1 SOALAN LAZIM (FAQ)
URUSAN PEJABAT PENDAFTAR
SELARAS DENGAN PELAKSANAAN PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN MULAI 18 MAC 2020 HINGGA 31 MAC 2020
DI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM)
BIL SOALAN JAWAPAN
TAFSIRAN
1 Apakah yang dimaksudkan dengan istilah rumah dalam Surat Edaran JPA : Arahan Bekerja Dari Rumah Berikutan Perintah Kawalan Pergerakan Dan Penutupan Premis
Kerajaan, Rujukan
JPA.SARAAN(S)256/6/31 JLD.6 (2) bertarikh 17 Mac 2020
‘Rumah’ yang dimaksudkan merujuk kepada rumah kediaman staf termasuk rumah di kampung selaras dengan arahan Menteri Pertahanan dalam Sidang Media (Non Health) selepas Mesyuarat Khas Menteri-Menteri Berkenaan Pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan pada 20 Mac 2020 iaitu:
‘mana-mana pegawai yang telah berada di kampung halaman, perlu kekal berada di kampung sepanjang Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) ini dan dianggap melaksanakan arahan bekerja dari rumah di kampung pegawai.’
PENGURUSAN KEMUDAHAN CUTI 2 Adakah staf perlu pulang ke rumah
kediaman sendiri setelah tamat cuti sekiranya staf telah berada di kampung sebelum arahan Perintah Kawalan Pergerakan dikeluarkan?
Bagi tempoh cuti rehat yang berakhir sewaktu tempoh Perintah Kawalan Pergerakan ini (iaitu dari 18 Mac 2020 hingga 31 Mac 2020), staf boleh terus kekal di kampung dan dianggap melaksanakan arahan bekerja dari rumah di kampung staf. Arahan ini terpakai hanya kepada staf yang telah berada di kampung sehingga arahan ini dikeluarkan sahaja.
Bagi staf-staf yang berada dalam situasi yang lain perlu kekal berada di rumah kediaman staf.
2 Contohnya, cuti rehat yang diluluskan adalah 14 Mac 2020 hingga 20 Mac 2020 dan baki dari 21 hingga 31 Mac 2020 boleh kekal di kampung tanpa memohon cuti rehat tambahan. Di dalam hal ini, staf dianggap melaksanakan arahan bekerja dari rumah di kampung staf. Semua Ketua PTj dan Penyelia perlu memastikan staf bekerja dari rumah apabila perkhidmatannya diperlukan mengikut kaedah yang difikirkan bersesuaian.
3 Bagaimana pengurusan cuti bagi staf dilaksanakan dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Pengurusan cuti staf masih lagi tertakluk kepada peraturan kemudahan cuti yang sedang berkuatkuasa.
Permohonan Cuti
Staf boleh memohon Cuti Bergaji Penuh/ Cuti Separuh Gaji (CSG)/ Cuti Tanpa Gaji (CTG) bagi mana-mana tarikh dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan tersebut. Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah memastikan terdapat kawalan terhadap kelulusan permohonan cuti staf bagi mengelakkan staf menyalahgunakan kemudahan cuti tersebut.
Contohnya, jika dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan staf perlu menguruskan hal peribadi seperti urusan di hospital atau kecemasan lain yang memerlukan staf untuk meninggalkan kediaman dalam tempoh masa bekerja/ melebihi tempoh Perintah Kawalan Pergerakan, staf perlu memohon kemudahan Cuti Rehat/ CSG/CTG yang berkelayakan.
Sekiranya berlaku kematian ahli keluarga terdekat, isteri bersalin, staf (wanita) bersalin, staf diberi cuti sakit atau apa-apa kemudahan cuti dalam perkhidmatan, staf perlu memaklumkan kepada Ketua PTj dan pihak BSM, Pejabat Pendaftar bagi tujuan rekod dan penyelarasan khususnya
3 kemudahan cuti yang memberi kesan kepada saraan dan perkhidmatan.
Status Staf Yang Telah Diluluskan Cuti
Staf yang telah diluluskan Cuti Bergaji Penuh/ Cuti Separuh Gaji/ Cuti Tanpa Gaji bagi mana-mana tarikh dalam tempoh tersebut adalah dianggap sebagai Pegawai Yang Bercuti (staf sedang bercuti).
Sehubungan itu, tempoh cuti yang telah diluluskan itu hendaklah diuruskan sebagai rekod cuti yang telah diambil oleh staf.
Penetapan Bayaran Emolumen Bagi Staf Yang Tamat Tempoh Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji Staf yang tamat tempoh CTG/ CSG pada mana- mana tarikh dalam tempoh tersebut, bayaran emolumen secara penuh dikira dari tarikh tamat CTG/CSG termasuk insentif seperti Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal, Bayaran Insentif Tugas Kewangan, Elaun Tanggungjawab Khas Pemandu dan Elaun Setiausaha Pejabat. Ketua PTj/ Pentadbir PTj perlu mengemukakan e-mel pemakluman staf telah melaporkan diri kepada pihak BSM, Pejabat Pendaftar dengan serta merta dan disusuli dengan surat rasmi apabila berakhirnya Perintah Kawalan Pergerakan.
WAKTU BEKERJA
4 Adakah staf yang diarahkan hadir ke pejabat pada tempoh 18 hingga 31 Mac 2020 bagi hari Isnin hingga Jumaat staf tersebut perlu memenuhi masa bekerja normal selama sembilan (9) jam di pejabat dan barulah layak untuk menuntut apa-apa waktu kerja lebih masa selepas tempoh sembilan (9) jam
1. Staf yang perlu hadir bertugas ke pejabat [sekiranya dikenalpasti sebagai perkhidmatan penting (essential services) seperti keselamatan dan kesihatan perlu mematuhi waktu bertugas syif mengikut jadual yang ditentukan oleh Ketua PTj/ Penyelia yang telah ditetapkan.
2. Staf yang diarahkan bekerja dari rumah tetapi
4 tersebut? dipanggil ke pejabat bagi kerja operasi kritikal
(dengan kelulusan Ketua PTj) dianggap bekerja seperti biasa dan hanya layak dibayar Bayaran Lebih Masa (BLM) selepas tamat waktu pejabat*.
Dalam hal ini, staf tidak tertakluk kepada tempoh 9 jam berada di pejabat. Ketua PTj boleh mempertimbangkan tempoh masuk waktu bekerja staf bagi menentukan waktu pulang staf dan masa permulaan kerja lebih masa staf jika bersambung selepas waktu pejabat.
* Waktu pejabat bagi staf yang diarahkan bekerja dari rumah di dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan di UTeM bermaksud dari jam 8.00 pagi hingga 5.00 petang.
3. Bagi staf yang sedang bercuti rehat adalah tidak layak dibayar BLM. Jika staf yang sedang bercuti itu dibatalkan cutinya dan diarah bekerja seperti biasa, maka staf layak dibayar BLM.
PEKERJA SAMBILAN HARIAN (PSH) 5 Bagaimana pengurusan Pekerja
Sambilan Harian (PSH) dilaksanakan dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Pengurusan PSH dalam tempoh ini masih berpandukan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2011.
Kelayakan Pembayaran Upah PSH
PSH yang skop kerjanya boleh dilaksanakan di rumah, adalah layak dibayar upah berdasarkan hari bekerja sepanjang tempoh tersebut.
Kelayakan Pembayaran Elaun Lebih Masa PSH Yang Diarahkan Bekerja di Rumah
PSH yang diarahkan bekerja di rumah boleh diarahkan melaksanakan kerja lebih masa dan dibayar elaun lebih masa dalam tempoh tersebut tertakluk memenuhi kriteria berikut:
a) Ketua PTj/ Penyelia mempunyai mekanisme kawalan dan pemantauan terhadap tempoh kerja
5 PSH; dan
b) Kerja lebih masa tersebut perlu dilaksanakan bagi memenuhi keperluan perkhidmatan yang mendesak contohnya bagi perkhidmatan yang dikategorikan sebagai essential services
PEMANGKUAN
6 Bagaimana urusan pemangkuan oleh staf dilaksanakan dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Pengurusan pemangkuan staf dalam tempoh ini masih berpandukan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2010.
Tempoh Pemangkuan Staf Yang Sedang Dalam Pemangkuan
Tempoh ini diambil kira sebagai tempoh pemangkuan bagi tujuan kenaikan pangkat staf.
Staf Yang Diarah Melapor Diri Bertugas di Jawatan Pemangkuan Pada Mana-Mana Tarikh Dalam Tempoh Ini
Staf yang diarahkan untuk melapor diri bertugas di jawatan pemangkuan pada mana-mana tarikh dalam tempoh ini hendaklah berbuat demikian berdasarkan apa-apa kaedah lapor diri yang ditetapkan oleh Ketua PTj. Staf yang telah melapor diri tersebut boleh memohon penangguhan sekiranya Ketua PTj terdahulu mengkehendaki staf menyelesaikan tugas di jawatan yang terdahulu atas kepentingan perkhidmatan (tidak melebihi empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am) atau diberi pelepasan khas daripada bertugas (bagi staf yang disyaki menghidap COVID-19) atau diarahkan bekerja dari rumah atau di pejabat oleh Ketua PTj.
Elaun Pemangkuan
Staf yang sedang dalam pemangkuan layak dibayar
6 elaun pemangkuan sepanjang tempoh ini tertakluk pekeliling perkhidmatan yang sedang berkuatkuasa.
Manakala bagi staf yang baru melapor diri bertugas di jawatan memangku pada mana-mana tarikh dalam tempoh ini, layak dibayar elaun pemangkuan bermula pada tarikh staf menjalankan tugas yang dipangku secara sepenuh masa sama ada di pejabat atau di rumah dengan syarat staf hendaklah:
a) melapor diri bertugas menggunakan apa–apa kaedah lapor diri yang ditetapkan oleh Ketua PTj (sama ada memohon penangguhan atau tidak);
dan
b) mendapat kelulusan terhadap permohonan penangguhan disebabkan Ketua PTj terdahulu mengkehendaki staf menyelesaikan tugas di jawatan yang terdahulu atas kepentingan perkhidmatan (tidak melebihi empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am) atau diberi pelepasan khas daripada bertugas (hanya terpakai bagi staf yang disyaki menghidap COVID-19) atau diarahkan bekerja dari rumah atau di pejabat oleh Ketua PTj.
PELAJAR LATIHAN PRAKTIKAL
7 Adakah pelajar boleh dibayar elaun latihan amali/ praktikal dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Elaun kepada pelajar praktikal/latihan amali boleh dibayar jika sekiranya pelajar diarahkan bekerja di rumah oleh Ketua PTj. Dalam hal ini, Ketua PTj boleh menggunakan budi bicara dan pertimbangan masing-masing.
PENGURUSAN DOKUMEN
8 Adakah staf boleh menandatangani atau mengendalikan dokumen rasmi Kerajaan dalam keadaan berikut:
a) Staf disahkan positif COVID-19
1. Dalam keadaan (a) staf disahkan positif COVID- 19, staf tertakluk kepada Seksyen 14 Akta Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit 1988 [Akta 342] dan hendaklah dikuarantin. Oleh itu, staf tidak sewajarnya
7 dan diberi Sijil Sakit oleh
Pengamal Perubatan
b) Staf dikategorikan sebagai Patient Under Investigation (PUI) c) Staf menunggu keputusan ujian
COVID-19
d) Staf diberi perakuan oleh Pengamal Perubatan untuk self quarantine di rumah
menandatangani atau mengendalikan dokumen rasmi Kerajaan dalam keadaan itu kerana dikhuatiri membahayakan keselamatan / kesihatan orang lain.
2. Bagi keadaan di perenggan (b) dan (c), sekiranya staf diberikan perintah di bawah seksyen 15 Akta 342, maka staf juga hendaklah dikuarantin. Oleh itu, staf juga tidak sewajarnya menandatangani atau mengendalikan dokumen rasmi Kerajaan dalam keadaan itu kerana dikhuatiri membahayakan keselamatan/
kesihatan orang lain.
3. Bagi keadaan di perenggan (d), sekiranya terdapat keperluan mendesak untuk mendapatkan tandatangan staf atau untuk staf mengendalikan dokumen rasmi, staf boleh diminta berbuat demikian. Namun, langkah- langkah pencegahan hendaklah diambil bagi mengurangkan apa-apa risiko yang tidak diingini.
Sebagai alternatif, perkara-perkara mendesak tersebut sebaik-baiknya dilaksanakan oleh staf lain bagi mengawal kemungkinan penyebaran penyakit dan mengelakkan kontak rapat dengan staf berkenaan.
PENGURUSAN AKADEMIK
9 Adakah Pendaftaran tambah dan gugur Kursus Pelajar Semester II- 2019/2020 di buka semula selepas Tempoh PKP Covid-19?
Tidak, tempoh pendaftaran tambah dan gugur kursus pelajar bagi semester II-2019/2020 telah ditutup pada minggu ke 2 (tambah) dan minggu ke 4 (gugur) Semester II-2019/2020
10 Bilakah Tempoh Tarik Diri Kursus Semester II-2019/2020 akan Tamat?
Tempoh Tarik Diri Kursus Semester II-2019/2020 akan tamat pada hari Jumaat minggu ke 13 Semester II-2019/2020 iaitu pada 15 Mei 2020 11 Bilakah Pelajar dikehendaki Pendaftaran Wajib Kursus Semester Khas
8 membuat Pendaftaran Wajib Kursus
Semester Khas 2019/2020 dan Semester I-2020/2021?
2019/2020 dan Semester I-2020/2021 akan dibuka pada 11 Mei 2020 hingga 29 Mei 2020 Pelajar dikehendaki mendaftar dalam tempoh yang ditetapkan ini.
12 Bilakah Peperiksaan Pertengahan Semester akan dijalankan?
Peperiksaan Pertengahan Semester akan dijalankan dari 6 April 2020 hingga 17 April 2020.
13 Bilakah Peperiksaan Akhir akan dijalankan?
Peperiksaan Akhir Akan dijalankan dari 15 Jun 2020 hingga 28 Jun 2020
14 Adakah Kalendar Akademik Semester II Sesi 2019/2020 akan berubah?
Ya. Kalendar Akademik Semester II Sesi 2019/2020 telah diubah dan boleh dirujuk menerusi Pekeliling Akademik Bilangan 2 Tahun 2020. Sebarang perubahan lanjut akan dibuat sekiranya tempoh PKP dilanjutkan oleh pihak Universiti dan Kerajaan.
Nota: Tempoh yang diberikan tertakluk kepada Tempoh PKP Covid 19 semasa (2 minggu) tarikh baru akan dimaklumkan sekiranya berlaku penambahan tempoh PKP Covid 19.
URUSAN CUTI BELAJAR
15 Adakah staf dikehendaki hadir untuk lapor diri di Unit Pengembangan Kerjaya dan Pematuhan Kontrak, Bahagian Pembangunan Bakat, Pejabat Pendaftar setelah tamat Skim Sabatikal/ Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan di dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Staf tidak perlu hadir ke Unit Pengembangan Kerjaya dan Pematuhan Kontrak, Bahagian Pembangunan Bakat, Pejabat Pendaftar setelah tamat Skim Sabatikal/ Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan di dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan.
Memadai dengan staf menghantar bukti kembali ke Malaysia iaitu gambar cop masuk imigresen dengan emel kepada [email protected].
(Puan Norsuria binti Azis). Staf juga perlu mengisi dan mengembalikan Borang Lapor Diri yang akan diberikan melalui e-mel.
16 Adakah seseorang staf yang sedang menjalani diluluskan Skim Sabatikal/
Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan boleh memohon untuk kembali ke tanahair Malaysia mahupun negeri tempat
Staf yang menjalani Skim Sabatikal/ Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan di luar negara
Berdasarkan arahan Jabatan Imigresen Malaysia, staf boleh pulang ke Malaysia tetapi perlu menjalani
9 tinggal untuk keselamatan diri di
dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
pemeriksaan kesihatan dan melakukan kuarantin sendiri (14 hari).
Staf yang menjalani Skim Sabatikal/ Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan di dalam negara
Staf hendaklah patuh kepada Perintah Kawalan Pergerakan dan kekal di tempat kediaman beliau menjalani Skim Sabatikal/ Skim Sangkut Industri/
Skim Pemantapan Penyelidikan di luar kawasan.
17 Apakah kaedah penyampaian maklumat laporan kemajuan berkala staf yang menjalani Skim Sabatikal/
Skim Sangkut Industri/ Skim Pemantapan Penyelidikan semasa dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Maklumat tersebut boleh dihantar menerusi e-mel kepada [email protected] (Puan Rafidah binti Md Dusa)
18 Saya staf UTeM yang sedang cuti belajar dan akan pulang ke Malaysia pada 30 Mac 2020. Adakah saya boleh pulang ke Malaysia dan melaporkan diri ke UTeM dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Bagi staf UTeM yang baru pulang dari luar negara, mereka dibenarkan masuk ke Malaysia dan dikehendaki menjalani pemeriksaan kesihatan dan melakukan kuarantin sendiri self quarantine selama 14 hari. Pada masa yang sama hendaklah memaklumkn kepada bahagian cuti belajar melalui emel kepada [email protected].
PERKHIDMATAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING 19 Bagaimanakah perkhidmatan
psikologi dan kaunseling UTeM boleh diperolehi semasa Perintah Kawalan Pergerakan?
Perkhidmatan Tele-Kaunseling disediakan oleh Pejabat Pendaftar di sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan daripada 8.00 pagi - 5.00 petang. Kaedah Tele-Kaunseling yang disediakan merangkumi:
a) Perbualan Telefon b) Whatsapp
c) Panggilan Video Sila Whatsapp/SMS :
10 a) Nama
b) Pusat Tanggungjawab c) Jawatan
d) Isu Kaunseling
ke +60127553267 untuk menetapkan sesi tele- kaunseling. Kaunselor akan membalas whatsapp/sms anda dengan menyatakan tarikh/
waktu untuk sesi tele-kaunseling anda.
GUARANTEE LETTER (GL) 20 Bagaimana urusan permohonan
guarantee letter (GL) oleh staf dilaksanakan dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Staf boleh menggunakan sistem HRMIS bagi tujuan mendapatkan GL walau bagaimanapun jika nama tanggungan tiada dalam sistem HRMIS, staf boleh menelefon bilik gerakan krisis di talian 06-2702890 untuk mendapatkan GL.
KLINIK PANEL
21 Adakah klinik panel dibuka dalam tempoh Perintah Kawalan
Pergerakan ini?
Klinik Panel dibuka seperti biasa, jika terdapat sebarang perubahan akan disebarkan melalui Info UTeM. Pusat Kesihatan Universiti dibuka seperti biasa walau bagaimanapun staf digalakkan mendapatkan rawatan di klinik panel terdekat mengikut Perintah Kawalan Pergerakan.
URUSAN SURAT MENYURAT 22 Pergerakan surat menyurat dalam
tempoh Perintah Kawalan Pergerakan ini?
Untuk urusan surat menyurat sama ada di dalam atau pun keluar UTeM, segala pemakluman atau arahan hendaklah menggunakan emel rasmi staf.
Emel tersebut ditujukan terus kepada yang berkaitan untuk tindakan dan boleh disalinkan kepada sesiapa yang berkenaan.Staf diminta untuk menggunakan emel rasmi utem.
23 Bagaimana dengan penerimaan / penghantaran surat / parsel rasmi?
Dalam tempoh ini, Pusat Mel UTeM ditutup operasi sepenuhnya sehingga diberitahu kelak. Surat-surat atau parsel akan diserahkan kepada yang berkenaan setelah ianya diterima daripada Pejabat Pos atau syarikat kurier.
11 24 Adakah pelajar boleh
mengalamatkan parsel atau surat kepada Pusat Mel UTeM?
Pelajar-pelajar tidak dibenarkan mengalamatkan parsel/surat kepada Pusat Mel UTeM dalam tempoh ini, memandangkan semua operasi pusat mel ditutup. Pelajar hendaklah menggunakan alamat masing-masing untuk urusan penerimaan surat/parsel.
AKSES KE KAMPUS
25 Adakah staf masih boleh memasuki kawasan kampus di dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan?
Staf tidak dibenarkan memasuki kampus di sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan kecuali staf yang terlibat di dalam perkhidmatan penting (essential services) atau staf yang diberi kelulusan khas memasuki kampus.
26 Laluan manakah yang digunakan untuk masuk dan keluar dari Kampus Induk?
Hanya Pos A (pintu utama) Kampus Induk dan Pos A Kampus Teknologi yang akan digunakan sebagai laluan masuk dan laluan keluar
27 Jika staf diarahkan untuk ke kampus, bagaimanakah caranya?
Staf hadir ke pejabat perlu kelulusan melalui surat Arahan Kerja dan Ketua PTj/PBU/Dekan perlu memajukan kelulusan tersebut secara WhatsApp kepada Pengarah Pejabat Keselamatan sebelum jam 2359.
Data jangkaan pergerakan masuk akan disiapkan oleh Pejabat Keselamatan pada jam 0100.
12
ITEM NAMA NO TEL EMEL
Sumber Manusia Encik Mohd Nizam bin Pavel
06-2701959 [email protected]
Pembangunan Bakat Encik Mohd Azmi bin Mat Said
06-2701570 [email protected]
Pengurusan Akademik Encik Misdom bin Lan 06-2701351 [email protected] Governan &
Pengurusan Organisasi
Puan Siti Norani binti Dolah
06-2702890 [email protected]
Atau;
Bilik Gerakan Krisis UTeM
Aras 3 Pejabat Pendaftar Bangunan Canselori Kampus Induk Durian Tunggal
Hang Tuah Jaya Melaka
Talian: 06-2702890
Disediakan Oleh: Pejabat Pendaftar Tarikh Disediakan: 23 Mac 2020
