Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
1. Matriks Program Kerja Instalasi Rekam Medis Tahun 2008………... 9
2. Jadwal Program Kerja dan Kegiatan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008…... 13
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua bidang termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah sakit, maka setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat bersaing dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat memenangkan persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan yang termasuk bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu pelayanan di Instalasi Rekam Medis.
Instalasi Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di sebuah rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun non medis. Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program kerja rumah sakit karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan dan diolah di Instalasi rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk membantu pimpinan rumah sakit dalam menetapkan kebijakan dan pengambilan keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan maupun tahap evaluasi.
Untuk itu, setiap rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis untuk mengelola data rekam medis, hal ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 749a/MenKes/Per/1989 tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit yang disitu disebutkan:
1. Setiap rumah sakit harus menyelenggarakan medical recording, reporting
dan hospital statistic.
2. Guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik maka rumah sakit diwajibkan untuk :
a. Mengadakan pengelolaan data statistik
b. Membina petugas rekam medis yang berdasarkan kebijakan dan prosedur tetap yang telah ditetapkan.
Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan, maka disusunlah Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008 ini.
B. Maksud dan Tujuan Umum :
Untuk menunjang dan mendukung program kerja Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan tahun 2008, terutama dalam penyelengaraan rekam medis
dalam rangka mencapai tujuan, misi dan visi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
Khusus
1. Sebagai sarana untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan.
2. Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Instalasi Rekam Medik RSU Sari Mutiara Medan selama tahun 2008.
3. Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan.
4. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan pada tahun-tahun berikutnya.
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSU SARI MUTIARA MEDAN
A. Kondisi Umum
Secara organisasi di RSU Sari Mutiara Medan, Instalasi Rekam Medis berada di bawah SubBid Kesekretariatan dan Rekam Medis,
Ruangan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan bertempat di lantai tiga (belakang) gedung RSU Sari Mutiara Medan. Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri dari 5 bagian yaitu ruang Kepala Instalasi dan kantor, ruang pengolahan data, ruang penyimpanan berkas aktif, ruang penyimpanan berkas in-aktif dan ruang pendaftaran.
Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan, dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi yang diangkat oleh Direktur RSU Sari Mutiara Medan melalui Surat Keputusan. Staf di Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri atas duabelas orang yang ditempatkan oleh Direktur RSU Sari Mutiara Medan melalui Surat Tugas penempatan.
Instalasi Rekam Medis selain menyelenggarakan kegiatan rekam medis intern baik perekaman / pengisian, pengumpulan data, pengolahan dan analisis data, penyajian maupun pelaporan data dan evaluasi, Instalasi rekam medis RSU Sari Mutiara Medan juga berhubungan dengan pelayanan ekstern yang mencakup aspek hukum terutama dalam hal alat bukti di pengadilan maupun berhubungan dengan pengumpulan data penelitian ilmiah.
B. Proyeksi Kedepan
Di tahun-tahun kedepan diharapkan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan. sudah dapat menempati gedung baru sehingga penyelenggaraan pelayanan rekam medis dapat lebih berkualitas karena kapasitas ruangan yang sudah memadai, penyimpanan berkas dokumen yang lebih memenuhi syarat yang kesemuanya berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan. Selain itu diharapkan di tahun tahun ke depan terdapat peningkatan sumber daya manusia baik kualitas maupun kuantitasnya, seiring dengan pembangunan bangsal-bangsal baru di RSU Sari Mutiara Medan dan kecenderungan peningkatan jumlah kunjungan pasien dari waktu ke waktu. Ditinjau dari segi kualitas dokumentasi data-data, diharapkan di tahun-tahun ke depan Instalasi Rekam Medis mampu menjadi pusat rujukan informasi data-data medis RSU Sari Mutiara Medan yang akurat dan berkualitas, dengan analisis dan evaluasi yang lebih teratur.
BAB III ANALISA SITUASI
Untuk dapat mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis baik umum maupun khusus, maka perlu dibuat sebuah analisis terhadap faktor pendukung dan faktor penghambat penyelenggaraan rekam medis di Instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan.
Dengan menggunakan sistem analisa SWOT, dapat diketahui faktor faktor pendukung dan penghambat yang saling berpengaruh tersebut. Yaitu sebagai berikut :
A. Strength (Kekuatan)
Antara lain :
a. Sudah adanya Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM) yang sesuai dengan rekomendasi DepKes RI yang menjadi acuan penyelenggaraan Rekam Medis di RSU Sari Mutiara Medan.
b. Sudah adanya komputerisasi penyimpanan data pasien terutama data Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang memeudahkan pencarian berkas. c. Sudah adanya pegawai di Instalasi Rekam Medis yang memiliki latar
belakang pendidikan yang sesuai yaitu DIII Rekam Medis, sehingga dapat ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kulifikasinya.
d. Sudah berjalannya pengolahan data dan pelaporan baik internal maupun eksternal secara teratur.
B. Weakness (Kelemahan)
Antara Lain :
a. Kondisi ruang Instalasi Rekam Medis baik kantor maupun Penyimpanan Berkas Dokumen Rekam Medis yang belum memenuhi syarat.
b. Jumlah tenaga yang masih terlalu sedikit dengan beban kerja yang cukup besar.
C. Opportunity (Kesempatan)
a. Adanya rencana pembangunan gedung Rekam Medis baru.
b. Adanya rencana pengembangan sistem komputerisasi rumah sakit secara terpadu.
D. Threat (Ancaman)
a. Kondisi komputer dan server database di Instalasi Rekam Medis dengan spesifikasi yang masih rendah, sehingga akan sulit menjalankan aplikasi aplikasi pengolahan dan penyimpanan data modern.
b. Persaingan dengan rumah sakit swasta di sekitar Medan dalam hal pelayanan yang semakin ketat.
c. Adanya sikap masyarakat yang lebih kritis terhadap kualitas pelayanan terutama menyangkut aspek hukum yang harus dicermati.
BAB IV
PROGRAM DAN KEGIATAN
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan di tahun 2008 ini meyusun beberapa Program Kerja yaitu :
A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis Antara lain :
1). Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien Dengan kegiatan :
- Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk menghindari kebosanan 2). Peningkatan Kualitas Dokumentasi berkas Rekam Medik
Dengan kegiatan :
- Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan pengembalian dokumen rekam medis
3). Peningkatan Kualitas pengumpulan, pengolahan data dan pelaporan. Dengan kegiatan :
- Pembuatan Buku Evaluasi dan Analisis Data - Pembuatan Grafik Barber Johnson
- Pembuatan Laporan
B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM Antara lain :
1). Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat) Dengan kegiatan :
- Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis. - Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Sari Mutiara Medan. 2). Penyusunan Pola Ketenagaan
Dengan kegiatan :
- Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis 3). Penambahan Jumlah Pegawai
Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur. C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
1). Penambahan ruangan Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen rekam medis baik aktif maupun inaktif.
- Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor rekam medis. 2). Penambahan sarana penunjang
- Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan. - Perbaikan sistem komputerisasi
D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis Antara lain :
1). Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM). Dengan kegiatannya
- Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM) - Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM 2). Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis.
Dengan kegiatannya
- Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien - Pengisian lembaran evaluasi kegiatan - Rapat Kerja dan Evaluasi
BAB V PENUTUP
Demikianlah Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini. Diharapkan program Kerja Instalasi rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini dapat terlaksana dengan baik, dan dapat mencapai sasaran atau target.
Untuk lebih memahami setiap program di program kerja tahunan ini, telah disusun pula kerangka acuan / Term of Reference (TOR) untuk menjalankan setiap program yang direncanakan tahun ini.
Semoga program kerja Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan yang telah direncanakan ini, dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran dan mendapatkan hasil yang optimal.
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Sasaran / Obyek Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung
Jawab Waktu Dana
1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis
1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien
Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk menghindari kebosanan
Petugas pendaftaran Tingkat Kepuasaan Pelanggan yang tinggi
Koordinator pendaftaran
Bulanan
-2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi Berkas Rekam Medik
Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan
Dokumen Rekam Medis
Dokumen Rekam medis dikembalikan ke Instalasi Rekam Medik dalam kondisi lengkap baik jumlah lembarannya maupun pengisiannya.
Koordinator pengolahan data
Januari Rp.
200.000,-3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan, Pengolahan data dan pelaporan.
Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis data
Pembuatan Grafik Barber Johnson
Pembuatan Laporan
Data Rekam Medis
Data Rekam Medis
Data Rekam Medis
Diterbitkannya buku evaluasi dan analisis data tiap 3 bulan Pelaporan grafik Barber Johnson tiap 3 bulan
Pelaporan internal dan eksternal yang sesuai dengan jadwal pelaporan Koordinator Pengolahan data Koordinator Pengolahan data Koordinator Pengolahan data Tiap 3 bulan Tiap 3 bulan Bulanan Rp. 200.000 ,- Rp. 50.000,-Rp.
1.000.000,-9
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Obyek / unit terkait Tujuan / Hasil Kegiatan /
Ukuran keberhasilan
Penanggung
Jawab Waktu Dana
2. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM
Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat)
Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis.
Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Sari Mutiara Medan.
Panitia Diklat
Pegawai Baru
Meningkatnya kemampuan SDM
Pegawai baru dapat mengetahui dan mengenal lingkungan kerja di Instalasi Rekam Medik dengan baik Kepala Instalasi RM Kepala Instalasi RM Tiap tiga bulan / bila ada pelatihan Jika ada pegawai baru
Rp. 50.000 ,
-Rp.
200.000,-Penyusunan pola ketenagaan Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis
Instalasi Rekam medis
Mengetahui pola kebutuhan tenaga di Instalasi Rekam Medis
Kepala Instalasi Rekam Medis
Januari Rp.
50.000,-Penambahan jumlah pegawai Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur.
Direktur RS Terpenuhinya jumlah tenaga rekam medis dan sesuai kualifikasinya
Kepala Instalasi Rekam Medis
50.000,-Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Obyek / Unit Terkait Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung
Jawab Waktu Dana
3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
Penambahan ruangan Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen rekam medis baik aktif maupun inaktif.
Direktur RS Kapasitas ruangan penyimpanan dokumen rekam medik yang meningkat dan memenuhi syarat.
Kepala Instalasi Rekam Medik
Februari Rp. 20.000 ,
-Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor rekam medis.
Direktur RS Kapasitas ruangan kantor Instalasi rekam medik yang meningkat dan sesuai beban kerja
Kepala Instalasi Rekam Medik
Februari Rp.
20.000,-Penambahan sarana penunjang Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan.
Perbaikan sistem komputerisasi
Bagian Logistik RS
Bagian Perencanaan RS
Tersedianya jumlah rak penyimpanan dokumen yang cukup
Tersedianya sistem komputerisasi yang lebih baik
Kepala Instalasi Rekam Medik Kepala Instalasi Rekam Medik Februari Tahun 2008 Rp. 20.000 ,-Rp.
10.000.000,-11
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Obyek / Unit Terkait Tujuan / Hasil Kegiatan / ukuran
keberhasilan
Penanggung
Jawab Waktu Dana
4. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis
Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM)
1. Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM)
2. Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM
Data KLPCM
Data KLPCM
Terkumpulnya data KLPCM tiap bulan per bangsal
Terbitnya buku laporan dan analisis KLPCM tiap 3 bulan sekali. Koordinator Pengolahan Data Koordinator Pengolahan Data Bulanan Tiap Tiga Bulan Rp. Rp.
200.000,-Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis.
1. Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien
2. Pengisian lembaran evaluasi kegiatan
3. Rapat Kerja dan Evaluasi
Pasien Rawat Jalan
Instalasi RM
Instalasi RM
Persen Tingkat Kepuasaan Pelanggan yang tinggi Terdokumentasinya evaluasi kegiatan
Adanya rekomendasi dan tindak lanjut terhadap evaluasi kegiatan.
Koordinator Pendaftaran Kepala Instalasi RM Kepala Instalasi RM
Tiap tiga bulan
Bulanan Tiap hari Selasa minggu keempat Rp. 100.000,-Rp. 200.000,-Rp.
2.400.000,-Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis 1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien
Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk
menghindari kebosanan 2. Peningkatan Kualitas
Dokumentasi Berkas Rekam Medik
Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan 3. Peningkatan Kualitas
Pengumpulan, Pengolahan data dan pelaporan.
Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis data
Pembuatan Grafik Barber Johnson
Pembuatan Laporan 2. Program Pengembangan
Kualitas dan Kuantitas SDM
1. Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat)
Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis. *)
Orientasi pegawai baru *)
Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
2. 2. Penyusunan pola ketenagaan
Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis
3. Penambahan jumlah pegawai
Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur.
3.. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana 1. Penambahan ruangan Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor 2. Penambahan sarana
penunjang
Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan.
Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
Tahun 2008
No Program Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des
4. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis
1. Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM)
Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM)
Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM 2. Evaluasi Kegiatan
Penyelenggaraan Rekam Medis.
Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien
Pengisian lembaran evaluasi kegiatan
Rapat Kerja dan Evaluasi
