LAPORAN AKSI PERUBAHAN OPTIMALISASI TATA KELOLA ANGGARAN MELALUI PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENCAIRAN ANGGARAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

OPTIMALISASI TATA KELOLA ANGGARAN MELALUI PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENCAIRAN ANGGARAN

Nama : Ani Sunarti, S. Kom., M.M.

NIP : 19780621 199703 2 002 No Absen : 14

Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/

BADAN PERTANAHAN NASIONAL

TAHUN 2020

LEMBAR PENGESAHAN

OPTIMALISASI TATA KELOLA ANGGARAN MELALUI PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENCAIRAN ANGGARAN

Disahkan di Bogor, … Agustus 2020

Coach,

Inyo Cancer Hitarie, A.Ptnh, M.H.

NIP. 19620713 198603 1 004

Project Leader,

Ani Sunarti, S. Kom., M.M.

NIP. 19780621 199703 2 002

LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR

Laporan Aksi Perubahan ini diajukan oleh : Nama Peserta : Ani Sunarti, S. Kom

NIP : 19780621 199703 2 002

Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pelatihan : Kepemimpinan Pengawas Angkatan : I

Unit Kerja : Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

Judul Laporan Aksi Perubahan :

Optimalisasi Tata Kelola Anggaran Melalui Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran.

Telah diseminarkan di hadapan penguji dan diterima sebagai bagian dari persyaratan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, Untuk selanjutnya aksi perubahan akan dilanjutkan pada jangka panjang dan jangka menengah.

Coach,

Inyo Cancer Hitarie, A.Ptnh, M.H.

NIP. 19620713 198603 1 004

Mentor,

Tanti Wahyuni, S. Kom NIP. 197107171999032004

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi Rabbil ‘Aalamiin, Dengan Rahmat Allah SWT, sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan ini dengan baik dan dalam kondisi sehat walafiat tidak kurang suatu apapun. Aksi Perubahan ini berjudul Optimalisasi Tata Kelola Anggaran Melalui Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran, sebuah aksi perubahan yang mengubah proses tata kelola pencairan anggaran manual menjadi pencairan anggaran yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang akan mengubah sistem manual yang selama ini diterapkan pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional ke sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi yang diterapkan akan merubah pola layanan pencairan, pengarsipan, dokumentasi, penyajian laporan, tracking informasi, penerapan tanda tangan elektronik, sarana evaluasi dan monitoring untuk bahan kebijakan pimpinan. Perubahan ini akan sangat memberikan kemudahan, transparansi dan efisiensi kepada Mitra Kerja. Penulis berharap aksi perubahan ini dapat benar-benar bermanfaat bagi Pusdatin, Mitra Kerja serta stakeholder lainnya.

Tersusunnya Laporan Aksi Perubahan ini atas bantuan dan dukungan beberapa pihak. Maka pada kesempatan ini dengan kerendahan hati, penulis ucapkan terima kasih kepada:

1. Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional, Bapak Deni Santo, S.T., M.Sc;

2. Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan, Bapak Ir. Virgo Erestajaya., M. Eng. Sc yang memberikan kepercayaan kepada penulis untuk melaksanakan Aksi Perubahan ini;

3. Kepala Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Ibu Tanti Wahyuni, S.

Kom selaku Mentor yang memberikan dukungan penuh dan memberikan bimbingan kepada penulis;

4. Bapak Inyo Cancer, A. Ptnh., M.H selaku Coach yang memberikan bimbingan kepada penulis;

5. Suami, yang dengan penuh kasih sayang dan kesabarannya selalu mendukung disetiap

kondisi;

iii

6. Segenap Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional di Lingkungan Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan yang mendukung dan membantu dalam pelaksanaan aksi perubahan;

7. Teman-teman seperjuangan Diklat PKP Angkatan I Tahun 2020 yang selalu semangat dan energik untuk mengikuti Diklat secara virtual melalui converensi video yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini penulis juga yakin masih banyak kekurangan dan kelemahan untuk itu penulis memohon maaf. Penulis membuka diri untuk berdiskusi dan bertukar pendapat, serta menerima kritik dan saran demi kebaikan aksi perubahan ini. Semoga Laporan Aksi Perubahan ini akan membawa perubahan lebih baik dan sebagai penutup, semoga aksi perubahan ini bermanfaat untuk semua. Aamin.

Bogor, Agustus 2020

Penulis

iv DAFTAR ISI

Lembar Judul ... i

Lembar Pengesahan ... ii

Kata Pengantar ... iii

Daftar Isi ... iv

Daftar Tabel ... vi

Daftar Gambar ... vii

Daftar Lampiran ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang ... 1

B.Tujuan Aksi Perubahan ... 2

C.Manfaat Aksi perubahan ... 2

BAB II PROFILE PELAYANAN ... 4

A.Tugas dan Fungsi Pelayanan ... 4

1. Tugas Dan Fungsi Pusat Data Dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang Dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan ... 4

2. Tugas Dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha ... 7

3. Area Tugas dan Fungsi Unit Kerja Yang Bermasalah ... 7

B. Sumber Daya Instansi ... 7

BAB III ANALISIS MASALAH/ISU... 10

A. Identifikasi Masalah pada Area Tusi yang Bermasalah ... 10

B. Penetapan Masalah Utama ... 14

C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 15

BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH ... 18

A. Terobosan Inovasi ... 18

1. Deskripsi inovasi ... 18

2. Model Inovasi ... 18

3. Model kanvas inovasi ... 19

B. Hasil Inovasi ... 25

C. Manfaat Inovasi ... 26

v

D. Pemanfaat Sumber Daya (Tim Kerja, Jejaring Kerja) ... 26

1. Pemanfaatan Sumber Daya ... 26

2. Koordinasi dan Kerjasama dengan Jejaring Kerja ... 32

E. Pengendalian Pekerjaan ... 32

F. SOP Pelayanan Publik ... 33

BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 35

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 35

1. Membangun Integritas ... 35

2. Pengelolaan Tim ... 36

B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ... 36

1. Capaian Tahapan Inovasi ... 36

2. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ... 51

3. Manfaat Aksi Perubahan ... 51

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ... 52

1. Legalitas Penerapan Inovasi ... 52

2. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi ... 53

BAB VI PENUTUP... 54

A. Kesimpulan ... 54

B. Rekomendasi ... 54

Daftar Pustaka

Lampiran-Lampiran

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Pusdatin ……….. 6

Gambar 2 Jumlah PNS Pusdatin berdasarkan kualitas pendidikan ……….. 8

Gambar 3 Jumlah PNS Pusdatin berdasarkan kualitas pendidikan ………9

Gambar 4 Kondisi Penyimpanan Dokumen Laporan Fisik ………..11

Gambar 5 Tampilan Login ………. 23

Gambar 6 Tampilan Halaman Utama ………. 23

Gambar 7 Rancangan Flow Aplikasi ………. 24

Gambar 8 Project Leader melapor kepada mentor ………. 37

Gambar 9 Rapat dengan Tim efektif ………. 33

Gambar 10 Rapat dengan stakeholder Biro Keuangan dan Barang Milik Negara ………. 38

Gambar 11 Rapat dengan Stakeholder dengan Tim BSSN ………. 38

Gambar 12 Rapat Penentuan Identifikasi dan Analisa Kebutuhan ………. 39

Gambar 13 Desain awal tampilan beranda aplikasi ………. 40

Gambar 14 Query php tampilan awal ………. 41

Gambar 15 Query php registrasi penyedia ………. 42

Gambar 16 Query PHP menu entri kontrak baru ………. 42

Gambar 17 Query php pencairan anggaran ………. 43

Gambar 18 Proses uji coba sistem ………. 44

Gambar 19 Tampilan muka sistem ………. 44

Gambar 20 Tampilan menu tata cara ………. 45

Gambar 21 Tampilan menu informasi ………. 45

Gambar 22 Tampilan menu hubungi kami ………. 46

Gambar 23 Tampilan menu aktivasi penyedia ………. 46

Gambar 24 Tampilan menu daftar penyedia ………. 47

Gambar 25 Sosialisasi dengan penyedia ………. 48

Gambar 26 Sosialisasi dengan PPK dan auditor wilayah 5 inspektorat jenderal ………. 48

Gambar 27 Sosialisasi dengan Biro Keuangan dan Barang Milik Negara ………. 49

.

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Perangkat Teknologi Informasi ……… 9

Tabel 2 Rekapitulasi Kegiatan Pusdatin ………12

Tabel 3 Analisis Masalah/Isu dengan Metode ASTRID ………14

Tabel 4 Tabel analisis kelayakan inovasi ………16

Tabel 5 Model Kanvas Inovasi ……….…...20

Tabel 6 Rencana Kerja Anggaran ………20

Tabel 7 Tim Efektif Aksi Perubahan ………... 21

Tabel 8 Jadwal Rencana Aksi Perubahan ……… 22

Tabel 9 Peran Stakeholder ……… 27

Tabel 10 Net Map Stakeholder ……… 29

Tabel 11 Posisi Stakeholder ……… 30

Tabel 12 SOP untuk Pengguna Layanan ……… 34

Tabel 13 Hasil identifikasi dan analisa kebutuhan ……… 39

Tabel 14 Capaian tahapan inovasi ……… 50

Tabel 15 Capaian dalam perbaikan sistem pelayanan ……… 51

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 SK Tim Efektik

Lampiran 2 Panduan Sistem Informasi Pencairan Anggaran Lampiran 3 Surat Pemberitahuaan Penggunaan Aplikasi

Lampiran 4 Nota Dinas Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Kepada Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara Tentang Permohonan revisi POK ke 3 Tahun 2020

Lampiran 5 Notulensi dan Absensi Rapat denga Stakeholder dan Tim Efektif

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem pemerintahan dengan model yang baru. Teknologi Informasi dan Internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional (yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai fokusnya). Oleh karena itu Teknologi Informasi menjadi salah satu elemen utama dalam memperbaiki sistem managerial pemerintahan.

Pemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang administrasi perkantoran.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi

pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi

yang memadai. sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting

disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke

sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-

surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan

reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good

governance). Untuk administrasi surat menyurat Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional telah melaksanakan implementasi

eoffice.atrbpn.go.id. Selain administrasi persuratan, tata kelola administrasi yang juga

sangat penting pada instansi pemerintah adalah tata kelola pencairan anggaran,

2

dengan pencairan anggaran yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi maka akan mengubah sistem manual yang selama ini diterapkan pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional ke sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi yang diterapkan akan merubah pola layanan pencairan, pengarsipan, dokumentasi, penyajian laporan, tracking informasi, sarana evaluasi dan monitoring untuk bahan kebijakan pimpinan. Paradigma ini yang mendorong Penyusun untuk menyusun aksi perubahan dalam Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dengan Pembangunan Sistem informasi Pencairan Anggaran yang berbasis web.

B. Tujuan Aksi Perubahan

1. Mengaktualisasikan nilai-nilai Pancasila dan semangat Bela Negara dalam melaksanakan peran kepemimpinan melayani yang beretika dan berintegritas;

2. Melaksanakan peran kepemimpinan melayani yang mampu memberdayakan tim kerja secara efektif, mampu menunjukkan dan memberdayakan sumberdaya organisasi secara optimal, serta mampu membangun jejaring kerja serta meningkatkan kualitas Pelayanan Publik.

3. Merancang Inovasi untuk meningkatkan kinerja Pelayanan Publik terutama dalam memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

4. Mengaktualisasikan Pelaksanaan Pekerjaan dengan menerapkan Manajemen Mutu, dan Manajemen Pengawasan agar Inovasi dapat berjalan sesuai Perencanaan Peningkatan Pelayanan Publik (sesuai prinsip Total quality service)

C. Manfaat Aksi Perubahan

1. Manfaat aksi perubahan untuk team leader adalah :

 Sebagai bentuk aktualisasi kepemimpinan melayani yang beretika dan berintegritas;

 Mampu memberdayakan tim kerja secara efektif, untuk menghasilkan perubahan sistem;

 Mampu mendorong pemanfaatan teknologi informasi yang ada di Pusdatin

untuk menghasilkan inovasi sebagai solusi dari permasalahan yang ada pada

tugas dan fungsi Sub Bidang Tata Usaha;

3

 Mampu memanfaatkan sumber daya organisasi secara optimal, serta mampu membangun jejaring kerja untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada Sub Bidang Tata Usaha di Pusdatin.

2. Manfaat aksi perubahan bagi unit kerja dan instansi adalah :

 Meningkatkan sistem layanan kepada Penyedia Jasa/Mitra Kerja

 Meningkatkan Transparansi Layanan Kepada Penyedia Jasa/Mitra Kerja

 Terwujudnya Digitalisasi dokumen laporan pekerjaan dan pencairan keuangan pada Data Center sehingga memudahkan pencarian;

 Penerapan tanda tangan elektronik pada naskah dinas pencairan keuangan

 Kemudahan dalam penyajian laporan;

4

BAB II

PROFILE PELAYANAN

A. Tugas dan Fungsi Layanan

1. Tugas Dan Fungsi Pusat Data Dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang Dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan.

Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang, dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan (Pusdatin) sebagai unsur pendukung yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri/Kepala melalui Sekretaris Jenderal, berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program dan anggaran serta strategi pelaksanaan pengembangan sistem teknologi informasi dan pengelolaan data dan informasi pertanahan, tata ruang dan lahan pertanian pangan berkelanjutan.

Fungsi dari Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang, dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan, antara lain :

1. penyiapan penyusunan kebijakan teknis, program dan anggaran strategi perancangan, pengembangan, penyediaan, pelayanan, penerapan serta standarisasi sistem teknologi informasi;

2. penyiapan koordinasi dan pelak-sanaan program dan anggaran serta strategi perancangan, pengembang-an, penyediaan, pelayanan, penerapan serta standarisasi sistem teknologi informasi;

3. penyiapan koordinasi dan pengelolaan data dan informasi pertanahan dan tata ruang;

4. penyiapan koordinasi dan pelaksanaan di bidang informasi lahan pertanian pangan ber-kelanjutan;

5. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan Pusdatin;

6. pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusdatin; dan

7. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri/Kepala .

5

Berdasarkan fungsi – fungsi tersebut diatas Pusdatin melaksanakan pembangunan dan pengembangan Sistem Teknologi Informasi untuk menunjang urusan pelayanan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang yang di implementasikan di Tingkat Pusat, Kantor Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota. Sistem Teknologi Informasi untuk pelayanan pertanahan yang dikembangkan oleh Pusdatin adalah sistem layanan pertanahan berbasis website, aplikasi mobile dan layanan elektronik (tanpa tatap muka). Output pelayanan di bidang agraria/pertanahan di seluruh Indonesia dalam bentuk database bidang tanah tekstual dan spasial serta digitalisasi dokumen tersimpan pada Data Center dan Disaster Recovery Center (DRC) yang dikelola oleh Pusdatin.

Pengelolaan Website resmi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional sekaligus terintegrasi dengan portal daerah Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota dan Kantor Wilayah BPN Provinsi seluruh Indonesia juga menjadi tanggung jawab Pusdatin. Untuk mendukung Tim Koordinasi dan Supervisi Pencegahan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) RI Pusdatin juga melaksanakan Integrasi dengan Bapenda Seluruh Indonesia dalam integrasi data pertanahan dengan data BPHTB.

Dari penjelasan secara singkat diatas pelayanan yang diselenggarakan oleh

Pusdatin kepada Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota seluruh Indonesia, Kantor

Wilayah BPN Provinsi dan Kantor Pusat Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan

Pertanahan Nasional adalah dibidang Teknologi Informasi meliputi Aplikasi, Website

atrbpn.go.id, Database, Integrasi Host To Host dengan Bapenda, Server dan Storage

pada Data Center dan Disaster Recovery Center (DRC).

6

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut Pusdatin didukung oleh perangkat organisasi sebagaimana struktur organisasi sebagai berikut :

Gambar 1. Struktur Organisasi Pusdatin

Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan dan

Tata Ruang

Subbidang Pengelolaan Data Pertanahan dan Tata Ruang

Subbidang Penyajian Informasi Pertanahan dan Tata Ruang Bidang Pengembangan dan

Standarisasi Sistem Teknologi Informasi

Subbidang Pengembngan Sistem Teknologi Informasi

Subbidang Standarisasi Sistem Teknologi Informasi

Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

Subbidang Sistem Informasi Lahan Pertanian Pangan

Berkelanjutan

Subbidang

Pengelolaan Data Pertanahan Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang

dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan

Sub Bagian Tata Usaha

Kelompok Jabatan Fungsional

Umum dan/ Tertentu

7

2. Tugas Dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional pada Pasal 718, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan, rumah tangga dan administrasi barang milik negara. Untuk menyelenggarakan tugasnya tersebut Sub Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi antara lain :

1) Penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan;

2) Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan program;

3) Pelaksanaan urusan ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian;

4) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola Persuratan dan Kearsipan;

5) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola keuangan;

6) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola perlengkapan dan rumah tangga serta;

7) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola administrasi barang milik negara.

3. Area Tugas dan Fungsi Unit Kerja Yang Bermasalah

Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha pada Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan memiliki beberapa área yang bermasalah antara lain :

1) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola keuangan;

2) Pelaksanaan Urusan Tata Kelola administrasi barang milik negara;

3) Penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan.

B. SUMBER DAYA INSTANSI

Dari segi kuantitas, Jumlah ASN Pusdatin berjumlah 24 (dua puluh empat) orang

dengan komposisi 14 ASN laki-laki dan 10 ASN perempuan. Berdasarkan usia, ASN

dengan usia dibawah 35 tahun berjumlah 12 ASN dan ASN dengan rentang usia 36 sd

55 tahun berjumlah 12 ASN, sedangkan berdasarkan status kepegawaian 21 orang

8

berstatus PNS dan 3 orang masih CPNS. Selain ASN Pusdatin memiliki 47 (empat puluh tujuh) PPNPN yang bertugas sebagai Support/Helpdesk bagi Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota di Seluruh Indonesia.

Dari segi kualifikasi pendidikan yang dimiliki SDM aparatur. Pusdatin memiliki jumlah SDM sebanyak 24 (dua puluh empat) orang yang terdiri dari 1 orang golongan IV/c, 1 orang golongan IV/b, 2 orang golongan IV/a, 4 orang golongan III/d, 7orang golongan III/c, 1 orang golongan III/b, 6 orang golongan III/a dan 2 orang golongan II/c.

Gambar 2. Jumlah PNS Pusdatin berdasarkan kualitas pendidikan

Selain kuantitas SDM yang memenuhi kebutuhan organisasi Pusdatin dalam

menjalankan tugas dan fungsinya, kualitas ASN juga sebagai salah satu unsur

pemenuhan kebutuhan Pusdatin, kualitas tersebut tercermin dari kualifikasi pendidikan

yang dimiliki SDM aparatur yang bertugas di Pusdatin dengan kualifikasi pendidikan

Strata-2 (S2) sebanyak 10 orang, Strata-1 (S1)/Diploma-4 sebanyak 11 orang dan

Diploma-3 (D3) berjumlah 3 orang. Untuk menghadapi dinamika dan tantangan tugas

yang semakin berat, perlu diupayakan peningkatan kuantitas dengan mengupayakan

ASN non PNS dan peningkatan kapasitas SDM aparatur secara terus menerus untuk

membentuk SDM yang professional dan handal melalui pendidikan dan pelatihan teknis,

serta berbagai kegiatan pengembangan karakter dan kerjasama tim.

9

Gambar 3. Jumlah PNS Pusdatin berdasarkan kualitas pendidikan

Selain Sumber Daya Manusia (SDM) Pusdatin juga di dukung oleh Infrastruktur Teknologi Informasi yang terdiri dari sebuah data center utama di Cikeas Bogor dan sebuah DRC di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di Jl.

Sisingamangaraja No. 2 Jakarta Selatan.

Pusdatin juga di dukung oleh Perangkat Teknologi Informasi berupa Alat Pengolah Data dengan komposisi sebagai berikut :

No Jenis Alat Pengolah Data Jumlah Keterangan

1 PC Ellite One 55 Baik

2 Note Book 20 Baik

3 Printer 15 Baik

4 Scanner 3 Baik

5 Mondopad 1 Baik

Tabel 1. Perangkat Teknologi Informasi

10

BAB III

ANALISIS MASALAH/ISU

A. Identifikasi Masalah pada area Tusi yang bermasalah

Identifikasi masalah adalah pengenalan masalah atau inventarisir masalah.

Identifikasi masalah merupakan unsur yang dikatakan paling penting diantara proses yang lain. Proses Identifikasi masalah yang terjadi pada Sub Bagian Tata Usaha Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan adalah sebagai berikut :

1. Pelaksanaan Urusan Tata Kelola Keuangan;

Dalam Urusan Tata Kelola Keuangan Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pengelolaan pencairan anggaran, menyajikan laporan realisasi penyerapan anggaran dan Laporan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Pencairan Anggaran pada Pusdatin dengan Satuan Kerja Sekretaris Jenderal dilaksanakan berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 dan Petunjuk Pelaksanaan APBN Tahun 2020 tanggal 31 Desember 2020 yang disahkan oleh Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara. Pencairan Anggaran ini terbagi menjadi 2 (dua) yaitu :

 Pencairan anggaran dengan dasar kontrak penyedia jasa;

 Pencairan anggaran dengan swakelola.

Proses pencairan saat ini masih dilaksanakan dengan proses manual,

sehingga penyedia jasa masih harus datang ke Pusdatin untuk mengurus

permohonan pencairan dan harus bolak-balik ke Pusdatin lagi jika terdapat

kesalahan dan kekurangan persyaratan untuk memperbaiki berkas pencairan,

karena proses manual penyedia jasa yang akan melakukan pencarian informasi

kemajuan berkas masih menggunakan komunikasi telepon/HP/whatshap,

membutuhkan waktu yang lama untuk penyelesaian proses pencairan tagihan

sehingga berpengaruh pada realisasi anggaran, ditambah lagi pada saat

Pandemic Corona covid 19 ini dimana Pemerintah menerapkan kebijakan social

distanding, kebijakan kerja yang masih kombinasi antara WFO dan WFH layanan

pertanahan seharusnya menghindari pertemuan face to face dengan pengguna

11

layanan untuk mencegah penyebaran covid 19. Untuk penyajian Laporan Realisasi Penyerapan Anggaran dan Laporan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa masih diproses dengan Microsoft Excel.

Selain hal-hal tersebut diatas dengan proses pencairan anggaran yang masih manual, mengakibatkan arsip dokumen pencairan keuangan dan Dokumen Laporan progress pekerjaan yang merupakan lampiran pengajuan pencairan masih berupa arsip fisik dan disimpan pada binder-binder di lemari arsip, dibutuhkan waktu lebih lama saat mencari dokumen-dokumen arsip terutama saat ada audit baik dari internal (Inspektorat Jenderal) maupun audit eksternal (BPK RI). Selain itu juga dibutuhkan tempat khusus untuk penyimpanan laporan-laporan dan arsip fisik dokumen pencairan keuangan. Karena tidak ada tempat khusus, sekarang Dokumen-dokumen manual tersebut di simpan dalam kardus dan Kontainer plastik di salah satu ruangan di cikeas.

Gambar 4 Kondisi Penyimpanan Dokumen Laporan Fisik

12

Rekapitulasi Kegiatan

Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Tahun 2020

No Nama Pekerjaan

Pencairan Pembayaran UM Termin

I

Termin II

Termin III

Termin IV

1 Support dan Pemeliharaan Sistem 1 1

1 1

2 Pemeliharaan Alat Pengolah Data 1

1 1

3 Langganan Komunikasi Data di Lingkungan

Kementerian ATR/BPN 1

1 1

4 Pemeliharaan DC dan DRC 1

1 1 1

5 Sewa Layanan SMS Gateaway 1

1 1

6 Penyusunan Renstra Pusdatin 1

7 Pengadaan Laptop 1

8 Pengolahan dan Penyajian Data LPPB 1

1

9 Uji Keamanan Aplikasi 1

1

10 Pengembangan Aplikasi Mobile Participatory 1

1

11 Modernisasi Layanan Pertanahan Elektronik 1 1

1 1

12 Mesin E-KTP Reader 1

13 Penyiapan Data dalam Rangka Dukungan Teknis

Penetapan LP2B 1

1

14 Pengembangan Aplikasi Simpeg 1

1

15 Penyusunan dan Review Grand Desgin IT 1 1

1

16 Pengembangan Aplikasi SKMPP 1

1

17 Pengembangan Aplikasi Mobile Eoffice 1

1

18 Penyusunan Kebijakan Keamanan Informasi 1

19 Penyusunan Petunjuk Teknis Perbaikan, Validasi dan

Verifikasi Data Pertanahan 1

20 Penyusunan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi 1

21

Penyusunan Petunjuk Teknis Tata Cara Pelaksanaan KPBU dalam Penyediaan Sistem Informasi Pertanahan Modern

1

22 Penyusunan Petunjuk Teknis Tata Kelola Infrastruktur

TIK 1

23 Penyediaan Perangkat Aktif Gedung Data Center 1

24 Pergantian ATS dan Panel Listrik DC 1

25 Pengadaan Perangkat Keras Penguatan Infrastruktur

DC/DRC 1 1

1 1

26 Pembangunan Aplikasi Geokkp 3D 1

1

27 Pembangunan Aplikasi Manajemen Rapim 1

28 Pengembangan Aplikasi Perencanaan 1

1

13

29 Pengembangan Aplikasi e-PNBP 1

1

30 Pemutakhiran Dokumen FBC dan Pelaksanaan

Transaksi KPBU 1

1

31 Perbaikan akses informasi pertanahan kepada

masyarakat dan K/L 1

1

32 Penyusunan Petunjuk Teknis Tata Kelola

Pengembangan Sistem 1

33 Penyusunan Petunjuk Teknis Tata Kelola Dokumentasi

TIK 1

34 Pembuatan panduan web portal atrbpn.go.id online 1

1

35 Penyajian Keterbukaan Informasi Publik 1

36 Pemeliharaan Jaringan LAN 4

37 ATK 6

38 Penunjang Peralatan Komputer 6

39 Kontrak/SPK dengan Hotel 6

40 Pencairan SPPD 12

41 Pencairan Honor 12

42 Gaji PPNPN 12

43 Pencairan Rapat 12

44 Pencairan RDK 12

Sub Total 100 21 21 7 1

Total 150

Tabel 2. Rekapitulasi Kegiatan Pusdatin

Sumber Data : DIPA Pusdatin Tahun Anggaran 2020

2. Penyusunan rencana, program dan anggaran, serta pelaporan;

penyusunan rencana, program dan anggaran tidak tepat sehingga mengakibatkan seringnya melakukan revisi anggaran baik revisi POK dan Revisi DIPA. Dalam setahun lebih dari 4 (empat) kali, padahal kementerian Keuangan memberikan kebijakan Revisi Anggaran hanya 4 (empat) kali dalam setahun. Penyajian pelaporan program dan anggaran masih manual dan menggunakan Microsoft excel.

3. Pelaksanaan Urusan Tata Kelola administrasi barang milik negara;

Aplikasi untuk mencatat administrasi Barang Asset Negara juga dibutuhkan karena

saat ini pencatatan administrasinya untuk Pusdatin masih menggunakan Microsoft

excel.

14 B. Penetapan Masalah Utama

Dari 3 (tiga) Masalah/Isu yang telah diidentifikasi diatas, perlu diperioritaskan untuk menentukan Masalah/Isu mana yang paling prioritas dalam aksi perubahan, maka penulis menggunakan karakteristik ASTRID dengan mengunakan metode sebagai berikut :

No Kriteria Bobot Isu-isu Keterangan

A B C

1 Aktual 15 15 15 15

2 Spesifik 10 10 10 10

3 Transformasi 10 10 5 10

4 Relevan 15 15 10 10

5 Inovatif 20 15 10 10

6 Dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan

30 30 20 20

Total 100 95 70 75

Tabel 3. Analisis Masalah/Isu dengan Metode ASTRID

1. Aktual

Pelaksanaan Tata Kelola Urusan Keuangan merupakan hal yang aktual dalam administrasi pemerintahan di setiap unit satuan kerja pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.

2. Spesifik

Rencana aksi perubahan ini dilakukan secara spesifik pada Tata Kelola Urusan Keuangan dan terbatas pada alur pencairan berkas keuangan, digitalisasi dokumen laporan dan penerapan tanda tangan elektronik pada naskah dinas pencairan keuangan.

3. Transformasi

Transformasi Digital pada proses pencairan berkas keuangan, digitalisasi dokumen laporan dan keuangan serta penerapan tanda tangan elektronik pada aksi perubahan.

4. Relevan

Pelaksanaan Tata Kelola Urusan Keuangan merupakan hal yang relevan dalam

upaya mengendalikan Pencapaian Rencana Aksi Kinerja Anggaran semua unit

satuan kerja pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan

Nasional.

15 5. Inovatif

Inovatif dalam Tata Kelola Urusan Keuangan sejalan dengan Rancangan Renstra 2020-2024 Kementerian ATR/BPN dalam digitalisasi dokumen.

6. Dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan

Implementasi Aksi Perubahan untuk Tata Kelola Keuangan ini bisa dilakukan sejak 23 Juni 2020 hingga 23 Agustus 2020.

Dari penghitungan analisis diatas di dapatkan nilai tertinggi pada masalah/isu

“Pelaksanaan Urusan Tata Kelola Keuangan” sehingga dalam aksi perubahan ini penulis akan menetapkan masalah ini untuk aksi perubahan dan akan mengangkat judul “Optimalisasi Tata Kelola Anggaran Melalui Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran”.

C. Analisis Kelayakan Inovasi

Analisis kelayakan inovasi yang dipergunakan adalah analisis SWOT Strengths (Kekuatan)

 Komitmen dan Dukungan dari Kapusdatin

 Target Jelas dan Valid bersumber dari DIPA Pusdatin 2020

 Terdapat SDM Internal yang memiliki kemampuan IT programming

 Dukungan Sarana dan Prasarana TIK (Server, Storage dan Bandwith)

 Menggunakan Software Open Source

Weaknesses (Kelemahan)

 Keterbatasan Anggaran Akibat Penghematan Covid 19

Opportunities (Peluang)

 Penggunaan E Sign dari BSSN untuk penerapan tte

Threats (Ancaman)

 Karena menggunakan Software Open Source tidak memiliki garansi Software

sehingga harus di perkuat dengan security system.

16

Selain Analisis SWOT yang telah diuraikan diatas, analisis kelayakan inovasi dengan melihat kelayakan dari aspek administrasi, kelayakan sumber daya, kelayakan teknis dan kelayakan regulasi. Kelayakan administrasi dapat dikaitkan dengan relevansi inovasi dengan tugas dan fungsi mengingat pelaksanaan administrasi kegiatan melekat dengan tugas dan fungsi. Kelayakan dari aspek sumber daya dapat dikaitkan dengan ketersediaan SDM dengan jumlah dan kompetensi yang cukup, serta sumber daya anggaran untuk mendukung pengembangan inovasi. Kelayakan teknis dapat dilihat dari aspek kelayakan pelaksanaan dalam jangka waktu implementasi aksi perubahan. Kelayakan regulasi adalah inovasi yang dikembangkan harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dengan mudah analisis kelayakan inovasi dilakukan dalam bentuk tabel sebagai berikut:

No Jenis

Kelayakan Penjelasan

1 Kelayakan Administrasi

 Secara administrasi aksi perubahan ini dalam jangka pendek akan diusulkan untuk revisi POK dengan anggaran yang diambil dari sisa lelang

 Dalam jangka Panjang untuk kelangsungan pelaksanaan aksi perubahan maka diajukan sebagai kegiatan yang dianggarkan pada tahun 2021

2 Kelayakan Regulasi

 Peraturan Menteri ATR/BPN Nomor 3 Tahun 2019 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik di Lingkungan Kementerian ATR/BPN.

 Peraturan Menteri ATR/BPN No. 5/2017 tentang Layanan Informasi Pertanahan Secara Elektronik.

 Nota Dinas Kapusdatin Nomor 176.1/ND- 100.8.DI.01.01/V/2020 tanggal 26 Mei 2020 tentang Penerapan Tanda Tangan Elektronik di Lingkungan Pusdatin.

 Petunjuk Pelaksanaan Pencairan Anggaran APBN pada

Kementerian ATR/BPN Tahun 2020.

17

 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 178/PMK.05/2018 tentang Tata Cara Pembayaran dalam rangka pelaksanaan APBN.

3 Kelayakan Sumber Daya

 Komitmen pimpinan untuk merubah layanan manual menjadi layanan berbasis elektronik

 Dukungan sumber daya manusia di Pusdatin yang kompeten untuk melaksanakan aksi perubahan

4 Kelayakan Teknis

 Dari sisi teknis untuk pelaksanaan aksi perubahan sudah didukung dengan infrastruktur teknologi informasi (server dan storage) yang baik

Tabel 4. Tabel analisis kelayakan inovasi

18

BAB IV

STRATEGI MENGATASI MASALAH

A. Terobosan Inovasi

1. Deskripsi inovasi

Inovasi adalah sebuah ide, praktik atau objek yang dianggap baru oleh individu satu unit adopsi lainnya. Sedangkan Inovasi pelayanan publik adalah penerapan ide-ide baru dalam penyelenggaran pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara agar masyarakat dapat memenuhi kebutuhannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, pelayanan kantor pemerintahan kepada masyarakat atau pelayanan publik dijalankan dengan bantuan teknologi informasi, atau dikenal dengan sebutan e-government. Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional pada akhir tahun 2019 telah mengimplementasikan sebuah inovasi Layanan Elektronik yakni Hak Tanggungan Elektronik. Semangat Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional untuk menerapkan layanan elektronik juga mulai diterapkan untuk pelayanan pencairan anggaran dengan penyedia.

2. Model Inovasi

Model inovasi yang diusulkan adalah Pembangunan Sistem Informasi

Pencairan Anggaran, sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk

mengelola berkas pencairan dan laporan pekerjaan, dimana dengan ketersediaan

aplikasi ini penyedia yang akan menyampaikan laporan pekerjaan dan pencairan

anggaran tidak perlu bolak-balik ke Kantor Pusdatin Kementerian Agraria dan Tata

Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Dengan mengakses aplikasi dari Kantor

Penyedia masing-masing mengupload laporan dan berkas pencairan, file di scan

dan diupload kemudian petugas akan melakukan koreksi, apabila terdapat

kesalahan penyedia memperbaiki dengan melakukan upload perbaikan. Proses

19

komunikasi antara penyedia dan petugas bisa dilakukan dengan fasilitas chat yang disediakan di aplikasi, berkas fisik pencairan untuk saat ini memang masih harus di serahkan dikarenakan kondisi peraturan pencairan keuangan yang belum mendukung untuk full elektronik.

Informasi posisi berkas pencairan dapat secara up to date dipantau oleh penyedia, kemudian dalam sistem informasi pencairan anggaran juga akan menerapkan tanda tangan elektronik pada naskah dinas pencairan keuangan dengan menggunakan esign dari Badan Siber Sandi Negara, sehingga proses pencairan keuangan akan lebih cepat selesai karena tidak tergantung pada keberadaan Pejabat Pembuat Komitmen di Kantor untuk melakukan tanda tangan persetujuan.

3. Model kanvas inovasi

Kanvas inovasi adalah sebuah strategi dalam manajemen yang berupa visual chart yang terdiri dari 13 elemen sebagai berikut :

1) Target Klien; 2) Hubungan klien; 3) Pelayanan; 4) Nilai yang ditawarkan; 5)

Kegiatan Utama; 6) Sumber daya; 7) Mitra Kerja; 8) Unsur Biaya; 9) Imbalan; 10)

Resiko; 11) Legalitas; 12) Akuntabilitas; dan 13) Sustainabilitas

20

Tabel 5. Model Kanvas Inovasi

Strategi inovasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah tata kelola keuangan adalah dengan inovasi Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran, Aplikasi ini akan dibangun dengan dukungan sebagai berikut :

1) Penyusunan rencana kerja anggaran

Rencana Kerja Anggaran untuk Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran terdiri dari :

No Tahapan Rencana Biaya Output

1 Rapat Persiapan dan Analisa Kebutuhan 2.070.000,- Notulen 2 Rapat Koordinasi Eksternal dan

Penyamaan Persepsi dengan Stakeholder

9.570.000,- Notulen

3 Perancangan/Desain Sistem 4.785.000,- Rancangan Desain

4 Pembangunan Sistem 4.785.000,- Sistem

5 Uji Coba Sistem 4.785.000,- Hasil Uji Coba

6 Perbaikan dan Penyempurnaan 4.785.000,- Hasil Perbaikan 7 Sosialisasi dan Implementasi Sistem 9.570.000,- Hasil Implementasi 8 Evaluasi dan Penyusunan Laporan 5.000.000,- Laporan

Tabel 6 Rencana Kerja Anggaran

21 2) Pembentukan Tim Efektif

Diperlukan sebuah Tim Efektif dalam melaksanakan dan mewujudkan aksi perubahan Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran ini, dimana tim ini sebagai kunci sukses terlaksananya aksi perubahan, tim efektif tersebut terdiri dari :

TIM EFEKTIF AKSI PERUBAHAN

No Jabatan Nama Uraian Tugas

1 Mentor Tanti Wahyuni, S. Kom

(Kepala Bidang Lahan

Pertanian Pangan

Berkelanjutan)

Memberikan arahan, bimbingan, masukan, persetujuan terkait isi dari aksi perubahan

2 Pengarah Pengembangan dan Perancangan Sistem

Ir. Farid Hidayat., M.T

(Kepala Bidang

Pengembangan dan

Standarisasi Sistem Teknologi Informasi)

Memberikan arahan, bimbingan, masukan/saran tentang design teknis pembuatan/perancangan system Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Keuangan

3 Pengarah Analisa Sistem dan Database

Suwandi Prasetyo, S.T

(Kepala Subbidang Pengembangan Sistem Teknologi Informasi)

Membantu dalam mendesign arsitektur system dan database

4 Pengarah Analisa Infrastruktur Teknologi Informasi

Fildariza, S.Kom

(Kepala Subbidang Standarisasi Sistem Teknologi Informasi)

Membantu dalam penggunaan server aplikasi, server database dan Storage.

5 Coach Inyo Cancer Hetarie Membimbing dalam penyusunan rancangan aksi perubahan

6 Project Leader Ani Sunarti, S.Kom., M.M (Kasubag Tata Usaha)

Manager dalam pelaksanaan kegiatan aksi perubahan

7 Programmer Angga Putra Perdana, S. Kom Membantu dalam proses development/Programing

8 Analisa Database Hasnim Kaulani, S.Tr Menganalisa database yang akan disajikan dalam proses

9 Analisa Sistem Reza Abdullah, S. Tr Menganalisa design system dan aplikasi

10 Analis Infrastruktur Data Center

I Kadek Yuliawan Desantara, S.

Kom

Membantu menyiapkan infrastruktur

jaringan, server dan storage untuk

kebutuhan sistem.

22 11 QC Aplikasi dan

Dokumentator

Pepi Restiana, S.T. Melakukan Test Aplikasi dan mendokumentasikan kegiatan pengembangan sistem untuk aksi perubahan termasuk panduan aplikasi.

12 Pengadministrasi Alfudi Hesdana Yanari Mengadministrasikan surat menyurat pada proses kegiatan aksi perubahan.

Tabel 7 Tim Efektif Aksi Perubahan

3) Penyusunan Jadwal

Jadwal Rencana Aksi Perubahan

No Kegiatan Juni Juli Agustus

IV I II III IV I II III

1

Koordinasi Internal, Pembentukan Tim

Efektif dan Penentuan Stakeholder

2

Koordinasi Eksternal dan Penyamaan

Persepsi dengan Stakeholder

3 Persiapan dan Analisa Kebutuhan

4 Perancangan/Desain Sistem

5 Pembangunan Sistem

6 Uji Coba Sistem

7 Perbaikan dan Penyempurnaan

8 Sosialisasi dan Implementasi Sistem

9 Evaluasi dan Penyusunan Laporan

Tabel 8 Jadwal Rencana Aksi Perubahan

4) Rancangan Aplikasi

 Aplikasi yang akan dibangun berbasis web, mengingat pengguna aplikasi ini adalah Mitra Kerja Pusdatin sehingga mitra kerja akan mengakses aplikasi dari kantornya masing-masing dengan menggunakan perangkat TIK masing- masing.

 Aplikasi yang dibangun akan menggunakan lisence free yaitu PHP 7 dengan database postgre SQL

 Penerapan tanda tangan elektronik menggunakan sertifikat elektronik dari

BSSN. Aplikatif untuk esign ini sementara masih menggunakan aplikasi esign

milik BSRE pada https://esign-bsre.bssn.go.id

23

Gambar 5. Tampilan Login

2. Tampilan Aplikasi saat berhasil Login dan masuk ke halaman utama Esign Cloud.

Gambar 6. Tampilan Halaman Utama

Rancangan Flow Aplikasi :

24

Gambar 7. Rancangan Flow Aplikasi

Penjelasan Rancangan Kerja Aplikasi :

1) Pendaftaran secara mandiri akun pengguna penyedia dengan mengupload file pdf Kontrak Kerja;

2) Verifikasi pendaftaran akun pengguna penyedia oleh Staf TU, saat verifikasi Staf TU akan memvalidasi file dokumen kontrak, sehingga penyedia jasa yang tidak memiliki kontrak kerja pada Pusdatin maka tidak akan di verifikasi akun nya sehingga tidak bisa menggunakan aplikasi ini; Setelah user id penyedia jasa terverifikasi, Staf TU membuat Resume Kontrak untuk Pelaporan Karwas dan dikirim ke BPP untuk dilakukan entry di dalam aplikasi SPAN Kemenkeu;

3) Penyedia membuat berkas pencairan pembayaran pekerjaan dan melakukan entry Nominal tagihan Pembayaran sesuai dengan Template aplikasi serta Penyedia melakukan Upload file Dokumen Laporan dalam bentuk pdf; file dokumen pencairan tersimpan pada storage data center Kementerian ATR/BPN;

Staf TU melakukan verifikasi berkas jika pengisian berkas pencairan sudah

benar dilakukan validasi dan Print Dokumen Pembayaran serta dibuatkan

Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTJB), Jika terdapat

kesalahan berkas dikembalikan ke Penyedia;

25

Berkas Pencairan Pembayaran dan SPTJB di setujui dan di Tanda tangani secara elektronik oleh PPK, tanda tangan elektronik dilakukan pada aplikasi https://esign-bsre.bssn.go.id/ kemudian diupload ke aplikasi dan berkas elektronik terkirim ke Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP) di Biro Keuangan untuk dibuatkan Surat Perintah Pembayaran (SPP);

Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP) melakukan verifikasi berkas dan Membuat SPP yang selanjutnya di tandatangani PPK;

Staf TU Print SPP dan minta TTD PPK. setelah di TTD PPK berkas pembayaran diupload dan dikirim kembali ke BPP.

BPP memvalidasi berkas yang sudah benar dan Bendahara Pembantu Pengeluaran (BPP) melanjutkan proses pembuatan SPM di Aplikasi SAS;

4. Aplikasi akan dipergunakan kembali oleh BPP Setelah proses di KPPN selesai dengan mengupload link SP2D dan dikirimkan ke Staf TU dan Penyedia;

B. Hasil Inovasi

a) Output Jangka Pendek

 Penyelesain Sistem informasi Pencairan Anggaran

 Implementasi di Pusdatin

b) Outcome Jangka Menengah

 Meningkatkan layanan kepada Penyedia;

 Meningkatkan Transparansi Layanan Kepada Penyedia;

 Terwujudnya Digitalisasi dokumen laporan pekerjaan dan pencairan keuangan pada Data Center sehingga memudahkan pencarian;

 Penerapan tanda tangan elektronik pada naskah dinas pencairan keuangan

 Kemudahan dalam penyajian laporan;

26 C. Manfaat Inovasi (Impact) Jangka Panjang

 Mewujudkan Tata Kelola Anggaran Secara Elektronik

 Mewujudkan layanan yang berkualitas kepada stakeholder dan Penyedia

 Mewujudkan Kepuasan Pengguna Layanan

 Mengembangkan Jejaring Kerja dengan LKPP untuk pengembangan Integrasi Aplikasi LPSE.

D. Pemanfaatan Sumber Daya (Tim Kerja, Jejaring Kerja) 1. Pemanfaatan Sumber Daya

Pemanfaatan Sumber Daya Manusia dalam aksi perubahan ini dimulai dari membentuk dan memberdayakan Tim Kerja. Langkah membentuk Tim Kerja antara lain :

 Melakukan Rapat Koordinasi di Internal Pusdatin untuk pembentukan tim kerja dengan melibatkan Sub Bidang Pengembangan Sistem Teknnologi Informasi dan Sub Bidang Standarisasi Teknologi Informasi.

 Membuat legalitas tim kerja. Penetapan tim kerja dibentuk melalui Surat Keputusan Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan.

 Rapat Persiapan dengan tim kerja. Project Leader melakukan presentasi perencanaan aksi perubahan yang akan di kerjakan oleh tim kerja.

 Rapat Koordinasi antara Tim Kerja dengan Stakeholder eksternal dalam hal ini dari Biro Keuangan.

 Memberdayakan Tim kerja dan mengendalikan pekerjaan. Memastikan pekerjaan berjalan lancar sesuai dengan perencanaan dan melakukan kontrol dan ketepatan penyelesaian pekerjaan.

Untuk menunjang keberhasilan dalam implementasi Laporan aksi perubahan tersebut telah dilakukan identifikasi dan analisis stakeholder. Para stakeholders yang terkait dengan aksi perubahan ini di bagi menjadi empat clusters, yaitu :

1. Promoters

Cluster promoters adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan besar

terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil, atau

dalam kata lain memiliki pengaruh tinggi dan minat juga tinggi.

27 2. Defenders

Cluster Defenders adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan pribadi dan organisasi dan dapat menyuarakan dukungannya, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan, atau dalam kata lain memiliki minat tinggi tetapi pengaruh rendah.

3. Latents

Cluster latents adalah cluster stakeholders yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik, atau dalam kata lain memiliki pengaruh tinggi tetapi ketertarikan rendah.

4. Apathetics

Cluster apathetics adalah cluster stakeholders yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan, atau dalam kata lain memiliki pengaruh rendah dan ketertarikan rendah.

Peran Stakeholder

No Jabatan/Unit Satuan Kerja

Peranan Pengaruh Hubungan Kerja

Internal

1 Kepala Pusdatin Diskusi Awal terkait rencana Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran

Positif Pimpinan tertinggi Pusdatin, atasan langsung, Pendukung Aksi Perubahan, Pemberi Arahan Eksternal

2 Kepala Bidang

Informasi LP2B

Diskusi Awal terkait rencana Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran

Positif Mentor, Bimbingan, Pemberi Arahan dan Persetujuan dalam rancangan pelaksaan Aksi Perubahan

3 Kepala Bidang

Pengembangan Sistem

Diskusi tentang pemanfaatan teknologi informasi yang akan dipergunakan (software, Database, Server dan Storage, SDM Programmer)

Positif Bimbingan dan Pemberi Arahan dalam rancangan pelaksaan Aksi Perubahan

4 Kepala Subbidang Standarisasi STI

Diskusi tentang Penggunaan Infrastruktur (Server dan Storage);

Positif Rekan Kerja dan Pemberian Dukungan pendukung Infrastruktur 5 Kepala Subbidang

Pengembangan STI

Diskusi tentang bisnis proses dan rancangan aplikasi.

Positif Rekan Kerja dan Pemberian Dukungan pendukung Aplikasi 6 Pejabat Pembuat

Komitmen Satker

Diskusi tentang SOP/Standar Pencairan Keuangan dan termin

Positif Rekan Kerja dan Penerima

Manfaat dari aksi perubahan

28 pembayaran termasuk bentuk- bentuk Dokumen Pencairan 7 Kepala Sub Bagian

Pencairan Anggaran

Diskusi tentang SOP/Standar Pencairan Keuangan.

Positif Penentu Kebijakan di bidang Keuangan dari aksi perubahan 8 Auditor Wilayah 5

Inspektur Jenderal

Diskusi tentang Akuntabilitas SOP/Standar Pencairan Keuangan dan Mengkaji kebutuhan Evaluasi dan Monitoring

Positif Penerima Manfaat dari aksi perubahan untuk mendukung kegiatan evaluasi, monitoring dan Pelaporan

9 Tim Teknis Subsi Pelayanan BSre

Diskusi penggunaan aplikasi https://esign-bsre.bssn.go.id/

yang akan di kolaborasi untuk pemanfaatan tanda tangan elektronik

Positif Jejaring Kerja pemilik dari sertifikasi elektronik

10 Penyedia Jasa/Vendor Diskusi tentang persyaratan pencairan keuangan dan file laporan, file administrasi pendukung.

Positif Penerima Manfaat dari aksi perubahan untuk mendukung pencairan keuangan

11 Project Tim diskusi kebutuhan rancangan aplikasi untuk penyedia jasa dan Pembangunan Aplikasi serta Uji Coba.

Positif Rekan Kerja dan Tim Aksi Perubahan

Tabel 9 Peran Stakeholder

29

NET MAP STAKEHOLDER

Tabel 10 Net Map Stakeholder PROJECT LEADER

MENTOR : KABID LP2B

PENYEDIA JASA

COACH : PPSDM

KAPUSDATIN

INSPEKTUR JENDERAL KABID PENGEMBANGAN

KASUBID PENGEMBANGAN STI

KASUBID STANDARISASI STI

KABAG PERBENDAHARAAN DAN TATA LAKSANA KEUANGAN

AUDITOR WIL 5 IRJEN

PPK SATKER

PROJECT TIM ANALYS SISTEM PROGRAMMER STAF TU

TIM TEKNIS BSRE

30 Tabel Posisi Stakeholder

LATEN

Auditor Wilayah V Inspektur Jenderal

PROMOTOR

Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan Kabid Pengembangan dan Standarisasi STI Kabid Informasi LP2B

Kabag Perbendaharaan dan Tata Laksana Keuangan Kepala Subbidang Pengembangan Sistem Teknologi Informasi

Kepala Subbidang Standarisasi Sistem Teknologi Informasi Kepala Subbag Pencairan Anggaran Biro Keuangan

Tim Teknis Pelayanan BSRe

Pejabat Pembuat Komitmen Pusdatin Analis Sistem

Programer

Staf Subbag TU Pusdatin

APATHETIC

Staf Pusdatin diluar Subbagian Tata Usaha

DEFENDER

Kabid Pengelolaan Data dan Informasi Pertanahan Kasubbid Pengelolaan Data

Kasubbid Penyajian Informasi Kasubbid Pengelolaan Data LP2B Kasubbid Penyajian Informasi LP2B Penyedia Jasa

Tabel 11. Posisi Stakeholder

31

Dari posisi stakeholder diatas maka mengelola stakeholder dalam penyusunan aksi perubahan ini adalah sebagai berikut :

1) Promoters (High Influence/High Interest)

 Dukungan dari Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan terutama penerapan tanda tangan elektronik untuk naskah dinas pencairan keuangan dan Digitalisasi Dokumen;

 Dukungan dalam pengambilan keputusan terkait perancangan/desain sistem dan Pembangunan sistem;

 Terlibat aktif saat proses uji coba sistem dan memberikan masukan perbaikan terhadap sistem;

 Dukungan pada saat sosialisasi dan implementasi sistem dilakukan;

 Membantu koordinasi dengan penyedia jasa yang akan menggunakan aplikasi.

2) Latents (High Influence/Low Interest

 Meminta dukungan untuk implementasi aksi perubahan

 Memberikan informasi terkait urgensi dan pentingnya aksi perubahan ini jika telah di implementasikan pada Kementerian ATR/BPN;

3) Defenders (Low Influence/High Interest)

 Dukungan pada saat sosialisasi dan implementasi sistem dilakukan;

 Training dan mentoring kepada penyedia jasa yang akan menggunakan aplikasi.

4) Apathetics (Low Influence/Low Interest)

 Tetap memberikan informasi terkait urgensi dan pentingnya aksi perubahan ini jika

telah di implementasikan pada Kementerian ATR/BPN;

32

2. Koordinasi dan Kerjasama dengan Jejaring Kerja

Jejaring Kerja yang terlibat pada aksi perubahan ini adalah Balai Sertifikasi Elektronik dalam hal ini Seksi Pemenuhan Teknis Sistem Sertifikasi Elektronik, koordinasi yang dilakukan untuk membahas teknis pendaftaran akun sertifikasi elektronik, proses validasinya, penggunaan akun, setting pashprase dan penggunaan secara teknis aplikasi esign untuk proses upload konsep naskah esign dan proses signing.

E. Pengendalian Pekerjaan

Pada aksi Perubahan ini pengendalian pekerjaan yang dibuat adalah :

a. Mengawasi Kinerja Tim Kerja (Kepatuhan Tim Kerja pada Tugasnya).

Pengawasan Tim Kerja dilakukan oleh Kasubag Tata Usaha untuk mengontrol kesesuaian rancangan dengan hasil pekerjaan.

b. Merancang form kendali untuk mengontrol progres pekerjaan

Dilakukan oleh Kasubag Tata Usaha untuk mengorganisir jalannya pekerjaan.

c. Menggunakan PDCA (Plan, Do, Check, Action)

 Plan yaitu perencanaan yang telah ditetapkan agar diantisipasi apakah bisa dilaksanakan, apakah tidak menimbulkan masalah dalam Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran.

 Do yaitu dikerjakan sesuai rencana setelah tahapan plan diselesaikan, dalam Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran, apakah semua tim kerja melaksanakan tugasnya sesuai dengan alur dan target penyelesaian;

 Check yaitu pekerjaan yang telah diselesaikan perlu dicek kembali hasilnya, apakah dalam Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran dikerjakan dengan penuh tanggung jawab atau tidak, apakah sesuai alur dan target, terdapat kendala atau tidak;

 Action yaitu perlu diadakan tindak lanjut apakah Pembangunan Sistem

Informasi Pencairan Anggaran mampu memberikan peningkatan dan

transparansi pelayanan, apakah perlu di evaluasi kembali.

33 d. Manajemen Mutu

Manajemen Mutu Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran akan dilaksanakan oleh Tim Efektif (Quality Control), dalam Manajamen Mutu Quality Control akan memastikan bahwa sistem yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga menghasilkan sistem yang terjamin kualitasnya. testing dilakukan mulai dari alur sistem, bugs, fungsi tools dan desain.

e. Manajemen Resiko

Hal-hal yang harus diantisipasi dalam Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran adalah :

a. Kesibukan tim efektif dalam melakukan tugas rutin sehari-hari

Diperlukan strategi untuk melakukan manajemen waktu dan pembagian pekerjaan dalam menyelesaikan target pembangunan sistem informasi pencairan anggaran agar tidak bentrok dengan tugas dan fungsi rutin masing- masing Tim Efektif;

b. Keterlambatan Pembangunan Aplikasi

Antisipasi yang perlu dilakukan adalah menyusun alur/proses kerja dengan sesempurna mungkin di tahap awal, disepakati dan disetujui oleh mentor, Koordinasi dengan Tim Efektif dalam hal ini Kepala Sub Bidang Pengembangan Sistem Teknologi Informasi dan Programmer sehingga tidak berubah secara signifikan di tengah proses. Sebisa mungkin setelah uji coba, penyempurnaan yang dilakukan tidak banyak.

F. SOP Pelayanan Publik.

SOP Pelayanan Publik yang penulis tawarkan adalah terbatas pada SOP Proses

pelayanan pencairan anggaran untuk penyedia dengan alur sebagai beikut :

34

Registrasi Akun Penyedia

Aktifasi Akun

Input Berkas Pencairan dan File Laporan

Pemeriksaan dan Persetujuan File Laporan oleh Penjatek

Pemeriksaan dan Persetujuan berkas Pencairan oleh Staf TU

Pemeriksaan dan Persetujuan PPK

Verifikasi dan Entri SPP oleh BPP

Verifikasi dan Persetujuan Oleh Biro Keuangan

Tabel. 12 SOP untuk Pengguna Layanan

35

BAB V

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan 1. Membangun Integritas

Integritas merupakan hal yang sangat penting bagi seorang ASN. Integritas adalah salah satu kompetensi manajerial dan sosial kultural. Integritas harus dibangun. Langkah pertama, yang paling penting, yaitu menetapkan nilai diri. Nilai itu adalah bersikap terbuka dan transparan, dan berpegang pada kebenaran. Dengan mengadopsi sifat terbuka dan transparan akan membantu kita membentuk integritas.

Jika dikaitkan dengan aksi perubahan maka dengan transparansi proses pencairan anggaran maka akan membentuk integritas dalam layanan.

Membangun Integritas dan Komitmen yang tinggi dari Tim Efektif Aksi Perubahan maka pencapaian tujuan akan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan, artinya bahwa Tim Efektif bukan saja hanya melaksanakan tugas dan fungsi dari bagian organisasi dan tatalaksana, namun merupakan pelaksanaan mandat organisasi Kementerian dan Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional dalam melaksanakan kegiatan Reformasi Birokrasi dalam program penataan dan penguatan organisasi agar tercapai efektifitas dan efisiensi. Selain membangun integritas, Mekanisme Pengawasan dan Pengendalian dengan memanfaatkan IT mampu berfungsi sebagai media Kontrol dan transparansi.

1. Pengelolaan Budaya Pelayanan

Mengelola budaya layanan sesuai nilai-nilai Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yaitu Melayani, Profesional dan Terpercaya.

Pengelolaan budaya melayani dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi

sehingga menghasilkan peningkatan kinerja pelayanan pertanahan dan tata ruang

kepada masyarakat menjadi lebih baik. Dengan merubah layanan manual menjadi

layanan berbasis elektronik maka akan membentuk profesionalisme dan kepercayaan

pengguna layanan dan stakeholder.

36 2. Pengelolaan Tim

Tahap awal dalam kegiatan Pengelolaan Tim adalah membentuk tim efektif yang terdiri dari personil yang memiliki kompetensi secara teknis dalam pembangunan sistem, analisa sistem dan database, kemampuan Quality Control dan Dokumentasi untuk melakukan test Aplikasi dan mendokumentasikan kegiatan pengembangan sistem termasuk panduan aplikasi, kemampuan administratif untuk melaksanakan kegiatan dokumentasi dan persuratan, kemampuan sistem jaringan untuk melaksanakan analisa kebutuhan perangkat keras (khususnya ketersediaan server dan storage). Pembentukan tim efektif ini dilakukan pada tanggal 09 Juli 2020 dan dilegalisasi dengan Surat Keputusan Kepala Pusat Data dan Informasi Pertanahan, Tata Ruang dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Nomor SK : 5/SK- 100.8.DI.02.02/VII/2020, tanggal 09 Juli 2020 di Jakarta dengan detail susunan Tim Efektif seperti pada Lampiran 1.

B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan

1. Capaian Tahapan Inovasi

Capain tahapan inovasi yang dilaksanakan pada Pembangunan Sistem Informasi Pencairan Anggaran terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut :

1) Koordinasi Internal, Pembentukan Tim Efektif dan Penentuan Stakeholder.

Sebelum melakukan koordinasi dengan keseluruhan Tim Efektif yang telah di

bentuk, Project Leader menyampaikan hasil seminar aksi perubahan yang diberi

judul “Optimalisasi Tata Kelola Anggaran melalui Pembangunan Sistem Informasi

Pencairan Anggaran” pada Kepala Bidang Informasi Lahan Pertanian Pangan

Berkelanjutan selaku Mentor. Pada Tahapan ini mentor memberikan arahan dan

bimbingan serta masukan kepada project leader guna penyempurnaan

pelaksanaan aksi perubahan yang akan dilaksanakan oleh project leader.

37

Gambar 8. Project Leader melapor kepada Mentor

Setelah Project Leader melapor kepada mentor langkah selanjutnya project leader melaksanakan rapat dengan tim efektif untuk merumuskan rencana/teknis pelaksanaan aksi perubahan. Dalam rapat ini dilakukan analisa terhadap beberapa tahapan pekerjaan dalam pelaksanaan aksi perubahan dimaksud.

Gambar 9. Rapat dengan Tim Efektif