TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
“EMPLOYEE EMPOWERMENT MINDSET”
Disusun oleh :
Rina Diand Agustin
NIM 15.
Novi Tri Supriyo Putri
NIM 15.9605
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI MANDALA
JEMBER
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN SAMPUL
DAFTAR ISI ... i
BAB I PENDAHULUAN ... 1
BAB II PEMBAHASAN ... 2
2.1 Smart Tehnology ... 2
2.2 Knowledge Workers ... 2
2.3 Paradigma Pemberdayaan Karyawan ... 3
2.4 Pendelegasian Wewenang ... 3
2.5 Cara Pemberdayaan Karyawan ... 7
2.6 Dampak Positif Pemberdayaan Karyawan ... 8
BAB III PENUTUP ... 10
BAB I
PENDAHULUAN
Karyawan adalah aset dari sebuah perusahaan. Tanpa karyawan, operasi perusahaan tidak mungkin berjalan, maka selayaknyalah karyawan menempati prioritas utama dalam perusahaan. Banyak teknologi yang digunakan oleh masyarakat yang gunanya menuntut kualitas pekerja tertentu untuk dapat mengoperasikan teknologi tersebut secara efektif. Pada gilirannya, tipe pekerja menentukan cara pengelolaan yang mampu menjadikan pekerja tersebut memanfaatkan secara optimum kompetensi mereka dalam mengoperasikan teknologi tersebut untuk menghasilkan value bagi customers.
Pemberdayaan karyawan dilakukan di dalam organisasi perusahaan dengan fokus ke penambahan value added bagi customers. Untuk kepuasan cutomer-lah pada dasarnya pemberdayaan kayawan ditujukan. Pemberdayaan karyawan akan berhasil jika dilaksanakan melalui pembentukan mindset yang semestinya, baik di dalam diri manajer maupun didalam diri karyawan.
Di dalam diri manajer perlu ditanamkan keyakinan dasar bahwa : (1) karyawan adalah manusia, (2) orang pada dasarnya baik, (3) birokrasi membunuh inisiatif, dan (4) tugas manajer adalah menyediakan pelatihan, teknologi, dan dukungan bagi karyawan. Disamping itu, manajer perlu menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran dan kerendahan hati.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Smart Technology
Pergeseran teknologi yang digunakan oleh masyarakat merupakan pemicu timbulnya kebutuhan untuk memberdayakan karyawan, agar seluruh sumberdaya yang dikuasai oleh organisasi dapat dimanfaatkan secara produktif di dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer. Menurut sifat dasarnya, smart technology hanya produktif di tangan knowledge workers.
Karakteristik smart technology yang menuntut pekerjaan knowledge workers agar produktif tersebut memerlukan pemberdayaan karyawan sebagai pendekatan pengelolaan sumber daya manusia yang pas dengan teknologi tersebut. Pendekatan pemberdayaan karyawan akan memberikan keleluasaan bagi knowledge workers dalam memanfaatkan pengetahuaannya untuk menciptakan produk dan jasa yang mampu menghasilkan value bagi customer. Di samping itu, pemberdayaan karyawan memberikan keleluasaan kepada knowledge workers untuk akses ke pusat informasi perusahaan, sehingga memampukan nmereka mengambil keputusan dalam merespon dengan cepat perubahan kebutuhan customers.
2.2 Knowledge Workers
Siapakah knowledge workers? Knowledge workers adalah pekerja yang memiliki keterampilan tinggi; disamping itu mereka mempunyai pengetahuan tinggi yang diperoleh dari pendidikan formal, dan kemampuan untuk belajar serta untuk memperoleh tambahan pengetahuan. Knowledge workers adalah orang yang memanfaatkan pengetahuannya untuk memberikan nilai tambah dengan menggunakan smart technology tersebut. Oleh karena pemanfaatan smart technology semakin meluas di masa depan, knowledge workers akan semakin dominan di dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer. Dengan demikian intelectual assets menjadi kekayaan terpenting organisasi perusahaan di masa depan.
Oleh karena knowledge workers memiliki karakteristik pekerjaan yang sangat berbeda dengan pekerjaan pekerja yang mengoperasikan teknologi hard automation. Terdapat tiga konsep dalam menerapakan knowledge workers ini yaitu :
1. Subsidiarity dan peran manajer. Dalam Subsidiarity, control dilakukan setelah peristiwa terjadi. Manajer meletakkan kepercayaan kepada individu atau kelompok selamanya, kecuali jika mereka terbukti tidak dapat dipercaya.
2. Wewenang. Karir personel tidak lagi berupa tangga peran menuju ke jenjang yang lebih tinggi, namun berupa reputasi yang berkembang dari keberhasilan seseorang dalam menjadikan berbagai hal terlaksana dengan baik. Pengaruh – bukan wewenanag – yang mendorong maju organiasi masa depan.
3. Leadership for everybody. Dalam organiasi masa depan, setiap karyawan adalah leader. Dengan portensi leadership-nya, karyawan menggunakan kompetensi dan keterampilan dalam menerapkan knowledge-nya untuk menghasilkan value bagi customer.
2.3 Paradigma Pemberdayaan Karyawan
Pemberdayaan berarti memampukan (to enable), memberi kesempatan (to allow) atau mengizinkan (to permit), yang dapat diartikan baik melalui inisiatif sendiri atau dipacu oleh orang lain. Pemberdayaan karyawan berarti memampukan dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk merencanakan, mengimplementasikan rencana, dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya atau tanggung jawab kelompoknya.
Ditinjau dari sudut pandang manajer, pemberdayaan karyawan merupakan proses pemberian kesempatan kepada karyawan untuk memampukan diri karyawan dalam merencanakan dan mengendalikan implemntasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan. Perwujudan pemberdayaan karyawan menyangkut dua pihak : 1. Manajer yang bertanggug jawab untuk menjadikan karyawan berdaya, dalam arti karyawan dapat dipercaya dan diandalkan oleh manajer untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang sebelumnya dilaksanakan oleh manajer.
2. Karyawan yang bertanggungjawab untuk menjadikan dirinya berdaya, dalam arti dapat menumbuhkan kepercayaan di dalam diri manajer bahwa ia dapat dipercaya untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang sebelumya tidak pernah dilakukannya.
2.4. Pendelegasian Wewenang
1. Pemberdayaan dari Sudut Pandang Manajer
Di dalam organisasi masa depan, yang di dalamnya knowledge workers dominan dalam penciptaan produk dan jasa dengan menggunakan smart technology, manajer perlu memandang karyawan sebagai sumber daya yang secara optimum mampu memberikan kontribusi di dalam perwujudan visi organisasi. Agar dapat optimum, manajer perlu mengubah mindset mereka di dalam memandang karyawan, agar pas dengan smart technology yang digunakan oleh organisasi, serta karakteristik pekerja dan pekerjaan mereka.
Menurut Mulyadi (2001: 162), keyakinan dasar yang perlu dimiliki oleh para manajer untuk mewujudkan mindset pemberdayaan karyawan adalah :
a. Karyawan adalah manusia. Manajer harus memandang sisi manusia dalam diri karyawan, bukan hanya dari sisi pekerjaannya, karena karyawan adalah orang yang usahanya sangat menentukan sukses suatu perusahaan yang membuat produk dan menyediakan jasa bagi customers. Setiap orang dipandang memiliki kemampuan untuk memahami dan memberikan kontribusi dalam mewujudkan visi perusahaan. Manajer harus memandang karyawannya sebagai orang dewasa yang pantas untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar atas pekerjaannya, atas pekerjaan kelompoknya, dan akhirnya atas sukses perusahaan secara keseluruhan.
b. Orang pada dasarnya baik. Inti pemberdayaan karyawan adalah keyakinan bahwa orang pada dasarnya baik. Sebagai manusia yang berakal sehat dan makhluk yang berpikir, orang memiliki kecenderungan alami untuk berhasil dalam pekerjaannya. Manajer melakukan pemberdayaan dengan memberikan pelatihan dan teknologi yang memadai kepada karyawan, memberikan arah yang benar, dan membiarkan karyawan untuk mengerjakan semua yang dapat dikerjakan oleh mereka. Manajer harus memastikan bahwa karyawan memiliki pengetahuan dan teknologi yang diperlukan untuk pekerjaan mereka, dan ia harus mendukung usaha karyawan dengan menghilangkan hambatan apa pun yang mencegah terwujudnya kinerja unggul.
d. Tugas manajer adalah menyediakan pelatihan, teknologi, dan dukungan bagi karyawan. Manajer harus melihat karyawan yang memiliki kesempatan yang harus dikembangkan dan diperluas untuk tujuan pemberian layanan kepada customers”. Manajer bertanggung jawab untuk menyediakan teknologi memadai dan pelatihan bagi karyawan untuk memungkinkan mereka mengerjakan apa yang dapat mereka kerjakan. Di samping itu, manajer harus memberikan dukungan selama proses perubahan karyawan dalam memikul tanggung jawab baru ini. Jika manajer tidak memiliki kesediaan untuk menerima kesalahan dan kegagalan, karyawan akan cenderung kembali ke cara kerja lama yang telah dikenal sebelumnya.
Snyder (1994:112) menyebut bahwa untuk mewujudkan paradigma pemberdayaan karyawan, perlu ditanamkan personal values dalam diri para manajer yang pas dengan paradigma tersebut, dengan menjunjung tinggi nilai-nilai :
a. Manajer dan karyawan harus mengatakan keadaan dan kondisi yang sebenarnya antar kedua belah pihak. Manajer juga harus memberikan informasi yang dimilikinya kepada karyawan untuk memungkinkan karyawan mengambil keputusan secara efektif. Dalam pemberdayaan karyawan, karyawanlah yang diberi tanggung jawab untuk pengambilan keputusan. Dengan menggunakan akses ke data yang sama, menggunakan alat analisis yang sama, dan melakukan analisis yang sama sehingga keputusan bisa di ambil. Hal ini sangat berbeda dengan manajemen tradisional. Pengambilan keputusan serta pemikiran dilaksanakan oleh manajer, pembicaraan dilaksanakan oleh supervisor, dan pelaksanaan dilakukan oleh karyawan
b. Kerendahan hati. Pemberdayaan karyawan berarti pemberian tanggung jawab lebih besar kepada karyawan untuk mengambil keputusan. Dengan demikian, dapat terjadi inisiatif karyawan jauh lebih baik dibandingkan yang dilakukan oleh manajer. Kerendahan hati untuk mengakui kinerja karyawan harus merupakan suatu nilai yang dijunjung tinggi oleh manajer, jika pemberdayaan karyawan dikehendaki berhasil dalam suatu organisasi. Tugas manajer adalah membuat karyawan yang berada di bawah wewenangnya menjadi terkenal karena kinerjanya. Tugas ini hanya dapat dilakukan oleh manajer yang memiliki kerendahan hati.
2. Pemberdayaan Karyawan dari Sudut Pandang Karyawan.
Dari sudut karyawan, pemberdayaan karyawan berkaitan dengan bagaimana karyawan dipercaya oleh manajer untuk mengambil keputusan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan. Selanjutnya Snyder
(1994:104) menyebut bahwa untuk dapat dipercaya oleh manajer, perlu dibangun keyakinan dasar dan nilai dasar dalam diri karyawan, yaitu :
a. Kepercayaan (trust) yang tumbuh dalam diri manajer terhadap karyawan. Pemberdayaan karyawan hanya akan terwujud jika karyawan dapat dipercaya oleh manajer. Oleh karena itu, karyawan perlu menanamkan keyakinan dalam dirinya bahwa ia dapat merencanakan, mengimplementasikan rencana, dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya atau tanggung jawab kelompoknya jika manajer mempercayai (trust) karyawan.
b. Kepercayaan manajer terhadap karyawan tumbuh karena kompetensi dan karakter yang dibangun dalam diri karyawan. Kompetensi dimiliki oleh karyawan jika ia berkemampuan untuk menggunakan knowledge. Keunggulan suatu bisnis dibandingkan dengan bisnis lainnya terletak pada knowledge atau kemampuan sumber daya manusianya dalam menerapkan informasi yang berkaitan dengan sain (science), teknik, sosial, ekonomi, dan manajerial ke dalam pekerjaan dan kinerja mereka knowledge bukan merupakan sumber daya bisnis, namun merupakan sumber daya sosial, yang tidak dapat dipertahankan kerahasiaannya untuk jangka panjang. Oleh karena itu, personel harus senantiasa meng-up date dan meningkatkan knowledge mereka agar organisasi tempat mereka bekerja memiliki keunggulan dibandingkan dengan pesaingnya. Dengan demikian, untuk mempertahankan posisi unggul organisasi mereka, personel harus menjadi life-long learners.
Sedangkan nilai dasar yang perlu dijunjung tinggi oleh karyawan agar ia dapat dipercaya oleh manajer dan teman sekerja lain dalam tim kerja adalah :
a. Kejujuran. Kejujuran adalah kemampuan orang untuk mengatakan suatu kenyataan sebagaimana adanya, yang membutuhkan keberanian jiwa, karena seringkali adanya dampak yang tidak menguntungkan bagi karyawan. Untuk membangun kepercayaan dengan manajer dan teman sekerja, kejujuran merupakan nilai yang harus dijunjung tinggi.
b. Keberanian. Keberanian adalah keteguhan hati dalam mempertahankan pendirian, keyakinan, prinsip, visinya. Nilai keberanian perlu dijunjung tinggi karyawan untuk memacu karyawan dalam mengemban tanggung jawab pengambilan keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Di samping itu, kreativitas penerapan pengetahuan memerlukan nilai keberanian dalam diri karyawan untuk mengungkapkan dan mengimplementasikannya.
untuk merealisasikan komitmen kepada customer tersebut, ia harus mengorbankan sumber daya tertentu, dan ia tetap teguh dengan komitmen yang telah dijanjikan kepada customer, terlepas dari sumber daya yang harus dikorbankan, ia adalah karyawan yang menjunjung tinggi integritas dalam memenuhi komitmennya kepada customer. Customer akan memilih berhubungan dengan perusahaan yang karyawannya menjunjung tinggi integritas, karena hanya orang yang berintegritas pantas dijadikan partner dalam bekerja.
d. Mental berlimpah. Mental berlimpah (abundant mentality) adalah kemampuan jiwa seseorang dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, dan penghargaan yang diperoleh orang lain. Mental berlimpah sangat diperlukan, karena karyawan bekerja dalam tim kerja (teamwork), yang bersama dengan karyawan lain bahu-membahu memenuhi kebutuhan customer. Perwujudah nilai mental berlimpah antara lain: (1) ringan hati untuk memberikan selamat atas keberhasilan rekan sekerja, dan (2) menghindarkan diri dari sikap merendahkan prestasi kerja rekan sekerja.
e. Kesabaran dalam mewujudkan visi. Kesabaran adalah kekuatan hati orang untuk menerima kelainan yang terjadi terhadap dirinya dalam jangka waktu panjang, menyalurkan semangat secara ajeg dan tekun sampai terwujudnya visi yang telah dirumuskan. Kesabaran dalam mewujudkan visi merupakan nilai yang perlu dijunjung tinggi oleh karyawan.
2.5 Cara Pemberdayaan Karyawan
Reynolds (1997:4) menyebut bahwa pemberdayaan karyawan pada dasarnya membentuk karyawan yang produktif dan berkomitmen. Pemberdayaan karyawan berangkat dari keinginan untuk menggali seluruh potensi yang terdapat dalam diri seiuruh karyawan untuk diarahkan dalarn memajukan organisasi. Untuk menjadikan karyawan produktif, karyawan harus memiliki kompetensi memadai dan produktivitas karyawan sangat ditentukan oleh kualitas lingkungan kerja yang dibangun di dalam organisasi. Tanpa lingkungan kerja berkualitas, karyawan dengan kompetensi tinggi tidak akan produktif. Oleh karena itu, pemberdayaan karyawan pada hakikatnya merupakan usaha untuk menjadikan karyawan produktif dan berkomitmen. Pemberdayaan karyawan hanya dapat diwujudkan melalui:
1. Pembangunan kompetensi karyawan dan penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk mewujudkan kompetensi karyawan.
untuk menghasilkan kinerja unggul. Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerja yang kondusif, yaitu:
1. Terdapat kepercayaan timbal balik (mutual trust) antara manajemen dengan karyawan.
2. Terdapat komitmen karyawan terhadap misi, visi, core beliefs, dan core values organisasi. terhadap sistem informasi manajemen. Dampak pemberdayaan terhadap struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Organisasi lebih mendatar. Jenjang organisasi dibangun untuk melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan wewenang yang didelegasikan kepada manajer dibawahnya. Agar pengendalian jauh lebih efektif dalam diri karyawan ditumbuhkan self-imposed control melalui pendidikan, pelatihan, dan penyediaan teknologi memadai sehingga karyawan mampu mengambil keputusan berkualitas dan organisasi dapat mengurangi kebutuhan pengendalian dari pihak lain. Jika karyawan memiliki kemampuan seperti itu, fungsi manajer menengah menjadi tidak relevan, sehingga jenjang manajer menengah dapat dihapus dari struktur organisasi sehingga biaya pengoperasian organisasi menjadi berkurang secara drastis.
2. Arus informasi terutama ke arah horisontal. Pemberdayaan karyawan menjadikan karyawan mampu merencanakan, mengendalikan, dan mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian arus informasi vertikal tidak lagi diperlukan oleh karyawan, karena karyawan dapat melakukan akses ke pusat informasi dan dapat mengambil keputusan berkualitas atas pekerjaannya. Dengan demikian, orientasi karyawan akan diarahkan ke horisontal, karena di arah itulah customer berada dan ke arah itulah semestinya semua kompetensi karyawan ditujukan.
dikomunikasikan. Pemberdayaan karyawan memotong rantai komando tersebut, sehingga mengurangi secara signifikan risiko terdistorsinya informasi yang dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.
5. Komitmen karyawan untuk melakukan improvement meningkat.
Orientasi karyawan ke sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer meningkatkan komitmen karyawan terhadap improvement terhadap sistem, karena menimbulkan kesadaran bahwa customer-lah yang menentukan kelangsungan hidup organisasi.
6. Pergeseran dari responsibility-at-the-top organization ke responsibility-based organization. Di dalam organisasi yang karyawannya telah diberdayakan, tanggung jawab atas jalannya bisnis perusahaan dapat diserahkan sepenuhnya kepada karyawan. Sehingga, organisasi berubah menjadi responsibility-based organization (suatu organisasi yang tanggung jawab atas jalannya bisnis berada di tangan setiap orang dalam organisasi).
7. Perubahan dari organisasi orang bayaran ke organisasi orang bisnis.
BAB III
PENUTUP
Secara umum, pemberdayaan karyawan dibutuhkan setiap individu, kelompok bahkan setiap organisasi. Organisasi yang berkeinginan terus maju dan dapat melayani customernya dengan baik haruslah organisasi yang “luwes” mudah beradaptasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan lingkungan. Lingkungan organisasi butuh pelayanan, pemeliharaan, dan kemakmuran, hanya karyawan yang berdaya sajalah yang dapat melakukan itu semua. Karyawan yang berdaya tidak secara tiba-tiba mereka harus dibentuk diproses oleh organisasi. Perlu membangun mindset manajemen yang memberikan kesempatan luas bagi personalianya untuk tumbuh berkembang sesuai dengan potensinya, talentanya, kompetensinya. Terlebih lagi, dengan adanya smart tehnology sangat diharapkan karyawannya mampu menjadi pribadi yang berkualitas dan profesional dalam pekerjaannya. Banyak dampak positif dari pemberdayaan karyawan ini dampak yang paling mudah dirasakan adalah karyawan merasa dipercaya dan dihargai. Kepuasan kerja mudah dirasakan oleh setiap karyawan di dalam menjalankan pekerjaannya. Juga komitmen kerja tak lagi masalah bagi organisasi.
