PT JAWAMANIS RAFINASI - CILEGON
Revision : 03
Effective Date : 10 Juni 2021 Head Dept. Business Unit Head Page : 1 of 5
1. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP PURPOSE AND SCOPE
Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan rekrutment untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan karyawan sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi yang dipersyaratkan.
This procedure provides guidelines in the implementation of recruitment to ensure the fulfillment of employee needs in accordance with the required qualifications and competencies.
Prosedur ini berlaku bagi rekrutmen karyawan dari tingkat operator / pelaksana sampai tingkat Manajer.
This procedure applies to the recruitment of employees from the level of operator / executor to Manager level.
2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Penanggung jawab prosedur ini adalah Manajer / Kepala Departemen HRD&GA.
The person in charge of this procedure is the Manager / Head of the HRD&GA Department.
HRD&GA Section Head harus memastikan bahwa prosedur efektif dilakukan.
The HRD&GA Section Head shall ensure that the procedure are effectively carried out.
Pelaksana prosedur ini adalah staff HRD&GA.
This procedure implemented by HRD&GA staff.
3. REFERENSI REFERENCE
Undang Undang Republik Indonesia No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.
Law of the Republic of Indonesia No. 13 of 2003 concerning Manpower.
4. CATATAN AMENDEMEN AMENDMENT RECORD
No Rev / Rev No
No Hal / Page No
Tanggal Revisi /
Date Of Revision Deskripsi Perubahan / Change Description 00 Semua / All Dec, 13 2011 Prosedur Baru/ New Procedure.
01 Semua / All Dec, 10 2012 Format Baru / New Format.
02 Semua / All Jul, 01 2014 Prosedur baru : Penambahan “Catatan Perubahan” dan penggantian No SOP (dibuat per seksi) / Addition of
"Note Amendment" and the replacement of SOP Number (made per section).
03 Semua / All Jun, 10 2021 Perubahan Format SOP / SOP format changed
5. INSTRUKSI KERJA WORK INSTRUCTION
5.1 Manajer / Kepala Departemen.
Manager / Head Of Department.
5.1.1 Mengidentifikasi kebutuhan karyawan sesuai dengan rencana bisnis perusahaan setiap tahunnya.
Identifying employee needs in accordance with the company's business plan annually.
5.1.2 Mengisi formulir permintaan personel.
Fill out the personnel request form.
5.1.3 Memastikan kelengkapan dan kebenaran persyaratan kualifikasi dan kompetensi yang ada dalam formulir aplikasi mencakup:
Ensure the completeness and correctness of the qualification and competency requirements contained in the application form including:
5.1.3.1 Jenjang pendidikan formal / Formal education.
5.1.3.2 Pengalaman kerja / Work experience.
5.1.3.3 Pengalaman non formal yang terkait dengan keahlian yang dipersyaratkan / Non-formal experience related to the skills required.
5.1.3.4 Keahlian teknis minimum yang dipersyaratkan / The minimum required technical expertise.
5.2 Manajer / Kepala Departemen HRD&GA.
Manager / Head Of Department HRD&GA.
5.2.1 Menerima dan mereview aplikasi kebutuhan karyawan dari Departemen yang mengajukan.
Receive and review employee requirements applications from the submitting Department.
5.2.2 Memeriksa kelengkapan dan kebenaran informasi yang ada dalam aplikasi mencakup:
Checking the completeness and correctness of the information contained in the application includes:
5.2.2.1 Persayaratan kualifikasi dan kompetensi / Requirements for qualification and competence.
5.2.2.2 Tanggal penyerahan / Date of submission.
5.2.2.3 Informasi yang bersifat spesifik (bila diperlukan) / Specified information ( if required ).
5.2.3 Menyusun perencanaan tenaga kerja yang didasarkan pada formulir permintaan personil dan menyerahkannya ke Business Unit Head untuk mendapat persetujuan.
Prepare Man Power Planning (MPP) based on personnel request forms and submit them to the Business Unit Head for approval.
5.3 Manajer / Kepala Departemen.
Manager/ Head of Department.
5.3.1 Membuat permintaan personil diluar MPP untuk merealisasikan kebutuhan karyawan, jika permintaannya (penambahan karyawan / penggantian karyawan yang dimutasi / keluar) tidak tercantum dalam MPP dan harus mendapatkan persetujuan dari Direktur.
Make requests for personnel outside the MPP to realize employee needs, if the request (addition of employees / replacement of employees who are transferred / leave) is not listed in the MPP and must obtain approval from the Director.
5.3.2 Menyerahkan formulir permintaan personil yang sudah disetujui ke HRD&GA Dept Head untuk ditindaklanjuti.
Submit an approved personnel request form to the HRD&GA Dept Head for follow-up.
5.4 Manajer / Kepala Departemen HRD&GA.
Manager / Head Of Department HRD&GA.
Receive a personnel request form from the Department who submitted outside the MPP.
5.4.2 Melakukan cek terhadap formulir permintaan personil untuk memastikan kelengkapan datanya.
Check the personnel request form to ensure the completeness of the data.
5.4.3 Melakukan konfirmasi ke Departemen yang mengajukan tentang pelaksanaan rekrutmen yang sudah ada di MPP maupun formulir permintaan personil, jika terjadi penundaan atau pembatalan maka pihak departemen yang mengajukan akan melakukan konfirmasi secara tertulis.
Confirm to the submitting Department regarding the implementation of recruitment that is already in the MPP and the personnel request form, if there is a delay or cancellation, the requesting department will confirm in writing.
5.4.4 Melakukan tahapan rekrutmen sebagai berikut:
Conduct recruitment stages as follows:
5.4.4.1 Mencari calon karyawan melalui berbagai sumber yang relevan.
Search for prospective employees through various relevant sources.
5.4.4.2 Membuat dan mengirimkan surat panggilan via email atau menginformasikan melalui telepon kepada pelamar yang memenuhi persyaratan.
Create and send summons via email or inform by telephone to applicants who meet the requirements.
5.4.4.3 Memberikan formulir data pribadi calon karyawan kepada pelamar untuk dilengkapi.
Provide a prospective employee's personal data form to applicants to be completed.
5.4.4.4 Mengadakan seleksi test mencakup:
Conducting test selection include:
- Umum / keahlian yang dipersyaratkan dan atau;
General / expertise reguired and or;
- Jika diperlukan melakukan "crosscheck" terhadap catatan kepolisian.
If it is necessary to "cross check" against police records.
5.4.4.5 Bersama Manajer / Kepala departemen yang mengajukan melakukan wawancara kepada pelamar yang lulus tes, khusus untuk tingkat dibawah kepala seksi. Hasil wawancara dicatat dan didokumentasikan.
Together with the Manager / Head of the proposed department, conduct interviews with applicants who pass the test, specifically for levels below the section head. The results of the interviews were recorded and documented.
5.4.4.6 Khusus untuk tingkat kepala seksi keatas, wawancara dapat dilakukan bersama dengan Direktur / Unit Head.
Especially for the section head level and above, the interview can be conducted carried out together with the Director / Unit Head.
5.4.4.7 Mengadakan test kesehatan mencakup: rontgen, tes darah, buta warna dan urine terhadap pelamar yang lulus wawancara, dan jika diperlukan diadakan tes penggunaan obat terlarang.
Conducting medical tests include: X-rays, blood tests, and urine color blind to the applicants who passed the interview, and if necessary held test drug use.
5.4.4.8 Mengadakan perjanjian kerja secara tertulis kepada calon karyawan.
Make a written employment agreement with prospective employees.
5.4.5 Memberikan orientasi / pelatihan karyawan baru mencakup materi:
Provide orientation / training of new employees includes material:
5.4.5.1 Profil perusahaan dan peraturan perusahaan / Company profile and company regulations.
5.4.5.2 Cara pengolahan makanan yang baik, Keamanan pangan, Lingkungan dan Keselamatan kerja (K3).
GMP, food safety, environment and safety (K3).
5.4.5.3 Orientasi lapangan (kunjungan ke proses produksi) bila diperlukan.
Orientation field (a visit to the production process) when needed.
5.4.6 Menempatkan karyawan baru ke Departemen yang mengajukan.
Assigning new employees to the applying Department.
5.5 Manajer / Kepala Departemen.
Manager / Head Of Department.
5.5.1 Menerima karyawan baru.
Receive new employees.
5.5.2 Memberikan pelatihan secara on the job training.
Provide training on the job training.
5.5.3 Mengevaluasi kompetensi yang dicapai karyawan yang bersangkutan setelah bekerja tiga bulan dengan menggunakan formulir evaluasi masa percobaan / formulir evaluasi karyawan kontrak dimana cara evaluasi dapat melalui penyusunan laporan hasil kerja dari pekerja yang dilakukan oleh atasan, khusus untuk level supervisor ke atas.
Evaluate the competencies achieved by the employee concerned after working for three months by using a probationary evaluation form / contract employee evaluation form where the evaluation method can be through the preparation of reports on the work of workers carried out by superiors, especially for supervisory levels and above.
5.5.4 Membuat rekomendasi untuk pengangkatan atau pemutusan status hubungan kerja bagi karyawan dengan status masa percobaan, dan membuat rekomendasi untuk pengangkatan, pemutusan, atau perpanjangan kontrak bagi karyawan dengan status kontrak yang ditujukan ke HRD&GA Dept. Head.
Make recommendations for the appointment or termination of employment status for employees with probation status, and make recommendations for the appointment, termination, or extension of contracts for employees with contract status addressed to the HRD&GA Dept. Head.
5.6 Kepala Seksi HRD&GA.
HRD&GA Section Head.
5.6.1 Menerima formulir evaluasi dari Departemen yang mengajukan paling lambat 1 minggu sebelum masa percobaan berakhir, atau 3 minggu sebelum masa kontrak berakhir.
Receive an evaluation form from the submitting Department at least 1 week before the end of the probationary period, or 3 weeks before the contract period ends.
5.6.2 Menerbitkan surat pengangkatan karyawan tetap / kontrak kerja baru bagi yang memenuhi syarat. Bagi yang tidak memenuhi syarat diterbitkan surat pemutusan hubungan kerja.
Issuing a letter of appointment of permanent employees / new work contracts for those who meet the requirements. For those who do not meet the requirements, a letter of termination of employment will be issued.
5.6.3 Mendokumentasikan hasil rekrutmen tersebut dalam file karyawan, yang terdiri dari:
Document the results of the recruitment in the employee file, which consists of:
4.6.3.1 Salinan perjanjian kerja / copy of employment agreement.
5.6.3.3 Salinan ijasah / copy of Diploma.
5.6.3.4 Salinan KTP & Kartu Keluarga / copy of ID card & family card.
5.6.3.5 Salinan surat nikah ( bagi yang sudah berkeluarga ) / Copy of marriage certificate (for those who are married).
5.6.3.6 Salinan kartu jamsostek / copy of social security card.
5.6.3.7 Salinan kartu NPWP / copy of NPWP card.
