BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

(1)

BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

Kode Modul : KIP.UMU.02.00

Judul Modul : Peraturan Perundang-

undangan yang Terkait dengan UU KIP

Kode Kompetensi : KIP.UMU.02.00

Unit Kompetensi : Memahami Peraturan

Perundang-undangan yang Terkait dengan Implementasi UU KIP

Tingkat : Dasar

 Modul Pelatihan Budaya Dokumentasi 2012

(2)

PERENCANAAN PELATIHAN

1. Latar Belakang

Pada tahun 2008, Indonesia telah tercatat sebagai negara kelima di Asia, dan ke-76 di dunia yang secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi. Disahkannya Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) telah menempatkan Indonesia sejajar dengan India, Jepang, Thailand dan Nepal dalam hal pelembagaan kerangka hukum bagi pemenuhan hak-hak publik untuk mengakses proses- proses penyelenggaraan pemerintahan.

UU KIP secara jelas mengatur kewajiban badan atau pejabat publik untuk memberikan akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi, dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan, diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik, dan yang bisa dikecualikan dengan alasan tertentu.

Penerapan UU KIP tentunya memberikan dampak terhadap sistem manajemen dan tata kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta informasi antar unit kerja di lembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data, informasi dan dokumentasi mustahil kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik dapat dijalankan dengan baik. Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Selanjutnya Tugas dan Tanggung Jawab PPID dijabarkan dalam PP No 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Untuk menjalankan tugasnya, baik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID (PPID) maupun Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID), memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan data, informasi dan dokumentasi lembaga publik. Penyusunan modul ini bertujuan agar setiap personil yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pada suatu Badan Publik Negara memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada modul ini akan dibahas pemahaman Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya.

(3)

2. Unit Kompetensi

Kode Kompetensi : KIP.UMU.02.00

Unit Kompetensi : Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan implementasi UU KIP.

Uraian Unit

Kompetensi

: Unit kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan untuk memahami isi dari UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, UU Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan UU Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang terkait dengan implementasi UU KIP.

3. Elemen Kompetensi

Elemen Kompetensi Kriteria untuk Kerja

1. Memahami asas, maksud, tujuan dan ruang lingkup UU Kearsipan.

1.1 Berbagai terminologi yang terdapat dalam UU no 43 tentang kearsipan dapat diuraikan.

1.2 Asas, maksud dan tujuan kearsipan dapat dijelaskan.

1.3 Pengelolaan kearsipan kantor secara sederhana dapat dilakukan.

2. Memahami ketentuan sistem penyelenggaraan kearsipan.

2.1 Ketentuan kebijakan pengelolaan kearsipan dapat dijelaskan.

2.2 Organisasi pengelola kearsipan dapat ditentuan sesuai dengan ketentuan.

2.3 Arsip dapat dikelola sesuai dengan ketentuan.

2.4 Sanksi terkait pengelolaan arsip dapat diidentifikasi sesuai ketentuan.

2.5 Peranan UU Kearsipan dalam pelaksanaan UU KIP dapat dijelaskan.

3. Memahami maksud, tujuan, ruang lingkup UU ITE..

3.1 Berbagai terminologi yang terdapat dalam UU no 11 Tahun 2008 mengenai informasi dan transaksi elektronik dapat dijelaskan.

3.2 Asas, maksud dan tujuan UU ITE dapat

(4)

4. Memahami ketentuan-ketentuan dalam UU ITE.

4.1 Ketentuan informasi, dokumen dan tandatangan elektronik dapat dijelaskan.

4.2 Ketentuan penyelenggaraan Sertifikasi, sistem dan transaksi elektronik dapat dilakukan sesuai ketentuan.

4.3 Etika dalam pemanfaatan ITE dapat diimplementasikan.

4.4 Ketentuan penyelesaian sengketa dan peran serta masyarakat dapat dijelaskan.

4.5 Ketentuan penyidikan dan sanksi terkait penyalahgunaan ITE dapat dijelaskan.

4.6 Keterkaitan UU ITE dan KIP dapat dijelaskan.

5. Memahami ketentuan sistem penyelenggaraan pelayanan publik.

5.1 Ketentuan mengenai penanggung jawab, organisasi penyelenggara pelayanan publik dapat diuraikan.

5.2 Ketentuan hak, kewajiban dan larangan dalam pelayanan publik dapat diuraikan.

5.3 Sistem penyelenggaraan pelayanan publik dapat diimpelemntasikan sesuai ketentuan.

5.4 Peran serta masyarakat dan pengelolaan serta penyelesaian pengaduan dapat dikelola dan diselesaikan sesuai ketentuan.

5.5 Ketentuan Sanksi terkait Pelayanan publik dapat dijelaskan.

5.6 Keterkaitan UU Pelayanan Publik dan Keterbukaan Informasi Publik dapat dijelaskan.

4. Batasan Variabel

1. Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi tingkat Dasar untuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi.

2. Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada:

(5)

2.2 Ketentuan yang terdapat pada UU no 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

2.3 Ketentuan yang terdapat pada UU nomor 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik.

2.4 Sosialisasi mengenai pentingnya upaya pengelolaan kearsipan agar dapat menjalankan prinsip dan praktek keterbukaan informasi publik sesuai amanah UU.

5. Panduan Penilaian

1. Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang:

Untuk mendemonstrasikan kompetensi, diperlukan bukti pengetahuan dan pemahaman mengenai:

1.1 Pengertian Kearsipan, ruang lingkup dan fungsinya.

1.2 Pengertian ITE, ruang lingkup dan fungsinya.

1.3 Pengertian pelayanan publik, ruang lingkup dan fungsinya.

1.4 Pengertian data dan informasi.

2. Konteks Penilaian:

Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau pun melalui soal latihan. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan penunjang dalam memahami ketentuan perundangan mengenai kearsipan, ITE dan pelayanan publik.

3. Aspek Penting Penilaian:

3.1 Kemampuan memahami asas, maksud, tujuan dan ruang lingkup UU Kearsipan.

3.2 Kemampuan memahami ketentuan Sistem Penyelenggaraan Kearsipan.

3.3 Kemampuan memahami maksud, tujuan dan ruang lingkup ITE.

3.4 Kemampuan memahami ketentuan-ketentuan dalam UU ITE.

3.5 Kemampuan memahami ketentuan sistem penyelenggaraan pelayanan publik.

(6)

4.1 Prasyarat untuk menguasai kompetensi ini:

o Tidak ada.

4.2 Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit Kompetensi:

o Menjalankan kegiatan pengumpulan data dan informasi publik sesuai prosedur.

o Menjalankan kegiatan pengolahan dan pengklasifikasian data dan informasi publik sesuai prosedur.

o Menjalankan kegiatan Penyediaan dan penyajian informasi publik sesuai prosedur.

o Menjalankan kegiatan dokumentasi data dan informasi publik sesuai prosedur.

o Menjalankan kegiatan Pelayanan informasi publik sesuai prosedur.

6. Kompetensi Kunci

NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT

1 Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis

informasi 2

2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 1

3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas 1

4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok 1

5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematik 1

6 Memecahkan masalah 2

7 Menggunakan teknologi 2

(7)

7. Jumlah Jam Pelajaran

Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi ini memerlukan waktu belajar selama 5 JP.

(8)

8. Garis Besar Pokok Pengajaran

No Elemen

Kompetensi Materi Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus Metode

Penyampaian Durasi Media/

Alat Bantu

Sumber Belajar

1

^Memahami ^asas,

maksud, tujuan dan ruang lingkup UU Kearsipan

Pengantar UU Kearsipan

oTermologi UU

kearsipan

oAsas, maksud, tujuan dan ruang lingkup kearsipan

 Berbagai terminologi yang terdapat dalam UU no 43 tentang kearsipan dapat diuraikan

 Asas, maksud dan tujuan kearsipan dapat dijelaskan

 Pengelolaan kearsipan kantor secara sederhana dapat dilakukan

oPenjelasan instruktur oDiskusi dan

tanya jawab

1 JP o Ruang Kelas o Notebook

instruktur o LCD proyektor o Whiteboard

1

2

^Memahami

ketentuan sistem penyelenggaraan kearsipan

Ketentuan UU Kearsipan

oKebijakan pengelolaan kearsipan

oOrganisasi pengelola kearsipan

oPengelolaan kearsipan

oSanksi terkait pengelolaan arsip

 Ketentuan kebijakan pengelolaan kearsipan dapat dijelaskan

 Organisasi pengelola kearsipan dapat ditentuan sesuai dengan ketentuan

 Arsip dapat dikelola sesuai dengan ketentuan

 Sanksi terkait pengelolaan arsip dapat diidentifikasi sesuai ketentuan

 Peranan UU Kearsipan dalam pelaksanaan UU KIP dapat dijelaskan

tanya jawab

1

3

Memahami maksud, tujuan, ruang lingkup UU ITE

Pengantar UU ITE

oTerminologi UU ITE oAsas dan tujuan UU

ITE

 Berbagai terminologi yang terdapat dalam UU no 11 Tahun 2008 mengenai

0.5 JP o Ruang Kelas o Notebook

instruktur

1

(9)

Kompetensi Penyampaian Alat Bantu Belajar oKeterkaitan UU ITE

dan UU KIP

informasi dan transaksi elektronik dapat dijelaskan

 Asas, maksud dan tujuan UU ITE dapat dijelaskan

tanya jawab o LCD proyektor o Whiteboard

4.

^Memahami

ketentuan-ketentuan dalam UU ITE

Ketentuan UU ITE

oInformasi, dokumen dan tandatangan elektronik

oPenyelenggaraan Sertifikasi, sistem dan transaksi elektronik

oEtika dalam

pemanfaatan ITE oKetentuan

penyelesaian

sengketa dan peran serta masyarakat oKetentuan Penyidikan

dan sanksi terkait penyalahgunaan ITE

 Ketentuan informasi, dokumen dan tandatangan elektronik dapat dijelaskan

 Ketentuan penyelenggaraan Sertifikasi, sistem dan transaksi elektronik dapat dilakukan sesuai ketentuan

 Etika dalam pemanfaatan ITE dapat diimplementasikan

 Ketentuan penyelesaian sengketa dan peran serta masyarakat dapat dijelaskan

 Ketentuan penyidikan dan sanksi terkait penyalahgunaan ITE dapat dijelaskan

 Keterkaitan UU ITE dan KIP dapat dijelaskan.

tanya jawab

1

5

^Memahami

ketentuan sistem penyelenggaraan pelayanan publik

Pelayanan Publik

oPenanggung jawab, organisasi

penyelenggara pelayanan publik oHak, kewajiban dan

larangan oSistem

penyelenggaraan

 Ketentuan mengenai penanggung jawab, organisasi penyelenggara pelayanan publik dapat diuraikan

 Ketentuan hak, kewajiban dan larangan dalam pelayanan publik dapat diuraikan

 Sistem penyelenggaraan pelayanan publik dapat

tanya jawab

1,5 JP o Ruang Kelas o Notebook

1

(10)

Kompetensi Penyampaian Alat Bantu Belajar pelayanan publik

oSanksi terkait pelayanan publik

diimpelemntasikan sesuai ketentuan

 Peran serta masyarakat dan pengelolaan serta penyelesaian pengaduan dapat dikelola dan diselesaikan sesuai ketentuan

 Ketentuan Sanksi terkait Pelayanan publik dapat dijelaskan

 Keterkaitan UU Pelayanan Publik dan Keterbukaan Informasi Publik dapat dijelaskan.

(11)

9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi

Jenis Kompetensi

10. Sumber Belajar

1. Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

3. Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

4. Modul 2 Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (Peraturan Perundang-undangan yang Terkait dengan UU KIP)



(12)

DAFTAR ISI

PERENCANAAN PELATIHAN ... i

DAFTAR ISI ...xi

BAB I PENGANTAR UU KEARSIPAN... 1

1.1 Termologi UU Kearsipan ... 1

1.2 Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan ... 3

BAB II KETENTUAN DALAM UU KEARSIPAN ... 7

2.1 Kebijakan Pengelolaan Kearsipan ... 7

2.2 Organisasi Pengelola Kearsipan ... 8

2.3 Pengelolaan Kearsipan ... 11

2.3.1 Pengelolaan Arsip Dinamis

... 11

2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis

... 15

2.3.3 Autentikasi

... 16

2.4 Sanksi Terkait Pengelolaan Arsip ... 17

2.4.1 Sanksi Adminstratif ... 17

2.4.2 Ketentuan Pidana... 19

2.4.3 Peranan UU Kearsipan dalam Pelaksanaan UU KIP ... 19

BAB III PENGANTAR UU ITE ... 23

3.1 Terminologi UU ITE... 23

3.2 Asas dan Tujuan UU ITE... 25

BAB IV KETENTUAN UU ITE... 27

4.1 Informasi, Dokumen dan Tandatangan Elektronik... 27

4.2 Penyelenggaraan Sertifikasi, Sistem dan Transaksi Elektronik ... 31

4.2.1 Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik

... 31

4.2.2 Penyelenggaraan Sistem Elektronik

... 32

4.3 Pemanfaatan ITE... 33

4.3.1 Transaksi Elektronik

... 33

4.3.2 Nama Domain, HAKI dan Perlindungan Hal Pribadi

... 35

4.3.3 Perbuatan yang Dilarang

... 37

4.4 Ketentuan Penyelesaian Sengketa dan Peran serta Masyarakat ... 39

4.5 Ketentuan Penyidikan dan Sanksi terkait Penyalahgunaan ITE ... 40

4.5.1 Penyidikan

... 40

(13)

4.6 Keterkaitan UU ITE dan KIP ... 43

BAB V PELAYANAN PUBLIK... 47

5.1 Penanggungjawab, Organisasi Penyelenggara Pelayanan Publik ... 48

5.1.1 Pembina dan Penanggung Jawab Pelayanan Publik

... 48

5.1.2 Organisasi Penyelenggara

... 50

5.1.3 Evaluasi dan Pengelolaan Pelaksana Pelayanan Publik

... 50

5.1.4 Hubungan Antarpenyelenggara

... 51

5.1.5 Kerja Sama Penyelenggara dengan Pihak Lain

... 51

5.2 Hak, Kewajiban dan Larangan... 53

5.2.1 Hak dan Kewajiban bagi Penyelenggara

... 53

5.2.2 Kewajiban dan Larangan bagi Pelaksana

... 54

5.2.3 Hak dan Kewajiban bagi Masyarakat

... 55

5.3 Sistem Penyelenggaraan Pelayanan Publik... 55

5.3.1 Standar Pelayanan Publik (SPP)

... 56

5.3.2 Standar Pelayanan Minimal (SPM)

... 57

5.3.3 Jaminan Pelayanan (UU 25/2009 pasal 20 unsur point(l))

... 58

5.3.4 Komplementasi Antara Standar Pelayanan Publik & Standar Pelayanan Minimal

... 59

5.3.5 Standar Produk

... 60

5.3.6 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

... 60

5.4 Sanksi Terkait Pelayanan Publik ... 61

5.5 Keterkaitan UU Pelayanan Publik dan Keterbukaan Informasi Publik ... 63

DAFTAR PUSTAKA... 65

(14)

PENGANTAR UU KEARSIPAN

1.1 Termologi UU Kearsipan

Perjuangan dalam upaya mewujudkan dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 yang terekam dalam sejarah perjalanan bangsa Indonesia berfungsi sebagai memori kolektif bangsa. Perjuangan tersebut tercermin dalam upaya yang dilakukan oleh seluruh komponen masyarakat, bangsa, dan negara baik melalui lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, perusahaan, maupun perseorangan. Memori kolektif bangsa yang merupakan rekaman dari sejarah perjalanan bangsa tersebut merupakan aset nasional yang menggambarkan identitas dan jati diri bangsa Indonesia yang sesungguhnya. Setiap langkah dan dinamika gerak maju bangsa, masyarakat, dan negara Indonesia ke depan harus didasarkan pada pemahaman, penghayatan, dan catatan atas identitas dan jati diri bangsa tersebut yang terekam dalam bentuk arsip.

Dalam upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih serta dalam menjaga agar dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan agar senantiasa berada pada pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional, arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat,

BAB

Elemen Kompetensi yang akan dicapai

Memahami asas, Maksud, Tujuan dan ruang lingkup UU Kearsipan.

Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:

1. Dapat menguraikan berbagai termologi yang terdapat dalam UU Nomor 43 tentang Kearsipan.

2. Dapat menjelaskan asas, maksud, tujuan dan ruang lingkup Kearsipan.

3. Dapat melakukan pengelolaan kearsipan kantor secara sederhana.

4. Dapat menjelaskan keterkaitan UU Kearsipan dan KIP.

(15)

bangsa, dan negara. Oleh karena itu setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan harus menunjukkan tanggung jawabnya dalam penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatan-kegiatannya.

Pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip tersebut diwujudkan dalam bentuk menghasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran suatu lembaga kearsipan, baik yang bersifat nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang berfungsi mengendalikan kebijakan, pembinaan, pengelolaan kearsipan nasional agar terwujud sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu.

Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, lembaga kearsipan nasional perlu membangun suatu sistem kearsipan nasional yang meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem kearsipan nasional berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi kearsipan.

Penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif apabila lembaga kearsipan nasional didukung oleh suatu sistem informasi kearsipan nasional.

Pembangunan sistem informasi kearsipan nasional dalam kerangka sistem kearsipan nasional berfungsi untuk menyajikan informasi yang autentik, utuh, dan terpercaya serta mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Agar fungsi sistem informasi kearsipan nasional dapat berjalan secara optimal lembaga kearsipan kearsipan nasional perlu membentuk jaringan informasi kearsipan nasional dengan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. Jaringan informasi kearsipan nasional pada lembaga-lembaga kearsipan berfungsi untuk meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, dan peran serta masyarakat di bidang kearsipan.

Sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu harus dibangun dengan mengimplementasikan prinsip, kaidah, norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembinaan kearsipan, sistem pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran serta masyarakat dan organisasi profesi yang sedemikian rupa, sehingga mampu

(16)

merespons tuntutan dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan seperti yang diatur dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

1.2 Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan nasional. Memberikan kepastian hukum berarti bahwa Undang-Undang ini memberi landasan hukum bagi semua aktivitas penyelenggaraan kearsipan dan memberikan kepastian serta rasa aman bagi para penyelenggara kearsipan.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Seperti disebutkan dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kerasipan pada Pasal 3, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

(17)

 Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

 Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; hal ini berarti penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang. Arsip yang autentik merupakan arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. Arsip terpercaya adalah arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya;

 Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Pengelolaan arsip yang andal merupakan pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang;

menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya;

 Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.;

mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional mengandung arti bahwa dengan adanya system yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah;

 Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menjamin keselamatan dan

(18)

keamanan arsip adalah arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang.

Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.;

 Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai sebagai identitas dan jati diri bangsa. Aset nasional adalah kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.

 Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Meningkatkan kualitas pelayanan publik mengandung arti bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan hal berikut ini:

 Kepastian hukum. Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundangundangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku;

 Keautentikan dan keterpercayaan. Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas;

 Keutuhan. Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip;

 Asal usul (principle of provenance). Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya;

(19)



Aturan asli (principle of original order). Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip;

 Keamanan dan keselamatan. Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia;

 Keprofesionalan. Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan;

 Keresponsifan. Penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip;

 Keantisipatifan. Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan;

 Kepartisipatifan. Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan;

 Akuntabilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam;

 Kemanfaatan. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.

 Aksesibilitas. Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

 Kepentingan umum. Penyelenggaraankearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Penyelenggaraan kearsipan meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan.

(20)

KETENTUAN DALAM UU KEARSIPAN

2.1 Kebijakan Pengelolaan Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi. Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota. Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab

perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi. Tanggung jawab penyelenggara kearsipan nasional meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.

BAB

Elemen Kompetensi yang akan dicapai

Memahami Ketentuan Sistem Penyelenggaraan Kearsipan.

Setelah mempelajari bab ini , diharapkan peserta:

1. Dapat menjelaskan ketentuan kebijakan pengelolaan kearsipan.

2. Dapat menentukan organisasi pengelola kearsipan sesuai ketentuan.

3. Dapat mengelola arsip sesuai ketentuan.

4. Dapat mengidentifikasi ketentuan sanksi terkait pengelolaan arsip.

5. Dapat menjelaskan peranan UU Kearsipan dalam pelaksanaan UU KIP.

(21)

Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional, penyelenggara kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi bidang pembinaan; pengelolaan arsip;

pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; organisasi;

pengembangan sumber daya manusia; prasarana dan sarana; pelindungan dan penyelamatan arsip; sosialisasi kearsipan; kerja sama; dan pendanaan.

Pembinaan kearsipan nasional dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota. Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota. Sedangkan pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pembahasan mengenai arsip statis dan dinasmis akan dijelaskan kemudian.

2.2 Organisasi Pengelola Kearsipan

Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Lembaga kearsipan merupakan lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah (BUMD).

Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada masa pendudukan Jepang (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku.

Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 agustus 1945, dimana lembaga kearsipan (landarchief) diambil

(22)

oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP&K), dan diberi nama Arsip Negeri.

Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS. Kemudian Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor 69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional.

Pada tahun 1971, merupakan tonggak bersejarah bagi dunia kearsipan, yakni lahirnya payung hukum Undang-Undang Nomor 7/1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden.

Seiring perkembangan waktu, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 diperbaharui dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Seperti disebutkan dalam pasal 16 UU Kearsipan, lembaga kearsipan terdiri atas:

 ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)

adalah lembaga

kearsipan berbentuk Lembaga Pemerintahan Non Kementerian (LPNK) yang melaksanakan tugas negara di bidang

kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI. Informsi tentang dapat dilihat di website http://www.anri.go.id;

 Arsip daerah provinsi;

 Arsip daerah kabupaten/kota; dan



Arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat.

Arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi wajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.

(23)

Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

 Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

 Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

 Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

 Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;dan

 Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Unit kearsipan pada lembaga negara berada di lingkungan sekretariat setiap lembaga Negara sesuai dengan struktur organisasinya. Unit kearsipan pada lembaga Negara memiliki tugas:

 Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

 Mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka skn dan sikn;

 Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

 Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada anri;

dan

 Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya.

Unit kearsipan pada pemerintahan daerah berada di lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah. Unit kearsipan pada pemerintahan daerah memiliki tugas:

 Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;

 Melaksanakan pemusnahan arsip dari lingkungan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah;

 Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah; dan

 Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

(24)

2.3 Pengelolaan Kearsipan

Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media (Walne, 1988:128). Bila arsip dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang dimaksudkan Walne sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan.

Dalam paradigma life cyle of records, arsip dalam fungsinya sebagai records kelak akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jatidiri bangsa. Pengelolaan arsip harus dilakukan secara komperhensif dan terpadu. Baik yang menyangkut arsip dinamis maupun arsip statis.

Model sistem pengelolaan arsip

2.3.1 Pengelolaan Arsip Dinamis

(25)

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan, sebagai bahan akuntabilitas kerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

 Andal: mampu merespon kemajuan zaman;

 Sistematis: tersistimatisasinya penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan arsip;

 Utuh: pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol yang ketat;

 Menyeluruh: pengelolaan arsip merupakan kegiatan lengkap untuk kebutuhan organisasi dan unit kerja yang mengelola arsip;

 Dan sesuai dengan nspk: pengelolaan arsip harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan-perundangan, kaidah-kaidah teknis terkait.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

Pengelolaan arsip dinamis

 Penciptaan arsip;

Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi. Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.

(26)

Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Pencipta arsip (lembaga negara, pemda, PTN, BUMN dan/atau BUMD) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

 Penggunaan dan pemeliharaan arsip;

Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Pencipta arsip (lembaga negara, pemda, PTN, BUMN dan/atau BUMD) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI. Pemberkasan dan pelaporan wajib dilakukan paling lama 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan.

Arsip yang tercipta pada lembaga negara, pemerintahan daerah, dan perguruan tinggi negeri yang berkaitan dengan kegiatan–kegiatan tersebut wajib diserahkan kepada ANRI dalam bentuk salinan autentik dari naskah asli paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan kepada ANRI.

Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:

o Menghambat proses penegakan hukum;

o Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

o Membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

o Mengungkapkan kekayaan alam indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;

o Merugikan ketahanan ekonomi nasional;

o Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;

o Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

(27)

o Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

o Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

 Penyusutan arsip.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.

Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pencipta arsip bertanggungjawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

Pencipta arsip yang terkena kewajiban mengelola arsip dinamis diantaranya:

 Lembaga negara;

 Pemerintahan daerah;

 Perguruan tinggi negeri;

 BUMN dan BUMD.

Kewajiban pengelolaan arsip dinamis berlaku pula bagi perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan atau bantuan luar negeri.

Lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja. Pengelolaan arsip dilaksanakan setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait. Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja wajib

(28)

menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi kerja.

2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Pengelolaan arsip statis, meliputi:

 Akuisisi arsip statis;

 Pengolahan arsip statis;

 Preservasi arsip statis; dan

 Akses arsip statis.

Lembaga Kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Dengan strategi ini, arsip statis hasil akuisisi atau transfer dari lembaga pencipta arsip akan diatur dengan kontrol ilmu kearsipan, standard deskripsi, dan koordinasi kerja yang ketat.

Kemudian ditopang dengan aspek pendukung berupa peralatan yang standar, SDM yang profesional, dan ruang kerja yang representatif. Dengan sistem kerja ini arsip statis sebagai input akan menghasilkan output berupa informasi yang otentik dan reliabel, sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat/publik.

Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis sebagaimana dimaksud bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis sebagaimana dimaksud dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.

Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:

(29)

 Tidak menghambat proses penegakan hukum;

 Tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

 Tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;

 Tidak mengungkapkan kekayaan alam indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;

 Tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;

 Tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;

 Tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

 Tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan

 Tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI.

Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya. Penetapan dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2.3.3 Autentikasi

Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain. Autentikasi arsip statis terhadap arsip tersebut dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan. Autentikasi arsip statis adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan aslinya.

Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih media harus dapat dibuktikan dengan persyaratan yang diatur dengan peraturan pemerintah.

Lembaga kearsipan berwenang melakukan autentikasi arsip statis dengan dukungan

(30)

pembuktian. Dukungan pembuktian merupakan usaha-usaha penelusuran dan pengungkapan serta pengujian terhadap arsip yang akan diautentikasi. Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan harus didukung peralatan dan teknologi yang memadai. Lembaga kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam penetapan autentisitas dan tidak menyandarkan pembuktian pada instansi dan/atau pihak yang mempunyai kepentingan tertentu yang dapat menciderai kualitas pembuktian.

Dalam menetapkan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.

2.4 Sanksi Terkait Pengelolaan Arsip

2.4.1 Sanksi Adminstratif

Sanksi adminsitratif akan dikenakan kepada pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan UU nomor 43 tentang Kearsipan diantaranya:

 Ketentuan dalam pasal 78:

o Teguran tertulis, bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar:

- Pasal 19 ayat 2 : ANRI tidak melakukan pengelolaan arsip statis.

- Pasal 22 ayat 4 : ARDAPROV tidak melakukan pengelolaan arsip statis.

- Pasal 27 ayat (4): ARPERTI tidak melakukan pengelolaan arsip statis.

- Pasal 48 ayat (1): LN, Pemda, PTN, BUMN/D tidak memiliki JRA.

- Pasal 60 ayat (3): Lembaga kearsipan tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan tidak mengumumkan kepada publik.

o Penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahun, bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang apabila selama 6 bulan tidak melakukan perbaikan setelah mendapat teguran tertulis.

o Penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 tahun bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang apabila selama 6 bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan setelah dikenakan sanki penundaan kenaikan gaji berkala.

o Teguran tertulis bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar:

(31)

- Pasal 56 ayat 1 : LN, Pemda, PTN, BUMN/D tidak memiliki JRA tidak membuat program arsip vital.

- Pasal 79 ayat 1 : Lembaga kearsipan tidak menjamin kemudahan akses arsip statis.

o Penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 tahun bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang apabila selama 6 bulan tidak melakukan perbaikan setelah menerima teguran tertulis.

o Penurunan pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 tahun bagi Pejabat dan/atau pelaksana yang apabila selama 6 bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan setelah menerima sanksi penundaan kenaikan gaji berkala.

o Teguran tertulis bagi Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang melanggar:

- Pasal 40 ayat 4 : Pencipta arsip (LN, Pemda, PTN, BUMN/D) tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA, sistem klasifikasi dan akses arsip

- Pasal 42 ayat 1 : Pencipta arsip (LN, Pemda, PTN, BUMN/D) tidak menyediakan arsip dinamis bagi pengguna arsip yang berhak

- Pasal 43 ayat 1 : Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

- Pasal 43 ayat 2 : Pejabat yang bertanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam Psl 43 setelah 1 (satu) tahun sejak terjadinya kegiatan tsb tidak melakukan pemberkasan dan pelaporan kepada ANRI

- Pasal 43 ayat 3 : Setelah 1 tahun melakukan pelaporan, LN, Pemda, PTN tidak menyerahkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis dalam bentuk salinan autentik dari naskah

o Penurunan Pangkat pada Pangkat yang setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 tahun apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana setelah menerima surat teguran.

(32)

o Pembebasan dari jabatan untuk paling lama 1 tahun apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan setelah dikenai sanksi penurunan pangkat [ada pangkat yang setingkat lebih rendah.

2.4.2 Ketentuan Pidana

Ketentuan pidana akan dikenakan kepada pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan UU nomor 43 tentang Kearsipan diantaranya:

Pasal Keterangan Pelanggaran Pidana penjara Denda 81 Setiap orang dengan sengaja

menguasai dan atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak.

paling lama 5 (lima) tahun

paling banyak Rp250.000.000,00

82 Setiap orang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna yang tidak berhak.

83 Setiap orang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga.

paling lama 1 (satu) tahun

84 Pejabat dgn sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan arsip atas kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis.

paling lama 10 tahun paling banyak Rp500.000.000,00

85 Setiap orang dgn sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup.

paling banyak Rp250.000.000,00 86 Setiap orang dengan sengaja

memusnahkan arsip diluar prosedur yang sebenarnya.

paling lama 10 (sepuluh) tahun

87 Setiap orang dengan sengaja tidak menjaga, memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan pada pihak ketiga di luar yang ditentukan.

paling lama 10 (sepuluh) tahun

88 Pihak ketiga yg tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran Negara.

2.4.3 Peranan UU Kearsipan dalam Pelaksanaan UU KIP

Arsip merupakan sumber informasi yang penting. Informasi yang terkandung di dalam arsip berisi hal-hal yang benar dan tidak dibuat-buat. Hal ini menjadikan banyak orang ingin

(33)

dapat mengakses arsip tersebut. Berlakunya UU KIP tentu saja berpengaruh terhadap dunia kearsipan.

Dengan berlandaskan pada UU KIP, setiap orang dapat meminta untuk memperoleh informasi yang ada di dalam arsip badan publik Negara manapun. Namun bukan berarti mereka dapat memperoleh semua informasi yang mereka inginkan. Karena ketentuan yang terdapat pada UU KIP menyebutkan bahwa semua informasi dibuka kecuali informasi yang dikecualikan. Oleh karena itu PPID harus mampu mengelola, menyimpan dan menyebarkan informasi kepada masyarakat yang membutuhkan informasi yang diinginkan dengan tidak melanggar ketentuan dalam UU KIP.

Keterbukaan sebagai landasan UU KIP mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat serta mendorong pelaksanaan reformasi birokrasi di Negara ini.

Pada sejarah kearsipan, keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum). Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite) meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:

 Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu;

 Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara;

 Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/public.

Keterbukaan dalam kearsipan dikenal dengan berbagai istilah seperti yang dikutip dalam Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7, diantaranya:

 Access:

o The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids.

o In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.

o Menjelaskan:

- Pengguna (siapapun dilayani);

- Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);

- Pembatasan ( dari instansi pencipta);

(34)

- Standar dan Indeks (sarana temu balik);

- Pelayanan Copy (arsip/dokumen);

- Hak Cipta (intelektual);

- Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding) - Kondisi fisik arsip (media rekam);

- Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli arsip/dokumen);

- Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room).

 Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation)

 Clearance. An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category

 Resticted Access. A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces.

 Security Classification. The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information.

Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik mengatur tentang bagaimana informasi harus terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat sedangkan Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan menjelaskan tentang informasi yang masuk ke dalam kategori statis sifatnya adalah terbuka.

Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersediaan arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:

(35)

 Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara;

 Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik  declassified

 Arsip tentang rahasia bisnis/finansial organisasi;

 Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy):

- marital status

- finger print

- medical history

- personal information bank

Keberhasilan utama pengelolaan kearsipan selain dapat dilihat dari kegiatan pengumpulan, pengolahan dan perawatan juga melalui keberhasilan dalam layanan kepada masyarakat.

Layanan kepada masyarakat ini merupakan tujuan akhir program penyelenggaraan kearsipan dan sekaligus sebagai sarana uji kredibilitas.

(36)

PENGANTAR UU ITE

3.1 Terminologi UU ITE

Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik lahir atas pemikiran akan kebebasan berkspresi (Freedon of Expression) yang ditetapkan pada 21 April 2008 dan mulai berlaku sejak diundangkan.

Pemanfaatan Teknologi Informasi, media, dan komunikasi telah mengubah baik perilaku masyarakat maupun peradaban manusia

secara global. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah pula menyebabkan hubungan dunia menjadi tanpa batas (borderless) dan menyebabkan perubahan sosial, ekonomi, dan budaya secara signifikan berlangsung demikian cepat. Teknologi Informasi saat ini menjadi pedang bermata dua karena selain memberikan kontribusi bagi peningkatan kesejahteraan, kemajuan, dan peradaban manusia, sekaligus menjadi sarana efektif perbuatan melawan hukum.

BAB

Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami asas dan tujuan UU ITE.

1. Dapat menjelaskan berbagai terminologi yang terdapat dalam UU no 11 tahun 2008 mengenai Informasi dan Transaksi Elektronik.

2. Dapat menjelaskan asas dan tujuan UU ITE.

(37)

Saat ini telah lahir suatu rezim hukum baru yang dikenal dengan hukum cyber atau hukum telematika. Hukum siber atau cyber law, secara internasional digunakan untuk istilah hukum yang terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Demikian pula, hukum telematika yang merupakan perwujudan dari konvergensi hukum telekomunikasi, hukum media, dan hukum informatika. Istilah lain yang juga digunakan adalah hukum teknologi informasi (law of information technology), hukum dunia maya (virtual world law), dan hukum mayantara.

Istilah-istilah tersebut lahir mengingat kegiatan yang dilakukan melalui jaringan sistem komputer dan sistem komunikasi baik dalam lingkup lokal maupun global (Internet) dengan memanfaatkan teknologi informasi berbasis sistem komputer yang merupakan sistem elektronik yang dapat dilihat secara virtual. Permasalahan hukum yang seringkali dihadapi adalah ketika terkait dengan penyampaian informasi, komunikasi, dan/atau transaksi secara elektronik, khususnya dalam hal pembuktian dan hal yang terkait dengan perbuatan hukum yang dilaksanakan melalui sistem elektronik. Yang dimaksud dengan sistem elektronik adalah sistem komputer dalam arti luas, yang tidak hanya mencakup perangkat keras dan perangkat lunak komputer, tetapi juga mencakup jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik. Perangkat lunak atau program komputer adalah sekumpulan instruksi yang diwujudkan dalam bentuk bahasa, kode, skema, ataupun bentuk lain, yang apabila digabungkan dengan media yang dapat dibaca dengan komputer akan mampu membuat komputer bekerja untuk melakukan fungsi khusus atau untuk mencapai hasil yang khusus, termasuk persiapan dalam merancang instruksi tersebut.

Permasalahan yang lebih luas terjadi pada bidang keperdataan karena transaksi elektronik untuk kegiatan perdagangan melalui sistem elektronik (electronic commerce) telah menjadi bagian dari perniagaan nasional dan internasional. Kenyataan ini menunjukkan bahwa konvergensi di bidang teknologi informasi, media, dan informatika (telematika) berkembang terus tanpa dapat dibendung, seiring dengan ditemukannya perkembangan baru di bidang teknologi informasi, media, dan komunikasi.

Kegiatan melalui media sistem elektronik, yang disebut juga ruang siber (cyber space), meskipun bersifat virtual dapat dikategorikan sebagai tindakan atau perbuatan hukum yang nyata. Secara yuridis kegiatan pada ruang siber tidak dapat didekati dengan ukuran dan kualifikasi hukum konvensional saja sebab jika cara ini yang ditempuh akan terlalu banyak kesulitan dan hal yang lolos dari pemberlakuan hukum. Kegiatan dalam ruang siber adalah kegiatan virtual yang berdampak sangat nyata meskipun alat buktinya bersifat elektronik.

Dengan demikian, subjek pelakunya harus dikualifikasikan pula sebagai Orang yang telah melakukan perbuatan hukum secara nyata. Dalam kegiatan e-commerce antara lain dikenal adanya dokumen elektronik yang kedudukannya disetarakan dengan dokumen yang dibuat di atas kertas. Berkaitan dengan hal itu, perlu diperhatikan sisi keamanan dan kepastian

(38)

hukum dalam pemanfaatan teknologi informasi, media, dan komunikasi agar dapat berkembang secara optimal. Oleh karena itu, terdapat tiga pendekatan untuk menjaga keamanan di cyber space, yaitu pendekatan aspek hukum, aspek teknologi, aspek sosial, budaya, dan etika. Untuk mengatasi gangguan keamanan dalam penyelenggaraan sistem secara elektronik, pendekatan hukum bersifat mutlak karena tanpa kepastian hukum, persoalan pemanfaatan teknologi informasi menjadi tidak optimal.

3.2 Asas dan Tujuan UU ITE

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.

Asas kepastian hukum berarti landasan hukum bagi pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik serta segala sesuatu yang mendukung penyelenggaraannya yang mendapatkan pengakuan hukum di dalam dan di luar pengadilan.

Asas manfaat berarti asas bagi pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik diupayakan untuk mendukung proses berinformasi sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

Asas kehati-hatian berarti landasan bagi pihak yang bersangkutan harus memperhatikan segenap aspek yang berpotensi mendatangkan kerugian, baik bagi dirinya maupun bagi pihak lain dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik.

Asas iktikad baik berarti asas yang digunakan para pihak dalam melakukan Transaksi Elektronik tidak bertujuan untuk secara sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum mengakibatkan kerugian bagi pihak lain tanpa sepengetahuan pihak lain tersebut.

Asas kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi berarti asas pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik tidak terfokus pada penggunaan teknologi tertentu sehingga dapat mengikuti perkembangan pada masa yang akan datang.

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan:

 Mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia;

 Mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

(39)

 Membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan

 Memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara teknologi informasi.

(40)

KETENTUAN UU ITE

4.1 Informasi, Dokumen dan Tandatangan Elektronik

Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah ang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

BAB

Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami ketentuan-ketentuan dalam UU ITE.

1. Dapat menjelaskan ketentuan informasi, dokumen dan tandatangan elektronik.

2. Dapat melakukan penyelenggaraan sertifikasi, sistem dan transaksi elektronik sesuai ketentuan.

3. Dapat mengimplementasikan etika dalam pemanfaatan ITE.

4. Dapat menjelaskan Ketentuan penyelesaian sengketa dan peran serta masyarakat.

5. Dapat menjelaskan ketentuan penyidikan dan sanksi terkait penyalahgunaan ITE.

6. Dapat menjelaskan keterkaitan UU KIP dan ITE.

(41)

Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ITE. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik tidak berlaku untuk:

 Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis, Surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis meliputi tetapi tidak terbatas pada surat berharga, surat yang berharga, dan surat yang digunakan dalam proses penegakan hukum acara perdata, pidana, dan administrasi negara; dan

 Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam

 Bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Apabila ketentuan lain yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. Selama ini bentuk tertulis identik dengan informasi dan/atau dokumen yang tertuang di atas kertas semata, padahal pada hakikatnya informasi dan/atau dokumen dapat dituangkan ke dalam media apa saja, termasuk media elektronik. Dalam lingkup Sistem Elektronik,informasi yang asli dengan salinannya tidak relevan lagi untuk dibedakan sebab Sistem Elektronik pada dasarnya beroperasi dengan cara penggandaan yang mengakibatkan informasi yang asli tidak dapat dibedakan lagi dari salinannya.

Setiap Orang yang menyatakan hak, memperkuat hak yang telah ada, atau menolak hak Orang lain berdasarkan adanya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik harus memastikan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang ada padanya berasal dari Sistem Elektronik yang memenuhi syarat berdasarkan Peraturan Perundang- undangan. Ketentuan ini dimaksudkan bahwa suatu Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dapat digunakan sebagai alasan timbulnya suatu hak.

Kecuali diperjanjikan lain, waktu pengiriman suatu Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik ditentukan pada saat Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik telah dikirim dengan alamat yang benar oleh Pengirim ke suatu Sistem Elektronik yang ditunjuk