RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART
DAN PENANGANAN SERVICE DENGAN METODOLOGI
BERORIENTASI OBYEK STUDI KASUS : MARSADA MOTOR
Endar Yuli Astuti1), Ady Widjaja2)
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
E-mail : endaryuli03@gmail.com1), Ady_w168@yahoo.co.id2)
Abstrak
Didalam penelitian ini, penulis melakukan penelitian tentang bagaimana proses penjualan sparepart pada bengkel Marsada Motor. Permasalahan dalam penelitian ini adalah Bagian penjualan sulit untuk mengetahui ketersediaan stock sparepart, menentukan pelanggan yang sudah lunas maupun yang belum lunas. Serta pencatatan data penjualan yang mudah hilang dan rusak. Sebab itu, peneliti membuat suatu rancang bangun sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan aktivitas penjualan sparepart dan penanganan service pada bengkel Marsada Motor. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut sebagai tujuan dari penelitian ini, adapun jenis metode penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah wawancara, studi pustaka, pengamatan dan dokumentasi kepada pihak lembaga yang bersangkutan. Pada pemodelan sistem, penulis menggunakan metode perancangan berorientasi obyek dengan alat bantu yaitu, UML (Unified Modeling Language). Untuk perancangan basis data digunakan metode normalisasi, relasi table dan ERD (Entity Relationship Diagram). Dari hasil penelitian, penulis ingin memberikan alternative pemecahan berupa rancangan yang telah terkomputerisasi dengan menggunakan rancangan program Visual Studio 2008 yang mana dapat menghasilkan sistem informasi penjualan sparepart dan penanganan service yang diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses transaksi dan laporan pada Bengkel Marsada Motor.
Kata Kunci: penjualan, service, Metodologi Berorientasi Obyek.
1. PENDAHULUAN
Badan usaha milik perorangan yang dikelola oleh Bengkel Marsada Motor bergerak dalam bidang pelayanan perbaikan kendaraaan bermotor atau roda dua dan penjualan sparepart. Dalam mengelola usaha pelayanan perbaikan kendaraan bermotor atau roda dua dan penjualan sparepart, Marsada Motor membutuhkan sistem informasi untuk memudahkan jalannya aktivitas di bengkel seperti penjualan sparepart, penanganan service dan pembuatan laporan penjualan. Begitu pun dengan pengolahan data yang dihasilkan dari transaksi yang terjadi masih menggunakan tuisan tangan, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan atau masalah seperti kekeliruan dalam penulisan dan perhitungan pendapatan.
Berdasarkan hal tersebut, penulis mencoba untuk memberikan masukan dengan melakukan analisa terhadap kekurangan yang perlu diperbaiki dengan mengubah sistem manual menjadi terkomputerisasi yang diharapkan akan membantu dalam proses pengolahan data pada bengkel tersebut sehingga dapat menyajikan kebutuhan akan data dan infromasi yang efektif dan efisien sehingga dapat membantu dalam proses evaluasi kerja. Dalam penelitian ini penulis akan membahas mengenai “Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Sparepart dan Penanganan Service pada Bengkel Marsada Motor menggunakan Unified Modeling Language”.
Adapun masalah yang ada pasa bengkel marsada motor sebagai berikut Kesulitan dalam
mengetahui jumlah stok yang tersedia karena tidak adanya dokumen stok sparepart, Kesulitan dalam pencarian dokumen penjualan, karena media penyimpanan masih berupa arsip dan kurang tertata, Tidak adanya dokumen pendukung pelunasan pelanggan,shingg akan sulit menghitung pelanggan yang sudah lunas, Kesalahan dalam total biaya service dan biaya penjualan sparepart, karena kurang teliti dalam perhitungan dan penjumlahan harga service dan harga sparepart, Pencatatan nota penjualan membutuhkan waktu lama, karena harus liat ketersediaan barang terlebih dahulu, Sulitnya saat membaca kumpulan nota yang bergitu banyak karena masih menggunakan pembukuan manual.
Tujuan penulis melakukan penelitian sebagai berikut Memberikan sebuah sistem usulan berupa komputerisasi kepada bagian penjualan sehingga mempermudah dalam setiap kegiatan transaksi, Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi dapat mengurangi masalah pencatatan dan perhitungan dalam transaksi penjualan, Memperbaiki metode penyimpanan data dalam bentuk database agar lebih efisien dalam hal media penyimpanan, Membantu pemilik bengkel agar mudah mengetahui informasi stok barang yang tersedia dan tidak tersedia, Meminimalisir kesalahan dalam pencatatan data, transaksi dan pembuatan laporan, Proses pembuatan laporan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.
Penjualan adalah transaksi jual beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang atau jasa yang pada prinsipnya melibatkan dua
pihak penjual dan pembeli”. Service merupakan sebuah paradigm dari orang-orang dalam sebuah perusahaan, tidak peduli apakah sebuah perusahaan yang menghasilkan product atau service untuk selalu memberikan best value pada pelanggannya. [1]
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.[2]
Penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Bengkel Marsada dengan Metodologi Object Oriented Studi Kasus: Bengkel Samsi Motor Pacitan, oleh Ardi Widayanto, Indah Uly Wardati, 2013, IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security – Volume 3 No. 4, ISSN: 2302-5700. Penelitian sejenis pada bengkel Samsi Motor kota Pacitan ini dapat mempercepat proses pengolahan data pelanggan, pembuatan laporan dan pencarian data pelanggan. Pada penelitian ini menghasilkan beberapa laporan anatara lain laporan data penjualan. Penelitian tersebut di kembangkan dengan aplikasi berbasis desktop, yaitu menggunakan Visual Studio 2005 dan didukung dengan database MySQL. [3]
2.
METODOLOGI PENELITIAN2.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam Tahap ini dilakukan pendekatan sebagai berikut:
a. Metode Wawancara
Wawancara atau interview merupakan teknik pengumpulan data dengan cara Tanya-jawab secara langsung dengan bagian penjualan ataupun pihak yang terkait di Marsada Motor.
b. Metode Kepustakaan
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan mencari dari membaca buku-buku karya ilmiah seperti jurnal atau tugas akhir di perpustakaan.
c. Metode Observasi
Observasi dilakukan untuk memperoleh data-data secara umum tentang situasi dan kondisi serta untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang objek yang diteliti.
d. Analisa Dokumen
Metode ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang belum didapatkan melalui metode observasi dan wawancara.
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN3.1 Proses Bisnis Berjalan
Analisa Proses bertujuan untuk mengetahui proses pembelian barang yang dilakukan Bengkel Marsada Motor berikut adalah hasil analisa sistem yang berjalan sebagai berikut:
a) Proses Penjualan Sparepart
Pelanggan datang ke bengkel marsada motor lalu menginfokan sparepart yang akan dibeli kepada bagian penjualan, kemudian bagian penjualan akan mengecek sparepart tersebut tersedia atau tidak. Apabila sparepart tersebut tersedia bagian penjualan akan menyiapkan sparepart yang dibeli lalu menuliskan nama sparepart tersebut beserta harga kedalam nota penjualan. Setelah pelanggan selesai memesan sparepart yang ingin dibeli maka bagian penjualan akan menghitung total dari semua pesanan pelanggan dan menginformasikan jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Jika total harga mencapai satu juta rupiah maka pelanggan diperbolehkan melakukan pembayaran DP sebesar 50% dari total harga. Setelah pelanggan membayar, maka bagian penjualan akan menyerahkan sparepart yang dibeli beserta nota penjualan berwarna putih kepada pelangan sebagai buktu pembayaran. Apabila sparepart tidak tersedia maka pelanggan tidak jadi melakukan pembelian.
Gambar 1. Proses Penjualan Sparepart
b) Proses Pelunasan
Pelanggan yang masih memiliki kekurangan pembayaran akan membayarkan sisa pembayaran beserta menyerahkan bukti dari nota penjualan yang diterima oleh pelanggan untuk dilihat kekurangan pembayaran pelanggan. Bagian penjualan akan menerima sisa pembayaran dari pelanggan dan mengembalikan nota pelanggan.
Gambar 2. Proses Pelunasan
Menginformas ikan Jumlah yang Harus Dibayar Menginformas ikan
Sparepart
Menerima Inform asi Jumlah Yang Harus Dibayar
<Pakai DP> <Tidak Pakai DP
Pembayaran DP 50% dari total harga 1juta Melakukan
Pembayaran Menyerahkan Pembayaran Menerima Sparepart
& Nota Penjualan
Mengecek Keters ediaan Sparepart
Menyiapkan & Menulis kan Sparepart ke dalam Nota Penjualan
Menghitung total pes anan <Ters edia> <Tidak Ters edia>
Menerima Informas i
Menerima Pembayaran Menyerahkan Sparepart &
Nota Penjualan Bagian Penj ualan Pelanggan Memiliki Kekurangan Pembayaran Membayar Sisa Pembayaran Menyerahkan Bukti Pembayaran Menerima Nota Pelanggan Menerima Bukti Pembayaran Mengembalikan Nota Pelanggan
Bagian Penj ualan Pelanggan
c) Proses Penerimaan Service
Pelanggan datang kebengkel marsada motor untuk melakukan service, kemudian pelanggan menginformasikan keluhan kendaraannya kepada bagian penjualan, Setelah itu bagian penjualan akan mengisi surat perintah kerja dan menyerahkan kepada mekanik untuk menginformasikan keluhan pelanggan dan memperbaiki kendaraan pelanggan.
Gambar 3. Proses Penerimaan Service
d) Proses Service
Kemudian mekanik mengecek kendaraan tersebut. Mekanik akan menuliskan service apa saja yang telah dikerjakannya kedalam surat perintah kerja. Jika saat pengerjaan ada sparepart yang harus diganti maka mekanik akan menginformasikan kepada bagian penjualan kemudian bagian penjualan akan menyampaikan ke pelanggan. Jika pelanggan setuju, maka bagian penjualan akan menuliskan nama sparepart ke dalam surat perintah kerja dan menginformasikan kepada mekanik untuk mengganti sparepart tersebut. Jika pelanggan tidak setuju maka service akan dilakukan tanpa mengganti sparepart. Apabila service sudah selesai maka mekanik akan mengembalikan surat perintah kerja kepada bagian penjualan untuk mengetahui service apa saja yang telah dikerjakannya.
Gambar 4. Proses Service
e) Proses Pembayaran Service
Bagian penjualan akan menjumlahkan harga-harga service beserta sparepart kedalam nota service. Bagian penjualan memberikan nota service berwarna putih sebagai bukti pembayaran
service kepada pelanggan. Kemudian pelanggan melakukan pembayaran service sesuai dengan yang terter pada nota service.
Gambar 5. Proses Pembayaran Service
f) Proses Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan bagian penjualan membuat laporan penjualan sparepart dan laporan service yang nantinya akan diserhkan kepada pimpinan.
Gambar 6. Proses Pembuatan Laporan 3.2 ANALISA MASALAH
Gambar 7 menganalisa masalah di Bengkel Marsada Motor menggunakan Fisbone Diagram yang dijelaskan pada gambar dibawah ini :
Kesulitan dalam mengetahui Jumlah sparepart yang tersedia
Manusia
Kesalahan dalam total biaya service Dan biaya penjualan sparepart
Kurang teliti dalam perhitungan dan Penjumlahan harga service dan Harga sparepart
Proses
Pencatatan nota butuh Waktu lama Harus lihat ketersediaan Sparepart terlebih dahulu
Dokumen
Kesulitan dalam pencarian Dokumen penjualan sparepart Media penyimpanan masih berupa Arsip dan kurang tertata Kesulitan mengetahui jumlah
Stock yang tersedia Tidak adanya dokumen Stock sparepart Sulitnya saat membaca
kumpulan nota yang begitu banyak
Masih menggunakan Pembukuan manual
Sehingga akan sulit mengetahui Pelanggan yang sudah lunas Tidak adanya dokumen pendukung
Pelunasan pelanggan
Gambar 7. Fishbone Diagram
Pada Gambar 7 menjelaskan masalah yang ada pada Bengkel Marsada Motor digambarkan dengan fishbone, diantaranya kesulitan dalam mengetahui jumlah stok yang tersedia karena tidak adanya dokumen stok sparepart, kesulitan dalam pencarian dokumen penjualan karena media penyimpanan masih berupa arsip dan kurang tertata, tidak adanya dokumen pendukung pelunasan pelanggan sehingga sulit mengetahui pelanggan yang sudah lunas, kesalahan dalam total biaya service dan biaya Menerima
SPK Menginformasikan
Keluhan Kendaraan Menerima Informasi
Membuat SPK Menyerahkan SPK Memperbaiki Kendaraan Mekanik Bagian Penj ualan
Pelanggan Mengecek Kendaraan Menuliskan Nama Sparepart ke SPK Mengkonfirmasi Sparepart Harus Diganti
Menerima Informasi Penggantian Sparepart
Melakukan Penggantian
Menginformasikan Service Telah Selesai & Mengembalikan SPK
Menerima Konfirmasi Menginformasik an sparepart Menuliskan Nama Sparepart ke SPK Menginformasikan Penggantian Sparepart Menerima Informasi & SPK Menerima Informas... Service Tanpa Penggantian Sparepart <Tidak Setuju> <Setuju> Pelanggan Bagian Penj ualan
Mekanik
Menjum lahkan Harga Service & Sparepart
Membuatkan Nota Service
Menyerahkan Nota Service Berwarna Putih
Menerima Pembayaran
Menerima Nota Service Berwarna Putih
Melakukan Pembayaran Pelanggan Bagian Penj ualan
Membuat Laporan Penjualan Membuat Laporan Service Cek Laporan Menyerahkan Laporan Penjualan & Laporan Service
Menerima Laporan Penjualan & Laporan Service
Cek Laporan
Sim pan Laporan <Ses uai> <Tidak Ses uai>
Pimpinan Bagian Penj ualan
penjualan sparepart karena kurang teliti dalam perhitungan dan penjumlahan harga service dan harga sparepart, pencatatan nota penjualan membutuhkan waktu lama karena harus lihat ketersediaan terlebih dahulu, dan sulitnya saat membaca kumpulan nota yang begitu banyak karena masih menggunakan pembukuan manual.
3.3 Use Case Diagram
1) Usecase Diagram File Master
Gambar 8. Use Case Diagram File Master
2) Use Case Diagram Transaksi
Gambar 9. Use Case Diagram Transaksi
3) Use Case Diagram Laporan
Gambar 10. Use Case Diagram Laporan
3.4 Model Data
a) ERD (Entity Relationship Daigram)
Entity Relationship Daigram adalah suatu model pendekatan yang merupakan atau menggambarkan hubungan suatu model.
Pelanggan Buat Srt_Psn Cetak Nota_Pen Dtl_Psn Sparepart Ajukan SPK Dtl_SPK Dtl_Srv Buat Kendaraan Service Nota_Srv Isi Mekanik *Kd_Plg Nm_Plg Tlp_Plg Almt_Plg *No_NotaPen Tgl_NotaPen Jns_Byr Total_HrgPen Jml_Byr Sisa_Byr *No_SP Tgl_SP *No_NotaPen *No_SP *No_SP *Kd_Plg *No_SP *Kd_Sprt Jml_Psn Hrg_Psn *Kd_Sprt Nm_Sprt Jns_Sprt Sat_Sprt Hrg_Sprt Stok *No_SPK *Kd_Sprt Jumlah Harga *No_SPK *No_Pol *No_Pol Nm_Kend Jns_Kend Warna Nm_Pemilik Tlp_Pemilik Almt_Pemilik *No_NotaSrv Tgl_NotaSrv *Kd_Mknk Nm_Mknk Tlp_Mknk Almt_Mknk *Kd_Srv Nm_Srv Hrg_Srv Ket_Srv *No_SPK *Kd_Srv Hrg_SPK *No_SPK *Kd_Mknk *No_SPK Tgl_SPK Tgl_Msk Tgl_Selesai Keluhan Total_HrgSP K *No_NotaSrv *No_SPK 1 1 1 M 1 1 1 1 M M M N M N M N Dapat Pelunasan *No_Pelunasnan Tgl_Pelunasan
Hrg_Pelunasan *No_Pelunasnan*No_NotaPen 1 1
Gambar 11. Entity Relationship Daigram b) Logical Record Structure
*No_NotaPen Tgl_NotaPen Jns_Byr Total_HrgPen Jml_Byr Sisa_Byr No_SP Nota_Pen *Kd_Sprt Nm_Sprt Jns_Sprt Sat_Sprt Hrg_Sprt Stok Sparepart *No_SPK Tgl_SPK Tgl_Msk Tgl_Selesai Keluhan Total_HrgSPK Kd_Mknk No_Pol SPK *No_SPK *Kd_Sprt Jumlah Harga Dtl_SPK *No_Pol Nm_Kend Jns_Kend Warna Nm_Pemilik Tlp_Pemilik Almt_Pemilik Kendaraan *No_NotaSrv Tgl_NotaSrv No_SPK Nota_Srv *Kd_Srv Nm_Srv Hrg_Srv Ket_Srv Service *Kd_Mknk Nm_Mknk Tlp_Mknk Almt_Mknk Mekanik *No_SP *Kd_Sprt Jml_Psn Hrg_Psn Dtl_Pen *No_SPK *Kd_Srv Hrg_SPK Dtl_Srv *Kd_Plg Nm_Plg Tlp_Plg Almt_Plg Pelanggan *Kd_Plg *No_NotaPen *Kd_Sprt *Kd_Sprt *No_SPK *No_SPK *No_SPK *Kd_Mknk *No_Pol *No_Pelunasan Tgl_Pelunasan Hrg_Pelunasan No_NotaPen Pelunasan *No_NotaPen
Gambar 12. Logical Record Structure
Entry Mekanik Entry Pelanggan Entry Sparepart Entry Service Bagian Penjualan Entry Kendaraan
Entry Surat Pesan
Entry Surat Perintah Kerja Bagian Penjualan
Cetak Nota Penjualan
Cetak Pelunasan
Pelanggan
Cetak Nota Service
Bagian Penjualan
Cetak Laporan Penjualan Sparepart
Cetak Laporan Service
Cetak Laporan Pembayaran
Cetak Laporan Belum Lunas
Cetak Laporan Pelunasan
Pimpinan
Cetak Laporan Rekapitulasi Sparepart Terlaris
3.5 Rancangan Dialog Layar a. Stuktur Tampilan
SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPAREPART & PENANGANAN SERVICE PADA MARSADA MOTOR
Master Transaksi Laporan Keluar
Entry Surat Pesan Entry Data Pelanggan Entry Data Mekanik Entry Data Sparepart Entry Data Kendaraan Cetak Nota Penjualan Cetak Pelunasan Entry Surat Perintah Kerja Cetak Nota Service Cetak Laporan Penjualan Sparepart Cetak Laporan Belum Lunas Cetak Laporan Pelunasan Cetak Laporan Rekapitulasi Sparepart Terlaris Cetak Laporan Nota Service Cetak Laporan Pembayaran Entry Data Service
Gambar 13. Struktur Tampilan b. Rancangan Layar
FrmMenuUtama
FrmMenuUtama
Master Transaksi Laporan Keluar
Jual : Sparepart Motor, macam oli, Variasi, Ban dll Jl. Srengseng Jakarta Barat
HP : 0812-8582-0960 Toko: 0813-8544-8068
Gambar 14. Rancangan Layar Menu Utama
Deskripsi: pertama user membuka sistem dan masuk ke layar menu utama
FrmPelanggan FrmPelanggan Data Pelanggan Kode Pelanggan Nama Pelanggan No Telp Alamat : : : : <<Autonumber>> X-30-X X-12-X CARI X-100-X
SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Data Pelanggan
Deskripsi: pada rancangan layar data pelanggan user dapat menginput data pelanggan kemudian setelah sudah benar user menyimpan, mengubah , membatal atau menghapus data.
FrmNotaPen
FrmNotaPen
Form Nota Penjualan
SIMPAN UBAH HAPUS BATAL KELUAR No. Nota
Tgl Nota Jenis Bayar
<<Autonumber>> dd/MM/yyyy
No. Surat Pesan Tgl Nota Nama Pelanggan <<Autonumber>> dd/MM/yyyy CARI X-30-X No Tlp X-12-X Data Pesanan Sparepart
Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Harga SubTotal << display >> << display >> << display >> << display >> << display >> << display >>
Gambar 16. Rancangan Layar Cetak Nota Penjualan
Deskripsi: Dalam rancangan layar Transaksi Cetak Nota Penjualan user mencari surat pesan berdasarkan penjualan sparepart, kemudian user memlih jenis bayar setalah itu user dapat menyimpan dengan mengklik tombol simpan, lalu user dapet membatalkan pesanan dengan mengklik tombol batal, user dapat menghapus sparepart dengan mengklik tombol hapus, user dapat membatalkan dengan mengklik tombol batal, dan user dapat keluar dengan mengklik tombol keluar.
FrmLapPembayaran FrmLapPembayaran LAPORAN PEMBAYARAN CETAK KELUAR Periode <<dd-mm-yyyy>> S/d <<dd-mm-yyyy>>
Gambar 18. Rancangan Layar Laporan Cetak Laporan Pembayaran
Deskripsi: Dalam Rancangan Layar Laporan cetak laporan pembayaran user dapat memasukan awal bulan dan akhir bulan sehingga dapat melihat hasil pembayaran sparepart dan service perperiode dengan mengklik tombol cetak.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil riset yang dilakukan maka penjualan sparepart dan penanganan service pada bengkel Marsada Motor, dapat dijadikan salah satu solusi tepat untuk meningkatkan kinerja bagian penjualan, sehingga dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan penerapan sistem terkomputerisasi, akan mempermudah pemilik bengkel untuk melihat stok sparepart yang tersedia dengan cepat menggunakan modul laporan penjualan sparepart.
b. Dengan penerapan sistem komputerisasi, penyimpanan data pada database akan meminimalkan kesalahan dan kehilangan data.
c. Dengan penerapan sistem komputerisasi, proses pelunasan dapat dihasilan dengan cepat dengan menggunakan modul cetak pelunasan.
d. Dengan penerapan sistem komputerisasi, akan mempermudah bagian penjualan dalam menghitung total biaya service dan biaya penjualan sparepart dengan tepat dengan menggunakan dua modul yaitu cetak nota penjualan dan cetak nota service.
e. Dengan penerapan sistem komputerisasi, proses pencatatan data penjualan akan dapat dihasilkam lebih cepat dengan menggunakan modul yang telah disediakan diform menu utama entry sparepart, menu transaksi cetak nota penjualan dan menu laporan cetak laporan penjualan sparepart.
f. Dengan penyimpanan data pada database yang terkomputerisasi akan meminimalkan kesalahan dan kehilangan data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Swastha. PengertianPenjualan, Bandung:
Informatika. 2009.
[2] Jogiyanto. Pengertian Sistem Informasi, Gave
Media. 2005.
[3] Widayanto Ardi dan Wardati Uly Indah.
“Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Bengkel Dengan Metodologi Object Oriented Studi kasus: Bengkel Samsi Motor Pacitan”. 2013.
