PENGEMBANGAN SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI SATU PINTU BAGI ALUMNI: STUDI KASUS

65

I Made Putrama, Gede Aditra Pradnyana, I Gede Partha Sindu

PENDAHULUAN

Fakultas Teknik dan Kejuruan (FTK) adalah sebuah fakultas di bawah lembaga Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) dan merupakan satu-satunya yang memiliki beberapa jurusan pencetak lulusan dengan kemampuan secara lebih mendalam dalam kaitannya dengan penguasaan bidang teknologi dan vokasi. Namun sesuai dengan tingkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

saat ini serta tingkat penerapannya khususnya untuk penanganan sistem administrasi seperti yang terjadi di universitas-universitas maju pada umumnya, FTK masih perlu banyak berbenah sehingga semakin banyak proses administrasi dapat ditangani secara elektronik tentu kepuasan stakeholder khususnya mahasiswa aktif maupun alumni akan semakin baik pula.

PENGEMBANGAN SISTEM LAYANAN ADMINISTRASI SATU PINTU

BAGI ALUMNI: STUDI KASUS

Jurusan Pendidikan Teknik Informatika FTK UNDIKSHA made.putrama@undiksha.ac.id

ABSTRACT

The ease of administrative affairs for alumni is an absolute service that must be provided by an educational institution so that graduates can meet their needs off campus especially when they enter the workforce. On the other hand, the ease of digging up current information on graduates who have spread to the workforce is also an important requirement for the institution itself to be able to evaluate the quality of graduates and the public acceptance of the resulting output in order to make service improvements in the future. However, at the Undiksha FTK, this has become a problem. Because, some services to graduates such as certification approval and tracer study questionnaire gathering are still done manually. This article discusses the handling done by providing an information system that alumni can access for that purpose. For fulfillment of tracer study questionnaires, the system is designed to require graduates to fill it in before they can apply for certification approval. The system is also designed to provide additional information for alumni such as information on alumni events, discussion forums for alumni and other features such as providing announcements and job information that can be uploaded by system administrators. This system is made by applying SDLC software development method with RAD model and has fulfilled the functionality testing according to the expected requirement of FTK Undiksha.

Keywords: tracer study, certification approval, administration, education institution

ABSTRAK

Kemudahan urusan administrasi bagi alumni merupakan layanan yang mutlak disediakan oleh sebuah instansi pendidikan sehingga lulusannya dapat memenuhi kebutuhannya di luar kampus khususnya saat mereka memasuki dunia kerja. Di sisi lain, kemudahan dalam menggali informasi terkini mengenai lulusan yang telah tersebar ke lapangan kerja juga menjadi kebutuhan yang penting bagi instansi itu sendiri untuk dapat mengevaluasi kualitas lulusan dan penerimaan masyarakat terhadap output yang dihasilkan sehingga dapat melakukan perbaikan layanan ke depannya. Akan tetapi, di FTK Undiksha, hal ini menjadi sebuah permasalahan. Sebab, beberapa layanan terhadap lulusan seperti pengesahan ijazah dan penyebaran angket tracer study sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Artikel ini membahas penanganan yang dilakukan dengan menyediakan sebuah sistem informasi yang dapat diakses alumni untuk kepentingan tersebut. Untuk pemenuhan pengisian angket tracer study, sistem ini dibuat untuk mengharuskan lulusan mengisinya sebelum dapat mengajukan permintaan pengesahan ijazah. Sistem ini juga didesign untuk memberikan berbagai informasi tambahan bagi alumni seperti informasi tentang event alumni, forum diskusi bagi alumni serta fitur lain seperti penyediaan pengumuman dan informasi lowongan pekerjaan yang dapat diunggah oleh administrator sistem. Sistem ini dibuat dengan menerapkan metode pengembangan perangkat lunak SDLC dengan model RAD dan telah memenuhi pengujian fungsionalitas yang sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan pihak FTK Undiksha.

66 Permasalahan yang dihadapi FTK diantaranya terkait dengan penanganan administrasi bagi lulusan yang ingin mengesahkan ijazahnya yang saat ini masih dilakukan secara manual sehingga mengharuskan alumni tersebut untuk datang dengan membawa berkas salinan ijazahnya yang kemudian akan diverifikasi secara manual terlebih dahulu sebelum akhirnya disahkan oleh pejabat yang berwenang di FTK. Keadaan ini membuat proses pengesahan ijazah memakan waktu lama dan tidak praktis khususnya bagi alumni di luar daerah atau lokasi universitas. Permasalahan lain terkait alumni adalah keperluan lembaga dalam mengetahui keadaan alumni dari segi penyerapan oleh lapangan pekerjaan saat mereka dinyatakan lulus kuliah. Penyebaran angket secara manual masih dilakukan melalui sekolah-sekolah khususnya kepada alumni yang bekerja ataupun saat kegiatan berlangsung seperti acara temu alumni untuk mendapatkan informasi terkini dari alumni-alumni tersebut. Namun, dengan angket yang masih manual, pengolahan lebih lanjut membutuhkan usaha ekstra. Informasi yang diperoleh harus diinputkan kembali ke sistem jika ingin direkapitulasi dan tidak dapat diprofilkan sesuai kebutuhan. Informasi tentang pekerjaan dan situasi di lapangan yang ditemui alumni, selain bermanfaat secara langsung bagi pengetahuan mahasiswa yang masih aktif, juga bermanfaat bagi lembaga sebagai bahan evaluasi internal untuk peningkatan kualitas lulusan maupun kepentingan administrasi lain seperti peningkatan akreditasi lembaga. Selain itu, sudah seharusnya sebuah lembaga menyediakan fasilitas bagi alumninya untuk dapat melihat berbagai informasi seperti informasi lowongan pekerjaan yang dapat diunggah langsung oleh pihak FTK ataupun lembaga, informasi kegiatan kemahasiswaan yang dapat di-sebarkan melalui website, event-event yang melibatkan alumni serta berbagai fasiltas bagi lulusan dan mahasiswa aktif untuk saling bertukar informasi yang mana kesemuanya dapat dimanfaatkan oleh

lembaga sehingga dapat dianalisis untuk pengembangan kualitas lembaga itu sendiri ke depannya.

Atas dasar situasi ini, penelitian dilakukan untuk untuk mengkaji kebutuhan dan mengembangkan sebuah sistem elektronik sehingga dapat mengatasi permaslahan tersebut dan sekaligus sebagai dasar pengembangan sistem informasi yang terfokus bagi alumni FTK. Kajian dalam artikel ini fokus pada penanganan dua permaslahan krusial yakni pengajuan ijazah bagi alumni dan pengisian angket tracer study yang saat ini masih mengalami kesulitan karena dilakukan secara manual [1]. Pengembangan sistem serupa dilakukan oleh Zulfikar et al. [2] yang membangun sistem Tracer Study dengan mengintegrasikan aplikasi Digital Maps di dalamnya. Dengan map tersebut, pengguna dapat mengetahui alumni berdasarkan asal sekolah, perusahaan tempat alumni bekerja serta informasi lainnnya. Selain itu, Gines [3] merinci data Tracer Study ke dalam beberapa kategori yang dapat dianalisis dan dijadikan acuan dalam menggali informasi tentang alumni.

Dalam penyajian informasi yang menarik dan mudah untuk dikaji lebih lanjut diperlukan tampilan yang menarik dan mudah dipahami pengguna. Salah satu yang menarik adalah seperti yang diterapkan di dalam penelitiannya Ramadiani [4] yang mengimplementasikan teknologi Bootstrap ke dalam informasi Tracer Study yang ditampilkan. Penelitian ini juga menerapkan informasi laporan dalam bentuk grapik seperti diagram batang, angka dan persentase. Selain itu jika sistem Tracer Study ini dapat diakses melalui perangkat mobil, tentu kemungkinan untuk dimanfaatkan oleh alumni akan lebih besar dan diisi dengan lebih mudah. Seperti penelitiannya Bakti [5] yang menerapkan sistem Tracer Study versi mobile memberikan alternatif penggunaan pengisian kuisioner kepada para alumni untuk mengisinya dengan lebih mudah.

67 METODE

Dalam membuat rancang bangun sistem awal Alumni Center ini, peneliti mengikuti tahapan pengembangan model Rapid Application Development (RAD). Seperti yang diterapkan dalam penelitiannya Sandy Kosasi yang menerapkan model ini berdasarkan kebutuhan akan sistem yang dapat diselesaikan dengan cepat, memiliki tingkat kedinamisan yang tinggi, ketersediaan waktu dan anggaran biaya pengembangan yang terbatas, serta kebutuhan akan interaksi hubungan personal yang lebih dekat dengan penggunanya.

Gambar 1. Model Pengembangan Perangkat Lunak RAD [6]

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis Kebutuhan

Berdasarkan observasi awal di lapangan yang telah peneliti lakukan, sistem ini nantinya dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi oleh pihak fakultas dan jurusan, diakses dan digunakan oleh para alumni/mahasiswa aktif di lingkungan FTK, Undiksha. Berdasarkan hal ini ada tiga kategori pengguna dengan rincian kebutuhan sebagai berikut: (1) Kebutuhan fungsional bagi Alumni, diantaranya A. Alumni dapat mengakses tanpa login untuk sekedar melihat-lihat informasi yang ada seperti melakukan pencarian, melihat lowongan ataupun pengumuman yang diunggah di sistem, memberikan komentar (tanpa nama) terhadap informasi tertentu. B. Alumni dapat mendaftar sebagai pengguna sistem dengan memasukkan beberapa informasi prasyarat yang diharuskan

sistem. C. Alumni dapat melakukan pembaharuan data profil yang diijinkan melalui sistem. D. Alumni dapat melakukan permintaan pengesahan ijazah dengan cara login ke sistem. E. Alumni dapat memverifikasi dan menambahkan isian dari Surat Pendamping Ijazah yang ditampilkan sistem. F. Alumni dapat membatalkan permintaan pengesahan ijazah dengan cara login ke sistem. G. Alumni dapat mencetak bukti permintaan pengesahan ijazah melalui sistem atau dikirimkan dalam bentuk notifikasi email. H. Alumni dapat melacak permintaan pengesahan ijazah dengan login ke sistem terlebih dahulu. I. Alumni mendapatkan notifikasi terhadap status kemajuan dari permintaan pengesahan ijazah yang sudah diproses. J. Alumni dapat mendaftarkan diri ke event yang diunggah di sistem. K. Sistem harus memastikan alumni telah mengisi formulir Tracer Study dengan benar terlebih dahulu sebelum mengijinkan untuk melakukan submit permintaan pengesahan ijazah melalui sistem. L. Alumni mendapatkan keterangan opsi pembayaran (cash/transfer bank) yang dapat dipilih setelah permintaan pengesahan ijazah disetujui untuk pencetakan. M. Alumni dapat mengunggah bukti pembayaran administrasi dari permintaan pengesahan ijazah yang dibebankan. N. Alumni dapat meminta hasil pencetakan pengesahan ijazah untuk dikirimkan ke alamat tertentu melalui sistem. (2) Kebutuhan fungsional pihak administrasi Fakultas, diantaranya A. Fakultas mendapatkan notifikasi permintaan pengesahan ijazah dari alumni yang dikirimkan oleh sistem. B. Fakultas dapat melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang dipersyaratkan kepada alumni saat permintaan pengesahan ijazah melalui sistem. C. Fakultas dapat melakukan pengembalian status permintaan pengesahan ijazah dengan memberikan informasi kepada alumni untuk mengunggah kelengkapan melalui sistem. D. Fakultas dapat melakukan penolakan terhadap permintaan pengesahan ijazah dari alumni yang tidak memenuhi persyaratan melalui sistem. E.

68 Fakultas dapat meneruskan alur kerja ke pihak jurusan untuk penanganan verifikasi memalui sistem. F. Fakultas dapat melihat data Tracer Study dari semua jurusan yang ada melalui sistem. (3) Kebutuhan fungsional pihak Jurusan, diantaranya A. Jurusan dapat menyetujui sebagian status alur kerja dari permintaan pengesahan ijazah melalui sistem. B. Jurusan dapat menolak sebagian status alur kerja dari permintaan pengesahan ijazah melalui sistem. C. Jurusan dapat melihat Tracer Study dari jurusannya sendiri melalui sistem. Sedangkan, Kebutuhan non-fungsional sistem meliputi: A. Pengguna sistem harus dapat melakukan reset password dan menerima password baru melalui email. B. Sistem melakukan validasi data pengguna alumni saat alumni melakukan registerasi. C. Sistem harus mencocokkan NIM alumni/nomor ijazah dengan identitas alumni yang bersumber dari Sistem SIAK yang ada di UPT-TIK Undiksha. D. Sistem harus melampirkan formulir yang diisikan oleh mahasiswa dengan tambahan informasi Surat Pendamping Ijazah yang berasal dari Sistem SKPI yang ada di UPT-TIK Undiksha. E. Sistem melakukan validasi sebelum menyimpan data permintaan pengesahan ijazah oleh alumni dan meneruskan alur kerja ke bagian fakultas. F. Pihak fakultas maupun jurusan dapat mencetak hasil Tracer Study dalam bentuk excel/pdf. G. Sistem dapat menampilkan Tracer Study dalam bentuk grafik rekapitulasi. H. Sistem dapat menampilkan event alumni dalam bentuk Kalender Elektronik.

Desain Sistem

Kerangka dasar dalam pembuatan front-end sistem Alumni Center dibuat berdasarkan pendekatan Object Oriented Analysis and Design menggunakan work system framework yang dipaparkan dalam [7]. Impelementasi sistem dibuat berbasis web dengan menggunakan framework responsive HTML5 yang dapat diakses khususnya oleh tiga kategori pengguna yakni alumni, pihak administrasi jurusan dan fakultas dengan menggunakan

berbagai perangkat elektronik yang populer saat ini seperti handphone, tablet maupun laptop/PC.

Gambar 2. Arsitektur Sistem Alumni Center Dari arsitektur sistem yang dibuat dan dengan melihat hasil analisis kebutuhan sistem, sebuah Use-Case diagram dibuat untuk menggambarkan fitur sistem dan pengguna yang ada.

Gambar 3. Use-case Diagram Sistem Alumni Center

Selanjutnya activity diagram dari masing-masing case dalam penggunaan sistem dibuat untuk memperlihatkan detil dari alur aktifitas yang dapat terjadi di sistem terutama

69 terkait dengan pengisian Tracer Study dan Pengajuan Pengesahan Ijazah oleh amuni.

Gambar 4. Activity Diagram Pengajuan Ijazah oleh Alumni pada Sistem Alumni Center

Gambar 5. Activity Diagram Pengisian Tracer Study oleh Alumni pada Sistem Alumni

Sistem diimplementasikan menggunakan PHP dan MySql [8] dengan spesifikasi teknologi sebagai berikut: (a) PHP v5.6 (b) Apache Web Server 2.0 (c) MySQL database v5.5

Basis data dapat digambarkan ke dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) sesuai kebutuhan data yang diperlukan sistem Alumni Center.

Gambar 6. Implementasi Basis Data Antarmuka sistem informasi yang dibuat menggunakan HTML, javascript dan PHP yang secara spesifik menggunakan framework Laravel sehingga ke depan akan mudah dalam pemeliharaan dan pengembangan.

Gambar 7. Beranda Sistem Alumni Center Sistem informasi ini juga menyediakan fitur untuk mengatur perubahan sistem secara

70 dinamis terkait kebutuhan operasional seperti perubahan biaya pengiriman hasil pengesahan ijazah oleh pihak FTK, jangka waktu angket Tracer Study sebelum Alumni diharuskan untuk mengisinya kembali jika akan mengajukan Pengesahan Ijazah baru.

Gambar 8. Parameter sistem yang dapat dikonfigurasi

Gambar 9. Antarmuka pengisian Tracer Study dan Pengajuan Pengesahan Ijazah

Sistem ini mengimplementasikan fitur forum dengan memanfaatkan PHPBB forum framework.

Gambar 10. Antarmuka fitur forum bagi alumni dengan mengintegrasikan PHP-BB

framework

Pengujian Sistem dilakukan dengan memvalidasi beberapa fungsionalitas sistem berdasarkan kebutuhan fungsional yang telah digali pada tahap analisis.

71 Tabel 1. Pengujian Blackbox

No Judul Pengujian

Skenario Hasil yang diharapkan

Hasil yang diperoleh Status

1 Pengujian Gagal Login

Mengakses halaman login

Memasukan username dan password salah Menekan tombol Login Sistem menampilkan pesan kesalahan login

Sistem menampilkan pesan bahwa kombinasi username dan

password tidak cocok

Sesuai 2 pengujian Sukses Login Mengakses halaman login Memasukan username dan password yang sesuai

menekan tombol Login

Sistem meredirect user ke halaman sesuai level akun pengguna

Sistem meredirect ke halaman admin fakultas Sesuai 3 pengujian register akun alumni Mengakses halaman login Menekan tombol register Memasukan data sesuai data alumni

Sistem akan meregistrasi akun alumni dan memberikan pesan sukses

Sistem menampilkan pesan sukses registrasi kemudian meredirect ke halaman login Sesuai 4 Pengujian register akun alumni dengan data yang tidak sesuai Mengakses halaman login Menekan tombol register

Memasukan data yang tidak sesuai dengan data alumni manapun

Sistem akan memberikan pesan error bahwa data alumni yang dimasukan tidak sesuai

Sistem memberikan pesan error data tidak sesuai

Sesuai 5 Mengedit urutan angket pertanyaan tracer study mahasiswa Mengakses halaman tracer study Memilih angket mahasiswa Mengatur urutan pertanyaan dengan menekan

tombol arah pada masing-masing pertanyaan Menekan tombol simpan Sistem menyimpan urutan angket sesuai yang di configurasi setelah tombol simpan di Klik

Setelah tombol simpan di klik, urutan

angket sesuai dengan urutan yang telah diatur. Baik dari halaman admin fakultas maupun halaman pengisian angket mahasiswa

Sesuai 6 Menambahkan pertanyaan angket tracer study Mengakses halaman tracer study Memilih angket mahasiswa Menekan tombol tambah pertanyaan Setelah tombol simpan di Klik, maka user akan mendapat pesan keterangan berhasil

User memperoleh pesan keterangan

pertanyaan berhasil disimpan dan pertanyaan tersebut masuk ke list pertanyaan angket

72 Memasukan

pertanyaan dan jenis pertanyaan baru Menekan tombol simpan menyimpan pertanyaan 7 Melakukan pengesahan berkas tanpa mengisi angket alumni

Login sebagai akun alumni

Mengakses halaman pengesahan berkas Mengklik tombol Buat Pengesahan Baru Sistem akan meredirect ke halaman pengisian angket disertai dengan menampilkan pesan untuk mengisi angket

Sistem meredirect ke halaman pengisian angket

Sesuai

8 Mengisi angket tracer study

Login sebagai akun alumni Sistem akan menyimpan jawaban alumni dan memberikan pesan data sukses disimpan

Sistem memberikan pesan data berhasil disimpan dan halaman pengesahan berkas dapat dibuka untuk melakukan pengesahan

Sesuai

SIMPULAN

Sistem Alumni Center

diimplementasikan berdasarkan kebutuhan untuk menanggulangi proses penanganan administrasi yang sebelumnya masih dilakukan secara manual di FTK Undiksha. Sistem ini juga dirancang secara khusus sebagai sebuah cikal bakal sistem yang merupakan sentra layanan bagi alumni. Sehingga selain penanganan layanan administrasi berupa pengisian angket Tracer Study dan Pengajuan Pengesahan Ijazah secara online, sistem ini juga dilengkapi dengan fitur layanan lain bagi alumni seperti forum diskusi secara online, penelusuran lokasi kerja alumni yang datanya bisa dianalisis untuk kepentingan pemenuhan borang akreditasi, dan juga mengandung fitur penyampaian informasi tambahan seperti kegiatan temu alumni, lowongan pekerjaan bagi alumni dan pengisian tanggal-tanggal penting sehingga alumni mendapatkan informasi almamater yang up-to-date. Namun, pengujian yang dilakukan pada sistem yang dibangun baru sebatas pengujian

tahap pengembangan. Diperlukan uji lapangan untuk mengkaji lebih lanjut misalnya dengan menggunakan uji User Experience, untuk mengetahui tingkat kebermanfaatan sistem bagi pengguna khususnya alumni.

DAFTAR RUJUKAN

E. J. Ramadiani, Putut Pamilih Widagdo, “Tracer Study Menggunakan Framework Bootstrap,” Pros. Semin. Ilmu

Komput. dan Teknol. Inf., vol. 1, no. September, 2016.

I. Warman and K. N. Saputra, “Sistem Informasi Alumni ITP Menggunakan PHP dan My SQL,” Momentum, vol. 12, no. 1, pp. 43–49, 2012.

M. A. Muslim, “Pengembangan Sistem Informasi Jurusan Berbasis Web untuk Meningkatkan Pelayanan dan Akses Informasi,” Mipa, vol. 35, no. 1, pp. 91–98, 2012. P. A. C. Gines and D. Ph, “Tracer Study of PNU Graduates,”

Am. Int. J. Contemp. Res., vol. 4, no. 3, pp. 81–98, 2014.

S. Alter, “A Work System Front End for Object-Oriented Analysis and Design,” no. January, pp. 1–10, 2012. S. Kosasi, P. Studi, and S. Informasi, “PENERAPAN RAPID

APPLICATION DEVELOPMENT PADA SISTEM PENJUALAN SEPEDA ONLINE,” J. SIMETRIS, vol. 6, no. 1, pp. 27–36, 2015.

V. K. Bakti, T. Mustofa, and P. H. Bersama, “SISTEM INFORMASI PELACAKAN JEJAK ALUMNI ( TRACER STUDY ),” J. Teknol. Inf. dan Komun., vol. 6, no. 2, pp. 85–87, 2015.

Z. A. Nugroho and R. Arifudin, “Sistem Informasi Tracer Study Alumni Universitas Negeri Semarang Dengan Aplikasi Digital Maps,” Sci. J. Informatics, vol. 1, no. 2, pp. 153– 160, 2014.