BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN. sistem pengolahan data yang baru dengan menggunakan komputer agar dapat

(1)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum

Setelah mempelajari dan menganalisa sistem informasi pengadaan barang alat rumah tangga kantor pada Badan Kepegawaian Negara, maka dilakukan perancangan sistem pengolahan data yang baru dengan menggunakan komputer agar dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan dengan melakukan beberapa perbaikan. Perancangan sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat membantu panitia pengadaan dalam melaksanakan tugasnya serta mengatasi masalah yang ada.

Dari alternatif penyelesaian masalah yang bisa dilakukan, diusulkan untuk membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang bisa mempercepat proses pengadaan barang alat rumah tangga kantor.

Rancangan sistem yang dibuat ini, pada dasarnya tidak mengubah langkah-langkah pelaksanaan pengadaan barang alat rumah tangga kantor yang ada. Tetapi ini dibuat untuk memberikan solusi yang lebih baik, praktis dan fleksibel bagi para pihak terkait dalam sistem informasi pengadaan barang alat rumah tangga kantor Badan Kepegawaian Negara.

(2)

1.2. Prosedur Sistem Usulan

Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Alat Rumah Tangga kantor Pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta di dasarkan pada usulan pemecahan masalah, yang merupakan pemecahan dari kendala-kendala yang dihadapi oleh sistem yang berjalan. Adapun langkah-langkah dalam merancang sistem sebagai berikut :

1. Prosedur Permintaan Barang

Pimpinan membuat Memo Dinas (MD) beserta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang kemudian diserahkan ke panitia. Data Memo Dinas (MD) di input ke dalam

file MD dan Data Harga Perkiraan Sendiri (HPS) di input ke dalam file master

HPS. Berdasarkan file MD beserta file master HPS, panitia mengeluarkan surat Undangan Pengadaan Langsung (UPL) yang akan diserahkan ke penyedia. Setelah Undangan Pengadaan Langsung (UPL) diterima, penyedia mengeluarkan Penawaran Harga (PH) yang akan diserahkan ke panitia. Sebelum itu panitia menginput surat undangan ke dalam file UPL. Setelah Penawaran Harga (PH)

acc diserahkan kembali ke panitia lalu di input ke dalam file PH acc. Panitia

membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) untuk diserahkan dan ditandatangani oleh penyedia.

2. Prosedur Surat Perintah Kerja (SPK)

Setelah Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) acc. Penyedia menyerahkan kembali ke panitia lalu data di input ke dalam file BAPP acc. Panitia membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang akan diserahkan kepada penyedia untuk ditandatangani. Setelah Surat Perintah Kerja (SPK) acc. Penyedia mengeluarkan

(3)

Surat Jalan (SJ) beserta Surat Perintah Kerja (SPK) acc yang kemudian diserahkan kepada panitia lalu Surat di input ke dalam file SPK acc dan file SJ. 3. Prosedur Pemeriksa dan Penerima Barang

Setelah file Surat Perintah Kerja (SPK) acc dan file Surat Jalan (SJ) di terima panitia. Panitia melakukan pengecekan barang disesuaikan berdasarkan file Surat Jalan (SJ). Setelah sesuai panitia membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) yang kemudian diserahkan kepada penyedia untuk ditandatangani.

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Setelah Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) acc oleh Penyedia. Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB) copy disimpan oleh Penyedia dan aslinya diserahkan kepada Panitia setelah itu data di input ke dalam file BAPB acc. Setelah itu panitia melaporkan pengadaan barang ke pimpinan.

1.3. Diagaram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Untuk memudahkan dalam pemahaman prosedur sistem berjalan, penulis melengkapi dengan DAD Sistem Usulan. Adapun DAD tersebut sebagai berikut :

(4)

a. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

MD : Memo Dinas

HPS : Harga Perkiraan Sendiri PH : Penawaran Harga

ULP : Undangan Pengadaan Langsung BAPP : Berita Acara Pembukaan Penawaran SPK : Surat Perintah Kerja

SJ : Surat Jalan

BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Barang

Gambar IV. 1

(5)

b. Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

MD : Memo Dinas HPS : Harga Perkiraan Sendiri

PH : Penawaran Harga ULP : Undangan Pengadaan Langsung SPK : Surat Perintah Kerja BAPP : Berita Acara Pembukaan Penawaran SJ : Srat Jalan BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Barang

Gambar IV.2.

(6)

c. Diagram Detail Sistem Usulan

Keterangan :

MD : Memo Dinas

HPS : Harga Perkiraan Sendiri

BAHPL : Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung SPK : Surat Perintah Kerja

Gambar IV.3.

(7)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Dalam kamus data sistem usulan ini, penulis menjelaskan tentang dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses sistem informasi pengadaan barang alat rumah tangga kantor pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta, yaitu :

A. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : Laporan Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Penyedia

Penjelasan : Setelah membeli barang-barang tersebut lalu barang itu di sertai Surat Jalan

Periode : Setiap kali pengiriman barang Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header : Nama_Perusahaan + Bidang_Kerja + Alamat + Kop_Surat

Isi : Tanggal + Alamat_Tujuan + No_SJ + Jenis_Barang + Volume + Keterangan + Tanda_Tangan

2. Nama Arus Data : Laporan Rekap BAPB

Alias : BAPB

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

(8)

Penjelasan : Panitia Pemeriksa dan Penerima memeriksa spesifikasi barang yang telah sesuai dengan barang yang ada di SPK

Periode : Setiap kali penerima barang Volume : 2 Lembar

Struktur Data : Header + Isi

Header : Nama_Perusahaan + Kop_Surat + Judul_Surat Isi : No_Surat + Isi_surat + Tanggal + Nama_Barang +

Volume +Tanda_Tangan 4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan bentuk dokumen-dokumen yang mempunyai peranan dalam proses pengadaan barang alat rumah tangga kantor. Spesifikasi ini terdiri dari dokumen-dokumen masukan dan dokumen keluaran, yang digunakan dalam proses pengadaan barang alat rumah tangga kantor pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama Dokumen = Memo Dinas (MD)

Fungsi = Sebagai bukti pengadaan barang

Sumber = Pimpinan

Tujuan = Panitia

Media = Kertas

(9)

Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru Bentuk = Lampiran C.1

2. Nama Dokumen = Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Fungsi = Sebagai Analisa Harga

Sumber = Pimpinan

Tujuan = Panitia

Media = Kertas

Jumlah = 1 Lembar

Frekuensi = Setiap ada pengadaan baru

Bentuk = Lampiran C.2

3. Nama Dokumen = Penawaran Harga (PH) Fungsi = Sebagai penawaran harga

Sumber = Penyedia

Tujuan = Panitia

Media = Kertas

Jumlah = 2 Lembar

4. Nama Dokumen = Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) Fungsi = Sebagai penawaran dan negoisasi

Sumber = Panitia

Tujuan = Penyedia

(10)

Jumlah = 3 Lembar

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk rancangan dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem usulan, dapat berupa :

1. Nama Dokumen = Surat Jalan (SJ)

Fungsi = Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber = Penyedia

Tujuan = Panitia

Media = Kertas

Jumlah = 1 Lembar

Frekuensi = Setiap terjadi pengiriman barang

Bentuk = Lampiran D.1

2. Nama Dokumen = Berita Acara Pemeriksa Barang (BAPB) Fungsi = Sebagai bukti barang diterima

Sumber = Panitia

Tujuan = Pimpinan

Media = Kertas

Jumlah = 2 Lembar

Frekuensi = Setiap terjadi pengiriman barang Bentuk = Lampiran D.2

(11)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data di kembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relational Diagram, Sehingga hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field di dalam data base. Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem informasi pengadaan barang alat rumah tangga kantor.

(12)

a. Entity Relational Diagram

Gambar IV.4. Entity Relational Diagram

(13)

b. Logical Record Structure

Gambar IV.5. Logical Record Structure

(14)

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file merupakan kumpulan data yang ada pada dokumen masukan (input). Data tersebut diproses untuk mendapatkan hasil yang ada pada sistem kerja yang diusulkan oleh penulis. Penjelasan mengenai spesifikasi file tersebut adalah sebagai berikut

1. Spesifikasi File Memo

Nama file : File Memo

Akronim : Memo

Fungsi : Sebagai bukti pengadaan barang

Tipe : File Transaksi

Organisasi file : Indexed Sequential

Akses file : Random

Media : Hardisk

Panjang record : 344

Kunci field : No_Memo

(15)

Tabel IV.I Spesifikasi File Memo

No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan

1 Nomor Memo No_Memo Text 4 Primary Key

2 Nomor Surat No_Surat Text 40

3 Tanggal Tgl Date -

4 Kepada Kpd Text 100

5 Dari Dr Text 100

6 Hal Hal Text 100

7 Isi Isi Memo -

2. Spesifikasi File UPL Nama file : File UPL Akronim : UPL

Fungsi : Sebagai undangan penyedia Tipe : File Transaksi

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Media : Hardisk Panjang record : 348 Kunci field : No_UPL

(16)

Tabel IV.2. Spesifikasi File UPL

1 Nomor UPL No_UPL Text 4 Primary Key

5 Dari Dr Text 100

6 Hal Hal Text 100

7 Nomor Memo No_Memo Text 4

3. Spesifikasi File PH Nama file : File PH Akronim : PH

Fungsi : Sebagai penawaran harga Tipe : File Transaksi

Media : Hardisk Panjang record : 302 Kunci field : No_PH

(17)

Tabel IV.3. Spesifikasi File PH

No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan

1 Nomor PH No_PH Text 4 Primary Key

4 Dari Dr Text 100 `

5 Nomor UPL No_Upl Text 4

6 Nomor Barang No_Brg Text 4

7 Nama Barang Nm_Brg Text 50

8 Harga Hrg Currency -

9 Jumlah Jml Currency -

10 Sub Total Sub Total Currency -

11 Total Total Currency -

4. Spesifikasi File HPS Nama file : File HPS Akronim : HPS

Fungsi : Sebagai Analisa Harga Tipe : File Master

(18)

Media : Hardisk Panjang record : 55 Kunci field : No_Brg

Software : Microsoft Access 2007 Tabel IV.4. Spesifikasi File HPS

1 Nomor Barang No_Brg Text 5 Primary Key

3 Harga Hrg Currency -

5. Spesifikasi File BAPP Nama file : File BAPP Akronim : BAPP

Fungsi : Sebagai penawaran dan negoisasi Tipe : File Transaksi

Media : Hardisk Panjang record : 48

Kunci field : No_BAPP

(19)

Tabel IV.5. Spesifikasi File BAPP

1 Nomor BAPP No_BAPP Text 4 Primary Key

4 Nomor PH No_PH Text 4

6. Spesifikasi File SPK Nama file : File SPK Akronim : SPK

Fungsi : Sebagai media pemesanan barang Tipe : File Transaksi

Media : Hardisk Panjang record : 48 Kunci field : No_Spk

(20)

Tabel IV.6. Spesifikasi File SPK

1 Nomor SPK No_SPK Text 4 Primary Key

3 Nomor BAPP No_BAPP Text 4

7. Spesifikasi File BAPB Nama file : File BAPB Akronim : BAPB

Fungsi : Sebagai bukti barang diterima Tipe : File Transaksi

Media : Hardisk Panjang record : 52

Kunci field : No_BAPB

(21)

Tabel IV.7. Spesifikasi File BAPB

1 Nomor BAPB No_BAPB Text 4 Primary Key

4 Nomor SPK No_SPK Text 4

5 Nomor SJ No_SJ Text 4

6 Isi Isi Memo -

8. Spesifikasi File SJ Nama file : File SJ Akronim : SJ

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang Tipe : File Transaksi

Media : Hardisk Panjang record : 203 Kunci field : No_SJ

(22)

Tabel IV.8. Spesifikasi File SJ

1 Nomor SJ No_SJ Text 25 Primary Key

3 Nomor Spk No_SPK Text 4

4 Nomor Barang No_Brg Text 4

6 Pengirim Pengirim Text 40

7 Penerima Penerima Text 40

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode yang digunakan dalam rancangan program ini adalah:

1. Kode Memo Dinas

0 0 8 A M D R O U M P O K J A I V I I I 2 0 1 5

Unit Eselon II Panitia Bulan Tahun No. Urut Singkatan Judul Kegiatan

(23)

2. Kode Undangan Pengadaan Langsung (UPL)

0 0 8 A U N D P O K J A I V I I I 2 0 1 5

Panitia Bulan Tahun No. Urut Singkatan Judul Kegiatan

3. Kode Penawaran Harga (PH)

2 2 P E N D C I I I 2 0 1 5

Bulan Tahun Singkatan Nama Penyedia No. Urut Singkatan Judul Kegiatan

4. Kode Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP)

0 0 8 A B A P P P O K J A I V I I I 2 0 1 5

(24)

5. Kode Surat Perintah Kerja (SPK)

0 2 1 A S P K P R A S I K R O U M P O K J A I V I I I 2 0 1 5

Panitia Bulan Tahun Jenis Pekerjaan Unit Eselon II

No. Urut Singkatan Judul Kegiatan

6. Kode Surat Jalan (SJ)

2 3 S J D C I I I 2 0 1 5

Bulan Tahun Singkatan Nama Penyedia Singkatan Judul Kegiatan

No. Urut

7. Kode Berita Acara Pemeriksaan Barang (BAPB)

0 2 1 A B A P B P O K J A I V I I I 2 0 1 5

(25)

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program usulan pada tugas akhir ini menerangkan progam-program yang akan dipergunakan dalam sistem yang akan diterapkan pada sistem pengadaan barang alat rumah tangga kantor.

Gambar IV.6.

(26)

Spesifikasi program usulan pada tugas akhir ini menerangkan program-program yang akan dipergunakan dalam sistem yang akan diterapkan pada sistem pengadaan barang alat rumah tangga kantor. Rancangan program usulan adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi Program Menu Login Nama Program : Menu Login

Akronim : F_Login.frm

Fungsi : Untuk menampilkan username dan password

Index Program : 0

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran F.1

2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama

Akronim : F_Menu.frm

Fungsi : Untuk menampilkan pilihan sub menu utama

Index Program : 0.0

1. Menu File 2. Menu Data 3. Menu Pengolahan 4. Menu Keluar

(27)

3. Spesifikasi Program Menu File Nama Program : Menu File

Akronim : F_File.frm

Fungsi : Untuk menampilkan sub menu file

1. Log Out 2. Log In

4. Spesifikasi Program Menu Data Nama Program : Menu Data

Akronim : F_Data.frm

Fungsi : Untuk menampilkan data

1. Data Pegawai 2. Data Barang 5. Spesifikasi Program Menu Pengolahan

Nama Program : Menu Pengolahan Akronim : F_Pengolahan.frm

Fungsi : Untuk menampilkan pengolahan

(28)

1. Penyediaan Barang 2. Buat Memo

3. Surat Pesanan 6. Spesifikasi Program Menu Memo Dinas

Nama Program : Menu Memo Dinas

Akronim : F_Memo.frm

Fungsi : Untuk menampilkan memo dinas

Proses : Dengan memilih salah satu tombol yang dipilih, yaitu: Tambah

Simpan Tutup

7. Spesifikasi Program Menu Data Harga Perkiraan Sendiri Nama Program : Menu Data Harga Perkiraan Sendiri

Akronim : F_HPS.frm

Fungsi : Untuk menampilkan data harga perkiraan sendiri

(29)

Proses : Dengan memilih salah satu tombol yang dipilih, yaitu: Tambah Simpan Ubah Hapus Tutup

8. Spesifikasi Program Menu Undangan Pengadaan Langsung Nama Program : Menu Undangan Pengadaan Langsung

Akronim : F_UPL.frm

Fungsi : Untuk menampilkan undangan pengadaan langsung

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentu Tampilan : Lampiran F.8

Simpan Tutup

9. Spesifikasi Program Menu Penawaran Harga Nama Program : Menu Penawaran Harga

Akronim : F_PH.frm

Fungsi : Untuk menampilkan penawaran harga

(30)

Bentuk Tampilan : Lampiran F.9

10. Spesifikasi Program Menu Berita Acara Pembukaan Penawaran Nama Program : Menu Berita Acara Pembukaan Penawaran

Akronim : F_BAPP.frm

Fungsi : Untuk menampilkan berita acara pembukaan penawaran

Simpan Tutup

11. Spesifikasi Program Menu Surat Perintah Kerja Nama Program : Menu Surat Perintah Kerja

Akronim : F_SPK.frm

Fungsi : Untuk menampilkan surat perintah kerja

(31)

Tutup

12. Spesifikasi Program Menu Surat Jalan Nama Program : Menu Surat Jalan

Akronim : F_SJ.frm

Fungsi : Untuk menampilkan surat jalan

Simpan Tutup

13. Spesifikasi Program Menu Berita Acara Pemeriksaan Barang Nama Program : Menu Berita Acara Pemeriksaan Barang

Akronim : F_BAPB.frm

Fungsi : Untuk menampilkan berita acara pemeriksaan barang

Simpan

(32)

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Untuk menunjang kebutuhan pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan tepat waktu bagi penerimanya, maka dibutuhkan komputer sebagai alat bantunya. Komputer adalah seperangkat alat elektronik yang digunakan untuk memanipulasi data secara cepat dan tepat serta dirancang untuk diorganisasikan agar dapat menerima dan menyimpan data masukan yang kemudian akan diproses secara otomatis, yang menghasilkan keluaran berupa informasi di bawah instruksi-instruksi program yang tersimpan di dalam memori.

4.6.1. Umum

Sebagaimana telah kita ketahui bersama bahwa suatu system yang akan baik tidak akan berhasil diterapkan atau diimplementasikan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana yang baik pula. Yang dimaksud dengn sarana yang baik disini adalah bahwa syarat yang akan diusulkan mempunyai kemampuan yang cukup dengan kecepatan proses yang memadai.

Komputerisasi dalam perusahaan diperlukan untuk mendukung komputerisasi sistem yang digunakan yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Untuk lebih mendukung dari sistem komputerisasi, sistem didalam proses pengadaan barang alat rumah tangga kantor diperlukan hardware dan software sebagai berikut :

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras adalah perangkat atau komponen fisik dari sistem komputer yang bekerja secara bersama-sama. Adapun perangkat keras tersebut adalah :

(33)

2. Memory (RAM) : 4 GB 3. Harddisk : 1 TB 4. Flashdisk : 16 GB 5. Monitor : LCD 17 inch 6. Keyboard : 108 Keys 7. Printer : Laser Jet 8. Mouse : Standart mouse 4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah perangkat atau komponen dalam data sistem yang berupa program-program. Adapun perangkat lunak tersebut adalah :

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 2. Program : Microsoft Visual Basic 6.0 3. Paket Data Base : Microsoft Access 2007 4.7 Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu tahapan-tahapan penerapan sistem baru dari sistem lama. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini bertujuan dengan lamanya waktu yang digunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah dalam implementasi adalah :

1. Penyiapan data awal

Penyiapan data awal bertujuan untuk mengumpulkan, mengelompokkan data sesuai dengan kebutuhannya. Dalam penyiapan data awal memerlukan empat minggu.

(34)

2. Pembuatan File

Pembuatan file bertujuan untuk menghasilkan file data base yang digunakan untuk merekam dan menyimpan data yang telah dikumpulkan pada waktu penyiapan data awal. Waktu yang diperlukan selama empat minggu.

3. Pembuatan, Pengesahan Program dan Test Program

Dalam sistem yang di usulkan ini dibutuhkan serangkaian program yang akan digunakan untuk menunjang sistem yang akan di komputerisasikan. Hasil program yang digunakan harus sesuai dengan kebutuhan system yang baru, oleh sebab itu pembutan program harus dikerjakan dengan cermat dan teliti. Tetapi sebelum program tersebut diterapkan, maka program tersebut harus bebas dari kesalahan-kesalahan untuk itu dilakukan pengetesan program guna menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Waktu yang diperlukan selama empat minggu.

4. Pembuatan Buku Petunjuk Operasi

Pembuatan buku petunjuk ini bertujuan untuk membantu dalam mengoperasikan sistem yang diusulkan, sehingga operator atau pengguna dapat mempelajari dari buku petunjuk ini. Dalam membuatnya membutuhkan waktu selama empat minggu. Waktu yang diperlukan selama empat minggu.

5. Training

Suatu kegiatan yang bertujuan memberikan pengarahan, petunjuk kepada panitia yang akan menggunakan sistem yang baru agar dapat mengoperasikan seoptimal mungkin. Materi yang diberikan meliputi cara-cara pengoperasian sistem secara keseluruhan seperti pengisian formulir menggunakan program dan fasilitas atau

(35)

manfaat dari aplikasi program itu sendiri. Waktu yang diperlukan selama dua minggu.

6. Tes Sistem

Suatu kegiatan yang bertujuan untuk menguji system baru secara menyeluruh meliputi pengujian masih terdapat atau ketidaksesuaian dapat langsung diperbaiki. Waktu yang diperlukan selama tiga minggu

7. Peralihan Sistem

Setiap system baru akan diterapkan selalu terjadi peralihan sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Waktu yang diperlukan selama tiga minggu. 8. Operasi dan Evaluasi

Suatu kegiatan pengoperasian sistem yang baru secara penuh setelah masa peralihan berakhir. Selama beroperasinya sistem baru, lalu dilakukan pula evaluasi untuk dapat mengetahui kekurangan dari sistem tersebut sehingga pada masa yang akan datang dapat lebih disempurnakan agar dapat memenuhi kebutuhan pemakianya. Waktu yang diperlukan selama empat minggu.

(36)

Tabel IV.9. Jadwal Implementasi

Nama Kegiatan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5 Bulan 6 Bulan 7 Penyiapan data awal Pembuatan File Pembuatan, Pengesahan

Program dan Test Program

Pembuatan Buku Petunjuk Operasi

Training

Tes Sistem Peralihan Sistem Operasi dan Evaluasi

(37)

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Setelah menghadapi persoalan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti dibawah ini:

a. Membangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Alat Rumah Tangga Kantor Pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta yang terkomputerisasi akan memudahkan pekerjaan dan dapat meningkatkan kelancaran proses pelayanan pengadaan barang.

b. Dengan proses komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan, serta informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat dan lengkap dan bentuknya dapat dirancang sesuai dengan keinginan, sehingga terjadinya kesalahan dapat diperkecil.

c. Penggunaan teknologi komputerisasi membantu dalam menghasilkan keputusan-keputusan yang akurat dan cepat. Sehingga pelayanan terhadap internal kantor dapat meningkat dan semakin membaik.

d. Dengan digunakannya komputer sebagai alat bantu lebih meningkatkan ketelitian dan pengendalian yang tinggi dan dapat dipercaya.

(38)

5.2. Saran

Berdasarkan pengalaman yang didapat selama menjalankan riset pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta, penulis mempunyai saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi perkembangan dan kemajuan Instansi adalah sebagai berikut :

a. Hendaknya penggunaan teknologi komputerisasi lebih diterapkan dan ditingkatkan, dimana bermanfaat dalam pengolahan data, khususnya dalam Sistem Informasi Pengadaan Barang Alat Rumah Tangga Kantor sehingga dapat berjalan efektif dan efisien.

b. Penggunaan teknologi komputerisasi menciptakan SDM yang bermutu dan berkualitas serta lebih bermutu dibidangnya.

c. Dengan teknologi komputerisasi, informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat dan terpercaya.

d. Bukti-bukti pendukung hendaknya didokumentasikan dengan baik, sehingga tidak mengalami kesulitan jika dibutuhkan.

e. Memberikan pelatihan atau training kepada pegawai untuk memperkenalkan dan membantu mereka terhadap sistem yang baru.

f. Agar sistem ini berjalan sesuai prosedur, maka dibutuhkan disiplin kerja dari semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan sistem ini dan diperlukan juga kerjasama yang baik dari semua bagian.