6 2. BAB 2
GAMBARAN UMUM
2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 48 Tahun 2018 Perubahan Atas Peraturan Walikota Surabaya Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surabaya, Bagian Organisasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat Daerah di bidang kelembagaan dan analisis jabatan, pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan, dan pengembangan pelayanan publik yang meliputi menyusun dan melaksanakan rencana program dan petunjuk teknis, melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan lembaga/instansi lain, melaksanakan pengawasan dan pengendalian, melaksanakan evaluasi dan pelaporan, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Organisasi mempunyai fungsi :
a. pelaksanaan pengoordinasian perangkat daerah sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. pelaksanaan penataan organisasi/kelembagaan perangkat daerah;
c. pelaksanaan pedoman umum tentang perangkat daerah;
d. pelaksanaan pedoman teknis dan kebijakan perangkat daerah;
e. pelaksanaan pedoman analisis jabatan dan analisis beban kerja perangkat daerah;
f. pelaksanaan penyediaan bahan database perangkat daerah;
g. pelaksanaan pembentukan kelembagaan daerah;
h. pelaksanaan penyediaan bahan monitoring dan evaluasi perangkat daerah;
i. pelaksanaan pedoman tatalaksana perangkat daerah di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
7 j. pelaksanaan pengembangan kapasitas perangkat daerah di bidang
pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
k. pelaksanaan penerapan dan pengendalian organisasi perangkat daerah di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
l. pelaksanaan penyediaan bahan monitoring dan evaluasi perangkat daerah di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
m. pelaksanaan pedoman tatalaksana perangkat daerah kota di bidang pengembangan pelayanan publik;
n. pelaksanaan pengembangan kapasitas perangkat daerah di bidang pengembangan pelayanan publik;
o. pelaksanaan penerapan dan pengendalian organisasi perangkat daerah di bidang pengembangan pelayanan publik;
p. pelaksanaan perumusan bahan penetapan kebijakan di bidang pengembangan pelayanan publik;
q. pelaksanaan penyediaan bahan monitoring dan evaluasi perangkat daerah di bidang pengembangan pelayanan publik;
r. pelaksanaan penyusunan laporan capaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) tingkat Kota;
s. pelaksanaan penyusunan rencana program, pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan dan keuangan;
t. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
8 Dalam menjalankan tugas dan fungsi tersebut, Bagian Organisasi dibagi menjadi 3 sub bagian dengan struktur organisasi, sebagai berikut :
KEPALA BAGIAN ORGANISASI
Sub Bagian Kelembagaan dan
Analisis Jabatan
Sub Bagian
Pengembangan Kinerja dan Administrasi Pemerintahan
Sub Bagian Pengembangan Pelayanan Publik Bagan 2.1 Struktur Organisasi Bagian Organisasi
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, berikut rincian tugas masing- masing sub bagian.
Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. menyiapkan bahan pengoordinasian perangkat daerah sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. menyiapkan bahan penataan organisasi perangkat daerah dan kelembagaan Daerah kota;
c. menyiapkan bahan pedoman umum tentang perangkat daerah kota;
d. menyiapkan bahan pedoman teknis dan kebijakan penataan perangkat daerah skala kota;
e. menyiapkan bahan pedoman analisis jabatan dan analisis beban kerja perangkat daerah kota;
f. menyiapkan bahan penyediaan bahan database perangkat daerah skala kota;
g. menyiapkan bahan pembentukan kelembagaan daerah;
h. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
9 Sub Bagian Pengembangan Kinerja dan Administrasi Pemerintahan Sub Bagian Pengembangan Kinerja dan Administrasi Pemerintahan mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. menyiapkan bahan pengoordinasian perangkat daerah sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. menyiapkan bahan pedoman tatalaksana perangkat daerah kota di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
c. menyiapkan bahan pengembangan kapasitas perangkat daerah di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
d. menyiapkan bahan penerapan dan pengendalian organisasi perangkat daerah di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
e. menyiapkan bahan penyediaan bahan monitoring dan evaluasi perangkat daerahdi bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
f. menyiapkan bahan perumusan bahan penetapan kebijakan di bidang pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan;
g. menyiapkan bahan penyusunan rencana program, pengelolaan administrasi umum, perlengkapan dan keuangan;
h. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Sub Bagian Pengembangan Pelayanan Publik
Sub Bagian Pengembangan Pelayanan Publik mempunyai tugas, sebagai berikut :
a. menyiapkan bahan pengoordinasian perangkat daerah sesuai urusan pemerintahan yang menjadi bidang tugasnya;
b. menyiapkan bahan pedoman tatalaksana perangkat daerah kota di bidang pengembangan pelayanan publik;
c. menyiapkan bahan pengembangan kapasitas perangkat daerah di bidang pengembangan pelayanan publik;
10 d. menyiapkan bahan penerapan dan pengendalian organisasi perangkat
daerah di bidang pengembangan pelayanan publik;
e. menyiapkan bahan penyediaan bahan monitoring dan evaluasi perangkat daerah di bidang pengembangan pengembangan pelayanan publik;
f. menyiapkan bahan perumusan bahan penetapan kebijakan di bidang pengembangan pelayanan publik;
g. menyiapkan bahan pelaksanaan penyusunan laporan capaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) tingkat kota;
h. menyiapkan bahan pengelolaan administrasi kepegawaian;
i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.2 Sumber Daya Bagian Organisasi
Bagian Organisasi merupakan salah satu unsur pada Sekretariat Daerah Kota Surabaya di bawah koordinasi Asisten Pemerintahan yang memiliki lingkup kinerja dalam bidang kelembagaan dan analisis jabatan, pengembangan kinerja dan administrasi pemerintahan, dan pengembangan pelayanan publik. Untuk mencapai target dalam bidang tersebut, Bagian Organisasi di dukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdiri atas 11 Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan 17 Tenaga Kontrak dengan rincian, sebagai berikut :
Tabel 2.1 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Jabatan
No. Jabatan Jumlah (orang)
1 Struktural eselon III 1
2 Struktural eselon IV 3
3 Staf (PNS) 7
4 Staf (Kontrak) 17
Jumlah 28
11 Tabel 2.2 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Golongan
No. Jabatan Jumlah (orang)
1 Golongan IV 1
2 Golongan III 9
3 Golongan II 1
4 Kontrak 17
Jumlah 28
Tabel 2.3 Sumber Daya Manusia Berdasarkan Tingkat Pendidikan No. Tingkat Pendidikan Jumlah (orang)
PNS Non PNS
1 S2 5 1
2 S1 5 15
3 SMA - 1
4 SMP 1 -
Jumlah 11 17
2.3 Kinerja Pelayanan Perangkat Daerah
Kinerja pelayanan pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya merupakan hasil capaian kinerja perangkat daerah berdasarkan sasaran/target Renstra perangkat daerah periode sebelumnya, dan/atau indikator kinerja pelayanan Perangkat Daerah dan/atau indikator lainnya atau indikator yang telah diratifikasi oleh pemerintah, seperti dapat dilihat pada tabel Pencapaian Kinerja Pelayanan Bagian Tahun 2016-2018. Sedangkan, Anggaran dan Realisasi Pendanaan pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah periode tahun 2016-2018 dapat dilihat pada Tabel Realisasi Belanja pada Belanja Langsung dan Belanja Tidak Langsung yang telah dilaksanakan sebagai berikut:
12 Tabel 2.4 Pencapaian Kinerja Pelayanan Bagian Tahun 2016-2018
No
Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi Perangkat Daerah
Target Renstra Tahun Realisasi Capaian Tahun Rasio Capaian Tahun
Penanggung Jawab 2016 2017 2018 2016 2017 2018 2016 2017 2018
11
Persentase Perangkat Daerah yang kelembagaannya telah sesuai dengan kebutuhan dan peraturan
N/A 100% 100% N/A 100% 100% N/A 100% 100%
Sub Bagian Kelembagaan dan
Analisis Jabatan
12 Persentase Perangkat Daerah
yang memiliki POS N/A 65% 75% N/A 65% 98,57% N/A 100% 131,43
%
Sub Bagian Pengembangan
Kinerja dan Administrasi Pemerintahan 13
Persentase SP yang diimplementasikan dengan baik
N/A 100% 100% N/A 100% 100% N/A 100% 100%
Sub Bagian Pengembangan Pelayanan Publik Sumber: Badan Pengelolaan Keuangan dan Pajak Daerah, 2019
13 Tabel T-C.24
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Bagian Organisasi Tahun 2016-2018
Uraian Anggaran pada Tahun (Rp Juta) Realisasi pada Tahun (Rp Juta)
Rasio antara Realisasi dan Anggaran pada
Tahun
Rata-Rata Pertumbuhan
(Rp Juta)
2016 2017 2018 2016 2017 2018 2016 2017 2018 Anggaran Realisasi
Belanja Daerah Belanja Tidak Langsung
58.320,47 68.684,82 71.377,57 56.544,47 60.983,95 56.810,11 96,95% 88,79% 79,59% 6.528,55 132,81
Belanja Langsung
181.464,44 210.485,21 304.506,65 142.701,63 193.709,08 275.942,25 78,64% 92,03% 90,62% 61.521,11 66.620,31 Total 239.784,91 279.170,03 375.884,23 199.246,11 254.693,03 332.752,36 83,09% 91,23% 88,53% 68.049,66 66.753,12 Sumber: Badan Pengelolaan Keuangan dan Pajak Daerah, 2019
14 2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan
Tantangan dan peluang pengembangan pelayanan merupakan hasil analisa SWOT terhadap pelayanan, perkiraan besaran kebutuhan pelayanan, dan lokasi pengembangan pelayanan yang dibutuhkan Bagian Organisasi selama sisa masa jabatan Walikota Surabaya mendatang.
Dalam menghadapi tantangan dan peluang secara eksternal, Bagian Organisasi mengidentifikasi faktor internalnya seperti kekuatan dan kelemahan organisasinya. Kekuatan sekretariat daerah adalah:
a. Tujuan dan sasaran organisasi yang jelas;
b. Adanya dukungan dana yang cukup;
c. SDM yang cukup memadai dari segi kualitasnya;
d. Sarana dan prasarana yang memadai untuk menunjang pelaksanaan tugas;
e. Struktur organisasi yang jelas;
f. Adanya landasan hukum yang mengatur kewenangan.
Sedangkan kelemahan yang ada di sekretariat daerah adalah : a. SDM yang belum memadai dari segi kuantitas;
b. Masih kurangnya koordinasi pada tingkat antar bagian;
c. Padatnya volume pekerjaan dan beban kerja yang tidak seimbang;
d. Penurunan disiplin dan inovasi;
e. Kesulitan dalam pengawasan pegawai.
2.4.1 Tantangan Pengembangan Pelayanan
Munculnya peluang diberbagai sektor akan menjadi suatu tantangan yang dihadapi dan dijawab dalam pengembangan pelayanan Bagian Organisasi, meliputi:
- Krisis keuangan global;
- Krisis multi dimensi dalam masyarakat;
- Karakter masyarakat yang cenderung mengutamakan kepentingan pribadi atau kelompok telah merubah tatanan masyarakat yang radikal progresif;
15 - Peraturan pemerintah pusat yang bertentangan dengan kondisi riil di
lapangan.
2.4.2 Peluang Pengembangan Pelayanan
Berdasarkan analisa eksternal yang dilakukan, maka peluang yang dapat diupayakan dan dimanfaatkan untuk pengembangan pelayanan Bagian Organisasi, meliputi:
- Adanya pelimpahan urusan kepada pemerintah daerah;
- Telah optimalnya ketersediaan sistem informasi/data untuk memberikan informasi program pembangunan pada Pemerintah Kota Surabaya;
- Dukungan lokasi Kota Surabaya yang strategis bagi pengembangan sektor transportasi, pariwisata, perdagangan dan pendidikan serta jasa lainnya;
- Berkembangnya sarana komunikasi global memberikan peluang dalam promosi potensi dan produk unggulan daerah;
- Adanya data yang akurat memberikan kelancaran penyampaian informasi yang cepat dan tepat;
- Dukungan serta partisipasi peran masyarakat dalam iklim usaha.
