SISTEM INFORMASI MONITORING DAN PELAPORAN DANA BOS BERBASIS WEBSITE
STUDI KASUS : DINAS PENDIDIKAN PROVINSI LAMPUNG Ferly Ardhy
AMIK DCC BANDAR LAMPUNG e-mail : fferlyardhy@yahoo.com
Abstrak
Dinas Pendidikan Provinsi Lampung adalah salah satu instansi pemerintah yang menangani program pemerintah khususnya dibidang pendidikan yaitu Program Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Dengan adanya program tersebut maka Dinas Pendidikan Provinsi Lampung harus memiliki suatu sistem yang dapat melakukan pengolahan data dana BOS, agar Program BOS tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Saat ini proses pengolahan data masih dilakukan secara berkala dan manual yang nantinya data-data yang diolah mengenai penggunaan dana BOS tidak sesuai atau tidak valid dengan keadaan sebenarnya.
Pada penelitian ini penulis merancang sebuah sistem informasi monitoring dan pelaporan dana BOS dalam bentuk program aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah dalam melakukan pengolahan data dana BOS. Metode yang digunakan adalah system development life cycle (SDLC). Hasil dari metode tersebut menghasilkan tahapan kegiatan, yang penulis analisis untuk merancang dan membuat program aplikasi. Tahapan ini meliputi pembuatan mapping chart, context diagram, data flow diagram, logika program, kode program, pengujian program dan implementasi. Program aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan editor Dreamweaver , dan akses database yakni My Sql serta pembuatan desain grafis dan animasi menggunakan Macromedia Flash.
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah program aplikasi yang dapat melakukan pengolahan data yaitu pencarian data yang telah dimasukkan (entry) dan diperbaiki (edit) serta data yang dimasukkan akan tersimpan kedalam database yang sewaktu-waktu dapat ditampilkan kembali sesuai dengan kebutuhan.
Kata Kunci : System development life cycle (SDLC), Bantuan Operasional Sekolah (BOS), Monitoring dan Pelaporan
Lampung Province Education Department is one department that handles government programs especially in the field of education, namely The School Operational Assistance (BOS). By the program the Lampung Provincial Education Department should have a system that can perform data processing BOS, BOS program so that it can function properly. Current data processing is still done manually on a regular basis and the data that will be processed on the use of the funds is not appropriate or is not valid with the actual situation.
In this study, the authors designed a system of monitoring and reporting of information in the form of BOS funds application program that aims to facilitate the data processing BOS. The method used is the system development life cycle (SDLC). The results of these methods produce phases of activity, which is analyzed to design and create a program application. This stage includes creating chart mapping, context diagrams, data flow diagrams, program logic, program code, testing and implementation of the program. This application is built using the programming language PHP with Dreamweaver editor, and access the My Sql database as well as the creation of graphic design and animation using Macromedia Flash.
The results of this study is an application program that can perform data processing such as collecting data that has been entered (entry) and corrected (edit) as well as the data entered will be stored into the database that can be displayed at any time in accordance with the requirements.
Keywords: System development life cycle (SDLC), School Operational Assistance (BOS), monitoring and reporting
1. PENDAHULUAN
Secara umum, terdapat beberapa kelemahan dalam sistem pelaporan dan pelaksanaan monitoring yang telah berjalan pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung untuk mengamankan program BOS. Kualitas pelaksanaan monitoring tentang penggunaan dana BOS oleh Tim Manajemen Tingkat Pusat masih dipertanyakan dan lebih terkesan dilaksanakan sebagai formalitas saja yaitu dengan diketahui hanya oleh Tim Manajemen Tingkat Provinsi. Bahkan, kegiatan monitoring di beberapa daerah justru dimanfaatkan untuk mengambil keuntungan pribadi pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Di samping itu laporan pertanggungjawaban penggunaan dana BOS hanya disampaikan secara berkala dan manual. Yang nantinya data-data yang diolah mengenai penggunaan dana BOS tidak sesuai atau tidak valid dengan keadaan sebenarnya, Disamping itu juga laporan tersebut tidak langsung disampaikan kepada orangtua murid sehingga mengabaikan unsur transparansi dan akuntabilitas kepada publik.
Dalam penelitian ini dirumuskan masalah yaitu bagaimana merancang sistem informasi monitoring dan pelaporan yang berkualitas pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung agar dapat memberikan informasi yang lebih detail dan akurat.
Untuk menghindari kesalah pahaman dan menyimpang dari permasalahan yang ada. Batasan penelitian ini hanya membahas pengembangan sistem informasi untuk pengolahan data penggunaan dana BOS pada setiap daerah khususnya Provinsi Lampung
Tujuan penelitian ini sebagai berikut :
a. Melaksanakan salah satu tri darma perguruan tinggi, yaitu penelitian. b. Merancang dan membangu sistem informasi yang dapat melakukan
Implementasi Penggunaan Teori sebagai berikut : Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi disuatu perusahaan dan menyediakan pihak tertentu untuk membuat laporan-laporan yang diperlukan [2].
Sistem Informasi Berbasis WEB
World wide web (www) adalah biasa disebut dengan web, yang merupahan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat [5]. Diilustrasikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkingkan suatu text pendek menjadi aman untuk membuka dokumen yang lain. Berikut komponen-komponen pembuatan web.
HTML
HTML ( Hypertext Markup Lenguage) merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang sedang berjalan dihalaman web. Elemen html biasanya berupa tag yang berpasangan dan setiap tag ditandai dengan symbol <dan>. Pasangan tag ditandai dengan tanda ‘/’.
Internet
Menurut Nugroho dalam bukunya yang berjudul PHP dan MY SQL dengan editor Dreamweaver MX tahun 2004, yang dimaksud dengan internet ialah suatu media informasi yang dapat diakses dalam suatu komputer [4]. Akan tetapi tidak semua komputer yang ada bias berhubungan, karena suatu computer dapat dikatakan sebagai internet jika sudah berhubungan dengan suatu jaringan.
PHP adalah bahasa Server_Side Scipting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis [4]. Server_Side Scipting artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang diberikan sepenuhnya untuk dijalankan diserver tetapi disertakan dengan dokumen HTML.
MY SQL
My Sql adalah salah satu database server yang cukup dikenal pada saat ini. Berikut ini kelebihan dari database My Sql antara lain :
1. Mampu menangani jutaan user dalam waktu yang bersamaan 2. Mampu menampung lebih dari 50.000.000 record
3. sangat cepat dalam mengakses perintah
4. Memiliki User Privitage System yang mudah dan efisien
Database
Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan satu file lainnya sehingga membentuk suatu bangun data untuk menginformasikan suatu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu [3].
2. METODE PENELITIAN
Metode pengumpulan data yang gunakan dalam menganalisis sistem yang berjalan adalah:
a. Studi Observasi
Tahap ini melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan pelaporan, monitoring dan evaluasi penggunaan dana BOS.
b. Studi Interview
Tahap ini mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pelaku kegiatan.
c. Studi Pustaka
Implementasi Metode Waterfall
Penerapan pengembangan perangkat lunak dalam metode waterfall adalah sebagai berikut :
a. Planning
Pada atahap ini peneliti merencanakan melakukan penelitian pada lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi Lampung dengan mengumpulkan data-data yang sesuai dengan kebutuhan system yang akan dibuat. Data yang dicari berkaitan dengan data sekolah yang menerima bantuan dana BOS disetiap kabupaten dan kota yang tersebar di Provinsi Lampung.
b. Analysis
Tahapan ini merupakan proses analisis terhadap data yang telah dikumpulkan berdasarkan rencana penelitian sesuai kebutuhan integrasi sistem ini. Pada tahap ini, penulis melakukan observasi dan pengamatan terhadap sistem yang lama, kemudian mengidentifikasi, memanfaatkan, dan mengembangkannya serta membangun konsep untuk sebuah sistem yang diusulkan.
Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Berikut akan analisis dari sistem monitoring yang sedang bejalan pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung.
Alur Sistem Monitoring pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung
Provinsi Lampung untuk disahkan/ ACC. Kemudian SPT tiga rangkap tersebut di kembalikan kepada tim PKPS BBM Provinsi sebanyak 2 rangkap karena yang satu rangkap diarsipkan oleh kepala Dinas Pendidikan Provinsi Lampung, kemudian satu rangkap lagi diarsipkan di PKPS BBM Provinsi dan satu lagi diserahkan kepada sekolah yang ingin dimonitoring.
Alur Sistem Pelaporan pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung
Setiap 3 bulan sekali (tri wulan) Dinas Pendidikan Provinsi Lampung menerima laporan penerimaan dan penyerapan dana (LPPDI) serta laporan pengiriman dan penyerapan dana (LPPDI) berdasarkan laporan tersebut membuat surat kuasa (SK) kepala dinas tentang laporan dana BOS yang akan dituju ketim PKPS BBM Pusat sebanyak 2 rangkap yang kemudian diserahkan kepada tim PKPS BBM Provinsi dan satu rangkap lagi diarsipkan. Berdasarkan SK kepala dinas tentang pembuatan dana BOS maka Tim PKPS BBM Provinsi membuat rancangan laporan penggunaan dana BOS pertri wulan sebanyak 4 rangkap, yang kemudian laporan 4 rangkap tersebut diserahkan kekepala dinas untuk pelajari kebenaran datanya. Jika laporan dana BOS benar maka kepala dinas akan mengesahkan laporan tersebut dan laporan yang sah tersebut dikembalikan ketim PKPS BBM Provinsi, 1 rangkap diserahkan ke kantor pos, 1 rangkap diserahkan ke Monitoring External. 1 rangkap ke tim PKPS BBM Pusat, dan 1 rangkap lagi diarsipkan oleh tim PKPS BBM Provinsi. Dan jika laporan tersebut salah maka laporan tersebut dikembalikan ke tim PKPS BBM Provinsi Untuk didata kembali yang kemudian dikembalikan ke kepala dinas untuk disahkan.
c. Design
0
pelaporan lap.pengiri man& peny erapan dana
Sek olah
Gambar 2 DFD Sistem Pelaporan Dana BOS
Tim
Gambar 3 DFD Sistem Monitoring Dana BOS 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kemudian mengetikkan alamat website http://localhost/bosdiklpg/index.php alamat website ini berjalan pada server localhost komputer. Apabila website telah ter-upload, user dapat menampilkannya sesuai alamat yang didaftarkan.
Tampilan menu/ index
Pada tampilan menu terdiri dari program bantuan dana BOS dan mekanisme penayaluaran dan pengambilan dana BOS yang dapat diakses oleh user.
Gambar 4 Tampilan Menu Utama Tabel 1 Distribusi Menu Website
No Menu Keterangan
1 Administrator Halaman menu login yang berisi login dan password, yang akan masuk ke halaman menu admin yang gunanya untuk mengentry data, mengubah, menghapus dan mengedit data. Adapun menu yang disediakan pada halaman menu admin adalah :
- Entry data Kabupaten - Entry data Kecamatan - Entry data Sekolah - Entry data Alokasi Bos
- Entry data Detail Alokasi/Realisasi - Edit data Kabupaten
- Edit data Detail Alokasi/Realisasi - Hapus data Kabupaten
- Hapus data Kecamatan - Hapus data Sekolah - Hapus data Alokasi Bos
- Hapus data Detail Alokasi/Realisasi
Akses data pada halaman ini hanya dapat dilakukan oleh administrator.
2 Buku Tamu Untuk memasukkan dan melihat data komentar dari user
3 Kabupaten Berfungsi sebagai fasilitas user untuk melihat seluruh data Kabupaten pada Provinsi Lampung 4 Kecamatan Berfungsi sebagai fasilitas user untuk melihat
seluruh data Kecamatan pada setiap kabupaten 5 Sekolah Berfungsi sebagai fasilitas user untuk melihat
seluruh data sekolah penerima dana BOS
6 Alokasi BOS Berfungsi sebagai fasilitas user untuk melihat seluruh data penerima dana BOS seluruh kabupaten
Berikut adalah tampilan data kabupaten yang telah dientry oleh administrator.
Gambar 5 Tampilan View Kabupaten
administrator.
Gambar 6 Tampilan View Kecamatan
Berikut adalah view data sekolah yang mendapatkan dana bantuan BOS
Gambar 7 Tampilan View Sekolah
Gambar 8 Tampilan View Alokasi
Berikut adalah tamilan data jumlah realisasi dana bantuan BOS pada setiap kabupaten kota.
Berikut adalah tampilan rincian penggunaan dana bantuan BOS pada setiap sekolah yang tersebar pada kabupaten/kota di lingkungan Dinas Provinsi Lampung.
Gambar 10 Tampilan View Rincian BOS 4. KESIMPULAN
Berdasarkan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Masih lemahnya unsur transparansi kepada masyarakat luas dalam penggunaan dana BOS.
2. Kondisi penggunaan sistem yang sedang berjalan belum memanfaatkan teknologi komputer sehingga bagian dari Tim PKPS BBM Provinsi harus memerlukan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan.
meringankan tugas bagian dari Tim PKPS BBM Provinsi apabila ingin membuat laporan secara keseluruhan.
5. SARAN
Saran bagi penegembangan selanjutnya :
1. Bahwa sistem ini bersifat localhost dan sistem ini bisa dikembangkan lagi pada tahap implementasi teknologi yang sesuai berdasarkan prioritas, sumber daya manusia serta dana yang ada. 2. Sistem ini bisa di review secara bertahap atau dikembangkan lebih
detail sesuai dengan kondisi sistem pada Dinas Pendidikan Provinsi Lampung.
6. DAFTAR PUSTAKA
[1] Depdiknas, 2007, Buku Panduan BOS. Jakarta
[2] Jogianto, 1999, Analisis Desain dan System Informasi. Yogyakarta: Andi
[3] Kristanto,1999, Konsep Dasar Perancangan Database, Yogyakarta: Andi Offset
[4] Nugroho Adi, 2004 Analisis dan Perancangan Sistem informasi, Yogyakarta: Informatika
