JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 47
SISTEM PENGOLAHAN DATA ALUMNI
PADA SMKN 3 BUKIT KAPUR
Fitri Pratiwi1, Pulla Pandika Widodo2, Mhd. Izzuddin3
1Jurusan Sistem Informsi, STMIK Dumai
2Jurusan Sistem Informsi, STMIK Dumai
3Jurusan Sistem Informasi, STMIK Dumai
1,2,3 Jl. Utama Karya Bukit Batrem Dumai Kode Pos 28811 e-mail : fitrimarten@gmail.com 1, Pullapandika@gmail.com2
,mhdizzuddin04@gmail.com 3
ABSTRAK
SMK Negeri 3 Bukit Kapur, merupakan salah satu Sekolah Menengah Kejuruan Negeri yang ada di Kabupaten Kota Dumai Provinsi Riau, pada SMK Negeri 3 Bukit Kapur Dumai masih memiliki kendala dalam mengkoordinir data alumni, diantaranya masih memakai sistem manual dalam pendataannya, hal ini sangat menyulitkan bagi pihak sekolah. Tak terkecuali dengan SMK Negeri 3 Bukit Kapur yang belum memiliki suatu sistem informasi yang mampu menyimpan dan mengelola data-data alumni.Oleh karena itu akan dirancang dan dibangun sebuah sistem layanan informasi untuk menyimpan data-data alumni secara terstruktur, aman, dan dapat diperbarui dengan mudah dan cepat. Dengan adanya sistem pengolahan data alumni ini diharapkan akan mempermudah bagi pihak terkait dalam mengelola data-data alumni secara cepat.
Kata Kunci : Web,Pengolahan Data, Alumni, Sistem .
1. PENDAHULUAN
SMK Negeri 3 Bukit Kapur, merupakan salah satu Sekolah Menengah Kejuruan Negeri yang ada di Kabupaten Kota Dumai Provinsi Riau, Indonesia. Sama dengan SMK pada umumnya di Indonesia masa pendidikan sekolah di SMK N 3 Bukit Kapur ditempuh dalam waktu tiga tahun pelajaran, mulai dari Kelas X sampai Kelas XII. , Pada tahun 2004, sekolah ini
menggunakan Kurikulum Tingkat Satuan
Pendidikan sebelumnya dengan KBK dan pada tahun 2013 menerapkan kurikulum 2013. Upaya peningkatan mutu sebuah sekolah tidak bisa
dibebankan hanya pada sekolah. Dalam
Manajemen Peningkatan Mutu Berbasis Sekolah (MPMBS) diperlukan sinergi dan kerjasama antara beberapa komponen (stakeholders) yang melingkupi sekolah (Departemen Pendidikan Nasional, 2002) Alumni dapat berperan sebagai
penghubung dengan memberikan berbagai
masukan kritis dan membangun almamater mereka. Dalam hal ini, alumni memiliki posisi yang unik dan strategis meskipun mereka tidak lagi merupakan peran yang penting dalam proses pendidikan di sekolah. Namun, pengalaman
mereka selama menjadi siswa dapat
menghasilkan berbagai konsep, ide, pemikiran, masukan dan kritik yang sifatnya membangun untuk orang-orang yang berada di posisi mereka. Alumni yang berprestasi dan memiliki keahlian
yang unggul, berperan penting dalam
membangun opini publik untuk menarik minat calon siswa/i baru. Alumni tanpa disadari merupakan salah satu acuan utama yang mendasari keputusan para orang tua dan calon siswa/i dalam menentukan pilihan sekolah. Logikanya, jika alumni dari suatu institusi pendidikan memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi, maka alumni dapat memilih jenjang pendidikan yang favorit dan dapat menunjukkan prestasi dan kontribusi mereka secara nyata di masyarakat.
Kemudian, kualitas dan kuantitas calon siswa/i yang berminat untuk mendaftar di SMK N 3 Bukit Kapur akan meningkat karena didukung oleh sistem pendidikan internal yang baik dan akan menghasilkan kesinambungan kualitas sumber daya siswa/i yang berkualitas dan memiliki daya juang tinggi dan semangat berkompetisi secara sehat.
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 48
Alumni merupakan bagian penting yang harus dikembangkan sedini mungkin. Kerjasama yang harmonis antara sekolah dengan alumni akan memiliki dampak yang besar bagi pengembangan sekolah di masa mendatang. Didasari hal tersebut, maka jalinan komunikasi dan silaturahmi antara sekolah dengan alumni harus terus berjalan baik. Alumni juga berperan
besar dalam memberikan informasi yang
berkaitan dengan kesempatan berkarir, media bertukar informasi pelatihan dan pengetahuan keterampilan para alumni.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama, untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu.(Jeperson Hutahaean, 2015:2)
System adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu persatuan. Konsep umum sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta mengasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.(Indrajani, 2015)(Sandra et al., 2017)
2.2. Data
Data Menurut (Tata Sutabri, 2012)Data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf atau simbol yang menunjukkan suatu ide,
objek ,kondisi atau situasi dan
lain-lain(Sihombing &Khumaini, 2016)(Sofiyan et al., 2019)
2.3. Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang menudukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.(Tata Sutabri, 2012:46)
2.4. Basis Data
Menurut Fathansyah dalam bukunya yang berjudul Basis Data:“Basis data terdiri dari dua kata yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang
atau berkumpul. Sedangkan data adalah
representasi data dunia nyata yang mewakili
suatu objekseperti manusia (pegawai, siswa,
pembeli, pelanggan)”.Dalam buku
(Fathansyah,2012:2). (Zeni Muhamad Noer Nova Dwi Rusida, 2018)
2.5. SQL ( Structured Query Languange )
SQLyog adalah sistem client MySQLyang sangat populer digunakan diIndonesia.Indonesia.
Sistem ini memiliki banyak fitur yang
memudahkan pengguna melakukan administrasi maupun melakukan pengolahan data MySQL. SQLyog ini sistem yang digunakan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer lain, agar satu komputer dengan komputer dapat saling mengakses dapatdikatakan sistem adalah sistem yang bisa digunakan untuk menerapkan client server.(Zeni Muhammad Noer Nova Dwi Rusida, 2018).
2.6. MySql ( My Structured Query Languange)
MySQL adalah software yang tergolong sebagai DBMS (Database Management System) yang bersifat open Source . Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL). (Zeni Muhammad Noer Nova Dwi Rusida, 2018)
2.7. PHP ( Hypertext Preprocessor)
Hingga kini PHP sudah berkembang sampai versi ke 5.4.16. PHP 5xxx mendukung penuh Object Oriented Programing (OOP), integrasi
XML, semua ekstensi terbaru MySQL,
pengembangan web server dengan SOAP dan REST, serta ratusan peningkatan kemampuan lainnya dibandingkan versi sebelumnya. Sama dengan web server lainnya, PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat
menggunakannya dengan gratis.(Muslihudin,
2014).
2.8. Aliran Sistem Informasi
Aliran sistem infomasi merupakan alat bantu yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. ASI dapat digunakan dengan menggunakan simbol-simbol seperti pada tabel dibawah ini.(C. of I. T. and C. S. (INTECOMS) Wadisman, 2018).
2.9. DFD (Data Flow Diagram )
Data Flow Diagram atau yang disingkat
DFD merupakan suatu diagram yang
menggambarkan alir data dalam suatu entitas ke sistem atau sistem ke entitas. DFD juga dapat
diartikan sebagai teknik grafis yan
menggambarkan alir data dan transformasi yang digunakan sebagai perjalanan data dari input atau masukan menuju keluaran atau output. (Agus Saputra, Feni Agustin, 2013)
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 49 2.10. Contex Diagram
Context Diagram merupakan gambaran secara global atau umum dari sistem yang
dirancang secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik tempat data
itu mengalir atau tempat data itu
disimpan.(Iswandy, 2014)
2.11. ERD ( Entity Relation Diagram)
Entity Relationship Diagram (ERD)
merupakan suatu model jaringan yang
menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan atara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang
lain dalam suatu sistem yang
terintegrasi.(Ridhawati, 2017). Relationship adalah harus bisa membedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri, misalnya dalam kasus hubungan antara entity siswa dengan entity mata
kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi
hubungannya dapat berupa nilai ujian.
3. METODOLOGI PENELITIAN
Gambar 1. Kerangka Kerja
Pembahasan dan penyelesaian penelitian ini dilakukan dengan mengikuti kerangka kerja diatas :
1. Mengidentifikasi Masalah
Tahapan ini dimulai dengan melakukan survey ke lapangan dan melihat secara langsung bagaimana keadaan pekerjaan yang dilakukan oleh Kepala Sekolah dan staff SMK N 3 Bukit Kapur
2. Mengumpulkan data
Pengumpulan data diambil dari berbagai sumber dengan tiga metode, yaitu studi
permasalahan, metode observasi dan
wawancara.
a. Studi permasalahan
Studi permasalahan dilakukan dengan mempelajari data alumni yang diberikan oleh Kesiswaan SMK N 3 Bukit Kapur
dan sampai pada pengambilan
kesimpulan. Kemudian penulis akan mengkonfirmasi ulang pada Kesiswaan SMK N 3tentangkebenaran data yang diberikan.
b. Observasi.
Observasi dilakukan untuk melihat secara langsung bagaimana pekerjaan yang dilakukan oleh bagian Kesiswaan SMK Negeri 3
c. Wawancara.
Wawancara dilakukan kepada Kepala Sekolah dan staff SMK N 3 Bukit Kapur guna memperoleh data yang akan
membantu dalam pembuatan
aplikasi.Mendesain Sistem 3. Mempelajari Literatur
Mempelajari jurnal – jurnal serta buku – buku yang berhubungan dengan permasalahan yang ada.
4. Menganalisis masalah
Analisis masalah pada penelitian ini
menggunakan dua metode, yaitu metode deskriptif dimana pada metode ini data yang ada dikumpulkan, disusun, dikelompokkan dan dianalisa sehingga diperoleh beberapa gambaran yang jelas pada permasalahan yang dibahas, dan penelitian ini juga menggunakan metode komporatif yaitu pada metode ini
analisis dilakukan dengan cara
membandingkan teori dan praktek, sehingga nantinya akan diperoleh gambaran yang jelas dalam pengimplementasian sistem.
5. Mendesain Sistem
Pada tahap ini akan dilakukan proses desain sistem, dimulai dengan penyajian basis data berupa fakta dan aturan, desain antar muka
masukan, pembuatan algoritma, dan
pembuatan antar muka keluaran. 6. Membangun Sistem
Mengidentifikasi
Mengumpulkan Data
Mempelajari Literatur
Mendesain Sistem
Membangun Sistem
Pengimplementasian
Penyajian Sistem
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 50 Sistem informasi pengolahan data alumni pada SMKN3 Dumai Tata Usaha Alumni Biodata alumni, Data Alumni Kepsek Info Lowongan Kerja
Info Lowongan Kerja Data Alumni Data Alumni
Perusahaan Lowongan Kerja Membangun suatu sistem dengan melihat
permasalahan yang ada maka dapat
ditentukan kebutuhan-kebutuhan apa saja
yang nantinya akan digunakan untuk
kebutuhan penyimpanan data. 7. Pengimplementasian Sistem
Pada tahap ini dilakukan sebuah penyajian sistem yang sudah sempurna dan dapat digunakan sesuai kebutuhan di SMK N 3 Bukit Kapur.
8. Penyajian Sistem
Pada tahap ini dilakukan pengkajian kembali kelayakan dari pada sistem yang telah dirancang, apakah sistem tersebut sudah sesuai atau masih perlu dilakukan peninjauan kembali atau penyempurnaan
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Aliran Sistem Informasi(ASI) Baru
Aliran sistem informasi yang baru tidak mengalami perubahan yang begitu banyak dari aliran sistem informasi yang lama, hanya saja alumni dapat menginputkan biodata yang selanjutnya akan disimpan kedalam database, kemudian pihak sekolah dapat melihat data yang telah dimasukkan alumni dan pihak sekolah dapat mencetak laporan tersebut. Kemudian pihak perusahaan memasukkan info lowongan kerja yang selanjutnya akan disimpan ke dalam database, kemudian pihak sekolah dapat melihat data yang yang telah dimasukkan. Aliran sistem informasi yang baru dapat dilihat pada gambar 2.
ASI BARU Perusahaan Alumni Kepsek Tata Usaha Data Alumni Input F Data Alumni Database Data Alumni A Input F Data Alumni Data Alumni Info Lowongan Kerja F Alumni Cek Lowongan Kerja F Info Lowongan Kerja Info Lowongan Kerja Upload
Gambar 2 Aliran Sistem Informasi yang baru 4.2. Contex Diagram
Gambar 3. Contex Diagram
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 51 Input tb_alumni Proses Alumni Output Tata Usaha Data Alumni ID Alumni, Info Lowker, ID Pekerja/Kuliah Info Lowker, Alumni Kepsek Data Alumni Info Lowker, Data Alumni tb_pekerjaan Info Lowker, Alumni tb_kuliah d1 d2 d3 d4 tb_loker Perusahaan Info Lowongan Kerja
tb_admin d5
Biodata Admin
Gambar 4 DFD (Data Flow Diagram)
4.4. ERD ( Entity Relation Diagram )
nisn tb_alumni alamat tahun_lulus jenis_kelamin jurusan tempat_lahir nama_lengkap email nohp agama tgl_lahir tahun_masuk image tb_kuliah nisn id_kuliah status_kuliah nama_pt mengisi id_pekerjaan tb_pekerjaan jenis_instansi nisn mengisi jurusan_kuliah jenjang_studi status_kerja tb_user nohp username password nama status akses Melihat tb_loker
id_loker image nama_instansi nama_usaha kesesuaian_bidang tgl_akhir deskripsi tb_admin tmp_lahir nip jenis_kelamin nama_admin tgl_lahir email alamat agama image no_hp
Gambar 5. Gambar (Entity Relation Diagram )
4.5. Tampilan Program a. XAMPP Control Panel
Jalankan sistem ini dengan cara membuka pada XAMPP Control Panel v3.2.1 kemudian klik start pada Apache dan MySQL seperti pada gambar berikut.
Gambar 6. Form Registrasi Pemohon
b. Browser Google Chrome
Jalankan sistem ini dengan cara membuka
pada browser google chrome kemudian
masukkan localhost/sia.alumni/login.php seperti pada gambar berikut.
Gambar 7. Browser Google chrome
c. Form Login
Pada Form login terdapat tiga hak akses untuk masuk ke dalam sistem ini, pertama hak akses sebagai admin, user, dan perusahaan. Masukan username dan password dan langsung klik pada tombol login. Jika batal login klik kembali ke beranda dan pengguna akan kembali ke tampilan awal. Berikut tampilan form login.
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 52
Gambar 8. Tampilan Login
d. Form Menu
Setelah Login pengguna dapat melihat halaman beranda seperti gambar berikut.
Gambar 9. Form Menu Utama
e. Form Login
Pada Form login alumni dapat masukan username dan password dan langsung klik pada tombol login. Jika batal login klik kembali ke beranda dan pengguna akan kembali ke tampilan awal. Berikut tampilan form login.
Gambar 10. Form Login
f. Form Menu Utama User
Dalam menu ini terdapat sub menu Beranda, Info Lowongan Kerja, Alumni, Logout setelah pengguna login sebagai user akan tampil menu seperti gambar berikut.
Gambar 11. Form Menu Utama User
g. Form Biodata Alumni
Pada form ini pengguna user dapat melihat. Berikut adalah petunjuk penggunaan form biodata alumni. Pada Form Menu utama klik alumni yang berada di menu samping kiri sistem akan tampil Biodata Alumni seperti gambar berikut.
Gambar 12. Form Biodata Alumni
h. Form Info Lowongan Kerja
Selanjutnya, untuk pengisian form Info Lowongan Kerja, jika pihak perusahaan member info lowongan kerja dapat di input pada form yang berada menu kiri program seperti gambar berikut.
Gambar 13. Form input Info Lowongan Kerja
i. Form Menu Admin
Dalam menu ini terdapat sub menu Beranda, Daftar Alumni SMKN 3, Admin,
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 53
Pengguna, Alumni, Lowongan Kerja, Laporan, Logout setelah pengguna login sebagai admin akan tampil menu seperti gambar berikut.
Gambar 14. Form Menu Admin
j. Input Biodata Admin
Selanjutnya, untuk pengisian form biodata admin, dapat di input pada menu from admin di tengah kiri program Alumni SMKN 3 seperti gambar berikut.
Gambar 15. Input Biodata Admin
k. Daftar Pengguna
Selanjutnya, untuk melihat daftar pengguna pada sistem pengolahan data alumni SMKN3 admin dapat melihat pada form Pengguna, Daftar Pengguna pada menu from admin di tengah kiri program Alumni SMKN 3 seperti gambar berikut
Gambar 16. Daftar Pengguna
l. Tambah Pengguna
Admin dapat mendaftarkan akun alumni pada from Pengguna, Tambah Pengguna seperti gambar berikut
Gambar 17. Tambah Pengguna
m. Verifikasi Pengguna
Selanjutanya jika Perusahaan dan Admin baru mendaftar akun pada program Alumni SMK Negeri 3 pihak perusahaan dan admin wajib menunggu Verifikasi Pengguna seperti gambar berikut.
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 54
Gambar 18. Verifikasi Pengguna
n. Data Alumni
Selanjutanya jika Admin ingin melihat Data Alumni pada program Alumni SMKN 3 admin dapat melihat pada from Alumni, Data Alumni seperti gambar berikut.
Gambar 19. Data Alumni
o. Profil Alumni
Klik pada foto Alumni jika ingin melihat lebih detail Profil alumni seperti gambar di bawah ini.
Gambar 20. Profil Alumni
p. Input Alumni
Selanjutnya admin dapat input Biodata Alumni pada from Alumni, input Alumni seperti gambar di bawah ini.
Gambar 21. Input Alumni
q. Lowongan Kerja
Pihak admin dapat melihat Info Lowongan Kerja pada from Lowongan Kerja sebelah kiri bawah program Alumni SMKN 3 seperti gambar di bawah.
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 55
Gambar 22. Lowongan Kerja
r. Laporan Data Alumni
Selanjutnya admin dapat melihat laporan Data Alumni, Tahun Lulus, Status Pekerjaan, Jurusan pada from Laporan bagian kiri bawah program seperti gambar berikut.
Gambar 23. Laporan Data Alumni
5. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dengan mengamati dan menganalisa sistem pengolahan data yang digunakan serta dilandasi oleh teori– teori yang digunakan berkaitan dengan penelitian. Maka dapat disimpulkan bahwa dirasakan perlu untuk diterapkannya sistem komputer dengan menggunakan suatu paket aplikasi komputer sebagai pengganti sistem lama yang ditangani. Maka berdasarkan uraian-uraian di atas dan perancangan sistem di maksud di dalam skripsi ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan :
1. Dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi maka akan mempermudah pihak sekolah untuk mengolah data alumni SMK Negeri 3 Dumai.
2. Dengan menggunakan sistem yang berbasis web, kebutuhan akan informasi lowongan pekerjaan dan informasi lainnya mengenai alumni dapat diperoleh setiap saat.
3. Penyimpanan data akan lebih aman dan lebih efektif dan efisien dengan adanya database tersendiri, dan adanya layanan pencarian data
yang dapat memberikan kemudahan,
ketepatan yang lebih baik.
6. REFERENSI
Agus Saputra, Feni Agustin, C. A. S. (2013).
Pengenalan Pemrograman Pendukung
Sistem.
Iswandy, E. (2014a). Kemampuan Fisik Atlet ( Studi Kasus : Fakultas Ilmu Keolahragaan ( Unp ) Paiiidang ). 2(2), 28.
Jeperson Hutahaean. (2015). Konsep Sistem Informasi. CV. Budi Utama.
Muslihudin, M. (2014). Sistem Informasi
Penjualan Online.
Nova Dwi Rusida, Zeni Muhamad Noer. (2018). Perancangan perangkat lunak bantu sistem penjualan berbasis aplikasi dekstop pada cafe instamie pangandaran. 1(1), 341–350. Ridhawati, E. (2017). Sistem Informasi Penjualan
Berbasis Web Pada Cv Alfa Furniture Ambarawa Pringsewu Lampung. Jurnal Cendikia, 13(1), 1–5.
Sandra, Y., Pratiwi, F., & Radillah, T. (2017). Sistem Pencatatan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Dumai Selatan Menggunakan Pemrograman Php. I N F O R M a T I K A, 9(1), 60–69.
https://doi.org/10.36723/juri.v9i1.85
Sofiyan, A., Yuliana, F., Utama, J., Bukit, K., & Pos, K. (2019). Sistem Informasi Inventaris
Barang Menggunakan Bahasa
Pemrograman Php Pada Sman 1 Dumai. 11(1), 52–61.
Tata Sutabri. (2012). Analisis Sistem Informasi. CV. Andi Offset.
JURNAL MANAJENEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Page 56
Wadisman, C. of I. T. and C. S. (INTECOMS). (2018). Nom Title. 1(2), 140–150.
