EVALUASI PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DI TPPRJ RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2016
Karya Tulis Ilmiah
Disusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd.
RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Oleh :
DWI YOSSI ARDIYANTI D22.2013.01376
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG 2016
i
© 2016
Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah ada pada Penulis
ii
iii
iv
v
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
vii
Tempat, tanggal lahir : Pemalang, 18 Maret 1995
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Desa Kendalsari RT 07/ RW 07 Kec.
Petarukan Kab. Pemalang 52362
Riwayat Pendidikan :
1. SD Muhammadiyah 02 Kendalsari 2001-2007 2. MTS Negeri Petarukan 2007-2010
3. SMA Negeri 01 Comal 2010-2013
4. Diterima di Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 2013
viii
PRAKATA
Puji syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Ridhonya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan Judul Evaluasi Pelayananan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan tahun 2016.
Karya tulis ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, maka perkenankanlah peneliti menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. dr. Bambang Prasetijo, M.Kes selaku Direktur RSUD Bendan Kota Pekalongan.
4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
5. Maryani Setyowati, M.Kes , selaku pembimbing yang telah mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini.
6. Herry Kurniawan, Amd. PK, selaku Ka Instalasi Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan
7. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Bendan Kota Pekalongan.
ix
8. Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan dan dukungannya.
Peneliti menyadari dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih jauh dari sempurna, maka peneliti mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Semarang, Juni 2016
Peneliti
x
Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK
DWI YOSSI ARDIYANTI
EVALUASI PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN DI TPPRJ RSUD BENDAN KOTA PEKALONGAN TAHUN 2016
xix+ 55 hal + 5 tabel + 3 gambar + 11 lampiran
Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan berperan penting dalam pelaksanaan pendaftaran di bagian TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan. Berdasarkan survei awal pada bulan Maret 2016 di TPPRJ, selama 2 hari didapatkan rata-rata waktu pelayanan DRM di TPPRJ sebanyak 10 pasien lama adalah 11.45 menit. Tujuan penelitian yaitu melakukan evaluasi pelayanan pendaftaran pasien di TPPRJ.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan metode observasi dan wawancara menggunakan pendekatan cross sectional. Subjek penelitian ini adalah kepala rekam medis, 3 petugas TPPRJ. Objek penelitian adalah pasien dengan jumlah sampel 98 pasien. Analisis data secara deskriptif.
Hasil penelitian didapatkan karakteristik petugas TPPRJ, paling tinggi berusia yaitu 36 tahun dan usia paling rendah yaitu 23 tahun. Pendidikan terakhir responden yaitu D3 komputer, S1 Psikologi, dan SMA. Kedua responden mengikuti pelatihan pelayanan prima sedangkan responden lainnya mengikuti pelatihan ISQ. Lama kerja responden paling lama yaitu 6 tahun dan paling sedikit yaitu 3 tahun. Tugas pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran sudah sesuai dengan teori. Terdapat standar operasional prosedur rawat jalan.
Waktu penyediaan dokumen rawat jalan rata-rata 11.45 menit, maka belum sesuai dengan standar operasional prosedur. Sarana di TPPRJ yaitu komputer, alat tulis, tracer, formulir rawat jalan, KIB. Berdasarkan aspek kepatuhan petugas terhadap prosedur pelayanan pendaftaran rawat jalan, ada beberapa prosedur yang tidak dilakukan yaitu memberikan informasi tentang ruang periksa, memberikan kartu berobat ulang.
Oleh karena itu disarankan perlu diadakan pelatihan mengenai pelaksanaan standar operasional prosedur pendaftaran rawat jalan dan evaluasi dari kepala unit rekam medis terhadap pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan agar mutu pelayanan menjadi lebih baik.
Kata kunci : TPPRJ, Evaluasi , Standar Operasional Prosedur Kepustakaan : 18 (1994-2015)
xi
The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT
DWI YOSSI ARDIYANTI
EVALUATION OF PATIENT REGISTRATION SERVICE IN TPPRJ RSUD BENDAN PEKALONGAN CITY YEAR 2016
xix + 55 pages + 5 tables + 3 pictures + 11 appendix
Outpatient registration services play an important role in the implementation of registration at TPPRJ. Based on the initial survey in March 2016 in TPPRJ, for 2 days obtained the average time of document services of 10 patients was 11:45 minutes. The purpose evaluated the service of patient registration in TPPRJ.
This type of research was descriptive, with observation and interview methods and cross sectional approach. The subjects were chief of medical record unit, three officers of TPPRJ. The object of research were patient with a sample of 98 patients. Data analyzed descriptively.
The result showed that characteristic of TPPRJ officers, the highest age is 36 years old and the lowest age is 23 years old. Educational background were computer diploma, undergraduate programme of psychology, and high school. Both of respondents got training of excellent service while other respondents got ISQ training. The work experience were six years and at least were 3 years. Duties and functions of registration services in accordance with the theory. There was operational standard of outpatient procedure. Average time the provision of outpatient documents were 11:45 minutes, and it did not in accordance with standard operating procedures. Tools in TPPRJ ie computers, stationery, tracer, outpatient form, KIB. Based on the aspects of officers compliance to the registration service of outpatient procedure, some procedures did not do that is to give information about the examination room, giving the repetitive medical card.
Therefore it suggested there should be training on the implementation standard operating procedures of outpatient registration and evaluation the chief of medical records unit about the registration of outpatient services in order to better quality service.
Keywords : TPPRJ, Evaluation, Standard Operating Procedures Bibliography : 18 (1994-2015)
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... I HALAMAN HAK CIPTA... Ii PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... Iii PENGESAHAN DEWAN PENGUJI... Iv KEASLIAN PENELITIAN... V PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... Vi
HALAMAN PERSEMBAHAN... vii
DaAFTAR RIWAYAT HIDUP... viii
PRAKATA... Ix ABSTRAK... Xi DAFTAR ISI... xiii
DAFTAR TABEL... xvi
DAFTAR GAMBAR... xvii
DAFTAR SINGKATAN... xviii
DAFTAR LAMPIRAN... xix
BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Ruang Lingkup ... 5
F. Keaslian Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit ... 8
B. Rekam Medis ... 9
1. Definisi Medis ... 9
2. Manfaat Penelitian ... 10
3. Tujuan Rekam Medis ... 11
C. Tugas Pokok dan fungsi ... 11
D. Prosedur Tetap ... 14
xiii
E. Sarana Prasarana ... 15
F. Karakteristik Petugas ... 15
G. Mutu Pelayanan ... 19
H. Evaluasi ... 21
I. Kepatuhan ... 21
J. Kerangka Teori ... 22
BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep ... 23
B. Jenis Penelitian ... 24
C. Variabel Peneitian ... 24
D. Definisi Operasional ... 25
E. Subjek dan Objek ... 26
F. Pengumpulan Data ... 27
G. Pengolahan Data ... 28
H. Analisis Data ... 28
BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum ... 29
B. Gambaran URM ... 33
C. Hasil Penelitian ... 39
1. Karakteristik Petugas TPPRJ ... 39
2. Tugas Pokok dan Fungsi Pelayanan Pendaftaran ... 40
3. Standar Operasional Prosedur (SOP) ... 41
4. Sarana Pendaftaran Rawat Jalan ... 43
5. Pelayanan Pendaftaran TPPRJ Berdasarkan Aspek Karakterisik Petugas, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Sarana Prasarana ... 43
BAB V PEMBAHASAN A. Karakteristik Petugas TPPRJ ... 46
B. Tugas Pokok dan Fungsi Pelayanan Pendaftaran ... 48
C. Standar Operasional Prosedur (SOP) ... 50
D. Sarana Pendaftaran Rawat Jalan ... 50
E. Pelayanan Pendaftaran TPPRJ Berdasarkan Aspek Karakteristik Petugas, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Sarana Prasarana ... 51 BAB VI SIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 53 B. Saran ... 54 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xv
Tabel 3.1 Definisi Operasional
Tabel 4.1 Karakteristik Petugas rekam Medis di bagian TPPRJ
Tabel 4.2 Hasil Observasi Sarana dan Prasarana Pendaftaran Rawat Jalan Tabel 4.3 Hasil Observasi Kepatuhan Petugas terhadap Prosedur Pelayanan
Pendaftaran Rawat Jalan
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Gambar 3.1 Kerangka Konsep
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis
xvii
2. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 3. SPM : Standart Pelayanan Minimal
4. DRM : Dokumen Rekam Medis 5. SOP : Standar Operasional Prosedur 6. KIB : Kartu Identitas Berobat
7. Protap : Prosedur tetap 8. URJ : Unit Rawat Jalan 9. IGD : Instalasi Gawat Darurat 10. URI : Unit Rawat Inap
11. SHRI : Sensus Harian Rawat Inap 12. RM : Rekam Medis
13. Askes : Asuransi Kesehatan
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Izin Penelitian
2. Pedoman Wawancara Petugas TPPRJ 3. Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis
4. Pedoman observasi Kepatuhan Petugas TPPRJ terhadap Pelayanan Pendaftaran
5. Hasil wawancara Petugas TPPRJ 6. Hasil wawancara Kepala Rekam Medis
7. Hasil Observasi Kepatuhan Petugas TPPRJ terhadap Pelayanan Pendaftaran
8. Standar Operasional Prosedur Rawat jalan 9. Alur TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan
10. Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyediaan dokumen rekam medis 11. Dokumentasi
xix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah Sakit sebagai salah satu pelayanan kesehatan yang di harapkan dapat memberikan kepuasaan pelayanan bagi pasien. Pelayanan kesehatan bertujuan umtuk memberikan upaya penyembuhan, peningkatan kesehatan, dan semua pelayanan yang diberikan di bidang kesehatan, dan semua pelayanan yang di berikan di bidang kesehatan, sehingga terwujud suatu derajat kesehatan yang optimal. Rumah sakit adalah bagian integra dari Keseluruhan pelayanan kesehatan, dimana salah satunya adalah sistem rekam medis. Pelayanan sistem rekam medis merupakan dasar terciptanya sistem informasi kesehatan. Hal ini di atur melalui surat keputusan Menteri kesehatan Nomor 269/Menkes, PER/III/2008 tentang rekam medis.(1)
Menurut Permenkes nomor 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. (1)
Salah satu bagian yang melayani pasien rawat jalan dan mendaftarkan pasien baru maupun lama baik pasien umum ataupun asuransi yaitu tempat pendaftaran rawat jalan (TPPRJ). TPPRJ adalah tempat pendaftaran pasien rawat jalan yang mempunyai tugas pokok menerima pasien rawat jalan yang mempunyai tugas pokok menerima
1
2
pasien yang berobat di rawat jalan dan mencatat pendaftaran pasien (registrasi). Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM, memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit yang bersangkutan.(2)
Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu akan tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Menurut standar pelayanan minimal (SPM) RSUD Bendan Kota Pekalongan pelayanan penyediaan dokumen rekam medis (DRM) pelayanan rawat jalan adalah 10 menit dan pelayanan dokumen rekam medis rawat inap selama 15 menit.(3)
Berdasarkan survei awal pada bulan Maret 2016 di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan, selama 2 hari didapatkan rata-rata waktu pelayanan DRM di TPPRJ sebanyak 10 pasien lama adalah 11.45 menit.
Pelayanan paling lambat selama 16.50 menit, dan paling cepat yaitu selama 08.59 menit. Bagian TPP di RSUD Bendan terdapat 2 bagian yaitu TPPRJ dan TPPRI / TPPGD dijadikan pada satu tempat. Dimana didalam sistem penomoran di RSUD Bendan Kota Pekalongan dengan menggunakan sistem Unit Numbering System.
Peneliti menemukan pelayanan pasien dokumen rekam medis (DRM) yang terlambat (lebih dari 10 menit) dengan prosentase 70%.
Keterlambatan pelayanan DRM itu disebabkan penulisan tracer masih manual, walaupun pendaftaran di TPPRJ sudah menggunakan komputerisasi. Komputer juga sering mengalami error sehingga
menghambat pelayanan pendaftaran pasien dan berpengaruh juga dengan lamanya waktu penyediaan dokumen rekam medis (DRM) dari filing ke poliklinik. Hal lain yang memperlambat waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam medis (DRM) adalah petugas filing harus mengambil tracer terlebih dahulu ke bagian tempat pendaftaran rawat jalan (TPPRJ), kemudian menunggu sampai menumpuk. Setelah itu baru mencari DRM berdasarkan tracer. Setelah DRM ditemukan, DRM ditumpuk dulu di rak sesuai dengan poliklinik pasien yang dituju, kemudian didistribusikan menurut poliklinik oleh petugas filing. Terkadang dijumpai perawat sendiri yang mengambil dokumen rekam medis , bahkan pasien pun karena lama tidak dipanggil akhirnya mereka ke bagian filing untuk memintakan DRM nya.
Selama ini sudah tersedia standar operasional (SOP) tentang pendaftaran dan penyediaan dokumen rekam medis (DRM) yang berlaku di RSUD Bendan Kota Pekalongan. Oleh karena itu peneliti bermaksud menilai kegiatan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan, sehingga judul penelitian ini adalah “Evaluasi Pelayanan Pendaftaran Pasien di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan tahun 2016”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah adanya keterlambatan dokumen rekam medis (DRM) pada pelayanan pasien rawat jalan, maka muncul pertanyaan penilitian yaitu , “Bagaimana hasil penilaian pelayanan pendaftaran pasien di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan tahun 2016 ?”
4
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui hasil penilaian pelayanan pendaftaran pasien di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan.
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan jumlah dan karakteristik petugas TPPRJ yaitu umur, jenis kelamin, pendidikan, pelatihan, lama kerja
b. Mendeskripsikan tugas pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran dan penyediaan dokumen rekam medis (DRM)
c. Mendeskripsikan standar operasional prosedur (SOP) pendaftaran pasien rawat jalan
d. Mendeskripsikan Sarana yang digunakan untuk pendaftaran dan penyediaan DRM.
e. Menganalisis pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan berdasarkan standar operasional prosedur (SOP).
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi peneliti
Menambah pengalaman dan penerapan ilmu rekam medis dan informasi kesehatan di rumah sakit khususnya dalam sistem alur prosedur rekam medis.
2. Bagi Akademik
Bagi mahasiswa dapat dijadikan sebagai data dasar atau bahan referensi untuk penelitian selanjutnya khususnya di bidang alur prosedur rekam medis.
3. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan menindak lanjut hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka peningkatan efisiensi pelayanan DRM di TPPRJ.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup keilmuan
Peneliti menggunakan lingkup ilmu rekam medis dan informasi kesehatan 2. Lingkup Materi
Materi yang diambil adalah alur prosedur rekam medis tentang pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
3. Lingkup Lokasi
Penelitian dilakukan di bagian TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan.
4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara.
5. Lingkup Objek
Sistem pelayanan pendaftaran DRM di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan.
6. Lingkup waktu
Penelitian dilaksanakan pada bulan Juni tahun 2016.
6
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1
Tabel Keaslian Penelitian No. Peneliti Judul
Penelitian
Metode Hasil Penelitian 1. Nur Aini
Ariyanti
Prosedur Pelayanan
DRM di
TPPRJ RSUD Sunan
Kalijaga Demak tahun 2013
Metode dilakukan secara
observasi dan wawancara dengan menggunakan pendekatan cross sectional.
Hasil penelitian yang diperoleh yaitu KIB yang ada di bagian pendaftaran tidak langsung diberikan kepada pasien setelah mendaftar, tetapi diberikan pada saat pasien selesai diperiksa oleh dokter.
Sistem penomoran
menggunakan UNS, formulir yang digunakan untuk
menunjang proses
pelayanan DRM.alat yang digunakan untuk menunjang proses pelayanan yaitu komputer dan printer.
2. Reno
Rizky Andhika
Sistem distribusi berkas rekam medis untuk keperluan rawat jalan di rs. Hermina pandanaran semarang tahun 2015.
Jenis
penelitian ini adalah
deskriptif dan menggunakan metode penelitian observasi dan wawancara.
Berdasarkan hasil penelitian di RS. Hermina pandanaran
Semarang belum
mempunyai petugas tetap dibagian filing. Pembagian tugas di instalasi rekam medis masih saling merangkap, sudah ada kebijakan yang mengatur tentang distribusi BRM dan petugas sudah sesuai prosedur.
3. Eltina Lupitasari Dewi
Tinjauan Prosedur Pelayanan Dokumen Rekam Medis Poliklinik dari Filing RSUD Tugurejo Semarang Tahun 2014
Metode Penelitian dilakukan secara
observasi dan wawancara dengan menggunakan pendekatan cross sectional
Hasil Penelitian yang dilakukan peneliti menunjukkan bahwa prosentase pengetahuan petugas yaitu 83,75%
petugas “Tahu” dan 16,25%
petugas “tidak tahu” dari 10
responden dengan
beberapa pertanyaan yang peneliti ajukan.
4. Yuliani Tamo Ina
Tinjauan Pelaksanaan Prosedur
Menggunakan metode observasi.
Hasil dari wawancara dan observasi terdapat 5M ( Man, Matherial, Machine,
Penyerahan Dokumen Rekam Medis dari Rawat
Inap ke
bagian Filing di RS. Panti wilasa dr.
Cipto Semarang tahun 2013
Money, Methode) yang sangat mempengaruhi penyerahan dokumen rekam medis dimana yang makin hari semakin meningkat keterlambatan penyerahan dokumen rekam medis. Prosedur yang ditetapkan sering kali tidak sesuai dengan yang dikerjakan oleh petugas.
5. Yedida Nike Wulan Janu
Faktor-faktor penyebab keterlambatan pelayanan Dokumen Rekam Medis pasien rawat jalan dari bagian Filing RS Panti Wilasa
Citarum Semarang tahun 2013
Jenis Penelitian Deskriptif Metode Observasi menggunakan metode cross sectional
Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan disebabkan oleh tidak adanya protap, tumpukan dokumen rekam medis dikoding rawat jalan, tumpukan dokumen rekam medis dibagian assembling, keterlambatan
pengembalian dokumen rekam medis dari rawat inap.
Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti saat ini yaitu perbedaan lokasi, judul, waktu penelitian dan variabel.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah sebagai salah satu pelayanan kesehatan yang di harapkan dapat memberikan kepuasan pelayanan bagi pasien.
Pelayanan kesehatan bertujuan untuk memberikan upaya penyembuhan, peningkatan kesehatan, dan semua pelayanan yang diberikan di bidang kesesehatan, dan semua pelayanan yang diberikan di bidang kesehatan, sehingga terwujud suatu derajat kesehatan yang optimal. Rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan pelayanan kesehatan, dimana salah satunya adalah sistem rekam medis. Pelayanan sistem rekam medis merupakan dasar terciptanya sistem informasi kesehatan. Hal ini di atur melalui surat keputusan Menteri kesehatan nomor 269/MENKES, PER/III/2008 tentang rekam medis..(1)
Rumah Sakit harus mempunyai kemampuan pelayanan sekurang- kurangnya pelayanan medik gawat darurat, pelayanan keperawatan, rawat jalan, rawat inap, operasi/bedah, pelayanan medis spesialis dasar, penunjang medis, farmasi, gizi, sterilisasi, rekam medis, pelayanan administrasi dan menejemen, penyuluhan kesehatan masyarakat, pemulasaran jenazah, laundry, dan ambulance, pemeliharaan sarana rumah sakit, serta pengolahan limbah. (4)
8
2. Pelayanan Rawat Jalan
Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien rawat inap.
TPPRJ merupakan unit fungsional yang menangani penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan di rawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di TPPRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian rekam medis rawat jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang di tadai dengan waktu tunggu pasien.(5)
Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari pasar rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang bermakna, Sehingga selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan.(6) Rawat jalan merupakan salah satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien yang berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostic dan terapheutik. Pada waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian terbesar dari pelayanan kesehatan di rumah sakit.(7)
B. Rekam Medis
1. Definisi Rekam medis
Menurut Edna K Huffman, rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta
10
memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnose dan pengobatan serta merekam hasilnya.(8) 2. Manfaat Rekam Medis
a. Administration
Yaitu data informasi yang dihasilkan Rekam medis dapat digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelola berbagai sumber daya.
b. Legal
Yaitu sebagai alat bukti yang dapat melindungi hukum terhadap pasien, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum c. Financial
Yaitu setiap data yang diterima pasien bila di catat dengan lengkap dan benar dapat digunakan untuk menghitung biaya yang harus dibayar oleh pasien.
d. Research
Yaitu berbagai macam penyakit yang telah dicatat dalam DRM dan dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian selanjutnya.
e. Education
Dapat digunakan untuk belajar dan mengembangkan ilmunya dengan menggunakan rekam medis oleh mahasiswa atau pendidik.
f. Documentation
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan pelaporan rumah sakit dan digunakan sebagai dokumen yang berisikan tentang sejarah riwayat penyakit sekarang. (9)
3. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama rekam medis adalah untuk secara akurat dan lengkap mendokumentasikan sejarah kehidupan dan kesehatan pasien, penyakit masa lalu dan sekarang, serta pengobatan dengan penekanan kejadian-kejadian yang mempengaruhi pasien selama periode perawatan dan menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan di rumah sakit karena tanpa didukung suatu pengelolaan rekam medis yang baik dan benar maka tertib administrasi rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang di harapkan.(10)
C. Tugas pokok dan Fungsi di TPPRJ
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran rawat jalan.
1. Tugas pokoknya adalah :
a. Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan b. Melakukan Pencatatan pendaftran (registrasi)
c. Menyiapkan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama)
12
d. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan atau poliklinik yang sesuai dengan keluhannya dan memberi informasi tentang pelayanan- pelayanan di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
Fungsi atau peranan TPPRJ dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima oleh pasien atau keluarga pasien sehingga baik buruknya pelayanan di rumah sakit tersebut akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketetapan, kelengkapan, dan kejelasan informasi serta kenyamanan ruang tunggu, dan lain-lain.(11)
2. Fungsi Pelayanan di TPPRJ adalah :
a. Pencatatan identitas pasien ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP, dan buku register pendaftaran rawat jalan b. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan
penomoran yang ditetapkan
c. Penyedia DRM baru untuk pasien baru
d. Penyedia DRM lama untuk pasien lama dengan menggunakan KIB melalui bagian filing
e. Menyimpan KIUP
f. Pendistribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan g. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan
h. Penyedia informasi yang dibutuhkan oleh pasien, manajemen atau pihak lain.
3. Informasi yang dihasilkan pada bagian TPPRJ yaitu : a. Identitas Pasien
b. Identitas Keluarga
c. Jumlah kunjungan pasien rawat jalan baru dan lama d. Cara pembayaran pelayanan kesehatan
e. Mengetahui dokter yang bertanggung jawab terhadap pasien rawat jalan
4. Proses Pelayanan Pasien di TPPRJ a. Pelayanan Pasien baru :
1) Menanyakan identitas pasien (nama, alamat, tanggal lahir) untuk di catat pada formulir Rekam Medis rawat jalan, KIB, KIUP.
2) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk di bawa kembali bila datang berobat
3) Menyimpan KIUP sesuai urutan abjad
4) Menanyakan keluhan utama guna memudahkan mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai
5) Menanyakan apakah membawa surat rujukan
6) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklilnik yang di tuju
7)
Mengirim DRM ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi.(11)
b. Pelayanan Pasien lama meliputi :
1) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
2) Bila membawa KIB maka catatlah nama dan nomor rekam medis pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filing
3) Bila tidak membawa KIB, maka tanyalah nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP
14
4) Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filing.(11)
D. Protap
1. Pengertian Protap
Protap adalah prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit sebagai panduan atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan.(12) 2. Kebijakan dan Protap
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana pelaksanaan suatu pekerjaan, Kepemimpinan, dan cara bertindak. Prosedur tetap adalah suatu rangkaian tugas tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan- urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.(13) Standar kebijakan dan prosedur rumah sakit diperoleh dari buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari Depkes dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh Unit Rekam Medis. Kebijakan dan prosedur antara lain tentang sistem pengamanan dan pengelolaan dokumen rekam medis (DRM).
Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengelolaan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap rekam medis.(14)
E. Sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Pengertian di atas jelas memberi arah bahwa sarana dan prasarana adalah merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak di capai.
Fungsi sarana dan prasarana adalah mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu, hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin,menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang berkepentingan yang mempergunakannya.(15)
F. Karakteristik Petugas
Menurut Mathiue dan Zajac (1990), menyatakan bahwa karakteristik personal (individu) mencakup usia, jenis kelamin, masa kerja, tingkat pendidikan, suku bangsa, dan kepribadian.
Robbins (2006), menyatakan bahwa faktor-faktor yang mudah didefinisikan dan tersedia, data yang dapat diperoleh sebagai besar dari informasi yang tersedia dalam berkas personalia seorang pegawai mengemukakan karakteristik individu meliputi usia, jenis kelamin, status perkawinan, banyaknya tanggungan dan masa kerja dalam organisasi.
16
Dari pendapat diatas yang membentuk karakteristik individu dalam pelayanan meliputi(16) :
a. Pendidikan
Pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang terhadap perkembangan orang lain menuju kearah suatu cita-cita tertentu. Pendidikan diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal-hal yang menunjang kesehatan sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup.
Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga perilaku seseorang akan pola hidup terutama dalam memotivasi untuk berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Makin tinggi tingkat pendidikan seseorang, makin mudah menerima informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya.
b. Umur
Umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas akhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja.
Dari segi kepercayaan masyarakat seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Demikian juga dengan umur pegawai dalam melakukan kegiatan pelayanan. Maka tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan pada klien. Alat ukur umur dibedakan berdasarkan umur muda ≤ 39 tahun dan umur dewasa ≥
39 tahun. Pengukuran menggunakan nilai tengah dari umur tertinggi dan umur terendah.
c. Masa kerja
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama bekerja ( masa kerja ). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien. Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang dihadapi pada masa yang lalu.
Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan. Perbedaan kelompok masa kerja dibedakan berdasarkan masa kerja baru ≤ 14 tahun dan masa kerja lama ≥ 14 tahun. Pengukuran menggunakan nilai tengah dari masa kerja tertinggi dan masa kerja terendah.
d. Pelatihan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pelatihan adalah proses melatih, kegiatan, atau pekerjaan. Menurut Gornes ( 2003 ) pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performasi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya atau suatu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya.
Menurut Cut Zurnali (2004) tujuan pelatihan adalah agar pegawai atau karyawan dapat menguasai pengetahuan, keahlian, dan perilaku yang ditekankan pada program-program penelitian dan untuk diterapkan.
18
dalam aktivitas sehari-hari. Cut Zurnali menyatakan bahwa manfaat dari pelatihan yaitu :
1) Meningkatkan pengetahuan pegawai atau karyawan.
2) Membantu pegawai atau karyawan untuk memahami bagaimana bekerja secara efektif dalam tim untuk menghasilkan jasa dan produk yang berkualitas.
3) Mempersiapkan pegawai atau karyawan untuk dapat menerima dan bekerja secara lebih efektif satu sama lainnya, terutama dengan kaum minoritas dan wanita.
Pelatihan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri pegawai atau karyawan terjadi proses transformasi dalam :
1) Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas.
2) Perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin, dan etos kerja.
G. Mutu Pelayanan
Mutu pelayanan kesehatan adalah mematuhi dan melebihi kebutuhan serta harapan pelanggan melalu peningkatan yang berkelanjutan atas seluruh proses. Pelanggan meliputi, pasien, keluarga , dan lainnya yang datang untuk pelayanan dokter, karyawan.
Secara umum pengertian mutu pelayanan kesehatan adalah derajat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang sesuai standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi sumber daya yang tersedia di rumah sakit atau pskesmas secara wajar, efisien, dan efektif serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai norma, etika, hokum, dan social budaya dengan memperhatikan keterbatasan dan kemampuan pemerintah, serta masyarakat konsumen.
Selain itu mutu pelayanan kesehatan diartikan berbeda sebagai berikut : 1. Menurut pasien/ masyarakat empati, menghargai, dan tanggap sesuai
dengan kebutuhan dan ramah.
2. Menurut petugas keseharan adalah bebas melakukan segala sesuatu secara professional sesuai dengan ilmu pengetahuan, keterampilan, dan peralatan yang memenuhi standar.
3. Menurut manajer / administrator adalah mendorong manager untuk mengatur staf dan pasien/ masyarakat yang baik.
4. Menurut yayasan atau pemilik adalah menuntut pemilik agar memiliki tenaga professional yang bermutu dan cukup.
Untuk mengatasi adanya perbedaan dimensi tentang masalah pelayanan kesehatan seharusnya pedoman yang dipakai adalah hakekat dasar dari diselenggarakannya pelayanan kesehatan tersebut. Yang
20
dimaksud hakekat dasar tersebut adalah memenuhi kebutuhan dan tuntunan para pemakai jasa pelayanan kesehatan yang apabila berhasil dipenuhi akan menimbulkan rasa puas ( client satisfaction ) terhadap pelayanan kesehatan yang diselenggarakan.
Jadi yang dimaksud dengan mutu pelayanan kesehatan adalah menunjuk pada tingkat pelayanan kesehatan dalam menimbulkan rasa puas pada diri setiap pasien. Makin sempurna kepuasan tersebut, makin baik pula mutu pelayanan kesehatan. Sekalipun pengertian mutu yang terkait dengan keputusan ini telah diterima secara luas, namun penerapannya tidaklah semudah yang diperkirakan. Masalah pokok yang ditemukan ialah karena kepuasan tersebut bersifat subjektif. Tiap orang, tergantung dari kepuasan yang dimiliki, dapat saja memiliki tingkat kepuasaan yang berbeda untuk satu mutu pelayanan kesehatan yang sama. Disamping itu sering pula ditemukan pelayanan kesehatan yang sekalipun dinilai telah memuaskan pasien, namun ketika ditinjau dari kode etik serta standar pelayanan profesi, kinerjanya tetatp tidak terpenuhi.
Kesimpulannya, mutu pelayanan kesehatan menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan, di mana di satu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada setiap pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, akan tetapi di pihak lain dalam tata cara penyelenggaraanya juga sesuai dengan kode etik dan standar pelayanan profesi yang telah ditetapkan.(17)
H. Evaluasi
1. Pengertian evaluasi
Adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin di peroleh. Dalam pengertian yang lain, evaluasi adalah suatu proses yang sistematis untuk menentukan atau membuat keputusan, sampai sejauh mana tujuan program telah tercapai.
I. Kepatuhan
Kepatuhan adalah menjelaskan atau atau menggambarkan kepatuhan dari pendekatan yang multi disiplin, termasuk psikologi dan pendidikan.(18)
22
J. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Modifikasi antara teori Jacobalis, S.
Karakteristik Petugas
TPPRJ Protap
Pelayanan DRM di
TPPRJ
Sarana
Mutu Pelayanan
Standar
operasional prosedur (SOP) pasien rawat jalan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Kerangka konsep
Gambar 3.1 Kerangka Konsep
23 Jumlah dan
karakteristik Petugas meliputi:
a. Umur b. Jenis
Kelamin c. Masa Kerja d. Pendidikan
Tugas pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran
Pelayanan pendaftaran pasien di TPPRJ
Sarana dan pendaftaran rawat jalan
24
B. Jenis penelitian
Jenis Penelitian ini adalah deskriptif, yaitu suatu menggambarkan data sesuai dengan objek yang diteliti. Metode yang digunakan adalah observasi, yaitu mengamati secara langsung keadaan masalah yang diteliti untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara sistematis, yang diteliti yaitu pada pelayanan di TPPRJ, pengambilan DRM di filing sampai dengan pendistribusian DRM ke poliklinik, dengan pendekatan cross sectional adalah penilitian ini memperhatikan penjelasan dari kondisi lapangan dan mewawancarai dengan petugas TPPRJ, petugas filing, Kepala rekam medis.
C. Variabel penelitian
1. Jumlah dan karakteristik petugas TPPRJ yaitu umur, jenis kelamin, pendidikan, lama kerja, pelatihan
2. Tugas pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan 3. Standar operasional prosedur (SOP) pendaftaran pasien rawat jalan 4. Sarana pendaftaran dan penyediaan DRM
5. Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Definisi Operasional
NO Variabel Definisi
1. Jumlah dan karakteristik petugas Banyaknya petugas pendaftaran rawat jalan dan karakteristik yang melekat pada pada petugas TPPRJ di RSUD Bendan Kota Pekalongan. meliputi :
a. Umur adalah jumlah tahun sejak lahir sampai dengan penelitian berlangsung berdasarkan hasil wawancara.
b. Jenis kelamin adalah ciri biologis laki-laki atau perempuan berdasarkan hasil wawancara
c. Masa Kerja adalah waktu bekerja dalam satuan tahun berdasarkan hasil wawancara
d. Pendidikan terakhir adalah jenjang pendidikan terakhir yang di tamatkan berdasarkan hasil wawancara.
e. Pelatihan adalah keseluruhan kegiatan
untuk memberi,
memperoleh,
meningkatkan, serta mengembangkan
kompetensi kerja.
2. Tugas Pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran dan penyediaan dokumen
Deskripsi Pelayanan yang dilakukan oleh petugas TPPRJ berdasarkan hasil wawancara.
Fungsi TPPRJ adalah peranan petugas TPPRJ dalam mendaftarkan pasien baru maupun lama sampai menyiapkan DRM pasien
berdasarkan hasil
wawancara.
3. Standar operasional prosedur (SOP) pendaftaran rawat jalan
Suatu standar/ pedoman tertulis yang ditetapkan oleh
26
rumah sakit dalam
melakukan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan di TPPRJ berdasarkan hasil observasi dan wawancara
4. Sarana dan prasarana Sarana dan prasarana dalam kegiatan pendaftaran di TPPRJ
5. Pelayanan pendaftaran pasien Hasil penilaian peneliti
terhadap kegiatan
pendaftaran pasien sampai dengan penyediaan dokumen rekam medis (DRM) di TPPRJ di tinjau dari aspek standar operasional prosedur (SOP)
E. Subjek dan Objek 1. Subjek
Subjek dalam penelitian ini yaitu karaketristik petugas pendaftaran dan petugas filing RSUD Bendan Kota Pekalongan.
2. Objek
Objek dalam penelitian ini yaitu jumlah kunjungan rawat jalan selama 1 bulan yaitu 8505 pasien.
Rumus :
𝑛 = N
1 + 𝑁 (𝑑)2
𝑛 = 8505
1 + 𝑁 (0,1)2
𝑛 = 8505
1 + 8505(0,01) 𝑛 = 8505
1 + 85,05 𝑛 = 8505
86,05
𝑛 = 98
Keterangan :
:Jumlah Sampel
: Jumlah populasi
: Tingkat penyimpangan pada populasi derajat ketetapan yang diinginkan (0,15 atau 15 %)
F. Pengumpulan data
1. Jenis dan Sumber data a) Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh dari hasil observasi dalam penelitian ini yaitu jumlah kunjungan rawat jalan bulan April tahun 2016, fungsi petugas TPPRJ, standar operasional prosedur (SOP) distribusi DRM, sarana distribusi dokumen rekam medis (DRM) dan hasil wawancara dengan petugas.
b) Data sekunder
Standar operasional prosedur (SOP) pendaftaran rawat jalan.
2. Metode pengumpulan data
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi. Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab yang dilakukan secara langsung kepada responden yaitu petugas TPPRJ, Petugas filing, dan Kepala Instalasi rekam medis, mengenai pengelolaan Dokumen
28
rekam medis. Sedangkan observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan pelayanan pendaftaran dan pendistribusian DRM.
3. Instrumen Penelitian a) Pedoman Observasi
Dengan mengamati secara langsung pelayanan pendaftaran rawat jalan sampai ke poliklinik.
b) Pedoman wawancara
Dengan wawancara tentang pelayanan pendaftaran, penyediaan dokumen dan karakteristik petugas.
G. Pengolahan data 1. Editing
Mengoreksi data yang dihasilkan apakah data sudah benar dan informasi yang disajikan dapat dipertanggung jawabkan.
2. Klasifikasi
Penempatan dapat mengelompokkan data dengan melalui proses pemeriksaan serta penggolongan data.
H. Analisis data
Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. yaitu memaparkan hasil yang diperoleh yaitu, tentang Evaluasi pelayanan pendaftaran di TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan tahun 2016.
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Gambaran Umum Rumah Sakit
Rumah Sakit Umum Daerah Bendan Kota Pekalongan adalah Lembaga teknisi daerah yang didirikan berdasarkan Perda Kota Pekalongan No. 5 Tahun 2008. Gagasan untuk membangun rumah sakit sebenernya sudah dimulai pada tahun 2002. Pada waktu itu masih dalam bentuk studi kelayakan apakah kota Pekalongan layak untuk dibangun Rumah Sakit Umum Daerah. Beberapa catatan yang menjadi rekomendasi dari hasil studi tersebut adalah meskipun di kota Pekalongan banyak berdiri rumah sakit swasta, Kota Pekalongan masih layak untuk didirikan Rumah sakit Umum Daerah dengan beberapa ketentuan antaralain luas tanah 1 Ha, terletak dijalur pantura dan memiliki keunggulan pelayanan.
Misi yang diemban oleh Walikota dan Wakil Walikota Pekalongan periode 2005-2010 dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan kesehatan bagi masyarakat kota Pekalongan. Rencana pembangunan RSUD dimulai dengan kegiatan penyusunan Design Engineering Detail pada tahun 2006. Pada awalnya perencanaan ditujukan untuk peningkatan Puskesmas Bendan, namun pada akhirnya berkembang menjadi rumah sakit. Dalam menentukan lokasi mengalami beberapa pembahasan yang cukup panjang. Beberapa lokasi diusulkan antara lain Smp 13, bekas terminal, Puskesmas Bendan dan akhirnya di
29
30
BLK dengan menempati tanah yang masih kosong dan lokasi ini dianggap cukup strategis. Atas dasar keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Kota Pekalongan Nomor 08/DPRD/IV/2007 tentang persetujuan surat Walikota Pekalongan Nomor 050/0198 tanggal 17 Januari 2007 perihal Rencana Anggaran Biaya kegiatan pembangunan RSUD kota Pekalongan untuk merealisasikan lebih lanjut dan pembangunannya disepakati bersama bahwa akan dilaksanakan secara 3 tahun dimulai pada tahun 2007, 2008 dan 2009.
Pembangunan gedung sesuai kontrak kerja ditargetkan selama 18 bulan dan berakhir pada 5 Maret 2009. Perkembangan terakhir yang terjadi yaitu dengan adanya addendum pekerjaan sekaligus anggarannya, maka jangka waktu diperpanjang 26 hari hingga berakhir 31 Maret 2009.
RSUD Bendan diresmikan pada tanggal 21 Mei 2009 oleh Wakil Presiden RI Bapak Jusuf Kalla dan didampingi oleh Direktur Jendral Pelayanan Medis Bapak Farid W. Husain.
A. Letak Geografis
Rumah Sakit Umum Daerah Bendan terletak di Jalan. Sriwijaya No. 2 Kota Pekalongan, Kelurahan Bendan, Pekalongan Barat. Luas bangunan gedung utama dan penunjangnya adalah ± 12.000 m² yang terdiri dari 4 lantai ditambah 1 lantai basement.
B. Visi Rumah Sakit
Visi RSUD Bendan kota Pekalongan adalah “Unggulan dalam Pelayanan”.
C. Misi Rumah Sakit
1) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau
2) Menjadi pusat rujukan pelayanan medis 3) Membangembangkan jejaring pendidikan
4) Mewujudkan kemandirian pengelolaan keuangan yang transparan dan bertanggung jawab
D. Motto
“ Kesembuhanmu Ibadahku”
E. Jenis Pelayanan
1) Pelayanan Gawat Darurat 24 jam 2) Pelayanan Rawat Jalan, meliputi :
a) Poliklinik Umum b) Poliklinik Bedah c) Poliklinik Anak
d) Poliklinik Penyakit Dalam e) Poliklinik Saraf
f) Poliklinik Mata g) Poliklinik Obsgin h) Poliklinik THT i) Poliklinik Kulit
j) Poliklinik Kesehatan Jiwa k) Poliklinik Gigi
l) Poliklinik Jantung
m) Poliklinik Rehabilitasi Medik n) Poliklinik Bedah Mulut o) Poliklinik Bedah Saraf 3) Pelayanan Rawat Inap
32
Kapasitas tempat tidur di RSUD Bendan Kota Pekalongan sebanyak 193 tempat tidur yang terdiri dari :
a) Kelas VIP sebanyak 13 tempat tidur b) Kelas I sebanyak 42 tempat tidur c) Kelas II sebanyak 24 tempat tidur d) Kelas III sebanyak 107 tempat tidur 4) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral
Pelayanan instalasi bedah sentral meliputi tindakan operasi baik umum maupun persalinan.
5) Pelayanan Penunjang, meliputi:
a) Instalasi Radiologi b) Instalasi Laboratorium c) Instalasi Farmasi d) Instalasi Gizi e) IPAL
f) Laundry / CSSD g) Fisioterapi h) Konsultasi Gizi
i) Instalasi Bank Darah RS 24 Jam
B. Gambaran URM
a. Stukturtur Organisasi Rekam Medis
Gambar 4.1 Stuktur Organisasi Rekam Medis Direktur
Kabid Pelayanan
Medik
Kasi Pelayanan Medik
Ka. Unit Rekam Medik
Pelaksan Pendaftaran
Pelaksana Assembling
Pelaksakan Pelaporan
Pelaksana Medika
Legal Pelaksana Filing
34
b. Tugas Pokok dan fungsi Rekam Medis A. Kepala Unit Rekam Medis
Kepala Unit Rekam Medis berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Bertanggung jawab terhadap proses penyelenggaraan pelayanan rekam medis di rumah sakit
2) Memberikan pengarahan kerja kepada staff bawahannya.
3) Merencanakan pengembangan sistem rekam medis sesuai standar
4) Menyusun rencana kebutuhan tugas staff di instalasi Rekam Medis.
B. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas Pokok antara lain :
Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan 1) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi )
2) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama )
3) Mengarahkan pasien ke Unit Rawat Jalan ( URJ ) atau Poliklinik yang sesuai dengan keluhannya
4) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan.
C. Petugas Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Petugas Pendaftaran Pasien Gawat Darurat berpendidikan minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di unit Gawat Darurat
2) Melakukan pencatatan pendaftaran ( registrasi )
3) Menyediakan folder dokumen rekam medis yang didalamnya sudah terdapat formulir-formulir bagi pasien yang baru pertama kali berobat ( pasien baru ) dan pasien yang akan datang pada kunjungan berikutnya ( pasien lama )
4) Mengarahkan keluarga pasien duduk di ruang tunggu untuk menunggu panggilan berikutnya guna di wawancara / di mintai keterangan perihal kondisi pasien sebelum di bawa ke unit gawat darurat
5) Memberikan informasi pelayanan-pelayanan di rumah sakit bagi yang membutuhkan
D. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap berpendidikan formal minimal SLTA dan telah mengikuti pelatihan tentang rekam medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Menerima pasien berdasarkan admission note yang di buat dokter baik dari pelayanan rawat jalan maupun Gawat Darurat.
2) Bersama-sama keluarga pasien menentukan kelas perawatan dan bangsal yang di tuju.
36
3) Menjelaskan mengenai tarif layanan rawat inap dengan fasilitas-fasilitas di ruang rawat inap.
4) Menyiapkan Formulir kelengkapan pelayanan pendaftaran rawat inap.
5) Melengkapi data pada formulir Rekam Medis Rawat Inap 6) Mendistribusikan DRM rawat inap kepada perawat IGD untuk di
kirim ke bangsal di mana pasien akan dirawat.
7) Memberi informasi tentang adanya mutasi kepada keluarga pasien, pengunjung atau instansi badan / orang yang memerlukan informasi tentang keberadaan pasien rawat inap.
E. Petugas Assembling
Petugas Assembling di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis dan dibantu beberapa staff yang berpendidikan minimal SLTA, memiliki tugas pokok sebagai berikut : 1) Menerima pengembalian dokumen dari URJ, IGD dan URI.
2) Merakit Dokumen Rekam Medis rawat inap.
3) Meneliti Kelengkapan data yang seharusnya tercatat di dalam Dokumen rekam medis.
4) Meneliti kebenaran pencatatan data rekam medis.
5) Mengendalikan DRM yang di kembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak lengkap.
6) Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan sformulir rekam medis
F. Petugas Koding
Petugas Assembling di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis yang ditulis dokter, kode operasi dan tindakan medis yang telah dilakukan oleh dokter atau petugas kesehatan lainnya dan kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.
2) Mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks penyakit, indeks operasi atau tindakan medis, Indeks sebab kematian dan indeks dokter sesuai dengan ketentuan mencatat indeks.
3) Menyimpan indeks tersebut sesuai dengan ketentuan menyimpan indeks.
4) Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks sebab kematian.
G. Petugas Analising / Reporting
Petugas Analising / Reporting di RSUD Bendan berpendidikan formal minimal D-3 Rekam Medis, memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Mengambil sensus ke bangsal setiap hari.
2) Merekap SHRI ke rekapitulasi harian ( RP 1 ) setiap bulanan.
3) Mengolah data RP 1 sebagai bahan penyusunan laporan RL.
4) Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi,
38
radiologi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, pelayanan kesehatan jiwa, sebagai bahan penyusunan pembuatan laporan kegiatan rumah sakit setiap bulan.
5) Menyerahkan laporan kegiatan rumah sakit yang sudah di tanda tangani oleh Ka. Instalasi rekam medis Bidang pelayanan , dan Unit terkait.
6) Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan rawat inap darti fungsi K/I untuk menyusun laporan.
7) Mengkalkulasi data rekam medis dari laporan-laporan tersebut untuk dianalisis statistiknya.
8) Membuat laporan-laporan khusus untuk keperluan manajemen rumah sakit.
9) Mengolah data rekam medis untuk analisis statistik rumah sakit serta membuat laporan RL 1 - 5 kemudian mengirim RL tersebut ke Departemen Kesehatan republik indonesia ( Depkes RI ) dengan Sistem online.
H. Petugas Filing
Petugas Filing di RSUD Bendan berpendidikan formal D-3 Rekam Medis, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1) Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM.
2) Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan.
3) Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
4) Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.
5) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
6) Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).
7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
C. Hasil Penelitian
1. Karakteristik Petugas TPPRJ
Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada seluruh petugas rekam medis bagian TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan sebanyak 3 orang petugas TPPRJ mengenai karakteristik petugas, didapatkan hasil sebagai berikut:
Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Rekam Medis di bagian TPPRJ Petugas Umur
(th)
Jenis Kelamin
Pendidikan terakhir
Pelatihan Lama Kerja (th)
A. 23 Perempuan D3
Komputer
Pelatihan ISQ
4
B. 36 Perempuan S1
Psikologi
Pelatihan pelayanan prima
3
C. 33 perempuan SMA Pelatihan
pelayanan prima
6
Berdasarkan tabel 4.1 bahwa karakteristik petugas TPPRJ berjumlah 3 orang. Untuk usia responden paling tinggi umur 36 tahun dan untuk usia responden paling rendah yaitu 23 tahun. Untuk jenis kelamin responden didapatkan perempuan semua. Kemudian untuk Pendidikan terakhir responden berbeda tingkatanya, pada responden
40
A dengan pendidikan terakhir D3 komputer, responden B tingkat pendidikan terakhir S1 Psikologi, dan responden yang terakhir tingkat pendidikan SMA. Untuk Pelatihan pada kedua responden mengikuti pelatihan pelayanan prima sedangkan satu responden mengikuti pelatihan ISQ. Untuk lama kerja responden paling lama yaitu 6 tahun, Sedangkan lama kerja responden paling cepat 3 tahun.
2. Tugas pokok dan fungsi pelayanan pendaftaran dan penyediaan dokumen
Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada petugas rekam medis bagian TPPRJ RSUD Bendan Kota Pekalongan sebagai berikut:
Tugas pokok :
a. Mendaftarkan pasien baru maupun pasien lama
b. Menjelaskan persyaratan jika pasien menggunakan asuransi c. Menanyakan poliklinik yang dituju
d. Mengarahkan pasien ke ruangan poliklinik yang di tuju.
e. Membuatkan dokumen rekam medis( DRM ) untuk pasien baru.
Fungsi perananan TPPRJ yaitu sebagai pelayanan pertama kali yang diterima oleh pasien.
3. Standar Operasional Prosedur (SOP) pendaftaran yang ada di RSUD Bendan Kota Pekalongan adalah sebagai berikut:
a. pendaftaran Pengertian pasien rawat jalan adalah pasien yang datang untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit dan tidak memerlukan perawatan yang menginap. Pasien rawat jalan terdiri dari :
1) Pasien baru 2) Pasien lama
Sebelum melayani pendaftaran pasien, petugas pendaftran harus menanyakan kepada pasien apakah pasien sudah berobat ke rumah sakit atau belum, untuk menghindari pasien bernomor rekam medis lebih adri satu.
b. Tujuan :
1) Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya Peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah sakit.
2) Tersedianya rekam medis bagi pasien yang datang berobat untuk kebutuhan pencatatan dan pelayanan medis yang di berikan.
c. Kebijakan :
1) Semua pasien harus mempunyai rekam medis (RM) yang lengkap dan akurat.
2) Rekam medis seorang pasien saat diperlukan harus dapat ditemukan dengan cepat dan lengkap.
d. Prosedur
1) Memanggil nomor antrian
42
2) Menanyakan klinik yang di tuju
3) Menanyakan cara pembayaran pasien
4) Menayakan persyaratan administrasi jika pasien menggunakan asuransi kesehatan (Askes PNS, Jamkesmas, Jamsostek, Jampersal, Jamkesda atau asuransi lainnya).
5) Menjelaskan persyatan jika menggunakan asuransi kesehatan (Surat Rujukan, Fotokopi kartu asuransi dan lainnya)
6) PASIEN BARU
a. Menanyakan data social pasien baru kepada pasien / keluarga pasien.
PASIEN LAMA
a. Menerima kartu pasien bila pasien membawa kartu, apabila tidak membawa kartu dicarikan data pasien yang telah di simpan didalam komputer waktu pertama kali mendaftar.
7) Melakukan entri data ke aplikasi registrasi pendaftaran rawat jalan.
8) Menuliskan data pasien berobat di kartu berobat 9) Memberikan kartu untuk berobat ulang kepada pasien
10) Memberikan informasi kepada pasien tentang ruang dimana pasien akan diperiksa dan langkah selanjutnya setelah dari pendaftran rawat jalan
11) Menuliskan data kunjungan ke tracer / petunjuk keluar rekam medis.
12) Meletakkan tracer pada box tracer.
Standar Operasional Prosedur ditetapkan oleh Direktur RSUD Bendan Kota Pekalongan Tanggal terbit 1 oktober 2013.
4. Sarana pendaftaran rawat jalan
Tabel 4.4 Hasil observasi sarana pendaftaran rawat jalan
No Jenis Sarana Keterangan
Ada Tidak ada
1. Komputer √
2. Alat tulis √ -
3. Tracer √ -
4. Printer √
5. Formulir rawat jalan
√
√
6 KIB √
7. Jumlah
Berdasarkan tabel 4.4 didapatkan hasil dari observasi sarana dan prasarana yang belum ada adalah printer.
5. Menganalisis pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan berdasarkan aspek petugas standar operasional (SOP).
Dari hasil observasi yang dilakukan mengenai kepatuhan petugas terhadap prosedur pelayanan pendaftaran rawat jalan di RSUD Bendan Kota Pekalongan dilakukan terhadap 98 sampel pasien lama. Sehingga di dapatkan hasil sebagai berikut :
44
Tabel 4.5 Hasil Observasi Kepatuhan Petugas terhadap Prosedur Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan
NO Aspek isi prosedur Patuh Tidak Total
Jml % Jml %
1. Memanggil nomor antrian 98 100 0 100
2. Menjelaskan persyaratan jika pasien menggunakan asuransi (Pengamatan terhadap 98 pasien Asuransi )
98 100 0 100
3. Menanyakan cara pembayaran pasien 98 100 0 100
4. Menanyakan persyaratan administrasi jika pasien menggunakan asuransi kesehatan ( ASKES PNS, Jamkesmas, Jamsostek, Jampersal, Jamkesda atau asuransi lainnya).( Pengamatan terhadap 98 pasien Asuransi)
98 100 0 100
5. Menjelaskan persyaratan jika menggunakan asuransi kesehatan (Surat rujukan, fotocopy kartu asuransi dan lainnya) ).( Pengamatan terhadap 98 pasien Asuransi )
98 100 0 100
6. PASIEN BARU
a. Menanyakan data sosial pasien baru kepada pasien / keluarga pasien PASIEN LAMA
b. Menerima kartu pasien bila pasien membawa kartu, apabila tidak membawa kartu di carikan data pasien yang telah disimpan di dalam komputer waktu pertama kali mendaftar.
98 100 0 100
7. Melakukan entri data ke aplikasi registrasi pendaftaran rawat jalan.
98 100 0 100
8. Menuliskan data pasien di kartu berobat 98 100 0 100 9. Memberikan kartu untuk berobat ulang kepada
pasien
89 88,7 9 9,1
10. Memberikan informasi kepada pasien tentang ruang dimana pasien akan di periksa dan langkah selanjutnya setelah dari pendaftaran rawat jalan.
42 42,8 56 57,1
11. Menuliskan data kunjungan ke tracer / petunjuk keluar rekam medis
98 100 0 100
12. Meletakkan tracer pada box tracer. 98 100 0 100
Dari tabel 4.2 Prosedur yang tidak dilaksanakan Memberikan informasi kepada pasien tentang ruang dimana pasien akan di periksa dan langkah selanjutnya setelah dari pendaftaran rawat jalan, Memberikan kartu untuk berobat ulang kepada pasien.
BAB V PEMBAHASAN
A. Karakterisik Petugas
Dari hasil penelitian yang telah di uraikan pada tabel 4.1 bahwa usia responden A berusia 23 tahun, responden B berusia 36 tahun dan responden C berusia 33 tahun.
a. Umur
Umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas akhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja.
Dari segi kepercayaan masyarakat seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Demikian juga dengan umur pegawai dalam melakukan kegiatan pelayanan. Maka tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan pada klien. Alat ukur umur dibedakan berdasarkan umur muda ≤ 39 tahun dan umur dewasa ≥ 39 tahun(16)
Didapatkan bahwa umur masing-masing umur petugas tergolong masih muda dari teori di atas jika umur pegawai semakin dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaanya. Hali ini untuk kriteria umur pegawai belum termasuk ideal.
b. Masa kerja
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama bekerja ( masa kerja ). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya
46
