Sistem Administrasi Sebagai Roda Organisasi Oleh: Mukhtar Lutfi
Sebuah organisasi dikatakan berkualitas manakala organisasi tersebut memiliki system administrasi yang terencana, teratur, dan terpola karena administrasi merupakan prasyarat umum setiap organisasi. Dalam usaha pemenuhannya, badan organisasi memerlukan bidang sebagai motor penggerak system administrasi ini. Perlu diperhatikan juga sebuah system administrasi harus memiliki pedoman sebagai arah gerak yang jelas dan terperinci.
Definisi Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).
Ciri-Ciri Administrasi :
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih) b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan d). Adanya tujuan kelompok
Definisi Organisasi
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuia dengan tujuan organisasi , sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya.
Ada beberapa tahapan dalam menggerakkan system administrasi yaitu:
A. Perencanaan (planning): Memepersiapkan, merencanakan hal-hal yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi untuk momentum kedepan. Prinsip terencana, teratur, dan reabilitas. Misalkan saja Rapat Kerja.
B. Pengorganisasian (organizing): Upaya mengkondisikan tiap-tiap sub bidang organisasi.
C. Pelaksanaan (actuating): Proses implementasi dari tiap-tiap pelaksanaan yang sudah direncanakan. Di dalamnya terdapat proses pengarahan dan koordinasi, serta komunikasi.
D. Pengawasan (controlling): Tindakan control terhadap system yang telah dilaksanakan sebagai antisipasi terjadinya penyimpangan dan kekurangan.
Dari segi operatif ada beberapa ruang lingkup yang perlu dicermati:
a. Administrasi Organisasi: mencakup beberapa kinerja umum seperti pembagian pos-pos kerja masing-masing bidang.
b. Administrasi Keanggotaan: keanggotaan atau member menjadi bagian yang penting mendapat sentuhan administrasi ini, karena berkaitan dengan pendataan
dan pengelolaannya.
c. Administrasi Kepengurusan: Aparatur organisasi sebagaimana sering dikenal sebagai pengurus perlu mendapatkan perhatianyang memadai berkenaan kinerjanya.
d. Administrasi Sarana dan Prasarana: Sarana dan prasarana merupakan bagian pendukung sebagai instrument agar memenuhi criteria sebagai organisasi yang
tersistem dengan baik.
e. Administrasi Pembiayaan: Biaya biasanya menjadi problematika klasik dalam berorganisasi, maka perencanaan dan pengaturan bidang ini perlu menempatkan seorang yang
berkompeten dibidangnya.
Dalam konteks ini seorang sekretaris umum sebagai koordinator utama system administrasi dalam organisasi. Bahkan sebagai perpanjangan tangannya, ditempatkan wasekum di setiap bidang. Lebih tepatnya wasekum adalah orang yang bekerja atas nama sekretaris umum.
Cakupan administrasi dalam sebuah organisasi yang perlu dan harus dilaksanakan seperti:
1. Kesekretariatan
Mencakup wilayah yang berhubungan dengan hal-hal teknis, seperti halnya pengadaan secretariat sebagai pusat pelaksanaan organisasi, mengingat bahwa HMI sebagai suatu organisasi yang memiliki satuan unit kerja. Pembagian unit kerja untuk pengelolaan aktivitas-aktivitas organisasi mengingat kompleksitas dan banyaknya pengurus organisasi. Dalam hal secretariat diperlukan juga proses pengaturan secretariat, penataan ruangan sarana dan prasarana organisasi.
2. Administrasi Surat Menyurat
Biasa disebut ketatausahaan merupakan system komunikasi yang urgen dalamlahan garap administrasi kesekretariatan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalah tentang bentuk dan isi surat, sirkulasi surat, dan penyimpanan (dokumentasi). Bentuk sirkulasi dalam tahap
implementasi bias dicontohkan dengan proses surat masuk atau keluar yang harus diketahui pada awalnya oleh sekretaris, sebagai pelaksana teknis administrasi kemudian untuk diketahui oleh pimpinan organisasi (rapat pengambilan kebijakan) kemudian baru sampai pada satuan
organisasi tertentu. Berbagai cirri khas lain dimiliki oleh HMI adalah model surat menyurat yang terlampir. Yang perlu digaris bawahi system pada kepanitiaan biasanya administrasi yang
berjalan tidak teratur dan terdokumentasi. Idealnya pada saat LPJ Kepanitiaan sekretaris panitia melaporkan diri ke sekretaris umum untuk diketahui.
3. Tata kearsipan
Merupakan satuan kerja dari administrasi sebagai upaya untuk memudahkan dan
mensistematis dalam hal surat menyurat agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Tata kearsipan yang sempurna dapat dibuktikan dengan susunan yang rapid an teratur dalam tempat tertentu dan surat menyurat dapat ditemukan walaupun tersimpan lama, seperti juga telah dijelaskan dibawah.
4. Inventaris dan Dokumen organisasi
Pengumpulan dan pengelolaan barang yang menjadi milik organisasi merupakan cakupan dari system administrasi, walaupun pada ranah teknis akan dipegang oleh bendahara, bersamaan juga dengan pengelolaan administrasi keuangan organisasi. Tujuan inventarisir untuk
dokumentasi harus dilakukan secara teratur, rapi dan terperinci, jangan sampai kekayaan organisasi dibawa atau disimpan oleh fungsionaris.
5. Administrasi keanggotaan
Anggota HMI yang merupakan cakupan dari bidang pembinaan anggota (PA) namun dalam hal pelaksanaan dan penyimpanan dokumentasi dan arsip keanggotaan bidang
administrasi kesekretariatan tetep harus memiliki. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah aktivitas ini dimulai dari penerimaan anggota, setelah jadi anggota, pengurus, atau bahkan Alumni (KAHMI)
6. Perpustakaan
Administrasi ini dikaitkan sebagai sarana komplementer untuk penunjang aktifitas kader HMI dalam upaya pengembangan basic intelctualnya . pelaksanaan ini lebih baik jika diserahkan pada salah satu anggota tertentu yang secara fokus hanya mengatur system dalam perpustakaan. 7. Keprotokoleran.
Diperlukan komitmen bersama untuk tetap menjaga system administrasi yang sudah ditetapkan secara umum dan cirri khas secara khususnya. Sense of belonging juga dapat mewujudkan prinsip development dalam berorganisasi.
Hubungan Administrasi dengan Organisasi:
1. Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
2. Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari Administrasi,
