JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI BISNIS (E-BUSINESS) &
SISTEM INFORMASI , ORGANISASI DAN STRATEGI
Mata Kuliah :Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
Oleh :
Hutria Angelina Mamentu, SE 55516120041
Dosen Pengampu :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Universitas Mercu Buana
Jakarta
1. Dampak Sistem Informasi Bagi Organisasi Dan Perusahaan Bisnis
Sistem informasi telah menjadi alat bantu yang integral, online, serta interaktif yang dilibatkan setiap saat dalam kegiatan operasional dan pengambilan keputusan pada perusahaan-perusahaan besar.
Dampak Ekonomi
1. Teknologi informasi mengubah biaya modal dan biaya informasi yang bersifat relative/tidak langsung/bergantung kondisi tertentu. Sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang menggantikan modal dan tenaga kerja tradisional.
2. Teknologi informasi memengaruhi biaya dan kualitas informasi serta mengubah nilai ekonomis suatu informasi. Teknologi informasi membantu perusahaan dalam mendapatkan kontrak dengan nilai yang pantas, karena teknologi informasi dapat menekan biaya transaksi.
3. Teknologi informasi, terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan dalam menekan biaya partisipasi pasar (biaya transaksi), menjadikan kontrak dengan pemasok eksternal lebih menguntungkan ketimbang menggunakan sumber daya internal.
4. Teknologi informasi dapat mengurangi biaya internal manajemen.
5. Teknologi informasi dengan mengurangi biaya perolehan dan analisis informasi, memungkinkan organisasi mengurangi biaya agen karena mempermudah para manajer dalam mengawasi jumlah karyawan yang lebih banyak.
Dampak Bagi Struktur dan Perilaku Organisasi
1. IT meratakan organisasi, riset tentang perilaku menghasilkan teori bahwa teknologi informasi memfasilitasi pemerataan hierarki dalam suatu perusahaan dengan memperluas distribusi informasi guna memberdayakan karyawan di level bawah dan meningkatkan efisiensi manajemen.
2. Organisasi pascaindustri, teori postindustrial (pasca era industri) lebih berdasarkan sejarah ketimbang ekonomi, juga mendukung gagasan bahwa teknologi informasi seharusnya meratakan hierarki. Dalam masyarakat pasca era industri, peningkatan wewenang bergantung pada pengetahuan dan kompetensi bukan hanya berdasarkan posisi formal saja.
3. Memahami penolakan organisasi terhadap perubahan, sistem informasi dapat memengaruhi siapa yang mengerjakan apa, kepada siapa, kapan, dimana, dan bagaimana pada sebuah organisasi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis dan strategi, seringkali ada begitu banyak penolakan terhadap teknologi saat diperkenalkan.
Implikasi Dari Perancangan dan Pemahaman Tentang Sistem Informasi
Untuk memberikan manfaat yang sebenarnya, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas mengenai organisasi yang akan menggunakannya. Berikut adalah beberapa faktor utama organisasi dalam menentukan perencanaan suatu sistem baru:
1. Lingkungan organisasi tersebut harus berfungsi
2. Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinita, dan proses bisnis 3. Budaya dan politik organisasi
4. Bentuk organisasi dan gaya kepemimpinan
5. Kepentingan-kepentingan kelompok utama yang terpengaruh oleh kehadiran sistem serta sikap pekerja yang akan menggunakan sistem tersebut
6. Jenis pekerjaan, keputusan, dan proses bisnis yang akan didukung oleh sistem informasi tersebut
2. Model Rantai Nilai Organisasi Bisnis
Selain model Porter, terdapat juga model rantai nilai. Model rantai nilai (value chain model) menekankan pada aktivitas spesifik pada organisasi bisnis di mana strategi kompetitif diaplikasikan dan sistem informasi sebaiknya ditempatkan untuk menimbulkan dampak strategis. Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai rangkaian aktivitas dasar yang memberikan nilai terhadap barang atau jasa perusahaan.Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dikategorikan sebagai aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Aktivitas utama sebagian besar berhubunga dengan produksi serta distribusi produk barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan, yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Aktivitas pendukung memungknkan aktivitas utama berjalan lancer serta terdiri atas infrastruktur-infrastruktur organisasi, seperti manajemen dan administrasi, sumber daya manusia (perekrutan, penggajian, dan pelatihan karyawan), teknologi (meningkatkan mutu produk dan proses produksi), dan penyediaan bahan baku.
Sinergi, Kompetensi Inti, dan Strategi Berbasis Jaringan
Sinergi adalah ketika hasil yang diberikan oleh suatu unit bisnis dapat digunakan sebagai masukan bagi unit bisnis lainnya, atau dua organisasi yang saling berbagi pasar dan keahlian, serta hubungan ini menekan biaya dan menghasilkan keuntungan. Cara lain dalam menggunakan sistem informasi untuk meraih keunggulan kompetitif adalah dengan cara memikirkan bagaimana perusahaan menunjang kompetensi inti yang dimilikinya. Kompetensi inti adalah aktivitas yang dilakukan perusahaan yang membuatnya menjadi pemimpin berkelas dunia.
3. Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan
Kompetitif
Dalam dunia nyata, kalian pasti menemukan beberapa perusahaan yang memiliki kinerja lebih baik ketimbang perusahaan lainnya.Bagaimana hal tersebut bisa terjadi?Perusahaan-perusahaan tersebut dianggap memiliki keunggulan kompetitif. Selain mereka memiliki akses ke sumber-sumber khusus yang tidak dimiliki pesaingnya, mereka juga mampu menggunakan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien.
Model Daya Kompetitif Michael Porter
Model ini merupakan model yang paling umum digunakan dalam memahami keunggulan kompetitif perusahaan. Model ini memiliki 5 daya kompetitif yang dianggap menentukan nasib suatu perusahaan:
1. Pesaing tradisional 2. Pendatang bru dipasar
3. Produk dan jasa pengganti (produk substitusi) 4. Pelanggan
5. Pemasok
Strategi Sistem Informasi Terkait Daya Kompetitif
Berikut adalah 4 strategi umum, yang maing-masing menggunakan sistem dan teknologi informasi:
1. Biaya Kepemimpinan/Manajemen yang rendah 2. Diferensiasi produk
3. Fokus pada ceruk pasar
4. Memperkuat keakraban dengan pelanggan dan pemasok
Dampak Internet Bagi Keunggulan Kompetitif
Teknologi internet dibuat berdasarkan standar internasional yang dapat digunakan perusahaan manapun, mempermudah pesaing berkompetisi dalam harga serta mempermudah pesaing baru masuk ke dalam pasar.Karena informasi tersedia bagi setiap orang, internet memperkuat daya tawar pelanggan.Pelanggan dapat dengan cepat menemukan penyedia barang ataupun jasa yang memiliki harga paling murah di situs web.
Dampak hubungan internet pada daya kompetitif dan struktur industri
Daya Kompetitf Dampak Internet
Produk pengganti atau jasa
Memungkinkan produk baru untuk muncul dengan pendekatan baru untuk bertemu dan memenuhi kebutuhan serta melakukan fungsi-fungsi
secara global menggeser daya tawar kepada pelanggan
Kekuatan tawar-menawar pemasok
Pengadaan melalui internet cenderung meningkatkan kekuatan tawar atas pemasok; pemasok dapat juga mendapat keuntungan dari berkurangnya hambatan untuk masuk pasar dan dari kehancuran distributor dan perantara lain yang berdiri diantara mereka dan pengguna mereka
Ancaman pendatang baru
Internet mengurangi hambatan untuk masuk seperti kebutuhan untuk tenaga pemasaran, akses ke saluran, dan asset fisik; menyediakan teknologi untuk menjalankan proses bisnis yang membuat hal-hal lain lebih mudah untuk dilakukan
Posisi dan persaingan antara pesaing yang ada
Memperluas pasar geografis, meningkatkan jumlah pesaing dan mengurangi perbedaan antara pesaing membuatnya lebih sulit untuk mempertahankan keuntungan operasional; menempatkan tekanan untuk bersaing pada harga
Menggunakan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif: Isu-Isu Manajemen
Sistem informasi yang strategis sering megubah organisasi berikut dengan produk, layanan, da prosedur operasionalnya, mengarahkan organisasi tersebut ke dalam pola perilaku baru.
Menopang Keunggulan Kompetitif
Sistem informasi sendiri tidak dapat menyediakan keunggulan bisnis yang abadi. Sejatinya, sistem dimaksudkan untuk tujuan strategis, tetapi lebihsering menjadi perangkat untuk menyelamatkan perusahaan yang diwajibkan untuk bertahan di bidang bisnisnya, atau mereka akan menghambat organisasi dalam melakukan perubahan strategis yang penting bagi keberhasilan pad masa depan.
Menggandeng TI Untuk Pencapaian Tujuan Bisnis
Riset mengenai TI dan kinerja bisnis telah menemukan bahwa:
• Hanya seperempat perusahaan yang berhasil menggandeng TI untuk mencapai tujuan bisnisnya
Perusahaan dan para manajer yang sukses memahami apa yang dapat dilakukan TI dan bagaimana cara dia bekerja, mereka mengambil peran aktif dalam penggunaannya dan mengukur perngaruhnya bagi pendapatan dan laba.
Mengelola Transisi Strategis
Mengadopsi sistem strategis seperti yang dijelaskan pada bab ini, mensyaratkan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, serta proses bisnis. Perubahan sosioteknis tersebut, memengaruhi elemen sosial maupun elemen teknik dalam suatu perusahaan yang dapat dianggap sebagai transisi strategis-pergerakan antar tingkat di dalam sistem sosioteknis
Perubahan semacam ini sering kali memerlukan peleburan batasan-batasan di dalam organisasi, antara eksternal dengan internal.Pemasok dan pelanggan menjadi terhubung erat dan memungkinkan untuk saling berbagi tanggung jawab. Manajer mungkin perlu untuk merancang proses bisnis yang baru untuk mengoordinasikan aktivitas perusahaannya dengan para pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya
4. Tantangan yang ditimbulkan oleh sistem informasi strategis
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen.
1. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
2. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
1. Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan (R. E. Indrajit, 2000).
KEUNTUNGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
• Meningkatkan efisiensi operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
• Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatihend users.
Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut Laudon yaitu:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line.
2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.
5. Timbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit.
Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan beretika.Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya. Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna.
Terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi, faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu:
1. Desain 2. Data 3. Biaya 4. Operasi
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user(pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain:
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut.
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dandesainer(user-designer communication gap).
2. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai
Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut.
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadileaderdalam investasi teknologi informasi.
3. Inkompetensi secara Teknologi
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan kurang mempelajari mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Menurut Pambudi (2003) harus ada penyesuaian tertentu dalam menerapkan sistem informasi. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan.
Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumberdaya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada sumberdaya yang kurang memiliki kompetensi dibidangnya akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi
4. Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna danspecialistsistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.
5. Tingkat Kompleksitas dan Resiko
Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut:
1. Biaya yang berlebih sehingga melampaui anggaran. 2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Daftar pustaka :
Ali, H. (2017). “Sistem Informasi dan Pengendalian Internal”, Modul 3. Universitas Mercu Buana. [Online]. Tersedia: https://pasca-elearning.mercubuana.ac.id/mod/resource/view.php?id=1167.html. [17 Maret 2017]
Puteri, L. P. (2016). Implementasi Sistem Informasi Dalam Bisnis. [Online]. Tersedia:
https://leddye.wordpress.com/2016/12/30/implementasi-sistem-informasi-dalam-bisnis-paper-bebas-terkait-presentasi-dengan-kelompok/.html[17 Maret 2017].
Pratama, A. F. Rangkuman Sistem Informasi Manajemen BAB 1 : Peran Sistem Informasi Dalam Bisnis Saat Ini. [Online]. Tersedia:
http://pratamafaris.blog.upi.edu/2016/12/20/rangkuman-sistem-informasi-manajemen-bab-1-peran-sistem-informasi-dalam-bisnis-saat-ini/.html [17 Maret 2017]
Rizky, M. Rangkuman Chapter 3 Sistem Informasi Manajemen. [Online]. Tersedia:
