ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS
DALAM PENYAJIAN LAPORAN KEUANGAN PADA APOTEK ULTI’MED
Rina Dwi Utami (21208060)
Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Gunadarma, 2012
ABSTRAKSI
Penelitian ini dilakukan pada Apotek Ulti’med yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi penerimaan kas dan penyajian laporan keuangannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Ulti’med, untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Ulti’med sudah berjalan dengan efektif, dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang efektif bagi Apotek Ulti’med khususnya dalam penyajian laporan keuangan. Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian, penulis menemukan bahwa sistem penerimaan kas yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur penerimaan kas yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas, serta laporan keuangan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain database, desain input, dan desain output.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas.
ABSTRACT
This research is conducted in Pharmacy Ulti'med still using manual system for transactions in cash receipts and presentation of financial statements. The purpose of this research is to determine the cash receipts accounting system running on Pharmacy Ulti'med, to determine whether the cash receipts accounting system that is running on Pharmacy Ulti'med are operating effectively, and to provide an alternative design of accounting information systems cash receipts effective for Pharmacy Ulti'med especially in the presentation of financial statements. This research is a qualitative descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical design. Based on the results of research, researcher found that the cash receipt system run company still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures performed cash receipts, documents used, recording of cash receipts transactions, as well as the resulting financial statements. Furthermore, researcher designed a cash receipts accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings.
The design includes conceptual design and physical design, but the extent of database design, input design, and output design.
Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Cash Receipts.
PENDAHULUAN
Perkembangan perekonomian yang begitu pesat itu tidak dapat dipisahkan oleh perkembangan teknologi yang begitu pesat pula. Perkembangan teknologi yang sangat penting pada saat ini telah mendorong masyarakat memasuki era globalisasi informasi. Informasi memang sangat penting dan dibutuhkan oleh setiap orang.
Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasinya, karena akuntansi merupakan bahasa bisnis. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan, perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan keuangan. Laporan keuang Kas memberikan kekuatan bagi setiap bagian organisasi perusahaan untuk melakukan kegiatan, sehingga kelangsungan hidup perusahaan dapat terjamin.
Kas merupakan aktiva yang paling lancar (liquid). Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Dalam kegiatan bisnis sehari – hari, kas merupakan alat pertukaran sehingga segala kegiatan akan bermula dan berakhir padanya.an sendiri adalah merupakan informasi.
Peranan Sistem Informasi Akuntansi sangat besar bagi perusahaan karena merubah proses pencatatan transaksi yang
“kurang tertib” menjadi pencatatan yang
“sistemik” (akuntabel). Selain itu, Sistem Informasi Akuntansi juga dapat merepresentasikan semua informasi yang bersifat keuangan selama perusahaan tersebut berjalan.
Hal itu juga yang harus menjadi perhatian Apotek Ulti’med untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi penerimaan kas sehingga penerimaan kas harus dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan kas. Selain itu, tujuan dari perancangan sistem informasi akuntansi adalah
meningkatkan efektivitas dalam penyajiaan laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih tepat dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Azhar Susanto (2004:82) , Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.
Menurut George H.Bodnar &
William S (2003 : 1), sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem.
Tahapan tersebut adalah Survey atau investigasi sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem.
1. Survey atau Investigasi sistem
Survey atau investigasi sistem pada dasarnya merupakan studi kelayakan untuk menentukan apakah pengembangan sistem layak untuk dilakukan. Pertimbangan layak atau tidaknya tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :
a. Apakah betul-betul terdapat masalah dengan system informasi dan diketahui penyebab dari masalah tersebut.
b. Seberapa besar cakupan masalah tersebut.
c. Alternative pemecahan masalah tersebut layak secara teknis (dari sudut pandang teknologi, hardware, dan software), operasional (dari
sudut pandang reaksikaryawan terhadap perubahan dan prosedur), dan ekonomis (dari sudut pandang biaya manfaat apabila pengembangan sistem dilakukan).
2. Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan sekumpulan prosedur untuk mebuat spesifikasi sistem informasi yang baru atau sistem informasi yang dimodifikasi. Tujuan analisis sistem adalah mengembangkan persyaratan bagi sistem baru. Analisis sistem memerlukan studi terhadap sistem yang ada dan solusi yang diajukan jauh lebih rinci daripada pada tahap survey atau investigasi sistem.
3. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengubah spesifikasi logis menjadi desain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi.
4. Implementasi Sistem
Sistem implementasi merupakan prosedur yang dilakuakan untuk mengembangakan aplikasi, menguji sistem/melatih pemakai, menginstal, dan mulai menggunakan sistem informasi yang baru atau yang dimodifikasi. Sistem implementasi diakhiri dengan pengoperasian sistem yang baru atau yang dimodifikasi serta dibutnya laporan penyelesaian pengembangan sistem. Laporan penyelesaian pengembangan sistem meringkas kegiatan implementasi dan
menyediakan dokumentasi
pengoperasian sistem yang baru dan pemeliharaan sistem.
Laporan Keuangan
Menurut Riyanto (2004:15), Laporan keuangan memberikan ikhtisar mengenai adanya laporan keuangan suatu perusahaan, dimana neraca mencerminkan nilai aktiva, nilai hutang, dan modal sendiri pada suatu saat tertentu dan laporan keuangan laba/rugi
mencerminkan hasil-hasil yang dicapai selama periode tertentu biasanya dalam satu tahun.
Menurut Standar Akuntansi Keuangan menyatakan , Laporan keuangan meliputi neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam berbagai cara seperti misalnya sebagai laporan arus kas atau laporan arus dana), catatan dan laporan lain serta materi penjelasan merupakan bagian integral dari laporan keuangan.
Disamping itu juga termasuk skedul dan informasi tambahan dalam laporan tersebut.
METODE PENELITIAN
Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori.
Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya. Adapun tahapan- tahapannya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Analisis
Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara tunai pada Apotek Ulti’med.
2. Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem
Prosedur penerimaan kas yang diterapkan oleh Apotek Ulti’med tidak berjalan secara efektif, masih banyak kelemahan yaitu terdapat kerangkapan
tugas dan tanggung jawab, catatan akuntansi yang digunakan oleh Apotek Ulti’med masih dibuat dalam bentuk manual, pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama, dan laporan yang dihasilkan hanya laporan harian atas transaksi penjualan.
Model Logika yang Diusulkan
pembeli
Sistem Penerimaan
kas
manajemen Order dan
resep
FPT dan salinan
resep
Jurnal Lap data barang/obat Lap penerimaan resep Lap seluruh penjualan Lap penjualan per jenis produk Lap seluruh penjualan dan pembelian
Lap Laba rugi
Gambar 1 Diagram Konteks Transaksi Penerimaan Kas
Pembeli
1.
Input data penjualan
2.
Proses pencetakan
SP
3.
Proses pencatatan
transaksi Order dan
resep
FPT dan salinan
resep
Data penjualan
Data
transaksi Data transaksi
File Faktur tercetak
File Resep
4.
Proses pembuatan
laporan
manajemen
File Obat
File Transaksi
File Transaksi
Jurnal Lap data barang/obat Lap penerimaan resep Lap. seluruh penjualan Lap penjualan per jenis
produk Lap seluruh penjualan
dan pembelian Lap Laba rugi
Gambar 2 Diagram Zero Sistem Penerimaan Kas
Entity Relationship Diagram yang Diusulkan
transaksi Faktur
tercetak obat
Jns_obat
Harga_satuan
Total_harga satuan
Kd_obat
satuan
Harga_satuan
Total_harga
Kd_obat
Kd_transaksi
no_resep
Total_transaksi Tgl_faktur Kd_faktur
M N
resep Nm_obat
Kd_obat
Tgl_transaksi Kd_transaksi
No_resep
Tgl_resep
Nm_dokter
Nm_pasien
Almt_pasien umur
Nm_pegawai Nm_pegawai
N
Nm_belakang_pegawai Nm_tengah_pegawai
Nm_depan_pegawai
Kota Almt_jalan Nm_depan_pegawai
Nm_tengah_pegawai
Nm_belakang_pegawai
Nm_depan_dokter
Nm_tengah_dokter
Nm_belakang_dokter
Nm_depan_pasien
Nm_tengah_pasien
Nm_belakang_pasien
Nm_pegawai
Nm_depan_pegawai
Nm_tengah_pegawai
Nm_belakang_pegawai
Gambar 3 Entity Relationship Diagram Normalisasi
Gambar 4 Bentuk Unnormal
Gambar 5 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Gambar 6 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Laporan Yang Dihasilkan Dalam Sistem Yang Diusulkan
Ada enam laporan yang dihasilkan dalam sistem yang diusulkan yaitu laporan data barang/obat, laporan penerimaan resep, laporan seluruh penjualan, laporan penjualan per produk, laporan seluruh penjualan dan pembelian, dan laporan laba rugi dan 1 dokumen yaitu faktur penjualan tunai.
1. Laporan Data Barang/Obat
2. Laporan Penerimaan Resep
3. Laporan Seluruh Penjualan
4. Laporan Penjualan Per Jenis Produk
5. Laporan Seluruh Penjualan dan Pembelian
6. Laporan Laba/Rugi
7. Faktur Penjualan Tunai
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
1. Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Ulti’med diketahui memiliki tiga prosedur, yaitu prosedur bagian asisten apoteker, prosedur bagian kasir dan prosedur bagian keuangan dan akuntansi. Namun pada prosedur bagian keuangan dan
akuntansi hanya dipegang oleh pimpinan.
2. Sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Apotek Ulti’med tidak berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada Apotek Ulti’med. Seperti tidak adanya pemisahan antara fungsi penjualan dan fungsi asisten apoteker, pimpinan merangkap tugas menjadi fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. pencatatannya masih dilakukan secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem penerimaan kas pada Apotek Ulti’med masih belum lengkap.
3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, khususnya dalam penyajian laporan keuangan. Perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas tersebut menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan yaitu faktur penjualan tunai, laporan data barang/obat, laporan penerimaan resep, laporan seluruh penjualan, laporan penjualan per produk, laporan seluruh penjualan dan pembelian, dan laporan laba rugi.
Sistem informasi akuntansi penerimaan kas ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan keuangan, sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.
Saran
1. Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur penerimaan kas yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penerimaan kas dan laporan keuangan yang dihasilkan.
2. Penulis mengajukan saran kepada Apotek Ulti’med agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional penerimaan kasnya khususnya dalam penyajian laporan keuangan. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis,penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2004. Intermediate Accounting, Edisi 8. Yogyakarta:
BPFE.
Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011.
Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset.
Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta:
Salemba Empat.
Harahap, Sofyan Syafri. 2011. Teori Akuntansi, Edisi revisi. Jakarta:
Rajawali Pers
Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3.
Jakarta: Salemba Empat.
Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi Basis Data.
Yogyakarta: Andi Offset.
Riyanto, Bambang, 2004, Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi 4 Yogyakarta: BPFE.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Jakarta:
Salemba Empat.
