BUKU INFORMASI MENETAPKAN DAN MENGUMUMKAN PEMENANG PENYEDIA BARANG/JASA

(1)

BUKU INFORMASI

MENETAPKAN DAN MENGUMUMKAN PEMENANG PENYEDIA BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI

Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

(2)

2

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa Kode Modul

Judul Modul: Menetapkan dan Mengumumkan Pemenang Pemilihan

Buku Informasi Versi: April 2016 Halaman: 2 dari 30

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ---

BAB I PENDAHULUAN --- A. Tujuan Umum --- B. Tujuan Khusus ---

BAB II MELAKUKAN VERIFIKASI BERITA ACARA EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA ---

BAB III MENETAPKAN PEMENANG PEMILIHAN PENYEDIA ---

BAB IV MENGUMUMKAN PEMENANG PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA ---

DAFTAR PENYUSUN

(3)

3

BAB I PENDAHULUAN

A. Tujuan Umum

Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu menetapkan dan mengumumkan pemenang penyedia barang/jasa.

B. Tujuan Khusus

Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi menetapkan dan mengumumkan pemenang ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:

1. Melakukan verifikasi berita acara evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan ruang lingkup serta fungsi penetapan dan pengumuman pemenang pemilihan penyedia barang/jasan sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehensif sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan; memverifikasi berita acara evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa beserta dokumen pendukungnya secara cermat kelengkapan, kesesuaian dan keabsahannya;

memverifikasi metode dan tata cara penilaian dokumen penawaran yang digunakan kesesuaiannya dengan metode dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan; memverifikasi cara pemeringkatan calon pemenang pemilihan penyedia barang/jasa kesesuannya dengan ketentuan yang berlaku.

2. Menetapkan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan mengkaji ulang peringkat pemenang pemilihan penyedia barang/jasa kebenaran dan objektivitasnya sesuai dengan dokumen pendukung yang telah diverifikasi dan divalidasi; menetapkan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa urutannya secara cermat dan tepat oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan.

3. Mengumumkan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa yang meliputi kegiatan Materi pengumuman pemenang pemilihan penyedia barang/jasa, dibuat dan disiapkan secara cermat, akurat, lengkap dan mudah dipahami;

mengumumkan peringkat pemenang dan atau pemenang pemilihan penyedia

(4)

4

barang/jasa melalui media yang telah ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku;

mengundang calon Pemenang dan calon pemenang cadangan pemilihan penyedia barang/jasa untuk dilakukan penjelasan tentang justifikasi keputusan hasil evaluasi penawaran; mendokumentasikan hasil penetapan pemenang dan pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa dan melakukan administrasi dengan menggunakan format dan prosedur yang diberlakukan.

(5)

5

BAB II

MELAKUKAN VERIFIKASI BERITA ACARA EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA

PENGERTIAN

Penetapan dan pengumuman pemenang pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah merupakan salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui pembuatan surat penetapan pemenang yang dilakukan oleh pokja ULP setelah pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) melakukan evaluasi terhadap penawaran para calon penyedia yang berkompetisi.

Proses evaluasi penawaran harus diyakini sudah sesuai prosedur evaluasi penawaran dalam pemilihan barang/jasa yang dilakukan oleh ULP dan sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Setelah itu diakhiri dengan pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). Setelah BAHP terbit inilah proses penetapan akan dimulai.

Dalam rangka memastikan proses sebelumnya telah dilaksankan sesuai dengan aturan yang berlaku, maka pokja ULP melakukan persiapan dengan melakukan inventarisasi terhadap dokumen-dokumen pendukung yang merupakan dasar dalam surat penetapan pemenang. Dokumen-dokumen pendukung dalam rangka menerbitkan surat penetapan pemenang adalah BAHP ditambah dengan data pendukungnya.

Akhir dari proses penetapan pemenang adalah terbitnya Surat Penetapan Pemenang yang ditandatangani oleh Ketua Pokja ULP dan dipersiapkan untuk diumumkan kepada masyarakat sebagai bagian dari kewajiban yang harus dijalankan. Pengumuman surat penetapan pemenang oleh pokja ULP menunjukkan kondisi transisi dari proses rahasia menjadi informasi yang bersifat publik. Hasil akhir dari sebuah kegiatan pengumuman adalah informasi kepada publik tentang apa yang dilakukan oleh pokja ULP sebelumnya.

Surat penetapan dan pengumumannya ini merupakan bentuk tanggung jawab ULP yang berdimensi hukum. Hasil akhir dari kegiatan penetapan adalah adanya surat penetapan dan pengumuman kepada publik di tempat yang telah ditentukan. Proses

(6)

6

berikutnya setelah pengumuman adalah aktivitas sanggah. Aktivitas ini tidak lagi menjadi bagian dari pembahasan modul ini. Bagian ini merupakan unit kompetensi tersendiri.

BEST PRACTICE

Dalam best practice, pengadaan barang/jasa dengan nilai belanja yang rendah dan resiko pasokan (supply) yang kecil bagi perusahaan, maka proses perolehan barang/jasa nya pun dilaksanakan sesederhana mungkin dengan menghindari proses administrasi yang berbelit-belit dan berbiaya tinggi. Bahkan bila memungkinkan maka penentuan keputusan pembelian dapat dilakukan secara verbal via telepon. Namun untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai belanja besar dan resiko pasokan serta dampak pada perusahaan akan sangat besar pula, maka penetapan penyedia sebagai pemenang dan memberikan kontrak, tentunya dilaksanakan dengan proses pemilihan yang komprehensif, dan melibatkan level pimpinan tinggi dalam perusahaan. Tabel di bawah ini sebagai contoh kebijakan perusahaan mendelegasikan kewenangan pada seorang personil untuk menyetujui (approval) terhadap penawaran penyedia dan ditindak lanjuti dengan komitmen kontrak berdasarkan nilai kontrak atau nilai pesanan barang/jasanya:

Persetujuan untuk melakukan komitmen/kontrak Nilai kontrak/pesanan Persetujuan (approval)

Sd. Rp. 50 jt Junior buyer

Rp. 50 jt – Rp. 150 jt Buyer

Rp. 150 jt – Rp. 400 jt Senior buyer

Rp. 400jt – Rp. 800jt Manager, Purchasing and Supply Rp. 800jt – Rp. 1,5M Operations Director

Di atas Rp. 1,5M Managing Director

Dari tabel di atas dapat kita lihat bahwa dengan nilai belanja yang semakin besar dan resiko pasokan (supply) semakin tinggi bagi perusahaan, maka penetapan pemenang penyedia, persetujuan dan penandatanganan kontrak dilakukan oleh personil dengan level jabatan yang semakin tinggi pula. Hal ini dapat mengindikasikan bahwa semakin kompleks dan tinggi nya nilai belanja barang/jasa bagi perusahaan, maka personil yang bertanggung jawab untuk memberikan persetujuan (approval) harus memiliki tidak hanya kemampuan teknis saja namun kemampuan manajerial dan pengalaman yang cukup.

(7)

7

Review terhadap hasil evaluasi penawaran yang telah dilaksanakan tentunya perlu untuk dilakukan sebelum ditetapkan dan diumumkannya pemenang, terutama untuk barang/jasa dengan nilai belanja besar dan resiko pasokan yang tinggi bagi perusahaan.

Hal ini untuk menghindari adanya kesalahan-kesalahan substansial yang dapat berdampak pada tidak tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa bagi perusahaan.

Bagian logistik perusahaan (purchasing & supply department) juta tidak diperkenankan membuat pesanan atau kontrak tanpa persetujuan dari bagian keuangan. Dengan kata lain penandatanganan kontrak pengadaan barang/jasa tidak dapat dilakukan sebelum ada persetujuan dan tanda tangan dari bagian keuangan terkait dengan ketersediaan dana perusahaan untuk mengeksekusinya.

Pemberian Informasi dan Penjelasan pada Penyedia yang gagal (Debriefing) Dalam best practice, pengumuman atau informasi hasil seleksi tidak hanya disampaikan pada Penyedia yang menjadi pemenang saja namun juga diinformasikan pada seluruh penyedia yang tidak terpilih. Pengumuman atau informasi ini dapat dilakukan secara verbal bila memang nilai pengadaannya kecil namun bila penyedia yang gagal tersebut telah menginvestasikan usaha dan dana yang cukup signifikan untuk menyiapkan penawaran mereka, maka informasi yang disampaikan sebaiknya dilakukan dengan surat resmi tertulis. Bahkan seluruh penyedia yang gagal tersebut dapat diundang untuk diberikan penjelasan (debriefing) mengapa mereka tidak terpilih dalam proses evaluasi yang telah dilakukan dan memperoleh pembelajaran penting untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam kesempatan pengadaan lainnya yang akan datang.

Pembelajaran dari Best Practice

Beberapa pembelajaran penting yang dapat diambil dari best practice dalam pengadaan barang/jasa pemerintah pada tahapan ini antara lain:

 Pemberian kewenangan (pendelegasian) pada personil untuk pengadaan barang/jasa harus dilakukan secara cermat dan hati-hati sesuai dengan kemampuan dan kompetensi dari personil yang bersangkutan. Semakin kompleks barang/jasa yang akan dilaksanakan dan memiliki nilai belanja serta resiko pasokan (supply) yang tinggi pula maka personil yang ditunjuk tidak hanya memiliki kompetensi teknis semata namun juga memiliki kemampuan manajerial dan pengalaman yang cukup.

 Dalam peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah tidak dikenal adanya tahapan pemberian informasi dan penjelasan (debriefing) pada seluruh penyedia yang gagal setelah tahap evaluasi penawaran, oleh sebab itu dalam Berita Acara Hasil

(8)

8

Pelelangan (BAHP) pokja ULP harus menjelaskan secara detail hal-hal substansial apa saja yang menyebabkan penyedia tersebut gugur/tidak memenuhi syarat sesuai dengan unsur, kriteria dan tata cara evaluasi yang telah tercantum secara jelas dalam dokumen pengadaan yang nantinya sebagai bagian/lampiran dari pengumuman pemenang pemilihan penyedia barang/jasa.

Prinsip Yang Terkait Dan Penerapan Prinsip Pengadaan

Prinsip pengadaan barang dan jasa adalah prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa yang secara umum dipergunakan dalam pengadaan dan jasa. Terkadang di dalamnya hakikat, filosofi, etika dan norma pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang dan jasa pemerintah juga menerapkan prinsip- prinsip pengadaan yang dipraktekkan secara internasional. Adapun prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah efisien, efektif, transparan, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.

Di antara prinsip-prinsip yang berhubungan dengan pembahasan kompetensi yang terdapat dalam modul antara lain efisien, efektif, transparan, bersaing, akuntabel:

a.Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum.

b.Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.

c.Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara sebanyak mungkin penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang/jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang/ jasa.

d.Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional.

(9)

9

e.Akuntabel, berarti pelaksanaan pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam modul kompetensi yang kita bahas saat ini, terkait dengan pelaksanaan tugas pengumuman dan penetapan pemenang, maka harus memperhatikan prinsip-prinsip yang ada tersebut. Dengan menerapkan prinsip-prinsip tersebut di atas akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa, karena hasilnya dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat dari segi administrasi, teknis, dan keuangan.

Penetapan pemenang dan pengumumannya merupakan kelanjutan dari proses evaluasi penawaran. Proses evaluasi penawaran dilakukan secara kolegial dan menghasilkan keputusan seperti yang tercantum di dalam berita acara pelelangan/pemilihan. Evaluasi penawaran dilakukan secara tertutup dan rahasia. Semua proses hanya pokja ULP saja yang mengetahui sampai nanti waktu penetapan dan pengumuman. Pengambilan keputusan secara tertutup belum memiliki konsekuensi dengan peristiwa di luar tim pokja tersebut.

Penetapan pemenang dan pengumuman berarti memberikan informasi kepada pihak di luar pokja ULP tentang apa yang sudah dilakukan dalam melakukan evaluasi terhadap penawaran calon penyedia barang dan jasa. Pokja ULP harus memiliki kesadaran bahwa apa yang telah dilakukan selama evaluasi penawaran dapat diakses oleh pihak-pihak di luar dan dapat dilakukan pengujian atas peristiwa tersebut.

Dipandang dari sudut pandang keterbukaan informasi publik, masyarakat memiliki hak untuk memperoleh informasi atas putusan dalam proses pemilihan penyedia.

Dengan demikian, penyedia dapat menyanggah apabila hasil evaluasi tidak sesuai dengan persepsi calon penyedia tersebut.

Sedangkan dari sudut pandang pengawasan, seorang auditor/pemeriksa dapat melakukan review atas hasil pekerjaan para anggota pokja ULP dalam melakukan proses pemilihan penyedia walaupun waktu pelaksanaannya sudah lama berlalu. Pemeriksa dapat mengakses dokumen penawaran dan pengumuman dan mereview apakah segala sesuatu yang berkenaan dengan penetapan dan pengumuman tersebut sudah dilakukan dengan benar sesuai peraturan yang ada. Bahkan dalam pengadaan melalui Layanan Pengadaan

(10)

10

Secara Elektronik (LPSE) di saat para anggota pokja sudah tidak punya akses lagi ke data lelang, para auditor memiliki akses untuk memperoleh data penawaran otentik dan dapat melakukan uji ulang atas evaluasi penawaran yang telah dilakukan.

Akhirnya peran akuntabilitas harus mendapat perhatian. Penetapan Pemenang dan pengumumannya diharapkan tidak menggunakan sumber daya yang berlebihan dan harus dilakukan seefisien mungkin.

(11)

11

BAB II

MELAKUKAN VERIFIKASI BERITA ACARA EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA BARANG/JASA

Review Dokumen-Dokumen Terkait yang Menjadi Dasar Penetapan

Telah disebut di awal modul bahwa proses penetapan pemenang merupakan tahapan berikutnya setelah tahapan evaluasi telah diselesaikan dengan baik melewati bagian tahapan-tahapan dalam keseluruhan tahapan evaluasi penawaran tersebut. Tahap evaluasi penawaran diakhiri dengan pembuatan berita acara pelelangan. Berita acara pelelangan inilah yang menjadi salah satu dasar pelaksanan penetapan pemenang dari proses pemilihan penyedia.

Untuk melakukan proses penetapan pemenang lelang atau seleksi maka ULP harus memperhatikan dokumen yang menjadi dasar penetapan dan dokumen yang menjadi data pendukung dari proses penetapan tersebut. Berita acara hasil pelelangan merupakan dokumen yang menjadi dasar penetapan pemenang (Perka No. 14 Tahun 2012).

Sedangkan yang dimaksud data pendukung dalam proses penetapan pemenang dari proses pemilihan penyedia meliputi dokumen berikut:

a. Dokumen Pengadaan beserta adendum (apabila ada);

b. BAPP (Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan);

c. BAHP (Berita Acara Hasil Pelelangan);

d. Dokumen penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) yang telah diparaf anggota Kelompok Kerja ULP dan 2 (dua) wakil peserta.

Review Berita Acara Hasil Pelelangan

Setelah mengetahui dokumen yang menjadi dasar penetapan pemenang maka dalam rangka melakukan persiapan penetapan pemenang, maka hal yang perlu mendapat perhatian adalah melakukan review terhadap dokumen dasar tersebut yaitu review terhadap dokumen berita acara pelelangan. Review ini bertujuan menjadikan dokumen tersebut layak digunakan sebagai dasar penetapan dalam proses penetapan pemenang.

BAHP merupakan kesimpulan dari hasil evaluasi administrasi, teknis, dan harga yang dibuat oleh pokja ULP dan ditandatangani oleh paling kurang ½ (seperdua) dari jumlah anggota pokja ULP. Dokumen ini minimal harus memuat hal –hal berikut:

a) Nama seluruh peserta;

b) Harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi, dari masing-masing peserta;

(12)

12

c) Metode evaluasi yang digunakan;

d) Unsur-unsur yang dievaluasi;

e) Rumus yang dipergunakan;

f) Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu mengenai hal ikhwal pelaksanaan pelelangan; Nilai pemenang pelelangan sistem kontrak lumpsum adalah nilai yang tercantum dalam surat penawaran, sedangkan untuk kontrak harga satuan adalah nilai hasil koreksi aritmatik. Untuk yang sesuai ketentuan dilakukan negosiaasi penawaran maka dicantumkan nilai hasil negosiasi.

g) Jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi; dan h) Tanggal dibuatnya Berita Acara

i) Lampiran: dokumen pemilihan, BA Rapat Penjelasan, dokumen penawaran, dan dokumen lain yang terkait dengan evaluasi.

Proses review dalam rangka persiapan penetapan yang dilakukan terhadap BAHP sesungguhnya tetap dilakukan oleh pihak yang sama yaitu pokja ULP, sehingga proses review ini adalah proses mengulang secara singkat terhadap seluruh rangkaian proses sebelum membuat surat penetapan pemenang.

Review terhadap BAHP dapat dilakukan dengan pendekatan review per bagian isi dengan menggunakan instrumen tabel berikut:

Tabel 1. Review Per Bagian BAHP

No Bagian Aktivitas Dokumen Acuan

1. Keabsahan 1. Memastikan bahwa BAHP yang akan kita review adalah dokumen yang terdahulu sudah dibuat bersama oleh Pokja ULP.

2. Memastikan sudah ditandatangani oleh lebih dari separuh anggota ULP

-

2. Nama seluruh peserta; Apakah keseluruhan peserta yang memasukkan penawaran sudah dimasukkan

BAPP

3 Harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi dari masing- masing peserta;

Apakah semua harga penawaran dan yang terkoreksi sudah dimasukkan (harga terkoreksi hanya ada dalam kontrak harga satuan)

Kertas Kerja

4 Metode evaluasi yang digunakan; Apakah sudah mencantumkan metode evaluasi yang dipersyaratkan sesuai Dokumen Pengadaan

Dokumen Pengadaan 5 Unsur-unsur yang dievaluasi; Apakah semua unsur yang dievaluasi sudah

dimasukkan ke dalam Berita Acara

Dokumen Pengadaan 6 Rumus yang dipergunakan; Apakah rumus sudah dijelaskan dalam dokumen ini

dan merupakan rumus yang benar

Dokumen Pengadaan 7 Keterangan-keterangan lain yang

dianggap perlu mengenai hal ikhwal pelaksanaan pelelangan;

Apakah terdapat hal-hal penting selama proses evaluasi yang belum masuk dalam penjelasan lain- lain

-BAPP - BAHE

(13)

13

8 Jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi;

Menghitung kembali antara jumlah yang disebutkan lulus dan yang gugur harus klop dengan jumlah total peserta

BAHE Kertas Kerja

9 Tanggal dibuatnya Berita Acara; Memastikan bahwa tanggal Berita Acara merupakan tanggal yang benar (bukan copy dan paste dari dokumen lain)

Sedangkan terhadap kelengkapan data pendukung cukuplah dibuat daftar check seperti di bawah ini dengan memberi tanda : √ di bawah kolom (3) dan (4)

Tabel 2. Daftar Checklist Kelengkapan Data Pendukung

No Data Pendukung Proses Penetapan Ada Tidak ada

(1) (2) (3) (4)

1 Dokumen Pengadaan beserta adendum (apabila ada); ...

.

...

2 BAPP (otomatis) ...

.

...

3 BAHP ...

.

...

4 Dokumen Penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) yang telah diparaf anggota Kelompok Kerja ULP dan 2 (dua) wakil peserta

...

.

...

Catatan Khusus E-Proc :

Proses persiapan penetapan pemenang dari suatu lelang yang berupa review terhadap dokumen BAHP dan kelengkapan data pendukung untuk manual maupun e- tendering dilakukan dengan cara yang sama (keduanya dilakukan secara manual).

RANGKUMAN

1. Dalam rangka persiapan untuk menetapkan pemenang perlu dilakukan review terhadap dokumen yang menjadi dasar penetapan pemenang yaitu Dokumen Berita Acara Hasil Pelelangan atau Berita Acara Hasil Seleksi.

2. Review terhadap BAHP dilakukan secara sederhana dan singkat oleh pihak yang sama dengan yang membuat BAHP yaitu Pokja ULP kecuali untuk penetapan pemenang oleh Pengguna Anggaran (PA), review dapat dilakukan oleh tim khusus yang dibentuk oleh PA.

3. Review terhadap BAHP menggunakan tools dengan pendekatan review berdasarkan isi dari BAHP tersebut.

4. Review kelengkapan terhadap data pendukung penetapan pemenang dilakukan dengan mengunakan tools berupa checklist atau daftar pengecekan.

(14)

14

BAB III

MENETAPKAN PEMENANG PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

Penyusunan Surat Penetapan

Penetapan pemenang dalam suatu proses pemilihan penyedia barang dan jasa dapat dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan atau Pengguna Anggaran. Hal ini tercantum dalam pasal 17 ayat 2 Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Sedangkan kewenangan penetapan oleh Pengguna Anggaran mengacu pada pasal 8 Peraturan Presiden yang sama. Dalam hal penetapan dilakukan oleh Pengguna Anggaran, usulan penetapan tetap dilakukan oleh pokja ULP yang melakukan evaluasi penawaran dan membuat Berita Acara Hasil Pelelangan.

Dalam hal terdapat keterbatasan kapasitas/layanan penyedia yang memenuhi kualifikasi, dan/atau keragaman item barang/jasa dalam suatu paket pengadaan barang tertentu, pokja ULP dapat menetapkan pemenang lebih dari 1 (satu) Penyedia.

Kelompok Kerja ULP membuat Surat Penetapan Pemenang berdasarkan BAHP untuk nilai sampai dengan Rp. 100.000.000.000,00 (seratus milyar rupiah). Sedangkan bila penetapan dilakukan oleh PA, pokja ULP mengusulkan penetapan pemenang untuk nilai di atas Rp.

100.000.000.000,00 (seratus milyar rupiah) kepada PA, yang ditembuskan kepada PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan APIP (Aparat Pengawas Intern Pemerintah) Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang bersangkutan.

Bagian-Bagian Surat Penetapan

Surat penetapan dibuat dengan memperhatikan kaidah bahwa sebuah surat penetapan pemenang harus disusun sesuai dengan urutannya dan minimal harus memuat:

Nama paket pekerjaan dan nilai total HPS;

 Nama dan alamat penyedia serta harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi; pemenang cadangan 1 dan 2 (bila ada);

(15)

15

 Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); dan

 Hasil evaluasi penawaran administrasi, teknis, harga dan evaluasi kualifikasi

Berikut merupakan bentuk dari surat penetapan pemenang:

Kelompok Kerja...

Unit Layanan Pengadaaan ...

TAHUN ANGGARAN ...

SURAT PENETAPAN PEMENANG Nomor: ...

Pekerjaan : ...

Nilai HPS : ...

Berdasarkan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP) Pekerjaan ... nomor : ... tanggal ..., maka dengan ini kami menetapkan Pemenang dan Pemenang Cadangan sebagai berikut:

a. Pemenang

Nama Perusahaan : ...

Alamat : ...

Harga Penawaran Terkoreksi :

... NPWP : ...

b. Pemenang Cadangan 1

Alamat : ...

Harga Penawaran Terkoreksi :

... NPWP : ...

c. Pemenang Cadangan 2

Alamat : ...

Harga Penawaran Terkoreksi : ...

NPWP : ...

(16)

16

Hasil Evaluasi Penawaran Administrasi, Teknis, Harga dan Evaluasi Kualifikasi terlampir dalam surat penetapan pemenang ini.

Ditetapkan di : ...

Pada tanggal : ...

Kelompok kerja ...

Unit Layanan Pengadaan ...

Ketua Kelompok Kerja (Nama) (Jabatan)

Berdasarkan format/bentuk surat penetapan pemenang di atas, hal-hal yang harus diperhatikan pokja ULP dalam menyusun surat penetapan pemenang adalah:

1.Kop Surat

Kop surat merupakan kop surat dari organisasi/satuan kerja Pokja ULP. Dan data tentang tahun anggaran dapat berupa Satuan Kerja (Satker) yang sama dengan PPK namun juga dapat berupa satker yang terpisah dengan PPK. Tahun Anggaran harus diisi dengan tahun anggaran tersedianya dana dan waktu pelaksanaan.

2.Tanggal Penerbitan Surat Penetapan Pemenang

Tanggal penerbitan surat penetapan pemenang merupakan hal yang perlu diperhatikan karena berkaitan dengan waktu evaluasi penawaran (berada dalam masa evaluasi).

3.Nomor dan Lampiran Surat

Nomor surat adalah nomor persuratan pada organisasi ULP, dengan memperhatikan kemungkinan adanya kegiatan yang bersamaan sehingga tidak terjadi nomor ganda.

4.Keterangan Pekerjaan terdiri dari :

Jenis Pekerjaan: Menunjukkanjenis pekerjaan (paketpengadaan barangdanjasa yangdilelangkan). Nilai HPS : Menunjukkan jumlah HPS paket yang bersangkutan.

(17)

17

Pada pekerjaan konsultansi yang menggunakan metode pagu anggaran, yang dituliskan adalah pagu anggaran.

5. Paragraf Pembuka (Pertimbangan)

Paragraf pembuka berisi dasar penetapan pemenang yaitu Berita Acara Pelelangan/Seleksi dengan data yang meliputi:

Nama Pekerjaan : Nomor BAHP :

6.Paragraf Isi

Berisi urutan pemenang dan cadangan dengan data antara lain: Nama perusahaan : Alamat:

Harga Penawaran Terkoreksi : NPWP :

Isi yang berupa urutan pemenang harus sesuai dengan Dokumen Berita Acara Hasil Pelelangan.

(18)

18

7.Bagian Pengesahan/Tanda Tangan

Organisasi Pokja ULP dapat terdiri dari beberapa anggota yang lebih dari satu dengan jumlah ganjil. Terkait dengan kewenangan maka yang melakukan penandatanganan surat penetapan pemenang diwakili oleh Ketua Pokja ULP. Tanda tangan harus dilengkapi dengan nama lengkap Ketua Pokja bersangkutan dan jabatan sebagai Ketua sesuai dengan Surat Keputusan (SK) yang ditetapkan. (Dalam hal lain yang menandatangani adalah PA).

Penetapan Pemenang/Evaluasi Akhir dalam SPSE (Seleksi Pengadaan Secara Elektronik)

Dalam melaksanakan penetapan menggunakan Aplikasi SPSE kita akan melalui tahapan- tahapan berikut:

1.Login

2.Klik nama paket 3.Klik evaluasi lelang

4.Pada tab evaluasi akhir, isikan urutan calon pemenang dengan angka 5.Berikan tanda pada calon pemenang pertama

6.Klik simpan

7.Klik tombol menetapkan.

1.Login

Langkah dalam menetapkan akan dimulai dengan login. Pokja ULP akan memulai

(19)

19

dengan tampilan SPSE seperti gambar di bawah ini.

Gambar 1. Preview Laman SPSE

Klik link Login Non-Penyedia pada halaman tersebut.

Sehingga muncul tampilan login seperti gambar di bawah ini :

Gambar 2. Halaman Login

Ketikkan user id dan password pada halaman tersebut, lalu klik tombol User id dan password didapat dari Admin Agency.

(20)

20

Gambar 3. Halaman

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus sesuai dengan hak akses pengguna yaitu pada menu Home seperti bawah ini

1.

Klik Nama Paket

Menu halaman Home berisi informasi lelang yang sedang aktif dan yang sudah selesai.

Pada gambar di atas terdapat 2 pengadaan yang tampak. Kode 126999 Pengadaan Call Center merupakan pengadaan yang memasuki masa penetapan.

Klik link nama lelang pada halaman “Home” (ditandai panah)

Gambar 4. Halaman Daftar Lelang Aktif

(21)

21

Gambar 5. Halaman View 2.

Langkah ke tiga : klik evaluasi lelang

Setelah klik lelang dilakukan maka akan tampil halaman “view lelang”. Selanjutnya klik

“evaluasi lelang” yang tampak di gambar berikut:

(22)

22

Lalu akan tampil halaman ”Evaluasi”.

Gambar 6. Halaman Ev a l u a s i

(23)

23

Pada tab evaluasi akhir, isikan urutan calon pemenang dengan

Memasukkan angka urutan calon pemenang pada kolom ’Urutan’ sesuai dengan hasil evaluasi seperti yang ditunjukkan oleh panah dalam gambar berikut.

Gambar 7. Halaman Evaluasi Akhir dan Urutan

Lalu pilih salah satu peserta yang akan diusulkan/ditetapkan sebagai pemenang pertama dengan klik radio button (O) sehingga muncul tanda ”•” di dalamnya (sebagai tanda bahwa peserta tersebut merupakan peserta yang dipilih oleh panitia sebagai pemenang) sesuai panah hijau.

1. Klik simpan Klik tombol

jika telah selesai mengisi data usulan calon pemenang. Setelah disimpan akan tampil tombol yang digunakan untuk menetapkan pemenang pada lelang tersebut seperti pada gambar berikut.

2. Penetapan

Penetapan dilakukan oleh Ketua Pokja ULP dengan melakukan klik pada tombol

(24)

24

Gambar 8. Halaman Hasil Evaluasi

(25)

BAB IV

MENGUMUMKAN PEMENANG PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

4.1. Penyiapan Materi dan Penyusunan Surat Pengumuman (Manual dan E-Proc) Seperti telah disebutkan diawal modul ini, pelaksanaan pengumuman penetapan pemenang lelang atau seleksi merupakan pemberikan informasi kepada pihak di luar Pokja ULP tentang apa yang sudah dilakukan dalam proses sebelumnya yaitu evaluasi penawaran. Fase evaluasi terhadap penawaran calon penyedia barang dan jasa dilakukan secara tertutup dan rahasia di antara para anggota pokja dan diakhiri dengan penetapan pemenang. Penetapan yang dilakukan dengan keluarnya surat penetapan masih berada dalam zona rahasia sampai pengumuman dilakukan. ULP tentang apa yang sudah dilakukan dalam proses sebelumnya yaitu evaluasi penawaran. Fase evaluasi terhadap penawaran calon penyedia barang dan jasa dilakukan secara tertutup dan rahasia di antara para anggota pokja dan diakhiri dengan penetapan pemenang.

Penetapan yang dilakukan dengan keluarnya surat penetapan masih berada dalam zona rahasia sampai pengumuman dilakukan.

Persiapan-persiapan perlu dilakukan agar pelaksanaan pengumuman dapat berjalan lancar tanpa ada kesalahan berarti yang dapat menganggu performa pokja ULP dalam menjalankan tugasnya.

Agar persiapan–persiapan ini dapat dilakukan dengan baik maka dapat digunakan daftar cek (cheklist untuk mempermudah pelaksanaan persiapan tersebut. Tujuan utama dari persiapan ini adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang akan diumumkan adalah dokumen yang benar yang sesuai dengan penetapan yang dilakukan.

4.2. Pemilihan/Penetapan Media

Hal lain yang perlu mendapatkan perhatian adalah media yang digunakan dalam pengumuman berdasarkan Perpres No. 54 tahun 2010 dan perubahannya pasal 80 menyebutkan ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan hasil pemilihan penyedia barang/jasa setelah ditetapkan melalui dua media yaitu :

a. Website Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi dan b. Papan pengumuman resmi.

(26)

Website Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi dapat berupa website resmi dari kantor, atau website khusus ULP atau Inaproc. Website resmi kantor dapat berarti website satuan kerja yang memiliki paket pengadaan tersebut atau kalau satuan kerja tersebut tidak memiliki website dapat menggunakan website kantor vertikal di atasnya.

Contoh: suatu dinas mengumumkan pada website Pemda yang bersangkutan.

Berikut merupakan contoh website kantor yang mengumumkan pemenang lelang yang telah dilakukan.

Gambar 9. Pengumuman Pemenang pada Situs Resmi Pusdiklat SDM Badan Diklat Keuangan

Website resmi lainnya adalah INAPROC - Portal Pengadaan Nasional yang merupakan pintu gerbang sistem informasi elektronik yang terkait dengan informasi pengadaan barang/jasa secara nasional. Website ini dibangun dan dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan mempunyai link dengan seluruh LPSE di Indonesia yang menjadi bagian dari INAPROC tersebut. Berikut contoh pengumuman yang menggunakan website khusus LPSE.

(27)

Gambar 10. Tampilan Pengumuman dari : http://lpse.lkpp.go.id/eproc/app

Papan Pengumuman resmi merupakan tempat penguman yang berada di suatu kantor yang dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat di area kantor yang bersangkutan.

4.3 Tata Cara/Prosedur Pengumuman

Kelompok Kerja ULP mengumumkan pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) di website Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing- masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat yang memuat paling kurang:

i. Nama paket pekerjaan dan nilai total HPS;

ii. Nama, NPWP dan alamat penyedia serta harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi untuk yang sesuai ketentuan dilakukan negosiasi penawaran maka dicantumkan nilai hasil negosiasi dan

iii. Hasil evaluasi penawaran administrasi, teknis, dan biaya untuk seluruh peserta yang dievaluasi.

(28)

Pengumuman dilakukan di internet dan papan pengumuman resmi apabila lelang/seleksi dilakukan secara manual. Mengingat jangkauan yang sangat luas maka pengumuman yang dilakukan di internet harus dilakukan dengan lebih cermat dibandingkan pengumuman yang dilakukan pada papan pengumuman resmi. Daftar cek (checklist) dapat dimanfaatkan untuk mengurangi tingkat kesalahan yang ada. Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam melakukan pengumuman atas penetapan pemenang.

Tabel 3. Daftar Cek (Checklist)

No Langkah-langkah Check (√)

1 Membuat pengumuman sesuai

kaidah di atas ...

2 Memastikan isi pengumuman sama

dengan isi surat penetapan ...

3 Memastikan tanggal pengumuman

sesuai jadwal ...

4 Mengunggah/menempel

pengumuman ...

5 Memastikan pengumuman terpampang

dalam website dan dapat diunduh ...

Prosedur Pengumuman pada Lelang yang Menggunakan Aplikasi SPSE (Seleksi Pengadaan Secara Elektronik)

Dalam aplikasi LPSE pada tahap pengumuman pemenang Panitia mengirimkan undangan atau pemberitahuan kepada peserta melalu email. Klik link nama lelang pada halaman “Home”.

(29)

Gambar 11. Halaman Home LPSE Lalu akan tampil halaman ”View Lelang”.

Gambar 12. Inset Informasi Lelang LPSE

Klik link [Pengumuman Pemenang], kemudian akan tampil halaman ”Pengumuman Pemenang Lelang”.

(30)

Gambar 13. Halaman Kirim Undangan Pemenang Lelang

Klik tombol Rangkuman :

1. Pelaksanaan pengumuman penetapan pemenang lelang atau seleksi merupakan pemberian informasi kepada pihak luar

2. Persiapan-persiapan perlu dilakukan agar pelaksanaan pengumuman dapat berjalan lancar tanpa ada kesalahan berarti yang dapat mengganggu performa pokja ULP dalam menjalankan tugasnya

3. ULP/pejabat pengadaan mengumumkan hasil pemilihan penyedia barang/jasa setelah ditetapkan melalui dua media yaitu website Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi dan papan pengumuman resmi.

4. Kelompok Kerja ULP mengumumkan pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) di website Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing- masing dan di papan pengumuman resmi untuk masyarakat

5. Pengumuman penetapan pemenang memuat paling kurang:

a) Nama paket pekerjaan dan nilai total HPS;

b) Nama, NPWP dan alamat penyedia serta harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi; dan

c) Hasil evaluasi penawaran administrasi, teknis, dan biaya untuk seluruh peserta yang dievaluasi.