DESKRIPSI FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN
DI TPPRJ RSUD TUGUREJO SEMARANG
TAHUN 2013
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) pada Program Studi DIII RMIK
Oleh :
DWI HANI FEBRIYANTI
NIM D22.2010.00953
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG
HALAMAN HAK CIPTA
©2013
HALAMAN PERSETUJUAN
DESKRIPSI FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN DI TPPRJ RSUD TUGUREJO SEMARANG
TAHUN 2013
Disusun oleh : DWI HANI FEBRIYANTI
D22.2010.00953
Di setujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal 5 September 2013
Pembimbing
HALAMAN PENGESAHAN
DESKRIPSI FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN DI TPPRJ RSUD TUGUREJO SEMARANG
TAHUN 2013 KARYA TULIS ILMIAH
TAHUN 2013
Disusun oleh : DWI HANI FEBRIYANTI
NIM. D22.2010.00953
Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Semarang, 5 September 2013
Tim Penguji
Ketua : Kriswiharsi Kun S., M.Kes ( ……… )
Anggota : Arif Kurniadi, M. Kom ( ……… )
dr. Sri Soenaryati Matin, M. Kes ( ………. .. )
Mengetahui, Dekan
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua,
Bapak dan Ibu yang telah memberikan dukungan moral dan material serta kasih sayang yang tiada henti-hentinya.
Kakek, nenek atas doa dan dukungannya. Almarhum kakek dan nenek ku tersayang.
My Brothers Rizky Hani Aryadista dan Tri Hani Okta Setyawan. My special someone sayangku Jaya yang bawel dan yang selalu
menyemangatiku.
Sahabatku Mbak Sisil, Sinta, Ana, dan Wiwit yang selama 3 tahun kita kuliah udah sabar jadi temanku.
Teman-teman kost Mbak Dian, Sella, Insi, Qiqi, Yenis, Olla, Ratna, Erga dan terutama temanku sekamar Mbak Dhika Malita yang selama 3 tahun ini nemenin
aku bobo. Makasih buat kalian semua yang selalu sayang dan support aku. Bapak Arif Kurniadi dan Ibu Sri Soenaryati yang telah membantu, membimbing
dalam menyelesaikan KTI ini.
Calon orang-orang sukses teman-teman RMIK angkatan 2010 ^_^ Almamater Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
RIWAYAT HIDUP
Nama : Dwi Hani Febriyanti
Tempat & Tanggal Lahir : Grobogan, 05 Februari 1993 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Dalingan RT 01/05 Desa Tawangharjo Kec.Tawangharjo Kab. Grobogan
Riwayat Pendidikan :
1. SDN 3 Tawangharjo Kabupaten Grobogan tahun 1998-2002 2. SDN 1 Tawangharjo Kabupaten Grobogan tahun 2002-2004 3. SMPN 1 Tawangharjo Kabupaten Grobogan tahun 2004-2007 4. SMAN 1 Wirosari Kabupaten Grobogan tahun 2007-2010
5. Program studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2010-2013
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allaah SWT, yang telah memberikan serta hidayahNya sehingga dengan ijin-Nya sehingga penulis bisa menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dengan judul “Deskripsi Faktor-faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pendaftaran di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang Tahun 2013”.
Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang..
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini banyak kekurangan – kekurangan, namun demikian penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima kasih yang tidak terhingga kepada:
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom Selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Dr.dr,Sri Andarini Indreswari,M.Kes Selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Eti Rimawati, M.Kes, selaku Sekretaris Dekan Fakultas Kesehatan Dian Nuswantoro
4. Arif Kurniadi,M.Kom Selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
5. Retno Astuti SS, MMSelaku Dosen Pengampu Dalam Penyusunan Karya Tulis Ilmiah.
6. Arif Kurniadi, M.KomSelaku Dosen Pembimbing Dalam Penyusunan Karya Tulis Ilmiah.
7. dr. Sri Soenaryati Matin, M. Kes Selaku Dosen Reviewer
8. dr. Endang Agustinar, M.Kes selaku Direktur RSUD Tugurejo Semarang. 9. Roni Rohman selaku Kepala Rekam Medis RSUD Tugurejo Semarang. 10. Segenap Staf dan Karyawan Rekam Medis di RSUD Tugurejo Semarang. 11. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Tulis Ilmiah yang
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Meskipun dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini penulis telah menggunakan segenap kemampuan yang ada, namun penulis menyadari sepenuhnya bahwa Karya Tulis Ilmiah ini sangat jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun dan mendidik dari pembaca.
Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat berguna bagi penulis dalam melakukan tugasnya serta berguna bagi pembaca pada umumnya.
Semarang,Agustus 2013 Penulis
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas KesehatanUniversitas Dian NuswantoroSemarang 2013
ABSTRAK DWI HANI FEBRIYANTI
DESKRIPSI FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN DI TPPRJ RSUD TUGUREJO SEMARANG TAHUN 2013
Salahsatudimensimutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien.Berdasarkan hasil survey awal pada tanggal 19 Desember tahun 2012 di loket pendaftaran (TPPRJ) RSUD Tugurejo Semarang selama 1 jam, dari 30 pasien 40% diantaranya mengeluh terhadap waktu tunggu pelayanan yang dianggap lama.Tujuan umum dari
penelitianiniadalahmengetahuifaktor – faktor yang
mempengaruhiwaktutunggupendaftaran TPPRJRSUDTugurejo Semarang.
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Objek penelitian adalah pasien yang datang ke TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang dan petugas TPPRJ. Sampel yang di gunakan dalah 100 pasien untuk menghitung waktu tunggu dan mengetahui kelengkapan persyaratan.Teknik pengambilan sampel yaitu dengan menggunakan accidental sampling. Cara pengumpulan data dengan menggunakan wawancara, observasi, dan menghitung waktu tunggu.
Berdasarkan hasil pengamatan selama penelitian di dapatkan rata-rata waktu tunggu6 menit 33 detik untuk pasien baru dan 7 menit 2 detikuntukpasien lama.Dari 18 petugas hanya 33,3 % lulusan diploma RM. Pada sarana tidak terdapat pengeras suara. Sumber daya Material tidak terdapat KIUP dan buku register manual. Petugas petugas tidak melaksanakan isi protap untuk menyerahkan DRM pasien baru kepada pasien untuk di bawa sendiri ke poliklinik. Dari 100 pasien sebanyak 36,4 % tidak membawa KIB. Faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggu yaitu persyaratan pasien yang tidak lengkap, pasien lama mengaku sebagai pasien baru, SIM dan printer error, pasien baru tidak mengisi formulir pendaftaran.
Protap yang lama sebaiknya harus segera di revisi dan di sahkan oleh direktur
rumahsakit, karenauntukpenyerahan DRM
kepadapasiensudahtidakdilaksanakanolehpetugasTPPRJ.Peningkatankomunikasian tarapetugas dengan pasien untuk selalu mengingatkan pasien untuk tidak lupa
membawa KIB dan persyaratan lainnya.Untuksarana
sebaiknyaperlumenambahkanalatpengerassuara, untuk menghindari kejadian pasien tidak mendengar pada saat di panggil.
Kata kunci : Faktor-faktor, Waktu Tunggu, TPPRJ Kepustakaan : 12 ( 1998 -2011)
DIII Program Study Medical Records And Health Information Faculty Of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2013 ABSTRACT
DWI HANI FEBRIYANTI
DESCRIPTION OF FACTORS AFFECTING THE WAITING TIME IN REGISTRATION TPPRJ TUGUREJO HOSPITAL SEMARANG YEAR 2013
One of the dimensions of quality of health care is access to services that are marked with the patient waiting time.Based on initial survey results on December 19, 2012 at the registration booth (TPPRJ) Tugurejo Hospital Semarang for 1 hour, from 40% among 30 patients complain against waiting time services are considered old.The general objective of this study was to determine the factors - factors that affect waiting times TPPRJ registration Tugurejo Hospital Semarang.
Type of study is a descriptive cross-sectional approach. Research object is the patient who comes to the hospital TPPRJ Tugurejo TPPRJ Semarang and officers. Samples used to calculate 100 patients waiting times longer and determine the completeness of requirements. Sampling technique is by using accidental sampling. Way of collecting data using interviews, observations, and calculate the waiting time. Based on observations during the study in get average wait time 6 minutes 33 seconds for new patients and 7 minutes 2 seconds for the old patients. Of 18 officers only 33,3% graduate diploma RM. On means there are no loudspeakers. Material resources are not KIUP manual registers and books. Officers officers did not implement DRM contents of standard operating procedures for handing a new patient to the patient to be brought to the clinic alone. Of the 100 patients not carrying as much as 36,4 % KIB. Factors affecting the waiting time of patients who did not complete the requirements, the old patients admitted as new patients, driver's license and a printer error, do not fill out new patient registration form.
SOPs should old should be revised and validated by the director of the hospital, due to DRM delivery to the patient is not operated by someone TPPRJ. Improved communication between staff with patients to always remind patients not to forget to bring KIB and other requirements. To add a vehicle should have a megaphone, to avoid the incidence of patients did not hear at the time on the call. Keywords: factors, Wait Time, TPPRJ
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Persetujuan ... iii
Halaman Pengesahan ... iv
Halaman Persembahan ... v
Halaman Riwayat Hidup ... vi
Kata Pengantar... vii
Abstrak ... ix
Daftar Isi ... xi
Daftar Tabel ... xiv
Daftar Gambar ... xv
Daftar Lampiran ... xvi
BAB I :PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
E. Ruang Lingkup ... 5
F. Keaslian Penelitian ... 5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit ... 7
B. Pengertian Rekam Medis ... 9
C. Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ ... 10
D. Fungsi Penyimpanan (Filing) ... 13
E. Waktu Tunggu Pelayanan ... 14
F. Mutu Pelayanan Kesehatan ... 15
G. Sumber Daya ... 17
H. Persyaratan Pendaftaran Pasien ... 18
I. Kerangka Teori ... 20
J. Kerangka Konsep ... 21
BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 22
B. Variabel Penelitian ... 22
C. Definisi Operasional ... 23
D. Populasi dan Sampel... 25
E. Instrumen Penelitian ... 26
F. Pengumpulan Data ... 27
G. Pengolahan Data ... 27
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
A.Gambaran Umum Rumah Sakit ... 29
B. Proses Penelitian ... 34 C. Variabel Penelitian ... 35 D. Pembahasan ... 45 BAB V : PENUTUP Kesimpulan ... 50 Saran ... 52 DAFTAR PUSTAKA... 53
DAFTAR TABEL
Tabel3.1 Definisi Operasional ... 23
Tabel 4.1 Kepatuhan petugas terhadap protap untuk pasien baru ... 38
Tabel 4.2 Kepatuhan petugas TPPRJ terhadap protap untuk pasien lama ... 39
Tabel 4.3Hasil perhitungan rata-rata waktu tunggu pelayanan di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang tahun 2013 ... 40
Tabel 4.4Tingkat Pendidikan Petugas TPPRJ ... 40
Tabel 4.5Hasil Observasi Terhadap Sumber Daya Machines ... 42
Tabel 4.6 Hasil Observasi Sumber Daya Material ... 42
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori ... 20 Gambar 2.2 Kerangka Konsep ... 21
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Izin Penelitian
2. Perhitungan waktu tunggu pasien di TPPRJ 3. Pedoman wawancara kiusioner petugas 4. Rekapitulasi hasil wawancara kepada petugas
5. Pedoman observasi Chek list kepatuhan petugas terhadap Protap dan alur 6. Chek list kepatuhan petugas terhadap alur pelayanan pasien baru di TPPRJ
RSUD Tugurejo Semarang
7. Chek list kepatuhan petugas terhadap alur pelayanan pasien lama di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang
8. Pedoman observasi sumber daya Machines TPPRJ 9. Pedoman observasi sumber daya Matherials TPPRJ
10. Pedoman observasi chek list kelengkapan persyaratan pasien 11. PROTAP Pelayanan Rekam medis
12. PROTAP Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
13. PROTAP Persyaratan Jaminan Pasien di Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan
14. Alur tempat penerimaan pasien rawat jalan jaminan umum
15. Alur tempat penerimaan pasien rawat jalan jaminan Jamkesmas Nasional 16. Alur tempat penerimaan pasien rawat jalan jaminan JPK
17. Alur tempat penerimaan pasien rawat jalan jaminan Jamkesmas Kota Semarang dan daerah luar kota
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sarana pelayanan kesehatan dalam menghadapi era globalisasi berupaya meningkatkan kualitas akan jasa yang ditawarkan kepada masyarakat. Hal ini disebabkan karena kualitas jasa dapat digunakan sebagai alat untuk mencapai keunggulan kompetitif. Implementasi kualitas jasa yang dilakukan oleh sarana pelayanan kesehatan dengan cara memberikan pelayanan (service) terbaik bagi konsumen dengan tujuan menciptakan kepuasan pasien.
Rumah sakit merupakan tempat pemondokan yang memberikan pelayanan medik jangka pendek dan jangka panjang yang meliputi kegiatan observasi, diagnostik, terapetik dan rehabilitasi bagi semua orang yang menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan, dan juga diberikan pelayanan berdasarkan rawat jalan bagi yang membutuhkan sesuai dengan sakit yang dideritanya. Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Fungsi rumah sakit itu sendiri adalah tempat menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan penunjang, pelayanan keperawatan, pelayanan
rehabilitasi, dan pelayanan pencegahan penyakit. Dengan demikian rumah sakit merupakan institusi yang multi produk, padat modal, padat karya, dan padat teknologi, sehingga memerlukan manajemen yang baik dalam pengelolaannya.(2)
Tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) atau yang sering disebut loket pandaftaran mempunyai fungsi atau peran dalam pelayanan kepada pasien yaitu sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima pasien maupun keluarga pasien, sehingga baik buruknya mutu pelayanan rumah sakit dapat dinilai dari pelayanan yang diterima oleh pasien di tempat pendaftaran (TPPRJ). Baik buruknya rumah sakit dapat dinilai dari cara, sikap, dan pengetahuan petugas dalam memberikan pelayanan, serta kebersihan & kenyamanan dari fasilitas yang tersedia di rumah sakit.
Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien.Waktu tunggu pasien dalam hal ini terhadap pelayanan di tempat pendaftaran (TPPRJ) merupakan salah satu hal penting yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional. Bila waktu tunggu di rekam medis rawat jalan lama maka hal tersebut akan mengurangi kenyamanan pasien dan berpengaruh pada citra rumah sakit yang dapat mempengaruhi utilitas pasien di masa mendatang.(1)
RSUD Tugurejo Semarang Semarang merupakan salah satu Pusat Layanan Kesehatan di kota Semarang yang menyediakan fasilitas dengan peralatan lengkap dan professional, RSUD Tugurejo Semarang siap melayani para pasien dengan handal dan maksimal. RSUD Tugurejo Semarang tidak mempunyai standar waktu tunggu pendaftaran di TPPRJ.Rata-rata kunjungan pasien rawat jalan di RSUD Tugurejo Semarang sebanyak 375 pasien per hari.Berdasarkan hasil survey awal pada tanggal 19 Desember tahun 2012 di loket pendaftaran (TPPRJ) RSUD Tugurejo Semarang selama 1 jam, 40 % diantaranya mengeluh terhadap waktu tunggu pelayanan yang dianggap lama yaitu 5-7 menit. Oleh karena itu perlu diteliti “Faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggupendaftarandiTPPRJ RSUD TugurejoSemarang” dengan harapan dapat dilakukan upaya perbaikan bagi pihak rumah sakit.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah pada penelitian ini adalah faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi waktu tunggu pendaftaran diTPPRJ RSUD Tugurejo Semarang ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pendaftarandi TPPRJ RSUDTugurejo Semarang.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui alur pelayanan TPPRJ b. Mengetahui protap pelayanan TPPRJ
c. Meninjau kepatuhan petugas terhadap protappelayanan TPPRJ d. Menghitung waktu tunggu pasien di TPPRJ
e. Mengidentifikasi sumber daya yang meliputi man, machine, dan
material.
f. Mengetahuifaktor-faktorkelengkapan persyaratan pendaftaran yang dibawa pasien.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti
Dapat menambah wawasan tentang faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pendaftaran di TPPRJ.
2. Bagi Akademik
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
3. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di TPPRJ.
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan ini adalah Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2. Lingkup Materi
Lingkup dalam penelitian ini termasuk dalam Quality Assurance.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi ini dilakukan di bagian TPPRJ Rumah Sakit Tugurejo Semarang 4. Lingkup Objek
Objek yang diteliti adalah petugas TPPRJ dan pasien 5. Lingkup Waktu
Lingkup penelitian dilakukan bulan Juli 2013.
F. Keaslian penelitian
Penelitian dengan judul “Deskripsi Faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pendaftaran di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, hanya peneliti serupa yang telah ada. Penelitian tersebut diantaranya adalah oleh Khusnul Khatimah Soebarto dengan judul “Tinjauan Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu
Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011”.Persamaan penelitian ini adalah sama–sama meneliti faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan.Sedangkan perbedaannya adalah lokasi dan variabel penelitian.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Americans Hospital Association, rumah sakit adalah suatu organisasi yang meliputi tenaga medis professional secara terorganisir serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien.
Menurut Wolfer & Pena, rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan berbagai macam tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan.
Menurut Association Of Hospital Care, rumah sakit adalah pusat dimana pelayanan kesehatan masyarakat, pendidikan serta penelitian kedokteran diselenggarakan.
2. Fungsi Rumah sakit
Menurut keputusan menteri kesehatan nomor 134 Menkes/SK/IV/78 tahun 1978 rumah sakit mempunyai fungsi :
a) Melaksanakan usaha pelayanan medik. b) Melaksanakan usaha rehabilitasi medik.
c) Usaha pencegahan komplikasi penyakit dan peningkatan pemulihan kesehatan.
d) Melaksanakan usaha perawatan.
e) Melaksanankan usaha pendidikan latiha medis dan paramedis. f) Melaksanakan system rujukan
g) Sebagai tempat penelitian. 3. Klasifikasi Rumah Sakit
Berdasarkan klasifikasinya rumah sakit di Indonesia terbagi menjadi 4 jenis, antara lain :
a) Rumah sakit kelas A, mempunyai pelayanan kesehatan yang spesialistik dan subspesialistik terdaftar.
b) Rumah sakit kelas B, mempunyai pelayanan kesehatan minimal sebelas spesialistik dan subspesialistik terdaftar.
c) Rumah sakit kelas C, mempunyai pelayanan kesehatan spesialistik peling sedikit 4 spesialistik dasar yaitu bedah, penyakit dalam, kebidanan, dan kesehatan anak.
d) Rumah sakit kelas D, terdapat pelayanan kesehatan dasar. Di Indonesia juga dikenal 3 jenis rumah sakit menurut pemiliknya antara lain :
1. Rumah sakit pemerintah. 2. Rumah sakit BUMN. 3. Rumah sakit swasta.(3)
B. Pengertian Rekam Medis
Ada beberapa istilah rekam medis yaitu : Rekam Medis, “Medical Record”. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut Gemala Hatta, prinsip dasar arsip kesehatan / rekam medis : Arsip kesehatan yang paling utama yaitu rekam kesehatan yang merekam segala informasi seputar kesehatan dan pelayanan medis yang diterima setiap pasien. Praktek rekaman dibidang kesehatan sudah dikenal sejak zaman prasejarah yang terus berkelanjutan hingga masa kini.Berbagai isu tentang rekaman terus bermunculan dan berubah, baik dilihat dari sisi perkembangan teknologi rekaman, pengelolaan berkas dan kualitas rekaman yang terkait dengan dasar hukumnya. Apapun teknologi rekaman baik manual maupun komputerisasi yang digunakan dalam sarana pelayanan kesehatan, tetap saja menjalankan rekaman untuk keperluan administratif maupun medis.(8)
Rekam medis adalah siapa, apa, di mana dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir.(7)
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnosa
segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai system penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatannya pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan daripada penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medic pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya.(9)
C. Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran rawat jalan.
a. Tugas pokoknya adalah :
1. Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat dirawat jalan. 2. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).
3. Menyiapkan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien yang baru pertama kali berobat ( pasien baru ) dan pasien yang dating pada kunjungan berikutnya ( kunjungan lama ).
4. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan atau poliklinik yang sesuai dengan keluhannya dan member informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
Fungsi atau peranan TPPRJ dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan yang oertama kali diterima oleh pasien atau keluarga pasien sehinggga baik buruknya pelayanan di rumah sakit tersebut akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan, dan kejelasan informasi serta kenyamanan ruang tunggu, dan lain-lain.
b. Fungsi pelayanan di TPPRJ adalah :
1. Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP dan buku register pendaftaran rawat jalan.
2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan.
3. Penyedia DRM baru untuk pasien baru
4. Penyedia DRM lama untuk pasien lama melalui bagian filing. 5. Penyimpana KIUP
6. Pendistribusi DRM untuk pelayanan rawat jalan dan penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan.
c. Informasi yang dihasilkan pada bagian TPPRJ yaitu : 1) Identitas pasien
2) Identitas keluarga
3) Cara pembayaran pelayanan kesehatan
4) Jumlah kunjungan baru, kunjungan lama, dan kunjunag tiap harinya.
5) Grafik atau laporan kunjungan rawat jalan baru dan lama per bulan, penggolongan umur, per jenis kelamin, per wilayah.
d. Proses Pelayanan Pasien di TPPRJ 1. Pelayanan pasien baru
a) Menanyakan identitas pasien untuk dicatat pada formulir Rekam Medis rawat jalan, KIB, KIUP.
b) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk di bawa kembali bila dating berobat.
c) Menyimpan KIUP sesuai urutan abjad
d) Menanyakan keluhan utama guna memudahkan mengarahkan pasien ke poli yang sesuai
e) Menanyakan apakah membawa surat rujukan
f) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poloklinik yang sesuai
g) Mengirim DRM ke poli yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi
2. Pelayanan pasien lama meliputi :
a) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
b) Bila membawa KIB maka catatlah nama & nomor rekam medis pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filing c) Bila tidak membawa KIB maka tanyalah nama dan alamatnya
untuk dicari di KIUP
d) Mencatat nama & nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk dimintakan DRM lama ke bagian filing.(4) D. Fungsi Penyimpanan (Filing)
Salah satu kewajiban sarana pelayanan kesehatan adalah menyimpan dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan isinya.Kewajiban tersebut dilakukan oleh fungsi penyimpanan (filing) di unit rekam medis. Tugas pokok fungsi penyimpanan (filing) dalam sistem rekam medis adalah :
1. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM
2. Mengambil kembali (retriev) DRM untuk berbagai keperluan
3. Menyusutkan (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan
4. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif 5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis 6. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan)
Peran dan Fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu : a) Penyimpanan dokumen rekam medis
b) Penyedia DRM untuk berbagai keperluan
c) Pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis
d) Pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerusakan bahaya fisik, kimiawi, dan biologi.(4)
E. Waktu Tunggu Pelayanan
Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya.Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk memberikan pelayanan pada pasien.Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (9).
Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman.(10)
Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit. Sehingga pelayanan disebut cepat jika waktu tunggu kurang dari 10 menit.(9)
F. Mutu Pelayanan Kesehatan
Pengertian mutu pelayanan kesehatan menurut Depkes yaitu kinerja yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang disatu pihak dapat menimbulkan kepuasan pada pasien sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, serta dilain pihak tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan standard dan kode etik profesi yang telah ditetapkan.
Peningkatan kualitas pelayanan menurut Parasuraman terdapat 14 unsur yang “relevan, valid dan reliable”, sebagai unsur minimal yang harus ada sebagai dasar pengukuran indeks kepuasan masyarakat, yaitu :
1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan
2. Persyaratan Pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administrative yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya.
3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang memberikan pelayanan.
4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam memberikan pelayanan terutama terhadap konsisstensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Tanggungjawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggungjawab petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.
6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan keterampilan yang dimiliki petugas dalam memberikan atau meyelesaikan pelayanan kepada masyarakat.
7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentuka oleh unit penyelenggaraan pelayanan. 8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan pekayanan dengan
tidak membedakan golongan atau status masyarakan yang dilayani. 9. Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan perilaku petugas
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara sopan dan ramah serta saling menghargai dan menghormati.
10. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya yang telah ditetapkan oleh unit pelayanan.
11. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan.
12. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
13. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang bersih, rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada penerima pelayanan.
14. Kemanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga masyarakat merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan.(5)
G. Sumber Daya
Suatu sistem yang terdiri dari beberapa komponen yangmempunyai peranan pentingdalam mencapai tujuan tertentu, khususnya pelayanan kesehatan pada komponen tersebut, yang terdiri dari :
1. Manmerupakan faktor terpenting dalam pelaksanaan suatu sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal. Dapat dilihat dari tingkatpendidikan dan pengetahuanpetugas di TPPRJ. 2. Materialsadalah suatu produk atau fasilitas yang digunakan untuk
menunjang pencapaian tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada di Rumah Sakit, meliputi bahan, formulir-formulir, dan dokumen yang digunakan dalam pelayanan di TPPRJ.
3. Machinesadalah alat yang digunakan manusia untuk mengerjakan suatu pekerjaan agar lebih cepat, efisien, dan sebagai penunjang
pelaksanaan kesehatan di Rumah Sakit, meliputi loket pendaftaran, alat tulis, pengeras suara, dan komputer yang tersedia di TPPRJ.
4. Methodsmerupakan langkah atau cara yang tepat untuk membantu tugas-tugas seseorang agar lebih cepat dan ringan didalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan di Rumah Sakit, meliputi standar, protap, dan alur yang digunakan pada pelayanan di TPPRJ.(6)
H. Persyaratan Pendaftaran Pasien 1. Pasien umum :
a) KIB
2. Pasien Jamsostek : a) KIB
b) Fotocopy kartu Jamsostek c) Fotocopy rujukan
3. Pasien Jamkesmas Nasional : a) KIB
b) Fotocopy kartu jamkesmas c) Fotocopy KTP
d) Fotocopy KK
e) Rujukan dari Puskesmas
a) KIB
b) Fotocopy kartu jamkesmaskot c) Fotocopy KTP
d) Fotocopy KK
e) Rujukan dari Puskesmas f) Surat pengantar DKK 5. Pasien Askes :
a) KIB
b) Kartu Askes asli
c) Rujukan dari Puskesmas / Dokter keluarga / RS 6. Pasien Inhealth :
a) KIB
b) Fotocopy kartu Inhealth
c) Fotocopy rujukan dari Puskesmas / Dokter keluarga / RS
I. Kerangka Teori 1. Kepatuhan petugas TPPRJ terhadap protap pelayanan TPPR. 2. Sumber daya Man, Materials, Pelayanan yang diterima pasien di TPPRJ Kecepatan pelayanan dilihat dari waktu tunggu pasien di TPPRJ
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Gambar 2.2 Kerangka Konsep BAB III Kepatuhan petugas di TPPRJ dengan protap pelayanan TPPRJ Kecepatan pelayanan dilihat dari waktu tunggu pasien
Protap dan alur
Kelengkapan persyaratan
Sumber daya man, materials, dan sarana
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif artinya penelitian yang dilakukan untuk memperoleh penjelasan-penjelasan yang berkenaan dengan objek penelitian.Penelitian deskriptif bertujuan untuk memperoleh informasi-informasi mengenai keadaan saat ini dan melihat kaitan antara variabel-variabel yang ada. Penelitian ini hanya mendeskripsikan informasi apa adanya sesuai yang diteliti.
Pendekatan yang digunakan yaitu secara cross sectional, artinya menganalisis variabel-variabel penelitian yang bersifat sewaktu dan tidak diikuti kejadian masa lampau atau masa depan.
B. Variable Penelitian
Suatu kualitas peneliti ingin mempelajari dan menarik kesimpulan atau suatu atribut atau sifat atau aspek dari orang maupun objek yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulan. Dari peneliti mengambil variabel penelitian antara lain :
1. Alur pelayanan TPPRJ 2. Protap pelayanan TPPRJ
3. Kepatuhan petugas terhadap protap 4. Waktu tunggu
6. Pengetahuan petugas tentang TPPRJ 7. Sarana
8. Material
9. Kelengkapan persyaratan
C. Definisi Operasional
Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabel-variabel yang diteliti/diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut diberi batasan atau definisi operasional.(11)
Tabel 3.1 Definisi Operasional
No. Variabel Definisi Operasional
1. Alur pelayanan TPPRJ Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada saat pasien melakukan pendaftaran di TPPRJ yang di ukur dengan cara observasi.
2. Protap pelayanan TPPRJ Prosedur yang harus di tempuh oleh pasien pada saat pendaftaran di TPPRJ berdasarkan kebijakan Direktur Rumah Sakit yang di ukur dengan cara observasi terhadap protap.
No. Variabel Definisi Operasional
terhadap protap pelayanan di TPPRJ
dilakukan petugas dengan protap yang berlaku di TPPRJ.
4. Waktu Tunggu Waktu yang di butuhkan untuk memberikan pelayanan di TPPRJ dari pasien datang untuk mendaftar sampai pencarian DRM pada unit penyimpanan yang di ukur dengan stopwatch dengan satuan menit dan detik.
5. Pendidikan petugas Tingkat pendidikan petugas berdasarkan dari hasil wawancara.
6. Pengetahuan petugas tentang TPPRJ
Pengetahuan petugas TPPRJ tentang alur, protap, standar waktu, berkas-berkas dan dan kendala pelayanan di TPPRJ berdasarkan dari hasil
wawancara.
7. Sarana Ketersediaan sarana yang mendukung
pelayanan pendaftaran pasien di bagian TPPRJ berdasarkan hasil observasi.
No. Variabel Definisi Operasional
dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan pendaftaran pasien di bagian TPPRJ berdasarkan hasil observasi.
9. Kelengkapan persyaratan Kesiapan pasien dilihat dari kelengkapan persyaratan yang dibawa pasien pada saat mendaftar sesuai dengan persyaratan per jaminan berdasarkan hasil observasi.
D. Populasi dan Sampel
Populasi petugas TPPRJ sebanyak 18 petugas. Populasi pasien didapat dari jumlah kunjungan pasien rawat jalan pada tahun 2012 sebanyak 116.959 pasien. Maka sampel dapat dihitung dengan cara berikut :
Rumus : n = n = . n = . n = 100 pasien Keterangan : N : jumlah populasi n : jumlah sampel
d : derajat ketetapan yang diinginkan (0,1 atau 10%).
Maka jumlah sampel yang akan diteliti oleh peneliti adalah 100 pasien untuk menghitung waktu tunggu dan kelengkapan persyaratan yang dibawa pasien.Pengambilan sampel dengan caraaccidental sampling yaitu mengambil sampel dari pasien yang datang berkunjung di TPPRJ pada periode penelitian sampai terpenuhi jumlah sampel penelitian.
E. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehingga lebih mudah diolah. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Kuisioner petugas untuk mengetahui pengetahuan petugas.
2. Panduan observasi dalam bentuk checklist untuk mengetahui kepatuhan petugas terhadap protap.
3. Panduan observasi dalam bentuk cheklist untuk mengetahui kelengkapan persyaratan yang dibawa pasien.
4. Panduan observasi dalam bentuk checklist untuk mengetahui sumber daya mesin dan material.
5. Panduan observasi dengan melakukan pengamatan langsung terhadap alur pelayanan di TPPRJ.
6. Stopwatch, digunakan untuk menghitung waktu tunggu pasien di pendaftaran rawat jalan.
F. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara :
1. Wawancara terstuktur kepada petugas di TPPRJ dengan bantuan kuestioner.
2. Observasi terhadap kegiatan rekam medis dan untuk mengetahui kelengkapan persyaratan pasien dengan menggunakan checklist. 3. Menghitung waktu tunggu pasien di TPPRJ.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Melakukan koreksi kembali tentang kelengkapan, kejelasan, dan kesesuaian antara jawaban satu dengan lainnya.
2. Tabulating
Tabulasi dilakukan dengan mengelompokkan data variabel yang akan diteliti guna memudahkan dalam analisa data.
3. Penyajian data
Penyajian data secara deskriptif dengan menggunkan jawaban questioner petugas TPPRJ.
H. Analisis Data
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menganalisa, menggambarkan serta
membandingkan teori yang ada.Berdasarkan penelitian tersebut dapat ditarik kesimpulan tanpa uji statistik.
BAB IV
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
Rumah sakit ini terletak pada ruas jalur utama Semarang – Jakarta pada koordinat LS : 06º 59’ 04,8” dan BT : 110º 21’ 22,7” yang merupakan jalur utama pantai utara Jawa antara Semarang Kendal, tepatnya pada Jalan Raya Walisongo Semarang. Posisi tersebut sangat strategis dengan beberapa aspek pendukung sebagai berikut:
1. Terletak pada jalur lalu lintas utama yang sangat padat dan mempunyai potensi rawan kecelakaan.
2. Dekat dengan pintu utama jalan Tol Manyaran.
3. Dikelilingi oleh lingkungan pemukiman daerah Mijen dan Ngaliyan. 4. Dilingkupi oleh 4 (empat) daerah sentra industri besar yaitu Kawasan
Industri Cilacap (Wijaya Kusuma), Kawasan Tugu Indah Industri, Kawasan Industri Candi, serta Kawasan Guna Mekar Industri.
RSUD Tugurejo Semarang merupakan Rumah Sakit B non pendidikan milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang terletak di Semarang bagian barat.
1) Visi, misi, motto rumah sakit a. Visi
Menjadi Rumah Sakit Prima, mandiri, terdepan di Jawa Tengah. b. Misi
2. Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka menunjang pelayanan medis dan memberikan kenyamanan pada pasien, keluarga pasien, dan karyawan.
3. Meningkatkan program pembangunan mutu pelayanan medis dan non medis secara berkesinambungan.
4. Mewujudkan kemandirian, efisiensi, efektifitas dan fleksibelitas pengelolaan keuangan.
5. Menjadikan pengembangan pelayanan unggulan. c. Motto
Kesembuhan dan Kepuasan Anda Adalah Kebahagiaan Kami. 2) Tugas Pokok RSUD Tugurejo Semarang
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan upaya penyembuhan, pemulihan, peningkatan, pencegahan, pelayanan rujukan dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta pengabdian masyarakat.
Pelayanan Kesehatan RSUD Tugurejo Semarang meliputi : a. Pelayanan Rawat Jalan yang terdiri dari :
1. Poli spesialis anak
2. Poli spesialis kebidanan dan kandungan 3. Poli spesialis bedah
4. Poli spesialis penyakit dalam 5. Poli spesialis kulit dan kelamin 6. Poli spesialis ortopedi
7. Poli fisioterapi 8. Poli spesialis syaraf 9. Poli spesialis mata 10. Poli spesialis THT 11. Poli spesialis gigi 12. Poli spesialis paru 13. Poli spesialis jantung 14. Poli umum
15. Poli pegawai 16. Poli kusta 17. Poli kecantikan 18. Poli tumbuh kembang 19. Poli gizi
20. Poli psikologi 21. Klinik VCT
3) Pelayanan Rekam Medis
Rekam Medis (RM) adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di Rumah Sakit yang dilakukan di Unit Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat, dan Unit rawat Inap.
Penyelenggaraan rekam medis adalah suatu proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan
kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit, dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya.
Prosedur pendaftaran : 1. Pasien baru
a) Pasien datang mengisi slip pendaftaran, kemudian diserahkan ke petugas pendaftaran.
b) Dan dilakukan wawancara ke pasien tentang tujuan pengobatannya dan atau sakitnya, cara pembayaran pasien ( umum atau asuransi ).
c) Petugas pendaftaran mengentri identitas sosial pasien ke SIM RS.
d) Petugas pendaftaran memberikan dokumen rekam medis dan kartu identitas berobat (KIB) dengan nomer rekam medis baru, slip perincian pembayaran pendaftaran ke pasien.
e) Pasien melakukan pembayaran ke kasir kemudian menuju ke poliklinik.
a) Pasien datang dan menyerahkan kartu identitas berobat (KIB) kepada petugas pendaftaran.
b) Petugas pendaftaran mengentri nomer dokumen rekam medis ke komputer (SIM RS).
c) Petugas memberikan slip perincian pembayaran ke pasien. d) Pasien melakukan pembayaran ke kasir kemudian menuju
ke poliklinik tujuan. Catatan :
1) Untuk pasien yang tidak membawa KIB, akan ditanyakan nama pasien, alamat pada saat berobat sebelumnya, dan kapan pengobatan terakhir di RSUD Tugurejo semarang.
2) Pasien IGD akan mendapatkan pelayanan pengobatan terlebih dahulu, baru kemudian menyelesaikan masalah administrasi yang prosesnya sama dengan pendaftaran pasien baru dan pasien lama.
1. Untuk menghitung waktu tunggu dan kelengkapan persyaratan pasien terdapat 100 pasien yang dijadikan sampel. Karena pada saat penelitian jumlah pasien dengan jaminan Inhealth hanya ada 5 pasiensehinga tersisa 95 pasien maka untuk pasien Umum, Jamkesmas Nasional, Jamkesmas Kota Semarang, Jamsostek, dan Askes di ambil sampel masing-masing 18pasien untuk di jadikan sampel.
2. Kesulitan pada saat menghitung waktu tunggu pasien dengan jaminan Askes dan Jamkesmas, karena pada saat mendaftar petugas langsung memanggil beberapa pasien untuk mengumpulkan persyaratan kemudian akan di panggil lagi ketika pasien sudah di daftar dan di buatkan jaminan.
1. Alur Pelayanan TPPRJ ya ya tdk ya tdk tdk 2. Protap Pelayanan TPPRJ
a. Pelaksanaan pelayanan pasien baru : pasien Memanggil sesuai no antrian Pasien lama Pernah berobat Pasien baru Meminta persyaratan untuk pasien dengan jaminan Bawa KIB Entri no RM di SIM dan cetak slip pendaftaran Meminta persyaratan untuk pasien dengan jaminan Meminta form pendaftaran pasien baru yang telah di isi
Entri identitas pasien Cetak slip pendaftaran Membuatkan KIB dan DRM RJ Menyerahkan KIB dan slip pendaftaran
Memberikan penjelasan dengan pesan agar KIB selalu di bawa saat datang berobat ke RSUD Tugurejo Semarang dan mempersilahkan pasien ke kasir untuk membayar dan ke poliklinik yang di tuju Mencari no RM berdasarkan nama dan alamat
1) Petugas memanggil nomer antrian sesuai SIM RS
2) Petugas meminta pasien / keluarga pasien untuk mengisi formulir yang telah disediakan.
3) Petugas menanyakan kepada pasien keluhan / poliklinik yang dituju.
4) Jika pasien menggunakan jaminan maka petugas meminta persyaratan (sesuai dengan protap Persyaratan penerimaan pasien rawat jalan).
5) Petugas memasukan data identitas pasien yang telah mengisi formulir pendaftaran pasien baru kedalam komputer.
6) Petugas membuat dokumen rekam medis dirawat jalan dan Kartu Identitas Berobat (KIB).
7) Petugas menyerahkan dokumen rekam medis rawat jalan, slip pendaftaran, dan KIB serta persyaratan kepada pasien atau keluarganya dengan pesan KIB selalu dibawa setiap kali berobat ke RSUD Tugurejo Semarang.
8) pasien diminta ke kasir untuk membayar administrasi untuk pasien umum dan mempersilahkan pasien menunggu dipoliklinik yang dituju
1) Petugas meminta KIB kepada pasien. Jika pasien tidak membawa KIB maka petugas mencarikan data lama di SIM RS berdasarkan nama dan alamat.
2) Petugas meminta persyaratan (sesuai dengan protap Persyaratan penerimaan pasien rawat jalan).
3) Petugas menanyakan keluhan / poliklinik yang dituju.
4) Petugas memasukan nomer rekam medis yang tertera di KIB ke dalam komputer untuk memanggil data identitas pasien yang telah terekam sebelumnya. Dan mencetak slip pembayaran.
5) Petugas mengembalikan KIB dan menyerahkan slip pendaftaran dan persyaratan kepada pasien.
6) Pasien diminta ke kasir untuk membayar administrasi dan mempersilahkan pasien menunggu di poliklinik yang dituju.
3. Kepatuhan Petugas terhadap Protap
Kepatuhan petugas terhadap protap adalah menilai kesesuaian antara kerja petugas dengan yang berlaku di TPPRJ.Observasi kepatuhan petugas terhadap protap di lakukan kepada petugas TPPRJ.
Hasil observasi kepatuhan petugas TPPRJ terhadap protap untuk pasien baru di RSUD Tugurejo Semarang tahun 2013 sebagai berikut :
Tabel 4.1
Kepatuhan petugas terhadap protap untuk pasien baru
Alur dan prosedur Ya Persentase Tidak Persentase Memanggil sesuai nomer
antrian
18 100 % 0 0 %
Menanyakan apakah pasien lama atau baru
18 100 % 0 0 %
mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan
18 100 % 0 0 %
Menanyakan keluhan / poliklinik yang dituju
18 100 % 0 0 %
Meminta persyaratan jika pasien menggunakan jaminan
18 100 % 0 0 %
Entri data pasien pada komputer
18 100 % 0 0 %
Membuat dokumen rekam medis rawat jalan dan KIB
18 100 % 0 0 %
Menyerahkan DRM rawat jalan kepada pasien
0 0 % 18 100 %
menyerahkan slip pendaftaran, dan KIB dan persyaratan kepada pasien dengan pesan KIB selalu dibawa setiap kali pasien datang berobat
18 100 % 0 0 %
Meminta pasien untuk ke kasir dan kemudian menunggu di poliklinik
Dari hasil observasi untuk prosedur menyerahkan DRM baru kepada pasien untuk dibawa ke poli sebanyak 100 % petugas tidak melaksanakannya.
b. Pelayanan pasien lama
Hasil observasi kepatuhan petugas TPPRJ terhadap protap untuk pasien lama di RSUD Tugurejo Semarang tahun 2013 sebagai berikut :
Tabel 4.2
Kepatuhan petugas TPPRJ terhadap protap untuk pasien lama
Alur dan prosedur Ya Persentase Tidak Persentase Memanggil sesuai nomer
antrian
18 100 % 0 0 %
Menanyakan keluhan / poliklinik yang dituju
18 100 % 0 0 %
Meminta persyaratan jika pasien menggunakan jaminan
18 100 % 0 0 %
Pencarian data pada komputer. Dan mencetak slip pembayaran
18 100 % 0 0 %
Menyerahkan slip pendaftaran, dan KIB dan persyaratan kepada pasien
18 100 % 0 0 %
Meminta pasien untuk ke kasir &menunggu di poli
18 100 % 0 0 %
Dari hasil observasi di dapatkan hasil semua petugas melaksanakan kegiatan di TPPRJ sesuai dengan protap dan alur.
4. Waktu Tunggu Pendaftaran di TPPRJ
Tahapan waktu tunggu antara pasien baru dan pasien lama berbeda.Untuk pasien baru tahapan waktu tunggu terdiri dari waktu tunggu di loketpendaftaran.Sedangkan untuk pasien lama terdiri dari waktu tunggu di loket pendaftaran sampai pencarian DRM pasien lama.
Tabel4.3
Hasil perhitungan rata-rata waktu tunggu pelayanan di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang tahun 2013.
Jenis pasien Jumlah Rata-rata waktu tunggu di loket Rata-rata waktu pencarian DRM Rata-rata waktu yang di butuhkan Baru 15 6 menit 33 detik - 6 menit 33 detik Lama 85 4 menit 38 detik 2 menit 24 detik 7 menit 2 detik
Rata-rata waktu yang di butuhkan dalam pendaftaran pasien di TPPRJ untuk pasien baru lebih cepat dibandingkan dengan pasien lama yaitu 6 menit 33 detik untuk pasien baru dan 7 menit 2 detik untuk pasien lama.
5. Pendidikan Petugas
Tingkat pendidikan petugas di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang dilihat dari data kepegawaian petugas di TPPRJ dengan hasil sebagai berikut :
Tabel 4.4
Tingkat Pendidikan Petugas TPPRJ
Pendidikan Jumlah Persentase
Pendidikan Jumlah Persentase
Diploma RM 6 33,3 %
Diploma ( TI ) 1 5,6 %
Sarjana ( HI, ekonomi, TI,
SI, desain grafis ) 6 33,3 %
Total 18 petugas 100 %
Di lihat dari tingkat pendidikan petugas dari 18 orang petugas hanya terdapat 6 orang lulusan DIII Rekam medis.
6. Pengetahuan Petugas
Untuk pengetahuan petugas dari kuisioner yang diberikan kepada petugas di dapatkan hasil :
a. Sebanyak 100 % petugas mengetahui alur pendaftaran pasien lama dan pasien baru di RSUD Tugurejo Semarang
b. Sebanyak 100 % petugas mengetahui berkas-berkas yang di perlukan di TPPRJ.
c. Sebanyak 88.8 % petugas tidak mengetahui apakah terdapat standar waktu pelayanan atau tidak.
d. Sebanyak 100 % petugas mengetahui kendala-kendala pada saat pelayanan di TPPRJ.
7. Sarana
Sarana yang menunjangpelayanan di RSUD Tugurejo Semarang. Dari observasi didapatkan data sebagai berikut :
Tabel 4.5
Hasil observasi terhadap sumber daya machines
Sumber Daya Machines Keterangan
Loket pendaftaran Ada
Alat Tulis Kantor (ATK) Ada
Pengeras suara Tidak ada
Komputer Ada
Telepon Ada
Ruang kerja lengkap dengan meja kerja Ada Rak untuk menyiapkan map DRM baru untuk pasien baru
Ada
Dari hasil pengamatan sumber daya machines di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang tidak terdapat alat pengeras suara.
8. Materials
Sumber daya materials yang diteliti meliputi bahan, formulir, dan dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan pendaftaran di TPPRJ. Dari observasi sumber daya material di TPPRJ di dapatkan data sebagai berikut :
Tabel 4.6
Hasil observasi sumber daya material
Sumber Daya Matherial Keterangan
Nomer antrian Ada
Formulir pasien baru Ada
KIB Ada
Buku register Tidak ada
KIUP Tidak ada
Dari hasil pengamatan sumber daya material di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang tidak terdapat KIUP dan buku register manual.
9. Kelengkapan persyaratan
Untuk mengetahui apakah pasien membawa persyaratan atau tidak, terdapat 100 pasiendijadikan responden.Pengambilan data dengan menggunakancheklist.
Untuk kelengkapan persyaratan yang dibawa pasien di dapatkan hasil sebagai berikut :
Tabel 4.7
Hasil kelengkapan persyaratan pendaftaran yang di bawa pasien
Jenis pasien Persyaratan Ya Persentase Tidak Persentase 1. Pasien
umum Membawa KIB 8 44.4 % 10 55.6%
2. Pasien Jamsostek Bawa KIB 9 50 % 9 50 % Fotocopy kartu Jamsostek 13 72.2% 5 27.7 % Fotocopy rujukan 18 100 % 0 0 % 3. Pasien Jamkesmas Nasional Bawa KIB 13 72.2 % 5 27.7 % Fotocopy kartu Jamkesmas 16 88.9 % 2 11.1 % Fotocopy KTP 18 100 % 0 0 % Fotocopy KK 18 100 % 0 0 % Fotocopy rujukan 18 100 % 0 0 %
Jenis pasien Persyaratan Ya Persentase Tidak Persentase 4. Pasien Jamkesmas Kota Semarang Bawa KIB 14 77.8 % 4 22.2 % Fotocopy kartu Jamkesmas 18 100 % 0 0 % Fotocopy KTP 18 100 % 0 0 % Fotocopy KK 18 100 % 0 0 % Fotocopy rujukan 18 100 % 0 0 % Surat dari DKK 15 83.3 % 3 16.7 % 5. Pasien Askes Bawa KIB 15 83.3% 3 16.7 % Kartu Askes 16 88.9 % 2 11.1 % Fotocopy rujukan 18 100 % 0 0 % 6. Pasien Inhealth Bawa KIB 5 100 % 0 0 % Fotocopy kartu Inhealth 4 80 % 1 20 % Fotocopy rujukan 5 100 % 0 0 %
Dari keseluruhan responden 100 pasien sebanyak 36,4 % tidak membawa KIB. Untuk persyaratan lain, pasien Jamsostek 27,7 % tidak membawa kartu Jamsostek, pasien Jamkesmas nasional 11,1 % tidak membawa fotocopy kartu Jamkesmas, pasien Jamkesmas Kota Semarang 16,7 % tidak membawa surat dari DKK, pasien Askes 11,1 % tidak membawa kartu Askes, dan pasien Inhealth 20 % tidak membawa Fotocopy kartu Inhealth.
D. Pembahasan
1. Alur pelayanan TPPRJ
Alur di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang untuk pasien baru maupun pasien lama urutannya sudah sesuai dengan teori.
2. Protap pelayanan TPPRJ
Sebagian besar Protap pelayanan TPPRJ sudah sesuai dengan teori, tapi pada pelayanan pasien baru untuk kegiatan penyerahan DRM kepada pasien sebaiknya di hilangkan karena tidak sesuai dengan teori. Hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan isi dari DRM.
3. Kepatuhan Petugas Terhadap Protap TPPRJ
Untuk isi Protap TPPRJ sebagian besar sudah sesuai dengan teori. Pelayanan pasien baru dan pasien lama alur sudah sesuai dengan protap yang ada.Hanya untuk protap pasien baru memberikan DRM kepada pasien sudahtidak dilaksanakan, karena untuk tetap menjaga kerahasiaan isi dari dokumen rekam medis dan menghindari kejadian dokumen rekam medis hilang atau dibawa pulang oleh pasien.Isi dari protap yang mengharuskan memberikan DRM kepada pasien baru merupakan isi dari protap yang lama, protap yang baru masih belum di sahkan oleh direktur RSUD Tugurejo Semarang.
4. Waktu Tunggu Pelayanan Di TPPRJ
Pelayanan TPPRJ dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap selama 15 menit.Pelayanan di TPPRJ dikatakan lama apabila pelayanannya lebih dari 10 menit.
Dari hasil penelitian untuk rata-rata pelayanan pasien baru lebih cepat di banding pasien lamayaitu 6 menit 33 detik untuk pasien baru dan 7 menit 2 detik untuk pasien lama.. Rata-rata pelayanan pasien baru dan lama masih tergolong cepat karena waktu tunggu pasien tidak lebih dari 10 menit.
5. Pendidikan Petugas
Dari hasil pengamatan di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang berdasarkan tingkat pendidikan dari 18 petugas pendaftaran hanya terdapat 6 lulusan Diploma RM. Menurut teori untuk petugas Rekam Medis di suatu Sarana Kesehatan sebaiknya pendidikan minimalnya adalah Diploma RM.
6. Pengetahuan petugas
. Untuk tingkat pengetahuan petugas dari dilihat dari jawaban kuisioner semua petugas mengetahui alur pendaftaran pasien baru dan lama, berkas-berkas yang di perlukan di TPPRJ, dan kendala-kendala pada saat pelayanan di TPPRJ. Akan tetapi untuk standar waktu pelayanan TPPRJ sebagian petugas tidak mengetahui apakah terdapat standar waktu atau tidak.
7. Sarana
Menurut teori setiap tempat sarana kesehatan harus mempunyai peralatan yang lengkap guna untuk menunjang mutu dari tempat pelayanan kesehatan tersebut agar menjadi lebih baik.Dari hasil observasi untuk sarana pada setiap loket di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang sudah cukup lengkap, hanya saja tidak terdapat pengeras suara sehingga biasanya pasien tidak mendengar pada saat di panggil oleh petugas.
8. Materials
Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, formulir dan dokumen sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam medis.
Dari hasil cheklist sumber daya material di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang lengkap dan sesuai teori.Tetapi KIUP dan registerpendaftaran
sudah menggunakan sistem komputerisasi sehingga pekerjaan petugas menjadi lebih cepat.
9. Kelengkapan Persyaratan
Kesiapan pasien di lihat dari kelengkapan persyaratan yang harus dibawa pasien ketika datang untuk berobat.Dari keseluruhan responden 100 pasien sebanyak 36,4 % tidak membawa KIB. Untuk persyaratan lain, pasien Jamsostek 27,7 % tidak membawa kartu Jamsostek, pasien Jamkesmas nasional 11,1 % tidak membawa fotocopy kartu Jamkesmas, pasien Jamkesmas Kota Semarang 16,7 % tidak membawa surat dari DKK, pasien Askes 11,1 % tidak membawa kartu Askes, dan pasien Inhealth 20 % tidak membawa Fotocopy kartu Inhealth.Hal ini disebabkan oleh pasien kurang memahami persyaratan apa saja yang harus mereka bawa pada saat mereka mendaftar di rumah sakit.
10. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu
Dari penelitian ini di dapatkan hasil faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggu antara lain :
a. Pasien tidak membawa KIB
b. Persyaratan pasien yang tidak lengkap c. Pasien lama mengaku sebagai pasien baru d. SIM dan printer error
e. Kurangnya komunikasi antara pasien dengan petugas sehingga pasien tidak membawa persyaratan pendaftaran dengan lengkap f. Pasien salah loket pendaftaran
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya maka dapat di simpulkan sebagai berikut :
1. Rata-rata pelayanan pendaftaran di TPPRJ RSUD Tugurejo Semarang adalah 6 menit 33 detik untuk pasien baru dan 7 menit 2 detik untuk pasien lama. Selain itu tidak terdapat standar waktu pelayanan TPPRJ.
2. Semua petugas TPPRJ telah melaksanakan sebagian besar protap. Hanya untuk menyerahkan DRM rawat jalan kepada pasien sudah tidak di laksanakan oleh petugas.
3. Tingkat pendidikan dari 18 petugas hanya 33,3 % petugas lulusan Diploma RM.
4. Setiap petugas mempunyai pengetahuan yang baik terkait dengan TPPRJ, tetapi sebanyak 88,8 % petugas tidak mengetahui apakah terdapat standar waktu pelayanan atau tidak.
5. Sarana yang terdapat di TPPRJ sudah tergolong lengkap hanya saja tidak terdapatnya alat pengeras suara sehingga memungkinkan pasien tidak mendengar pada saat di panggil oleh petugas.
6. Materials sudah lengkap,serta penggunaan Register dan KIUP dengan sistem komputerisasi dapat mengurangi beban kerja petugas di TPPRJ.
7. Kelengkapan persyaratan yang di bawa pada saat mendaftar Dari keseluruhan responden 100 pasien sebanyak 36,4 % tidak membawa KIB. Untuk persyaratan lain, pasien Jamsostek 27,7 % tidak membawa kartu Jamsostek, pasien Jamkesmas nasional 11,1 % tidak membawa fotocopy kartu Jamkesmas, pasien Jamkesmas Kota Semarang 16,7 % tidak membawa surat dari DKK, pasien Askes 11,1% tidak membawa kartu Askes, dan pasien Inhealth 20 % tidak membawa Fotocopy kartu Inhealth.
8. Dari penelitian ini di dapatkan hasil faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggu antara lain :
a. Pasien tidak membawa KIB
b. Persyaratan pasien yang tidak lengkap c. Pasien lama mengaku sebagai pasien baru d. SIM dan printer error
e. Kurangnya komunikasi antara pasien dengan petugas sehingga pasien tidak membawa persyaratan pendaftaran dengan lengkap f. Pasien salah loket pendaftaran
g. pasien baru tidak mengisi form pendaftaran untuk pasien baru
B. Saran
1. Protap yang lama sebaiknya harus segera di revisi dan di sahkan oleh direktur rumah sakit, karena untuk penyerahan DRM kepada pasien sudah tidak dilaksanakan oleh petugas TPPRJ. Selain ituperlu di berikan standar waktu untuk pelayanan di TPPRJ.
2. Peningkatan komunikasi antara petugas dengan pasien untuk selalu mengingatkan pasien untuk tidak lupa membawa KIB dan persyaratan lainnya.
3. Untuk sarana sebaiknya perlu menambahkan alat pengeras suara di setiap loket, sehingga pasien mendengar pada saat di panggil oleh petugas.
Daftar Pustaka
1. Wijono, Djoko. 1999. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga UniversityPress
2. Jacobalis, 2000
3. Muninjaya, A.A GDE. Manajkes Buku Kedokteran EGC
4. Shofari, Bambang. Sistem dan prosedur pelayanan medis buku ke 2.Tidak di publikasikan
5. Perasuraman A. 1998. Assesement of Expectation as A comparison Standart in Measure of Quality: Implications for futher Research, Journal Organization market Service
6. GR Terry & LW Rue. 1999. Dasar-dasar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta. 7. Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan.
Yogyakarta.
8. Hatta, G. 2009. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.
9. Depkes RI. 2007 10. Wijono.1999 11. Notoatmodjo. 2005
12. Khatimah, Khusnul. 2011.Tinjauan Faktor-faktor yang mempengaruhi waktu tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan
http://perpustakaanhb.files.wordpress.com/2011/11/karya-tulis-ilmiah-khusnul-khatimah-soebarto.pdf
