ABSTRAK
Penelitian ini membahas tentang manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Penelitian ini memiliki fokus tentang manajemen korespondensi pada Bidang Arsiparis di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Melalui metode penelitian Kualitatif, penelitian ini sejak tanggal 31 Maret 2014 sampai tanggal 18 Juli 2014 ini dimulai dari observasi, wawancara dan dokumentasi. Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi maka diketahui bahwa Manajemen Korespondensi meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengendalian, dan Pengawasan. Hasil penelitian yang diperoleh pada perencanaan surat dengan mengidentifikasi kebutuhan surat dan ruang khusus penyimpanan surat serta pengklasifikasian dalam bentuk pengkodean surat. Pengorganisasian surat diantaranya sistem sentralisasi, sistem desentralisasi, dan sistem kombinasi sentralisasi desentralisasi. Pengendalian surat yang mengalami kerusakan karena faktor ekstrinsik, seperti terserang rayap dilakukan dengan membasmi obat anti rayap dan dibersihkan secara rutin serta menempatkan arsip pada rak dan lemari dari bahan besi. Pengawasan atau pengendalian surat masih dilakukan secara internal pada masing-masing Subbagian. Berdasarkan penelitian ini dapat disimpulkan bahwa di dalam Manajemen Korespondensi meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan surat. Rekomendasi yang dapat diberikan antara lain pada perencanaan surat diperlukan ruangan khusus penyimpanan surat dan pengkodean jenis-jenis surat. Pengorganisasian surat dibutuhkan arsiparis dan pengembangan sistem penyimpanan surat berbasis IT serta penyimpanan secara manual untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Pemeliharaan surat diperlukan usaha pengamanan surat, pemusnahan dan peminjaman surat agar surat dapat terjaga kelestarian dan keamanannya dengan menerapkan prosedur penyimpanan surat dilakukan dengan mencatat pada lembar peminjaman surat dan disertai kartu bukti pinjam surat.
ABSTRACT
The research is about the management of correspondence on the field archivist at the Communications and Information Agency of West Java Province. This study has focused on the management of correspondence on the field archivist at the Communications and Information Agency of West Java Province. Through qualitative research methods, this study since the date of March 31, 2014 until July 18, 2014 started from observation, interview and documentation. Based on observations, interviews, and documentation it is known that the Correspondence Management includes Planning, Organizing, Controlling, and Monitoring. The results obtained in the planning letter to identify the special needs of a letter and the storage space as well as the classification letter in the form of letter encoding. Organizing such letter centralized systems, decentralized systems, a combination of centralized and decentralized systems. Control of letters that were damaged due to extrinsic factors, such as done by exterminating termites attacked anti termite and cleaned on a regular basis and put a record on a rack and cabinets from metal. Supervision or control is still done internally letter on each Subdivision. Based on this study it can be concluded that in the Correspondence Management comprises planning, organizing, implementing, and monitoring a letter. Recommendations can be given, among others, in planning a special storage room required letters and letter coding the types of letters. Organizing a letter takes archivists and development of IT-based mail storage systems and storage manually to facilitate the recovery of archives. Maintenance of security measures required letter mail, destruction and borrowing mail so that security can be maintained by applying preservation and storage procedure performed by recording the letter on the letter sheet lending and borrowing proof card with a letter.
