penulisan dan ketentuan ketentuan penggu

(1)

B

U

K

U

P

A

N

D

U

A

N

F

R

A

N

C

H

I

S

E

Buku Panduan Franchisee adalah dokumen rahasia yang dikeluarkan oleh Franchisor untuk

dijadikan pedoman dalam menjalani usaha outlet/toko Franchisee-nya. Segala peraturan,

ketentuan dan panduan untuk perusahaan Franchisee dituangkan dalam buku Panduan.

Perubahan dan penambahan untuk segala ketentuan dan peraturan baru akan dituangkan secara

tertulis dan diberikan kepada Franchisee untuk dilampiri didalam Buku Panduan. Buku

Panduan ini juga sebaiknya diberikan kepada outlet sebagai pegangan Supervisor, disamping

Buku Panduan Outlet/Toko. Standarisasi penulisan Buku Panduan, sebagai berikut:

BAB I - PENDAHULUAN

Berisi penjelasan mengenai maksud dan tujuan pembuatan Buku Panduan, sistematika

penulisan, dan ketentuan-ketentuan penggunaan Buku Panduan

Tujuan penulisan Buku ini adalah:

• Membuat sebuah buku yang dapat menjadi pedoman / acuan Terwaralaba dalam menjalankan kegiatan usaha waralaba nya sehari-hari

• Mengarahkan Terwaralaba untuk menjalankan usaha waralabanya sesuai standar yang ditetapkan oleh franchisor

• Menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan yang dijalankan oleh seluruh Terwaralaba.

BAB II - PROFIL PERUSAHAAN

Berisi tujuan usaha & visi, profil dan susunan direksi, struktur organisasi, uraian singkat

sejarah perusahaan dan pengembangannya melalui sistem Waralaba, serta penyingkatan nama

dan istilah.

Didalam buku terdapat nama-nama dan istilah-istilah yang lazim digunakan dalam usaha ritel,

namun mungkin belum dikenal oleh orang yang belum pernah menjalankan usaha di bidang

ini. Oleh karena itu nama-nama dan istilah tersebut akan dikumpulkan pada lembar Indeks

untuk memudahkan pencarian.

BAB III - ORGANISASI DAN MANAJEMEN

(2)

Uraian yang lebih terperinci dapat dilihat pada Panduan Sistem dan Prosedur Operasi.

BAB IV - USAHA MINIMARKET

Penjelasan umum tentang definisi dari minimarket, bentuk usaha, kemudahan-kemudahan

yang ditawarkan, dan pelayanan kepada pelanggan.

Arti kemudahan yang ditawarkan serta pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan

dapat menjadikan nama usaha dikenal oleh masyarakat.

BAB V - PROMOSI & PEMASARAN

Menjelaskan tentang sistem promosi yang dijalankan pada usaha minimarket, dan strategi

pemasaran yang diterapkan perusahaan.

Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dan saling berkaitan satu

sama lainnya. Untuk mencapai target usaha, perlu dijalankan sistem pemasaran dengan strategi

yang terencana untuk mencapai target dan didukung dengan kegiatan promosi yang

terselenggara dengan baik.

BAB VI - SISTEM KONTROL

Menguraikan tentang sistem kontrol kedalam dan keluar, yang diterapkan dalam usaha

(3)

Buku Panduan dimaksudkan agar dapat menjadi pedoman bagi seluruh Franchisee. Dan dibuat

berdasarkan peraturan dan standarisasi dari perusahaan Franchisor, yang juga telah

disesuaikan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan pemerintah yang berlaku sesuai dengan

bidang usaha, dalam pengembangan usahanya melalui Sistem Waralaba.

Dalam upaya untuk menyamakan sistem prosedur operasional dan kebijakan-kebijakan

perusahaan Franchisor, panduan diberikan untuk dijalankan oleh Franchisees-nya sesuai

standard yang berlaku, disamping memudahkan Franchisor untuk mengadakan monitoring

untuk standarisasi usaha yang dipercayakan kepada Franchisee-nya.

R

RIINNGGKKAASSAANNSSEEJJAARRAAHHDDAANNDDAATTAAPPEERRUUSSAAHHAAAANN

Perusahaan yang merupakan bagian dari industri ritel ini berdiri tahun ………….. dengan

nama ………..

Perusahaan didirikan oleh ………., (sejarah singkat profil pengusaha)

………

………

Berdasarkan proven track record dari perkembangan perusahaan yang sudah berjalan, untuk

usaha pengembangan lebih lanjut, salah satu upaya perusahaan adalah membuka outlet / toko

minimarket melalui sistem Waralaba. Pengembangan usaha swalayan menjadi beberapa outlet

/ toko, lebih menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan sebagai nilai jual utama

(keuntungan terhadap persaingan), dalam rangka memenuhi kebutuhan pokok pelanggan yang

secara dinamis selalu berubah-ubah.

Perusahaan dikembangkan sebagai perusahaan Franchisor, oleh ………..…

dengan pengembangannya melalui penambahan beberapa outlet / toko Franchisees yang

menjalankan hak ekslusif untuk produk dan merk ini.

I

II

I

..

.

P

R

O

F

II

I

L

P

E

R

U

S

A

H

A

N

I

(4)

1. Outlet (Franchisee)……… lokasi ………..

Berdiri tahun …………., pemilik ……….…..

Berdiri tahun …………., pemilik ……….….. dst.

1. KEPALA TOKO / TERWARALABA

Kepala Toko adalah terwaralaba sendiri. Hal ini dimaksudkan agar Terwaralaba juga menjadi

operator yang terlibat dalam kegiatan usaha sehingga Terwaralaba dapat mengawasi sendiri

usahanya.

Tanggung Jawab : a. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan karyawan dan pihak

manajemen

b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

Kepala Toko / Terwaralaba (

Franchisee

)

Supervisor Toko

Karyawan Toko

T

TUUGGAASSDDAANNTTAANNGGGGUUNNGGJJAAWWAABBFFUUNNGGSSIIJJAABBAATTAANN

I

II

I

II

I

..

.

O

R

G

A

N

II

I

S

A

S

II

I

D

A

N

M

A

N

A

JJ

J

E

M

E

N

S

(5)

toko secara keseluruhan

c. Menjaga dan meningkatkan profit store

d. Menyimpan segala kerahasiaan usaha beserta dokumen-dokumennya,

dan juga segala bentuk komunikasi yang terjadi antara pihak toko dan

manajemen

e. Mengatur dan menjalankan keuangan toko untuk biaya operasional

sesuai batas otoritas yang ditentukan

f. Pembinaan karyawan demi pencapaian target kerja dan karyawan

Area Tugas : _a. _{Perencanaan ( planning )}

b. Kontrol dan pengawasan

c. Anggaran dan Keuangan

d. Organizing

e. Pembinaan karyawan

f. Tugas-tugas tambahan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus

dilaksanakan oleh Kepala Toko. Rinciannya dapat dilihat pada Buku

Panduan Outlet Franchisee.

2. SUPERVISOR

Supervisor adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dan

kinerja toko sehari-hari, mulai dari saat toko dibuka pagi hari sampai dengan saat toko tutup

pada malam hari. Supervisor juga memegang peranan sebagai pengganti Kepala toko bila

Kepala toko tidak berada di toko. Namun tidak semua kewenangan-kewenangan kepala toko

dapat didelegasikan ke Supervisor (ada pembatasan wewenang).

Tanggung Jawab : a. Melakukan komunikasi, koordinasi dan kerjasama dengan Kepala toko

dan seluruh karyawannya

b. Melakukan pengawasan terhadap kinerja staf toko dan operasional

toko secara keseluruhan

c. Mencapai target penjualan dan profit

(6)

e. Mengelola keuangan harian sesuai batas otoritas yang ditentukan

f. Mendorong pencapaian target kerja dan pembinaan karyawan

Area Tugas : a. Perencanaan dan kontrol

b. Operasional

c. Biaya-biaya operasional

d. Evaluasi

e. Pengelolaan karyawan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat tugas-tugas yang harus

dilaksanakan oleh Supervisor. Rincian tersebut dapat dilihat pada Buku

Panduan Outlet Franchisee.

3. KARYAWAN TOKO

Karyawan toko merupakan pelaksana operasional dari seluruh kegiatan kerja toko. Selain itu

karyawan toko memegang peranan penting untuk menciptakan suasana pelayanan kepada

pelanggan dalam lingkungan yang bersih dan bersahabat. Sehingga dapat dikatakan bahwa

karyawan toko merupakan ujung tombak pelayanan dari operasi toko.

Tanggung Jawab : Karyawan toko mempunyai 2 tanggung jawab utama, yaitu:

a. Melakukan kerja sama, komunikasi, dan koordinasi dengan seluruh

staf toko (Kepala toko, Supervisor dan sesama karyawan)

b. Menciptakan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang

diberikan

Area Tugas : a. Operasional toko

b. Pengontrolan

Dari setiap area tugas tersebut terdapat rincian tugas lain yang dapat

(7)

R

REECCRRUUIITTMMEENNTT

Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang

membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan

usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan

berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus

terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

P

PRROOSSEESSRREECCRRUUIITTMMEENNTTCCAALLOONNKKAARRYYAAWWAANN::

* Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi

pendukung

* Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar

* Menjalani interview

* Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima

K

KOONNSSEEPPUUSSAAHHAA

Konsep yang ingin dikembangkan: Konsep minimarket dengan prototype ruang usaha tertentu

(luas satu atau dua ruko / satu atau dua lantai, dsb.)

Jadi konsep usaha yang akan dikembangkan adalah suatu tempat berbelanja para pelanggan

kelas tertentu, lebih dikhususkan kepada masyarakat menengah dan menengah kebawah,

mengarah pada kelengkapan produk kebutuhan sehari-hari (basic needs) dengan harga yang

lebih murah dari Supermarket dan Convenience Store.

Dengan adanya konsep usaha yang menunjang penyediaan produk kebutuhan sehari-hari,

diperkirakan akan memperbaiki keadaan perekonomian, dan penduduk daerah akan

memerlukan minimarket untuk memenuhi kebutuhan mereka.

T

TUUJJUUAANNUUSSAAHHAA &&AARRTTIIKKEEMMUUDDAAHHAANN

Menyediakan produk-produk asli dan berkualitas terbaik dan ternama kepada para pelanggan

dengan cara yang paling mudah. Menempatkan diri sebagai toko yang nyaman dengan

I

II

I

II

I

..

.

U

S

A

H

A

F

R

A

N

C

H

II

I

S

E

M

II

I

N

II

I

M

A

R

K

E

T

K

(8)

kepada pelanggan adalah upaya untuk meraih kepuasan pelanggan dalam memenuhi

kebutuhan pokok mereka.

Memberikan Arti Kemudahan (memberikan pelayanan dan kemudahan-kemudahan kepada

pelanggan), seperti:

• Kemudahan dalam waktu (operasional toko 12 – 14 jam)

• Lokasi yang mudah dijangkau (di daerah pemukiman dan keramaian)

• Kemudahan dalam mendapatkan / memilih kebutuhan pokok (menyediakan hanya barang-barang pokok saja)

V VIISSII

Menempatkan diri sebagai bagian dari sistem industri sebagai minimarket yang menitik

beratkan pelayanan kepada konsumen dalam kemudahan, lingkungan yang nyaman, bersih dan

bersahabat, serta mempunyai nilai jual utama / keuntungan persaingan untuk penyediaan

barang-barang yang laku keras.

M MIISSII

Pendirian dan pengembangan usaha disesuaikan dengan kebijakan pemerintah yang ada,

seperti :

- meningkatkan dan memperkuat saluran distribusi untuk aneka ragam barang di daerah

per kotaan maupun pedesaan

- menyediakan konsumen barang-barang dengan akses harga termurah dan terbaik

K

KEEUUNNIIKKAANN((UUNNIIQQUUEENNEESSSS))

Keunikan atau orisinalitas dari suatu usaha (jasa atau produk) merupakan keunggulan

tersendiri dari suatu usaha waralaba. Adanya orisinalitas dalam suatu usaha menjadikan bisnis

tersebut tidak mudah dimasuki, karena entry barrier nya tinggi dan tidak mudah disaingi. Hal

ini menunjukkan pula keunggulan dari bisnis ini, yang tidak mudah ditiru dan diikuti oleh

pihak lain.

Keunikan dapat diadakan pada system software yang dikembangkan, yang mengarah pada

tailormade software system dengan optimalisasi persediaan atau inventory dan dikaitkan pula dengan automatic replenishment.

Selanjutnya di tingkat store, diadakan category management dengan sistem scanning untuk

(9)

terus menerus. Untuk ini, bidang Research & Development harus terus mengikuti

perkembangan, terutama dalam teknologi komputer.

Hal tersebut ditunjang pula dengan konsep usaha yang menyajikan arti kemudahan yang

ditawarkan oleh bidang usaha ini, misalnya: kemudahan dalam waktu / jam operasi toko;

lokasi yang mudah dijangkau; penyediaan produk untuk kebutuhan pokok dengan harga yang

relatif murah.

P

PEENNGGAALLAAMMAANNBBIISSNNIISS&&MMAARRKKEETTAABBIILLIITTYY

Pengalaman bisnis sebagai Proven Track Record dapat menjadi andalan dalam pengembangan

di bisnis ritel, dalam hal ini untuk menjalankan sistem waralaba atau mewaralabakan

usahanya.

Marketability dari usaha dapat terlihat dari perkembangan omset dari tahun ke tahun yang terus meningkat. Bertambahnya jumlah pelanggan sesuai dengan bertambahnya jumlah toko di

berbagai kota, akan lebih memperkenalkan merk dagang di kalangan masyarakat konsumen.

F

FAAKKTTOORR--FFAAKKTTOORRYYAANNGGMMEENNEENNTTUUKKAANNMMAARRGGIINN//LLAABBAA

1

1..KKeeuunnttuunnggaannKKoottoorraattaauuGGrroossssMMaarrggiinn

Merupakan selisih antara harga penjualan dan harga pokok pembelian atau harga pembelian

produk / barang dagangan. Gross margin merupakan faktor utama dari penghasilan toko

Penerima Waralaba, sehingga perputaran barang dagangan yang lebih cepat, akan

meningkatkan penghasilan pula untuk kurun waktu tertentu, misalnya: per bulan.

2

2..PPeennddaappaattaannllaaiinn--llaaiinn

Merupakan penghasilan dari usaha jasa tambahan di toko seperti: pemberlakuan eksklusif,

dan jasa-jasa lain.

Untuk ini pihak pemberi Waralaba atau pemilik merk dagang telah mengatur untuk

kepentingan toko / gerai Penerima Waralaba-nya.

3

3..BBeebbaannOOppeerraassii

Merupakan biaya yang dipikul oleh gerai Penerima Waralaba dalam menjalankan usahanya.

Beban operasi dibagi dalam 2 kategori, yaitu :

a. Biaya Pemasaran : seperti biaya cetak flyer atau edaran atau selebaran dilingkungan

pada event-event promosi dan sebagainya,

(10)

4

4..BBeebbaannDDeepprreessiiaassii

Penyusutan berhubungan dengan penghapusan peralatan yang dipakai seperti AC, cash

register, rak dsb., yang umumnya di depresiasi dalam waktu 5 (lima) tahun.

5

5..BBeebbaannBBuunnggaa

Sekiranya ada penggunaan kredit dari Bank atau lembaga keuangan yang tentunya akan

diperhitungkan pada hasil akhir sebelum pajak (berikut penyicilan modal yang dipinjam).

6

6..BBeebbaannBBiiaayyaa

Disebabkan barang hilang, rusak karena kesalahan di gerai, akan mempengaruhi gross

margin, karena harga pokok pembelian tetap harus dibayar sedangkan barang tidak dapat

dijual.

7

7..PPeenngguuttiillaann,,PPeennccuurriiaann,,PPeerraammppookkaann

Unsur-unsur penghasilan maupun biaya harus di monitor secara terus menerus dan dilakukan

paling sedikit seminggu sekali, agar diketahui penyimpangan antara anggaran (budget) dan

aktualnya (hasil penjualan).

Disamping itu masih perlu diperhatikan kemungkinan kesalahan mencantumkan harga baik

pada barang (labeling) maupun pada komputer (open price) dan kesalahan memasukkan harga

pada saat pembayaran (input) di mesin kas register (oleh Kasir), tentunya akan berakibat pula

pada hasil akhir usaha toko.

G

GRROOSSSSMMAARRGGIINN

Gross margin merupakan selisih antara Sales dan Cost of Good Sold (C.O.G.S.), dan hal ini

ditentukan oleh harga jual dan harga beli atau harga pokok penjualan. Gross margin ini

umumnya oleh produsen atau supplier dilihat sebagai fee atau imbalan bagi distributor /

penyalur dalam membawa produk sampai kepada konsumen. Bagi penyalur, imbalan tersebut

merupakan hasil kotor dalam melakukan tugas penyaluran, mengingat masih ada biaya-biaya

yang harus dikeluarkan, dan resiko barang rusak atau hilang selama dalam tanggung jawabnya.

Gross margin ini berhubungan erat dengan biaya distribusi (cost of distribution) suatu produk

untuk sampai pada pasar. Umumnya produsen produk-produk makanan dan kelontong

bersedia memberikan fee atau komisi pada distributor tunggal sebesar 15 – 17%, sedangkan

(11)

P

PRROOFFIITTAABBIILLIITTYY

Keuntungan perusahaan dapat dilihat dari Consumers acceptance terhadap kehadiran

minimarket tersebut yang akan mempunyai dampak terhadap: peningkatan omset penjualan

toko; penambahan outlet; serta perluasan ruang/space toko.

Citra perusahaan tidak hanya dikenal dari nama perusahaan, tetapi juga dari kemudahan yang

diberikan, produk dengan mutu dan kwalitas baik, dan pelayanan serta lingkungan toko yang

hangat dan bersih. Popularitas dan daya ingat masyarakat terhadapnya juga timbul karena

sebuah logo atau lambang. Logo dibuat mengandung makna yang seirama dengan

kebijaksanaan perusahaan maupun produknya, mempunyai ciri khas tersendiri yang

menggambarkan makna dari tujuan usahanya.

U

US

SA

A

HA

H

A

P

PE

EN

N

GE

G

EM

MB

BA

A

NG

N

GA

A

N

M

ME

EL

LA

AL

LU

UI

I

S

SI

I

ST

S

TE

EM

M

W

WA

AR

RA

A

LA

L

AB

BA

A

Menjalankan usaha minimarket ini akan cukup menarik, dengan perhitungan keuntungan yang

dapat diatas perhitungan bunga deposito dan secara pasti nilai intrinsik usaha akan terus

meningkat.

Untuk memperoleh keberhasilan dalam menjalankan usaha ini harus memiliki motivasi yang

kuat. Dengan strategi perluasan melalui sistem waralaba, akan membentuk jaringan penyaluran

yang cukup kuat dan banyak sehingga mempunyai akses sampai pada ujung tombak eceran.

Untuk menunjang pengembangannya, perlu dibentuk divisi:

• Divisi swalayan (retail) yang menitik beratkan pada usaha perdagangan eceran

• Divisi grosir, yang bertujuan untuk pengembangan usaha perdagangan umum.

Dalam divisi swalayan, perlu ditunjang dengan pengoperasian toko yang optimal,seperti:

• Toko beroperasi dari 12 sampai 14 jam sehari

• Toko berukuran mulai dari 50m2 sampai 180m2

• Setiap 10 sampai 15 toko ditangani oleh 7 orang staff atau lebih tergantung dari besarnya toko

• POS, Scanner dan Automatic Replenishment System akan membantu operasi toko untuk pemesanan barang untuk menjaga high turnover stock, pemeriksaan kilat, dan untuk

(12)

menganalisa yang menjaga toko tetap “up to date” terhadap perubahan pasar dan responsif

terhadap permintaan para pelanggan.

• Persediaan barang per bulan memakai tempat penyediaan barang serendah mungkin.

• Pengadaan jasa tambahan yang akan menambah nilai toko, misalnya: Laundry, photocopy, photo Processing, ATM atau jasa pelayanan masyarakat lain yang dapat menambah daya tarik dan nilai tambah terhadap pelanggan.

Perkembangan lebih lanjut yang kemungkinan dapat diperhitungkan adalah:

• Menjalankan sistem “mail order” sampai dengan E-Commerce

• Kepemilikkan dan penggunaan paten “private label”, setelah jaringan cukup kuat dan luas

• Sebagai distributor dari “many branded products” (tidak hanya terbatas pada satu brand)

P

PRROOTTOOTTYYPPEERRUUAANNGGUUSSAAHHAA

Penetapan prototype ruang usaha berdasarkan ruko dan perkiraan pengembangan usaha untuk

type of market lain.

Perkembangan yang pesat dapat ditunjukkan dengan meningkatkan ruang / space toko, dengan

satu prototype tertentu, ditujukan kepada masyarakat kelas menengah & menengah kebawah,

yang mana hal ini diharapkan juga dapat menambah jumlah minimarket di daerah pinggiran

kota.

Pihak investor atau calon Franchisee akan melihat usaha yang menarik ini sebagai suatu

business opportunity dan bersedia untuk mengambil peluang yang ada.

Pengembangan prototype 1 atau 2 ruko (hanya lantai bawah saja) pada suatu minimarket,

maka space untuk ini perlu diperluas dan menjadi 2 kali lebih luas, misalnya 1 ruko untuk

lantai bawah dan lantai atas (dua lantai) menjadi 2 ruko untuk lantai atas dan lantai bawah.

Perlu diketahui bahwa prototype satu atau dua ruko (lantai bawah) mempunyai luas hanya

antara 80m2 sampai 120m2, sehingga akan terasa lebih kecil dari ukuran idealnya. Untuk

jelasnya dapat dipaparkan dibawah berbagai jenis pasar :

TYPES OF MARKET AREA (SQ METER)

1. Hyper Market 2,500 sampai 5,000

2. Super Market 500 sampai 2,500

(13)

4. Convenience Store / Kios Modern ( ** ) 80 sampai 180

5. Toko 50 sampai 80

6. Warung 20 sampai 50

( ** ) Convenience Store / Kios Modern

Prototype yang memanfaatkan ruang usaha, berkaitan dengan peningkatan kelompok item

produk. Untuk pengembangan ruang usaha, jumlah item bisa ditingkatkan dari 3000 sampai

5000 atau 6000 items.

Dengan demikian kita dapat memenuhi “scale effect” (efek skala) yang baik, memanfaatkan

luas tempat dengan harga sewa (beli) yang lebih murah serta melengkapi assortimen produk.

Untuk jenis produk yang akan disediakan, perlu diadakan survey terlebih dahulu,

jenis-jenis produk apa yang dibutuhkan pelanggan, mulai dari aluminium foil, makanan kering, 9

bahan pokok sampai pada minuman ringan, dll. Sedangkan produk-produk personal/health

care sampai pada stationneries dan pakaian dalam & lingerie serta beauty aids dan kosmetik

perlu diperinci.

Prototype ini (dalam perjalanan waktu) dengan memonitor secara cermat dan ketat, dapat

ditentukan komposisinya.

Hal ni berkaitan dengan berbagai aspek seperti kebutuhan pelanggan, dukungan para supplier,

segmentasi pasar sampai pada positioning dari usaha ini.

CLASS “C”

80 to 100 SQ Meter

Items 1000 to 2000 Average 1600

CLASS “A”

120 to 180 SQ Meter

Items 2500 to 3000 CLASS “B”

100 to 120 SQ Meter

(14)

Dengan demikian diharapkan prototype ini, dimana masalah ukuran luas (size) dan space serta

kelompok produk yang disediakan dengan margin mix terbaik, akan terkristalisasi.

Logo yang memiliki makna dan misi yang kuat akan sangat membantu perusahaan maupun

produknya dalam mengambil posisi di masyarakat pembeli dan pemakai (brand positioning).

Standarisasi logo ini dipakai oleh perusahaan sesuai dengan fungsi atau item yang diperlukan

dalam keperluan perusahaan tanpa melupakan aspek-aspek keindahan dalam bentuk dan

warna, sehingga tetap menarik dalam visual dan tampilannya, baik dalam produk, item-item

promosi, dan atribut lain yang digunakan.

Contoh logo:

Arti bentuk gambar dan tulisan yang ditampilkan dari logo berdasarkan:

* Filosofi Deskripsi Bentuk

Untuk bidang usaha ini misalnya: dapat ditampilkan gambar yang sederhana, lebih

memfokuskan kepada tulisan yang menampilkan jenis toko/outlet, agar masyarakat lingkungan

lebih cepat mengenali kehadiran toko/outlet, yang dimaksud outlet minimarket (swalayan),

dimana segala kebutuhan pokok bisa didapatkan.

* Tambahan tulisan pada logo

Nama perusahaan diposisikan diatas garis, yang dapat berarti “teratas” dalam pengelolaan

bidang usaha minimarket. Garis lurus dapat diartikan ketegasan atau kepastian, dalam hal ini

minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dengan kwalitas terbaik. Selain nama

perusahaan yang ditampilkan bersama bentuk gambar, dapat pula ditambahkan dengan tulisan

dan/atau kalimat lain, yang dapat mempertegas image dari produk yang diproduksi oleh nama

perusahaan tersebut.

“one step to one stop ……”

A. I D E N T I T A S / L O G O

S

(15)

“one step to one stop ……..”, dapat berarti: lokasi toko mudah dijangkau, dan segala

kebutuhan pokok terdapat di satu toko.

* Penggunaan dan panduan warna

Presentase setiap warna merupakan sebuah pekerjaan teknis yang bermanfaat jangka panjang,

karena standard warna perusahaan akan menjadi salah satu ciri dan identitas perusahaan secara

umum. Panduan warna menggunakan panduan warna separasi, yang menggunakan mesin

cetak 4 warna.

Arti warna logo :

Ketentuan warna separasi : Warna 1 – (prosentasi)

Warna 2 – (prosentasi)

(dst, sesuai warna yang terdapat pada logo).

B

BEERRMMAACCAAMMBBEENNTTUUKKLLOOGGOO&&SSIIGGNNAANNGGEE

Adakalanya beberapa perusahaan membakukan lebih dari satu logo untuk mengadakan

perubahan dan penyempurnaan logo, dengan maksud agar lebih dikenali dalam fungsinya

selain tetap menarik dan menampilkan keindahan dalam bentuk ataupun warna.

Promosi dengan tampilan dalam beberapa macam bentuk, seperti: flyer, iklan majalah/koran,

umbul-umbul, spanduk, kartu nama, tas belanja, topi , dan sebagainya.

Logo 1 :

Logo 2 :

Signage 1 :

Signage 2 :

(16)

Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang

dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan

Badge Topi Atribut lain

Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:

Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Disain Kop Surat :

Disain amplop surat :

Disain Kartu Nama :

Disain Tas Belanja :

Dsb.,dsb.

(17)

Kelengkapan dokumen-dokumen atas nama Pemberi & Penerima Waralaba (Franchisor &

Franchisee):

o NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

o Surat Keterangan Domisili (Ijin Tempat)

o SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan)

o STPUW (Surat Tanda Pengusaha Usaha Waralaba)

o TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

o U.U.G. (Undang-Undang Gangguan)

Ditetapkan dari wilayah atau teritori tertentu, seperti misalnya: di areal perumahan, dimana

untuk berjalannya usaha ini diperlukan pendekatkan diri kepada pelanggan (individual

approach), dan berusaha untuk menyediakan segala kemudahan bagi pelanggan, diantaranya lokasi yang mudah terjangkau oleh pelanggan. Batasan lain yang juga dapat ditentukan,

misalnya dengan penetapan areal toko dengan toko yang lainnya tidak saling berjauhan.

(Strategi yang dipakai ini, agar memungkinkan pelanggan yang sudah dominan pada satu

nama usaha minimarket, tidak memerlukan waktu terlalu lama dan jauh untuk mencapai toko

yang lainnya apabila kebutuhan yang diperlukan tidak didapatkan di toko yang pertama).

Dengan bantuan dari merchandiser, toko swalayan harus mampu mendapatkan keuntungan

dari hubungan ini, dimana mereka dapat meningkatkan tekanan harga ke supplier atau pabrik,

memfokuskan pada barang yang laku keras pada setiap kategori atau departemen.

Kategori utama barang dagangan yang berpengaruh besar pada penjualan ialah :

1. Makanan & minuman

2. Perawatan tubuh & Kecantikan

3. Perlatan rumah tangga

4. Minuman keras & rokok. D. P E R I J I N A N U S A H A

M

(18)

Kebanyakan barang dikirimkan dari Supplier ke pusat pendistribusian (DC / Distribution

Centre). Pendistribusian ke toko berasal dari DC. Untuk meningkatkan level layanan ke toko,

sistem pemesanan secara otomatis kepada supplier di-instal di DC. Ini sangat perlu mengingat

logistik adalah isu terpenting pada minimarket/CS.

Strategi utama pada merchandising adalah untuk menjaga inventory turnover setinggi

mungkin, untuk menjaga kesegaran produk di toko, mengingat ruangan toko yang sangat

terbatas. Pengembangan produk baru akan diseleksi untuk memastikan hanya produk yang

memiliki nilai jual tinggi yang ada dalam rak. Biaya perkenalan akan dibebankan kepada para

supplier atau pabrik yang barangnya diperkenalkan di toko, juga untuk memberikan

keuntungan yang besar ke perusahaan. Seleksi dan pengembangan produk baru, kontrol pasar,

dan advertising & promotion (A&P) dikerjakan oleh HO merchandisers, sementara

replenishment dilakukan secara elektronik dari toko ke HO, dan departemen logistik pada DC

akan distok dengan baik.

Dengan demikian dalam merchandising policy, perusahaan tidak memposisikan diri sebagai

distributor tunggal, tetapi dapat memanfaatkan jaringan distribusi yang ada sebagai kekuatan

untuk memperoleh harga maupun fasilitas-fasilitas, seperti: discount, transportasi, suppliers

credit dan pengikut sertaan pada program “below the line activities” dari produsen.

P

PRROODDUUKK&&PPEENNGGEETTAAHHUUAANN PPRROODDUUKK

Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang

disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Setiap produk mempunyai karakter

tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan

yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang yang diawetkan,

barang-barang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang-barang dari kendaraan angkut ke

gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.

K

KAATTEEGGOORRIIPPRROODDUUKK

Dibawah ini dapat dipaparkan kategori produk berdasarkan type usaha :

(19)

CONVENIENCE STORE

Tujuan: * Untuk menentukan line of product dan pengelompokannya untuk retailing

* Untuk memastikan semua produk yang dipajang untuk dijual

adalah consumers product dan sesuai dengan kebutuhan

konsumen.

e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )

2. Produk Makanan a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,

dsb.

b. Sweets & Chocolates assortment

c. Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb.

d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu

e. Drinks; canned and bottled

3. Produk

Non-Makanan

a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap,

cream, clear, cloths, dsb.

b. Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery,

c. Rokok

d. Photgraphic – films

e. Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu

senter, fuse, dsb.

MINIMARKET

Kategori Produk ditambah dengan :

a. Alat dan keperluan rumah tangga

b. Footwear

c. Mainan – Toys

d. Alat & bahan pembersih

(20)

f. Kosmetik personal care

g. Pakaian dalam wanita / pria

h. Health care products

P

E

M

A

S

A

R

A

N

T

TUUJJUUAANNPPEEMMAASSAARRAANN

• Membentuk citra (image) usaha yang kuat, yang akan sangat berguna bagi operasional usaha jaringan ritel

• Meningkatkan penjualan outlet dibantu dan dipandu oleh Franchisor

Sistem Waralaba (franchise) yang diterapkan ini dimaksudkan agar setiap individu yang ingin

menjalankan usaha sejenis ini mendapatkan kesempatan berusaha dengan baik, melalui

dukungan dan berdasarkan pengalaman dari usaha franchisor, serta dimasa yang akan datang

dapat membentuk jaringan (network) usaha yang sangat membantu perkembangan tiap-tiap

pengusaha / franchisee.

Untuk Marketing dan Promotion budget dapat dialokasikan sebesar 0,5% dari penjualan.

Promosi harga pada toko akan diprogram sepanjang tahun, melalui brosur perusahaan,

pendistribusian, misalnya, ke rumah-rumah terdekat, perkantoran terdekat dan di dalam toko.

Promosi ini akan ditangani secara terpisah dari aktivitas yang dilakukan di toko gudang rabat.

Marketing pada harga di toko diimplementasikan dari waktu ke waktu sejalan dengan

penambahan toko yang dibuka, untuk tetap mengingatkan pelanggan.

Kegiatan Marketing & Promotion pada umumnya dapat melalui:

• Media Cetak, seperti: Koran, majalah bisnis, pos, serta flyer dan brosur

• Media Elektronik, seperti: Radio & Televisi

• Media Luar Ruang, seperti: Billboard, spanduk dan umbul-umbul

• Kegiatan seminar/workshop & exhibition

V

(21)

Target pemasaran dari Minimarket adalah kalangan menengah kebawah. Untuk mencapai

target pemasaran ini Minimarket menerapkan sistem pemasaran yang memberikan

kemudahan-kemudahan bagi pelanggannya, seperti:

* Berlokasi di dekat kawasan perumahan (strategi mendekatkan diri ke pelanggan)

* Menyediakan barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari berkwalitas baik & unggul

* Harga barang yang terjangkau (relatif murah)

Pada pelaksanaan operasi toko sehari-hari diterapkan beberapa sistem pemasaran untuk

memacu pencapaian target penjualan. Sistem yang diterapkan antara lain:

• Pelayanan pesan-antar (delivery service) ke rumah pelanggan pada radius tertentu dari lokasi toko, dengan ketentuan nominal pembelanjaan

• Memberikan jaminan harga pada barang yang dijual (memberikan harga yang termurah bila ada ditemukan perbedaan harga antara di rak display dan di Kasir)

• Memberikan jaminan kwalitas barang yang dijual (apabila ada barang yang rusak, maka akan diganti dengan menunjukkan struk pembelian)

Promosi dan pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam suatu kegiatan usaha

untuk mencapai keberhasilan target usaha, begitu pula halnya dalam usaha Minimarket, kedua

hal ini merupakan kegiatan utama untuk mendukung tercapainya target penjualan. Tanpa

adanya kegiatan promosi dan pemasaran, maka keberadaan Minimarket dan produk-produk

yang disediakannya tidak akan diketahui oleh masyarakat.

Program-program pemasaran tersebut akan efektif bila didukung dengan promosi yang baik

dan berkelanjutan, hingga mencapai target sasaran, yang mana secara tidak langsung juga

akan mencapai target penjualan. Oleh karena itu promosi dan pemasaran merupakan kegiatan

yang tidak dapat dipisahkan dan saling menunjang dalam kegiatan usaha.

P

R

O

M

O

S

I

Dalam usaha Waralaba Minimarket terdapat 2 macam kegiatan promosi, yaitu:

o Promosi Nasional (National Campaign), dan

(22)

Kedua kegiatan tersebut mempunyai tujuan untuk mencapai target penjualan toko. Perbedaan

utama adalah pada ruang lingkup target promosi, yaitu masyarakat di lingkup nasional, dan

masyarakat di lingkungan toko.

1. Promosi Nasional

Rencana Program Promosi Nasional Tahunan dibuat dan diselenggarakan oleh

Franchisorberikut penyediaan segala fasilitas perlengkapan atau barang sehubungan dengan kegiatan promosi. Tujuannya untuk memperkenalkan keberadaan toko / Minimarket kepada

masyarakat secara nasional. Promosi ini wajib diikuti dan dijalankan oleh seluruh Minimarket.

2. Promosi Lokal

Kegiatan promosi ini diselenggarakan oleh toko / Minimarket (Terwaralaba) dilingkungannya

sendiri. Tujuannya untuk mencapai target penjualan atau meningkatkan penjualan toko.

Dengan dukungan data-data dari Supervisor dan disesuaikan dengan kondisi pasar yang ada,

Kepala toko akan membuat Rencana Program Promosi Lokal Tahunan, untuk mendapatkan

persetujuan dari manajemen Franchisor.

Program Promosi tersebut dapat berjalan hanya atas persetujuan pihak manajemen. Untuk

pelaksanaannya, segala atribut yang dipakai juga harus mendapat persetujuan dari pihak

manajemen Franchisor, untuk menjamin standarisasi desain dan bahan. Untuk menjamin

terlaksananya program promosi dengan baik, pihak manajemen Franchisor berhak untuk

mengevaluasi program dan melakukan perubahan-perubahan bilamana perlu, dan melihat

apakah program tersebut tidak menggangu program promosi yang telah dibuat oleh

manajemen sendiri.

S

SAALLEESSMMAANNSSHHIIPPPPRROOGGRRAAMM--PPEELLAAYYAANNAANNKKEEPPAADDAAPPEELLAANNGGGGAANN

(menyambut pelanggan, melayani pelanggan, menerima telepon, dll.)

Sistem pemasaran dan promosi yang baik, sesuai dengan tujuan usaha yang memfokuskan arti

kemudahan bagi pelanggan, perlu didukung pelayanan yang baik dari setiap staf toko, dengan

usaha menciptakan kesan ramah dan bersahabat kepada pelanggan, yang mana merupakan

salah satu kunci untuk meraih kepuasan pelanggan. Staf toko yang dimaksud disini adalah

semua yang terlibat dalam operasional toko (karyawan, supervisor, dan Kepala Toko /

(23)

baik bagi masyarakat, dimana hal ini adalah salah satu faktor yang sangat menentukan

keberhasilan usaha anda.

1

1.. CCAARRAAPPEELLAAYYAANNAANN

“Tatap”

Pandangan yang ramah dan langsung ke mata pelanggan (kontak mata) ketika komunikasi

terjadi merupakan cara terbaik untuk menunjukkan bahwa kita sangat memperhatikan

pelanggan. Selain itu mendengarkan dengan baik pada setiap komunikasi yang terjadi dengan

pelanggan akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa yang diinginkan atau apa yang

ingin disampaikan oleh pelanggan.

“Senyum”

Senyuman yang ramah dan tidak dibuat-buat kepada pelanggan merupakan keharusan dalam

setiap komunikasi yang terjadi antara Staf toko dengan pelanggan. Hal ini menunjukkan

bahwa pelanggan selalu diterima dengan baik oleh minimarket, dan bahwa Staf toko selalu

siap untuk membantu dan melayani kebutuhan pelanggan.

“Sapa”

Dalam setiap komunikasi dengan pelanggan hendaknya Staf toko menyapa pelanggan terlebih

dahulu dengan sapaan yang ramah dan sopan, seperti: “Selamat pagi / siang / malam, apa

yang bisa kami bantu ?”, atau “Selamat pagi / siang / malam Bapak/Ibu …..”, dengan

menyebutkan nama pelanggan, apabila pengungjung adalah pelanggan tetap dan sudah dikenal

staf toko. Hal ini akan membuat pengunjung merasa diperhatikan kehadirannya, dan sangat

membantu untuk memulai komunikasi yang baik dan lancar dengan pelanggan sehingga

pelanggan tidak akan ragu untuk menyampaikan pesannya kepada Staf toko.

Tata krama dalam menerima telepon juga perlu mendapat perhatian. Menyebutkan nama

perusahaan/outlet terlebih dahulu, salam dan kemudian menawarkan bantuan, seperti: “Nama

perusahaan - Selamat Pagi, ada yang bisa dibantu?” Dan usahakan mendengarkan dengan

sabar inquire penelpon, sebelum menjawab setiap pertanyaan dengan sopan dan jelas.

2

2..KKEETTEERRAANNGGAANNDDAANNSSAARRAANN

Terkadang pelanggan ingin mendapatkan keterangan mengenai produk yang ingin dibelinya,

baik mengenai ketersediaannya di toko maupun mengenai produk yang ingin dibelinya.,

(24)

Untuk itu setiap Staf toko harus dapat memberikan keterangan secara terperinci dan saran yang

memuaskan untuk pelanggan, terutama mengenai produk minimarket. Dapat memberikan

keterangan dan saran mengenai produk yang dijual, maka seluruh Staf toko diharapkan

memiliki pengetahuan tentang produk-produk yang dijual (product knowledge) di minimarket.

3

3..PPEENNAANNGGAANNAANNKKEELLUUHHAANNPPEELLAANNGGGGAANN

Penanganan terhadap setiap keluhan pelanggan merupakan hal penting yang harus dapat

dilakukan oleh setiap Staf toko. Penangan secara cepat dan efektif dapat mencegah munculnya

reputasi buruk umumnya, dan bagi toko pada khususnya.

Hal-hal yang perlu dilakukan staf toko dalam penanganan keluhan adalah sebagai berikut:

• Mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan dengan serius

• Segera meminta maaf atas kesalahan / kekeliruan yang mungkin menjadi sebab timbulnya keluhan

• Apabila memungkinkan segera mencoba untuk menyelesaikan masalah yang terjadi

• Bila keluhan pelanggan mengenai produk yang dijual tidak dapat diselesaikan, maka Supervisor toko harus dipanggil untuk mencoba menyelesaikan masalah. Supervisor

toko akan memutuskan tindakan lanjutan apa yang harus dilakukan

• Bila ternyata perlu dilakukan penukaran barang / pengembalian uang, maka harus dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Kerja yang dijelaskan pada Lampiran.

Pihak Franchisor akan mengadakan survey ke outlet-outlet Franchisee-nya guna melakukan

monitoring. Survey akan dilaksanakan secara teratur dengan jadwal yang akan disetujui oleh

kedua belah pihak, Franchisor & Franchisee-nya.

Monitoring dilaksanakan agar standarisasi usaha yang ditetapkan oleh Franchisor berjalan

sebagaimana mestinya, menghindari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.

Mengadakan konsultasi untuk segala aspek maupun kendala dari jalannya operasional toko.

Disamping itu, pihak Franchisor juga akan memonitor perkembangan usaha toko, meninjau

penjualan, stock dari produk-produk, dan juga membantu membenahi kelayakan dan

keserasian outlet. Dan demi kemajuan toko maupun Franchisor sendiri, sekiranya pihak

Franchisor tetap menjaga keharmonisan hubungan antara produsen / supplier dan MD dengan toko, dengan mengatasi masalah yang mungkin timbul diantaranya.

V

(25)

P

PEERRAANNGGKKAATTKKOOMMPPUUTTEERR

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat Keras yang biasa disebut Hardware biasanya terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard

dan Mouse, ditambah dengan penggunaan Printer sebagai pelengkap. Merk perangkat bisa

beragam, dan untuk kelengkapan pemakaian perangkat ini tergantung dari masing-masing

Franchisee.

2. Perangkat Lunak (Software)

Software atau Perangkat Lunak dipergunakan sebagai kelengkapan untuk menjalankan suatu sistem informasi pada komputer. Software yang biasanya digunakan untuk operasional sebuah

outlet/toko berupa: sistem khusus (Windows) untuk hal-hal umum, dan program aplikasi untuk

operasional toko (sistem penjualan dan kontrol).

S

SIISSTTEEMMKKOOMMPPUUTTEERR

Pengenalan Sistem

Dipergunakan program integrated (saling berhubungan satu sama lainnya) untuk Sistem Point

Of Sales, sistem dipergunakan di kantor pusat (franchisor) dan pada outlet/toko.

Sistem pada kantor pusat Franchisor lebih banyak dipergunakan untuk kontrol, sebagai

berikut:

• Melakukan pemesanan barang kepada supplier

• Kontrol seluruh outlet/toko

• Me-monitor penjualan outlet dari waktu ke waktu

Sedangkan sistem pada outlet, biasanya dipergunakan untuk:

• Transaksi penjualan

• Kontrol

• Stock internal

• Monitor penjualan, dan bila memungkinkan, bisa ditambahkan juga untuk:

• Pemesanan barang ke bagian Logistik

P

(26)

P

PEENNJJEELLAASSAANNSSIISSTTEEMM

Sebaiknya dipakai sistem dengan program yang dapat melakukan beberapa pekerjaan, seperti:

1. Pembelian barang Pembelian barang dilakukan secara terpusat untuk semua jenis

barang yang dijual.

Kantor Pusat akan melakukan pemesanan barang, dan

supplier yang langsung mengirim pesanan barang tersebut ke

outlet.

2. Peng-kode-an produk Untuk setiap produk baru, kantor Pusat akan memberikan dan

memasukkan kode barang di komputer, baru kemudian

dikirimkan ke outlet.

3. Pengiriman Barang Setelah proses order yang dibuat di kantor pusat, barang baru

dikirimkan ke setiap outlet.

4. Penerimaan Barang Pencatatan setiap barang yang dikirim dan masuk dari

Supplier

5. Penjualan Pencatatan seluruh transaksi penjualan harian

6. Kontrol stok barang: Mengawasi keadaan stok barang internal atau keseluruhan.

Akses yang biasanya didapatkan dari program aplikasi ini mencakup untuk Produk,

Transaksi, Laporan dan Utility pada Menu Utama.

A. Pada Menu Produk, input yang dapat diprogram biasanya terdiri dari:

1. Input Produk baru

2. Input Stock Awal

3. Input Barang Masuk

4. Input Pengeluaran Barang

B. Pada Menu Transaksi:

1. Input Penjualan

(27)

C. Pada Menu Laporan terdiri dari:

1. Laporan Penjualan

2. Laporan Stock

3. Daftar Barang

D. Pada Utility terdiri dari:

1. Password

2. Backup Data

3. Kirim Data

Pada masing-masing input sebaiknya dijelaskan secara terperinci proses untuk

menjalankanya, hasil apa yang didapatkan, dan pada saat apa input seharusnya

dijalankan. Hal ini dimaksudkan agar karyawan sesuai dengan fungsinya dapat

menjalankan tugasnya dengan semestinya.

P

PEENNAANNGGAANNAANNMMAASSAALLAAHHKKOOMMPPUUTTEERR

Franchisor memberikan panduan kepada Franchisees-nya mulai dari bagaimana mempergunakan sistem yang dipakai sampai pada penanganan permasalahan yang timbul dari

pemakaian program aplikasi Franchisor. Setiap sistem pasti akan mengalami masalah didalam

operasionalnya., baik itu kesalahan teknis maupun non-teknis.

Setiap masalah harus ditangani secara cepat, sehingga tidak ada konsumen yang merasa

dikecewakan karena pelayanan yang tidak memuaskan. Selain bantuan yang diberikan oleh

Franchisor untuk penanganan masalah komputer, dengan panduan dari supervisor Franchisor, diharapkan agar Franchisee dapat mengatasi sendiri masalah yang timbul.

Contoh:

Jenis masalah Masalah yang umum terjadi Cara Penangan

Masalah

Teknis

Komputer Hang

Komputer / Monitor tidak hidup

Tidak bisa print

(28)

Masalah

Non-Teknis

Salah entry

Untuk segera menghubungi Vendor, apabila timbul masalah diluar yang tertulis

Fungsi dan tugas pengelolaan Keuangan sebaiknya dilaksanakan oleh personil Keuangan yang

memahami analisa efektifitas operasional keuangan, agar dapat dicapai efisiensi dalam

penggunaan biaya perusahaan.

P

PEENNGGEELLUUAARRAANNUUTTAAMMAAFFRRAANNCCHHIISSEEEE

- Franchise Fee: diterima setelah calon Franchisee menandatangani Surat Perjanjian, dan

diterima hanya sekali dalam masa perjanjian, dan besarnya ditentukan kemudian oleh

Franchisor

- Royalty Fee: Biaya Promosi & Marketing secara bulanan, yaitu ditentukan 5% (tergantung

Franchisor) dari pendapatan penjualan Franchisee

- Manajemen Fee: Besarnya ditentukan secara kemudian oleh Franchisor, dan dibayarkan

setiap bulan

- Pembayaran untuk order barang-barang rutin yang biasanya dilunasi secara angsuran

dengan tenggang waktu yang pembayaran yang akan ditentukan kemudian, misalnya:

pembagian hasil untuk Franchisee, 45% untuk produk garmen, 40% untuk produk

furniture, dsb.

M

MEENNGGAADDAAKKAANNPPEERREENNCCAANNAAAANNBBIIAAYYAA((BBUUDDGGEETTIINNGG))

- Perencanaan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan target yang telah

ditentukan. Perincian dihitung dari pengeluaran aktifitas kegiatan untuk mencapai target.

- Arus Kas (Cash Flow)

Arus Kas dibuat berdasarkan efisiensi waktu dari rencana kerja, hingga dapat dihasilkan

perkiraan modal kerja yang minimal yang harus disediakan dimuka.

Contoh perkiraan Biaya Monitoring yang harus termasuk dalam rencana pengeluaran biaya.

M

MEELLAAKKUUKKAANNPPEEMMBBUUKKUUAANN//PPEELLAAPPOORRAANNKKEEUUAANNGGAANN

- Pencatatan Keuangan (posting)

P

(29)

Melakukan pencatatan secara benar dan akurat untuk data-data keuangan merupakan dasar

untuk membuat laporan Keuangan yang benar, dan analisa dan sistem keuangan yang

dipakai dalam pencatatan harus sama dengan sistem yang dipakai oleh Franchisee

(khususnya dalam hal penjualan), sehingga data tersebut dapat di posting sesegera mungkin.

- Membuat Laporan Bulanan

Laporan Keuangan dibuat setiap bulan, mulai dari R/L, Neraca Percobaan, hingga analisa

keuangan yang berisi mengenai umur hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa

likwiditas.

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,

Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau apakah

diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

Franchisee akan membuat Laporan Bulanan Keuangan kepada Franchisor secara berkala, berupa:

• Laporan Penjualan dan Pembelian Bulanan (R/L dan Neraca Percobaan)

• Laporan Kontribusi Penjualan Bulanan

• Laporan Analisa Penjualan Bulanan, termasuk analisa keuangan mengenai hutang-piutang, rencana arus kas serta analisa likwiditas

• Laporan Stock Barang Konsinyasi

Hasil analisa dari laporan ini akan sangat mempengaruhi rencana kerja bulan berikutnya,

Artinya: apakah sudah sesuai dengan rencana, tanpa menambah modal kerja atau

apakah diperlukan penambahan modal kerja dilihat dari kondisi keuangan saat itu.

- Perangkat Lunak (Software)Keuangan

Untuk menurunkan tingkat kesulitan dan untuk memudahkan pengecekan analisa penjualan,

disarankan Franchisor untuk membuat sistem keuangan dengan mengupayakan perangkat

lunak yang telah disesuaikan dengan kebutuhan Franchisor.

(30)

A

ADDMMIINNIISSTTRRAASSIIKKEEUUAANNGGAANN

Dalam pemenuhan adminsitrasi keuangan, diperlukan bukti-bukti pendukung (voucher dan

dokumen yang sudah disetujui) sebagai data pelengkap yang menandakan bahwa semua

masalah keuangan diketahui dan dikontrol secara benar serta dapat dipertanggungjawabkan.

Umumnya ada 3 (tiga) jenis bukti pendukung yang diperlukan, yaitu: Bukti Penerimaan, Bukti

Pengeluaran dan Bukti Sementara. Bukti Sementara dipergunakan dalam keadaan mendesak

dimana bila pengeluaran atau pendapatan sudah disepakati bersama, tetapi belum memiliki

bukti asli yang seharusnya digunakan sebagai lampiran sebenarnya.

I

INNVVEESSTTAASSIIBBIIAAYYAAYYAANNGGDDIIPPEERRLLUUKKAANNFFRRAANNCCHHIISSEEEE

A. Investasi Awal

B. Biaya Lain-lain

A

A..IINNVVEESSTTAASSIIAAWWAALL

Sebelum Penandatangan Kontrak Waralaba :

• Biaya Pembentukan Badan Usaha sbs. Rp. _________ ( Notaris )

• Biaya Perijinan Usaha sbs. Rp. _________ ( Lembaga Perijinan Usaha )

• Biaya Keanggotaan Asosiasi / lainnya sbs. Rp. _________ (tergantung Franchisor) • Biaya untuk lokasi & renovasi tempat usaha sbs. Rp. _________ (sewa / beli)

Pada saat Penandatangan Kontrak Waralaba :

*Franchise Fee sbs. Rp. ________ (disesuaikan dengan kondisi )

• Security Deposit sbs. Rp. ________ (tergantung situasi)

Setelah Penandatanganan Kontrak Waralaba :

• Pembelian Peralatan Usaha sbs. Rp. ________ ( Franchisor )

• Pembelian barang dagangan ( stok awal ) sbs. Rp. ________ (Kredit dari Bank untuk distributor yang ditunjuk)

* Biaya launching toko sbs. Rp. ________

(31)

Perusahaan Franchisor biasanya menyarankan kepada Franchisee untuk mengikuti

program-program pelatihan yang diperuntukkan bagi Kepala Toko sendiri (Terwaralaba) dan setiap

karyawannya. Program pelatihan dapat diberikan langsung oleh perusahaan Franchisor, atau

P

E

L

A

T

II

I

H

A

N

F

R

A

N

C

H

I

II S

S

E

B

B..BBIIAAYYAA--BBIIAAYYAALLAAIINN

• Royalty Fee (per bulan) sbs. Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross income toko per bulan (jumlah % tergantung dari F’or)

• Continuing Advertising, Rp. ________ Perhitungan dengan prosentase dari gross(per bulan) Intitutional &. Promotion Fee sbs income toko per bulan, saat Jumlah total income toko

mencapai..…(tergantung dari F’or)

• Local Advertising sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentase dari total minimum gross income (untuk kebutuhan promosi toko & dilakukan dengan panduan F’or)

• Transfer Fee sbs. Rp. _________ Biaya untuk evaluasi, pelatihan dan bimbingan yang ditentukan oleh Franchisor (apabila terjadi penggantian kepemilikan toko)

• Renewal Fee sbs. Rp. _________ Perhitungan 70% dari nilai Franchise fee untuk (pada masa Perpanjangan kontrak) pembaharuan hak franchise

•Biaya Pelatihan sbs. Rp. _________ Disediakan oleh Franchisee berikut pengeluaran untuk tenaga pengajar

•Bunga & Biaya Kerugian sbs. Rp. _________ Perhitungan dengan prosentasi dari tarif tertinggi (Untuk kelalaian yang melibatkan hak dan nama franchisor) berdasarkan hukum

*Biaya Audit sbs. Rp. _________ Kekurangan jumlah gross sales yang terjadi (dilakukan oleh Franchisor) sehubungan dengan pelaporan yang tidak sesuai +bunga sesuai hukum. Ditam bah biaya audit bila kekurangan melebihi 10% dari pelaporan.

•Biaya Refurbishing sbs. Rp. ________ Biaya perbaikkan dan pembaharuan untuk (Atas permintaan tertulis F’or) peninjauan ulang atas tanah, bangunan dsb.

(32)

lembaga yang ditunjuk oleh Franchisor. Dan biasanya untuk program pelatihan awal diberikan

secara cuma-cuma oleh Franchisor kepada Franchisee.

Diadakannya pelatihan ini dimaksudkan agar standarisasi usaha dapat dijalankan dengan

sebaik-baiknya oleh Terwaralaba (Franchisee).

B

BU

UK

KU

U

P

PA

AN

ND

D

UA

U

AN

N

U

US

SA

A

HA

H

A

O

OU

UT

TL

LE

ET

T

F

FR

RA

AN

N

CH

C

HI

IS

S

EE

E

Setiap toko akan memiliki Buku Panduan yang merupakan dokumen rahasia yang mengacu

pada panduan dan menjadi pedoman dalam menjalankan operasional outlet/toko sesuai Sistem

dan Prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan Franchisor.

Merupakan bagian dari industri ritel yang menitik-beratkan pada kenyamanan dan kemudahan

sebagai nilai jual utama / keuntungan terhadap persaingan, dalam rangka memenuhi kebutuhan

pokok pelanggan yang secara dinamis selalu berubah-ubah.

Minimarket adalah bidang usaha ritel berbentuk mini market yang mengutamakan penjualan

hanya produk-produk yang laku keras (fast moving products), dikelola dalam suasana yang

bersih dan pelayanan yang bersahabat. Pengembangan produk baru akan diseleksi dengan

ketat, bertujuan untuk menjaga agar hanya fast moving products yang ada di rak-rak penjualan.

Biaya perkenalan produk baru di minimarket akan dibebankan kepada para supplier atau

pabrik produsen produk tersebut.

Seluruh barang yang dijual di minimarket akan disuplai dari Pusat Pendistribusian

(Distribution Centre – DC).

Dengan demikian menjamin kwalitas, harga, dan ketersediaan barang selalu terjaga dengan

baik dan sama (standard) untuk seluruh toko minimarket. Seluruh proses pemesanan barang

dagangan kepada supplier dilakukan oleh buyers / merchandisers. Setiap pemesanan barang

dari toko minimarket diajukan kepada Merchandising Division (MD), yang kemudian

memproses dan meneruskannya ke DC.

U

UUSSSAAAHHHAAA MMMIIINNNIIIMMMAAARRRKKKEEETTT

B

(33)

Dalam menjalankan usaha ini perusahaan memberikan beberapa kelebihan, yang berupa

kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan kepada pelanggan, dalam hal ini adalah:

1. Waktu operasi (12 sampai 14 jam)

2. Lokasi (mudah dijangkau, di daerah pemukiman dan keramaian)

3. Menyediakan hanya barang-barang kebutuhan pokok yang berkwalitas dengan

harga yang relatif murah.

Dengan kemudahan-kemudahan ini, minimarket akan mampu melayani masyarakat dalam

memenuhi kebutuhan pokoknya sehari-hari secara nyaman dan leluasa. Hal inilah yang dapat

menjadikan bidang usaha minimarket memiliki keunggulan dalam nilai jual melalui sistem

waralaba.

Sebagai minimarket yang menjalankan sistem Waralaba, berarti Terwaralaba Toko

mendapatkan hak untuk memakai logo Franchisor, berhak mendapatkan pelayanan jasa

Manajemen usaha ritel, serta wajib menjalankan toko sesuai dengan standard yang ditentukan

oleh manajemen perusahaan Franchisor selaku Pewaralaba.

Kebijaksanaan tersebut juga mencakup untuk:

Karyawan : - Status karyawan toko adalah karyawan Terwaralaba

- Administrasi karyawan dilakukan oleh manajemen Terwaralaba

Suplai Barang : - Barang disuplai secara sentralisasi dari Distribution Centre (DC)

dan suplier-suplier yang telah ditunjuk oleh manajemen Franchisor

- Barang-barang yang berasal dari luar itu harus mendapat

persetujuan tertulis manajemen Franchisor

Promosi : - Program promosi tersentralisasi dari manajemen Franchisor

- Program promosi lokal / khusus harus mendapat persetujuan dari

manajemen Franchisor

K

KKEEEMMMUUUDDDAAAHHHAAANNN BBBAAAGGGIII PPPEEELLLAAANNNGGGGGGAAANNN

K

(34)

Contoh Logo :

Contoh signage & penempatan :

Pakaian seragam karyawan (corporate costume) merupakan salah satu atribut perusahaan yang

dibakukan. Pakaian seragam ini ditentukan dan dibagi sesuai fungsinya:

Seragam Karyawan Seragam Karyawati Seragam Karyawati Berjilbab

Seragam Karyawati Hamil Seragam Show Room Seragam Petugas Lapangan

Badge Topi Atribut lain

Ditetapkan untuk dijadikan standard baku untuk pencetakan dan penggunaan ATK seperti:

Kop dan kertas surat, amplop, kartu nama, tas belanja, dll.

Contoh disain Kop Surat :

Contoh disain amplop surat :

Contoh disain Kartu Nama :

Contoh disain Tas Belanja :

Dsb.,dsb.

I

IIDDDEEENNNTTTIIITTTAAASSS /// LLLOOOGGGOOO /// SSSIIIGGGNNNAAAGGGEEE

S

SS EEE RRR AAA GGG AAA MMM

F

(35)

Franchisor menyeleksi dengan ketat produk-produk untuk dijual dan memberi prioritas pada produk-produk kebutuhan sehari-hari yang cepat laku (fast moving), sedangkan jumlah yang

disediakan sekitar 2000 sampai 3500 macam barang. Setiap produk mempunyai karakter

tersendiri dan berbeda dengan yang lain. Perlu ada kehati-hatian dalam menjaga penanganan

yang tepat mengenai kondisi umur dan mutu produk, barang yang diawetkan,

barang-barang yang mudah rusak / pecah (perishable), pemindahan barang-barang dari kendaraan angkut ke

gudang, pengemasan serta cara atau alat untuk menyimpannya.

P

PRROODDUUKKUUNNTTUUKKMMIINNIIMMAARRKKEETTBBEERRDDAASSAARRKKAANNKKAATTEEGGOORRII

1. Makanan beku

dan yang didingin-

kan (chilled)

a. Daging

b. Kue dan sandwich range

c. Ice cream, dsb.

d. Tib-bit range

e. Drink range ( brewerage, softdrink, alcoholic drinks, dsb. )

2. Produk Makanan a. Confectioneries (dengan pemanas); Pastries, Pie, Rolls, Puff,dsb.

b. Sweets & Chocolates assortment

c. Canned & bottled food, including cooking oil, seasoning, dsb.

d. Dry food; kelompok sembako dan bumbu-bumbu

e. Drinks; canned and bottled

3. Produk

Non-Makanan

a. Toileteries; tissue paper, detergent, washing powder, soap,

cream, clear, cloths, dsb.

b. Stationneries; surat kabar, majalah, alat tulis, kertas, battery,

c. Rokok

d. Photgraphic – films

e. Barang-barang elektrikal; bola lampu, plug, socket, lampu

senter, fuse, dsb.

P

(36)

4. Produk lain a. Alat dan keperluan rumah tangga

b. Footwear

c. Mainan – Toys

d. Alat & bahan pembersih

e. Embalage (kertas pembungkus)

f. Kosmetik personal care

g. Pakaian dalam wanita / pria

h. Health care products

Kegiatan recruitment calon karyawan toko dilakukan sepenuhnya oleh Pemilik Toko yang

membutuhkan tenaga karyawan. Untuk kegiatan ini Pemilik Toko diharapkan melakukan

usaha-usaha konkret, misalnya memuat berita lowongan di surat kabar atau menyebarkan

berita lowongan tersebut di media lainnya yang efektif. Selain itu Pemilik Toko juga harus

terlibat secara langsung dalam proses recruitment dan seleksi awal (interview) para pelamar.

P

PRROOSSEESSRREECCRRUUIITTMMEENNTTCCAALLOONNKKAARRYYAAWWAAN : N

* Mengirimkan Surat Lamaran disertai Curriculum Vitae dan surat-surat referensi

pendukung

* Melengkapi formulir Daftar Isian Data Pelamar

* Menjalani interview

* Menjalani pelatihan, apabila lamaran diterima

Toko akan memberlakukan tata tertib bagi setiap karyawannya, dalam rangka memelihara

keselarasan, keserasian, keseimbangan, dan juga sebagai upaya untuk menciptakan ketenangan

kerja demi kemajuan usaha toko.

Tata tertib tersebut mencakup:

1. Jam Kerja T

TAATTAA TTEERRTTIIBB

K

KK EEE PPP EEE GGG AAA WWW AAA III AAA NNN

R