REFRESHER COURSE DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI (ISO) PERPUSTAKAAN UTM. 21 April 2022

REFRESHER COURSE

DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI (ISO) PERPUSTAKAAN UTM

21 April 2022

Kesedaran ISO di Perpustakaan

Sumber : Portal Kualiti

Tugas & Tanggungjawab Pemilik Proses

1. SEPANJANG MASA - Mengurus prosedur di bawah seliaannya dengan;

i. Mengemaskini semua maklumat yang terdapat di dalam prosedur mengikut amalan terkini

ii. Kemaskini prosedur dalam tempoh yang rasional untuk pemilik proses dan pihak lain yang terlibat iii. Mengawal edaran dokumen

iv. Mengemaskini status borang Permintaan Tindakan Pembetulan OFI/NCR ( jika ada)

v. Mengemaskini salinan WP dan rujukan

umum (portal)

4

Tugas & Tanggungjawab Pemilik Proses

2. SEBELUM AUDIT – Mengurus prosedur di bawah seliaannya dengan;

i. Memastikan sesalinan prosedur telah diserahkan kepada j/kuasa ii. Memastikan semua maklumat dalam prosedur adalah tepat

iii. Menyemak prosedur dan lain-lain dokumen yang terdapat di dalam portal kualiti adalah versi yang tepat

iv. Memastikan dokumen-dokumen berkaitan SPK ada dalam simpanan j/kuasa dan portal kualiti

v. Memastikan fail-fail, rekod-rekod dan sumber rujukan berada ditempatnya

vi. Memastikan staf terlibat telah dimaklumkan dan peka dengan tarikh audit

Borang Permintaan Tindakan Pembetulan OFI/NCR?....

semak dan kemaskinilah statusnya sentiasa

Tugas & Tanggungjawab Pemilik Proses

3. SELEPAS AUDIT – Mengurus prosedur di bawah seliaannya dengan;

i. Mengambil tindakan susulan/ memberi maklumbalas terhadap borang Permintaan Tindakan Pembetulan OFI/NCR

ii. Mengisi borang penilaian proses audit dalam

iii. Ulang tugas & tanggungjawab sepanjang masa seorang

pemilik proses

Tugas & Tanggungjawab Juruaudit

1. SEBELUM AUDIT –

i. Merujuk prosedur untuk diaudit dan dokumen-dokumen berkaitan ii. Membuat temujanji rasmi dengan pemilik proses

iii. Persiapan peribadi 2. SEMASA AUDIT –

i. Adab & sikap

Tugas & Tanggungjawab Juruaudit

1. SELEPAS AUDIT –

i. Membentang dan menghantar hasil dapatan audit

ii. Melengkapkan dan menghantar borang Semakan Audit Dalam

iii. Memaklumkan j/kuasa nama-nama individu yang diaudit bagi tujuan penilaian

iv. Mengisi borang Permintaan Tindakan Pembetulan Audit Dalam OFI/NCR dan melengkapkan prosesnya

v. Memastikan tindakan bagi kes yang diperakukan untuk ditutup benar-

benar telah diselesaikan oleh pemilik proses, bukti perlu melampiri borang

dan dikomen oleh juruaudit

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

1. Manual Kualiti - 1 2. Prosedur Mendiri - 6

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

3. Prosedur - 32

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

4. Senarai Induk:

i. Senarai Induk Rekod (SIR)

ii. Senarai Induk Dokumen Sokongan (SIDS) iii. Senarai Induk & Edaran Dokumen (SIED)

SIR = senarai rekod kualiti dalam prosedur

SIDS = senarai sumber dokumen dalam prosedur

SIED = senarai keseluruhan prosedur dan dimana letak prosedur

SIDS = sumber luar hendaklah diboldkan

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

5.

Diserahkan 2 salinan bercetak

kepada j/kuasa

a. Salinan Ketua Pustakawan b. Salinan Wakil Pengurusan Salinan softcopy kepada

document digital controller (DDC)  Salinan Wakil Pengurusan

Laporan adalah kompilasi bukan individu

Warna kulit berbeza mengikut seksyen

Disediakan 2 kali setahun

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

5.

Pastikan ruangan tandatangan Ketua Seksyen dilengkapkan dalam LSPK bercetak dan softcopy

Pastikan kandungan LSPK bercetak dan softcopy adalah sama

Dokumen Berkaitan SPK (ISO)

5.

^Terdapat

3

kategori pelaporan

1

2

3

Bagi pengukuran pencapaian untuk setahun, pemilik proses boleh membuat pelaporan sebahagian contohnya bagi objektif kualiti seperti dalam

Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan – Memastikan penggunaan pangkalan data teks penuh dan multidisciplinary

mencapai kenaikan 2% setahun Pelaporan sebahagian hanya pada LSPK Jan- Jun sahaja

Portal Kualiti

Username : quality

Password : Libraryquality2020

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 1. Kulit hadapan

1

4

3 2

5

6 7

1. Cop CONTROLLED menggunakan dakwat merah 2. Logo UTM

3. Nama perpustakaan 4. Nama dokumen } 5. Nombor dokumen }

6. Disediakan oleh pemilik proses}

7. Disahkan oleh Ketua Seksyen }

8. Warna kulit – mengikut arahan semasa 9. Letakkan plastik di hadapan dan

belakang prosedur

1. Tukar jika pemilik proses @ KS bertukar 2. Ubah tarikh

3. Tandatangan asli versi bercetak, taipkan nama bagi versi digital

Pastikan nama dan no sama dengan kandungan di dalam

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 2. Borang Lampiran Rekod Pindaan

1. Nombor siri borang PSZ 27.2 Pin.1/2005 2. Mukasurat dalam nombor roman

3. Nama perpustakaan 4. Nama prosedur 5. Nama borang

6. Kotak maklumat borang 7. Semakan

8. Butiran dan punca pindaan

9. Dipinda oleh pemilik proses } 10. Diluluskan oleh Ketua Seksyen } 11. Tarikh pindaan diluluskan }

1. Tukar jika pemilik proses @ KS bertukar 2. Ubah tarikh mengikut

tarikh kemaskini

3. Tandatangan asli versi bercetak, taipkan initial nama bagi versi digital

2 1 3

4 5

6

7 8

9 10 11

Fungsi : Merekod sebarang pindaan pada prosedur

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 2. Borang Lampiran Rekod Pindaan

6. Kotak maklumat borang

1. Semakan O bermaksud semakan yang dilakukan ke atas borang iaitu Pin.1/2005 (pada 1.4.2005 Pin.1 ini adalah yang

pertama - asli)

2. Tarikh keluaran bermaksud tarikh borang pertama kali dihasilkan

3. Pindaan terakhir bermaksud bila tarikh terakhir borang ini dipinda

4. Edisi bermaksud sudah berapa kali

perpustakaan meminda versi ISO 9001 nya.

Sekarang adalah kali ke 4 iaitu BS ISO 9001:2015

1 2

4 3

BS ISO 9002ISO 9001:2000ISO 9001:2008ISO 9001:2015

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 2. Borang Lampiran Rekod Pindaan

7. Semakan Semakan yang dilakukan ke atas muka surat di dalam prosedur. Dokumen baharu/ muka surat tambahan baharu gunakan semakan O, jika dipinda, gunakan turutan abjad dari A dan seterusnya

8. Butiran dan punca pindaan

Butiran adalah maklumat terperinci kepada pindaan yang dilakukan di dalam prosedur.

Punca pindaan adalah sebab kenapa pindaan dilakukan

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 3. Kandungan Prosedur

1. Nama perpustakaan 2. Nama prosedur

3. Muka surat menggunakan nombor arabic, 1 dan seterusnya

4. Kotak maklumat prosedur

5. Keterangan prosedur hendaklah mengandungi

penerangan yang jelas dan teratur berkaitan proses kerja dan individu yang terlibat/ bertanggungjawab

1 2

3 4

5

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 3. Kandungan Prosedur

4. Kotak maklumat prosedur

1. Semakan O bermaksud muka surat tersebut masih asli seperti yang asal mula dikeluarkan. Contoh menunjukkan semakan C bermaksud telah 3 kali muka surat ini dipinda

2. Tarikh keluaran bermaksud tarikh prosedur pertama kali dihasilkan (tarikh lahir)

3. Pindaan terakhir bermaksud bila tarikh terakhir prosedur ini dipinda

4. Edisi bermaksud sudah berapa kali perpustakaan meminda versi ISO 9001 nya. Sekarang adalah kali ke 4 iaitu BS ISO 9001:2015. JANGAN UBAH

MAKLUMAT EDISI KECUALI DIARAHKAN 5. Nombor prosedur

1 2

3

4 5

Pengurusan Dokumentasi SPK

3. Kandungan Prosedur

Kandungan Prosedur

TUJUAN SKOP

OBJEKTIF KUALITI

TERMINOLOGI

SUMBER DOKUMEN = SIDS KETERANGAN PROSEDUR

REKOD KUALITI = SIR

Pengurusan Dokumentasi SPK

Perkaitan

KOTAK MAKLUMAT PROSEDUR LAMPIRAN REKOD PINDAAN

Pengurusan Dokumentasi SPK

CONTOH

PELAPORAN REKOD

PINDAAN

YANG BAIK &

MEMBANTU SEMAKAN SERTA

RUJUKAN DI MASA

HADAPAN

Pengurusan Dokumentasi SPK

PENGESAHAN LAMPIRAN

Menggunakan dakwat merah Perlu dicop CONTROLLED

Tandatangan asli pada versi bercetak, initial nama pemilik proses pada versi digital, scan dari versi bercetak juga dibenarkan

Kemaskini perlu dilaporkan dalam borang Lampiran Rekod Pindaan

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 4. Dashboard Pengurusan Risiko

Keperluan dalam BS ISO 9001:2015 di bawah klausa 6 : Planning  6.1 Actions to address risks and opportunities

Penetapan strategi bagi memastikan perkara yang boleh menjejaskan pencapaian objektif kualiti/

sasaran kerja dikenalpasti serta diambil tindakan lebih

awal Rujuk bengkel Dashboard Pengurusan Risiko bersama

Puan KP & TKP(PP) sebelum ini

Pengurusan Dokumentasi SPK

Prosedur terbahagi kepada 4 komponen 4. Dashboard

Pengurusan Risiko

The decision to leave ISO 9001:2015 unchanged implies that the next systematic review of the standard will be starting in 5 years. Given the usual time for the completion of the review and the development and approval process of the revision, the next edition of ISO 9001 will likely be published in 2030.

The ISO 9001 standard is periodically reviewed and revised in order to keep it relevant and useful. The typical update cycle of 6-8 years had us expect a new version by 2023. However, ISO recently announced its surprise decision to leave ISO 9001:2015 as is.

For the first time, the International Organization for Standardization (ISO) has decided to keep its most famous management standard – ISO 9001 – unchanged during its scheduled review and revision process.

Sumber -https://www.9001simplified.com/learn/next-iso-9001- revision.php

Sesi Q & A

1. KPK meminta kepastian berhubung isi kandungan Laporan Sistem Pengurusan Kualiti (LSPK)daripada WP Jawapan : WP akan meneliti isu ini kemudian

Tambahan : KJAD berkongsikan slide hasil post mortem Audit SIRIM 2013 yang mempunyai perincian berhubung isi kandungan LSPK

Terima kasih