BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Rumusan Masalah
Informasi di dalam penyelenggaraan administrasi sebuah instansi sangatlah penting serta bahkan sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan instansi. Di zaman yang sudah berkembang seperti sekarang ini tentu kecepatan dan ketepatan pada sebuah informasi diperlukan oleh instansi dan informasi-informasi itu terdapat pada arsip. Betapa pentingnya keberadaan sebuah arsip untuk jalannya sebuah instansi dimana arsip berisikan informasi yang berguna. Berikut ini adalah arsip menurut Undang-Undang Kearsipan:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Tidak hanya di instansi pemerintah saja, keberadaan arsip juga sangat penting di dalam suatu perusahaan,karena pasti di sebuah perusahaan menghasilkan dan terdapat banyak sekali dokumen penting yang dipergunakan dalam sebuah penyelenggaraan perusahaan. Dokumen bagi sebuah perusahaan itu adalah arsip.
Berikut ini adalah pengertian dokumen perusahaan menurut undang-undang:
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.2
1Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
2Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, pasal 1 ayat 2.
Arsip dapat dibagi menjadi beberapa jenis, menurut menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 yaitu arsip dinamis (record)dan arsip statis (archives). Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.3
Arsip dinamis juga masih terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif dan yang akan dibahas adalah mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif, namun sebelum membahas lebih dalam lagi terlebih dahulu mengerti apa itu arsip dinamis inaktif tersebut. Menurut penjelasan Boedi Martono di dalam bukunya yang berjudul Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipanarsip dinamis inaktif adalah:
Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami penurunan kegunaan. Arsip tidak lagi digunakan terus menerus sebagai berkas kerja.
Tetapi hanya digunakan sekali waktu saja sebagai referensi atau alasan non-perasional lainnya. Arsip pada tingkat inilah dikatakan sebagai arsip inaktif.4
Sebagian besar di instansi-instansi arsip dinamis inaktif ini belum dikelola dengan baik karena mungkin keberadaannya sudah dianggap kurang penting hanya karena intensitas pemakaiannya sudah berkurang dan ini bisa jadi bumerang seringkali arsip inaktif hanya ditumpuk saja tanpa dikelola dengan
3Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, Dari Konvensional Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 12.
4Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Sinar Harapan, 1994), hlm. 26.
benar hal ini bisa menyebabkan ruangan kerja berantakan yang bisa membuat kinerja pegawai kurang maksimal, kekacauan pada pengelolaan arsipnya misalnya saja terjadi kesulitan pada saat penemuan kembali arsip bahkan sebuah instansi bisa tersendat dalam mencapai tujuannya hanya karena menyepelekan arsip dinamis inaktif.
Sebenarnya arsip dinamis inaktif ini kedudukannya juga masih penting dan masih punya kemungkinan untuk digunakan maka dari itu pengelolaannya harus lebih baik dari hal penyimpanannya seharusnya sudah di letakkan di Records Center selain membuat lebih tertata juga bisa terjaga fisik dan informasi di dalamnya mengingat arsip dinamis inaktif masih berguna dan semisal instansi akan melakukan penyusutan bisa mempermudah karena arsipnya dikelola dengan baik.
Pengelolaan arsip dinamis inaktif harus dilakukan dengan sebaik mungkin supaya teratur dan tidak kacau, maka dari itu dibutuhkan kesadaran setiap instansi untuk lebih peduli lagi terhadap arsip terutama arsip dinamis inaktif karena banyak instansi tidak mengelolanya dengan benar sehingga menjadi arsip dinamis inaktif kacau, ini biasanya disebabkan karena sebuah instansi belum memiliki program, sistem, dan prosedur yang jelas, atau sudah memiliki namun belum dilaksanakan dan hanya dibiarkan. Supaya terwujud pengelolaan arsip yang baik dan benar tadi diperlukan manajemen kearsipan yang baik dan benar juga. Berikut ini adalah pengertian manajemen kearsipan:
Having defined a record as any information captured in reproducible form that is required for conducting business, it is not too difficult to go one step further and define records management as well. We simply say that records management is the management of any information captured in
reproducible form that is required for conducting business. But while this is certainly a definition in the classical sense, it is similar to the original record definition in that it requires additional explanation. This explanation is necessary, not so that we will have a further understanding of the terms ‘information’ or ‘records’, but so that we will have some understanding of the functions of ‘management’.5
Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan diatas bahwa sebuah manajemen kearsipan adalah mencakup hal yang sangat luas dalam pengelolaan arsip dari penggunaan arsip sampai ke layanan bahkan sampai dengan proses penyusutan arsipnya, maka dari itu dibutuhkan sdm yang kompeten untuk mengurusinya karena memang ini tidak sembarang orang tahu dan juga fasilitas yang mendukung.
Instansi BUMN tepatnya PT. Waskita Karya ini dipilih menjadi tempat praktik kerja lapangan karena pertimbangan sarana dan prasarana yang sudah cukup baik tersebut selain itu tempat ini juga mendukung untuk tema praktik kerja lapangan saya yaitu menyangkut hal pengelolaan arsip dinamis inaktif, lebih tepatnya adalah arsip dinamis inaktif kepegawaian.
Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan menjadi beberapa masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis di PT. Waskita Karya?
2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam bidang kearsipan di PT. Waskita Karya?
3. Kendala apa saja yang ditemui dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif?
B. Tujuan PKL
5Ira A. Penn, Records Management Handbook (Aldershot: Gower Publishing, 1989).hlm. 5.
Praktik kerja lapangan tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Arsip Nasional Republik Indonesia bertujuan, sebagai berikut :
1. Mengetahui bagaimana kondisi dan keadaan arsip dinamis inaktif.
2. Mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif
3. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dan dibutuhkan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.
4. Mengetahui kendala yang ditemui dalam pengelolaan arsip dinamis inkatif.
5. Mengetahui kesadaran dan kepahaman terhadap arsip dinamis inaktif.
C. Metode Pengumpulan Data
Sebelum melakukan kegiatan praktik kerja lapangan yang merupakan penelitian adalah terlebih dahulu kita bisa mencari data dan memilih tempat dan data yang sesuai dengan tema yang akan diteliti. Tahapan metode pengumpulan data ini berfungsi bagi peneliti untuk mempermudah memperoleh data dan melakukan penelitian sesuai dengan yang direncanakan. Tahapan ini diawali dengan memperoleh informasi awal dari tempat dan masalah yang diteliti. Untuk memperoleh data mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif maka metode yang digunakan adalah studi pustaka, observasi, dan wawancara. Ketiga metode tersebut sangat diperlukan dan saling melengkapi dalam proses mendapatkan data yang akurat untuk penelitian. Uraian metode-metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dipecahkan.6 Studi pustaka juga bisa menambah khasanah ilmu yang dimiliki peniliti agar dapat menganalisis data-data yang ada di lapangan dan menuangkannya di hasil praktik kerja lapangan ini.
Buku yang digunakan untuk studi pustaka dipinjam dari prodi kearsipan dan juga ada buku yang dibeli sendiri. Beberapa buku yang dipinjam di prodi kearsipan antara lain buku Manajemen Kearsipan Modern, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, dan Recods Management Handbook, sedangkan buku yang dibeli yaitu buku Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.
2. Observasi dan Partisipasi
Observasi adalah merupakan teknik pengumpulan data, dimana peneliti melakukan pengamatan secara langsung ke objek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan.7 Sedangkan partisipasinya berupa keterlibatan langsung dalam
6Nazir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 1988), hlm. 111.
7Riduwan, Metode dan Teknik Menyusun Tesis (Bandung: Alfabeta, 2004), hlm. 104.
pengelolaan arsip di departemen sumber daya manusia dan umum PT. Waskita Karya.
3. Wawancara
Wawancara adalah kegiatan tanya jawab secara lisan kepada staff PT. Waskita Karya yang berkompeten untuk mendapatkan data tentang tema yang diteliti. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewee (orang yang diinterview) dari interviewer (orang yang menginterview).8Wawancara ini sangat berfungsi untuk melengkapi data-data yang belum diperoleh dari metode-metode sebelumnya, karena masalah tidak hanya yang terlihat saja namun kita harus memastikannya. Staff PT. Waskita Karya di departemen sumber daya manusia dan umum yang saya wawancarai adalah Bapak Purwanto, saya mewawancarai staff tersebut karena staff tersebut adalah pengelola arsip di departemen sdm dan umum yang kurang lebih pasti mengetahui arsip di departemen tersebut. .
D. Tinjauan Pustaka
Dalam praktik kerja lapangan ini diperlukan bahan pustaka berupa buku acuan yang relevan, buku-buku tersebut diseleksi berdasarkan tema yang dipilih dan berikut ini adalah beberapa sumber atau buku sebagai acuan yang memang sesuai dan relevan, buku pertama yang digunakan berjudul Manajemen Kearsipan
8Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-Dasar Penulisan Proposal Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2008), hlm. 46.
Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggipenulis Basir Barthos terbit pada tahun 2009 di Jakarta oleh PT Bumi Aksara, di dalam buku ini memang tidak semua bab terkait dengan tema yang dibahas tetapi ada dua bab yang relevan dengan tema yang dibahas dan berguna untuk memperjelas pemahaman penulis mengenai arsip inaktif lebih dalam lagi karena pada bab tersebut dijelaskan mengenai bagaimana seharusnya melaksanakan penanganan arsip dinamis inaktif di sebuah instansi dan tahap-tahap pelaksanaan beserta dasar hukum yang berkaitan, di dalam buku ini dijelaskan tahap pelaksanaan arsip yaitu meliputi pendaftaran arsip inaktif, pendaftaran kembali arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip.
Buku yang kedua adalah buku dari Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang terbit di Yogyakarta oleh Gava Media pada tahun 2005 yaitu Manajemen Kearsipan Modern, buku ini menggambarkan bagaimana sebuah pengelolaan kearsipan di era yang modern seperti sekarang ini, jadi di buku ini sebagian besar berisi pengelolaan arsip yang sudah beralih meia dari yang tadinya konvensional ke berbasis komputer di buku ini mengingatkan bahwa bidang apapun sekarang tidak boleh ketinggalan zaman, namun juga masih ada sebagian materi di buku ini yang bisa saya pergunakan yaitu terdapat pada beberapa bagian yang menyangkut tentang pengelolaan arsip dilihat dari segi peralatan, perlengkapan sampai dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip hal-hal tersebut adalah pelengkap untuk mencapai pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Buku ketiga yang yaitu Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh Boedi Martono terbitan Pustaka Sinar Harapan pada tahun 1992.
Buku ini secara garis besar membahas dasar penyimpanan arsip dan perkembangan sistem pemberkasan (filling system) yang dibagi menjadi tiga pemberkasan yaitu, pemberkasan atas dasar angka, pemberkasan atas dasar abjad, dan pemberkasan atas dasar masalah. Bagian di dalam buku yang bisa dipergunakan dan relevan yaitu tepatnya pada bagian bab ke tiga di dalam bab ini membahas mengenai penyimpanan arsip inaktif yang disimpan secara terpusat.
Pusat penyimpanan arsip inaktif ini disebut pusat arsip (Records Center).
Buku yang keempat sekaligus menjadi acuan dan relevan terkait records management adalah buku Records Management Handbook yang disusun oleh Ira A. Penn, Anne Morddel, Gail Pennix, dan Kelvin Smith diterbitkan Croft Road- Aldershot tahun 1989 oleh Gower Publishing Company buku ini menjelaskan apa itu records management dari bagian satu bab pertama dijelaskan fungsi records management serta di bab kedua membahas tentang siklus hidup informasi dan di bab-bab yang berikutnya menjelaskan records management secara lebih detail lagi. Isi di dalam buku yang diambil adalah pada bagian manajemen kearsipannya dimana pengelolaan arsip dinamis ada di dalamnya sehingga menjadi pedoman untuk mencapai sebuah tujuan yaitu terciptanya pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar sehingga bisa berpengaruh baik pada instansi.
E. Sistematika Penulisan
Supaya lebih memahami laporan tugas akhir yang saya buat ini, maka laporan yang saya buat ini terdiri atas empat bab yang merupakan satu kesatuan tema dimana bab satu dengan bab lainnya saling keterkaitan dan juga saling
melengkapi untuk sebuah tema yaitu pengelolaan arsip dinamis di PT. Waskita Karya.
Bab I berisi pendahuluan yang memuat latar belakang dilaksanakannya praktik kerja lapangan yang terkait dengan laporan tugas akhir dan tentunya sangat mendukung pembuatan tugas akhir ini.Perumusan maslah-masalah yang kemungkinan muncul untuk dihadapi dan diberi solusi dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan menjadi kerangka dalam pembahasan laporan tugas akhir.Tujuan praktik kerja lapangan sehingga dapat mengetahui masalah yang ada di lapangan dan diperoleh manfaat yang berguna serta dapat mengkaji lebih dalam lagi terhadap tema yang ada di laporan tugas akhir.Berikutnya mengenai metode pengumpulan data yang digunakan untuk pembuatan tugas akhir, metode pengumpulan data merupakan cara yang di gunakan untuk menghimpun berbagai data dari berbagai sumber dengan kesesuaian tema laporan tugas akhir.
Pengumpulan data dilakukan dengan studi pustaka, observasi dan wawancara untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan.Yang terakhir dibahas di dalam bab ini adalah tinjauan pustaka, dalam tinjauan pustaka digunakan empat sumber buku yang relevan dan sesuai dengan tema yang diambil penulis, hal ini dilakukan untuk mendukung pelaksanaan praktik dan penyusunan laporan tugas akhir.
Bab II menjelaskan tentang deskripsi atau gambaran umum tempat dilaksanakannya praktik kerja lapangan yaitu PT. Waskita Karya (persero) Tbk, mulai dari sejarah pembentukan perusahaan ini yang sempat beberapa kali berganti nama, lalu di bab ini dijelaskan juga mengenai lokasi gedung perusahaan berada, kemudian diuraikan juga kedudukan, tugas pokok, fungsi departemen di
salah satu bagian perusahaan yaitu departemen sumber daya manusia dan umum tepatnya adalah tempat penulis melakukan praktik kerja lapangan, penjabaran dari visi dan misi yang dimiliki perusahaan, dibahas juga di dalam bab ini adalah struktur organisasi yang ada di PT. Waskita Karya (persero) Tbk, dan yang terakhir adalah mengenai bagaimana pengorganisasian arsip di perusahaan.
Bab III adalah pokok pembahasan laporan tugas akhir yang dibuat penulis yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis Inakftif di PT. Waskita Karya (persero) Tbk.
Sebelum masuk lebih jauh terlebih dulu penulis sedikit menjabarkan tentang kondisi arsip yang ada di departemen sumber daya manusia dan umum PT.
Waskita Karya dari kondisi arsip inaktifnya dan jenis arsipnya, baru setelah itu dibahas sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang di bidang kearsipan yang ada di dalam perusahaan, berikutnya adalah mengenai pengelolaan arsipnya mulai dari penataan sampai pemeliharaannya, mengetahui bahwa arsip itu keberadaannya sangat diperlukan jadi seberapa penting penataan arsip tersebut.
Pada bagian pengelolaan arsip ini membahas tahapan kerja proses penataan dari mulai proses yang dilakukan sebelum penataan yaitu pencarian data, mengurutkan data, scan data, dan pemilahan arsip di dalam data dan selanjutnya proses penataannya. Kemudian dijelaskan mengenai bagaimana pelayanan arsip yang ada di perusahaan, proses temu kempali arsip dan cara atau syarat untuk peminjaman atau penggunaan arsip inaktif. Selanjutnya yang dibahas yaitu mengenai pemeliharaan arsip dan Record Center oleh pengelola arsip supaya arsip tetap terawat dengan baik. Pembahasan terakhir di dalam bab ini yaitu berbagai kendala
yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di departemen sumber daya manusia dan umum PT. Waskita Karya.
Bab IV adalahbagian penutup laporan tugas akhir ini yang berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan dalam laporan iniberupa jawaban permasalahan terhadap proses pengelolaan arsip inaktif di departemen sumber daya manusia dan umum. Sedangkan saran adalah berisi tentang masukan- masukan yang ditujukan kepada perusahaan atau tepatnya staff pengelola arsipnya untuk membangun sistem kearsipan terutama pada bagian arsip inaktif untuk lebih baik lagi dalam sistem penyimpanan dan proses temu kembalinya walaupun kedua hal tersebut memang yang terpenting tetapi tetap juga jangan melupakan proses pemeliharaannya karena ini juga menyangkut keberlangsungan arsip, hal ini bertujuan demi terciptanya ketersediaan informasi untuk melaksanakan tujuan dan tugas perusahaan.
